Sop KBM Fkip

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGELOLAAN ADMINISTRASI
KELUARGA BESAR MAHASISWA

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS GALUH
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
UNIVERSITAS GALUH CIAMIS
Sekretariat Jalan R.E. Martadinata No. 150 Ciamis 46251
Telp. 081930982653 Email: dpmfkipunigal.ciamis@gmail.com
MUKADIMAH
Bismillahirrahmanirrahimi
Assalamuallaikum W. W.
Hidup Mahasiswa!
Alhamdulillahirobbilalamin
Administrasi merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan dalam berorganisasi, segala
arus informasi yang berputar di dalam organisasi, pastilah menggunakan mekanisme
administrasi sebagai perantaranya. Sehingga pelaksanaan administrasi dengan baik dan efektif
merupakan suatu tuntutan demi terwujudnya kelanacaran dalam organisasi.
Berangkat dari hal diatas maka demi terwujudnya pelaksanaan administrasi dengan baik
dan efektif maka dikira perlu untuk membentuk suatu aturan yang mengatur administrasi
khusunya didalam lingkup Keluarga Besar Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Galuh.
Dengan rahmat Allah SWT yang maha mengetahui, Kami berupaya menyusun Standar
Oprasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Administrasi Keluarga Besar Mahasiswa
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Galuh. Penyusunan ini bertujuan
untuk membuat adanya satu standarisasi dalam penyelenggaraan organisasi mahasiswa yang
tertib administrasi. Dengan demikian standar oprasional ini dapat dijadikan tolak ukur dan
penyelarasan dalam evaluasi administrasi.
Semoga standar oprasional ini dapat bermanfaat dan dapat diacu oleh seluruh organisasi
mahasiswa KBM FKIP Universitas Galuh. Selain itu subtansi informasi yang terkandung di
dalam SOP ini masih dapat ditambahkan dan disempurnakan lebih lanjut dari yang sekarang
tersajikan. Kiranya SOP ini dapat dilanjutkan dan dikembangkan di masa yang akan datang.
Wassalamuaallaikum W. W.
BAB I
ADMINISTRASI
Pasal 1
Administrasi
1. Pelaksanaan tugas admnistrasi dan kesekertariatan dilakukan oleh sekretaris dengan
merujuk pada keputusan Standar Oprasioal Prosedur (SOP) yang berhubungan dengan
admnistrasi.
2. Buku-buku administrasi terdiri dari:
a) Buku Induk Anggota dan Daftar Hadir.
b) Buku Risalah Rapat
c) Buku Surat Masuk
d) Buku Surat Keluar
e) Buku Album Kegiatan
f) Buku Kegiatan
g) Buku Tamu
h) Buku Inventaris Barang
i) Buku Kas Atau Buku Keuangan.
Pasal 2
Buku Induk Anggota
1. Buku induk anggota adalah buku yang berisi data-data anggota yang aktif dalam organisasi
tertentu.
2. Buku induk anggota bertujuan untuk informasi yang dianggap lengkap mengenai keadaan
anggota.
3. Susunan dari struktur buku induk anggota adalah sebagai berikut:
a) Cover
b) Isi dari buku induk terdiri dari:
1) Nama lengkap
2) Nama panggilan
3) Tempat dan tanggal lahir
4) Jenis kelamin
5) Alamat rumah
6) No. Telepon
7) Agama
8) Kewarganegaraan
9) Fakultas
10) Program studi
Pasal 3
Daftar Hadir
1. Daftar hadir adalah daftar yang menyatakan kehadiran anggota pada setiap rapat atau
kegiatan.
2. Daftar hadir bertujuan untuk memudahkan pengikhtisaran kehadiran seseorang dalam suatu
rapat atau kegiatan.
3. Susunan dari struktur daftar hadir adalah sebagai berikut:
a) Kop surat organisasi mahasiswa atau kop surat panitia penyelenggara kegiatan.
b) Hari/Tanggal
c) Agenda
d) Membuat 4 kolom dengan bagian nomor, nama, Jabatan dan tanda tangan.
Pasal 4
Buku Notulen Rapat
1. Notulen rapat adalah catatan singkat mengenai jalannya suatu kegiatan dan hal yang
dibicarakan serta diputuskan di dalamnya.
2. Notulen rapat bertujuan untuk dokumentasi tertulis rapat, pengukur kesuksesan rapat dan
merekam hasil keputusan rapat.
3. Notulen ditulis oleh seorang yang ditugasi sebagai notulis.
4. Susunan dari struktur notulen rapat adalah sebagai berikut:
a) Kop surat organisasi mahasiswa atau kop surat panitia penyelenggara rapat.
b) Kepala notulen yang terdiri dari:
1) Nama kegiatan
2) Hari dan tanggal
3) Pukul
4) Tempat
5) Peserta
6) Notulis
c) Pembahasan
d) Bagian akhir notulen yang berisi dari identitas pimpinan rapat dan notulis yang berisi
secara berurutan Jabatan, Tandatangan, Nama dan NIM serta di Stempel.
Pasal 5
Buku Surat Masuk
1. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan.
2. Surat masuk bertujuan sebagai sarana komunikasi antara satu pihak dengan pihak lainnya.
3. Susunan dari struktur surat masuk adalah sebagai berikut:
a) Cover
b) Bagian dari surat masuk yang terdiri dari:
1) Nomor
2) Tanggal diterima
3) Tanggal surat
4) Nomor surat
5) Dari
6) Penerima
7) Perihal
8) Lampiran
9) No disposisi
Pasal 6
Buku Surat Keluar
1. Surat Keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi yang dikirim
atau ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi.
2. Surat keluar bertujuan sebagai alat komunikasi dengan pihak lain.
3. Susunan dari struktur surat keluar adalah sebagai berikut:
a) Cover
b) Bagian dari surat keluar yang terdiri dari:
1) Nomor
2) Tanggal surat
3) Tanggal diterima
4) Nomor surat
5) Kepada
6) Perihal
7) Lampiran
8) No disposisi
Pasal 7
Buku Album Kegiatan
1. Album kegiatan adalah suatu dokumentasi yang diarsipkan dalam sebuah buku kegiatan.
2. Album kegiatan bertujuan untuk menampilkan dokumentasi kegiatan apa saja yang pernah
dijalankan sebagai sejarah dari kepengurusan tersebut.
3. Susunan dari album kegiatan adalah sebagai berikut:
a) Cover
b) Setiap foto atau dokumentasi yang akan di albumkan diberikan keterangan nama
kegiatan, tempat kegiatan dan tanggal kegiatan.
Pasal 8
Buku kegiatan
1. Buku kegiatan adalah suatu dokumentasi yang ditulis ketika ada aktivitas, usaha atau
pekerjaan dalam kegiatan organisasi.
2. Buku kegiatan bertujuan sebagai sasaran yang akan dicapai lewat kegiatan dalam bentuk
kegiatan yang akan dilaksanakan dengan mencantumkan nama kegiatan, hari, tanggal dan
kegiatannya.
3. Susunan dari struktur buku kegiatan adalah sebagai berikut:
a) Cover
b) Kepala buku kegiatan yang terdiri dari:
1) Nama kegiatan
2) Hari dan tanggal
3) Kegiatannya
Pasal 9
Buku Tamu
1. Buku tamu adalah suatu dokumentasi yang ditulis ketika ada orang yang datang berkunjung
dan orang yang diundang untuk datang ketempat kita.
2. Buku tamu bertujuan mengetahui orang-orang yang datang berkunjung dan orang yang
diundang dengan membawa kepentingan tertentu.
3. Susunan dari struktur buku tamu adalah sebagai berikut:
a) Cover
b) Bagian buku tamu yang terdiri dari:
1) Nomor
2) Hari
3) Tanggal
4) Nama
5) Dari
6) Maksud dan tujuan
7) Tanda tangan
Pasal 10
Buku Inventaris Barang
1. Inventaris barang adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan
mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran
belanja, sumbangan maupun hibah.
2. Inventaris barang bertujuan untuk mengetahui data seputar barang yang ada atau dimiliki.
3. Susunan dari struktur inventaris barang adalah sebagi berikut:
a) Cover
b) Bagian inventaris barang yang terdiri dari:
1) Nomor
2) Nama barang
3) Volume
4) Kondisi (baik, rusak ringan dan rusak berat)
5) Keterangan
Pasal 11
Buku Kas atau Buku Keuangan
1. Buku kas atau buku keuangan adalah suatu istilah yang biasanya dipakai untuk
menggambarkan kepemilikan uang tunai organisasi.
2. Buku kas atau buku keuangan bertujuan untuk menjaga arus kas atau keuangan organisasi
agar tetap seimbang.
3. Susunan dari buku kas atau buku keuangan adalah sebagai berikut:
a) Cover
b) Bagian buku kas atau keuangan yang terdiri dari:
a) Cover
b) Bagian buku kas atau keuangan yang terdiri dari:
1) Tanggal
2) Keterangan
3) Debit
4) Kredit
5) Saldo
Pasal 12
Lembar Disposisi
1. Lembar disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang
berisi informasi atau perintah. Sebagai tindak lanjut dari surat tertentu.
2. Lembar disposisi bertujuan untuk menyampaikan instruksi data informasi kepada bawahan
atau staf yang dimana hal ini memberikan wewenang untuk menyelesaikan tugas sesuai
disposisi.
3. Format disposisi adalah sebagi berikut:
a) Ukuran kertas 21,5 cm X 16,5 cm.
b) Bentuk huruf Time New Roman.
c) Ukuran huruf 10.
d) Jarak spasi 1.
e) Margin : Kiri (1,27 cm), Atas (1,27 cm), Kanan (1,27 cm), Bawah (1,27 cm).
4. Struktur disposisi terdiri dari struktur sebagai berikut:

a) Kop surat organisasi mahasiswa disesuaikan dengan ukuran kertas.
b) Teks keterangan rata tengah, digaris bawah dan menggunakan huruf besar “LEMBAR
DISPOSISI”.
c) Nomor agenda.
d) Tanggal disposisi.
e) Surat dari.
f) Tanggal surat.
g) Nomor surat.
h) Perihal.
i) Diajukan kepada.
j) Isi disposisi.
k) Tanda tangan ketua organisasi mahasiswa berisi berisi secara berurutan Jabatan,
Tandatangan, Nama dan NIM serta di Stempel.
BAB II
SURAT
Pasal 13
Penulisan Surat
1. Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain.
2. Surat bertujuan untuk memberitahukan maksud pesan dari pengirim.
3. Ciri-ciri surat dinas adalah sebagai berikut:
a) Menggunakan format surat yang cenderung baku dengan kelengkapan kop surat dan
lainnya.
b) Isi surat ditulis dengan singkat, padat dan jelas.
c) Menggunakan bahasa yang baku sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia
(PUEBI), komunikatif dan santun.
4. Sistematika umum surat dinas adalah sebagai berikut:
a) Kop surat
b) Tempat dan tanggal pembuatan surat.
c) Nomor surat, lampiran dan perihal.
d) Salam pembuka.
e) Isi.
f) Salam penutup.
g) Identitas pengirim (jabatan, nama dan dibubuhi tanda tangan).
h) Catatan
5. Macam-macam surat sebagai berikut:
a) Surat permohonan.
b) Surat pemberitahuan.
c) Surat keterangan.
d) Surat undangan.
e) Surat keputusan.
f) Surat peminjaman.
g) Surat kuasa.
h) Surat tugas.
i) Surat peringatan.
j) Surat balasan.
k) Surat rekomendasi.
l) Surat perjanjian.
m) Surat berita acara.
n) Surat keputusan.
o) Surat delegasi.
p) Surat pengunduran.
q) Surat penarikan.
6. Penomoran surat adalah sebagai berikut:
a) Kode surat
1) Surat permohonan diwakili dengan karakter “SM”.
2) Surat pemberitahuan diwakili dengan karakter “SB”.

3) Surat keterangan diwakili dengan karakter “SKET”.
4) Surat undangan diwakili dengan karakter “SU”.
5) Surat Keputusan diwakili dengan karakter “SKEP”.
6) Surat peminjaman diwakili dengan karakter “SPJ”.
7) Surat kuasa diwakili dengan karakter “SKUA”.
8) Surat tugas diwakili dengan karakter “ST”.
9) Surat peringatan.diwakili dengan karakter “SP”.
10) Surat balasan diwakili dengan karakter “SBLS”.
11) Surat rekomendasi diwakili dengan karakter “SREK”.
12) Surat perjanjian diwakili dengan karakter “SJ”.
13) Surat berita acara diwakili dengan karakter “SBA”
14) Surat ketetapan diwakili dengan karakter “STAP”.
15) Surat delegasi diwakili dengan karakter “SDEL”.
16) Surat pengunduran diwakili dengan karakter “SDUR”.
17) Surat penarikan diwakili dengan karakter “SNAR”.
b) Nomor surat organisasi dan panitia adalah sebagai berikut:
1) Nomor Surat
2) Korespodensi Surat (A; intern, B: ekstern C: intern-ekstern)
3) Kode surat menurut perihal
4) Organisasi mahasiswa atau Kepanitiaan
5) Bulan ditulis dengan angka bulan dalam angka romawi
6) Tahun
7) Contoh nomor surat organisasi: 001/A/SP/DPM-FKIP/II/2022
8) Contoh nomor surat Panitia: 001/A/SU/PAN-MUMAS/II/2022
c) Kode penghargaan
1) Piagam diwakili dengan karakter “P”.
2) Sertifikat diwakili dengan karakter “S”.
d) Nomor penghargaan adalah sebagai berikut:
1) Nomor Surat
2) Kode penghargaan
3) Identitas organisasi mahasiswa
4) Bulan ditulis dengan angka bulan dalam angka romawi
5) Tahun
6) Contoh penghargaan Piagam: 001/P/DPM-FKIP/II/2022
7) Contoh penghargaan sertifikat: 001/S/DPM-FKIP/II/2022

7. Ketentuan surat adalah sebagai berikut:
a) Ukuran Kertas F4 (21,6 x 33 cm)
b) Bentuk huruf Times New Roman
c) Ukuran huruf 12
d) Jarak Spasi 1,5
e) Mencantumkan alamat Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan, Nomor telepon
dan Kontak perorangan/HP/Email
f) Stempel Organisasi dan Kepanitiaan
g) Margin : Kiri (3 cm), Atas (3 cm), Kanan (3 cm), Bawah (3 cm)
Pasal 14
Kop Surat
1. Kop surat adalah sebuah format yang digunakan untuk menunjukan identitas pengirim surat
resmi.
2. Kop surat bertujuan sebagai identitas diri dari lembaga ataau organisasi yang mengirim
surat.
3. Kop surat organisasi mahasiswa adalah sebagai berikut:
a) Untuk surat yang dikeluarkan oleh Organisasi Mahasiswa memakai format kop surat
organisasi mahasiswa.
b) Logo Lembaga ditempatkan disebelah kiri dan Logo Organisasi ditempatkan disebelah
kanan.
c) Identitas organisasi yang ditunjukan menggunakan nama organisasinya dicetak tebal
dengan huruf besar dengan ukuran huruf 14.
d) Kedudukan, tempat dan kontak organisasi disertakan untuk menunjukan keberadaan
organisasi ditulis miring dengan ukuran huruf 12.
e) Kop diberi garis bawah sebagai pembatas.
f) Kop ditulis di header.
g) Tidak diperkenakan tulisan berwarna selain hitam pada kop surat.
h) Untuk proposal kerja sama dengan pihak luar kop surat memakai kop surat panitia.
4. Kop surat panitia adalah sebagai berikut:
a) Untuk surat kepanitiaan dan proposal kepanitiaan memakai format kop surat kepanitiaan.
b) Logo organisasi mahasiswa ditempatkan disebelah kiri dan logo panitia penyelenggara
ditempatkan disebelah kanan.
c) Jika tidak ada logo panitia, disebelah kanan memakai logo organisasi dan disebelah kiri
memakai logo lembaga.
d) Identitas panitia dan organisasi mahasiswa yang ditunjukan menggunakan nama
organisasinya dicetak tebal dengan huruf besar dengan ukuran huruf 14.
e) Kedudukan, tempat dan kontak organisasi disertakan untuk menunjukan keberadaan
organisasi ditulis miring dengan ukuran huruf 12.
f) Kop diberi garis bawah sebagai pembatas.
g) Kop ditulis di header.
h) Tidak diperkenakan tulisan berwarna selain hitam pada kop surat.
Pasal 15
Stempel
1. Stempel adalah suatu cap instansi, perusahaan maupun organisasi yang mengeluarkan suatu
surat pemberitahuan maupun dokumen-dokumen penting lainnya.
2. Stempel bertujuan untuk mengesahkan surat dari instansi maupun organisasi yang
mengeluarkan suatu surat.
3. Stempel organisasi mahasiswa:
a) Berisikan lambang organisasi mahasiswa.
b) Identitas organisasi mahasiswa.
4. Stempel kegiatan.
5. Peminjaman stempel organisasi mahasiswa harus dengan izin ketua dan diketahui seluruh
BPH.
6. Warna stempel disesuaikan dengan kebutuhan organisasinya masing-masing.
7. Penggunaan stempel organisasi mahasiswa yaitu sebagai berikut:
a) Dibubuhkan pada ketua organisasi mahasiswa untuk keperluan administrasi organisasi
mahasiswa terkait.
b) Untuk hal lain pembubuhan stempel organisasi mahasiswa dilakukan oleh ketua
organisasi mahasiswa atau atas seizin ketua organisasi mahasiswa.
8. Stempel kepanitiaan, pembubuhannya disesuaikan dengan pola pembubuhan stempel
organisasi mahasiswa.
BAB III
PROPOSAL
Pasal 16
Proposal
1. Proposal adalah usulan, rencana atau tawaran. Rencana yang dituangkan dalam bentuk
rancangan kerja. Setiap rencana kegiatan dituangkan dalam bentuk proposal dan disetujui
oleh pembina kemahasiswaan yang bersangkutan.
2. Proposal bertujuan untuk menjelaskan rencana dan tujuan suatu kegiatan secara jelas dan
detail.
3. Format standar proposal kegiatan adalah sebagai berikut:
a) Halaman sampul Muka (Nama kegiatan, logo organisasi, nama organisasi, nama kampus,
tahun pembuatan), sampul proposal berwarna atau dilapisi plastik transparan.
b) Bagian halaman isi harus berisi sebagai berikut:
1) Halaman sampul muka proposal.
2) Latar belakang, memuat segala hal yang melatar belakangi kegiatan.
3) Dasar kegiatan, berisi segala hal yang mendasari dilaksanakanya kegiatan.
4) Nama dan tema kegiatan, nama kegiatan sebaiknya singkat, padat dan menarik serta
mudah dimengerti sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan
tema.
5) Tujuan kegiatan, tujuan kegiatan harus mencerminkan Visi dan Misi organisasi dan
selaras dengan program.
6) Sasaran kegiatan, mencakup perorangan/kelompok/institusi yang mudah dimengerti.
7) Hari/tanggal, Cantumkan nama hari (koma) tanggal sesuai lama waktunya. (Contoh:
Rabu, 27 Februari 2022).
8) Waktu, Cantumkan sampai kapan kegiatan berlangsung. (Contoh: 13.00-17.00 WIB).
9) Tempat, Cantumkan Lokasi Kegiatan. (Contoh: Auditorium Universitas Galuh).
10) Susunan Acara, Susunan acara dicantumkan secara terperinci dengan alokasi waktu
perkegiatan.
11) Susunan Kepanitiaan, secara personalia kepanitiaan harus mencantumkan Nomor
Induk Mahasiswa dan merupakan Mahasiswa Aktif.
12) Rencana Anggaran Biaya, memuat kebutuhan serta anggaran yang diperlukan untuk
terlaksananya kegiatan, memuat :
a) Rencana pemasukan (Mencantumkan sumber pemasukan untuk kegiatan baik
pemasukan dari internal maupun eksternal)
b) Rencana Pengeluaran ( RAB per divisi, memuat kebutuhan serta anggaran yang
diperlukan untuk terlaksananya kegiatan, tidak boleh mencantumkan merk)
c) Rekapitulasi Pemasukan dan Pengeluaran
13) Penutup.
14) Lembar Pengesahan.
4. Alur pengajuan proposal adalah sebagai berikut:

a) Organisasi mahasiswa membuat draft Proposal sesuai dengan SOP dan Kebutuhan
kegiatan.
b) Mengajukan proposal kepihak Dekanat yaitu sebagai berikut:
1) Untuk Himpunan Mahasiswa mengajukan surat permohonan dana dilampiri proposal
kepada DPM PRODI untuk dilakukan pemeriksaan oleh DPM PRODI, kemudian
DPM PRODI mengajukan kepada DPM Fakultas untuk dikaji dan ditindaklanjuti
kepada wakil dekan III. (Dikembalikan jika ada revisi dalam proposal maupun yang
lainnya).
2) Proposal dari ORMAWA tingkat Program Studi harus ditanda tangani oleh ketua
DPM PRODI dan Ketua Program Studi.
3) Untuk Badan Eksekutif Mahasiswa mengajukan surat permohonan dana dilampiri
proposal kepada DPM FKIP untuk dikaji dan ditindak lanjuti kepada Wakil Dekan
III. (Dikembalikan jika ada revisi dalam proposal maupun yang lainnya).
4) Proposal dari ORMAWA tingkat Fakultas harus ditandatangani oleh ketua DPM
FKIP dan Wakil Dekan III.
5) Untuk himpunan dan Badan Eksekutif Mahasiswa mengajukan surat permohonan
dana dilampiri proposal kepada DPM FKIP untuk dilakukan pemeriksaan oleh DPM
FKIP, kemudian diajukan kepada DPM Universitas untuk dikaji dann ditindak lanjuti
kepada Wakil Rektor III.
6) Proposal dari ORMAWA tingkat Program Studi dan tingkat Fakultas harus ditanda
tangani oleh Ketua DPM Universitas dan Wakil Rektor III.
7) Untuk pengajuan proposal maksimal 1 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan.
c) Menggunakan Kop Surat Panitia yang bersangkutan.
d) Ukuran kertas A4 (21 x 29.7 cm)
e) Bentuk huruf Times New Roman
f) Dengan ukuran huruf 12
g) Jarak spasi 1,5
h) Mencantumkan alamat organisasi kemahasiswaan yang bersangkutan, nomor telepon,
dan kontak perorangan/ hp/ email.
i) Stempel organisasi dan kepanitiaan
j) Poin di cetak tebal dengan huruf seluruhnya huruf besar.
k) Penomoran menggunakan huruf besar dengan di cetak tebal.
l) Setiap mencantumkan nama mahasiswa dalam proposal, wajib mencantumkan juga
Nomor Pokok Mahasiswa atau Nomor Induk Mahasiswa yang bersangkutan.
m) Margin : Kiri (3 cm), Atas (2,5 cm), Kanan (2,5 cm), Bawah (3 cm).
BAB IV
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Pasal 17
Laporan Pertanggungjawaban
1. Laporan pertanggungjawab adalah laporan dalam bentuk dokumen dokumen tertulis untuk
melaporkan pelaksanaan sebuah kegiatan.
2. Laporan pertanggungjawaban bertujuan sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses
pelaksanaan kegiatan yang telah berjalan.
3. Format standar laporan pertanggungjawaban kegiatan adalah sebagai berikut:
a) Halaman sampul Muka (Nama kegiatan, logo organisasi, nama organisasi, nama kampus,
tahun pembuatan),sampul proposal berwarna dan menggunakan soft cover.
b) Bagian halaman isi mencakup dari:
1) Menggunakan Kop Surat Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan atau
Kepanitiaan.
2) Ukuran kertas F4 ( 21,5cm x 33cm).
3) Bentuk huruf Times New Roman.
4) Dengan ukuran huruf 12.
5) Jarak spasi 1,5 .
6) Mencantumkan alamat organisasi kemahasiswaan yang bersangkutan, nomor
telepon, dan kontak perorangan/ hp/ email.
7) Stempel organisasi dan kepanitiaan.
8) Poin di cetak tebal dengan huruf seluruhnya huruf besar.
9) Penomoran menggunakan huruf besar dengan di cetak tebal.
10) Setiap mencantumkan nama mahasiswa, wajib mencantumkan juga nomor pokok
mahasiswa atau nomor induk mahasiswa yang bersangkutan.
11) Margin : Kiri (3 cm), Atas (2,5 cm), Kanan (2,5 cm), Bawah (3 cm).
4. Ketentuan laporan pertanggungjawaban adalah sebagai berikut:
a) Pertanggung jawaban keuangan harus memenuhi standar sebagai berikut :
1) Pembelian dengan harga diatas Rp. 1.000.000 sampai Rp. 4.999.999 menggunakan
materai Rp. 6.000 atau jika tidak ada materai Rp. 6.000 bisa diganti dengan tanda
tangan ketua dan distempel.
2) Pembelian dengan harga lebih dari Rp. 5.000.000 menggunakan materai Rp. 10.000.
b) Bukti pemasukan dan bukti pembayaran dilengkapi dengan nota atau kwitansi yang
disusun secara kronologis (Sesuai dengan urutan waktu pembelian atau pengeluaran)
Ketentuan bukti pembayaran :
a) Nota (mencantumkan tanggal, bulan, tahun saat transaksi, lalu bubuhi tanda
tangan oleh orang yang bertransaksi)
b) Kwitansi ( mencantumkan nomor, tanggal, bulan tahun, lalu bubuhi tanda tangan
serta cap panitia atau sesuai kebutuhan)
c) BKK, BKM (mencantumkan nomor, tanggal, bulan, tahun , serta bubuhi cap di
kolom disetuji dan diterima oleh)
c) Pengeluaran keuangan berpegang pada prinsip efektif, efisien dan rasional.
d) Laporan Pertanggungjawaban harus disampul dengan ketentuan yang sama dengan
proposal dan dibuat rangkap 4 (empat).
e) Laporan Pertanggungjawaban disidangkan oleh DPM maksimal 14 hari kerja setelah
pelaksanaan kegiatan dan apabila lewat dari batas waktu yang telah ditentukan maka
DPM berhak menolak LPJ tersebut.
f) Laporan Pertanggungjawaban yang sudah disidangkan oleh DPM kemudian diserahkan
kepada Dekan melalui WD III untuk ditanda tangani bagi tingkat fakultas dan untuk
tingkat prodi ditanda tangani terlebih dahulu oleh Ketua Prodi.
g) Laporan Pertanggungjawaban jika tidak dilaksanakan sesuai poin (e) maka akan
diadakan rapat pleno.
h) Laporan Pertanggungjawaban harus disetujui oleh WD III dan DPM FKIP untuk tingkat
Fakultas dan untuk tingkat Prodi ditambah Ketua Prodi dan DPM PRODI.
i) Laporan pertanggungjawaban bertujuan untuk dijadikan sebagai acuan tahun selanjutnya.
5. Struktur laporan pertanggungjawaban kegiatan adalah sebagai berikut:
1) Halaman cover.
2) Latar belakang.
3) Dasar kegiatan.
4) Nama dan tema kegiatan.
5) Maksud dan tujuan kegiatan.
6) Sasaran kegiatan.
7) Pelaksanaan.
8) Realisasi susunan acara.
9) Susunan kepanitiaan.
10) Bidang administrasi.
11) Hambatan dan penunjang.
12) Laporan keuangan, memuat :

a) Realisasi pengeluaran (mencantumkan rincian pengeluaran dari setiap divisi dan
menyertakan bukri transasksi di lampiran).
b) Rekapitulasi pemasukan dan pengeluaran.
13) Dokumentasi.
14) Penutup.
a) Simpulan.
b) Saran.
15) Lembar pengesahan.
16) Lampiran merupakan hal-hal yang memang penting untuk diketahui (daftar hadir, berita
acara kegiatan, anggaran biaya, dll).
6. Struktur laporan pertanggungjawaban Kepengurusan adalah sebagai berikut:
a) Halaman cover.
b) Pendahuluan.
c) Dasar pemikiran.
d) Landasan.
e) Dasar hukum.
f) Maksud dan tujuan.
g) Struktur kepengurusan.
h) Program kerja.
1) Rencana program kerja.
2) Realisasi program kerja.
i) Bidang administrasi.
1) Daftar surat masuk.
2) Daftar surat keluar.
j) Hambatan dan penunjang.
k) Laporan keuangan.
l) Daftar infentaris.
m) Dokumentasi.
n) Penutup.
1) Simpulan.
2) Saran.
o) Lembar pengesahan.
p) Lampiran merupakan hal-hal yang memang penting untuk diketahui (daftar hadir, berita
acara kegiatan, dokumentasi, dll).
BAB V
PENGARSIPAN
Pasal 18
Pengarsipan
1. Pengarsipan adalah sebuah proses dan cara dimana informasi dalam bentuk dokumentasi
atau hard copy yang disimpan dengan aman.
2. Pengarsipan bertujuan sebagai penyedia informasi yang dapat dimanfaatkan dalam setiap
agenda kegiatan Organisasi Mahasiswa.
3. Bentuk arsip terbagi menjadi dua yaitu bentuk dokumen tertulis (hard copy) dan bentuk soft
copy (flashdisk, CD, dll).
4. Arsip-arsip yang didokumentasikan adalah sebagai berikut :

a) Surat-surat.
b) Proposal dan LPJ.
c) Notulensi rapat setiap departemen.
d) Notulensi rapat saat rapat pimpinan dan rapat pleno.
e) Publikasi kegiatan.
f) Perangkat Kepanitiaan (name tag, seminar Kit).
g) Foto kegiatan .
h) Program kerja.
i) Laporan periodik.
j) Lain-lain (basis data).
5. Aturan pengarsipan adalah sebagai berikut:
a) Dalam hal penyimpanan arsip setelah diberi label, dokumen atau arsip tersebut
ditempatkan pada tempat yang telah ditentukan, setelah terlebih dahulu dibuat daftar
arsipnya.
b) Dalam hal pemanfaatan dokumen,dokumen dan arsip ini dapat dimanfaatkan oleh
seluruh pengurus yang memerlukan. Ketentuan umum pemanfaatan dokumen dan arsip
ini, ditentukan selanjutnya pada tata tertib peminjaman inventaris.
c) Dalam hal adanya penyusutan,ketika volume arsip dapat berkembang dengan cepat
sehingga dapat menimbulkan masalah berkenaan dengan anggaran, tempat, tenaga,
perlengkapan, pengamanan, pemeliharaan, serta pengolahannya. Penyusutan merupakan
salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak
berguna lagi. Arsip-arsip yang tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi
kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik
terhadap arsip-arsip yang memiliki nilai guna. Penyusutan ini dilakukan atas persetujuan
Ketua organisasi mahasiswa dan Seluruh BPH dibuktikan dengan Surat Keterangan.
BUKU INDUK ANGGOTA DAN DAFTAR HADIR

UNIVERSITAS GALUH
2021/2022
NAMA-NAMA ANGGOTA DPM FKIP

Nama : …………………..
Nama Panggilan : …………………..
Tempat dan tanggal lahir : …………………..
Jenis kelamin : …………………..
Alamat rumah : …………………..
No. Telepon : …………………..
Agama : …………………..
Kewarganegaraan : …………………..
Fakultas : …………………..
Program studi : …………………..
DAFTAR HADIR ANGGOTA DPM FKIP
Hari/Tanggal :
Nama Kegiatan :
NO NAMA NIM JABATAN TTD

BUKU NOTULEN RAPAT

Nama : …………………..
Hari dan tanggal : …………………..
Pukul : …………………..
Tempat : …………………..
Peserta : …………………..
Notulis : …………………..
Pembahasan:
Pimpinan Rapat, Notulis Rapat,

Stempel Nama pimpinan rapat Nama Notulis
NIM. xxxxxxxx NIM. xxxxxxxxx
DAFTAR SURAT MASUK

TANGGAL
TANGGAL NO
NO DI NOMOR SURAT DARI PENERIMA HAL LAMPIRAN
SURAT DIPOSISI
TERIMA
03/A/SU/DPM-
1 19 Mei 2022 18 Mei 2022 xxxxxxx xxxxxxxx Undangan - -
FKIP/V/2022
DAFTAR SURAT KELUAR

TANGGAL TANGGAL NO
NO NOMOR SURAT KEPADA PERIHAL LAMPIRAN
SURAT KELUAR DIPOSISI
1 10 Nov 2021 11 Nov 2021 001/A/SU/DPM-FKIP/XI/2021 Pengurus BEM FKIP Undangan - -
Nama Kegiatan : Laporan Pertanggungjawaban Triwulan BEM FKIP

Tempat kegiatan : Ruang 1&2 FKIP
Hari dan tanggal kegiatan : Sabtu, 08 Januari 2022
FOTO KEGIATAN FOTO KEGIATAN
FOTO KEGIATAN FOTO KEGIATAN

BUKU KEGIATAN
Nama kegiatan : Rapat DPM FKIP
Hari dan tanggal : Kamis, 08 Januari 2022
Kegiatannya:
BUKU TAMU
NO HARI TANGGAL NAMA DARI MAKSUD DAN TUJUAN TANDA TANGAN
1 Senin 08 Januari 2022 xxxxxx Mahasiswa FKIP Menanyakan terkait pelaksanaan BAMBA
BUKU KAS
No Keterangan Debit Kredit Saldo
-
LEMBAR DISPOSISI
Nomor agenda :
Tanggal disposisi :
Surat dari :
Tanggal surat :
Nomor surat :
Perihal :
Diajukan kepada :
Isi :
Ketua Umum
DPM FKIP UNIGAL,
Stempel NAMA KETUA

NIM. XXXXXXXX
Nomor : 011/A/SM/DPM-FKIP/V/2022 Ciamis, 07 Mei 2022

Lampiran : 1 Berkas
Perihal : Permohonan Dana
Kepada
Yth. Dekan FKIP
c.q Wakil Dekan III FKIP
di tempat
Assalamualaikum W. W.
Sehubungan akan diadakannya kegiatan Musyawarah Luar Biasa (MUSLUB) yang akan
diselanggarakan oleh Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu
Pendidikan, maka untuk kelancaran kegiatan tersebut kami mengajukan permohonan
bantuan dana kepada Bapak/ibu untuk terselenggaranya kegiatan tersebut. Demikian surat
permohonan dana ini kami buat, sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu kami lampirkan
proposal kegiatan tersebut, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum W. W.
Ketua Pelaksana, Sekretaris Kegiatan,
Stempel
Panitia
Nama Ketuplak Nama sekretaris
NIM. xxxxxxx NIM. xxxxxxxx
Menyetujui,
Ketua DPM FKIP,
Stempel
Nama Ketum
NIM. xxxxxxxx
Nomor : 007/A/SB/DPM-FKIP/V/2022 Ciamis, 07 Mei 2022

Lampiran : -
Perihal : Pemberitahuan Rapat Internal DPM FKIP
Kepada
Yth. Anggota DPM FKIP
di tempat
Sehubungan akan dilaksanakannya Rapat Internal Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan mengenai Program Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan pada :
hari : Jum’at
tanggal : 08 Mei 2022
pukul : 13.00 – 16.00 WIB
tempat : Ruangan 19 FKIP Universitas Galuh
maka kami bermaksud mengundang saudara/i untuk dapat hadir dan berpartisipasi dalam
kegiatan tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Ketua DPM FKIP Sekretaris DPM FKIP,
Stempel
Nama Ketua Nama Sekretaris
NIM. 2108190034 NIM. xxxxxxxxx
SURAT KETERANGAN AKTIF ORGANISASI

Nomor : 012/A/SKET/DPM-FKIP/V/2022
Assalamu’alaikum W. W.
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ketua Organisasi

NIM : xxxxxxxxx
Jabatan : xxxxxxxx
Dengan ini menyatakan bahwa :
Nama : xxxxxxxx
NIM : xxxxxxxxxx
Jabatan : xxxxxxxxxxx
Adalah benar-benar anggota aktif dari Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Keguruan
dan Ilmu Pendidikan terhitung dari bulan November 2021 sampai saat ini.
Demikian surat ini kami buat dengan sebenar-benarnya dan agar dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Wassalamu’alaikum W. W.
Ciamis, 08 Januari 2022
Ketua DPM FKIP,
Stempel
Nama Ketua
NIM. xxxxxxx
Nomor : 001/A/SU/DPM-FKIP/XI/2021 Ciamis, 10 November 2021

Lampiran : -
Perihal : Undangan
Kepada
Yth. Pengurus BEM FKIP UNIGAL
di tempat
Sehubungan akan dilaksanakannya Rapat Kerja (RAKER) Dewan Perwakilan Mahasiswa

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan mengenai Program Kerja Badan Eksekutif
Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan pada:
hari : Jum’at
tanggal : 12 November 2021
pukul : 13.00 – 16.00 WIB
tempat : Ruangan 19 FKIP Universitas Galuh
maka kami bermaksud mengundang saudara/i beserta kepengurusan BEM untuk dapat
hadir dan berpartisipasi dalam kegiatan tersebut.
Ketua DPM FKIP, Sekretaris DPM FKIP,
Stempel
NIM. xxxxxxxx NIM. xxxxxxxx
SURAT KEPUTUSAN
NOMOR: 012/A/SKEP/DPM-FKIP/XI/2021
Tentang
PENETAPAN HASIL RAPAT KORDINASI DPM KBM
UNIVERSITAS GALUH
Bismillahirrohmanirrohim
Rapat Kordinasi Dewan Perwakilan Mahasiswa Keluarga Besar Mahasiswa Fakultas Keguruan
dan Ilmu Pendidikan Universitas Galuh dengan senantiasa mengharap ridho allah SWT, setelah:
Menimbang : Bahwasanya untuk menjaga kelancaran dan ketertiban kinerja

serta langkah gerak ORMAWA Eksekutif Fakultas Keguruan
dan Ilmu Pendidikan, perlu ditetapkannya Hasil Rapat Kordinasi
berdasarkan data konkret.
Mengingat : Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.
155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi
Kemahasiswaan Perguruan Tinggi.
Memperhatikan : Hasil Rapat Kordinasi DPM KBM FKIP Universitas Galuh
Periode 2021-2022, tanggal 12 bulan November tahun 2021.
MEMUTUSKAN
Menetapkan : 1. Mengesahkan dan Menerima Hasil Rapat Kordinasi DPM
KBM FKIP Universitas Galuh.
2. Keputusan ini berdasarkan keputusan bersama dengan asas
musyawarah mufakat dan berlaku sejak tanggal ditetapkan,
apabila terjadi kekeliruan akan diadakan perbaikan
sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Ciamis
Pada : 12 November 2021
Pukul : 13.48 WIB
Presidium 1 Presidium 2 Presidium 3
Nama Presidium 1 Nama Presidium 2 Nama Presidium 3

NIM. xxxxxxxx NIM.xxxxxxxxx NIM. xxxxxxxx
Nomor : 004/A/SPJ/DPM-FKIP/XI/2021 Ciamis, 16 November 2021

Lampiran : -
Perihal : Peminjaman Ruangan
Kepada
Yth. Dekan FKIP c.q Wakil Dekan II FKIP
di tempat
Sehubungan akan diadakannya kegiatan Rapat Kordinasi (RAKOR) Dewan Perwakilan

Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan pada:
hari : Kamis
tanggal : 18 November 2021
pukul : 13.00 – 16.00 WIB
maka kami bermaksud meminjam Ruang 23 FKIP untuk kelancaran kegiatan tersebut.
Stempel
NIM. xxxxxxxx NIM. xxxxxxx
SURAT KUASA
Nomor : 013/A/SKUA/DPM-FKIP/V/2022
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Pemberi kuasa

NIM : xxxxxxxxxxxxx
Jabatan : xxxxxxxx
Dengan ini memberikan kuasa kepada :
Nama : Penerima Kuasa

NIM : xxxxxxxxxx
Jabatan : xxxxxxxxxxx
Surat kuasa ini dibuat berhubungan saya tidak bisa menghadiri kegiatan pembukaan
BAMBA karena saya sedang sakit dan harus dirawat dirumah sakit.
Demikian surat ini kami buat dengan sesungguhnya dan dapat dipergunakan sebagaimana
mestinya.
Wassalamu’alaikum W. W.

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,
Stempel
Nama Penerima Kuasa Nama pemberi Kuasa

NIM. xxxxxxxxxxxx NIM. xxxxxxxxxxx
SURAT TUGAS
Nomor : 014/A/ST/DPM-FKIP/V/2022
Ketua Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Galuh, dengan ini memberikan tugas kepada :
NO NAMA JABATAN
1. xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx
Untuk mengisi Jabatan yang tertera di atas pada tanggal 04 Februari – 05 Maret 2022.
Maka dari itu diharapkan kepada Anggota Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan untuk dapat bertanggungjawab dalam melaksanakan
tugas dan kewajibannya.
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ketua DPM FKIP, Sekretaris,
Stempel

NIM. xxxxxxxxxxxx NIM. xxxxxxxxxxx
*Catatan: Nama anggota yang tidak tertera diatas tetap menjabat di jabatannya masing-masing.
Nomor : 050/A/SP/DPM-FKIP/V/2022 Ciamis, 08 Maret 2022

Lampiran : -
Perihal : Peringatan Pertama
Kepada
Yth. KBM FKIP UNIGAL
di tempat
Sehubungan dengan Anggaran Rumah Tangga Keluarga Besar Mahasiswa Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Galuh Ciamis, pada BAB V
KEPENGURUSAN Pasal 10 Kepengurusan, dalam poin 2 yang berisikan Pengurus BEM
FKIP UNIGAL dipilih oleh Ketua BEM FKIP UNIGAL dengan direkomendasikan oleh
Ketua HIMA Prodi minimal 2 orang dengan ketentuan telah mengabdi satu periode
kepengurusan di HIMA dan telah mengikuti pengkaderan tingkat FKIP. Karena dari KBM
FKIP UNIGAL belum memenuhi rekomendasi sesuai Anggaran Rumah Tangga Keluarga
Besar Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Galuh Ciamis
tersebut, maka kami memberikan Surat Peringatan pertama kepada KBM FKIP UNIGAL
untuk segera merekomendasikan pengurusnya pada kepengurusan BEM FKIP UNIGAL.
Jika KBM FKIP UNIGAL belum mengirimkan rekomendasi terhitung maksimal 1 minggu
setelah surat peringatan pertama ini diberikan maka, akan diberikan surat peringaran ke dua.
Stempel
Nomor : 051/A/SBLS/DPM-FKIP/V/2022 Ciamis, 08 Maret 2022

Lampiran : -
Perihal : Balasan Rekomendasi
Kepada
Yth. KBM FKIP UNIGAL
di tempat
Melalui surat ini kami dari Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu
Pendidikan Universitas Galuh menyatakan Bahwa Mahasiwa yang tertera di bawah ini:
Nama : Nama Mahasiswa

NIM : xxxxxxxxxxxxx
Diterima untuk menjadi rekomendasi dari KBM FKIP, mulai tanggal 12 November 2021
sampai 12 juli 2022 dengan ketentuan mahasiswa tersebut diatas melaksanakan tugas dan
kewajibannya sebagai pengurus BEM FKIP yang sudah di atur dalam AD/ART Keluarga
Besar Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan.
Ketua BEM FKIP, Sekretaris BEM FKIP,
Stempel
SURAT REKOMENDASI
Nomor : 014/A/SREK/DPM-FKIP/V/2022
Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : xxxxxxxx
NIM : xxxxxxx
Jabatan : xxxxxxx
Memberi rekomendasi kepada:

Nama : xxxxxxx
NIM : xxxxxxx
Asal : xxxxxxx
Untuk menjadi pengurus Keluarga Besar Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu
Pendidikan tahun periode 2021/2022.
Demikian Surat Rekomendasi ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat
digunakan sebagaimana mestinya.
Ketua BEM FKIP, Sekretaris BEM FKIP,
Stempel
SURAT PERJANJIAN KERJA SAMA

Nomor : 011/A/SJ/DPM-FKIP/V/2022
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama :
Alamat :
No. Telp :
Yang mana disebut pihak pertama.
Nama
Alamat
No. Telp
Selanjutnya disebut pihak kedua.
Kedua belah pihak telah sepakat untuk mengadakan perjanjian kerjasama usaha yang
akan diatur kedalam peraturan berikut:
1. Pihak kedua akan menitipkan produk kepada pihak pertama.
2. Sebagai imbalan karena pihak pertama akan menjual produk pihak kedua maka pihak
pertama akan mendapatkan omzet sebesar 15% dari keuntungan bersih dari barang
titipan pihak kedua.
3. Pihak pertama akan melaporkan hasil penjualan kepada pihak kedua setiap awal
bulan. Dan akan menyerahkan omzet sebesar 95% ke pihak kedua yang telah
dipotong 5% sebagai imbalan menjualkan produk pihak kedua sesuai poin ke 1.
4. Apabila nanti terjadi perselisihan maka kedua belah pihak sepakat untuk
menyelesaikannya melalui jalur kekeluargaan terlebih dahulu. Dan apabila tidak
ditemui penyelesaiannya maka akan dibawa kejalur hukum.
Demikian surat kerjasama ini kami buat agar menjadi pengikat bagi kami. Perjanjian ini
kami buat dengan penuh kesadaran tanpa adanya paksaan dari pihak manapun.

Pihak Pertama, Pihak Kedua,
Materai Materai
1000 1000
Nama pihak pertama Nama pihak kedua

BERITA ACARA
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN TRIWULAN PERTAMA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
UNIVERSITAS GALUH
Pada hari Jum’at Tanggal 08 Bulan januari Tahun 2022 telah dilaksanakan Laporan
Pertanggungjawaban triwulan Pertama Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu
Pendidikan Universitas Galuh dengan dihadiri oleh …. peserta dengan rincian sebagai berikut:
1. Pengurus Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Galuh sebanyak … orang.
2. Pengurus Lembaga Eksekutif yang ada dilingkungan Fakultas Keguruan dan Ilmu
Pendidikan Universitas Galuh Sebanyak … orang.
3. Ketujuh Pengurus DPM PRODI yang ada dilingkungan Fakultas Keguruan dan Ilmu
Pendidikan Universitas Galuh Sebanyak …. orang.
Demikian Berita Acara Laporan Pertanggungjawaban Triwulan Pertama Badan
Eksekutif Mahasiswa Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Galuh untuk
dipergunakan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Ciamis
Pada Tanggal : …. Januari 2022
Pukul : …….. WIB
Presidium 1 Presidium 2 Presidium 3
……………….. ……………….. ………………..

NIM. ………… NIM. ………… NIM. …………
Nomor : 032/A/SDEL/DPM-FKIP/I/2022 Ciamis, 08 Januari 2022

Lampiran : -
Perihal : Delegasi DPM FKIP
Kepada
Yth. Ketua DPM Universitas Galuh
di tempat
Sehubungan telah adanya kepengurusan baru Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas

Galuh Periode 2021/2022, dengan ini kami mendelegasikan mahasiswa Fakultas Keguruan
dan ilmu pendidikan untuk menjadi pengurus Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas
Galuh sebanyak dua orang yaitu :
Nama : xxxxxxxxxx
NIM : xxxxxxxxxx
Stempel
SURAT PENGUNDURAN DIRI
Kepada,
Yth. Ketua DPM FKIP
di tempat
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya:

Nama :
NIM :
Program Studi :
Alamat :
Dengan ini, saya mengajukan permohonan pengunduran diri dari kepengurusan HIMA
dengan alasan kesibukan yang tidak bisa ditinggalkan sehingga kurang berkontribusi dalam
kegiatan di organisasi tersebut.
Tidak lupa, saya menyampaikan permohonan maaf apabila selama saya menjabat menjadi
pengurus HIMA ini banyak melakukan kesalahan. Semoga HIMA selalu kompak dan
sukses dalam menyelenggarakan kegiatan-kegiatannya.
Demikian surat penguduran ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya
saudara/i saya ucapkan terima kasih.
Ciamis, 18 Mei 2022

Pemohon,
Nama Pemohon
NIM. Xxxxxxx
Nomor : 032/A/SNAR/DPM-FKIP/I/2022 Ciamis, 08 Januari 2022

Lampiran : -
Perihal : Penarikan Delegasi DPM FKIP
Kepada,
Yth. Ketua DPM FKIP
di tempat
Dengan hormat, kami beritahukan bahwa delegasi dari Dewan Perwakilan Mahasiswa
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Galuh Periode 2021/2022, dengan ini
kami akan melakukan penarikan delegasi dari Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas
Galuh yaitu saudara/i:
Nama : xxxxxxxxxx
NIM : xxxxxxxxxx
Stempel

PANITIA MUSYAWARAH LUAR BIASA Logo

panitia
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN jika ada
PROPOSAL

UNIVERSITAS GALUH
2022
A. LATAR BELAKANG
Isi dari Poin.
B. DASAR KEGIATAN
Isi dari Poin.
C. NAMA DAN TEMA KEGIATAN
Isi dari Poin.
D. TUJUAN KEGIATAN
Isi dari Poin.
E. SASARAN KEGIATAN
Isi dari Poin.
F. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN
Isi dari Poin.
G. SUSUNAN ACARA
Isi dari Poin.
H. SUSUNAN KEPANITIAAN
Isi dari Poin.
I. RENCANA ANGGARAN BIAYA
a) Rencana Pemasukan
b) Rencana Pengeluaran
c) Rekapitulasi
J. PENUTUP
Isi dari Poin.
K. LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

UNIVERSITAS GALUH
2022
A. LATAR BELAKANG
Isi dari Poin.
B. DASAR KEGIATAN
Isi dari Poin.
C. NAMA DAN TEMA KEGIATAN
Isi dari Poin.
D. MAKSUD DAN TUJUAN KEGIATAN
Isi dari Poin.
E. SASARAN KEGIATAN
Isi dari Poin.
F. PELAKSANAAN
Isi dari Poin.
G. REALISASI SUSUNAN ACARA
Isi dari Poin.
H. SUSUNAN KEPANITIAAN
Isi dari Poin.
I. BIDANG ADMINISTRASI
Isi dari Poin.
J. HAMBATAN DAN PENUNJANG
Isi dari Poin.
K. LAPORAN KEUANGAN
a) Realisasi Pengeluaran
b) Rekapitulasi Pemasukan dan Pengeluaran
L. DOKUMENTASI
Isi dari Poin.
M. PENUTUP
a) Simpulan
b) Saran
N. LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEPENGURUSAN

UNIVERSITAS GALUH
2022
A. PENDAHULUAN
Isi dari Poin.
B. DASAR PEMIKIRAN
Isi dari Poin.
C. LANDASAN
D. DASAR HUKUM
E. MAKSUD DAN TUJUAN KEGIATAN
Isi dari Poin.
F. STRUKTUR KEPENGURUSAN
Isi dari Poin.
G. PROGRAM KERJA
1) Rencana program kerja
2) Realisasi program kerja
H. BIDANG ADMINISTRASI
1) Daftar surat masuk
2) Daftar surat Keluar
I. HAMBATAN DAN PENUNJANG
Isi dari Poin.
J. LAPORAN KEUANGAN
Isi dari Poin.
K. DAFTAR INVENTARIS
Isi dari Poin.
L. DOKUMENTASI
Isi dari Poin.
M. PENUTUP
c) Simpulan
d) Saran
N. LEMBAR PENGESAHAN
Contoh Format Rencana Pemasukan

Keterangan Vol Harga Satuan Jumlah
Yayasan Universitas Galuh Rp Rp
Rektorat Universitas Galuh Rp Rp
FKIP Rp Rp
Prodi (sesuai prodi masing-masing) Rp Rp
Peserta (jika ada) Rp Rp
Eksternal (jika ada) Rp Rp
TOTAL Rp
Contoh Format Rencana Pengeluaran (Proposal) dan Realiasasi Rincian Pengeluaran (Laporan
Pertanggungjawaban)
Nama Divisi
No Keterangan Vol Harga Satuan Jumlah
1 Rp Rp
2 Rp Rp
TOTAL Rp
Contoh Rekapitulasi Pemasukan dan Pengeluaran

No Keterangan Pemasukan Pengeluaran
Rp Rp
Rp Rp
TOTAL Rp Rp
Contoh Nota
Contoh Kwitansi
Contoh BKK
Contoh BKM
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA BKM CEK
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN No. No.
UNIVERSITAS GALUH Tgl. Tgl.
Jl. R.E. Martadinata No. 150 Ciamis 46251
Tlp 081930982653 E-mail dpmfkipunigal.ciamis@gmail.com
BUKTI KAS MASUK
Dibayarkan Kepada :
…………………………………………………………………………………………….
Jumlah :
Terbilang :
Keterangan :
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………….
……………………………………...
No. Akun Jumlah Disetujui Oleh Dibukukan Oleh Dibayarkan Oleh Diterima Oleh
LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL KEGIATAN

Ketua Pelaksana Kegiatan, Sekretaris Kegiatan,
Nama ketua pelaksana Nama sekretaris kegiatan

NIM. xxxxxxxxxx NIM. xxxxxxxxx
Menyetujui,
Ketua DPM FKIP Ketua BEM FKIP,
Nama Ketua DPM Nama Ketua BEM

NIM. xxxxxxxxx NIM. xxxxxxxx
Mengetahui,
Wakil Dekan III
FKIP – Universitas Galuh,
Nama WD III
NIK. xxxxxxxx

Sop KBM Fkip

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sop KBM Fkip

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

KELUARGA BESAR MAHASISWA

4. Struktur disposisi terdiri dari struktur sebagai berikut:

2) Surat pemberitahuan diwakili dengan karakter “SB”.

7) Contoh penghargaan sertifikat: 001/S/DPM-FKIP/II/2022

4. Alur pengajuan proposal adalah sebagai berikut:

12) Laporan keuangan, memuat :

6. Struktur laporan pertanggungjawaban Kepengurusan adalah sebagai berikut:

f) Maksud dan tujuan.

1) Rencana program kerja.

2) Realisasi program kerja.

1) Daftar surat masuk.

2) Daftar surat keluar.

j) Hambatan dan penunjang.

4. Arsip-arsip yang didokumentasikan adalah sebagai berikut :

b) Proposal dan LPJ.

c) Notulensi rapat setiap departemen.

d) Notulensi rapat saat rapat pimpinan dan rapat pleno.

f) Perangkat Kepanitiaan (name tag, seminar Kit).

j) Lain-lain (basis data).

5. Aturan pengarsipan adalah sebagai berikut:

BUKU INDUK ANGGOTA DAN DAFTAR HADIR

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

NAMA-NAMA ANGGOTA DPM FKIP

DAFTAR HADIR ANGGOTA DPM FKIP

NO NAMA NIM JABATAN TTD

BUKU NOTULEN RAPAT

Pimpinan Rapat, Notulis Rapat,

DAFTAR SURAT MASUK

DAFTAR SURAT KELUAR

Nama Kegiatan : Laporan Pertanggungjawaban Triwulan BEM FKIP

FOTO KEGIATAN FOTO KEGIATAN

FOTO KEGIATAN FOTO KEGIATAN

Stempel NAMA KETUA

Nomor : 011/A/SM/DPM-FKIP/V/2022 Ciamis, 07 Mei 2022

Ketua Pelaksana, Sekretaris Kegiatan,

Nomor : 007/A/SB/DPM-FKIP/V/2022 Ciamis, 07 Mei 2022

Sehubungan akan dilaksanakannya Rapat Internal Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas

Ketua DPM FKIP Sekretaris DPM FKIP,

SURAT KETERANGAN AKTIF ORGANISASI

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Ketua Organisasi

Dengan ini menyatakan bahwa :

Ciamis, 08 Januari 2022

Ketua DPM FKIP,

Nomor : 001/A/SU/DPM-FKIP/XI/2021 Ciamis, 10 November 2021

Sehubungan akan dilaksanakannya Rapat Kerja (RAKER) Dewan Perwakilan Mahasiswa

Ketua DPM FKIP, Sekretaris DPM FKIP,

Menimbang : Bahwasanya untuk menjaga kelancaran dan ketertiban kinerja

Nama Presidium 1 Nama Presidium 2 Nama Presidium 3

Nomor : 004/A/SPJ/DPM-FKIP/XI/2021 Ciamis, 16 November 2021

Sehubungan akan diadakannya kegiatan Rapat Kordinasi (RAKOR) Dewan Perwakilan

Ketua DPM FKIP, Sekretaris DPM FKIP,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Pemberi kuasa

Dengan ini memberikan kuasa kepada :

Nama : Penerima Kuasa

Ciamis, 08 Januari 2022

Nama Penerima Kuasa Nama pemberi Kuasa

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ciamis, 08 Januari 2022

Nama Ketua Nama Sekretaris