PENGADMINISTRASI

Oleh : MUSTOFA S.Pd

Editor:
Muhammad Masyhari
Ketua PRAMUKA 2010

Diberikan dan disampaikan kepada bidang keaministrasian PRAMUKAPeriode

2010 IKIP PGRI Semarang
PENGADMINISTRASIAN

I.

Pendahuluan

1.

PRAMUKAMerupakan salah satu ormawa - lemawa yang bergerak di landasan kemanusiaan serta ada
di bawah naungan IKIP PGRI Semarang, untuk meningkatkan kinerja masing-masing bidang maka
perlunya diadakan pengadministrasian yang baik, oleh karena itu dukungan administrasi atau tata
usaha perlu dilaksanakan secara tertata dan tertib namun sederhana.
Sebagai pusat gerak maka administrasi atau tata usaha satuan perlu tertata, teratur dan tertib
sebagai landasan penentuan arah perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan serta
penentuan langkah langkah lanjutan serta terdapat unsur keterkaitan dengan adminstrasi atau
tata usaha satuan perlu sederhana, bahkan mudah sehingga dapat dilakukan oleh peserta didik
sebagai langkah pendidikan dan upaya pengembangan kepemimpinan, tanggungjawab dan kreatifitas
masing-masing Organisasi sehingga dapat dikembangkan oleh PRAMUKAsesuai keadaan dan kreasi
anggota masing masing.
Penyelenggaraan dan administrasi satuan diatur dalam Surat Keputusan Kwartir Nasional Gerakan
Pramuka Nomor 041 tahun 1995 tentang Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka.
Fungsi Pengadministrasian

2.

Pengadministrasian berfungsi sebagai:

a. Ukuran pembinaan dan pengawasan kegiatan tulis menulis di PRAMUKA
b. Pedoman pelaksanaan kegiatan
c. Sebagai refrensi Organisasi Pramuka
Pengertian

3.

Pengadministrasian seterusnya disebut Minsat mencakup dua pengertian administrasi yaitu:

a.
Administrasi dalam poengertian luas yaitu pengelolaan satuan yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan.
b.
Administrasi dalam pengertian sempit yaitu tata usaha satuan.
Satuan adalah wadah pembinaan gerakan pramuka yang mencakup Gugus Depan dan Satuan
Karya pramuka yang terbagi menjadi beberapa satuan terkecil. Sesuai dengan perkembangan
jasmani dan rohani peserta didik maka satuan terkecil dirinci sebagai berikut:

4.

No
1

Golongan
Siaga (S)

Satuan terbesar
Perindukan

Satuan terkecil
Barung

Penggalang (G)

Pasukan

Regu

3
4

Penegak (T)
Pandega (D)

Ambalan
Racana

Sangga
Reka

Fungsi Pembina
Pembinaan dan
kepemimpinan yang
terpusat
Pengatur dan
pendamping
Pendamping
Konsultan

Tahap Pengelolaan
Tahap pengelolaan dalam gugus depan dan satuan karya kegiatan pramuka meliputi:
a.
Penyusunan Rencana kerja
Satu tahun sekali gugus depan menyelenggarakan musyawarah gugus depan yang acaranya
antara lain menyusun rencana kerja gugus depan untuk masa bakti berikutnya. Rencana kerja

Minsat Gudep

gugus depan berpedoman pada kepentingaan peserta didik serta lingkungan setempat termasuk
harapan orang tua pramuka. Rencana kerja gugus depan berisi: Organisasi, pendidikan orang
dewasa, kegiatan bersama, kegiatan satuan, adminstrasi, sarana dan prasarana, serta keuangan.

Minsat Gudep

b.

c.

d.

e.

f.

Pembuatan Program Kerja

Program kerja racana pandega dapat disusun secara semester, sehingga sesuai dengan kalender
formal pendidikan. Dalam penyusunan program kerja satuan pramuka maka Pembina pramuka
yang bersangkutan mengarahkan pada pengelolaan pembinaan, pengelolaan kegiatan, pengelolaan
pelatihan serta penyelesaian SKU bagi setiap anggota.
Pengorganisasian
Rencana kerja gugus depan dirinci dan dikelompokkan sesuai dengan golongannya menjadi
program satuan pramuka. Kemudian dirinci lagi sehingga tercipta acara latihan mingguan.
Pelaksanaan Kegiatan
Program kerja satuan dilaksanakan dalam latihan mingguan oleh satuan masing masing baik
berupa kegiatan keluar, latihan rutin, maupun pertemuan.
Pengendalian
Pengendalian merupakan upaya untuk menjamin terlaksananya kegiatan dengan baik dan
mencapai sasaran yang ditentukan serta sesuai dengan ketentuan gerakan pramuka. Rangkaian
pengendalian meliputi: supervisi, pelaporan, evaluasi dan monitoring yang dilakukan sejak tahap
perencanaan sampai dengan menyusun laporan.
Pelaporan
Pelaporan yaitu penyusunan laporan di lingkungan gugus depan dilakukan sebagai langkah
pendidikan dan dilakukan oleh peserta didik.
Administrasi Satuan meliputi:

5.
a.

Formulir pendaftaran anggota

Lembaran formulir yang berisi tentang biodata pribadi anggota yang ingin masuk menjadi
anggota resmi satuan gugus depan berupa; nama, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, alamat
rumah, dst.
Contoh format:
A. KETERANGAN PRIBADI CALON
1. Nama Anggota
a. Lengkap
:
b. Panggilan
:
2. Jenis Kelamin
: Laki-laki / Perempuan *
3. Kelahiran
a. Tempat
:
b. Tanggal lahir
:
4. Agama
:
5. Kewarganegaraan
:
6. Anak Ke
:
7. Keadaan Jasmani a. Berat badan
:
Kg
b. Tinggi Badan
:
cm
c. Gol. Darah
: A / B / AB / O *
d. Warna Kulit
: Hitam / coklat / sawo matang / kuning langsat
8. Alamat Rumah
a. Jalan / Desa
:
b. RT, RW,Kel
:
c. Kec.,Kab/Kota
:
d. Kode Pos
:
e. No.Telp / HP
:
B. RIWAYAT PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH
1. SD
:
Tahun :
2. SLTP
:
Tahun :
3. SLTA
:
Tahun :
C. PENGALAMAN ORGANISASI
1. Jabatan dalam Organisasi
NO

2.

NAMA ORGANISASI

TAHUN

KET

Kegiatan Besar Yang Pernah Diikuti

NO

3.

JABATAN

NAMA KEGIATAN

PENYELENGGARA

TINGKAT

TAHUN

PENYELENGGARA

TINGKAT

TAHUN

Kursus Yang Pernah Diikuti

NO

NAMA KURSUS

Minsat Gudep

b.

Buku Induk anggota

Daftar ini memuat biodata peserta/anggota yang disusun dalam bentuk kolom untuk
memudahkan mencari data.
Contoh format:
A. KETERANGAN PESERTA DIDIK
1. Nama Anggota
a. Lengkap
:
Foto
b. Panggilan
:
3x4
2. Jenis Kelamin
: Laki-laki / Perempuan *
3. Kelahiran
a. Tempat
:
b. Tanggal lahir
:
4. Agama
:
5. Kewarganegaraan
:
6. Anak Ke
:
7. Keadaan Jasmani a. Berat badan
:
Kg
b. Tinggi Bandan
:
cm
c. Gol. darah
: A / B / AB / O *
d. Warna Kulit
: Hitam / coklat / sawo matang / kuning langsat
8. Alamat Rumah
a. Jalan / Desa
:
b. RT, RW,Kel
:
c. Kec.,Kab/Kota
:
d. Kode Pos
:
e. No.Telp / HP
:
B. RIWAYAT PENDIDIKAN
1. SD
:
Tahun :
2. SLTP
:
Tahun :
3. SLTA
:
Tahun :
C. PENGALAMAN ORGANISASI
1. Jabatan dalam Organisasi
NO

2.

3.

TAHUN

KET

NAMA KEGIATAN

PENYELENGGARA

TINGKAT

TAHUN

PENYELENGGARA

TINGKAT

TAHUN

Kursus Yang Pernah Diikuti

NO

c.

NAMA ORGANISASI

Kegiatan Besar Yang Pernah Diikuti

NO

D.

JABATAN

NAMA KURSUS

PERKEMBANGAN ANGGOTA
MASUK TAHUN
LULUS TAHUN
KEGIATAN YANG DIIKUTI SELAMA MENJADI ANGGOTA
NO
NAMA KEGIATAN
JABATAN / SEBAGAI
PENYELENGGARA
1.
2.
KENAIKAN TINGKAT PANDEGA
TGGL:
KET:

TAHUN

Administrasi keuangan
Berisi laporan transaksi pemasukan dan pengeluaran keuangan satuan gugus depan, sehingga
dapat digunakan untuk pengawasan keuangan
Contoh format:

No.

Tanggal

Kode

Uraian

Penerimaan

Pengeluaran

Jumlah bulan ini

Rp

Rp

Jumlah s.d. bulan lalu

Rp

Rp

Jumlah s.d. bulan ini

Rp

Rp

Sisa Kas

Rp

Minsat Gudep

d.

Daftar inventaris
Memuat daftar inventaris barang-barang yang dimiliki oleh satuan gugus depan.
Contoh format:

Nomor

Spesifikasi Barang

N
o.

Bahan
Kode
Brg

Reg

Nama / Jenis
Barang

Merk
/
Type
5

No. Pabrik
No. Chasis
No. Mesin
6

Asal / Cara
Perolehan
Barang

Tahun
Perolehan

Ukuran
Barang/
Konstruksi
(P,S,D)

Satuan

10

11

Keada
an
Baran
g

Jumlah
Ket.

(B,KB,
RB)

Brg

Harga
(Rp.)

12

13

14

Buku Tamu
Memuat data tamu yang berkunjung kesekretariat / sanggar satuan gugus depan.
Contoh format:
No Hari/Tgl
Nama
Alamat/No.Telp
Instansi
Jabatan
Tujuan

15

e.

Daftar Hadir Rapat

Memuat daftar hadir rapat anggota maupun pengurus satuan gugus depan.
Contoh format:
Jenis Rapat
Hari/Tggl
No
Nama
Jabatan

TTD

f.

Tanda tangan

g.

Buku Notulen Rapat

Berisi pencatatan secara kronologis jalannya sidang/rapat serta hal-hal penting dari setiap
rapat dan hasil akhir yang berupa keputusan rapat.
Contoh format:
Jenis Rapat
Hari/Tanggal
Tempat
Acara
Hasil Rapat

h.

Buku Surat Keluar (ekspedisi)

Tulisan atau berita mengenai surat-surat resmi yang dikirim kepada pihak lain.
Contoh format:
No Hari/Tgl
Nomor Surat
Perihal
Jumlah
Tujuan

Buku Surat masuk

Tulisan atau berita mengenai surat-surat yang diterima dari pihak lain.
Contoh format:
No Hari/Tgl
Dari
Nomor surat
Perihal
Jumlah

Paraf

i.

disposisi

Minsat Gudep

j.

Laporan Data kegiatan

Berisi tentang hasil laporan kegiatan serta data arsip kegiatan terebut.
Contoh format:
Ketua Panitia/
Bentuk Laporan
Keterangan
No Hari/Tgl
Nama kegiatan
penanggungjawab Tulis
Lisan
Lap.fisik
Acc tgl

k.

Log Book (Catatan peristiwa penting)

Berisi tentang catatan peristiwa atau kejadian penting yang dialami baik anggota pribadi
maupun organisasi.
Contoh format:
Waktu (Hari/Tanggal
Peristiwa, ilustrasi, gambar, tempelan guntingan berita, dll

l.

Program kerja Tahunan

Berisi tentang catatan program kegiatan tahunan yang akan dilaksanakan selama satu periode.
Contoh format:
No

Kegiatan

Bulan ke-
1

10

11

12

Jml
Anggota

Ket

m.

Buku rencana latihan

Berisi tentang catatan jadwal latihan disatuan gugus depan.
Contoh format:
Pertemuan Ke:
Minggu ke :
Bulan :
NO

WAKTU

KEGIATAN

TUJUAN

PENCAPAIAN
SKU
SKK

ALAT

PETUGAS

ACARA
SELINGAN

RAPBO,
Berisi tentang rencana anggaran belanja satuan gugus depan selama satu periode.
Contoh format:
Sumber Dana
Penggunaan
No
No
Uraian
Volume
Jumlah
uraian
Volume

KET

n.

Jumlah

Jumlah
Jumlah
Catatan: uraian penggunaan dirinci lagi menurut jenis kegiatan.
Data pendukung administrasi:

6.
a.

Struktur Organisai
Bagan yang berisi pengurus Dewan Racana dan atau pengurus Gugus depan.
b. Papan Program Kerja Tahunan, Semester
Berisi sejumlah program kerja tahunan Dewan Racana yang dilengkapi dengan bulan / tanggal
pelaksanaan.
c. Papan pengumuman
Berisi sejumlah pengumuman harian yang ditempel pada papan tersebut.
d. Grafik perkembangan satuan Gugus depan
Berisi berbagai macam grafik keadaan Dewan Racana dan gugus depan sebagai acuan
perkembangan Gugus depan itu sendiri. Contohnya adalah Grafik jumlah anggota tiap tahun.
e. Bank data anggota dan Pembina
Berisi biodata anggota dan Pembina yang mudah diakses dengan cepat jika diperlukan secara
mendadak.

Minsat Gudep