SISTEM ADMINISTRASI

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN
Pengertian : administrasi dalam arti sempit adalah
segala sesuatu yang berhubungan dengan proses
tulis menulis / ketata usahaan.

Gerakan Pramuka merupakan organisasi yang

menyelenggarakan pendidikan bagi generasi muda,
memerlukan dukungan dalam hal administrasi. Hal
ini dibutuhkan, dengan berbagai macam
kepentingan sebagai :
A.  Data kongkrit.
B.  Alat ukur aktifitas kegiatan.
C,  dukungan dan sarana yang dimiliki.
D.  Perkembangan dan kemajuan yang dicapai.
1. Surat Menyurat.
Sebagai Alat komunikasi dalam bentuk tertulis yang disampaikan kepada
pihak lain, dalam bentuk warta.

Dalam menyusun surat ada berbagai macam bentuk surat, bentok surat
Bagian-bagian dalam bagan surat :
a.    Kepala Surat/ heading
b.    Tanggal surat.
c.    Nomor surat.
d.    Lampiran.
e.    Perihal.
f.    Alamat dalam, kepada yang dituju.
g.    Salam pembuka.
h.    Isi Surat.
i.    Salam Penutup.
j.    Nama Jabatan, Penanggung jawab surat.
k.    Tembusan.
2. Kearsipan.
Adalah  proses pengaturan dan penyimpanan surat-surat
secara sistimatis, sehingga bila dibutuhkan akan dapat
diketemukan dengan cepat dan tepat.
Surat yang masuk maupun keluar disimpan dalam suatu file
atau filing kabinet yang disusun secara teratur.

Ada berbagai macam sistim penyimpanan, antara lain :

1.    Sistim Abjad.
2.    Sistim Subyek.
3.    Sisitim Geografis.
4.    Sistim Nomor.
5.    Sistim Khronologis.
3. Penyusunan Laporan.
Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban  tertulis, yang
berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang
dicapai dan pengambilan keputusan selanjutnya.
Berikut ini sistimatika/ batang tubuh laporan yang sering
dipergunakan :
1. Pendahuluan.
2. Menyangkut latar belakang
3. Masalah pokok laporan.
4. Sistimatika pelaporan.
5. Dasar hukum.
6. Maksud dan Tujuan kegiatan
7. Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan.
8. Sistim penyelengaraan.
9. Faktor Pendukung dan Permasalahan
yang dihadapi.
10. kesimpulan.
11. Saran dan  Lampiran/ sumber bahan
4. Penyajian Administrasi dan  Data Satuan/
Gugus Depan.

1) Mempermudah dalam tata kerja

maupun mengambil keputusan.
2) Sebagai gambaran/ visualisasi gugus
depan
3) Sumber Pustaka dan sebagai bahan
pembanding.
4) Dapat melaksanakan pendidikan dan
kegiatan sesuai yang direncanakan.
5) Mengetahui kemampuan dan
perkembangan yang dimiliki anggota
Pramuka.
6) Sebagai Alat mencapai Tujuan Gerakan
Pramuka.
A.  Jenis Buku Administrasi dalam Gugus
Depan :
A. Buku Induk
B. Buku Inventaris.
C. Buku Risalah Rapat/ Pertemuan.
D. Buku Keuangan dan buku iuran.
E. Buku Ekspedisi.
F. Buku Kegiatan/ Latihan.
G. Buku Harian.
H. Buku Log/ Log Book
I. Buku Agenda Surat.
J. Buku Sejarah dan Perkembangan Satuan. (Peristiwa)
K. Buku Tamu
B.  Jenis Daftar/ form administrasi
satuan :
1. Daftar hadir latihan.
2. Daftar/ kartu perkembangan
anggota.
3. Daftar Tabungan. (Kas)
4. Form pendaftaran anggota.
5. Form Program latihan rutin.
6. Form Program kerja tahunan
 KESIMPULAN
1. Adminitrasi merupakan bentuk kegiatan yang
tidak terpisahkan dari  aktifitas kegiatan sehari-
hari. 
2. Administrasi sebagai cermin kehidupan satuan,
untuk itu perlu dikerjakan dengan rapi dan teliti.
3. Apabila ditangani lebih dari satu orang maka
sebaiknya diadakan pembagian tugas secara
jelas.
4. Serta disimpan  disuatu tempat tertentu sesuai
kebutuhan.