TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI)

FORUM SILATURRAHMI SANTRI PALENGAAN (FORSISAP)

MASA BHAKTI 1443-1444 H
Sekretariat : Jl. Konten Banyupelle, Palengaan Pamekasan. Kode pos : 69362. Email : Info.forsisapgmail.com

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

FORUM SILATURRAHMI SANTRI PALENGAAN

⦁ PENASEHAT DALAM FORUM ATAU ORGANISASI

Adalah orang yang dapat memberikan nasehat untuk ketua organisasi dalam
menjalankan ataupun mengambil keputusan dalam organisasi. Pembina organisasi
membutuhkan pendapat dari penasehat untuk melaksnakan program kerja maupun mengambil
keputusan. Dengan berkonsultasi diharapkan pelaksanaan program kerja sesuai dengan visi
misi organisasi dan mempunyai hasil akhir yang sesuai dengan harapan.
Penasehat dalam organisasi memiliki tugas sebagai berikut :

⦁ Menjaga dan memastikan pelaksanaan kerja organisasi sesuai dengan visi dan
misi tujuan awal dari organisasi.

⦁ Memberikan arahan pada kebijkan, memberikan nasehat, masukan ataupun

pertimbangan-pertimbangan dalam suatu ide program kerja, program
pengembangan organisasi sesuai dengan visi misi organisasi.

⦁ Memberikan bimbingan yang dianggap perlu untuk mendukung atas

pengelolaan dan pelaksanaan organisasi.

⦁ Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan maupun pengambilan

keputusan serta memberikan rekomendasi keputusan-kepusan yang akan
diambil untuk menjaga kesatuan dan persatuan organisasi dan pengurusnya.

⦁ KETUA UMUM

⦁ Kewenangan
Membuat dan mengesahkan seluruh keputusan – keputusan dan kebijakan-
kebijakan organisasi yang bersifat strategis (politis) melalui kesepakatan dalam Rapat
Pengurus ORGANISASI

⦁ Tanggung jawab
Mengkoordinasikan dan mengorganisasikan seluruh penyelenggaraan organisasi
dan program kerjanya dan mempertanggungjawabkan secara internal kepada Rapat
Pengurus ORGANISASI pada akhir masa baktinya.

⦁ Tugas Pokok
⦁ Memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan organisasi dalam
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi

⦁ Memimpin rapat – rapat pengurus, baik rapat khusus (ketum, sekum,

1
 wasekum, bendum, wabendum, dan ketua-ketua bidang), atau rapat umum
yang diikuti semua unsur pengurus

⦁ Mewakili organisasi untuk membuat persetujuan/kesepakatan dengan pihak

lain setelah mendapatkan kesepakatan dalam Rapat Organisasi

⦁ Mewakili organisasi untuk menghadiri acara tertentu atau agenda lainnya

⦁ Bersama-sama Sekretaris Umum / wasekum menandatangani surat-surat yang

berhubungan dengan sikap dan kebijakan organisasi, baik bersifat ke dalam
maupun ke luar.

⦁ Bersama-sama Sekretaris dan Bendahara merancang agenda mengupayakan

pencarian dan penggalian sumber dana bagi aktifitas operasional dan program
organisasi

⦁ Memelihara keutuhan dan kekompakan seluruh pengurus organisasi

⦁ Memberikan pokok-pokok pikiran yang merupakan strategi dan kebijakan

Organisasi dalam rangka pelaksanaan program kerja maupun dalam
menyikapi reformasi diseluruh tatanan kehidupan demi pencapaian cita-cita
dan tujuan organisasi.

⦁ Fungsi
⦁ Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam pimpinan organisasi

⦁ Merumuskan kebijakan untuk pengembangan organisasi

⦁ Mengkoordinasikan kegiatan dan pengembangan organisasi.

⦁ Bertanggung jawab terhadap seluruh Keputusan Musyawarah dan

melaksanakan program kerja sebaik-baiknya dengan seluruh jajaran pengurus
pusat organisasi

⦁ Melaksanakan tugas dan tanggung jawab lain yang dipandang perlu menurut
kepentingan dan perkembangan organisasi

⦁ Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Kongres Organisasi

⦁ KETUA PANITIA

⦁ Kewenangan
Membuat dan mengesahkan seluruh keputusan dan kebijakan organisasi di dalam
Bidang yang berada dalam pengurusannya.

⦁ Tanggungjawab
Mengkoordinasikan dan mengorganisasikan seluruh penyelenggara program kerja di
Seluruh divisi yang berada dalam pengurusannya dan mempertanggungjawabkan kepada
ketua umum.

⦁ Tugas Pokok

2
 Adapun tugas ketua panitia acara adalah sebagai berikut :

⦁ Memimpin semua anggota panitia. Sehingga setiap divisi berjalan sesuai

dengan rencana yang telah ditentukan

⦁ Melakukan koordinasi dengan setiap anggota panitia

⦁ Membuat detail konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang

bersangkutan

⦁ Mengarahkan dan mengawasi berjalannya acara

⦁ Melakukan evaluasi kepanitian secara rutin

⦁ Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara (tuan rumah)

⦁ Meminta laporan pertanggungjawaban semua divisi dalam kepanitian

⦁ Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban

(LPJ) pasca penyelenggaraan acara.

⦁ SEKRETARIS UMUM

⦁ Kewenangan
Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama-sama ketua
dalam bidang administrasi dan penyelenggaraan organisasi.

⦁ Tanggungjawab
Mengordinasikan seluruh penyelenggaraan roda organisasi bidang administrasi dan
tata kerja organisasi dan mempertanggung jawabkan kepada ketua.

⦁ Tugas Pokok

⦁ Melaksanakan pengelolaan Administrasi kesekretariatan dan Melakukan

koordinasi antar pengurus.

⦁ Bersama Ketua Membuat Surat Keputusan dan Rencana Kerja Organisasi.

⦁ Bersama Ketua dan Bendahara merupakan Tim Kerja Keuangan (TKK) atau
otorisator keuangan di tubuh pengurus.

⦁ Merumuskan dan mengusulkan segala peraturan dan ketentuan organisasi di

bidang administrasi dan tata kerja organisasi untuk menjadi kebijakan
organisasi

⦁ Fungsi

⦁ Melakukan pengelolaan administrasi kesekretariatan, korespondensi dan

kearsipan.

⦁ Melakukan pengelolaan inventaris organisasi serta pengadaan kebutuhan

kesekretariatan.

3
 ⦁ Mempersiapkan dan mengkoordinasikan kepanitiaan dan persiapan teknis
lainnya untuk kegiatan organisasi

⦁ Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Ketua Umum sesuai dengan
kepentingan dan perkembangan organisasi

⦁ Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Ketua Umum.

⦁ SEKRETARIS ACARA

⦁ Kewenangan
Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama-sama
Sekretaris umum dalam hal kesekretariatan

⦁ Tanggungjawab
Mengordinasikan seluruh aktivitas kesekretariatan dan tata usaha organisasi dan
mempertanggung jawabkan kepada Sekretaris umum.

⦁ Tugas Pokok

⦁ Mewakili sekretaris umum apabila berhalangan terutama untuk setiap aktifitas

kesekretariatan dan tata kerja organisasi.

⦁ Bersama Sekretaris umum mengawasi seluruh penyelenggaraan aktifitas

organisasi di bidang administrasi dan tata kerja dan menghadiri rapat-rapat
Organisasi dan rapat lainnya.

⦁ Merumuskan, mengusulkan dan mendokumentasikan peraturan dan Data yang

berkaitan dengan atribut dan asset yang tidak bergerak untuk mendukung
kepentingan organisasi baik internal maupun eksternal.

⦁ Fungsi

⦁ Membantu Sekretaris umum melakukan pengelolaan administrasi

kesekretariatan, korespondensi dan kearsipan.

⦁ Membantu Sekretaris umum melakukan pengelolaan inventaris organisasi serta

pengadaan kebutuhan kesekretariatan.

⦁ Membantu Sekretaris umum mengkoordinasikan kegiatan antar pengurus

dengan pengurus, pengurus dengan pihak luar

⦁ Membantu Sekretaris umum membuat laporan periodik kegiatan organisasi

⦁ Membantu Sekretaris umum mempersiapkan dan mengkoordinasikan

kepanitiaan dan persiapan teknis lainnya untuk kegiatan organisasi

⦁ Membantu Sekretaris umum melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh

Ketua Umum sesuai dengan kepentingan dan perkembangan organisasi

⦁ Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Ketua Umum.

4
⦁ BENDAHARA UMUM

⦁ Kewenangan
Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama-sama
Ketua dalam hal keuangan dan kekayaan organisasi.

⦁ Tanggungjawab
Mengordinasikan seluruh aktivitas pengolahan keuangan dan kekayaan
organisasi dan mempertanggungjawabkan kepada ketua.

⦁ Tugas Pokok

⦁ Melaksanakan pengelolaan keuangan dan pengadaan kebutuhan barang

organisasi.

⦁ Mewakili Ketua apabila berhalangan hadir terutama untuk setiap aktivitas di

bidang pengelolahan keuangan organisasi.

⦁ Bersama Ketua dan Sekretaris merupakan Tim Kerja Keuangan (TKK) atau
otorisator keuangan ditubuh pengurus.

⦁ Merumuskan dan mengusulkan segala peraturan organisasi di bidang

pengelolaan keuangan organisasi untuk menjadi kebijakan organisasi.

⦁ Memimpin rapat-rapat organisasi dibidang pengolahan keuangan

organisasi,menghadiri rapat-rapat Organisasi dan rapat-rapat Lainnya.

⦁ Memfasilitasi kebutuhan pembiayaan program kerja dan roda organisasi.

⦁ Fungsi

⦁ Melaksanakan tata pembukuan penerimaan, pengeluaran dan pembayaran

keuangan organisasi.

⦁ Melakukan pengadaan kebutuhan barang organisasi.

⦁ Menyusun rencana anggaran.

⦁ Membuat laporan periodik keuangan organisasi.

⦁ Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Ketua Umum dan berkoordinasi
langsung dengan Sekretaris Umum

⦁ Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggungjawab kepada Ketua Umum.

⦁ BENDAHARA ACARA

⦁ Kewenangan
Membuat dan mengesahkan keputusan dan kebijakan organisasi bersama-sama
Bendahara umum dalam pengolahan pengawasan dan pemeriksaan kekayaan keuangan.

⦁ Tanggungjawab
Mengkoordinasikan seluruh aktivitas pengolahan / pembukuan keuangan

5
 organisasi dan mempertanggungjawabkan kepada Bendahara umum.

⦁ Tugas

⦁ Mewakili Bendahara umum apabila berhalangan hadir terutama untuk setiap

aktivitas di bidang pengelolahan kekayaan dan keuangan organisasi.

⦁ Merumuskan dan mengusulkan segala peraturan organisasi tentang system

pembukuan keuangan organisasi untuk menjadi kebijakan organisasi.

⦁ Menyelenggarakan aktifitas pembukuan terhadap transaksi pengeluaran dan

pemasukan keuangan secara rutin.

⦁ Fungsi

⦁ Membantu Bendahara umum melaksanakan tata pembukuan penerimaan,

pengeluaran dan pembayaran keuangan organisasi.

⦁ Membantu Bendahara umum melakukan pengadaan kebutuhan barang

organisasi.

⦁ Membantu Bendahara umum menyusun rencana anggaran.

⦁ Membantu Bendahara umum membuat laporan periodik keuangan organisasi.

⦁ Membantu Bendahara umum melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh

Ketua Umum dan berkoordinasi langsung dengan Sekretaris Umum

⦁ Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggungjawab kepada Ketua Umum.

⦁ KOORDINATOR DIVISI

⦁ Kewenangan
Menyelenggarakan segala program kegiatan yang telah ditetapkan dalam
program kerja.

⦁ Tanggungjawab
Mengkoordinasikan dan mengorganisasikan seluruh penyelenggaraan program
kerja dan pelaksanaan kebijakan organisasi dalam Penyelenggaraan program kegiatan

⦁ Tugas Pokok

⦁ Merumuskan dan mengusulkan program kegiatan berikut anggaran kegiatan

setiap tahunnya untuk disetujui oleh rapat bidang dan organisasi.

⦁ Mendata dan menginventarisir aktivitas dan Kegiatan Organisasi yang sudah

ada untuk diteliti dan dikaji menjadi bahan pengembangan lebih lanjut.

⦁ Membangun hubungan kerjasama setiap anggota divisi.

⦁ Menyelenggarakan kegiatan yang sudah menjadi Agenda dalam Organisasi.

⦁ Fungsi

6
 ⦁ Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam mengelola kegiatan

⦁ Merumuskan langkah-langkah strategis dan teknis untuk melaksanakan

kegiatan yang diamanatkan dalam program kerja

⦁ Mengkoordinasikan komponen-komponen kepanitiaan untuk pelaksanaan

kegiatan

⦁ Bertanggung jawab terhadap ketua panitia dalam melaksanakan kegiatan

yang diamanatkan program kerja

⦁ Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada ketua panitia

Di dalam stuktur kepanitiaan Forum Silaturrahmi Santri Palengaan (FORSISAP), ada tujuh
divisi yaitu :

⦁ Divisi Keamanan
Divisi ini juga biasanya dalam sebuah kepanitian lo. Namanya divisi keamanan.
Urusan kemaana pada hari acara merupakan tanggung jawab divisi ini.
Fungsi

⦁ Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan

dengan keamanan acara

⦁ Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan

keamanan acara

⦁ Berkoordinasi dengan pihak keamanan seperti satpam untuk penjagaan

lokasi acara

⦁ Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

⦁ Divisi Konsumsi
Divisi konsumsi menjamin logistik yang diperlukan oleh semua anggota
kepanitian dan peserta acara. Divisi ini yang menyiapkan menu makanan sampai camilan
serta menjadwalkan waktu makan. Anggota divisi ini harus mampu mengatur persediaan
makanan dengan cermat.
Fungsi

⦁ Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk menentukan

penjadwalannya

⦁ Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara

⦁ Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi

⦁ Mengurus biaya konsumsi

⦁ Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan

⦁ Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran

7
 ⦁ Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia.

⦁ Divisi Perlengkapan
Divisi perlengkapan yang menyediakan semua perlengkapan yang dibutuhkan
selama acara. Dengan berkoordinasi dengan divisi lain, divisi perlengkapan menghimpun
semua perlengkapan atau peralatan yang diperlukan setiap divisi. Kemudian divisi ini
memastikan ketersediaan perlengkapan seperti tepat acara, kursi acara, panggung bila
ada, sampai sound system.
Adapun fungsi dari divisi ini adalah :

⦁ Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan

⦁ Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan

pengadaannya

⦁ Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman

dan penyewaan peralatan.

⦁ Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan

acara

⦁ Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara

⦁ Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia.

⦁ Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia.

⦁ Divisi acara
Adapun fungsi dari divisi ini adalah :

⦁ Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik

⦁ Berkoordinasi dengan divisi perlengkapan dalam menyusun daftar

perlengkapan yang dibutuhkan

⦁ Mengundang narasumber / muballigh untuk mengisi acara

⦁ Mengoordinir dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara

berlangsung

⦁ Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait

dengan kegiatan tersebut, termasuk kepada anggota panitia

⦁ Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia, sebagai pemimpin utama

dalam kepanitian

⦁ Divisi acara dipimpin oleh seorang pemimpin divisi yang berfungsi

mengoordinir anggota divisi acara.

⦁ Divisi pendanaan

8
 Adapun fungsi dari divisi ini adalah :

⦁ Mencari alamat donatur yang sering membantu

⦁ Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber-sumber yang

bisa mendapatkan dana

⦁ Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela kepada semua

anggota panitia dan simpatisan

⦁ Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah

uang yang masuk dan keluar pada setiap saat

⦁ Meminta saran masukkan dari panitia inti bila terjadi kendala atau
masalah.

⦁ Mencari dana yang dibutuhkan dengan cara-cara yang baik, relavan,

terjangkau dan memungkinkan untuk dilaksanakan.

⦁ Divisi Dekorasi
Adapun fungsi dari divisi ini adalah :

⦁ Menyiapkan dekorasi ruang dan panggung yang digunakan untuk acara

pergelaran

⦁ Menentukan dekorasi acara

⦁ Menentukan dekorasi panggung

⦁ Divisi Kesekretariatan
Divisi Kesekretariatan bertugas untuk menunjang terhadap pekerjaan pokok
administrasi FORSISAP, agar tujuan Organisasi / Forum tersebut dapat tercapai
secara efektif dan efisien. Ranah kerja kesekretariatan antara lain memperlancar alur
dan distribusi informasi ke seluruh pihak baik internal maupun eksternal
lembaga terkait bidang administrasi kesekretariatan, mengelola dan memelihara
dokumentasi Organisasi / Forum yang mengadakan pencatatan dari semua kegiatan
yang digunakan pertanggungjawaban dan sebagai sumber informasi, sebagai media
administrasi yang efektif dan efisien, dan sebagai sarana media pengarsiapan data
secara tersirat maupun tersurat suatu Organisasi / Forum.
Divisi kesekretariatan FORSISAP memiliki peranan yang penting dalam tugas
pokoknya sebagai media distribusi informasi bidang kesekretariatan FORSISAP baik
dalam lingkup internal maupun eksternal.
DEWAN PENASEHAT
K. Wasil ahmad
KH. Abd. Qoyyim Hamzah
KH. Afifurrohman
KH. Taufik Hasyim
R. Akhlaqur Rofiq

PEMBINA

9
 Ust. Syaiful Arif

KETUA UMUM
Syaifuddin

KETUA PANITIA
Abdullah

SEKRETARIS UMUM BENDAHARA UMUM

Nurul Ain Abd. Halim

SEKRETARIS ACARA BENDAHARA ACARA

Ikmal Fernanda Alfan Shobri
DIVISI-DIVISI

KESEKRETARIATAN PERLENGKAPAN DEKORASI

Moh. Hasin (Kord) Khozairi (Kord) Aqil (Kord)
Khoirul Ihsan Nuruddin Farid
Muktasim Fahrur Rozi Moh. Mufid
Fahmi David Izel Ibrohim
Fendi Lutfi Ifqohul Ulum
Zahruddin
Muzammil

ACARA KONSUMSI KEAMANAN

Moh. Hendri (Kord) Moh. Na'im (Kord) Faruq (I) (Kord)
Noval Ainur R. Badrus Salam Shohib
Moh. Rizal Nawawi Faruq (H)
Shofyan Abror Anas Maulana
Jamil Nurur Rohman (B)
Salman Al-Farisi

PENDANAAN
Nawafil (Kord)
Taufiq
Yubi
STRUKTUR KEPANITIAAN FORUM SILATURRAHMI SANTRI PALENGAAN
(FORSISAP)
MASA BHAKTI 1443-1444 H

10