BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perawatan dan pemeliharaan adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk
meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam kondisi yang
siap pakai dan berfungsi dengan baik. Berkaitan dengan sarana dan prasarana. Perawatan
dimaksudkan sebagai usahapreventif atau pencegahan agar sarana dan prasarana tidak rusak
dan tetap terjaga. Selain itu perawatan juga dimaksudkan sebagai upaya untuk melakukan
kalibrasi, pengaturan, penyetelan atau perbaikan peralatan sarana dan prasarana yang sudah
terlanjur rusak sehingga siap untuk dipergunakan lagi. Kemacetan sarana dan prasarana akan
menyebabkan kerugian yang sangat besar bagi organisasi

Tujuan administrasi pemeliharaan tersebut adalah menjaga dan menjamin setiap

logistik yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya sewaktu logistik tersebut
dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami hambatan /
stagnasi, selanjutnya agar umur pemakaian logistik dapat mencapai batas waktu yang optimal
(sesuai batas waktu yang ditetapkan), dan Mendukung efisiensi organisasi.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa Pengertian Struktur Organisasi?

2. Apa Tugas Masing-Masing Bagian Pada Struktur Organisasi?
3. Apa Pengertian Administrasi Secara Sempit?
4. Apa Saja Aktivitas Administrasi?
5. Apa Pengertian Prosedur?
6. Apa Saja Identitas Pokok Prosedur?
7. Apa Pengertian Administrasi Pemeliharan Logistik?
8. Apa Saja Skope dan Tanggung Jawab Administrasi Pemeliharan Logistik?
9. Apa Saja Identifikasi Langkah-langkah Pemeliharaan Logistik?
10. lembar penyusunan analisa administrasi kegiatan pemeliharaan logistik

1.3 Tujuan Administrasi Logistik

1. Untuk memahami Struktur Organisasi.

2. Untuk mengetahui tugas masing-masing bagian pada struktur organisasi.
3. Untuk memahami administrasi secara sempit.
4. Untuk mengetahui apa saja aktivitas administrasi.
5. Untuk memahami pengertian prosedur.
6. Untuk mengetahui apa saja identitas pokok prosedur.
7. Untuk memahami administrasi pemeliharaan logistik.
8. Untuk mengetahui apa saja skope dan tanggung jawab administrasi pemeliharaan
logistik.
9. Untuk mengetahui apa saja identifikasi langkah-langkah pemeliharaan logistik.
10. Untuk mengetahui lembar penyusunan analisa administrasi kegiatan pemeliharaan
logistik.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Konsep Dasar Organisasi

2.1.1 Pengertian Struktur Organisasi

Kata “Struktur” berarti “cara bagaimana sesuatu disusun atau

dibangun; susunan; bangunan”1. - Yang dimaksud “organisasi” adalah
“menyusun struktur kekuasaan formal, batasan jelas dan dikoordinasi untuk
mencapai obyek tertentu”2. Jadi Struktur organisasi adalah suatu kerangka
yang menunjukkan semua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi.

Pada dasarnya organisasi merupakan alat yang ditemukan untuk

menyelesaikan pekerjaan melalui tindakan kolektif. Secara ringkas, dalam
setiap pekerjaan akan muncul pembagian kerja. Setiap pembagian kerja akan
muncul koordinasi kerja dan setiap koordinasi kerja akan timbul pembagian
kekuasaan. Menurut Jones (2001:8) “organizational structure is the formal
system of task and authority to achieve organizational goals” sehingga dalam
hal ini struktur sangat penting sebagai sarana mencapai tujuan organisasi.

Dalam rangka mencapai sasaran dan tujuannya, suatu organisasi

membagi pekerjaan pada anggotanya untuk diselesaikan, dengan kata lain
pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan tersebut terlebih dahulu
harus dibuatkan dengan struktur. Menurut Robbins (2001:166) suatu struktur
organisasi menetapkan bagaimana tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan
dikoordinasikan secara formal. Struktur walaupun hanya menyajikan kerangka
bangunan organisasi merupakan suatu subsistem penting dalam organisasi.

Di bawah ini adalah contoh struktur organisasi suatu perusahaan.

2
2.1.2 Tugas Masing-masing Bagian pada Struktur Organisasi
a. Direksi
Jabatan seperti ini merupakan seseorang yang benar-benar ditunjuk
unutk mempin suatu lembaga perusahan pemerintah, swasta maupun
lembaga pendidikan politeknik. Dalam sifat kepemimpinan harusnya orang
yang terpilih mempunyai sikap profesionalitas yang mengarahkan untuk
menjalankan visi misi perusahaan. Seorang direktur atau dewan direksi
dalam jumlah direktur dalam suatu perusahaan (minimal satu). Pada
umumnya direksi memiliki tugas antara lain :

1. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan

perusahaan atau institusi
2. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala
bagian (manajer) atau wakil direktur
3. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan atau institusi
4. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja
perusahaan atau institusi.

b. Direktur Utama
Merupakan fungsi jabatan tertinggi dalam sebuah perusahaan seperti
perseroan terbatas (PT) yang secara garis besar bertanggungjawab mengatur
perusahaan secara keseluruhan. Tentunya di direktur utama ini antara lain
sebagai koordinator komunikator, pengambil keputusan, pemimpin dan
menjalankan perusahaan.
Tanggung Jawab Direktur Utama terlihat berat, karena mengatur
perusahaan secara keseluruhan untuk kelangsungan kehidupan perusahaan
agar dapat terus maju dan berkembang. Tugas dan Tanggung Jawab
Direktur Utama tertuang dalam UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan
Terbatas, yaitu :

1. Memimpin perusahaan dengan membuat kebijakan-kebijakan

perusahaan
2. Memilih, menentukan, mengawasi pekerjaan karyawan
3. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan dan melaporkan laporan
pada pemegang saham.

c. Direktur
Bisa dilihat bahwa pengertian bagan direktur dimana jabatan berada
dibawah direksi utama. Direktur merupakan jabatan tertinggi dalam sebuah
perusahaan yang bertanggungjawab mengatur perusahaan secara
keseluruhan, oleh karena itu fungsi adanya jabatan direktur ini sangatlah
penting untuk kelangsungan kehidupan perusahaan. Didalam sebuah
perusahaan direktur gak hanya cukup direktur saja tapi banyak macamnya
contoh saja seperti direktur pemasaran, direktur utama dll.
Tugas direktur utama secara umum adalah sebagai koordinator,
komunikator, pengambil keputusan, pemimpin, pengelola dan eksekutor.
Inipun tugas direktur sebagai berikut :

3
 1. Memiliki pengalaman yang luas, memiliki rekam jejak yang baik dan
menunjukkan keberhasilan dalam karir
2. Memiliki pengetahuan yang memadai mengenai perusahaan yang akan
dipimpin
3. Memiliki pemahaman dalam tata kelola perusahaan dan manajemen
4. Memiliki kemampuan merancang dan melaksanakan kebijakan
strategis untuk perkembangan perusahaan
5. Memiliki integritas tinggi
6. Memiliki jiwa kepemimpinan
7. Memiliki dedikasi yang tinggi untuk mengembangkan dan memajukan
perusahaan.

d. Direktur Keuangan
Dari alur bagan sehabis direktur disambung ke direktur keuangan
dimana job desription antara lain sebagai pembuat, merumuskan,
menyusun, dan menetapkan konsep dan rencana umum perusahaan
mengarahkan dan memberikan kebijakan/keputusan atas segala rancang
bangun dan mengimplementasikan manajemen administrasi,
kepersonaliaan, keuangan dan urusan umum ke arah pertumbuhan dan
perkembangan perusahaan. Jabatan seperti ini sangat berpengaruh untuk
meningkatkan seluruh sumber dana yang ada secara optimal bagi
kepentingan perusahaan. Tugas Direktur Keuangan antara lain :

1. Menciptakan konsep dasar, kerangka dan prosedur departemental

berdasarkan kebutuhan dan konsep yang diajukan oleh departemen
administrasi, kepersonaliaan, keuangan dan urusan umum.
2. Memastikan dan mengawasi aplikasi dari setiap aspek organisasi,
penerima motivasi manajemen administrasi, kepersonaliaan, keuangan
dan urusan umum, menyatu dengan sasaran strategi perusahaan dan
memberikan sumbangan terhadap berhasilnya pencapaian sasaran-
sasaran.
3. Membuat, menyusun dan menetapkan rencana kerja dan pelaporan
yang mencakup hal-hal:
 Bahan-bahan laporan
 Kelengkapan data
 Rekapitulasi kerja
 Rencana kerja
 Evaluasi hasil
 Informasi-informasi lain
4. Prosedur laporan
 Membuat laporan perencanaan untuk melengkapi, menambah dan
memper baiki hasil dari suatu data maupun evaluasi.
 Menyusun suatu laporan berkala, dari bawah ke atas disesuaikan
dengan kebutuhan data. Bila dianggap perlu menyusun suatu
laporan khusus yang berkaitan dengan kebutuhan mendesak.
5. Memelihara sistem pertanggungjawaban guna kepentingan perusahaan.
6. Memelihara sistem pertanggungjawaban perusahaan guna kepentingan
manajemen administrasi kepersonaliaan, keuangan dan urusan umum
dalam pemeriksaan pengeluaran oleh perusahaan.

4
e. Direktur Personalia
Tugas pokok manajer personalia / tugas utama
manajer personalia adalah mengkoordinasikan semua kegiatan manajemen
sumber daya manusia dalam organisasi untuk memaksimalkan penggunaan
sumber daya manusia secara strategis seperti kompensasi karyawan,
rekrutmen, kebijakan personalia, dan kepatuhan terhadap peraturan. Tugas
direktur personalia antara lain :
1. Mengkoordinasikan semua kegiatan manajemen sumber daya
manusia dalam organisasi untuk memaksimalkan penggunaan sumber
daya manusia secara strategis seperti kompensasi
karyawan, rekrutmen,kebijakan personalia, dan kepatuhan terhadap
peraturan.
2. Mengidentifikasi lowongan staf, merekrut, mewawancarai dan dan
memilih pelamar.
3. Mengembangkan, mengelola dan mengevaluasi tes pelamar
kerja.Memberikan informasi tentang kebijakan perusahaan, detail tugas
pekerjaan, kondisi kerja, upah, jenjang karir dsb pada calon karyawan
saat ini.
4. Melakukan pemecatan karyawan dan mengelola prosedur
disiplin.Mengalokasikan sumber daya manusia dengan tepat.
5. Membuat rencana dan melakukan orientasi kepada karyawan baru
untuk menumbuhkan sikap positif terhadap tujuan perusahaan.

f. Manajer
Merupakan fungsi jabatan kerja pada sebuah perusahaan yang bertugas
memimpin, mengelola dan mengkoordinasikan semua hal yang berkaitan
jalannya roda perusahaan. Menjadi seorang manajer memang bukan perkara
mudah, yaa mungkin terbilang sangat sangat sulit. Bagaimana tidak,
pasalnya untuk bisa menjadi menempati posisi jabatan manajer saja bisa
jadi anda harus menorehkan prestasi yang bisa membuat rekan sekantor dan
jajaran petinggi perusahaan angkat topi. Tugas dan tanggung jawab
Manager antara lain :
1. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya
2. Mengelola operasional harian perusahaan
3. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan
mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan
4. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan
5. Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di
perusahaan

g. Manajer Personalia
merupakan manajemen yang mengurusi dalam hal perencanaan,
pengembangan, pembagian kompensasi, penginterprestasian dan
pemeliharaan tenaga kerja maksudnya untuk membantu mencapai tujuan
perusahaan, individu dan masyarakat. Adapun tugas yang meliputi :
1. Membuat anggaran tenaga kerja yang diperlukan;
2. Membuat job analysis, job description, dan job spesification;
3. Menentukan dan memberikan sumber-sumber tenaga kerja;

5
 4. Mengurus dan mengembangkan proses pendidikan dan pendidik;
5. Mengurus seleksi tenaga kerja
6. Mengurus soal-soal pemberhentian (pensiun);
7. Mengurus soal-soal kesejahteraan
h. Manajer Pemasaran
Manajer pemasaran yaitu orang yang bekerja untuk memasarkan haslil
produksi perusahaan. Artinya orang yang menjadi suksesnya sebuah tujuan-
tujuan pemasaran di dalam organisasi. Hal ini mencakup juga segala
aktivitasnya bagaimana memenuhi tujuan tersebut disamping melakukan
pengukuran kemajuan sudah mencapai level mana dengan
mempertimbangkan peluang pasar dan sumber daya internal.
Tugas manajer pemasaran secara umum memanglah bertujuan untuk
memastikan bahwa keinginan dari pelanggan terakomodir oleh perusahaan.
Diantara tugas manajer pemasaran yaitu selalu harus dapat menganalisiss
kesempatan kedepan, membuat rumusan dan melaksanakan kegiatan yang
dimaksudkan untuk mencapai sasaran yang sudah ditentukan oleh
perusahaan. Sehingga hal tersebut menciptakan profit bagi perusahaan.

i. Manajer pabrik
Manajer produksi harus melibatkan seorang yang mempunyai
perencanaan, koordinasi dan kontrol dari proses manufaktur dan
bertanggung jawab memastikan barang dan jasa diproduksi secara efisien,
jumlah produksi yang benar & akurat, diproduksi sesuai dengan anggaran
biaya yang tepat dan berkualitas sesuai standar perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab manajer pabrik adalah :
1. Melakukan perencanaan dan pengorganisasian jadwal produksi
2. Menilai proyek dan sumber daya persyaratan
3. Memperkirakan, negosiasi dan menyetujui anggaran dan rentang waktu
dengan klien dan manajer
4. Menentukan standar kontrol kualitas
5. Mengawasi proses produks
j. Administrasi dan Gudang

Dari bagan ini yaitu seseorang yang mengurus data di dalam gudang,
seperti produk masuk dan keluar, sisa stock gudang dan mencatatat
permintaan barang dari luar. Untuk menjaga keamanan logistik dan
kelangsungan kerja organisasi maka dalam kegiatan penggudangan logistik
penting dilakukan administrasi penggudangan secara tertib dan benar. Hal
ini disebabkan administrasi penggudangan dapat dijadikan instrumen
pengawasan dan pengendalian di dalam penglolaan penggudangan di setiap
orgaisasi.

Berikut beberapa tugas standar seorang administrasi gudang adalah :

1. Setiap barang harus diterima dan dihitung setiap item stock logistik.
Kemudian di catat secara manual yang nantinya di input memakai
komputer

6
 2. Menerima kiriman barang barang untuk di simpan di gudang atau
ruang stock khusus.
3. Selalu menghitung dan membandingkan antara jumlah stock dan data
apakah memiliki perbedaan atau kesalahan
4. Merapikan dan menempatkan barang stock dengan rapi dan teratur
sehingga barang bisa keluar masuk secara mudah.
5. Menyediakan akses penyimpanan yang lebih teratur
6. Memberikan tanda tanda yang mudah dipahami untuk semua orang
pada setiap klasifikasi barang dan item tertentu menggunakan tag
pengenal/cap/stiker label dan lain lain.
7. Memelihara alat alat, supply barang dan tempat penyimpanan gudang
sesuai dengan prosedur keselamatan kerja
8. Menganalisa metode penyimpanan yang terbaik berdasarkan turnover
stock barang, lingkungan gudang dan kemampuan fasilitas didalam
gudang
9. Mencatat seluruh penggunaan stok dan penggunaan peralatan gudang
10. Memeriksa barang stock dan alat alat gudang dari kerusakan
lingkungan
11. Memberikan arahan kepada pekerja lain didalam lingkungan gudang
untuk memudahkan karyawan lain.
12. Membuat laporan harian mengenai keadaan barang dan gudang
13. Mengelola administrasi dan dokumentasi gudang
14. Memastikan setiap barang yang keluar masuk di catat secara tepat dan
akurat.

2.2 Konsep Dasar Administrasi

2.2.1 Pengertian Administrasi Secara Sempit

Administrasi dalam arti sempit, menurut Soewarno handayaningrat

(1988) dalam H.Rahmat (2013:2) : “Administrasi secara sempit berasal dari
kata Administratie (bahasa belanda) yaitu meliputi kegiatan catat mencatat,
surat menyurat, pembukuan ringan, agenda dan sebagainya yang bersifat
teknis ketatausahaan” dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa
administrasi dalam arti sempit yang dimaksudkan yaitu untuk menyediakan
informasi serta mempermudah memperoleh informasi jika dibutuhkan.

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-

mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
“Administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencacatan data dan
informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain atau dengan kata
lain disebut tata usaha”.
Pendapat Endang R dkk (2011:8), menjelaskan bahwa “Admnistrasi
adalah kegiatan penyusunan dan pencacatan data dan informasi secra
sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang
membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara
keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha.

7
2.2.2 Aktivitas administrasi
Terdapat aktivitas administrasi dalam suatu perusahaan, seperti yang
dikemukakan oleh para ahli berikut.

Menurut Sedarmayanti (2009:5) pekerjaan kantor dapat dibagi menjadi

sebagai berikut:
1. Mengumpulkan/menghitung keterangan
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana,
menjadi keterangan yang siap dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat keterangan
Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai macam
peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan,
keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung
siap pakai.
3. Mengolah keterangan
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan keterangan
Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan pelbagai cara dan alat,
sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim keterangan
Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan pelbagai cara dan alat
dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan keterangan
Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan pelbagai
cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis dan
aman.

Sedangkan menurut Gie (2009:16) Tata Usaha menurut intinya adalah tugas
pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud enam pola
perbuatan:
1. Menghimpun
Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana
sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat
Yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang
dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi
modern sekarang ini termasuk pula memateri keterangan-keterangan itu
dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya
“pencatatan” pada pita rekaman.
3. Mengolah
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Mengganda
Yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim

8
 Yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu
pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu
yang aman.

Dari kedua penjelasan para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa aktivitas
administrasi meliputi menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, dan menyimpan suatu data maupun informasi suatu perusahaan.

2.3 Konsep Dasar Prosedur

2.3.1 Pengertian Prosedur

Prosedur penting dimiliki bagi suatu organisasi agar segala sesuatu

dapat dilakukan secara seragam. Pada akhirnya prosedur akan menjadi
pedoman bagi suatu organisasi dalam mennentukan aktivitas apa saja yang
harus dilakukan untuk menjalankan suatu fungsi tertentu. Untuk lebih jelasnya
mengenai pengertian prosedur menurut beberapa para ahli di uraikan dibawah
ini.
Menurut Mulyadi (2016:4) prosedur, adalah “Suatu urutan kegiatan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau
lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.

Menurut Rao dalam Rasto (2015a:48) presedur, adalah “Istilah yang

berkonotasi dengan urutan kegiatan yang direncanakan untuk menangani
pekerjaan yang berulang, seragam, dan tetap”.

Menurut A.S. Moenir (1982:110), “Prosedur adalah suatu rangkaian

tindakan, langkah atau perbuatan yang harus dilakukan oleh seseorang untuk
dapat mencapai suatu tahap tertentu dalam hubungan pencapaian tujuan
akhir.” Di dalam sebuah pencapaian tujuan akhir yang diinginkan harus
mempunyai pandangan tentang apa yang seharusnya dilakukan, tahapan yang
bagaimana yang nantinya dapat membantu dalam mencapai tujuan akhir.

Dari beberapa pendapat-pendapat yang telah diuraikan di atas, maka

dapat mengambil kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu urutan langkah-
langkah, dari serangkaian tahapan yang saling berhubungan satu sama lain
sebagai suatu cara atau metode dalam melaksanakan ataupun menjalankan
suatu aktivitas sesuai dengan aturan yang berlaku untuk mencapai tujuan akhir.
Prosedur yang ada biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian
atau lebih, untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan
yang terjadi berulang-ulang dan prosedur juga bisa berlaku untuk kegiatan-
kegiatan di waktu yang akan datang.

9
2.3.2 Identitas Pokok Prosedur

a. What (Apa)
Terkait dengan apa nama aktivitas yang akan dilakukan.
b. Where (Di Mana)
Terkait dengan di mana aktivitas tersebut akan dilakukan.
c. When (Kapan)
Terkait dengan kapan atau waktu aktivitas tersebut akan dilakukan.
d. Who (Siapa)
Terkait dengan siapa saja pihak yang terlibat dalam aktivitas tersebut.
e. Why (Mengapa)
Terkait dengan alasan mengapa dilakukannya aktivitas tersebut.
f. How (Bagaimana)
Menerangkan hal-hal apa saja yang akan dilakukan untuk dapat mencapai
aktivitas yang akan dilakukan. Isinya yaitu sejak awal perencanaan,
persiapan, pelaksanaan, sampai aktivitas selesai.

2.4 Administrasi Pemeliharaan Logistik

2.4.1 Pengertian Administrasi Pemeliharan Logistik
Menurut Keith Lockyer (1999:186) “Pemeliharaan adalah suatu usaha untuk
memaksimalkan umur kegunaan dari alat sehingga peralatan dapat bekerja
secara memuaskan dan meminimalkan biaya kerusakan”. Fungsi pemeliharaan
sendiri adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi
teknis, daya guna barang inventaris..
Batasan pengertian tersebut, menegaskan bahwa yang hendak dicapai dalam
kegiatan pemeliharaan adalah menjaga dan menjamin setiap logistik yang ada
tetap berfungsi sebagaimana mestinya. Disamping itu, pemeliharaan logistik
diarahkan agar umur pemakaian logistik dapat mencapai batas waktu yang
optimal (sesuai batas waktu yang ditetapkan). Dengan demikian pemeliharaan
logistik juga ditujukan untuk mendukung efisiensi organisasi
Dapat disimpulkan bahwa pengertian administra Fungsi Logistik adalah
kegiatan penyusunan data dan informasi (tata usaha) menjaga dan menjamin
setiap logistik yang ada tetap berfungsi sebagaimana mestinya.
2.4.2 Skope dan Tanggung Jawab Administrasi Pemeliharan Logistik
1. Tujuan:
 Meningkatkan tingkat kegunaan peralatan
 Menambah peralatan
 Meningkatkan evisisiensi peralatan
 Penghematan anggaran
2. Manfaat pemeliharaan :
 Dapat memenuhi kebutuhan sesuai dengan rencana produksi.
 Menjaga kualitas produksi yang tepat guna, memenuhi apa yang
dibutuhkan oleh produk dan tidak mengganggu kegiatan produksi.
 Membantu mengurangi pemakaian dan penyimpanan diluar batas dan
menjaga modal untuk waktu yang ditentukan sesuai kebijakan.

10
  Melaksanakan biaya serendah mungkin dan melaksanakan kegiata-
kegiatan pemeliharaan secara efektif dan efisien.
3. Tahap-tahap Pemeliharaan yaitu :
A. Meminta Daftar Barang kepada bagian penyimpanan
B. Setelah menerima data daftar barang dari bagian fungsi penyimpanan,
memasuki tahap perencanaan.
C. Tahap Perencanaan.
Sebelum melakukan kegiatan pelaksanaan pemeliharaan. Ada
beberapa tahap perencanaan yang disebut preventive maintenance, agar
kerusakan dapat ditekan sekecil mungkin. Pada tahap perencanaan
dokumen diperlukan untuk menyusun rencana kegiatan. Preventive
Maintenance merupakan kegiatan inspeksi secara periodik untuk
mendeteksi adanya tanda-tanda gangguan yang akan mengakibatkan
breakdown produksi itu berhenti, penurunan produksi kondisi mesin.
Berikut ini adalah tahap-tahap dan dokumen – dokumen
perencanaan yang diperlukan untuk menyusun rencana kegiatan :
a. Inventaris
Inventaris ini merupakan suatu daftar semua fasilitas yang
ada di seluruh bagian, termasuk gedung dan isinya. Inventarisasi
bertujuan untuk memberi tanda pengenal bagi semua fasilitas di
industri ketika barang/peralatan itu sudah diterima oleh bagian
pemeliharaan.
b. Jadwal Pemeliharaan
Jadwal pemeliharaan berisi data pemeliharaan yang harus
dilakukan untuk suatu mesin atau alat. Setiap kegiatan dilengkapi
dengan bidang kerja dan frewkuensi pelaksanaan. Suatu jadwal
program perawatan perlu disiapkan dan harus ditaati dengan baik.
Program perawatan harus dibuat secara lengkap dan teperinci
menurut spesifikasi yang diperlukan, seperti adanya jadwal harian,
mingguan, bulanan, tiap tiga bulan, tiap setengah tahun, setiap
tahun.
Rencana perawatan mesin dengan menyebutkan secara
terperinci item yang diperiksa serta waktu pemeriksaan. Formulir
ini menghimpun informasi mengenai :
 Item yang diperiksa
 Tindakan yang perlu dilakukan
 Periode periksa
 Waktu rencana periksa
Data jadwal pemeliharaan tersebut kemudian dicatat di
Kartu History Record. History record ini adalah suatu dokumen
yang menginformasikan tentang semua pekerjaan yang telah
dilakukan pada peralatan tersebut. Informasi yang dicatat pada
kartu catatan historis adalah:

11
  Inspeksi, perbaikan, pelayanan dan penyetelan yang dilakukan.
 Kerusakan dan kegagalan, akibatnya, penyebabnya, tindakan
perbaikan yang dilakukan.
 Pekerjaan yang dilakukan pada fasilitas, komponen-komponen
yang diperbaiki atau diganti.
 Kondisi keausan, kebocoran, korosi dan lain-lain.
 Pengukuran-pengukuran yang dilakukan, clearance, hasil
pengujian dan inspeksi.
 Waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk perawatan atau
perbaikan yang dilakukan.

c. Spesifikasi Kerja
Spesifikasi kerja adalah suatu keterangan mengenai
pekerjaan yang akan dilakukan. Untuk melakukan perawatan
secara efektif, perlu ditentukan adanya keterangan pekerjaan yang
harus dilengkapi menurut kepentingannya. Pekerjaanpekerjaan
penting yang menunjang efektifitas perawatan perlu ditentukan
menurut spesifikasi pekerjaan yang jelas untuk petunjuk
pelaksanaan perawatan. Datanya diambil dari jadwal pemeliharaan
dan dibuat satu untuk setiap spesifikasi pekerjaan.
D. Tahap pelaksanaan
Dalam tahap pelaksanaan terdapat teknisi-teknisi sebagai ujung
ujung tombak pelaksanaan kegiatan, dan juga merupakan sebagai
sumber data utama, maka saat melaksanakan pekerjaannya mereka
dibekali dokumen berupa :
 Spesifikasi Kerja.
Spesifikasi kerja berisikan petunjuk urutan kegiatan yang
harus dilakukan oleh teknisi pelaksana. Jadi teknisi-teknisi
tersebut tidak boleh menyimpang dari apa yang tertulis pada
spesifikasi kerja, karena dokumen ini berfungsi sebagai standar
pemeliharaan. Setelah melakukan spesifikasi kerja menghasilkan
laporan pekerjaan dan hasilnya tersebut diberikan kepada bagian
pemeliharaan.
 Laporan inspeksi
Laporan inspeksi merupakan dokumen yang dibawa oleh
teknisi pada saat melaksanakan kegiatan inspeksi. Kegiatan
inspeksi meliputi kegiatan pengecekan atau pemeriksaan secara
berkala terhadap peralatan yang mengalami kerusakan dan
membuat laporan- laporan dari hasil inspeksi tersebut. Berikut ini
adalah contoh formulir mesin/alat yang mengalami kerusakan.

12
Formulir ini berisi data kerusakan mesin-mesin dan perbaikan
yang dilakukan.
Formulir ini berisikan :
 Identitas mesin
 Penyebab kerusakan mesin
 Perbaikan yang dilakukan

Setelah itu dalam inspeksi, ditentukan tindakan apa yang

harus dilakukan. Dalam langkah ini keluarlah formulir kartu order
inspeksi. Petugas inspeksi menggunakan kartu order inspeksi
sebagai pedoman dalam melakukan inspeksi. Order inspeksi yang
telah selesai di kembalikan ke departemen perawatan. Kartu order
disimpan disimpan oleh departemen perawatan dan diarsipkan per
bulan.

13
 Semua order inspeksi dikembalikan ke bagian pencatatan setelah
pemeriksaan dilakukan, hasilnya dicatat pada lembar kontrol, kemudian
ditunjukkan bahwa inspeksi yang dijadwalkan telah diselesaikan.
Kemudian setelah dilakukan pengecheckan dan ditemukan kerusakan,
dokumen yang digunakan pihak inspeksi dalam melaporkan kerusakan
tersebut adalah dengan mencatatnya di lembar pekerjaan.

2.4.3 Identifikasi Langkah-langkah Pemeliharaan Logistik

A. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang kegiatan Pemeliharaan
Logistik mahasiswa harus melakukan kunjungan ke perusahaan, khusus untuk
memperoleh gambaran tentang pelaksanaan Pemeliharaan Logistik
B. Bentuk perusahaan yang dikunjungi boleh perusahaan industri atau
perusahaan dagang seperti mini market
C. Metode Pengambilan data yang dipergunakan lebih diutamakan observasi,
kalau tidak memungkinkan pengambilan data minimal menggunakan
wawancara kepada pejabat yang berwenang atau pelaku langsung kegiatan
tersebut.
D. Catat kronologis kegiatan selengkap lengkapnya termasuk: pihak-pihak yang
terkait, alat dan material pendukung kegiatan, serta dokumen yang
dipergunakan untuk membuktikan kegiatan tersebut (jika sudah ada) 5.
Lakukan analisa kegiatan administrasi dengan:
a. Identifikasi langkah-langkah/prosedur kegiatan tersebut serinci mungkin
b. Lakukan analisa kegiatan administrasi dengan menggunakan lembar
analisa yang telah disediakan.

2.4.4 LEMBAR PENYUSUNAN ANALISA ADMINISTRASI KEGIATAN

PEMELIHARAAN LOGISTIK

14
 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Jadi, pada hakikatnya pemeliharaan logistik merupakan salah satu fungsi manajemen
logistik yang berupa serangkaian kegiatan atau proses yang di dalamnya berupa segala bentuk
perawatan, pemeliharaan dan penjagaan keadaan barang agar barang – barang yang dimiliki
oleh suatu organisasi tetap dapat digunakan kapanpun serta mampu mencapai umur ekonomis
dari barang tersebut sesuai dengan masa pakai barang tersebut yang pada dasarnya bertujuan
untuk menjaga keberlangsungan kegiatan organisasi agar tetap efektif dan efisien.

15
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.google.com/search?q=pegertian+prosedur+pdf&oq=pegertian+prosedur+pdf&a
qs=chrome..69i57j0l5.40289j0j8&sourceid=chrome&ie=UTF-8
file:///C:/Users/WINDOWS%2010/Downloads/Documents/10.-Bab-II-Landasan-Teori.pdf

https://s3.amazonaws.com/academia.edu.documents/37411465/STRUKTUR_ORGANISASI
___TATAKERJA_PERPUS.pdf?response-content-
disposition=inline%3B%20filename%3DTata_Kerja_Pelayanan_Perpustakaan.pdf&X-Amz-
Algorithm=AWS4-HMAC-SHA256&X-Amz-
Credential=AKIAIWOWYYGZ2Y53UL3A%2F20191110%2Fus-east-
1%2Fs3%2Faws4_request&X-Amz-Date=20191110T141849Z&X-Amz-Expires=3600&X-
Amz-SignedHeaders=host&X-Amz-
Signature=eae14ca698b984c3a342ea8595e614d8b7fb5efaa02fb9b3f4ad1abe73bced85

Sumber:

Gie, Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Cetakan ke 9. Yogyakarta:Liberty

Sedarmayanti. 2009. Dasar-Dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran Suatu
Pengantar. Bandung:Mandar Maju

16