Organisasi BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa) Universitas Gunadarma

TUGAS KELOMPOK TEORI ORGANISASI UMUM 2

NAMA :
1.     ALIA MUTIA MAYANDA (10113684)
2.     DINAR AYU LESTARI (12113541)
3.     GITA DWI SARASWATI (13113751)
4.     LUPTIA MEY USANI (15113069)
5.     MEILIANTI ANDRIYANI (15113413)
6.     PUSPITA KUSUMANINGRUM (16113967)
7.     RATIH WULANDA RINI (17113304)
8.     THAZZA NABILLA (18113863)

KELAS : 2KA04
UNIVERSITAS GUNADARMA

KATA PENGANTAR
Puji serta syukur kami panjatkan kepada Allah SWT. Karena berkat
rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah tentang organisasi tepat
waktu. Makalah ini kami buat sebagai tugas kelompok mata kuliah teori
organisasi umum 2. Di dalam makalah ini membahas tentang organisasi di
 dalam kampus yaitu Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM). Makalah ini
menjelaskan fungsi BEM sendiri sebagai organisasi di dalam kampus dan
juga menjelaskan struktur yang ada di dalam BEM itu sendiri.
Kami menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu,
kami menerima dengan senang hati atas kritik dan saran agar penyusunan
makalah selanjutnya dapat lebih baik lagi. Untuk itu kami ucapkan terima
kasih dan semoga makalah ini dapat berguna bagi para pembaca.

Depok, 22 April 2015

BAB I
PENDAHULUAN

1.1            Latar Belakang

Perguruan tinggi atau kampus pada dasarnya hanya memberikan ilmu dalam bidang
akademik saja pada mahasiswa. Sehingga mahasiswa hanya dapat unggul dalam bidang
akademik. Disini mahasiswa perlu mendapatkan pembelajaran di luar dari akademik. Seperti
kedisiplinan, pertanggung jawaban, jiwa social hingga bekerjasama dalam satu team. Hal-hal
tersebut bertujuan agar mahasiswa mampu bersosialisasi,berkomunikasi dengan baikdengan
masyarakat dalam dunia kerja nantinya.hal itu bisa di dapatkan dengan mengikuti organisasi
mahasiwa.
Organisasi mahasiswa merupakan bagian terpenting dalam kehidupan kampus yang tidak
dapat dipisahkan dari aktifitas dan kegiatan mahasiswa pada perguruan tinggi. Organisasi
memiliki peran yang sangat penting untuk mahasiswa dan peguruan tinggi tersebut. Di dalam
organisasi terdapat struktur kepengurusan untuk mencapai visi dan misi organisasi tersebut.
Salah satu organisasi mahasiswa pada perguruan tinggi adalah Badan Eksekutif Mahasiswa
(BEM). BEM berfungsi untuk menjadikan mahasiswa menjadi lebih berkontribusi dan
bermanfaat terhadap kampusnya guna mencapai kepentingan mahasiswa. Sehingga mahasiwa
yang mengikuti bem dapat menyalurkan ilmunya atau mengembangkan dirinya baik secara
akademik maupun non akademik.
 1.2 Tujuan Penulisan
Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Teori Organisasi Umum 2.

1.3 Rumusan Masalah

Pada makalah kali ini, kami akan membatasi pada masalah-masalah berikut :

A.      Apa yang dimaksud dengan organisasi?

B.      Apa fungsi dan peran pada Organisasi BEM?

C.      Apa saja struktur organisasi yang terdapat pada BEM?

D.     Permasalahan apa saja yang ada pada BEM? Bagaimana solusinya?

1.4.       Manfaat Penulisan

Makalah ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi penulis dalam memahami

permasalahan yang menjadi topik kajian. Bagi masyarakat makalah ini diharapkan dapat menjadi

masukan dan sebagai bahan pertimbangan dalam memahami eksistensi organisasi mahasiswa di

perguruan tinggi dan di dalam masyarakat. Bagi pihak akademi, diharapkan makalah ini dapat

menjadi bahan kajian belajar dalam rangka meningkatkan prestasi diri pada mahasiswa

khususnya dan meningkatkan kualitas pendidikan pada umumnya.

1.5. Metode Penulisan

Metode penelitian yang kami gunakan dalam menyusun makalah ini adalah dengan
menggunakan metode observasi dan wawancara.
Narasumber yang kami pilih adalah beberapa anggota dari Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas
Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi (BEM FIKTI).
 BAB II
PEMBAHASAN

A.    ORGANISASI
Organisasi adalah sekumpulan ora ng-orang yang bekertja sama untuk mencapai suatu
tujuan bersama. Organisasi mahasiswa merupakan sekumpulan mahasiswa yang membentuk
sebuah kelompok untuk mencapai sebuah tujuan.Keefektifan sebuah organisasi pasti memiliki
fisi dan misi untuk mencapai tujuannya, begitu juga halnya dengan organisasi mahasiswa.
Intinya mahasiswa harus bias mengembangkan fungsi dan perannya sebagai mahasiswa. Seperti
pengembangan intelektual akademis yang berguna nanti nya untuk terjun ke masyarakat. Oleh
sebab itu untuk mengembangkan peran tersebut dapat dilakukan dengan bergabung dengan
organisasi mahasiswa.
Contoh organisasi yang ada di wilayah kampus diantaranya, Badan Eksekutif
Mahasiswa , Himpunan Sistem Informasi, Himpunan Sistem Komputer, dll.Dalam hal ini
kelompok kami mengambil contoh organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ilmu
Komputer dan Teknologi Informasi ( BEM FIKTI) Universitas Gunadarma.

Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)

Badan Eksekutif Mahasiswa atau BEM adalah wadah dari seluruh mahasiswa untuk
mengembangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki agar menjadi mahasiswa untuk memiliki
kekayaan dibidang pengetahuan, kesenian dan lain sebagainya.BEM sebagai jembatan
peenghubung antara mahasiswa dan lembaga, sehingga BEM berfungsi sebagai sarana
mahasiswa untuk menyalurkan sumbang saran dan aspirasinya kepada pihak lembaga untuk
mewujudkan kesejahteraan di lingkungan kmapus. Masa bakti BEM selama 1 tahun.BEM
merupakan kelanjutan dan perpaduan antara Badan Perwakilan Mahasiswa(BPM) dengan Senat
Mahasiswa. Anggota BEM adalah mahasiswa yang masih aktif dan telah mengikuti pendidikan
dan pelatihan BEM.
B. FUNGSI DAN PERAN BEM
1. Mengesahkan serta mengajukan proposal kegiatan organisasi dan berhak untuk meminta
laporan pertanggungjawaban dari setiap kegiatan organisasi.
2. Menetapkan garis program kemahasiswaan dengan berpedoman pada peraturan-peraturan
yang berlaku di kampus
3. Membimbing, mengarahkan dan mengawasi kegiatan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa)
4. Menyusun dan melaksanakan program kegiatan dengan menggunakan anggaran yang telah
ditetapkan oleh kampus
5. Mewakili mahasiswa kampus(mendampingi) dalam kegiatan eksternal untuk berkoordinasi
atau berkomunikasi dengan organisai mahasiwa perguruan tinggi lainnya.
6. Menampung dan memperjuangkan hak dan aspirasi mahasiswa baik dalam bidang akademik
maupun kesejahteraan mahasiswa.

B.      STRUKTUR ORGANISASI BEM

1. Anggota Biasa
Setiap mahasiswa/i aktif yang terdaftar sebagai mahasiswa program studi strata satu Fakultas
Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Universitas Gunadarma.

2. Anggota Aktif
Adalah anggota biasa yang telah memenuhi prosedur penjenjangan yang ditetapkan oleh BEM
FIKTI UG.

3. Kepala Departement
Adalah anggota aktif yang telahmemenuhiprosedurpenjenjangandanditetapkanoleh BPH BEM
FIKTI UG untuk mengepalai salah satu dari enam departement, yang terdiri dari department
akademik, department penelitian dan pengembangan, department sosial masyarakat,
department hubungan masyarakat, department olahraga dan departement seni budaya.

4. Badan Pengurus Harian

Adalahanggota aktif yang telah memenuhi prosedur yang telah ditetapkan oleh Ketua dan Wakil
Ketua BEM FIKTI UG.BPH BEM FIKTI UG terdiridariKetua, WakilKetua, Sekretaris,
Bendahara dan Kepala bidang.

C.      PERMASALAHAN PADA BEM

 Pada penulisan makalah ini organisasi yang kami jadikan sampel untuk penelitian adalah
BEM FIKTI Universitas Gunadarma. Keterangan dari narasumber permasalahan yang sering
terjadi dalam organisasi tersebut adalah Miss Communication. Permasalahan tersebut sering
muncul saat anggota berada dalam tekanan besar pelaksanaan event.
Ada beberapa contoh permasalahan yang terjadi pada BEM, diantaranya adalah :

1.      Saat akan mengadakan suatu event seminar, maka panitia bagian acara akan menghubungi
narasumber untuk dijadikan pembicara saat seminar. Bagian acara akan berhubungan langsung
dengan pihak pembicara atau manajer pembicara tersebut mengenai biaya pembayaran
pembicara. Disaat itu, panitia acara yang sedang bernegosiasi mengenai biaya pembayaran
pembicara, langsung membuat keputusan untuk menyetujui narasumber, tanpa adanya koordinasi
dengan bendahara dan panitia lain. Padahal, keuangan yang ada tidak mencukupi untuk
membiayai pembicara tersebut. Sehingga terjadi konflik antara panitia acara dengan bendahara
dan pihak lain.
2.      Saat memberikan sertifikat kepada peserta seminar. Biasanya, terjadi kesalahan dalam penulisan
nama peserta di sertifikat. Entah, kesalahan peserta yang menulis nama mereka atau panitia yang
salah dalam mengetikkan nama mereka. Sehingga pada saat pembagian sertifikat, para peserta
mengcomplain kesalahan penulisan nama mereka di sertifikat kepada panitia. Miss
communication yang terjadi adalah kurangnya koordinasi antara divisi acara dengan divisi
perlengkapan.
3.      Ketika pembicara membatalkan janji dengan para panitia, karena mendadak narasumber yang
telah disetujui tidak dapat menghadiri pelaksanaan acara. Padahal, di banner acara sudah
dipublikasikan bahwa pembicara tersebut yang akan dating. Sehingga membuat panitia mencari
pembicara lain yang sesuai tema yang sudah ditentukan sebelumnya. Dalam permasalahan ini,
seharusnya panitia membuat MoU(Memorandum of Understanding) atau nota persetujuan,
kepada pihak pembicara. Sehingga, pembicara tidak bisa melakukan pembatalan secara sepihak.

Dalam organisasi BEM setiap permasalahan yang terjadi tidak akan dibiarkan berlarut,
karena organisasi BEM sendiri sifatnya kekeluargaan. Itulah salah satu contoh permasalahan
yang ada di organisasi BEM.

Ada 4 fungsi utama dalam manajemen:

1.Perencanaan (Planning),
2. Pengorganisasian (Organizing),
3. Pengarahan (Actuating/Directing),
4. Pengawasan (Controlling)

Dalam 4 fungsi utama dalam manajemen ini kami menggunakan contoh pada acara Techno Fair
2015.

Fungsi Perencanaan
 Proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa
yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan
tujuan organisasi. Dalam fungsi ini biasanya anggota BEM melakukan perencanaan secara
matang. Seperti konsep acara pada tahun ini, pembicara yang harus di undang, berapa orang
yang di butuhkan untuk menjadi anggota panitia, merekrut anggota di luar BEM, berapa seminar
dan workshop yang harus diadakan, jobdesk anggota pada acara dan lain-lainnya dalam bentuk
perencanaan secara teknis maupun non teknis lainnya.

Fungsi Pengorganisasian
Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam
perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan
lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam
organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi. Pada
fungsi ini para panitia yang sudah terpilih di susun struktur ke panitiaannya. Seperti :
1.      Ketua dan wakil pelaksana
2.      Ketua dan anggota divisi acara
3.      Ketua dan anggota divisi perlengkapan
4.      Ketua dan anggota divisi Humas, Publikasi dan Dokumentasi (HPD)
5.      Ketua dan anggota divisi konsumsi
Dengan tersusunnya struktur panitia sehingga mempermudah anggota untuk melaksanakan tugas
dan kewajiban mereka sesuai dengan divisi mereka masing-masing

Fungsi Pengarahan dan Implementasi

Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta
proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan
penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. Karena dalam acara ini di rekrut volunteer atau
anggota di luar BEM sehingga, fungsi ini sangat perlu di lakukan. Seperti pada divisi HPD ketua
divisi memberitahukan bahwa tugas mereka adalah seperti mendesign logo dan banner acara,
mempublikasikan acara ini ke mahasiswa baik di kampus ataupun di luar kampus, dan
melakukan dokumentasi ketika acara itu di laksanakan. Inti dari fungsi ini adalah baik dari ketua
pelaksana ataupun ketua divisi masing-masing menjelaskan dan mengarahkan para anggotanya
untuk dpata berkoordinasi bersama untuk menjalankan kewajiban mereka masing-masing agar
acara ini terlaksana sesuai dengan perencanaan.

Fungsi Pengawasan dan Pengendalian

Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan,
diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan
sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan yang dihadapi. Pada fungsi ini, biasanya
ketika berjalannya acara pasti ada Koorlap atau Koordinasi Lapangan atau pengawas acara.
Korlap berfungsi mengecek dan mengawasi agar acara dapat berjalan dengan baik. Koorlap
selalu berkeliling memastikan ketika ada anggota yang telah selesai melaksanakan jobdesk
mereka, akan langsung di minta untuk membantu jobdesk yang lain yang sedang kekurangan
SDM. Kemudian ketika acara telah selesai di adakan evaluasi. Evaluasi berfungsi untuk
melaporkan acara yang telah di laksanakan sesuai divisi mereka, dan mencari tahu apakah acara
tadi berjalan sesuai dengan rencana apa tidak. Apabila terjadi beberapa kesalahan atau kegagalan
dalam evaluasi ini panitia mencari tahu kekurangan dan kesalahan yang telah di lakukan
sehingga bisa memperbaiki kesalahan itu untuk tidak terulang kembali di acara yang akan
datang.

PENUTUP
Kesimpulan
Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan
bersama. Organisasi mahasiswa merupakan sekumpulan mahasiswa yang membentuk sebuah
kelompok untuk mencapai sebuah tujuan. Adapun Badan Eksekutif Mahasiswa atau BEM itu
adalah wadah dari seluruh mahasiswa untuk mengembangkan bakat dan kemampuan yang
dimiliki agar menjadi mahasiswa untuk memiliki kekayaan dibidang pengetahuan, kesenian dan
lain sebagainya. Selain itu juga BEM sebagai jembatan penghubung antara mahasiswa dan
lembaga tertinggi di universitas, sehingga BEM berfungsi sebagai sarana mahasiswa untuk
menyalurkan saran dan aspirasinya kepada pihak lembaga untuk mewujudkan kesejahteraan di
lingkungan kampus.

Saran
Semoga BEM di Universitas Gunadarma dapat berkembang lebih baik lagi sehingga
memberikan banyak manfaat dan pelajaran bagi para mahasiswa baik di bidang akademik
maupun non-akademik.

Pertanyaan :
1.       Apakah visi dan misi pada BEM FIKTI saling keterkaitan dengan BEM fakultas lain yang ada
di Universitas Gunadarma? (Dody)
Jawab :
Setiap fakultas memiliki visi dan misi yang berbeda – beda, akan tetapi secara garis besar
memiliki tujuan yang sama yaitu untuk menampung aspirasi mahasiswa sekaligus sebagai pihak
yang menjembatani mahasiswa kepada pihak tertinggi kampus.

2.       Berikan contoh bentuk aksi BEM terhadap aspirasi yang disampaikan oleh mahasiswa.
(Erlangga)
Jawab :
Kita ambil contoh study case pada tahun 2014 lalu, saat sebelum proker (program kerja) BEM
FIKTI direncanakan, salah seorang teman dari luar kepengurusan BEM FIKTI menyampaikan
aspirasi mereka bahwa mereka ingin diadakan event seminar yang berhubungan dengan tema
multimedia. Lalu, dengan kesempatan yang ada, di tahun 2014 akhirnya BEM FIKTI
mewujudkan aspirasi dari mahasiswa-mahasiswa tersebut dengan mengadakan seminar “Video
Mapping”.

3.       Bagaimana cara BEM merekrut dalam mencari calon pengurus BEM berikutnya? Apa saja
kriteria yang harus dipenuhi dan bagaimana cara BEM memberikan toleransi kepada para
pengurusnya untuk masalah akademik ataupun masalah diluar BEM? (Fajar)
Jawab :
Caranya adalah dengan melakukan sosialisasi kekelas-kelas terlebih dahulu apa saja keuntungan
menjadi pengurus BEM, menyebarkan informasi open requitment melalui berbagai media social.
Kriteria yang harus dipenuhi diantaranya adalah mahasiswa aktif jurusan Sistem Informasi atau
Sistem Komputer (khusus untuk BEM FIKTI), minimal telah menyelesaikan 2 semester, IPK
minimal 2.75, berkomitmen dan mampu bekerja sama dengan baik. BEM memberikan toleransi
kepada pengurusnya dengan cara, contohnya pada saat ada acara dan salah satu pengurusnya
adalah panitia inti, sementara tanggal acaranya bentrok dengan jadwal kuliah, maka BEM akan
memberikan surat izin untuk ditujukan kepada dosen yang bersangkutan bahwa mahasiswa
tersebut tidak dapat hadir di kelas dikarenakan menjadi panitia di acara seminar Techno Fair
2015 misalnya.

4.       Apa pengaruh organisasi untuk dunia kerja nanti? (Idlan)

Jawab :
Pengaruh organisasi terhadap dunia kerja nanti sangat besar. Mahasiswa yang pernah ikut dalam
organisasi, pada saat di dunia kerja nanti tidak akan terkejut dengan “medan” dan kondisi yang
ada di ruang lingkup pekerjaan. Karena, mereka sudah mengerti bagaimana bersikap kepada
rekan kerja, kepada atasan dan bawahan, mereka sudah terbiasa untuk cekatan dan mampu
berfikir atau membuat keputusan dibawah tekanan sekalipun. Terutama saat terjadi konflik dan
dihadapkan dengan suatu masalah, mereka sudah terlatih untuk memecahkan masalah dan tahu
pola pikir untuk solusi yang baik. Mereka juga mempunyai jiwa kepemimpinan. Pengaruhnya
adalah mahasiswa tersebut akan terlihat lebih unggul, lebih gesit dan lebih terorganisir pada saat
bekerja.

5.       Fungsi dan peranan BEM yang tertulis di makalah kami salah satunya adalah, membimbing,
mengarahkan dan mengawasi kegiatan UKM. Pertanyaannya adalah, apakah fungsi dan peranan
 BEM pada point tersebut adalah umum (terdapat di setiap perguruan tinggi) atau hanya di dalam
Universitas Gunadarma saja? (Rizal)
Jawab :
Fungsi dan peranan BEM pada point tersebut adalah umum (terdapat di setiap perguruan tinggi).
Tetapi, untuk di Universitas Gunadarma point ini tidak sepenuhnya berlaku, karena BEM yang
ada di Univ. Gunadarma tidak sepenuhnya membimbing, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan
dari setiap UKM yang ada. Yang berhak melakukan point tersebut adalah pihak tertinggi dari
kampus Gunadarma sebagai Pembina UKM.

6.       Langkah apa yang dilakukan jika target yang diinginkan tidak tercapai? (Riandika)
Jawab :
Dari awal panitia sudah menyiapkan plan A,B,C,D bahkan E. Plan A merupakan target utama,
dan plan E merupakan kemungkinan terburuk. Jika dari semua planning yang sudah dibikin
ternyata tidak tercapai, maka panitia khususnya panitia acara akan berifikir ulang untuk mencari
alternative lain, secara berunding dan bermusyawarah, dengan mencari target yang tidak jauh
dari prioritas utama (plan A), tetapi dengan kondisi (keuangan, tempat, dll) yang bisa ditolerir.