BAB I

PENGANTAR KESEKRETARIATAN
Tujuan
Umum :
Buku ajar ini bertujuan memberikan penjelasan tentang peranan sekretaris dan organisasi
dengan tepat
Khusus :
Setelah mempelajari buku ini , diharapkan mahasiswa dapat memahami dengan baik
tentang :
1. Pengertian tentang sekretaris, kesekretariatan
2. Jenis – jenis sekretaris dan peranan sekretaris
3. Tugas Sekretaris
4. Sekretaris profesional

1
 BAB I

PENGANTAR KESEKRETARIATAN
1. Pendaluluan
Suatu organisasi dalam melaksanakan tugasnya tidak bisa lepas dari kegiatan
administrasi. Administrasi yang baik akan memperlacar kegiatan organisasi tersebut.
Oleh karena itu diperlukan suatu bagian dan orang yang menguasai pekerjaan
kesekretariantan
Sekretariat, kesekretariatan dan sekretaris merupakan hal yang berbeda. Dimana
sekretariat adalah tempat melakukan pekerjaan, sedangkan sekretaris adalah orang yang
membantu pimpinan dalam melaksanakan kegiatan dan kesekretariatan adalah kegiatan
yang dilakukan oleh sekretaris

2.1 Pengertian Sekretaris

Dilihat dari asal katanya sekretaris berasal dari kata secretum yang berari rahasia.
Pekerjaan yang berhubungan dengan rahasia dikerjakan oleh sekretaris. Jadi kemampuan
dalam memegang rahasia harus diperhatikan betul dalam memilih orang sebagai
sekretaris. Pekerjaan sehari – hari sekretaris adalah membantu pimpinan dalam pekerjaan
administrasi.
Menurut kamus umum Bahasa Indonesia sekretaris adalah orang atau pegawai
pengurus yang diserahi pekerjaan tulis menulis. Disebut juga penulis atau panitera.
Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut
peninjauannya.
Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris, yaitu
sekretaris pribadi dan sekretaris pimpinan.
1.Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang membantu pelaksanaan pekerjaan
administrasi pribadi orang yang memperkerjakannya dan tidak ada hubungan
dengan jabatan dalam struktur organisasi. Contohnya sekretaris artis
2.Sekretaris pimpinan adalah sekretaris yang membantu pekerjaan administrasi
pimpinan, yang berhubungan dengan jabatan ddalam suatu organisasi. Contoh
Sekretaris manajer

2
 3. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua macam sekretaris, yaitu
sekretaris junior dan sekretaris senior.
Sekretaris yunior merupakan pegawai baru yang memegang jabatan sebagai
sekretaris, minim pengalaman.
Sekretaris senior, sekretaris yang telah memiliki pengalaman kerja, mampu
mengatasi masalah.

4. Dari segi bidang kerja, antara lain dikenal sekretaris bidang kesejahteraan rakyat
(Kesra), sekretaris bidang pemerintahan, sekretaris bidang hokum, sekretaris
bidang administrasi dan politik, dan sebagainya.
2.1.1 Sekretaris Organisasi

Ada beberapa pandangan tentang pengertian sekretaris organisasi. Sekretaris

organisasi disebut juga sekreatris instansi, sekretaris perusahaan, business secretary,
excecutive secretary. Seorang sekretaris organisasi disamping menjalankan perintah
pimpinan, juga memiliki kedudukan sebagai menajer yang mengelola suatu unit kerja
dalam bidang kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki
peran dan fungsi menejerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan
pengorganisasian, membimbing dan mengarahkan, mengcontrol serta mengambil
keputusan atas berbagai masalah dalam bidang pekerjaan kesekretariatan.
Prajudi Atmosudirdja (1982) yang menyatakan bahwa seorang sekretaris organisasi
atau business secretary bertugas dan memiliki kedudukan sebagai pimpinan pelaksana
atas keputusan dewan direksi atau pimpinan organisasi, hal ini disebut executive
secretary. Ia tidak saja melayani pimpinan organisasi melainkan juga ikut mengatur hal –
hal yang menyangkut organisasi dan manajemen.Seorang businesss secretary atas
prakarsa sendiri dapat melakukan.
1. Merencanakan apa yang harus dikerjakan dalam rangka business perusahaan di
mana dia bekerja
2. Menyusun struktur dan tata cara organisasi
3. Memimpin organisasi (secretariat) dengan baik

3
 Sutarto (1987) yang menyatakan bahwa sekretaris organisasi disamping bekerja atas
perintah pimpinan, juga memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi,
membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengorganisasian, menjalankan
control dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta bekerja terutama
untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain, sekretaris organisasi
membantu melaksanakan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pembuatan
keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrol, serta penyempurnaan.
Dapat diambil kesimpulan bahwa sekretaris organisasi adalah sekretaris yang
mempunyai 3 peranan utama, yaitu :
1.Sekretaris organisasi berperan sebagai pembantu pimpinan yang, dimana dia bekerja
atas perintah pimpinan untuk memperlancar tugas pokok pimpinan sehingga pimpinan
mampu melakukan kegiatan – kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya untuk
mengelola organisasi yang di pimpinnya sesuai dengan arahan yang telah ditetapkan.
Menurut Sondang P. Siagian (1983), arah yang ditetapkan dapat berupa berbagai bentuk,
seperti berbagai peraturan perundanggan dalam organisasi, akte notaries pembentukan
organisasi, kebijaksanaan – kebijaksanaan pejabat atau pimpinan yang lebih tinggi dan
sebagainya. Dalam pembatasan arah kebijaksanaan seorang pimpinan mengambil
berbagai macam keputusan sedemikian rupa sehingga jalannya organisasi lebih lancar
dan sekaligus lebih mampu menyelesaikan berbagai tantangan dan masalah yang
dihadapi.
2. Sekretaris pribadi berperan sebagai pemberi bantuan atas pelayanan kepada satuan
kerja yang ada dalam organisasi dalam bidang kesekretariatan.
Kegiatan dalam bidang kesekretariatan terdiri dari :
1. Menyelenggarakan pembinaan ketata – usahaan, khususnya yang berhubungan
dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi :
a. Pembuatan surat
b. Penerimaan surat
c. Pengiriman surat atau pendistribusian surat
d. Penyimpanan warkat atau recort
2. Menyelenggarakan tata hubungan, baik secara internal maupun secara eksternal:
a. Secara internal melaksanakan tata hubungan kantor yang harmonis

4
 b. Secara eksternal melaksanakan tata hubungan atau komuniksasi masa atau
hubungan masyarakat atau public relation
3. Menyelengarakan kepaniteraan rapat
4. Menyelengarakan hal – hal yang bersifat rahasia
Sekretaris organisasi yang berperan sebagai menejer adalah seorang yang memimpin
suatu satuan organisasi dengan tugas pokok menyelengarakan administrasi
kesekretariatan.
Administrasi kesekretariatan memiliki fungsi :
1. Pengadaan pencatatan atau recording dari semua kegiatan manajemen. Semua
hasil pencatatan tersebut berfungsi sebagai alat pertanggung jawaban dan sumber
informasi. Pencatatan harus dilaksanakan menurut suatu system atau tata cara
yang telah ditentukan.
2. Administrasi kesekretariatan berfungsi sebagai alat pelaksanaan pusat ketata
usahaan.
3. Administrasi kesekretariatan berfungsi sebagai alat komunikasi organisasi.
4. Administrasi kesekretariatan berfungsi sebagai alat pelaksanaan pemegang
rahasia organisasi.
5. Administrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi/ master file.
Administrasi kesekretariatan memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak, baik secata
internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi, memiliki kegunaan
bagi manajemen untuk memperlancar pelaksanaan fungsinya, yaitu planning,
organizing, actuating, controlling dan decision making
Contoh sekretaris organisasi yang memiliki tugas pokok dan fungsi menyelenggarakan
administrasi kesekretariatan adalah sekretariat Negara di Indonesia, sekretaris Negara
memiliki kedudukan selaku menteri Negara yang disebut Menteri Sekretaris Negara
(Mensekneg). Contoh lain meliputi :
1. Sekretaris Kabinet
2. Sekretaris jenderal pada lembaga tinggi Negara

5
 3. Srkretaris jenderal deperteman
4. Sekretaris jenderal partai politik
5. Sekretaris Wilayah daerah
6. Sekretaris Universitas
7. Sekretaris Perusaaan
8. Sekretaris Desa
Tugas pokok dan fungsi masing – masing lembaga tersebut berbeda – beda.
Sekretaris jenderal menyelenggarakan fungsi :
1. Koordinasi, yaitu mengatur dan membina kerjasama, mengintergrasikan dan
mengsingkronkan seluruh administrasi depertemen , termasuk kegiatan pelayanan
teknis dan administrasi bagi seluruh unit organisasi dalam lingkungan
depertemen.
2. Perencanaan, yaitu mempersiapkan rencana, mengolah, menelaah dan
mengkoordinasikan perumusan kebijaksanaan sesuai dengan tugas pokok
depertemen.
3. Pembinaan administrasi, yaitu membina urusan tata usaha, mengelola dan
membina kepegawaian, mengelola keuangan dan peralatan/perlengkapan seluruh
depertemen.
4. Pembinaan organisasi dan tata laksana, yaitu membina dan memelihara seluruh
kelembagaan dan ketata laksanaan depertemen serta mengembangkannya.
5. Penelitian dan pengembangan, yaitu membina unit penelitian dan pengembangan
sepanjang belum menyelenggarakan oleh unit organisasi lainnya dilingkungan
depertemen.
6. Pendidikan dan pelatihan, yaitu membina unit pendidikan dan pelatihan sepanjang
belum diselenggarakan oleh unit organisasi lainnya dilingkungan depertemen.
7. Hubungan masyarakat, yaitu melakukan hubungan dengan lembaga resmi dan
masyarakat.
8. Koordinasi, penyusun peraturan perundang – undangan , yaitu mengkoordinasi
perumusan peraturan perundang – undangan yang menyangkut tugas pokok
depertemen.

6
 9. Keamanan dan ketertiban, yaitu membina dan memelihara keamanann dan
ketertiban dalam lingkungan depertemen.

2.1.2 Sekretaris Pemimpin

Ada beberapa pandangan mengenai pengertian sekretaris pimpinan. Sekretaris
pimpinan sering disebut privete secretary, ada pula yang menyebutnya personal
secretary. Kedua istilah tersebut memiliki makna yang berbeda dalam peran tugasnya.
Seorang sekretaris pemimpin tidak berkedudukan sebagai seorang menejer,
sehingga ia tidak menjalankan fungsi – fungsi manejerial. Sekretaris pimpinan dalam
kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas memperingankan,
mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan pimpinan. Ia berstatus sebagai
pegawai organisasi.Tugas pekerjaan seorang sekretaris pemimpin lebih banyak
menyangkut hal – hal yang berhubungan dengan telepon, surat menyurat, kearsipan,
menerima dikte, membuat perjanjian dengan tamu untuk keperluan pimpinan, membuat
undangan, membuat agenda kegiatan pimpinan.
Dengan kata lain pekerjaan seorang sekretaris pimpinan menyangkut tugas yang
berhubungan dengan pekerjaan ketatausahaan atau kesekretariatan. Dengan demikian hal
– hal yang menyangkut kepentingan pribadi bukan merupakan tugas dan tanggung jawab
sekretaris pimpinan.
Contoh sekretaris pimpinan :
Sekretaris Presiden, sekretaris Menteri, sekretaris Direktur, sekretaris Bupati , sekretaris
kepala dinas.
Personal secretary adalah, seorang yang digaji / diangkat secara pribadi, bukan oleh
instansi / organisasi. Yang tugasnya memperlacar pekerjaan si bos termasuk untuk
kepentingan pribadi si bos.
Contoh personal secretary : sekretaris seorang tokoh masyarakat, sekretaris artis.

2.1.3 Sekretaris Junior

Sekretaris yunior adalah sekretaris yang kedudukannya masih rendah / baru/muda
dalam segi pengalaman. Tugas yang diberikan kepada sekretaris yunior adalah tugas

7
khusus di bidang kesekretariatan yang rutin dan belum komplek, misalnya
korespondensi, steno, menerima dikte dll.

2.1.4 Sekretaris Senior

Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman, kemampuan dan prestasi sebagai
sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Tetapi juga mampu
mengatasi berbagai masalah yang dihadapi sehingga benar – benar mampu menunjukkan
diri sebagai seorang sekretaris yang professional.

2.1.5 Sekretaris Bidang

Sekretaris bidang adalah sekretaris yang memiliki tugas dalam bidang tertentu,
misalnya :
1. Sekretaris bidang social dan politik.
2. Sekretaris bidang administrasi pemerintahan umum , dll.

2.2 Sekretariat
Pengertian sekretariat adalah sebagai berikut :
1. Dalam kamus umum Bahasa Indonesia, sekretariat berarti pekerjaan, segenap
urusan sekretaris atau dapat berarti pula kepaniteraan.
2. Tempat seorang sekretaris melakukan pekerjaan dalam bidang sekretariat.
3. Tempat sekretaris berikut para staffnya melakukan kegiatan dalam bidang
sekretariatan atau ketatausahaan yang meliputi segenap kegiatan pengolahan surat
menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengandakan,
mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh
organisasi.
4. Satuan organisasi yang melakukan pekerjaan office service atau jasa – jasa
perkantoran, misalnya penyambungan telepon, pengadaan dan pemeliharaan
mesin – mesin kantor, tata ruang kantor, pembuatan formulir, surat menyurat dan
kearsipan.

8
 5. Sekretariat jendral adalah satuan organisasi yang terdapat dalam lingkungan
organisasi yang cukup besar yang melaksanakan pekerjaan seperti dalam hal
sekretariat , misalnya sekretariat jenderal depertemen
6. Kesekretariatan adalah kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris. Jadi,
kesekretariatan menunjukkan aktivitas atau tata kerja.

2.3 Tugas Seorang Sekretaris

Pada prinsipnya tugas seorang sekretaris pimpinan dapat dibagi 2 macam, yaitu
tugas yang bersifat rutin dan tugas yang bersifat insidentil.

2.3.1 Tugas rutin sekretaris

Tugas rutin adalah tugas pekerjaan yang dijumpai dan dikerjakan setiap hari,
tanpa menunggu waktu khusus dan tanpa menunggu perintah dari pimpinan. Tugas rutin
biasa sudah ditentukan dalam uraian tugas sesuai dengan program dan prosedur yang
telah ditetapkan.
Tugas Rutin meliputi:
- Menerima surat, mencatat dibuku agenda, membuka surat yang tidak
rahasia,menyelipkan lenbar disposisi.
- Membuat nomor surat keluar, alamat surat , meng agendakan surat, mengirim
surat.
- Mendokumentasikan, menyusun dan menyimpan surat.
- Mengawasi penyimpanan dokumen, sehingga tidak bisa digunakan oleh pihak
yang tidak bertanggung jawab.
- Menerima dan melayani tamu yang telah membuat janji atau belum.
- Menerima dan menelpon sesuai dengan kepentingan.
- Mengatur jadwal kerja pimpinan.
- Membuat laporan tertulis maupun tidak tertulis.
- Mengelola kas kecil.
- Menerima dan membalas email.
- Menyiapkan surat perjalanan dinas dan akomudasi.
- Menyiapkan kegiatan rapat , peralatan dan perlengkapan.

9
 - Menjadi notulen rapat .
- Mempersiapkan naskah, pidato pimpinan.
- Memberikan informasi kepada pihak lain tentang kegiatan pimpinan jika
diizinkan pimpinan
- Menjadi sumber informasi bagi pimpinan ketika pimpinan membutuhkan
informasi seputar kondisi karyawan dan lingkungan perusahaan.
- Mendampingi pimpinan sebagai pendukung kesuksesan pekerjaan pimpinan
- Menagani urusan keuangan yang berkaitan dengan perjalanan dinas
- Mengingatkan agenda kerja pimpinan.
- Menentukan waktudan tempat pelaksanaan pertemuan bisnis antara pimpinan
dengan relasi organisasi.
- Menguasai pengunaan aplikasi perkantoran yang menunjang kegiatan perkantoran
- Menguasai pengunaan internet.
- Menjadi pendengar setiap keluhan pimpinan yang menyangkut perusaan, dengan
tidak menginformasikan kepada pihak lain.
- Mengarsip.

3.2 Tugas – tugas Insidentil Sekretaris

Tugas isidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi :
1. Tugas atas prakarsa sendiri, tugas yang dilakukan tanpa diminta oleh pimpinan.
Tugas isidentil meliputi:
- Menyusun daftar nama rekanan
- Membuat daftar nama tamu yang berkunjung untuk krperluan negosiasi, sehingga
sekretaris dapat membedakan mana tamu rutin dan mana tamu isidentil.
- Membuat tabel atau grafik sehingga pimpinan mudah membacanya
- Membuat kliping yang berhubungan dengan perusahaan
- Memberi saran terkait dengan tugas – tugas prioritas yang perlu diselesaikan
pimpinan.
- Memberi saran terkait dengan kesehatan pimpinan

10
 Misalnya: menyusun daftar nama rekanan, membuat daftar nama – nama tamu
berkunjung untuk keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat
membedakan antara tamu rutin dan tamu isidentil, membuat tabel atau grafik
produksi sehingga pimpinan mudah membacanya, membuat kliping.
2. Tugas yang diberikan lansung oleh pimpinan, karena pimpinan tidak memiliki
waktu untuk mengerjakannya sendiri. Contoh mengurus pajak pribadi.

Sutiyoso (1991) mengemungkakan bahwa tugas seorang sekretaris dapat dibedakan

menjadi 5 kelompok, yaitu :
1. Tugas perkantoran, meliputi penyiapan meja pimpinan, menerima instruksi dan
dikte dari pimpinan, menangani surat masuk dan keluar, mengetik surat – surat
untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, serta menfilekan.
2. Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan
– pesan lewat telepon, menerima tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan,
mencatat janji untuk pimpinan dan menyusun acara kerja sehari – hari pimpinan.
3. Tugas keuangan, menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank, misalnya
menyimpan uang, menarik cek, membayar pajak, sumbangan atas nama
pimpinan.
4. Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur
penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurus undangannya,
memberikan ucapan selamat atau menyatakan turut berduka cita kepada relasi atas
nama pimpinan.
5. Tugas isidentil, yaitu menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau
pernyataan pimpinan; membuat ikhtisar dari berita –berita dan karangan yang
termuat dalam surat kabar, majalah dll yang berhubungan dengan kepentingan
perusahaan, mengkoreksi bahan – bahan tercetak, mencari dan memilih souvenir
untuk relasi pimpinan.
Prajudi Atmosudirjo(1982) mengemungkakan tugas – tugas seorang sekretaris :
1. Menerima dikte dan menjalankan transkripnya.
2. Menyelengarakan arsip (general file, personal file, central file) pandai
mengunakan segala map (folder), ordner, kartu – kartu, checklist, indeks.

11
3. Membaca dan menyortir surat –surat pos (mail).
4. Menyimpan arsip milik pimpinan.
5. Membuat atau menyelengarakan perjanjian pimpinan dan mencatatnya.
6. Mengatutur telepon keluar- masuk , lokal – interlokal.
7. Mengatur perjalanan serta kalkulasi biaya perjalanan.
8. Mengatur hadiah – hadiah, pengiriman bunga dan sebagainya untuk relasi.
9. Mencatat hari ulang tahun relasi dan tokoh – tokoh penting, perkawinan,
pelantikan dan sebagainya.
10. Mengunakan berbagai macam mesin hitung.
11. Menyipan uang tunai/ kas kecil untuk pimpinan dan mengatur keluar masuknya
uang direkening bank
12. Mengatur korespondensi pribadi dan rahasia.
13. Mengolah bahan – bahan dan data untuk menyusun laporan.
14. Menyelengarakan daftar – daftar penelaan dan laporan – laporan.
15. Mengatur organisasi dan laporan – laporan.
16. Menerima langganan, nasabah relasi dan tamu lainnya agar memiliki kesan yang
menyenangkan tentang organisasinya.
17. Mempersiapkan berbagai bahan untuk publikasi atau penerangan.
18. Mengatur pembelian – pembelian kecil untuk keperluan kantor dan keperluan
pimpinan.
19. Bertindak sebagai pelantara antara pimpinan dan para pegawai bawahan atau
anggota pimpinan lainnya.
20. Menyusun pidato yang didiktekan.
21. Bertindak sebagai office menejer.
22. Mengatur rapat dan membuat notulen rapat.
23. Mengikuti surat kabar dan mengunting/menyimpan berita – berita yang penting.
24. Membantu pimpinan dalam urusan pajak pribadi.
25. Mengatur istirahat, hiburan dan hobi pimpinan beserta keluarga.

12