Ciri-Ciri Surat Dinas

Adapun ciri dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga.

Adanya nomer surat dan lampiran.

Adanya salam pembuka maupun salam penutup.

Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.

Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

Syarat Surat Dinas

Beberapa persyarat untuk membuat sebuah surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut ini:

Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas.

Isi dari surat tidak terlalu panjang harus langsung pada inti yang ingin disampaikan.

Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.

Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

Fungsi Surat Dinas

Surat Dinas berfungsi antara lain sebagai berikut :

Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian izin ataupun surat
pengambilan keputusan.

Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.

Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.

Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.

Unsur / Bagian-bagian Surat Dinas

Surat dinas merupakan surat resmi dan tentu saja ada bagian-bagiannya, yang diantaranya seperti
bawah ini:

1. Kop Surat atau kepala surat

Merupakan bagian teratas dari sebuah surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan surat
formal dan surat non formal. Kop surat terdiri dari logo, nama dan alamat instansi atau lembaga.
Yang dimana nama mengacu pada induk organisasi, serta pada kop surat terdapat karakteristik
atau ciri khas organisasi tersebut.

2. Tanggal surat

Terdiri dari nama, tempat dan tanggal dibuatnya surat tersebut.

3. Nomor

Terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas instansi atau lembaga dan tahun
dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran

Lampiran yaitu lembaran tambahan yang akan dilampirkan, dapat berupa lembaran kertas lain
atau dokumen lain. Jika tidak ada lampiran biasanaya diisi dengan tanda strip.

5. Perihal atau hal

Perihal merupakan isi pokok dari surat dinas, seperti misalnya ditujukan kepada siapa atau untuk
apa surat tersebut.

6. Alamat
Terdapat 2 (dua) macam penulisan alamat pada surat dinas, ada untuk perorangan dan ada untuk
instansi lain. Jika untuk surat rahasia kata kepada tak perlu dipakai sebab sudah ditulis pada
amplop. Jika untuk surat dinas terbuka maka memakai kepada lalu langsung saja memakai
nama instansinya. Akan tetapi jika ditujukan bagi orang banyak harus memakai kata bapak,
ibu dan sebagainya dan kata Yth digunakan jika surat ditujukan kepada orang ataupun suatu
jabatan.

7. Salam pembuka

Salam pembuka dipakai untuk menunjukan sopan santun maupun rasa hormat.

8. Isi surat

Isi dari surat haruslah sesuai dengan perihal.

9. Salam penutup

Salam penutup dipakai untuk menunjukan akhir dari isi surat.

10. Pengirim

Meliputi jabatan pengirim dalam instansi / lembaga, nama terang, tanda tangan, dan stempel
instansi.

11. Tembusan

Tembusan dipakai jika surat tersebut memang membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu pihak-
pihak yang mendapatkan tebusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.

Jenis / Macam-Macam Surat Dinas

1. Surat Pengumuman : Surat yang disampaikan kepada khalayak umum tanpa harus
diketahui siapa dan berapa jumlah pembacanya, dan siapa pun berhak membaca.

2. Surat Panggilan Kerja : Surat yang dipergunakan untuk memanggil / mengundang

seseorang untuk mengadakan wawancara, pengujian tenaga kerja, penawaran protek kerja
sama dll sesuai tempat dan waktu yang ditetapkan.

3. Surat Permohonan Izin : Surat yang sengaja dibuat dengan tujuan untuk memohon izin /
bantuan maupun kerjasama kepada instansi terkait.

4. Surat Undangan : Surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara
pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

5. Surat Pemberitahuan : Surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota yang
dituju agar mereka mengetahui sebuah kabar,berita/informasi.
6. Surat Pemberian Izin : Surat yang memberikan izin kepada perusahaan / seseorang
untuk menggunakan lokasi tertentu sebagai tempat usaha menyatakan tidak keeratan atas
permohonan izin yang disampaikan

7. Berita Acara : Catatan laporan yang dibuat mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan /
petunjuk lain tentang suatu perkara / peristiwa.

8. Surat Keterangan : Surat yang berisikan keterangna mengenai suatu hal agar tidak
menimbulkan keraguan.

9. Surat Rekomendasi : Surat yang dibuat oleh seorang pimpinan / pejabat tertentu yang
berisi keterangan tentang keadaan pribadi seseorang berdasarkan data-data autentik yang
adak katena diminta sendiri oleh pihak yang bersangkutan untuk kepentingan pribadinya.

10. Surat Keputusan : Surat yang berisi putusan tentang suatu hal yang berkaitan dengan
urusan dalam sebuah lembaha / iInstitusi, agar tidak menimbulkan salah tafsir.

11. Surat Peringatan : Surat yang dilayangkan oleh pihak berwenang kepada karyawan di
suatu perusahaan perihal adanya pelanggaran aturan karyawan tersebut.

12. Surat Bantahan : Surat yang dibuat oleh penggugat yang berisi bantahan terhadap suatu
pernyataan yang dianggap salah dan harus diluruskan.

13. Surat Perintah : Surat yang berisikan perintah dan pejabat yang berwenang kepada
seseorang untuk melakukan suatu kegiatan / tidak melakukan suatu kegiatan.

14. Surat Perjanjian Kerja : Surat yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu
perusahaan yang dilakukan dan ditandatangani okeh calon pekerja dan pihak perusahaan
juga berisi ketentuan mengatur hubungan kerja antara aperusahaan dan karyawan.

15. Surat Laporan : Surat yang berisi penyajian fakta tentang sesuatu keadaan / suatu
kegaiatan yang berkenaan dengan tanggung jawab ditugaskan kepada pelapor.

16. Surat Pernyataan : Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai
pertanggungjawaban ats pernyataan tersebut.

17. Surat Pengantar : Surat yang ditujukan kepada seseorang pejabat / perusahaan untuk
mengantarkan surat, dokumen maupun barang.

18. Surat Kuasa : Surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang pejabat tertentu
kepada seseorang / pejabat lainnya.

19. Surat Perintah Perjalanan Dinas : Surat yang digunakan sebagai alat pemberitahuan
yang ditunjukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta
pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan.
20. Surat Tugas : Surat yang diberikan atasan kepada bawahan untuk menugaskan
seseorang dalam melaksanakan tugasnya di instansi / perusahaan tertentu dan yang
ditugaskan dapat menyelesaikan tugasnya dengan waktu dan tempat yang telah
ditentukan.

21. Surat Pengusulan : Surat yang berisi saran / permintaan kepada seseorang . suatu badan
untuk melakukan suatu pekerjaan yang dimaksudkan agar oran . badan yang menerima
usul tersebut dapat melakukan apa yang diharapkan.

22. Surat Perjanjian Jual Beli : Surat mengenai adanya kesepakatan antar pihak pertama
dan pihak kesua melalui transaksi barang, baik barang bergerak maupun tak bergerak.

23. Surat Perjanjian Sewa Menyewa : Surat yang dibuat oleh dua pihak yaitu pihak
penyewa dan yang menyewakan dengan memuat pernyataan kesepakatan serta menyewa
yang disetujui