Job Description

KETUA UMUM
Kewenangan
Membuat dan mengesahkan seluruh keputusan – keputusan dan kebijakan- kebijakan organisasi yang bersifat strategis (politis) melalui
kesepakatan dalam Rapat Pengurus ORGANISASI

Tanggung jawab
Mengkoordinasikan dan mengorganisasikan seluruh penyelenggaraan organisasi dan program kerjanya dan mempertanggungjawabkan
secara internal kepada Rapat Pengurus ORGANISASI pada akhir masa baktinya.

Tugas Pokok
 Memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan organisasi dalam pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi
 Memimpin rapat – rapat pengurus, baik rapat khusus BPH (ketum, waketum, sekum, bendum, wabendum, dan ketua-ketua bidang), atau
rapat umum yang diikuti semua unsur pengurus
 Mewakili organisasi untuk membuat persetujuan/kesepakatan dengan pihak lain setelah mendapatkan kesepakatan dalam Rapat Organisasi
 Mewakili organisasi untuk menghadiri acara tertentu atau agenda lainnya
 Bersama-sama Sekretaris Umum/ wasekum menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan sikap dan kebijakan organisasi, baik
bersifat ke dalam maupun ke luar.
 Bersama-sama Sekretaris dan Bendahara merancang agenda mengupayakan pencarian dan penggalian sumber dana bagi aktifitas
operasional dan program organisasi
 Memelihara keutuhan dan kekompakan seluruh pengurus organisasi
 Memberikan pokok-pokok pikiran yang merupakan strategi dan kebijakan Organisasi dalam rangka pelaksanaan program kerja maupun
dalam menyikapi reformasi diseluruh tatanan kehidupan demi pencapaian cita-cita dan tujuan organisasi.
 Mengoptimalkan fungsi dan peran ketua-ketua bidang agar tercapainya efisiensi dan efektivitas kerja organisasi
 Job Description

Fungsi:
1. Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam pimpinan organisasi
2. Merumuskan kebijakan untuk pengembangan organisasi
3. Mengkoordinasikan kegiatan dan pengembangan organisasi.
4. Bertanggung jawab terhadap seluruh Keputusan Musyawarah dan melaksanakan program kerja sebaik-baiknya dengan seluruh jajaran
pengurus pusat organisasi
5. Melaksanakan tugas dan tanggung jawab lain yang dipandang perlu menurut kepentingan dan perkembangan organisasi
6. Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Kongres Organisasi

KETUA-KETUA BIDANG
Kewenangan
Membuat dan mengesahkan seluruh keputusan dan kebijakan organisasi di dalam Bidang yang berada dalam pengurusannya.

Tanggungjawab
Mengkoordinasikan dan mengorganisasikan seluruh penyelenggara program kerja di Seluruh divisi yang berada dalam pengurusannya dan
mempertanggungjawabkan kepada ketua.

Tugas
1. Mengkoordinasikan dan mewakili kepentingan organisasi di seluruh divisi dalam bidang yang berada dalam pengurusannya.
2. Mewakili ketua apabila berhalangan untuk setiap aktifitas dalam organisasi yang relevan dengan bidang pengurusannya
 Job Description

3. Merumuskan segala kebijakan di seluruh divisi di bawah Bidang dalam pengurusannya

4. Mengawasi seluruh penyelenggaraan program kegiatan di seluruh divis di bawah bidang dalam pengurusannya.
Fungsi
1. Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam bidang pengurusan
2. Merumuskan kebijakan untuk pengembangan program dalam bidang pengurusan
3. Mengkoordinasikan kegiatan dan pengembangan divisi di bawah bidang pengurusannya
4. Bertanggung jawab terhadap seluruh Keputusan Musyawarah dan melaksanakan program kerja sebaik-baiknya dengan seluruh jajaran
pengurus organisasi
5. Melaksanakan tugas dan tanggung jawab lain yang dipandang perlu menurut kepentingan dan perkembangan organisasi
6. Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada ketum

SEKRETARIS UMUM
Kewenangan
Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama-sama ketua dalam bidang administrasi dan penyelenggaraan
organisasi.

Tanggungjawab
Mengordinasikan seluruh penyelenggaraan roda organisasi bidang administrasi dan tata kerja organisasi dan mempertanggung jawabkan
kepada ketua.
 Job Description

Tugas Pokok
 Melaksanakan pengelolaan Administrasi kesekretariatan dan Melakukan koordinasi antar pengurus dan antar kelembagaan.
 Bersama Ketua Membuat Surat Keputusan dan Rencana Kerja Organisasi.
 Bersama Ketua dan Bendahara merupakan Tim Kerja Keuangan (TKK) atau otorisator keuangan di tubuh pengurus.
 Merumuskan dan mengusulkan segala peraturan dan ketentuan organisasi di bidang administrasi dan tata kerja organisasi untuk menjadi
kebijakan organisasi
 Mengawasi seluruh penyelenggaraan aktifitas organisasi di bidang administrasi dan tata kerja dan menghadiri rapat-rapat Organisasi dan
rapat –rapat lainnya.
 Memfasilitasi kebutuhan jaringan kerja internal organisasi antar bidang
 Menjaga dan memelihara soliditas kepengurusan melalui konsolidasi internal dan menejemen konflik yang representive.
Fungsi:
 Melakukan pengelolaan administrasi kesekretariatan, korespondensi dan kearsipan.
 Melakukan pengelolaan inventaris organisasi serta pengadaan kebutuhan kesekretariatan.
 Mengkoordinasikan kegiatan antar pengurus dengan pengurus, pengurus dengan DPW, pengurus dengan pihak luar
 Membuat laporan periodik kegiatan organisasi
 Mempersiapkan dan mengkoordinasikan kepanitiaan dan persiapan teknis lainnya untuk kegiatan organisasi
 Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Ketua Umum sesuai dengan kepentingan dan perkembangan organisasi
 Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Ketua Umum
 Job Description

BENDAHARA UMUM
Kewenangan
Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama-sama Ketua dalam hal keuangan dan kekayaan organisasi.

Tanggungjawab
Mengordinasikan seluruh aktivitas pengolahan keuangan dan kekayaan organisasi dan mempertanggungjawabkan kepada ketua.

Tugas Pokok
1. Melaksanakan pengelolaan keuangan dan pengadaan kebutuhan barang organisasi.
2. Mewakili Ketua apabila berhalangan hadir terutama untuk setiap aktivitas di bidang pengelolahan keuangan organisasi.
3. Bersama Ketua dan Sekretaris merupakan Tim Kerja Keuangan (TKK) atau otorisator keuangan ditubuh pengurus.
4. Merumuskan dan mengusulkan segala peraturan organisasi di bidang pengelolahan keuangan organisasi untuk menjadi kebijakan organisasi.
5. Memimpin rapat-rapat organisasi dibidang pengolahan keuangan organisasi,menghadiri rapat-rapat Organisasi dan rapat-rapat Lainnya.
6. Memfasilitasi kebutuhan pembiayaan program kerja dan roda organisasi.
Fungsi:
1. Melaksanakan tata pembukuan penerimaan, pengeluaran dan pembayaran keuangan organisasi.
2. Melakukan pengadaan kebutuhan barang organisasi.
3. Menyusun rencana anggaran dan TOR nya
4. Membuat laporan periodik keuangan organisasi.
5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Ketua Umum dan berkoordinasi langsung dengan Sekretaris Umuml
6. Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggungjawab kepada Ketua Umum
 Job Description

7.

Wakil ketua
Membantu ketua dan bertanggung jawab kepada ketua apabila dalam pengambilan keputusan ketua tidak ada.
Wakil ketua dapat menggantikan ketua pengambilan suatu keputusan
Memimpin rapat-rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan ketua sebelum mengambil keputusan
Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam segala sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk
mengambil kebijakan yang selayaknya
Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada bagian tertentu, secara lisan demi kesuksesan bagian/bidang tersebut
Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja yang diberikan oleh ketua kepada wakil ketua

 Tugas :

 membantu ketua dalam menyelenggarakan roda organisasi

 membantu ketua dalam mengkoordinasikan kegiatan internal maupun eksternal,
 memantau dan mengevaluasi penyelenggaraan bidang-bidang organisasi
 memberikan saran dan pertimbangan kepada ketua dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi
 melaksanakan tugas dan kewajiban lainnya yang diberikan oleh ketua dan
 melaksanakan tugas dan wewenang ketua apabila ketua berhalangan.

Wakil ketua

 Fungsi : memantau dan mengevaluasi penyelengaraan kegiatan organisasi/bidang serta memberikan saran dan nota pertimbangan kepada
ketua dalam pelaksanaan roda keorganisasi
Job Description
 Job Description

Fungsi humas
 Memberikan pemahaman kepada publik
 Melakukan persuasi kepada masyarakat dengan tujuan untuk mengubah sikap dan tingkah laku
 Berupaya untuk menyatukan sikap dan perilaku publik agar sesuai dengan sikap dan perbuatan organisasi, atau sebaliknya.

Tugas Pokok Humas

Secara umum tugas utama humas adalah mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan semua fakta tentang urutan situasi sehingga organisasi mendapatkan
simpati dari situasi dan kejadian tersebut.
Tugas pokok humas pada sebuah organisasi adalah:
1. Menciptakan Kesan/ ImageKesan yang didapatkan seseorang terhadap seseorang, produk, atau situasi, sesuai dengan tingkat pengetahuan orang tersebut.
2. Pengetahuan dan Pengertian,Humas harus berperan aktif dalam memberikan informasi kepada publik internal dan publik eksternal dengan menyediakan
informasi yang akurat dan dalam format yang mudah dipahami.
3. Menciptakan Ketertarikan (interest)Humas harus mampu menciptakan ketertarikan publik terhadap situasi tertentu yang berdampak besar pada organisasi.
4. Penerimaan,Humas bertanggungjawab dalam memberikan penjelasan kepada publik atas situasi atau kejadian sehingga sikap menentang, ketidakpedulian
yang ada di sekitarnya dapat berubah menjadi pengertian dan penerimaan.
5. Simpati,Humas harus bisa menyampaikan informasi secara jelas kepada publik untuk meraih simpati.

Kesekretariatan Pengadilan Negeri Kelas IB Depok dipimpin oleh Sekretaris.

Kesekretariatan Pengadilan Negeri Kelas IB Depok mempunyai tugas melaksanakan pemberian dukungan di bidang administrasi, organisasi, keuangan,
sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana di lingkungan Pengadilan Negeri IB Depok

Dalam melaksanakan tugasnya, Kesekretariatan karpalak-sultra menyelenggarakan fungsi:

1. pelaksanaan urusan perencanaan program dan anggaran;

2. pelaksanaan urusan kepegawaian;
3. pelaksanaan urusan keuangan;
 Job Description

4. pelaksanaan penataan organisasi dan tata laksana;

5. pelaksanaan pengelolaan teknologi informasi dan statistik;
6. pelaksanaan urusan surat menyurat, arsip, perlengkapan, rumah tangga, keamanan, keprotokolan, dan perpustakaan;
7. pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan dokumentasi serta pelaporan di lingkungan Kesekretariatan

Susunan Organisasi Kesekretariatan Pengadilan Negeri Kelas IB Depok terdiri atas:

Bidang Kesekretariatan

Bidang Kesekretariatan adalah bidang yang bertanggung jawab terhadap sekretariatan karpalak-sultra yaitu mengupayakan peningkatan, pengembangan dan
pemeliharaan sarana dan prasarana Sekretariatan dalam rangka peningkatan kinerja Badan pengurus harian dan kenyamanan seluruh anggota serta senantiasa
melakukan koordinasi dengan Sekretaris dalam persuratan.

Pengadaan serta pemeliharaan sarana dan prasarana

Kegiatan ini bertujuan untuk menyediakan dan merawat fasilitas yang dibutuhkan anggota Himatika FMIPA Unhas dalam menunjang kinerja organisasi dan
kenyamanan anggota dalam kesekretariatan.

2. Pendataan Anggota

Kegiatan ini bertujuan untuk mendapatkan Informasi Tentang Anggota Himatika FMIPA Unhas.

3. Sekret Berseri

Kegiatan ini bertujuan untuk menjaga kebersihan Serta kenyamanan sekretariatan Himatika FMIPA Unhas dan sekitarnya sekaligus mempererat tali
silaturahmi antar warga Himatika FMIPA Unhas.

4. Pendataan Inventaris

Kegiatan ini bertujuan untuk mendapatkan informasi tentang inventaris Himatika FMIPA Unhas.
 Job Description

Bertanggung jawab atas segala peralatan dan perlengkapan organisasi yang berada sekretariat karpalak-sultra
Perkaplat
1. Mendata segala kebutuhan peralatan dan perlengkapan organisasi pada umumnya dan divisi – divisi pada khususnya
2. mempersiapkan segala perlengkapan yang telah di data divisi peralatan perlengkapan
3. mengembangkan serta meningkatkan kualitas peralatan dan perlengkapan dept. pemasaran dan divisi divisinya
4. mengatur penggunaan peralatan & organisasi
5. menerapkan sikap efisiensi dan efektivitas dalam penggunaan peralatan dan perlengkapan
6. mengelola pemanfaatan dana dept. pemasaran dan divisi peralatan perlengkapan pada khususnya
7. membuat laporan keuangan dept. pemasaran.
8. . . . . . .

Badan diklat

Tugas, Fungsi dan Rincian Tugas

(1) Bidang Diklat dipimpin oleh seorang Kepala Bidang, mempunyai tugas memimpin dan melaksanakan perumusan kebijakan teknis, memberikan
dukungan atas penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah, membina, mengkoordinasikan dan melaksanakan program dan kegiatan di Bidang Pendidikan
dan Pelatihan sesuai anggaran dasar dan anggaran rumah tangga dan pedoman yang berlaku untuk kelancaran tugas.

(2) Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Kepala Bidang mempunyai fungsi :
 Job Description

a. Perumusan kebijakan teknis, perencanaan, monitoring dan pelaporan kegiatan bidang diklat yang meliputi diklat struktural dan pengembangan, diklat teknis
dan fungsional serta pendidikan umum;
b. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan urusan di bidang diklat yang meliputi diklat struktural dan pengembangan, diklat teknis dan fungsional serta
pendidikan umum;
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di lingkup bidang diklat.
d. Pelaksanaan fungsi lainnya yang diberikan oleh pimpinan sesuai tugas dan fungsinya;
(3) Rincian tugas sebagaimana dimaksud sebagai berikut :
a. Merencanakan operasional kegiatan tahunan sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
b. Membagi tugas kepada bawahan agar tercipta distribusi tugas yang merata;
c. Memberi petunjuk kepada bawahan terkait perumusan kebijakan, operasionalisasi dan pelaporannya;
d. Menyelia pelaksanaan tugas pokok organisasi agar berjalan sesuai rencana, tepat waktu, berkualitas dalam lingkup bidang;
e. Mengatur pelaksanaan tugas pokok organisasi agar berjalan sesuai rencana, tepat waktu, berkualitas dalam lingkup bidang;
f. Mengoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan program dan kegiatan dalam lingkup bidang;
g. Menyusun laporan dan memberi saran kepada atasan terkait pelaksanaan tugas;
h. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang diklat yang meliputi diklat struktural dan pengembangan, diklat teknis dan
fungsional serta pendidikan umum;
i. Menginventarisir kebutuhan-kebutuhan diklat teknis dan fungsional yang dibutuhkan, berdasarkan kebutuhan dan prioritas perangkat daerah;
j. Melakukan koordinasi dengan SKPD terkait terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan yang berkaitan dengan di bidang diklat;
k. Menginventarisir permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan diklat dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah;
l. Melakukan pemmbinaan dan pemberian dukungan dan pembinaan pelaksanaan diklat kepada pemerintah daerah di bidang diklat;
m. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Bidang Diklat;
n. Menillai prestasi kerja kepala sub bidang dalam rangka pembinaan dan pengembangan karier;
o. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan baik lisan maupun tertulis.

Badan usaha milik organisasi

Badan Usaha Milik Organisasi mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang pembinaan badan usaha dalam organisasi untuk membantu finansial
organisasi
Kewenangan dari Pengelola Badan Usaha Milik Organisasi adalah sebagai berikut:
1. Melaksanakan dan mengembangkan Badan Usaha Miliki Organisasi agar menjadi lembaga untuk melayani atau memenuhi kebutuhan organisasi
2. Menggali dan Mengolah Potensi Organisasi untuk meningkatkan Pendapatan Asli Organisasi.
3. Menjalin Kerjasama dengan lembaga di luar organisasi untuk kepentingan organisasi dan anggota
 Job Description

4. mengelola barang milik/kekayaan organisasi sebagaimana mestinya

Kewajiban dari Pengelola Badan Usaha Milik Organisasi adalah sebagai berikut:
1. Membuat laporan keuangan BUO setiap bulan.
2. Membuat laporan evaluasi kegiatan usaha organisasi setiap bulan.
3. Memberikan laporan perkembangan usaha baik keuangan maupun kinerja Badan Usaha Milik Organisasi, minimal 1 ( satu ) kali dalam satu bulan

1. perumusan dan penetapan kebijakan di bidang pembinaan badan usaha milik negara;
2. koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang pembinaan badan usaha milik negara;
3. pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Badan Usaha Milik Negara; dan
4. pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Badan Usaha Milik Negara.
 Job Description

Pengertian Kesekretariatan
Kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yang menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan
bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan lembaga organisasi, terutama yang berkaitan dengan proses administrasi.

Pengertaian kesekretariatan merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus
dikerjakan pada jabatan sekretaris. Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretaiat dari lembaga-lembaga organisasi biasanya sebagai
berikut :
1. Penyelenggarakan surat-menyurat.
2. Persiapan dan penyelenggaraan rapat organisasi
3. Peneraan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.
4. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagaianya.
5. Pengaturan hubungan keluar.
6. Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretariat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun
tidak aktif.

Fungsi Kesekretariatan
Sesuai fungsinya dan bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi. Kegiatan administrasi sebagai
fungsi kesekretariatan dalam arti yang luas dapat meliputi kegiatan sebagai berikut :
1. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada tingkat struktur di
atasnya maupun pada struktur dibawahnya atau yang memerlukan.
2. Sebagai alat komunikasi antar lembaga secara perorangan maupun secara organisasi.
3. Sebagai pusat dokumentasi (master file).

Adapun fungsi kesekretariatan yang paling utama adalah sebagai berikut :

1. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi yang mempunyai kegunaan bagi struktural untuk memperlancara fungsi-fungsinya.
2. Memperlancara lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secacra internal maupun eksternal.
 Job Description

Pengertian Kesekretariatan.
Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian,
kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.
Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan
macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris.
Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat dari perusahaan-perusahaan umumnya biasanya sebagai berikut
(tanpa pembahasan yang lebih jauh mengenai masing-masing kegiatannya, kecuali surat menyurat pada point berikutnya) :
a. Penyelenggaraan keamanan kebersihan dan kenyamanan kesekretariatan
b. Penyelenggaraan surat-menyurat internal organisasi
e. Persiapan dan penyelenggaraan rapat-rapat anggota maupun badan pengurus harian organisasi
g. Penerapan atau perbaikan tata kelola organisasi yg dinamis dan humanis
h. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan internal organisasi
i. Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif
ataupun tidak aktif.

C. Fungsi Kesekretariatan
Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah
organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretriatan lain berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam
arti sempit yang meliputi :
Menyelenggarakan keamanan kebersihan dan kenyamanan kesekretariatan
2. penerimaan dan pengiriman surat, internal organisasi
4. penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.
1. Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi.
2. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), atasan maupun
pada pihak lain yang terkait atau memerlukan.
3. Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar perusahaan secara perorangan maupun organisasi.
4. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun perusahaan.
5. Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).
Adapun fungsi kesekretriatan yang paling utama adalah sebagai berikut :
a. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi secara internal.
b. Mengamankan kerahasiaan organisasi dalam bidang kesekretariatan
c. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya.
 Job Description

Administrasi dan Tata Usaha

Administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan-pencatatan,
penggolongan data dan tulis-menulis dari proses tersebut (Wowaruntu, 1991).
Office Work atau tata usaha menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, dapat digolongkan menjadi 4 (empat) macam, yaitu segala macam
pekerjaan yang bersifat :
1. KOMUNIKASI
2. REGISTRASI
3. KOMPUTASI, dan
4. INFORMASI
Pada zaman modern sekarang dalam kantor telah lazim bahwa pejabat pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu
oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat dan penyimpanan dokumen-dokumen serta pelayanan tamu maupun urusan
rapat yang dinamakan sekretaris (buku The Liang Gie).
Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretariat
Pada pokoknya sekretariat adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tata usaha. Namun sejalan dengan
kecenderungan pada jabatan sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretriat juga tampak meluas sehingga sering meliputi bidang-bidang kepegawaian,
keuangan, perbekalan dan hubungan masyarakat.
Dengan perkembangan jabatan sekretaris yang begitu luas dari juru tulis sampai menjadi manajer tingkat atas, maka kini diakui adanya bidang
kerja yang disebut “secretaryship” atau kesekretriatan merupakan profesi dari segenap sekretaris yang bekerja dalam bermacam-macam
organisasi pada semua tingkat jenjang organisasi.
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke Facebook
Job Description
Job Description
Job Description
 Job Description

KETUA UMUM

Kewenangan
Membuat dan mengesahkan seluruh keputusan – keputusan dan kebijakan- kebijakan
organisasi yang bersifat strategis (politis) melalui kesepakatan dalam Rapat badan Pengurus
ORGANISASI

Tanggung jawab
Mengkoordinasikan dan mengorganisasikan seluruh penyelenggaraan organisasi dan program
kerjanya dan mempertanggungjawabkan secara internal kepada Rapat Pengurus
ORGANISASI

Tugas Pokok
 Memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan organisasi dalam pelaksanaan seluruh
kegiatan organisasi
 Memimpin rapat – rapat pengurus, baik rapat khusus BPH (Ketum, Sekretaris, Bendahara, dan
kepala-kepala bidang), atau rapat umum yang diikuti semua unsur pengurus
 Mewakili organisasi untuk membuat persetujuan/kesepakatan dengan pihak lain setelah
mendapatkan kesepakatan dalam Rapat Organisasi
 Mewakili organisasi untuk menghadiri acara tertentu atau agenda lainnya
 Bersama-sama Sekretaris menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan sikap dan
kebijakan organisasi, baik bersifat ke dalam maupun ke luar.
 Bersama-sama Sekretaris dan Bendahara merancang agenda mengupayakan pencarian dan
penggalian sumber dana bagi aktifitas operasional dan program organisasi
 Memelihara keutuhan dan kekompakan seluruh pengurus organisasi
 Memberikan pokok-pokok pikiran yang merupakan strategi dan kebijakan Organisasi dalam
rangka pelaksanaan program kerja maupun dalam menyikapi reformasi diseluruh tatanan
kehidupan demi pencapaian cita-cita dan tujuan organisasi.
 Mengoptimalkan fungsi dan peran ketua-ketua bidang agar tercapainya efisiensi dan efektivitas
kerja organisasi

Fungsi:

- Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam pimpinan organisasi

- Merumuskan kebijakan untuk pengembangan organisasi
- Mengkoordinasikan kegiatan dan pengembangan organisasi.
- Bertanggung jawab terhadap seluruh Keputusan Musyawarah dan melaksanakan
program kerja sebaik-baiknya dengan seluruh jajaran pengurus pusat organisasi
- Melaksanakan tugas dan tanggung jawab lain yang dipandang perlu menurut
kepentingan dan perkembangan organisasi
- Menjadi representasi organisasi
 Job Description

WAKIL KETUA
Membantu ketua dan bertanggung jawab kepada ketua apabila dalam pengambilan keputusan ketua
tidak ada.
Wakil ketua dapat menggantikan ketua pengambilan suatu keputusan
Memimpin rapat-rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan ketua sebelum mengambil
keputusan
Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam segala
sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil kebijakan yang selayaknya
Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada bagian tertentu, secara lisan demi kesuksesan
bagian/bidang tersebut
Selalu berkoordinasi dengan ketua umum untuk kepentingan organisasi
Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja yang diberikan oleh
ketua kepada wakil ketua

Tugas pokok :

 membantu ketua dalam menyelenggarakan roda organisasi

 membantu ketua dalam mengkoordinasikan kegiatan internal maupun eksternal,
 memantau dan mengevaluasi penyelenggaraan bidang-bidang organisasi
 memberikan saran dan pertimbangan kepada ketua dalam penyelenggaraan
kegiatan organisasi
 melaksanakan tugas dan kewajiban lainnya yang diberikan oleh ketua dan
 melaksanakan tugas dan wewenang ketua apabila ketua berhalangan.

Fungsi : memantau dan mengevaluasi penyelengaraan kegiatan organisasi/bidang serta

memberikan saran dan nota pertimbangan kepada ketua umum dalam pelaksanaan roda
keorganisasian
 Job Description

SEKRETARIS

Kewenangan :

Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama-sama ketua umum dalam
bidang administrasi dan penyelenggaraan organisasi.

Tanggungjawab :

Mengordinasikan seluruh penyelenggaraan roda organisasi bidang administrasi dan tata kerja
organisasi dan mempertanggung jawabkan kepada ketua umum.

Tugas pokok :

 Melaksanakan pengelolaan Administrasi kesekretariatan dan Melakukan koordinasi antar pengurus

dan antar kelembagaan.
 Bersama Ketua Membuat Surat Keputusan dan Rencana Kerja Organisasi.
 Bersama Ketua dan Bendahara merupakan Tim Kerja Keuangan (TKK) atau otorisator keuangan di
tubuh badan pengurus.
 Merumuskan dan mengusulkan segala peraturan dan ketentuan organisasi di bidang administrasi dan
tata kerja organisasi untuk menjadi kebijakan organisasi
 Mengawasi seluruh penyelenggaraan aktifitas organisasi di bidang administrasi dan tata kerja dan
menghadiri rapat-rapat Organisasi dan rapat –rapat lainnya.
 Memfasilitasi kebutuhan jaringan kerja internal organisasi antar bidang
 Menjaga dan memelihara soliditas kepengurusan melalui konsolidasi internal dan manajemen konflik
yang representive.

Fungsi:

 Melakukan pengelolaan administrasi kesekretariatan, korespondensi dan kearsipan.

 Melakukan pengelolaan inventaris organisasi serta pengadaan kebutuhan kesekretariatan.
 Mengkoordinasikan kegiatan antar pengurus dengan pengurus, pengurus dengan DPW, pengurus
dengan pihak luar
 Membuat laporan periodik kegiatan organisasi
 Mempersiapkan dan mengkoordinasikan kepanitiaan dan persiapan teknis lainnya untuk kegiatan
organisasi
 Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Ketua Umum sesuai dengan kepentingan dan
perkembangan organisasi
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Ketua Umum
 Job Description

BENDAHARA

Kewenangan :

Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama-sama Ketua umum dalam
hal keuangan dan kekayaan organisasi.

Tanggungjawab :

Mengordinasikan seluruh aktivitas pengelolaan keuangan dan kekayaan organisasi dan

mempertanggungjawabkan kepada ketua umum.

Tugas Pokok :

Melaksanakan pengelolaan keuangan dan pengadaan kebutuhan barang organisasi.Mewakili Ketua

apabila berhalangan hadir terutama untuk setiap aktivitas di bidang pengelolaan keuangan organisasi.
Bersama Ketua umum dan Sekretaris merupakan Tim Kerja Keuangan (TKK) atau otorisator
keuangan ditubuh badan pengurus.
Memfasilitasi kebutuhan pembiayaan program kerja dan roda organisasi.

Fungsi :

Melaksanakan tata pembukuan penerimaan, pengeluaran dan pembayaran keuangan organisasi

Melakukan pengadaan kebutuhan barang organisasi.
Menyusun rencana anggaran dan
Membuat laporan periodik neraca keuangan organisasi dalam jangka satu tahun.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Ketua Umum dan berkoordinasi langsung dengan
Sekretaris
Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggungjawab kepada Ketua Umum
 Job Description

KEPALA BIDANG
Kewenangan :

Membuat dan mengesahkan seluruh keputusan dan kebijakan organisasi di dalam Bidang
yang berada dalam pengurusannya.

Tanggungjawab :

Mengkoordinasikan dan mengorganisasikan seluruh penyelenggara program kerja di Seluruh

divisi yang berada dalam pengurusannya dan mempertanggungjawabkan kepada ketua.

Tugas :

Mengkoordinasikan dan mewakili kepentingan organisasi di seluruh divisi dalam bidang

yang berada dalam pengurusannya.
Mewakili ketua apabila berhalangan untuk setiap aktifitas dalam organisasi yang relevan
dengan bidang pengurusannya
Merumuskan segala kebijakan di seluruh divisi di bawah Bidang dalam pengurusannya
Mengawasi seluruh penyelenggaraan program kegiatan di seluruh divis di bawah bidang
dalam pengurusannya.

Fungsi :

Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam bidangnya masing-masing

Merumuskan kebijakan untuk pengembangan program dalam bidang pengurusan
Mengkoordinasikan kegiatan dan pengembangan organisasidi bawah bidang pengurusannya
Bertanggung jawab terhadap seluruh Keputusan Musyawarah dan melaksanakan program
kerja sebaik-baiknya dengan seluruh jajaran pengurus harian organisasi
Melaksanakan tugas dan tanggung jawab lain yang dipandang perlu menurut kepentingan dan
perkembangan organisasi
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada ketua umum
 Job Description

Humas :

Tugas Pokok Humas

Secara umum tugas utama humas adalah mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan semua
fakta tentang urutan situasi sehingga organisasi mendapatkan simpati dari situasi dan kejadian tersebut.

 Menciptakan Kesan/ ImageKesan yang didapatkan seseorang terhadap seseorang, produk,

atau situasi, sesuai dengan tingkat pengetahuan orang tersebut kepada organisasi.
 Pengetahuan dan Pengertian, berperan aktif dalam memberikan informasi kepada publik
internal dan publik eksternal dengan menyediakan informasi yang akurat dan dalam format
yang mudah dipahami.
 Menciptakan Ketertarikan (interest)Humas harus mampu menciptakan ketertarikan publik
terhadap situasi tertentu yang berdampak besar pada organisasi.
 Penerimaan,Humas bertanggungjawab dalam memberikan penjelasan kepada publik atas
situasi atau kejadian sehingga sikap menentang, ketidakpedulian yang ada di sekitarnya dapat
berubah menjadi pengertian dan penerimaan.
 Simpati,Humas harus bisa menyampaikan informasi secara jelas kepada publik untuk meraih
simpati.
Fungsi humas :
 Memberikan pemahaman kepada publik
 Melakukan persuasi kepada masyarakat dengan tujuan untuk mengubah sikap dan tingkah laku
 Berupaya untuk menyatukan sikap dan perilaku publik agar sesuai dengan sikap dan perbuatan
organisasi, atau sebaliknya.
 Menjadi representasi organisasi
 Job Description

Perkaplat :
Bertanggung jawab atas segala peralatan dan perlengkapan organisasi yang berada sekretariat
karpalak-sultra
1. Mendata segala kebutuhan peralatan dan perlengkapan organisasi pada umumnya dan divisi – divisi
pada khususnya
2. mempersiapkan segala perlengkapan yang telah di data
3. mengembangkan serta meningkatkan kualitas peralatan dan perlengkapan dept. pemasaran dan
divisi divisinya
4. Mengatur manajemen penggunaan peralatan & perlengkapan organisasi
5. menerapkan sikap efisiensi dan efektivitas dalam penggunaan peralatan dan perlengkapan
organisasi
 Job Description

Badan usaha milik organisasi

Badan Usaha Milik Organisasi mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang pembinaan
badan usaha dalam organisasi untuk membantu finansial organisasi
Kewenangan & tugas pokok dari Pengelola Badan Usaha Milik Organisasi adalah sebagai berikut:
 Melaksanakan dan mengembangkan Badan Usaha Miliki Organisasi agar menjadi lembaga
untuk melayani atau memenuhi kebutuhan organisasi
 Menggali dan Mengolah Potensi Organisasi untuk meningkatkan Pendapatan Asli Organisasi.
 Menjalin Kerjasama dengan lembaga di luar organisasi untuk kepentingan organisasi dan
anggota
 mengelola barang milik/kekayaan organisasi sebagaimana mestinya

Fungsi :
 Membuat laporan keuangan BUO setiap bulan.
 Membuat laporan evaluasi kegiatan usaha organisasi setiap bulan.
 Memberikan laporan perkembangan usaha baik keuangan maupun kinerja Badan Usaha Milik
Organisasi, minimal 1 ( satu ) kali dalam satu bulan
 Job Description

Badan diklat

Kewenangan :

melaksanakan perumusan kebijakan teknis, memberikan dukungan atas penyelenggaraan urusan

pendidikan dan pelatihan setiap anggota, membina, mengkoordinasikan dan melaksanakan program
dan kegiatan di Bidang Pendidikan dan Pelatihan sesuai anggaran dasar dan anggaran rumah tangga
organisasi dan menyusun dan menetapkan juklak dan juknis diklat sebagai pedoman yang berlaku
untuk kelancaran tugas.

Tugas pokok :

 Perumusan kebijakan teknis, perencanaan, monitoring anggota dan pelaporan kegiatan bidang
diklat yang meliputi diklat dasar dan diklat lanjutan
 Pemberian dukungan atas penyelenggaraan urusan di bidang diklat yang meliputi diklat
struktural dan pengembangan, diklat teknis dan fungsional serta pendidikan umum;
 Pembinaan dan pelaksanaan tugas di lingkup bidang diklat.
 Pelaksanaan fungsi lainnya yang diberikan oleh pimpinan
 Menyusun laporan terkait pelaksanaan tugas bidang diklat sebagai laporan tahunan ;

Fungsi :
 Merencanakan operasional kegiatan tahunan sesuai pedoman yang berlaku;
 Mengkoordinir anggota agar tercipta distribusi tugas yang merata;
 Mengoordinasikan dan mengevaluasi pelaksanaan program dan kegiatan dalam lingkup
bidang diklat;
 Menginventarisir permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan diklat dan
menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah;
 Melakukan pembinaan dan pendampingan kepada peserta diklat;
 Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Bidang Diklat;
 Melaksanakan tugas lainnya yang diperintahkan oleh ketua umum baik lisan maupun tertulis.
 Job Description

Kesekretariatan :
Kewenangan :
Bidang Kesekretariatan adalah bidang yang bertanggung jawab terhadap sekretariatan
karpalak-sultra yaitu mengupayakan peningkatan, pengembangan, dan pemeliharaan sarana
dan prasarana Sekretariatan dalam rangka peningkatan kinerja Badan pengurus harian dan
kenyamanan seluruh anggota serta senantiasa melakukan koordinasi dengan Sekretaris dalam
persuratan.

Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja
atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis
dalam kegiatan administrasi organisasi,
Tugas pokok :

a.Penyelenggaraan keamanan kebersihan dan kenyamanan kesekretariatan

b.Penyelenggaraan surat-menyurat internal organisasi
e.Persiapan dan penyelenggaraan rapat-rapat anggota maupun badan pengurus harian
organisasi
g.Penerapan atau perbaikan tata kelola organisasi yg dinamis dan humanis
h.Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan internal organisasi
i.Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi
aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif.

Fungsi :

Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam
administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi. Sedangkan fungsi kesekretriatan lain
berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang
meliputi :
 Menyelenggarakan keamanan kebersihan dan kenyamanan kesekretariatan
 Penerimaan dan pengiriman surat, internal organisasi
 Penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-hari.
 Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan
dengan organisasi.
 Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan
yang bersifat pelayanan (membantu), ketua umum dan sekretaris maupun pada pihak
lain yang terkait atau memerlukan.
 Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi secara perorangan maupun
organisasi.
 Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).
 Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi secara internal.
 Mengamankan kerahasiaan organisasi dalam bidang administrasi kesekretariatan
 Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi
manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya.