ANALISIS KESALAHAN BERBAHASA PADA SURAT DINAS KAMPUS

DAN LUAR KAMPUS

Disusun oleh:
Kelompok 9-A
Asri Sakinatun Nisa 192121021
Bunga Utami Rahmi 192121016
Fawzan Azkiya 192121035
Pipit Saesariyanti 192121009

A. Pengertian Surat Dinas

Menurut jenisnya, surat dibedakan menjadi dua, yaitu surat resmi dan surat
tidak resmi. Surat resmi merupakan surat yang berhubungan dengan instansi atau
kedinasan dan bahasanya sesuai dengan kaidah tata bahasa baku. Surat dinas biasa
disebut juga sebagai surat resmi. Surat dinas dibuat untuk kepentingan instansi atau
lembaga. Selain bahasa yang digunakan harus bahasa resmi (bahasa yang baik dan
benar), penulisan surat dinas juga menuntut format surat yang tepat.
Menurut Arifin dalam (Suhardi, dkk., 2016: 1) menyatakan bahwa surat
adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu
pihak ke pihak lain (orang lain, instansi, atau organisasi). Selain itu, Soedjito, dkk.
(1994: 14) mengemukakan bahwa surat resmi atau surat dinas adalah surat yang
berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintahan. Sejalan dengan hal tersebut,
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa (1991: 3) mendefinisikan bahwa surat
resmi adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan
kegiatan dinas instansi.
Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa surat dinas atau surat resmi adalah
surat dari satu pihak lain yang berisi informasi menyangkut kepentingan tugas dan
kegiatan instansi yang bersangkutan. Surat resmi atau surat dinas hanya dibuat oleh
instansi resmi dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan
dengan instansi tersebut. Karena sifatnya yang resmi, surat dinas harus ditulis dengan
menggunakan bahasa ragam resmi atau baku.

1
B. Fungsi Surat Dinas
Fungsi surat dinas secara umum, yakni sebagai alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan atau informasi. Surat dinas secara khusus dapat berfungsi
sebagai berikut.
1. Duta atau wakil penulis, yaitu mewakili seseorang yang tidak dapat berhadapan
secara langsung. Oleh sebab itu, surat harus ditulis dengan teliti dan benar karena
surat mencerminkan atau membawa citra positif pengirim pada penerima.
2. Surat dinas sebagai alat pengikat, yaitu sebagai pengikat yang sah secara hukum.
Surat dinas dapat diarsipkan dan menjadi bukti autentik jika suatu hari muncul
permasalahan.
3. Sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi yang berisi
pedoman dari suatu pekerjaan.
4. Sebagai bukti tertulis, hitam di atas putih, seperti surat-surat perjanjian.
5. Sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan.
C. Jenis-Jenis Surat Dinas
1. Surat Keputusan
Secara isi, surat keputusan merupakan surat yang memiliki tingkat derajat
tinggi. Surat keputusan hanya dapat dibuat dan dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang. Apabila terjadi perubahan dalam surat keputusan, perubahan tersebut
hanya dapat dilakukan melalui surat keputusan. Surat keputusan terdiri atas beberapa
bagian. Berikut ini bagian dalam surat keputusan, antara lain.
a. Kepala surat, disesuaikan dengan lembaga yang mengeluarkan surat
keputusan. Di bawah kepala surat ditulis kata “keputusan” yang dituliskan
secara terpisah, mandiri, dan diikuti nama jabatan pejabat yang berwenang
mengeluarkan surat keputusan tersebut di bawahnya (huruf yang dipakai
adalah huruf kapital).
b. Nomor surat, ditulis sesuai aturan. Kata nomor disingkat No. dan biasanya
diletakkan di bawah nama jabatan yang berwenang atau institusi terkait.
c. Hal, bagian ini berisi inti keputusan secara ringkas dan jelas. Hal surat
dituliskan dengan huruf kapital secara keseluruhan.
d. Nama Jabatan yang berwenang mengeluarkan surat keputusan, penulisan
nama jabatan menggunakan huruf capital secara keseluruhan.
e. Konsideran, memuat pertimbangan-pertimbangan yang menjadi dasar
dibuatnya atau dikeluarkannya keputusan. Biasanya bagian ini terdiri atas

2
 kalimat/paragraf yang dimulai dengan kata-kata sebagai berikut. 1) Membaca:
yang diikuti oleh uraian tentang isi surat yang telah diterima pejabat pembuat
keputusan itu. 2) Menimbang: yang diikuti oleh
pertimbangan-pertimbangan/tujuan/alasan hingga perlu dikeluarkannya
keputusan tersebut. 3) Mengingat: yang diikuti oleh peraturan-peraturan,
undang-undang, atau keputusan-keputusan yang ada sehingga keputusan yang
akan dikeluarkan itu dapat dipertanggungjawabkan dan berdasar hukum yang
kuat. 4) Memperhatikan: bagian ini dapat muncul jika diperlukan. Bagian ini
memuat uraian tentang ketentuan-ketentuan/tulisan-tulisan dinas/pendapat
pejabat yang perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan itu.
f. Diktum, berisi rumusan keputusan yang diambil oleh pejabat berdasarkan
konsideran. Diktum diawali dengan kata Memutuskan yang ditulis
menggunakan huruf kapital secara keseluruhan, disusul di sebelah kirinya
oleh kata Menetapkan yang ditulis menggunakan huruf kapital secara
keseluruhan. Selanjutnya sebutkan keputusan apa saja yang dibuat dengan
diawali kata, Pertama: Kedua: Ketiga: dan seterusnya.
g. Kaki Surat Keputusan, kaki surat dalam surat keputusan berlaku sebagai
penutup surat yang berisikan: 1) tempat dikeluarkannya surat keputusan yang
diawali dengan kata Ditetapkan di .... ; 2) tanggal, bulan, tahun yang didahului
dengan kata pada tanggal ....; 3) tanda tangan; 4) nama terang; 5) NIP; dan 6)
cap dinas.
h. Distribusi, bagian ini berisikan daftar pihak yang dikirim salinan surat
keputusan, seperti sebuah tembusan.
2. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat permintaan atau permohonan kepada seseorang
untuk hadir dalam kegiatan yang diadakan oleh lembaga pengirim surat. Surat
undangan merupakan sebuah penghormatan secara formal (dengan media tulis) untuk
yang diundang. Beberapa kegiatan yang membutuhkan surat undangan, misalnya
acara seminar, rapat, dan sebagainya. Surat undangan memiliki beberapa syarat surat
sebagai berikut.
a. Adanya kop surat atau kepala surat yang sesuai dengan lembaga pengundang.
b. Harus mencantumkan nomor surat dan tanggal pembuatannya.
c. Harus mencantumkan perihal surat.
d. Ada kejelasan tujuan surat atau kepada siapa surat itu harus disampaikan.
e. Harus mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat acara kegiatan tersebut
diselenggarakan.

3
 f. Harus ada tanda tangan pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
tersebut.
3. Surat Izin/Tugas
Surat izin adalah bentuk surat berupa permintaan izin kepada atasan atau
pihak yang memiliki otoritas yang lebih tinggi untuk melakukan sesuatu atau tidak,
yang berkaitan dengan urusan kedinasan. Sementara itu, surat tugas adalah surat dinas
yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf atau bawahannya.
Surat ini memuat petunjuk yang harus dilakukan seseorang atau kelompok dalam
bentuk satuan organisasi atau satuan kerja. Surat ini diberikan kepada seseorang
untuk melakukan suatu tugas.
4. Surat Permohonan/Permintaan
Surat pemohonan/permintaan merupakan salah satu jenis surat dinas yang
isinya mmeminta atau memohon bantuan atau izin kepada pihak tertentu berkenaan
dengan hal-hal yang bersifat kedinasan dan menyangkut jasa atau barang. Misalnya,
permohonan bantuan pengiriman barang dan surat permohonan untuk menjadi
pembicara.
5. Surat Edaran
Surat edaran ialah salah satu jenis surat dinas yang ditujukan kepada orang banyak
yang isinya menyampaikan hal-hal tertentu kepada masyarakat, baik yang sifatnya
internal institusi maupun eksternal institusi. Bagian-bagian dari surat edaran resmi
(pemerintah), umumnya terdiri dari beberapa bagian, sebagai berikut.
a. Kepala surat edaran yang mencakup nama dan alamat instansi yang
bersangkutan, petunjuk surat edaran, nomor verbal surat edaran, perihal surat
edaran.
b. Isi surat edaran.
c. Kaki surat edaran yang mencakup tanggal dibuatnya surat edaran, bagian yang
mengeluarkan surat edaran, nama terang disertai nomor induk pegawai,
stempel unit organisasi, serta tembusan surat.
6. Surat Pengumuman/Pemberitahuan
Surat pengumaman adalah surat dinas yang berisi pemberitahuan suatu hal yang
ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum dan kepada pihak-pihak
yang terlibat dalam isi atau perihal yang dicakup oleh pengumuman tersebut. Bagian-
bagian surat pengumuman antara lain sebagai berikut.

4
 a. Bagian kepala surat yang memuat nama dan alamat dari unit/organisasi,
petunjuk pengumuman, nomor pengumuman, dan perihal pengumuman.
b. Bagian isi pengumuman.
c. Bagian kaki pengumuman yang memuat tanggal dan bulan pengumuman,
nama, dan jabatan penanggung jawab pengumuman.
Sementara itu, surat pemberitahuan adalah surat dinas yang ditujukan untuk
memberitahukan suatu hal kepada pihak eksternal atau internal instansi maupun
organisasi. Bagian-bagian surat pemberitahuan antara lain sebagai berikut.
a. Bagian kepala surat yang memuat nama dan alamat dari unit/organisasi,
petunjuk pemberitahuan, nomor pemberitahuan, dan perihal pemberitahuan.
b. Bagian isi pemberitahuan.
c. Bagian kaki pemberitahuan yang memuat tanggal dan bulan pemberitahuan,
nama, dan jabatan penanggung jawab pemberitahuan.
D. Ketentuan Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa bagian. Bagian-bagian itu dapat
dikelompokkan menjadi empat, di antaranya sebagai berikut.
1. Kepala surat, berisi tiga unsur pokok, yakni nama instansi/kantor/badan, alamat,
dan logo.
2. Pembuka surat, berisi tanggal surat yang memuat tanggal, bulan dan tahun. Pada
bagian ini, kota tempat dibuatnya surat tidak perlu ditulis karena sudah terlihat
pada kop atau kepala surat. Selain itu, berisi nomor surat yang memuat nomor
urut surat, kode instansi, dan bulan serta tahun pembuatan, aturan penomoran
mengikuti ketentuan dari tiap instansi atau lembaga. Selanjutnya terdapat
lampiran yang mengungkapkan jumlah sesuatu yang dilampirkan menyertai surat
utama, bukan apa yang dilampirkan. Kemudian, terdapat hal surat yang memuat
isi, pokok, inti, atau maksud surat. Terakhir, terdapat alamat surat yang memuat
dua komponen, yakni nama dan alamat penerima surat.
3. tubuh surat, berisi salam pembuka dan isi surat;
4. penutup surat, berisi salam penutup, tanda tangan pengirim, nama pengirim, dan
jabatan pengirim, tembusan serta inisial bila diperlukan (opsional).
Selain itu, surat dinas memiliki bentuk atau format tersendiri. Berikut ini
bentuk atau format surat dinas, antara lain: 1) bentuk lurus penuh; 2) bentuk lurus; 3)
bentuk setengah lurus lama; 4) bentuk setengah lurus baru; 5) bentuk lekuk; 6) bentuk
paragraf bergantung; 7) bentuk resmi berparagraf lurus; dan 8) bentuk resmi
berparagraf lekuk.

5
 E. Kaidah Kebahasaan Surat Dinas
Pada dasarnya, surat dinas mengikuti kaidah kebahasaan tata bahasa baku
bahasa Indonesia karena termasuk ke dalam surat resmi. Berikut ini ketentuan bahasa
surat dinas secara umum, antara lain.
1. Menggunakan bahasa yang baku, misalnya kata “nggak” tidak digunakan, tetapi
menggunakan kata “tidak”.
2. Menggunakan kalimat yang efektif, yaitu kalimat yang singkat, jelas, padat, dan
tepat.
3. Menggunakan pilihan kata yang tepat.
4. Pemenggalan kata sebaiknya memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang berlaku.
5. Menggunakan ejaan dan tanda baca yang sesuai dengan EBI (Ejaan Bahasa
Indonesia).
F. Analisis Kesalahan pada Surat Dinas Kampus
Data surat dinas yang diambil dan digunakan untuk analisis kesalahan surat
dinas kampus, yaitu surat pemberitahuan konfirmasi dan permohonan izin pada desa
tempat KKN Periode I Tahun Akademik 2021/2022 Universitas Siliwangi.
Berikut ini beberapa kesalahan yang ditemukan pada surat dinas
pemberitahuan konfirmasi dan permohonan izin KKN Periode I Tahun Akademik
2021/2022 Universitas Siliwangi.

No. Kategori Jenis Metodologi Analisis Kesalahan Berbahasa

Linguistik Kesalahan Kata/Kalimat F Unsur Interpretas Perbaikan
yang Salah Kesalahan i Kesalahan
Kesalahan
1 Fonologi Perubahan
Fonem
Penghilangan
Fonem
Penambahan ... dengan ini 1 Penambahan Kekeliruan Penulisan
Fonem kami huruf k pada kata
mengkonfirmasi kata mengkonfirm
bahwa Desa … mengkonfirmas asi tidak
i tepat karena
huruf k pada

6
 kata
mengkonfirm
asi
seharusnya
luluh/lesap
ketika
menggunaka
n imbuhan
meng-
sehingga
menjadi
mengonfirma
si.
Perubahan
Bunyi
Diftong
Penulisan Lampiran : 3 1 Penulisan Kekeliruan Penulisan
Lembar lambang angka 3 pada
bilangan lampiran
sebaiknya
menggunaka
n huruf
bukan
angka/nomor
karena hanya
terdiri dari
satu suku
kata, yaitu
tiga.
Penulisan
yang tepat,
yaitu
Lampiran :
tiga Lembar.
Yth. Kepala Desa 1 Penulisan Kesalahan Penulisan
(Terlampir) huruf kapital huruf kapital
di Tempat pada kata
Tempat tidak
tepat karena
karena tidak
disertai
dengan nama

7
 tempat yang
dituju.
Penulisan
yang tepat
seharusnya di
tempat.
… bahwa Desa 1 Penulisan Penggunaan
yang Bapak / Ibu huruf kapital huruf kapital
pimpin akan … pada kata
Desa tidak
tepat karena
tidak diikuti
oleh nama
desa atau
tempat.
Penulisan
yang
seharusnya
diubah
menjadi
bahwa desa
yang
Bapak/Ibu
pimpin.
1. … Bapak / 2 Penempatan Kesalahan Peletakkan
Ibu pimpin jeda jeda pada
akan dijadikan frasa Bapak /
… Ibu tidak
tepat karena
terdapat jeda
setelah kata
Bapak dan
Ibu,
seharusnya
tidak perlu
memberi jeda
(spasi) di
antara tanda
garis miring
dengan kata
yang
menyertainya

8
 , menjadi
Bapak/Ibu.
2. … pasca Penempatan
pandemic jeda pada
Covid-19. kata pasca
pandemic
tidak tepat
karena kata
pasca
merupakan
bentuk terikat
sehingga
penulisannya
harus
serangkai
dengan kata
yang
menyertainya
. Penulisan
yang tepat,
yakni
pascapandem
i/pascapande
mik.
2 Morfologi Afiksasi Berkaitan dengan 1 Penempatan Kekeliruan Penulisan
hal diatas kami preposisi frasa diatas
mohon … sebagai tidak tepat
imbuhan karena kata
di pada frasa
tersebut
bukan
berfungsi
sebagai
imbuhan
melainkan
preposisi
sehingga
penulisan
yang benar
seharusnya
dipisah dari
kata yang

9
 menyertainya
, menjadi di
atas karena
menunjukkan
arah/tempat.
Reduplikasi
Gabungan 1. … atas 1 Gabungan kata Kesalahan Penulisan
Kata perhatian dan yang frasa
kerjasamanya seharusnya kerjasama
… dipisah tidak tepat
karena
digabungkan,
seharusnya
penulisan
gabungan
kata tersebut
dipisah
karena kerja
sama terdiri
dari dua kata
yang masing-
masing
katanya
memiliki arti
tersendiri,
kerja dan
sama,
sehingga
penulisan
yang tepat itu
kerja sama,
atau jika
ditambah
pronomina
persona –
nya menjadi
kerja
samanya.
2. … kami 1 Kata yang Penulisan
ucapkan seharusnya kata
terimakasih. ditulis terpisah terimakasih
tidak tepat

10
 karena ditulis
serangkai,
kata tersebut
seharusnya
ditulis
terpisah
sesuai aturan
dalam KBBI,
yaitu terima
kasih.
3 Sintaksis Kata … atas perhatian 1 Penggunaan Kekeliruan Penulisan
dan kerjasamanya kata ganti kata ganti
… orang ketiga (– pada frasa
nya) kerjasamany
a tidak tepat
karena
penggunaan
kata ganti –
nya
digunakan
untuk orang
ketiga,
sementara
surat
termasuk
komunikasi
dua arah
antara pihak
pengirim dan
penerima.
Maka dari
itu,
penggunaan
kata ganti
orang ketiga
tidak tepat,
seharusnya
menyebutkan
langsung
pihak kedua
yang
dimaksud,

11
 yaitu
Bapak/Ibu,
sehingga
penulisan
yang tepat
menjadi atas
perhatian
dan kerja
sama
Bapak/Ibu.
Frasa
Klausa
Kalimat … untuk 1 Kalimat Kekeliruan Kalimat
melaksanakan kurang partikel kurang
kegiatan KKN di untuk lengkap dan
lokasi Bapak/Ibu menjelaskan tepat karena
pimpin sebagai kata terdapat
usaha … berikutnya pengurangan
partikel yang
pada klausa
di lokasi
Bapak/Ibu
pimpin
sehingga
maksud yang
disampaikan
kurang jelas,
lebih baik
jika ditambah
partikel yang
sebagai
penjelas
untuk
menyatakan,
menjadi di
lokasi yang
Bapak/Ibu
pimpin.
4 Semantik Makna
Leksikal
Makna
Gramatikal

12
 Makna
Kontekstual

No. Kategori Metodologi Analisis Kesalahan Berbahasa

Komparatif Kata/Kalimat yang F Unsur Interpretasi Perbaikan
Salah Kesalahan Kesalahan Kesalahan
1 Interlanguage … pasca pandemic 1 Adanya Kekeliruan Penulisan pandemic
Covid-19. penggunaan kurang tepat karena
bahasa berasal dari bahasa
asing dalam Inggris. Penulisan
satu kalimat kata atau padanan
yang tepat dalam
bahasa Indonesia
seharusnya
pandemi/pandemic,
sehingga kalimat
menjadi
pascapandemi Covid-
19.
2 Intralanguage

G. Analisis Kesalahan pada Surat Dinas Luar Kampus

13
 Data surat dinas yang diambil dan digunakan untuk analisis kesalahan pada
surat dinas luar kampus, yaitu surat perintah tugas untuk Kepolisian Resor
Tasikmalaya Kota dalam pengamanan lokasi Rusunawa Universitas Siliwangi dan
Rumah Sakit Islam Hj. Siti Munawaroh.
Berikut ini beberapa kesalahan yang ditemukan pada surat dinas perintah
tugas pengamanan lokasi Rusunawa Universitas Siliwangi dan Rumah Sakit Hj. Siti
Munawaroh untuk Kepolisian Resor Tasikmalaya Kota.

14
Daftar Referensi
Akmaluddin. 2016. Problematika Bahasa Indonesia Kekinian: Sebuah Analisis
Kesalahan Berbahasa Indonesia Ragam Tulisan. Mabasan: 10(2), 63-84.
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. 1991. Jakarta: Departemen Pendidikan
dan Kebudayaan.
Purwaningsih, S. 2016. Kesalahan Berbahasa Bidang Fonologi dan Morfologi dalam
Penulisan Surat Dinas di SMK Harapan Kartasura. (Publikasi Ilmiah,
Universitas Muhammadiyah Surakarta, 2016). Diakses dari:
http://eprints.ums.ac.id/45294/29/naskah%20publikasirevisi.pdf.
Suhardi, dkk. 2016. Menulis Surat Dinas. Yogyakarta: K-Media.
Soedjito, dkk. 1994. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung: Remadja
Karya.

15