PEDOMAN PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI

ORGANISASI HIMPUNAN MAHASISWA

PERSATUAN ISLAM
BAB 1
PENGANTAR
Bahwa HIMA PERSIS didirikan membawa Visi Sebagai “wadah pembentuk kader ulu Al-Allbab” dengan misi:
1. Membentuk kader-kadernya sebagai agen perubahan
2. Mencetak kader-kader ulama intelektual
3. Melakukan secara aktif prinsip amar ma’ruf nahyi munkar. (QA, Muqaddimah)
Dengan demikian, HIMA PERSIS memiliki tujuan “membentuk insan akademis, pembaharu yang progresif–revolusioner sesuai
dengan tuntunan Al-Quran dan As-Sunnah, serta berperan aktif dalam mewujudkan masyarakat adil, makmur dan diridloi Allah
SWT” (MKO tentang tujuan kiprah HIMA PERSIS). Maka untuk menggapai tujuan itu, ditetapkanlah usaha-usaha yang harus
ditempuh, yaitu:
1. Menghimpun dan mengembangkan potensi kader dalam upaya meningkatkan kualitasnya
2. Membimbing, membina, dan menggerakan anggota untuk meningkatkan fungsi HIMA PERSIS sebagai organisasi kader.
3. Berperan secara aktif konstruktif dan inovatif dalam mengembangkan pemikiran keagamaan dan ilmu pengetahuan.
4. Menjalin kerja sama dengan berbagai pihak dalam mewujudkan visi dan misi organisasi.
5. Mengamalkan segala usaha yang selaras dengan tujuan organisasi. (QA Pasal 6)
Dengan demikian semua kegiatan yang diselenggarakan HIMA PERSIS harus memenuhi salah satu atau beberapa kriteria tersebut.
Untuk itu maka diperlukan penataan dalam prosedur perencanaan, pelaksanaan maupun pelaporan dari setiap kegiatan yang
dilaksanakan. Bentuk penataan itu sendiri juga harus mencerminkan tujuan HIMA PERSIS, sehingga baik secara filosofis maupun
teknis harus memiliki muatan jati diri kader ulul al-albab. Untuk keperluan tersebut maka disusunlah PEDOMAN
PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI HIMA PERSIS.

A. KETENTUAN UMUM
1. Administrasi merupakan segenap penyelenggaraan usaha kerja sama manusia dalam mencapai tujuan tertentu. Untuk
terselenggaranya sistem administrasi yang baik untuk mencapai tujuan, diperlukan suatu proses yang tertib dan tertata rapi.
2. Administrasi dalam pengertian luas maupun sempit, dalam penyelenggaraannya, diwujudkan dalam fungsi-fungsi
administrasi yang terdiri dari perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan
pengawasan (controlling).

B. DASAR PEMIKIRAN
1. Al-Qur’an surat Al-Baqarah ayat 282;
“…Dan hendaklah seorang penulis diantara kamu menuliskannya dengan benar. Dan janganlah penulis enggan menuliskannya
sebagaimana Alloh telah mengajarkannya, maka hendaklah ia menulis…”
2. Hadits Nabi SAW. :
“Dari Anas bin MAlik RA. Nabi SAW menulis surat, lalu dikatakan kepada beliau: sesungguhnya mereka tidak akan membaca surat
kecuali distempel. Maka beliau mengambil stempel perak yang bertuliskan Muhammad Rasulullah. (HR. Bukhari)
3. Kemajuan Organisasi
Maju dan dinamisnya sebuah organisasi ditandai dengan penerapan manajemen secara baik.
4. Manajemen perkantoran
Salah satu aspek di dalam organisasi yang berfungsi melayani dan memudahkan pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi.
5. Ketatausahaan
Administrasi praktis (ketatausahaan) dan seluruh aspek yang tercakup dalam manajemen perkantoran yang baik dan rapi
merupakan salah satu indikator rapinya organisasi sehingga dalam pelaksanaannya diperlukan suatu pola yang seragam.

C. MAKSUD DAN TUJUAN

Pedoman Administrasi kesekretariatan ini merupakan satu-satunya acuan dalam penyelenggaraan administrasi yang bertujuan untuk
menciptakan mekanisme administrasi HIMA PERSIS yang tertib, efektif dan efisien, sehingga terbina kesatuan pemahaman dan
tindakan serta kedisiplinan administrasi di setiap level kepemimpinan.

D. PRINSIP ADMINISTRASI
Pengelolaan administrasi di HIMA PERSIS ini harus mempertimbangkan prinsip-prinsip berikut ini :
1. Efektif dan efisien
Peralatan, pendanaan, mekanisme, tempat dan waktu hendaknya menjadi perhatian dalam pengelolaan administrasi ini.
2. Rasional
Hendaknya dijunjung tinggi konsep rasional dan ilmiah dan dihindari kemungkinan-kemungkinan yang dapat menimbulkan
madlarat.
3. Normatif-konvensional
Pengelolaan administrasi ini tidak terlepas dari kaidah umum dan kesepakatan-kesepakatan yang berlaku di HIMA PERSIS.
4. Keseragaman
Demi kerapihan dan keberaturan administrasi, hendaknya ada keseragaman administrasi di setiap level kepemimpinan.
5. Fleksibel
Perubahan dan pengembangan dalam pedoman administrasi dilakukan apabila diperlukan dan diperolehnya kaidah baru yang
dianggap lebih layak atau sesuai dengan kesepakatan baru.

1
E. RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI
Pedoman Penyelenggaraan Administrasi HIMA PERSIS menata kegiatan-kegiatan yang ada baik yang bersifat rutin maupun
insidentil, agar setiap kegiatan yang diselenggarakan lebih mendekatkan pada pencapaian tujuan. Secara garis besar persoalan yang
ditata itu berkaitan dengan :
1. Keterlibatan seseorang (anggota, pengurus, simpatisan, pejabat, tokoh masyarakat maupun masyarakat pada umumnya) dalam
penyelenggaraan kegiatan di HIMA PERSIS.
2. Prosedur dan etika penyelenggaraan kegiatan di HIMA PERSIS.
3. Tata aturan penggunaan atribut HIMA PERSIS.
Untuk lebih jelas dan lebih memudahkan dalam pelaksanaannya, maka ruang lingkup penyelenggaraan administrasi HIMA
PERSIS ini adalah:
1. Penyelenggara administrasi
2. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan
a. Ketatausahaan/administrasi surat menyurat
b. Tata kearsipan
c. Inventaris dan dokumentasi organisasi
d. Pembuatan laporan
e. Pembuatan term of reference (tor) dan proposal
3. Administrasi keanggotaan
4. Etika permusyawaratan
5. Keprotokoleran
6. Kelengkapan organisasi
a. Kesekretariatan
b. Atribut

BAB II
PENYELENGGARA ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
Agar administrasi suatu organisasi dapat berjalan dengan baik maka diperlukan kejelasan pihak yang menjadi penanggung jawab
dalam penyelenggaraannya, sehingga fungsinya sebagai upaya penataan kegiatan organisasi dapat dicapai. Untuk itu, penanggung
jawab penyelenggaraan administrasi dalam konteks pengelolaan informasi organisasi adalah SEKRETARIS.
Secara garis besar penyelenggaraan administrasi praktis dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu yang berkaitan dengan pengelolaan
informasi organisasi dan pengelolaan harta benda milik organisasi. Dalam kaitan ini maka Sekretaris menangani pekerjaan yang
pertama, yaitu pengelolaan informasi organisasi. Sekretaris bertanggung jawab kepada ketua umum dalam pelaksanaan tugasnya.
1. Sekretaris adalah:
a. orang yang dapat dipercaya atau dapat menyimpan rahasia. Seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia mengingat
sifat pekerjaannya memang rahasia. Jawaban atas pertanyaan yang menyangkut persoalan rahasia harus dapat dihindari
dengan tetap menjaga semangat kerja sama dan efisiensi pelayanan baik terhadap pimpinan maupun organisasi.
b. Seorang pembantu dari seorang kepala yang memberikan pendiktean, menyiapkan surat-surat, menerima tamu-tamu,
memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari
kepala itu.
c. Seorang yang memimpin sekretariat suatu lembaga tertentu, yang fungsi, tugas dan wewenangnya lebih luas dari sekretaris
pribadi maupun sekretaris yang hanya mengelola tugas-tugas perkantoran." Dalam kepanitiaan suatu kegiatan juga ada
jabatan sekretaris, yang pada dasarnya memiliki pengertian yang sama hanya berbeda masa dan wilayah kerjanya.
2. Sekretaris berfungsi:
a. Sebagai seorang Manajer, yaitu seorang yang membawahi suatu satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan
dalam bidang informasi.
b. Sebagai pengelola (kolektor sekaligus distributor) informasi organisasi, baik dalam kegiatan sehari-hari yang bersifat
non formal maupun dalam kegiatan formal seperti pada penyelenggaraan rapat-rapat (fungsi formal).

2
 c. Sebagai prototipe kader HIMA PERSIS. Karena dengan jabatan sekretaris tersebut, orang di luar HIMA PERSIS akan
menganggap seorang sekretaris HIMA PERSIS (di samping Ketua Umum) sebagai representasi kader HIMA PERSIS secara
keseluruhan (fungsi informal).
3. Sekretaris bertugas:
a. Tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dilaksanakan tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tugas yang sesuai
dengan pembagian tugas (Job Description) yang telah ditetapkan sebelumnya.
Tugas-tugas rutin sekretaris itu meliputi:
1) Membuat dan menyampaikan surat organisasi (korespondensi).
2) Menyimpan dan menata arsip organisasi (kearsipan).
3) Memproses dan mengendalikan surat yang diterima organisasi.
4) Menerima dan melayani tamu organisasi.
5) Mewakili organisasi mengunjungi organisasi/lembaga/perorangan yang menjadi relasi.
6) Menerima dan melayani telepon dari organisasi/lembaga/perorangan yang menjadi relasi.
7) Menelepon atau menghubungi langsung organisasi/lembaga/perorangan yang sedang menjalin kerja sama dengan
organisasi.
8) Mengatur jadwal kegiatan organisasi dan pimpinan organisasi.
9) Membantu mempersiapkan pembuatan laporan.
10) Mengingatkan pengurus yang lain akan program kerja yang belum dilaksanakan.
b. Tugas Khusus
Yaitu tugas-tugas yang hanya dilaksanakan oleh sekretaris apabila ada instruksi khusus dari pimpinan atau merupakan hasil
keputusan rapat pengurus.
Tugas khusus sekretaris tersebut meliputi :
1. Mempersiapkan rapat pengurus (memfasilitasi rapat) dan membuat notulen.
2. Mempersiapkan surat-surat untuk kelengkapan perjalanan dinas.
3. Membuat perjanjian-perjanjian dengan pihak-pihak yang menjadi relasi organisasi.
4. Mengolah bahan-bahan pidato yang disampaikan oleh pimpinan organisasi.
c. Tugas Kreatif
Yaitu tugas yang dilakukan atas prakarsa sendiri tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh pimpinan. Tugas ini dilaksanakan dengan
pertimbangan dapat membantu meringankan beban atau memperlancar pekerjaan pimpinan atau pengurus organisasi yang lain.
Tugas kreatif sekretaris tersebut meliputi :
1) Mengumpulkan keterangan yang sekiranya diperlukan oleh pimpinan atau pengurus organisasi yang lain sehingga bila
sewaktu-waktu diperlukan sudah siap. Misalnya makalah, berita atau artikel tentang suatu masalah yang berkaitan dengan
bidang garap organisasi.
2) Membuat perencanaan kerja.
3) Mengontrol efisiensi kerja organisasi.
4) Menyiapkan dan mengelola peralatan kesekretariatan atau ATK (Alat Tulis Kantor).
5) Mencatat nama-nama pembesar/tokoh/Ormas-ormas yang menjadi relasi organisasi dan menyusunnya dengan baik
sehingga bila sewaktu-waktu diperlukan bisa dicari dengan mudah.
6) Mengatur pemberian hadiah-hadiah, kartu ucapan selamat dan lain-lain.

4. Wewenang Sekretaris
Seperti halnya pengurus lain dalam sebuah organisasi (dihapuskan) Sekretaris disamping memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab
juga memiliki wewenang, karena memang seseorang hanya bisa berfungsi dan menjalankan tugas yang menjadi tanggung jawabnya
bila memiliki wewenang yang jelas.
Wewenang sekretaris tersebut meliputi :
a. Keikutsertaan dalam perencanaan organisasi.
b. Keterlibatan dalam pengambilan keputusan.
c. Memberikan pengarahan kepada pengurus lain berkaitan dengan masalah kesekretariatan.
d. Melakukan koordinasi dalam penyelenggaraan administrasi.
e. Melaksanakan pengawasan masalah administrasi.
f. Melakukan penyempurnaan tata kerja organisasi.
g. Terlibat dalam pekerjaan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan (sebagai fasilitator).

5. Persyaratan Seorang Sekretaris

Untuk dapat melaksanakan segenap tanggung jawabnya seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu. Tanpa memiliki
persyaratan tersebut, secara formal memang seseorang dapat menjadi sekretaris, namun akan mengalami kesulitan dalam pelaksanaan
tugasnya. Secara garis besar persyaratan itu mencakup tiga hal yang berkaitan dengan kepribadian, pengetahuan dan ketrampilan.
a. Kepribadian
Mengingat seorang sekretaris merupakan salah satu figur yang menjadi sorotan orang di luar organisasi, maka untuk menjadi seorang
sekretaris yang baik di samping memiliki bakat juga diperlukan syarat kepribadian tertentu. Syarat kepribadian yang dikehendaki itu
adalah sebagai berikut:
1) Berakhlaqul Karimah

3
Di samping senantiasa berhubungan dengan banyak orang, sekretaris HIMA PERSIS juga menjadi prototipe kader HIMA PERSIS.
Maka ia harus dapat menjaga perilakunya sesuai dengan sistem akhlak Islam sehingga segenap tanggung jawabnya bisa ditunaikan
dengan baik sekaligus membangun citra yang baik tentang HIMA PERSIS di mata masyarakat.
2) Komunikatif
Sekretaris sebagai pengelola informasi organisasi harus dapat menjalankan komunikasi yang baik, dengan pihak intern
organisasi maupun ekstern. Kemampuan sekretaris dalam berkomunikasi sangat berpengaruh dalam mendinamisasi kelancaran
organisasi. Persyaratan ini akan semakin dibutuhkan untuk sekretaris suatu kepanitiaan yang kegiatannya sangat dibatasi oleh
waktu, sehingga komunikasi antar elemen kepanitiaan (yang satu sama lain kerjanya saling terkait) harus benar-benar lancar,
keadaan ini dapat menjadi fasilitator yang baik.
3) Mawas Diri/Teliti
Sebagai penanggungjawab dalam pengelolaan informasi organisasi seorang sekretaris harus mawas diri/teliti dan hati-hati dalam
melakukan sesuatu yang berkaitan dengan penyampaian informasi atau dalam proses komunikasi, misalnya ketika berbicara,
mengetik, menulis, membetulkan kesalahan, mengoreksi hasil pekerjaan dan lain-lain.
4) Bersikap Ramah
Dalam konteks pengelolaan informasi organitasi, setiap pengurus memiliki sekaligus memerlukan informasi tertentu, sehingga
setiap pengurus mau tidak mau harus berhubungan dan dihubungi oleh sekretaris. Tukar informasi akan berlangsung efektif bila
hubungan terjalin dengan baik, untuk inilah maka seorang sekretaris harus dapat bersikap ramah dengan setiap orang yang
berhubungan atau dihubunginya.
5) Sabar dan Bijaksana dalam Menghadapi Orang Lain.
Setiap orang memiliki karakter yang berbeda-beda. Demikian pula dengan orang-orang yang harus dihadapi oleh seorang
sekretaris. Karena itu seorang sekretaris harus sabar dan bijaksana dalam menghadapi orang lain. Sabar, yakni dapat
mengendalikan emosinya dalam menghadapi beragam sifat orang (yang kadang menjengkelkan). Bijaksana, dalam arti mampu
menerima keragaman karakter orang-orang tersebut sehingga tidak menuntut setiap orang harus dapat memenuhi standar sikap
tertentu ketika berhadapan dengannya.
6) Simpatik (Berpenampilan Diri yang Baik)
Tidak semua orang dapat berkomunikasi dengan baik, demikian juga dengan orang yang berhubungan dengan sekretaris. Agar
proses komunikasi dapat berjalan baik maka seorang sekretaris harus dapat menunjukkan sikap simpatik agar orang yang sedang
berkomunikasi dengannya dapat mengatasi kecanggungannya.
7) Pandai Bergaul
Seorang sekretaris juga harus pandai bergaul, pandai menyesuaikan diri dengan keadaan di mana ia berada, karena ia
berhubungan tidak hanya dengan orang-orang intern organisasi tapi juga perlu berhubungan dengan pihak-pihak di luar yang
suasana pergaulannya belum tentu sama.
8) Dapat Dipercaya
Sebagai pengelola informasi organisasi, seorang sekretaris harus bisa dipercaya, baik ketika memberi maupun menerima
informasi. Sehingga bila ada informasi yang sifatnya rahasia (tidak boleh diberikan kepada sembarang orang) baik yang
menyangkut organisasi maupun individu pengurus lain, ia dapat dipercaya untuk menjaga kerahasiaannya.
9) Memiliki Daya lngat dan Konsentrasi yang Baik
Agar dapat mengelola informasi organisasi dengan baik, seorang sekretaris harus memiliki daya ingat dan konsentrasi yang baik,
sehingga informasi yang diterimanya dapat dipersepsikan secara benar. Demikian pula ketika harus menyampaikannya kepada
yang membutuhkan.
10) Memiliki Kesetiaan (Loyalitas) terhadap Organisasi
Seorang sekretaris harus memiliki kesetiaan (loyalitas) terhadap organisasi. Karena sekretaris yang paling banyak tahu
informasi tentang organisasinya, termasuk yang sifatnya rahasia atau menyangkut reputasi organisasi. Jika sekretaris tidak
memiliki kesetiaan terhadap organisasi, maka informasi itu dapat diberikan kepada pihak yang tidak menyukai
organisasinya. Hal ini tentu saja bisa membahayakan organisasi.
11) Obyektif
Pengelolaan informasi harus dilakukan secara obyektif, baik ketika menerima maupun menyampaikan informasi. Bila
tidak diiringi sikap obyektif dapat menimbulkan salah interpretasi. Sekalipun informasi itu berkaitan dengan sekretaris
sendiri.
12) Tekun
Mengingat banyaknya tugas yang harus dilakukan secara rutin dan terus menerus, maka seorang sekretaris juga harus tekun, mau
melaksanakan tugasnya secara teratur dan tuntas.
b. Pengetahuan
Untuk menunjang keberhasilan dalam menjalankan tugasnya, seorang sekretaris harus memiliki persyaratan pengetahuan
tertentu, yang bersifat umum maupun khusus (spesialis).
1) Pengetahuan Umum
Pengetahuan umum yang harus dimiliki seorang sekretaris adalah yang berkaitan dengan kemasyarakatan dan kebudayaan.
Dengan pengetahuan yang dimilikinya tersebut akan membuat seorang sekretaris dapat membawa diri dengan baik ketika
melaksanakan tugasnya. Pembawaan diri yang baik ini langsung atau tidak langsung akan mengangkat wibawa organisasi.
Pengetahuan umum tersebut meliputi :
a) Pengetahuan tentang Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
b) Penguasaan salah satu bahasa asing (bahasa internasional) secara lisan maupun tertulis.
c) Pengetahuan tentang sastra (gaya bahasa).
d) Pengetahuan tentang persoalan budaya.

4
 e) Pengetahuan tentang tingkah laku manusia.
2) Pengetahuan Khusus
Yang dimaksud dengan pengetahuan khusus ini adalah pengetahuan yang berkaitan dengan persoalan-persoalan dimana seorang
sekretaris bekerja. Apabila bekerja pada perusahaan dagang misalnya, maka dia harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang
pemasaran, penjualan, promosi maupun perikianan. Pengetahuan khusus tersebut meliputi
a) Administrasi sebagai praktek organisasi.
b) Fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling).
c) Kepemimpinan dalam organisasi.
d) Perorganisasian dan Pembagian Kerja.
e) Teknik Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah.
f) Pendelegasian yang efektif dll.
c. Keterampilan
Yang juga penting untuk dimiliki seorang sekretaris adalah persyaratan ketrampilan, yaitu kemampuan untuk melakukan kegiatan-
kegiatan praktek yang berkaitan dengan masalah ke sekretariatan, yaitu :
1) Mengetik, baik dengan mesin ketik maupun dengan komputer. Ketrampilan ini mutlak dimiliki, karena pekerjaan
seorang sekretaris tidak dapat dilepaskan dari masalah tulis menulis.
2) Stenografi (menulis cepat). Ketrampilan ini diperlukan ketika seorang sekretaris harus menjadi notulen dalam suatu rapat atau
pertemuan. Jika sekretaris tidak memiliki ketrampilan ini maka akan banyak pembicaraan dalam rapat atau pertemuan tersebut
yang jadi sia-sia karena tidak dapat tercatat, sementara yang mengemukakan pendapat selamanya dapat mengingat apa yang
telah dikemukakannya itu.
3) Pembukuan. Meski sekretaris tidak berurusan dengan pembuatan laporan keuangan, tapi ia perlu memiliki juga
ketrampilan dalam pembukuan agar bisa memahami suatu laporan keuangan.
4) Penyimpanan surat (ilmu kearsipan). Sesuai dengan banyaknya relasi organisasi, akan banyak pula surat yang masuk dan
keluar. Surat yang pernah dikidm atau diterima suatu saat diperiukan lagi untuk suatu keperluan, untuk itu perlu ketrampilan
dalam menyimpan surat (membuat arsip), agar sewaktu-waktu diperiukan surat-surat tersebut dengan cepat dan mudah bisa
didapatkan.
5) Berkorespondensi (Surat Menyurat). Surat menyurat organisasi merupakan salah satu tugas yang harus dilaksanakan oleh
seorang sektetaris.
6) Kecepatan dan Ketangkasan Kerja. Seringkali dalam waktu yang bersamaan ada beberapa pekerjaan sekaligus yang harus
dilaksanakan oleh seorang sekretaris, sehingga seorang sekretaris harus bisa bekeria dengan cepat dan tangkas. Cepat, berarti
mampu menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat. Tangkas, artinya mampu melakukan beberapa pekerjaan secara
beruntun.

6. Perlengkapan Penting bagi Sekretaris

Seorang sekretaris membutuhkan berbagai peralatan untuk kelancaran tugasnya, yaitu
a. Penanggalan meja (desk calender) yang sekaligus merupakan daftar janji (List of Appointment).
b. Buku petunjuk telepon.
c. Buku daftar alamat penting relasi organisasi, untuk HIMA PERSIS misalnya tokoh-tokoh Islam, pejabat pemerintah, Keluarga
Besar HIMA PERSIS (KB-Pll), Ormas, Media Massa dan lain-lain yang disusun berdasarkan abjad.
d. Buku catatan/ coretan untuk mencatat peristiwa penting setiap hari (scratch paper).
e. Kotak atau tempat surat masuk dan surat keluar (letter tray).
f. Map berwarna untuk menyimpan informasi yang diberi keterangan, misalnya : harus dilakukan segera, sedang dikerjakan
(dalam proses pengerjaan), atau untuk diedarkan/ diketahui.
g. Kotak kartu nama/ album kartu nama.
h. Catatan/ buku sumber informasi, misal: kamus, buku tarif pos dan giro, peta kota-kota besar/ penting, buku organisasi intern,
jadwal penerbangan/ keberangkatan bus (travel kereta api beserta nomor telpon agennya, almanak (kalender dinding), kertas dan
amplop dengan berbagai jenis dan ukuran misalnya kertas kop surat dan amplopnya, kertas memo, kertas karbon, dan lain-lain.
i. Alat-alat tulis dan kantor (ATK).
j. Pesawat telepon/ faksimili.
k. Buku harian dan lain-lain.

7. Kode Etik Sekretaris

Seperti halnya dengan pekerjaan yang berhubungan dengan banyak orang, sekretaris juga perlu memiliki kode etik sendiri dengan
pekerjaannya, untuk menghindari penyimpangan dalam pelaksanaannya. Kode etik ini harus berprinsip pada loyalitas yang tinggi
terhadap organisasi (inheren dengan tanggung jawab yang besar) serta perhargaan terhadap orang dan waktu (diwujudkan dengan
sikap sopan santun, budi bahasa yang baik saling menghormati, dapat menjalin keselarasan kerjasama, meningkatkan efisiensi kerja
dan menciptakan suasana yang menyenangkan di sekretariat).
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:
a. Ketepatan Waktu
Sekretaris wajib memberi perhatian terhadap ketepatan waktu apalagi bila berhubungan dengan pihak luar organisasi, misalnya
ketua umum maupun pengurus lain yang telah mengadakan perjanjian dengan pihak ekstern untuk mengadakan pertemuan
ternyata terlambat datang, maka sekretaris dapat menghubungi pihak yang menunggu untuk meminta maaf atas keterlambatan
tersebut.
b. Kepentingan Organisasi

5
 Sekretaris harus juga menjaga kepentingan organisasi dan memisahkannya dengan kepentingan pribadi, sehingga harus dihindari
jangan sampai :
1) membicarakan atau membocorkan rahasia organisasi dengan sengaja atau tidak sengaja kepada orang di luar organisasi,
hanya karena yang bersangkutan adalah teman dekat atau kenalannya
2) menggunakan fasilitas yang ada di sekretariat untuk kepentingan pribadinya, kecuali keperluan mendesak dan mendapat
izin penggunaannya.
c. Penghargaan terhadap Orang Lain
Berkaitan dengan sikap penghargaan terhadap orang lain maka sekretaris tidak boleh :
1) Sering terlambat, absen (tidak aktif) dengan alasan yang tidak tepat, hal ini akan mengganggu pekerjaan sesama pengurus
karena mereka akan menunda waktu dimulainya suatu pertemuan/ rapat, mengambil alih pekerjaan, menimbulkan kesan
negatif terhadap sekretaris dan organisasi.
2) Sering memperpanjang waktu yang telah ditetapkan untuk istirahat, makan siang, coffee break, sholat dan lain-lain.
3) Memberikan kritik kepada orang lain dihadapan orang banyak, apalagi mengkritik seorang pemimpin di depan anak
buahnya.

BAB III
PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
A. KETATAUSAHAAN (ADMINISTRASI SURAT MENYURAT)
1. Pengertian surat
Surat pada hakekatnya adalah hasil penuangan isi hati/ ide/ keinginan/ atau pencurahan hasil pikiran dalam bentuk tulisan
sehingga orang lain dapat memahami dan mengerti.
2. Pelaksanaan surat menyurat
Seluruh pelaksanaan surat menyurat dilaksanakan oleh ketua umum/ketua dan sekertaris umum/ sekertaris.
3. Untuk kepanitiaan, surat ditandatangani oleh ketua umum/ketua lembaga yang membawahinya sebagai bukti mengetahui dan
menyetujuai program/kegiatan.
4. Ketentuan surat menyurat:
a Setiap surat menggunakan kertas folio, dengan margin dan layout 2 cm
b Bentuk surat yang digunakan di lingkungan HIMA PERSIS adalah bentuk surat blok/ American Style modifikasi,
yaitu; bentuk penulisan secara luru, alamat ditulis di sebelah kanan surat sejajar dengan nomor, lampiran dan
perihal. Pergantian alinea ditandai dengan perbedaan spasi, tanggal surat ditulis di bawah..
c Setiap surat yang dikeluarkan harus memakai kop surat organisasi sesuai dengan jenjang kepemimpinan sebagaimana
telah ditentukan.
d Kerangka surat dibuka dengan basmalah dan ditutup dengan semboyan HIMA PERSIS (wa maa yadzdzakkaru illa ulul
albab), selanjutnya diiringi dengan do’a Allahu ya-khudzu biaidiena ilaa maa fiehi khairun lil islaami wal muslimin
dengan bahasa Arab (kalau ada)
e Penomoran surat dilakukan secara berurutan disesuaikan dengan ketentuan yang telah
ditetapkan. f Setiap surat yang dikeluarkan harus ditandatangani dan distempel di sebelah kiri
surat.
g Susunan surat resmi-umum terdiri dari : (perlu penambahan contoh2 surat di pelampiran)
1. Kop surat
Yaitu kepala surat sebagai identitas dan kedudukan organisasi . Berisikan nama, alamat dan logo organisasi yang
sah.
2. Nomor surat
Untuk tataran lembaga, nomor surat memuat; nomor/ kode tujuan surat/ kode jenis surat/level lembaga/ bulan (dengan
angka romawi)/tahun. Contoh:

6
 001/A/Und/PP.HIMA PERSIS/X/2008
Untuk tataran kepanitiaan, nomor surat memuat; nomor/ kode tujuan surat/ kode jenis surat/ kode kepanitiaan/ level
lembaga/ bulan (dengan angka romawi)/ tahun. Contoh:
002/B/Und/Pan.Kabah/PP.HIMA PERSIS/X/2008
Keterangan:
Kode tujuan surat : A = intern
organisasi B = eksternal organisasi
C = internal & eksternal
3. Lampiran, bisa berbentuk lembar ataupun berkas.
4. Hal/perihal, atau disebut dengan istilah “pokok surat”,
Yakni (hal/perihal) yang diorientasikan sebagai inti atau isi singkat surat, biasa disimbolakn dengan
“hal/perihal”, ia tidak perlu panjang, cukup ringkas, jelas dan tepat. Sehingga dengan membaca pokok surat
saja, pembaca/ penerima sudah dapat mengetahu/ mendapat gambaran isi surat
5. Alamat surat.
Alamat surat adalah kepada siapa surat itu ditujukan, bisa ke perorangan atau lembaga Surat yang ditujukan
kepada badan/lembaga, penyebutannya ditujukan kepada pengurus atau pimpinan lembaga. Alamat ditulis di
sebelah kiri sejajar dengan nomor.
6. Basmalah.
7. Pendahuluan (salam pembuka dan paragrap pembuka).
8. Isi surat atau inti surat.
Isi surat adalah inti dari surat yang menggambarkan maksud dan tujuan surat. Isinya pada dasarnya tidak jauh
berbeda dengan sebuah karangan. Penyusunannya memakai sistematika: Pendahuluan, uraian surat, inti surat dan
penutup.
9. Penutup surat.
10. Do’a penutup
11. Tempat; tanggal, bulan dan tahun surat dikeluarkan (tahun masehi dan hijriyah),
12. Nama jabatan pembuat surat, tanda tangan pembuat surat, cap, nama jelas pembuat diiringi dengan NPA
13. Tembusan (bila ada)

4. Jenis surat
a. Surat pengantar (tar)
yaitu surat yang digunakan untu megantarkan sesuatu dengan maksud agar yang menerimanya mengetahui sesuatu yang
diterimanya.
Surat pengantar sering juga disebut sebagai surat jalan. Gunanya antara lain :
❖ Sebagai tanda terima penyerahan barang dari pengirim kepada penerima
❖ Untuk menjamin keamanan selama perjalanan pada waktu barang tersebut diangkut, bila ada pemeriksaan dari
yang berwajib
Surat pengantar memuat :
1. Identitas lembaga yang mengirim
2. Alamat yang dituju/dikirim
3. Perihal ditulis langsung atau berdiri sendiri :SURAT PENGANTAR
4. Nomor surat
5. Daftar isian yang memuat :
● Nomor urut
● Uraian
● Jumlah
● keterangan
6. Tempat,tanggal, bulan dan tahun
7. Pengirim
8. tembusan (jika ada)

b. Surat pengumuman (um)

Yaitu surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh seluruh anggota atau pihak-pihak
yang terkait dengan isi yang tertera dalam surat tersebut.
Surat pengumuman memuat :
1. Identitas lembaga yang mengirim
2. Perihal ditulis langsung atau berdiri sendiri : SURAT PENGUMUMAN
3. Nomor surat
4. hal yang diumumkan (mengenai apa surat pengumuman ini?)
5. isi pengumuman
6. Tempat,tanggal, bulan dan tahun
7. Pengirim

7
c. Surat edaran/sirkulir (Ed/Sir)
Yaitu surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada banyak pihak. Bila sasaran pembancanya banyak sekali,
surat edaran ini sering juga disebut surat sirkulir.
Surat edaran memuat :
1. Identitas lembaga yang mengirim
2. Perihal ditulis langsung atau berdiri sendiri : SURAT EDARAN
3. Nomor surat
4. hal yang diedarkan (mengenai apa surat edaran ini?)
5. isi edaran
6. Tempat, tanggal, bulan dan tahun
7. Pengirim
d. Surat kuasa/ mandat (Kua/man)
yaitu surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan terhadap seseorang yang dapat dipercaya supaya bertindak mewakili
orang yang memberikan kuasa, karena orang yang berkuasa tidak bisa melaksanakannya sendiri.
Surat kuasa/ mandat memuat :
1. Identitas lembaga yang mengirim
2. Perihal ditulis langsung atau berdiri sendiri : SURAT MANDAT
3. Nomor surat
4. Identitas yang diberi kuasa/ mandat
5. Identitas pemberi kuasa/ mandate
6. Pekerjaan yang harus diselesaikan
7. Waktu penyampaian laporan atas hasil kerja yang dilaksanakan
8. Masa berlakunya surat tersebut
9. Tanda tangan pember dan penerima kuasa/mandate

e. Surat panggilan (pang)

Yaitu surat yang dikeluarkan oleh pihak yang satu kepada pihak yang lain dengan tujuan memanggilnya atau meminta
datang untuk suatu kepentingan baik pribadi atau organisasi pada hari, waktu dan tempat yang telah ditentukan.
Surat panggilan memuat:
1. Identitas lembaga yang mengirim
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Perihal
5. Alamat surat
6. Isi surat
7. Kedudukan yang dipanggil
8. Hari, waktu dan tempat yang pasti, supaya yang dipanggil dapat datang tepat waktu
9. Keperluan pemanggilan
10. Pengirim

f. Surat peringatan (ing)

Yaitu Surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu organisasi yang ditujukan kepada anggotanya atau relasinya yang
melanggar ketentuan-ketentuan yang telah ditentukan. Surat peringatan dikirimkan secara bertahap, yaitu:
Peringatan pertama: bersifat mengingatkan anggota terhadap peraturan yang dilanggar.
Perngatan kedua: isinya lebih keras dengan adanya ancaman hukuman/ sangsi
Peringatan ketiga: isinya lebih keras lagi, anggota tersebut kemungkinan akan dikeluarkan tanpa hormat.
Surat peringatan memuat :
1. Identitas lembaga yang mengirim
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Perihal
5. Alamat surat
6. Isi surat
7. Data/ bukti/ Informasi tentang pelanggaran
8. Peringatan
9. Pengirim

g. Surat tugas (tug)

Yaitu surat yang dikeluarkan oleh pihak yang lebih tinggi ditujukan kepada bawahan agar melaksanakan suatu pekerjaan
tertentu.
Surat tugas memuat :
1. Identitas lembaga yang mengirim
2. Perihal ditulis langsung atau berdiri sendiri : SURAT TUGAS

8
 3. Nomor surat
4. Isi surat, meliputi ;
● Identitas yang diberi tugas
● Pekerjaan yang harus diselesaikan
● Waktu mulai dan berakhirnya pelaksanaan tugas
● Perlengkapan yang digunakan dalam melaksanakan tugas
5. Tempat, tanggal, bulan dan tahun
6. Tanda tangan pemberi tugas

h. Surat instruksi (Ins)

Yaitu surat yang berisi perintah-perintah dengan petunjuk-petunjuk yang lengkap untuk dilaksanakan.
Surat unstruksi bisa ditujukan dari atasan kepada bawahan atau dari lembaga teratas kepada lembaga di bawahnya.
Dalam surat instruksi, dicantumkan petunjuk-petunjuk secara terperinci apa yang harus dilaksanakan. Serta menerapkan
sangsi kalau instruksi tersebut tidak dilaksanakan. Juga dicantumkan alas an kenapa instruksi tersebut dikeluarkan.
Surat instruksi memuat :
1. Identitas lembaga yang memberi instruksi
2. Perihal ditulis langsung atau berdiri sendiri : SURAT INSTRUKSI
3. Nomor surat
4. Hal yang diinstruksikan (mengenai apa instruksi tersebut)
5. Isi surat, meliputi ;
● Alasan dikeluarkan surat instruksi (dengan point: “Mengingat”)
● Identitas yang diberi instruksi
● Isi instruksi
● Batas waktu pelaksanaan instruksi
6. Tempat dan waktu surat dikeluarkan
7. Tanda tangan pemberi instruksi

i. Surat keputusan (Kep)

Yaitu surat yang dikeluarkan oleh organisasi yang diwakili oleh pimpinan yang tertinggi yang berisi pernyataan memutuskan
sesutu hal sehubungan dengan tertib organisasi yang bersangkutan atau hal-hal yang perlu diatur dengan surat keputusan
karena biasanya bersifat penting dan sangat menentukan kebijakan atau orientasi organisasi.
Surat keputusan hanya boleh dikeluarkan dan dibuat oleh pimpinan yang berhak, dalam hal ini ketua umum/ ketua.
Suatu perubahan terhadap isi yang telah dirtetapkan hanya dapat diubah dengan surat keputusan lagi, tidak dapat dibah
dengan surat biasa.
Surat keputusan dikeluarkan untuk kepentingan sebagai berikut :
● Untuk menetapkan atau mengubah status/ kedudukan seseorang anggota maupun barang.
● Untuk mensahkan berlaku atau tidak berlakunya suatu peunjuk, pedoman, undang-undang dan peraturan lainnya.
● Untuk membentuk, mengubah, status atau membubarkan suatu kesatuan organisasi dan kepanitiaan di
bawahnya.
● Untuk menyerahkan wewenang tertentu kepada seseorang
pengurus. Surat keputusan memuat :
1. Identitas lembaga yang membuat keputusan
2. Perihal ditulis langsung atau berdiri sendiri : SURAT KEPUTUSAN
3. Nomor surat
4. Isi surat, meliputi ;
● Nama jabatan yang berwenang mengeluarkan surat keputusan.
● Konsideran, yaitu merupakan alasan-alasan dan pertimbangan-pertimbangan yang menjadi dasar
dikeluarkannya surat keputusan. Meliputi;
o Membaca : merupakan uraian tentang isi surat yang telah diterima oleh pembuat keputusan tersebut.
o Menimbang : dasar pertimbangan/ tujuan/alas an/keperluan dikeluarkannya surat keputusan.
o Mengingat : Didasarkan kepada nilai-nilai yuridis konstitusional, agar dapat
dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hokum yang kuat.
o Memperhatikan/mendengarkan (jika ada) : bila diperlukan, bisa ditambah dengan kalimat ini yang
merupakan ketentuan/tulisan/keputusan/pendapat dari pimpinan yang lebih tinggi yang perlu mewndapat
perhatian dalam pembuatan keputusan.
● Diktum, berisi rumusan tentang keputusan yang diambil pejabat berwenang berdasarkan konsideran. Diktum
diambil dengan kata MEMUTUSKAN, disusul di sebelah kirinya oleh kata MENETAPKAN. Selanjutnya
sebutkan apa yang diputuskan, termasuk di dalamnya dicantumkan pernyataan bahwa keputusan dapat ditinjau
ulang apabila ada kekeliruan.
● Kaki surat, meliputi ;
o Tempat dikelurkannya surat
o Tanggal, bulan, tahun penetapan
o Tanda tangan pimpinan yang berwenang (Ketua umum/ ketua)

9
 ● Tembusan

j. Surat rekomendasi (Rek)

Yaitu surat yang dibuat oleh seorang pimpinan kepada pejabat tertentu, yang isinya menjelaskan atau menerangkan
tentang keadaan pribadi seseorang. Selanjutnya diberi kode “Rek.”.
Surat rekomendasi sedikitnya memuat :
1. Identitas pembuat rekomendasi
2. Identitas yang menerima rekomendasi
3. Kondisi yang menerima rekomendasi
4. Hal yang direkomendasikan
5. Tanggal, bulan pembuatan surat
6. Tanda tangan pembuat rekomendasi

k. Surat refferensi (Reff)

Yaitu surat yang dibuat apabila ada sebuah perusahaan/ organisasi yang memerlukan informasi tentang keadaan seseorang
yang terkait dengan yang diminta keterangan sebagai keterangan untuk meyakinkan pihak lain tentang orang tersebut.
Sekurang-kurangnya, surat referensi memuat :
1. Identitas pembuat surat
2. Identitas yang direferensikan
3. Kondisi/keadaan pribadi yang direferensikan
4. Tanggal, bulan pembuatan surat
5. Tanda tangan pembuat surat referensi.

l. Surat umum lainnya

Seperti surat Undangan (Und), surat permohonan (moh), surat penawaran (naw)

B. TATA KEARSIPAN
1. Arsip adalah kumpulan data-data penting, bisa berupa surat ataupun catatan-catatan lainnya yang haruis disimpan secara
sistematis, karena mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali msudah tersimpan
lama.
2. Macam-macam kearsipan/dokumentasi yang perlu dibukukan: (lampiran contoh baku penulisan/format buku2
administrasi)
a. Pola kebijakan dan Program kerja
b. Buku induk/ daftar anggota
c. Buku daftar hadir
d. Buku agenda surat keluar
e. Buku agenda surat masuk
f. Buku daftar tamu
g. Buku agenda notulen rapat
h. Buku inventarisasi barang

C. INVENTARIS DAN DOKUMENTASI ORGANISASI

1. Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan organisasi.
2. Inventaris organisasi harus dijaga dan dikontrol setiap saat. Untuk memudahkan penguntrolan maka dilakukan
inventarisasi barang dengan cara pelabelan/penamaan dan penomoran sebagai cirri identitas inventaris dalam buku daftar
inventaris.
3. Tujuan dibuat daftar inventaris organisasi adalah :
a. Untuk menunjukan inventaris organisasi
b. Untuk menghindari adanya pemborosan
c. Sebagai alat control dari inventaris
4. Dokumentasi
Selain surat, segala bentuk informasi organisasi yang perlu disimpan dikategorikan sebagai dokumen organisasi. Bentuknya bisa
berupa gambar, foto kegiatan, tulisan, diktat, guntingan koran dan majalah (kliping) serta cendera mata. Semua dokumen tersebut
perlu dikelola dan diatur dengan baik dan teratur agar terjaga keamanannya dan terhindar dari kerusakan. Hal ini penting
dilakukan karena bahan dokumentasi merupakan catatan penting yang bernilai sejarah dalam kaitannya dengan perkembangan
organisasi dari masa ke masa.
Penyimpanan dokumen organisasi disesuaikan dengan bentuknya, yaitu :
a. Gambar. Dokumen berupa gambar bila ukurannya kecil bisa disimpan dalam bentuk buku. Tapi, bila ukurannya
besar bisa direpro kemudian foto hasil reproduksinya disimpan dalam album dengan diberi keterangan.
b. Foto. Foto-foto disimpan dalam album dengan diberi keterangan peristiwa/kegiatan, hari/tanggal, waktu dan orang-
orang yang ada dalam foto tersebut.

1
 c. Tulisan. Tulisan-tulisan bisa dikumpulkan kemudian dibundel/dijilid, bisa menurut penulisnya, subyek tulisan atau
tahun pembuatan.
d. Diktat. Disimpan dalam bentuk buku.
e. Koran dan majalah. Disimpan dalam bentuk kliping dikumpulkan sesuai dengan tema kemudian dibukukan.
f. Buku-buku yang berisikan tentang peristiwa sejarah, pemikiran, biografi yang berkenaan dengan organisasi.
g. Disket/CD, dokumen organisasi yang diproses dengan menggunakan komputer.
h. Kaset, dokumen organisasi yang direkam dalam kaset
i. Video, dokumetasi peristiwa yang diabadikan dengan kamera video.

D. PEMBUATAN LAPORAN (Lampiran contoh/format penulisan laporan)

1. Ketentuan Umum
a. Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan, atau pertanggungjawaban, baik secara lisan
maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab diantara mereka. Bentuk
komunikasi antara pimpinan dengan bawahan. Arahnya bisa dari pimpinan ke bawahan, bawahan ke pimpinan, atau
pimpinan ke anggota.
b. Masing-masing tingkat pimpinan wajib melaporkan kegiatan yang dilaksanakan kepada Pimpinan di atasnya secara
berkala.
c. Masing-masing departemen wajib melaporkan kegiatan departemen dalam sidang organisasi.
d. Setiap personal yang melakukan kegiatan yang menyangkut organisasi atau tidak, wajib melaporkan kegiatannya pada sidang
organisasi.
e. Masing – masing tingkat kepemimpian membuat laporan pertanggungjawaban untuk disampaikan dalam forum
permusyawaratan tertinggi di tiap tingkatan.
2. Fungsi Laporan:
o Alat penyimpanan informasi
o Bahan pengambilan keputusan
o Sebagai alat pertanggungjawaban
o Sebagai fungsi pengawasan dan evaluasi
3. Tahapan penyusunan laporan
a. Pengumpulan data
b. Klasifikasi data
c. Pembuatan kerangka laporan
d. Sistematika laporan
e. Bahan mentah laporan
f. Penyiapan table
g. Pengetikan laporan
h. Format laporan
4. Bentuk penulisan
laporan Laporan harus memuat :
a. Pendahuluan, yang menerangkan :
▪ Maksud dan tujuan
▪ Masalah pokok yang akan dibahas
▪ Pendekatan dan garis besar sistematika penulisan
b. Tubuh laporan, yang beisi :
▪ Data/fakta-fakta
▪ Hasil kerja yang telah dicapai
▪ Analisa dan penafsiran
c. Saran-saran, yang berisi cara pemecahan masalah
d. Konklusi dan penutup
Konklusi dan penutup haruslah logis dan ada korelasi antara data dan fakta dengan analisa.
5. Syarat-syarat penulisan laporan
a. Harus jelas, mudah difahami
b. Langsung mengenai sasaran permasalahan
c. Harus lengkap
d. Harus konsisten/tetap
e. Harus objektif
f. Cermat dan tepat waktu
6. Jenis dan sistematika penulisan laporan
Untuk mengevaluasi sejauh mana keberhasilan suatu perencanaan yang telah dilaksanakan maka perlu dibuat laporan dalam
rentang waktu tertentu. Ada 4 jenis laporan yang perlu dibuat, yaitu :
1). Laporan Kepengurusan; yaitu laporan yang dibuat oleh pengurus selama kurun waktu tertentu. Laporan ini meliputi :
a. Laporan Rutin, yaitu laporan pengurus yang dibuat secara rutin dan periodik untuk disampaikan kepada institusi
pengurus di atasnya (dari PK ke PD, PD ke PW, PW dan Pwk ke PP) dan untuk disampaikan dalam Rapat Kerja
sebagai bahan pertimbangan untuk perencanaan kerja selanjutnya. Laporan disampaikan di pertengahan periode
kepemimpinan sesuai dengan jenjangnya masing-masing.

1
 Sistematikanya adalah sebagai berikut :
1) PENDAHULUAN.
Menjelaskan SK Kepengurusan yang masih berlaku dan Hasil Musyawarah Kerja yang menjadi dasar hukum dalam
pelaporan ini.
2) KONDISI PERSONALIA DAN
INSTITUSI. Menjelaskan tentang :
a Kuantitas dan kualitas personalia (jenjang pendidikan, jenjang training, masa aktif dan lain-lain) pengurus institusi yang
bersangkutan,
b Personalia pengurus yang aktif dan tidak aktif (jumlah, nama dan
jabatannya). c Kuantitas dan kualitas institusi kepengurusan yang
dibawahinya.
3) KONDISI MASYARAKAT dalam TERITORIALNYA.
Menjelaskan tentang kondisi masyarakat pada umumnya dan umat Islam pada khususnya di masa sekarang dan prospeknya
di masa mendatang, serta deskripsi singkat tentang sosio politik di wilayah kerja PW HIMA PERSIS yang bersangkutan
yang menjadi sasaran dari aktifitas HIMA PERSIS.
4) PROGRAM KERJA DAN
PELAKSANAANNYA. Menjelaskan
tentang :
a Rincian program kerja yang diamanahkan musyawarah dan penjabarannya telah disepakati dalam Musyawarah Kerja
pengurus.
b Rencana-rencana kegiatan yang telah ditetapkan dalam rapat kerja untuk kurun waktu
berikutnya. c Laporan deskripsi pelaksanaan kegiatan dan penjelasan rencana kegiatan tidak
terlaksana.
d Informasi kegiatan yang sedang dalam proses pelaksanaan.
5) HAMBATAN dan KENDALA.
Menjelaskan hambatan (ekstern) dan kendala (intern) yang dialami dalam pelaksanaan program.
6) HARAPAN dan PENUTUP.
Tindak lanjut yang diharapkan dari institusi yang diberi laporan.

b. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ), yaitu laporan pengurus yang dibuat pada akhir periode dan di sampaikan
dalam forum musyawarah tertinggi.
Sistematika LPJ adalah sebagai berikut:
1. Pendahuluan
2. Kondisi Obyektif (memuat tentang kondisi yang menjadi latar belakan atau memberikan pengaruh terhadap
proses yang dilaporkan, baik secara internal maupun eksternal)
3. Keputusan Permusyawaratan terdahulu (Ikhtisar yang menjadi landasan hukum proses yang akan dilaporkan)
4. Konsep Dasar Program (penjelasan tentang kebijakan yang dapat dijadikan tolok ukur keberhasilan/kegagalan
proses yang dilaporkan)
5. Pelaksanaan Program (Langkah – langkah yang dilakukan untuk melksanakan keputusan dan proses yang
dilaporkan serta hal – hal yang tidak dapat dilaksanakan)
6. Problematika yang Dihadapi (berbagai persoalan yang terjadi dalam proses pelaksanaan keputusan/program
sebagai evaluasi untuk diantisipasi di masa mendatang)
7. Saran
8. Penutup

2) Laporan Kepanitiaan, yaitu laporan yang dibuat oleh kepanitiaan yang telah dibentuk untuk menangani suatu kegiatan
tertentu.
A. Laporan Panitia Pengarah (SC: Steering Committee), untuk acara-acara musyawarah, sidang dan rapat pimpinan
diberikan kepada lembaga pembentuknya sebelum pelaksanaan acara. Karena dalam penyelenggaraan acara-acara tersebut,
tugas SC adalah menyiapkan materi pembicaraan yang akan dibahas. Sedangkan untuk acara-acara lain diberikan setelah
usainya pelaksanaan acara. Laporan SC disusun dengan sistematika sebagai berikut:
1). PENDAHULUAN
Menjelaskan fungsi kegiatan yang akan dilaksanakan dari sudut konstitusional dan upaya pencapaian tujuan HIMA PERSIS
serta SK penunjukkan sebagai SC yang menjadi dasar hukum dalam pembuatan laporan ini.
2). RUANG LINGKUP dan DESKRIPSI KERJA SC
Menjelaskan ruang lingkup SC dalam kegiatan tersebut, deskripsi kerja yang telah dilakukan dan hasil
kerjanya. 3). SARAN dan PENUTUP
Untuk acara musyawarah, sidang dan rapat pimpinan memberikan saran tentang langkah-langkah yang perlu dilakukan agar
dalam pelaksanaan kegiatan nanti bisa berjalan dengan baik. Untuk kegiatan lain memberi saran tentang langkah-langkah
yang diperlukan agar kegiatan selanjutnya bisa berjalan dengan baik.

B. Laporan Panitia Penyelenggara (OC: Organizing

Committee). 1). PENDAHULUAN.
Menjelaskan SK menunjukkan OC yang menjadi dasar hukum dalam pembuatan laporan
ini. 2). STRATEGI PELAKSANAAN KEGIATAN.
Menjelaskan strategi yang akan digunakan dalam pelaksanaan
kegiatan. 3). REALISASI KEGIATAN.

1
 Menjelaskan realisasi kegiatan yang dilaksanakan secara deskriptif termasuk laporan
keuangannya. 4). HAMBATAN dan KENDALA.
Menjelaskan hambatan (ekstern) dan kendala (intern) yang ditemui pelaksanaan kegiatan dari tahap perencanaan sampai
pelaporan.
5). SARAN dan PENUTUP.
Memberi saran tentang langkah-langkah yang perlu dilakukan agar kegiatan selanjutnya bisa berhasil dengan baik.

3) Laporan Pemegang Surat Mandat/Surat Tugas, yaitu laporan yang dibuat pemegang surat mandat/ surat tugas. Laporan
pemegang surat mandat sistematikanya adalah sebagai berikut:
1). PENDAHULUAN. Menjelaskan tentang surat mandat yang hendak dilaporkan pelaksanaannya (institusi
kepengurusannya, nomor, tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan yang diikuti).
2). DESKRIPSI PELAKSANAAN. Penjelasan deskriptif kegiatan yang dilaksanakan lengkap dengan urutan acara dan
pihak-pihak yang terlibat.
3). POKOK-POKOK PIKIRAN YANG BERKEMBANG. Pokok-pokok pemikiran yang muncul dan berkembang dalam
kegiatan tersebut yang dipandang perlu untuk ditindaklanjuti oleh institusi pemberi mandat.
4). PERMASALAHAN YANG MUNCUL. Menjelaskan permasalahan yang muncul dalam kegiatan tersebut sejak dari
tahap perencanaan sampai pelaksanaan.
5). SARAN DAN PENUTUP. Memberikan saran tentang langkah-langkah yang perlu dilakukan agar pelaksanaan kegiatan
berikutnya bisa lebih baik.

Sedangkan laporan pemegang surat tugas adalah sebagai berikut:

1). PENDAHULUAN.
Menjelaskan tentang surat tugas yang hendak dilaporkan pelaksanaannya (institusi kepengurusannya, nomor, tanggal,
waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan yang diikuti).
2). DESKRIPSI TENTANG TUGAS YANG AKAN DILAKSANAKAN
Penjelasan deskriptif tentang tugas yang akan dilaksanakan lengkap dengan urutan
pentahapannya. 3). REALISASI PELAKSANAAN TUGAS.
Menjelaskan secara deskriptif pelaksanaan yang telah dilakukan dan hasil yang
dicapai. 4). PERMASALAHAN YANG BELUM TERSELESAIKAN.
Menjelaskan permasalahan yang belum terselesaikan dalam pelaksanaan tugas
tersebut. 5). SARAN dan PENUTUP.
Memberikan saran tentang langkah-langkah yang perlu dilakukan agar pelaksanaan kegiatan berikutnya bisa lebih baik.

4) Laporan Permasalahan, yaitu laporan yang dibuat karena adanya suatu permasalahan tertentu yang dipandang dapat
mengganggu misi dan eksistensi HIMA PERSIS. Sistematikanya adalah sebagai berikut:
1). PENDAHULUAN.
Menjelaskan secara singkat kondisi ideal yang seharusnya diwujudkan sesuai dengan misi dan eksistensi HIMA PERSIS,
sebagai kerangka dalam menilai sesuatu yang hendak dilaporkan sebagai suatu permasalahan.
2). PERMASALAHAN YANG DILAPORKAN.
Dalam penyampaian permasalahan ini bisa dilakukan secara kronologis (jika menyangkut peristiwa) atau deskriptif (jika
berkaitan dengan suatu kondisi).
3). HARAPAN TERHADAP PENERIMA LAPORAN.
Berisi tindak lanjut yang diharapkan oleh pembuat laporan dari penerima laporan.

E. PEMBUATAN KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TERM OF REFERENCE) dan PROPOSAL KEGIATAN (PROJECT
PROPOSAL)
Agar tujuan HIMA PERSIS bisa terwujud maka perlu direncanakan program-program yang selanjutnya dijabarkan dalam berbagai
macam kegiatan. Setiap program dan kegiatan yang dilaksanakan harus dapat saling berkaitan dalam upaya pencapaian tujuan
tersebut. Untuk mengevaluasi sejauh mana suatu program ataupun kegiatan memiliki relevansi dengan upaya pencapaian tujuan
HIMA PERSIS maka sebelum suatu program dilaksanakan perlu dibuat TOR terlebih dahulu sedangkan untuk kegiatan dibuat
proposal.
a). Pengertian
TOR (Term of Reference) atau kerangka konsep suatu program yang akan dicapai dalam kurun waktu tertentu yang secara
sistematis terdiri dari :
(1). Nama Program.
Nama program harus memberikan gambaran secara ringkas dan jelas tentang subyek program. Misalnya : peningkatan kualitas
sumber daya kader HIMA PERSIS, peningkatan efektifitas dan efisiensi kerja institusi kepengurusan HIMA PERSIS dan lain-lain.
(2). Pendahuluan.
Sebagai pengantar untuk menjelaskan pentingnya suatu program, pendahuluan terbagi menjadi dua bagian, yaitu :
(a). Latar Belakang. Berisi masalah-masalah yang melatarbelakangi dicanangkannya suatu program, yaitu masalah-masalah yang
hendak dipecahkan dengan program tersebut.
(b). Dasar Pemikiran. Berisi kerangka teori yang menjelaskan relevansi program dengan masalah yang hendak dipecahkan oleh
program tersebut.
(3). Landasan Kegiatan.
Perangkat konstitusi organisasi yang menjadi landasan program tersebut, meliputi:

1
(a). Landasan ldeologis. Kumpulan konsep bersistem yang dijadikan arah dan tujuan kelangsungan hidup. Di HIMA PERSIS yang
dijadikan landasan ideologis adalah Al Quran dan As-Sunnah. Untuk lebih konkritnya dapat disebutkan ayat Al-Qur'an dan Hadits
yang dijadikan landasannya.
(b). Landasan Konstitusional. Produk-produk konstitusi HIMA PERSIS yang memberikan arahan dan pedoman bagi program
organisasi. Di HIMA PERSIS yang dijadikan landasan konstitusional adalah Qaidah Asasi (QA) dan Qaidah Dakhili (QD).
(c). Landasan Operasional. Produk-produk konstitusi HIMA PERSIS yang memberikan arahan dalam operasionalisasi kegiatan
organisasi. Di HIMA PERSIS yang dijadikan landasan operasional adalah Mekanisme Kerja Organisasi (MKO), pola umum
kebijakan organisasi, dan peraturan-peraturan organisasi lainnya.
(4). Tujuan Program.
Menjelaskan tujuan yang hendak dicapai dari program tersebut sehingga jelas relevansi program tersebut dengan pencapaian tujuan
HIMA PERSIS.
(5). Sasaran Program.
Merinci kelompok-kelompok yang menjadi sasaran program tersebut.
(6). Mekanisme Pelaksanaan, yang meliputi:
. Penanggung jawab; Pihak yang bertanggung jawab secara keseluruhan dalam pelaksanaan program tersebut. Dalam hal ini
adalah ketua departemen, sekretaris jenderal/umum atau bendahara.
. Pelaksana Kegiatan; Pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program tersebut. Dalam hal ini adalah departemen.
. Jenis Kegiatan; Merinci jenis-jenis kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan program.
. Pihak yang dilibatkan; Pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam pelaksanaan program.
. Jadwal Kegiatan; Berisi penjadwalan dari kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.
. Rencana Anggaran dan Sumber Dana ; Dijelaskan rencana anggaran dan sumber dananya secara global perkegiatan. Jika merupakan
kerja sama dengan lembaga lain dijelaskan bagaimana prosentase pembiayaannya serta bagaimana penyelesaiannya bila sesuai
pelaksanaan program ada kelebihan atau kekurangan dana.
Proposal adalah data proyek lengkap yang merupakan kumpulan konsep sebagai gambaran sebuah kegiatan yang disusun oleh
organicing committee (OC) sebagai ajuan pelaksanaan terhadap berbagai pihak yang diperlukan.
a. Sistematika proposal tersebut adalah :
1) Identitas organisasi. Memuat nama organisasi penyelenggara beserta alamat kedudukan, nomor kontak yang bisa dihubungi,
dilengkapi dengan Nomor Rekening organisasi.
2) Nama Kegiatan. Nama kegiatan harus bisa memberikan gambaran secara ringkas dan jelas tentang rencana kegiatan. Misalnya,
Seminar Nasional Gerakan Mahasiwa.
3) Pendahuluan. Sebagai pengantar untuk menjelaskan pentingnya suatu kegiatan, pendahuluan terbagi menjadi 2 bagian, yaitu:
(a) Latar Belakang. Berisi masalah-masalah yang melatarbelakangi dilaksanakannya suatu kegiatan, yaitu masalah-masalah
yang hendak dipecahkan dengan kegiatan tersebut.
(b) Dasar Pemikiran. Berisi kerangka teori yang menjelaskan relevansi kegiatan dengan masalah yang hendak dipecahkan oleh
kegiatan tersebut.
4) Tujuan dan Target Kegiatan. Menjelaskan tujuan dan target yang hendak dicapai dalam kegiatan.
5) Tema Kegiatan. Penjelasan tentang tema dapat dilihat dalam Keprotokoleran.
6) Sasaran Kegiatan. Menjelaskan pihak-pihak yang terlibat baik sebagai subyek maupun obyek kegiatan.
7) Waktu dan Tempat Pelaksanaan. Menjelaskan hari, tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan.
8) Bentuk Kegiatan/ susunan acara. Misalnya ; diskusi, seminar, dan lain-lain.
9) Pengelola Kegiatan. Mencantumkan susunan kepanitiaan.
10) Rencana Anggaran Dana. Mencantumkan rencana pemasukand an pengeluaran, serta saldo dan rekapitulasi rencana anggaran.
11) Penanggung jawab. Pihak yang bertanggung jawab secara keseluruhan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut, yaitu Ketua
Umum/ketua.
12) Penutup
13) Kaki Proposal memuat semboyan HIMA PERSIS dan do’a penutup surat (Allahu Yakhudu bi aidiena ila ma fiehi
khairun lil Islami wa al-muslimin).
b. Pelaksana Kegiatan. Kepanitiaan yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Untuk efiktifitas birokrasi, di
lingkungan HIMA PERSIS yang dimaksud penyelenggara kegiatan adalah Panitia Pengarah (Steering Committee) dan Panitia
Penyelenggara (Organizing Committee).
Steering Committee (SC) adalah sekertaris umum/sekertaris sebagai ketua SC bersama Ketua Departemen terkait sebagai Sekertaris
SC dan Ketua OC sebagai anggota SC yang selanjutnya disebut Eks Officio. SC bertugas membuat Petunjuk penyelenggaraan.
Organizing Committee adalah panitia pelaksana yang ketuanya ditunjuk langsung oleh ketua SC. OC bekerja berdasarkan pada
petunjuk penyelenggaraan yang telah dibuat oleh SC.
c. Rencana Anggaran dan Sumber Dana.
Dijelaskan rencana anggaran secara global perbagian dalam kepanitiaan kegiatan dan asal sumber dananya. Jika merupakan kerja
sama dengan lembaga lain dijelaskan juga bagaimana prosentasenya pembiayaannya dan bagaimana penyelesaiannya bila selesai
kegiatan ada kelebihan atau kekurangan dana.
d. Pembubuhan TOR dan Proposal
Pembubuhan TOR dilakukan setelah selesai disusun dan dibahas dalam Rapat/Musyawarah Kerja dengan mencantumkan tempat
dan tanggal pembubuhan oleh Penanggung jawab program, dalam hal ini adalah ketua departemen

1
 Pembuatan proposal dilakukan setelah fiksasi program di kalangan panitia, yang sebelumnya diarahkan oleh sterring comittee
(SC) melalui triple juk (petunjuk umum, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis) dan pedoman kerja yang dikeluarkan oleh tim
formatur atau departemen yang bersangkutan.
Pembubuhan proposal dilakukan setelah dibahas dalam Rapat koordinasi Panitia (OC) dengan diarahkan oleh SC dengan
mencantumkan tempat dan tanggal pembubuhan secara berurutan, yaitu :
1) Sekretaris panitia, seperti halnya pada pembubuhan surat.
2) Ketua panitia, selaku koordinator pelaksana kegiatan.
3) Dibubuhi stempel panitia dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan sekretaris panitia
4) Ketua umum/Ketua, sebagai tanda kegiatan tersebut telah disetujui pengurus.
5) Dibubuhi stempel lembaga dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan ketua umum/Ketua.

e. Kiat-kiat membuat proposal. (Di-reduksi dari “Merebut Hati Lembaga Donor”)

Dalam pembuatan proposal hendaknya diperhatikan hal-hal berikut :
a. Bila ada panduan khusus yang dikeluarkan oleh badan pemberi dana (donor), ikuti dengan cermat semua petunjuk yang ada.
b. Pastikan tidak ada data dan lampiran yang terlewat.
c. Jangan mengirimkan proposal yang generic, yang sama ke sederet nama donor.
d. pastikan bahwa setiap proposal ke suatu donor, beciri kas unul donor tersebut, berdasarkan peneliian Anda terhdap priorotas
lembaga donor yang bersangkutan.
e. Gunakan kata kerja yang deklaratif, jangan yang kondisional. Hindari penggunaan kata bila, mungkin, dan bisa jadi. Secara
tegas nyatakan bahwa hibah yang diminta akan menciptakan hasil positf.
f. Lebih ringkas lebih baik. Jagalah agar kalimat-kalimat Anda pendek dan detailnya ringkas. Jangan melebihi jumlah
halaman yang disarankan atau bermain dengan margin tepi unuk memasukan lebih banyak kata. Staf badan donor sudah
terbenam dalam pekerjaan, jadi buat proposal mudah dibaca.
g. Ungkapkan kebutuhan dan masalah pada berbagai tingkatan/ departemen.
h. Bila proposal diajukan ke sebuah proposal ke sebuah proposal, gunakan mahasa yang menonjolkan “investasi” bukan
sumbangan. Manfaat bagi perusahaan harus diungkapkan secara ekspilisit.
i. Diusahakan pula bagi perorangan terutama bagi milyarder high-tech, karena banyak orang yang senang menganggap
kedermawanan mereka sebagai sebuah investasi.
j. Hindari terlalu berkutat pada masalah. Meskipun secara tradisional mendokmentasikan kebutuhan dana, pastka bahwa
tantangannyatidak kedengaran sebagai sesuatu yang musykil untuk dipecahkan.
k. Berikan bukti tentang kemampan pmpinan proyek dan kualfikasi organisasi sponsornya.
l. Berika kajian yang realistic tentang urgensi yang mendorong diajukanya proposal.
m. Fokuskan pada rasio biaya- manfaat (cost benefit ratio).
n. Mata anggaran Periksa konsistwn atau tidaknya uraian program/kegiatan dengan narasi anggaran dan daftar mata anggaran.
o. Bagi permintaan tambahan computer atau tenaga administrasi paruh waktu dalam proposal, biasanya lembaga donor
menganggap sebagai muslihat, sebagai tambahan biaya yang tidak perlu.
p. Bila ada alat yang mahal yang medongkrak tingginya anggaran, telaahlah apakah alat semacam itu bisa dipakai bersama
dengan kegiatan/program lain atau apakah alat bekas merupakan alternative yang sesuai.
q. Gunakan angka utuh (tanpa pecahan) dalam format yang sesuai.
r. Untuk biaya yang tak terduga, harus ditentukan secara jelas, berikan contohnya.
s. Berikan bukti tentang kemampan pmpinan proyek dan kualfikasi organisasi sponsornya.
t. Berika kajian yang realistic tentang urgensi yang mendorong diajukanya proposal.
u. Fokuskan pada rasio biaya- manfaat (cost benefit ratio).
v. Mata anggaran Periksa konsistwn atau tidaknya uraian program/kegiatan dengan narasi anggaran dan daftar mata anggaran.
w. Bagi permintaan tambahan computer atau tenaga administrasi paruh waktu dalam proposal, biasanya lembaga donor
menganggap sebagai muslihat, sebagai tambahan biaya yang tidak perlu.
x. Bila ada alat yang mahal yang medongkrak tingginya anggaran, telaahlah apakah alat semacam itu bisa dipakai bersama
dengan kegiatan/program lain atau apakah alat bekas merupakan alternative yang sesuai.
y. Gunakan angka utuh (tanpa pecahan) dalam format yang sesuai.
z. Untuk biaya yang tak terduga, harus ditentukan secara jelas, berikan contohnya.
aa. Jangan memasukan mata anggaran “miscellaneous” atau “lain-lain”. Biaya-biaya kecil harus dialokasikan
dengan baik. bb. Simpanlah lampiran-lampiran yang dianggap perlu saja.
cc. Bila proposal lebih dari lima halaman, biasanya diseyogyakan ada daftar isi.
dd. Jangan mencantumkan alamat dan nomor kontak semua pengurus/panitia. Minta salah satu yang pantas menjadi contact
person proposal dan berikan informasi kontaknya. Kalau perlu cantumkan jabatan serta posisinya di
kepanitiaan/organisasi.
ee. Kirimkan pesan terima kasih mekipun proposal tidak didanai/diterima. Kalau perlu minta komentar dan sarannya untuk
perbaikan proposal/kegiatan di masa depan.
ff. “Dari masyarakat untuk masyarakat” (kepentingan umum) merupaka slogan klasik untuk penggalangan dana. Kontak
pribadi seirang penyedia dana akan meningkatkan kemungkinan keberhasilan.
Komunikasi dan klarifikasi tentang isi proposal dengan penyedia dana akan mengahasilkan umpan balik yang sangat bagus

1
1
 BAB IV
ADMINISTRASI
A. KETENTUAN KEANGGOTAAN
UMUM
Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan HIMA PERSIS. Termasuk dalam hal ini
adalah penetapan dan pengesahan anggota, pendataan, herregistrasi dan pemilikan Kartu Tanda Anggota (KTA).

B. PENETAPAN DAN PENGESAHAN ANGGOTA

1. Anggota tunas berkedudukan hanya di Pimpinan komisariat. Bila suatu kampus/daerah/wilayah belum terdapat
Pimpinan Komisariat atau bahkan Pimpinan Pimpinan Daerah (PD), maka hal itu berkedudukan di Pimpinan di
atasnya.
2. Anggota Tunas ditetapkan oleh Pimpinan Komisariat. Bila suatu kampus/daerah/wilayah belum terdapat Pimpinan
Komisariat atau bahkan Pimpinan Pimpinan Daerah (PD), maka hal itu diselenggarakan oleh Pimpinan di atasnya.
3. Anggota Tunas ditetapkan berdasarkan pada:
a. Keterlibatannya mengikuti kegiatan Hima Persis.
b. Bersedia mengisi blanko keanggotaan Tunas.
c. Bersedia mengikuti proses rekruitmen anggota baru pada waktu yang paling dekat mulai dirinya terdaftar sebagai
anggota tunas.
4. Anggota biasa ditetapkan oleh Pimpinan Komisariat berdasarkan atas laporan dari penyelenggara Kaderisasi
Anggota Baru (KABAH).
5. Pimpinan Komisariat menyerahkan surat ketetapan anggota baru kepada Pimpinan Pusat melalui Pimpinan Pimpinan
Daerah untuk mendapat pengesahan.
6. Anggota istimewa ditetapkan dan disahkan oleh Pimpinan Pusat berdasarkan laporan dari Pimpinan Komisariat atau level
yang ada di atasnya serta berada langsung di bawah tanggung jawab Pimpinan Pusat.
7. Anggota kehormatan ditetapkan dan disahkan melalui musyawarah Pimpinan Pusat berdasarkan pada salah satu
kriteria sebagai berikut:
a. Orang yang memberikan kontribusi yang signifikan terhadap pengembangan organisasi berupa pemikiran,
gagasan, konsep, atau pun materi.
b. Orang yang diperlukan dan diyakini professional dan kapabel dalam memberikan materi-materi training, keilmuan,
dan kaderisasi di lingkungan HIMA PERSIS sesuai yang diharapkan
c. Orang yang melakukan tindak penyelamatan dan atau advokasi di saat eksistensi HIMA PERSIS berada dalam ancaman.
d. Bersedia ditetapkan sebagai anggota kehormatan

C. PENDATAAN (DATA BASE)

1. Pendataan anggota tunas dan anggota biasa difokuskan di Pimpinan Komisariat yang kemudian disampaikan kepada
Pimpinan Pimpinan Daerah, Pimpinan Wilayah, hingga Pimpinan Pusat.
2. Pendataan Anggota pengurus Pimpinan Hima Persis dikembalikan pada Pimpinan Komisariat.
3. Bila suatu kampus/daerah/wilayah belum terdapat Pimpinan Komisariat atau bahkan Pimpinan Pimpinan Daerah (PD),
maka hal itu (poin 1 dan 2) diselenggarakan oleh Pimpinan diatasnya.
4. Pendataan anggota istimewa dan anggota kehormatan berada dalam wewenang Pimpinan Pusat.
5. Data anggota sedikitnya memuat:
a. Nama lengkap
b. Nomor anggota
c. Tempat, tanggal lahir
d. Alamat lengkap beserta nomor kontak dan alamat email
e. Identitas orang tua dan saudara
f. Riwayat pendidikan
g. Riwayat organisasi
h. Potensi, minat, dan bakat
i. Pass fhoto ukuran 2x3 sebanyak 2 buah.

D. Kartu Tanda Anggota

1. Pembuatan/pengeluaran KTA (harus ada model/sample baku untuk KTA dari PP)
a. Kartu Tanda Anggota berlaku bagi semua anggota kecuali anggota tunas.
b. Kartu Tanda Anggota disahkan oleh Pimpinan Pusat. (Kartu Tanda Anggota hanya dikeluarkan oleh Pimpinan
Pusat/ dihapus).
c. Kartu Tanda Anggota dikeluarkan berdasarkan SK pengeluaran KTA dari Pimpinan Pusat.
d. Kartu Tanda Anggota dikeluarkan oleh Pimpinan Daerah, bila suatu daerah belum terdapat Pimpinan
Daerah (PD), maka hal itu diselenggarakan oleh Pimpinan diatasnya.
e. Kartu Tanda Anggota didistribusikan melalui Pimpinan Pimpinan Daerah (PD) yang bersangkutan. Bila
suatu daerah belum terdapat Pimpinan Pimpinan Daerah (PD), maka hal itu diselenggarakan oleh Pimpinan
diatasnya.
f. Khusus untuk Pimpinan Pusat, Wilayah dan Pimpinan Daerah, Kartu Tanda Anggota didistribusikan melalui
Pimpinan yang bersangkutan.
g. Khusus untuk anggota kehormatan dan anggota istimewa, KTA didistribusikan oleh Pimpinan Pusat.

1
 2. Prosedur permohonan KTA HIMA PERSIS
Prosedur pemilikan/permohonan KTA diatur sebagai berikut :
a. Pimpinan Komisariat mengajukan permohonan secara kolektif kepada Pimpinan Pusat HIMA PERSIS
melalui Pimpinan Pimpinan Daerah (PD)
b. Setelah dilakukan peninjauan, Pimpinan Pimpinan Daerah (PD) menyerahkan surat permohonan KTA dari
Pimpinan Komisariat disertai dengan Surat Pengantar Pimpinan Pimpinan Daerah kepada Pimpinan Pusat
HIMA PERSIS
c. Bila suatu daerah belum terdapat Pimpinan Pimpinan Daerah (PD), maka hal tersebut diselenggarakan oleh
Pimpinan di atasnya.
d. Untuk anggota istimewa, anggota kehormatan, pengurus Pimpinan Pimpinan Daerah, Pimpinan Wilayah,
dan Perwakilan Pimpinan Pusat, surat permohonan disampaikan langsung secara kolektif kepada Pimpinan
Pusat.
e. Untuk Pengurus Pimpinan Pusat, dapat mengajukan secara pribadi.
f. Setiap permohonan pembuatan KTA, dilengkapi dengan:
a. Blangko permohonan KTA
b. Pas foto berwarna menghadap ke muka dengan ukuran 2×3 sebanyak 2 lembar.
c. Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Penyediaan blangko Registrasi Anggota
a. Untuk anggota biasa dan pengurus Pimpinan Komisariat, blangko dibuat dan disediakan oleh Pimpinan Pimpinan
Daerah (PD) yang bersangkutan berdasarkan edaran yang dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat menurut kebutuhan
data base yang diperlukan. Bila suatu daerah belum terdapat Pimpinan Pimpinan Daerah (PD), maka hal tersebut
diserlenggrakan oleh Pimpinan diatasnya.
b. Untuk Pimpinan Pusat, Pimpinan Wilayah dan Pimpinan Pimpinan Daerah (PD), blangko dibuat oleh tingkat
pimpinan yang bersangkutan berdasarkan edaran yang dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat menurut kebutuhan data
base yang diperlukan.
c. Khusus untuk anggota istimewa dan anggota kehormatan, blangko dibuat dan disediakan oleh Pimpinan Pusat.

4. Buku induk Anggota Tunas.

Buku Induk anggota tunas digunakan sebagai pencatat anggota yang bersifat sementara sebelum ditetapkan dan disahkan sebagai
anggota tetap. Kolom yang diperlukan antara lain :
1. Nomor urut
2. Nama
3. Tempat/Tanggal lahir
4. Asal Kampus/Daerah
5. Riwayat Pendidikan
6. Riwayat organisasi
7. Alamat
8. Keterangan
Buku Induk anggota tunas hanya dimiliki oleh Pimpinan Komisariat atau jika tidak ada oleh pimpinan di atasnya.

(5) Buku induk anggota tetap

Buku induk tetap merupakan buku yang berisi data seseorang yang sudah menjadi anggota tetap. Kolom buku tersebut antara lain :
1. Nomor urut
2. Nama
3. Tempat/Tanggal lahir
4. Alamat lengkap dengan nomor kontak dan alamat email
4. Asal Kampus/Daerah
7. Riwayat Pendidikan
8. Riwayat organisasi
8. Keterangan

(6) Kartu Tanda Anggota

Adalah tanda bukti bahwa seseorang telah menjadi anggota secara resmi menjadi anggota HIMA PERSIS.

(7) Arsip data anggota

Berkas data permohonan menjadi anggota HIMA PERSIS perlu dipelihara agar tetap baik dan dapat dijadikan dokumen bersejarah bagi
organisasi, cara penyimpanan dapat silakukan dengan menjilid berkas – berkas tersebut agar tidak mudah rusak.

(8) Buku mutasi anggota

Buku mutasi digunakan khusus untuk mencatat anggota yang pindah dari satu daerah ke daerah yang lain diluar wilayah
kepemimpinannya . Kolom Yang diperlukan antar lain :
1. Nomor urut
2. Nama
3. Tempat Tanggal lahir

1
4. Jabatan terakhir (Sebelum Mutasi)
5. Masa jabatan/keanggotaan (Sebelum mutasi)
6. Kota tujuan Mutasi
7. Alamat dan kontak person setelah mutasi
8. Keterangan

(9) Stempel KTA

Untuk stempel KTA diperlukan stempel kecil khusus untuk KTA. Stempel dibubuhkan pada sisi depan dan diusahakan menyentuh
foto pemilik kTA . Kartu Tanda Anggota ditandatangani oleh ketua Umum dan Sekretaris Umum Pimpinan Pusat.

(10) Tambahan
Pemberhentian, skorsing anggota HIMA PERSIS, bila terjadi maka yang bersangkutan diberi keterangan ( nomor surat keputusan )

(11) Mutasi keanggotaan

(1) Mutasi Pimpinan/anggota adalah perubahan setatus Pimpinan/anggota baik status maupun status jabatan fungsional
(2) Prosedur Mutasi Keanggotaan
a. Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari Pimpinan Komisariat, Pimpinan Daerah atau wilayah asal mutasi
b. Pimpinan (Ranting/Cabang/dihapus) komisariat/ Daerah atau wilayah asal mutasi memberikan surat keterangan mutasi kepada
yang bersangkutan dengan tembusan kepada Pimpinan HIMA PERSIS tujuan mutasi dan diatasnya.
c. Selanjutnya yang bersangkutan melaporkan diri kepada Pimpinan HIMA PERSIS

PENOMORAN ANGGOTA
Penomoran keanggotaan di lingkungan HIMA PERSIS dikenal dengan NOMOR POKOK ANGGOTA disingkat NPA. NPA
disela oleh tanda titik yang terdiri dari:
a. Angka pertama dan kedua
Menunjukkan dua angka akhir dari tahun mulai masuk keanggotaan HIMA PERSIS.
b. Angka ketiga, keempat, kelima, dan
keenam Menunjukkan nomor urutan keanggotaan.
Contoh: 08.0357 menunjukkan bahwa dia masuk keanggotaan pada tahun 2008 dengan nomor urut anggota ke-357 dari
keseluruhan jumlah anggota.

HERREGISTRASI (DIHAPUS)
1. Setiap 2 (dua) tahun sekali diadakan pendaftaran ulang ( heregristrasi ) anggota HIMA PERSIS
yaitu dengan penggantian Kartu Anggota lama.
2. Pimpinan Komisariat atau level kepemimpinan di atasnya bertanggung jawab dalam proses Herregistrasi.

BAB V
KEPROTOKOLE
RAN
Kehidupan berorganisasi, selalu akan mengalami acara-acara resmi. Sehingga perlu adanya pengaturan demi terciptanya
suasana yang kondusif dan teratur. Selain sebagai representasi nilai-nilai yang dipegang oleh organisasi, pengaturan
keprotokoleran ini dilakukan untuk menghormati pihak lain baik perorangan maupun lembaga, untuk menciptakan suasana
khidmat, juga sebagai representasi kineria organisasi (keteraturan, kedisiplinan, profesionalitas dll). Untuk itu perlu adanya
semacam pembudayaan dalam ritus-ritus acara resmi di lingkungan HIMA PERSIS. Sesuatu yang tidak tertulis biasanya mudah
dilupakan sehingga perlu dilakukan pembakuan secara tertulis agar dapat diterapkan dalam setiap acara HIMA PERSIS dimana
pun juga.

1. PENENTUAN TEMA
Agar penyelenggaraannya dapat terarah sekaligus memperjelas relevansinya dengan pencapaian tujuan HIMA PERSIS maka dalam
setiap acara perlu diberi tema tertentu. Tema tersebut harus dapat benar-benar mencerminkan pelaksanaan acara bukan hanya sekadar
pelengkap.
Untuk itu tema yang dibuat harus memiliki kriteria sebagai berikut :
a. Singkat, padat dan jelas. Tema harus singkat artinya cukup dengan satu kalimat saja dengan jumlah kata yang sesedikit
mungkin. Isinya harus padat artinya tiap kata yang digunakan harus benar-benar memberi kontribusi bagi makna kalimat secara
keseluruhan. Jelas artinya setiap kata yang digunakan maupun kalimat secara keseluruhan punya makna yang pasti sehingga
tidak mengundang kesalahan penafsiran.
b. Rasional dan wajar. Tema juga harus rasional antara bentuk acara dengan apa yang dijadikan tema korelasinya dapat diterima
secara rasional. Bunyi tema juga harus wajar, tidak bombastis atau terlalu menggunakan bahasa iklan.
c. Baik dan benar, Bahasa yang digunakan harus baik, artinya kalimat tema terasa cocok untuk dibaca atau di dengar. Benar
berarti mengikuti tata bahasa yang sudah baku.

2. PERSIAPAN TEKNIS

1
Salah Satu faktor penting yang tidak boleh diabaikan dalam penyelenggaraan suatu acara resmi adaiah persiapan yang bersifat teknis,
Karena itu dalam setiap penyelenggaraan acara terlebih dalam melibatkan orang banyak sebaiknya diadakan gladi bersih (peragaan
acara), sehingga sudah diketahui dengan jelas kesiapan masing-masing komponen pendukung acara, dengan demikian tujuan
penyelenggaraan acara sebagaimana yang disebutkan dimuka dapat tercapai. Persiapan teknis tersebut meliputi
a. Penataan ruang dan dekorasi
Dalam penataan ruang dan dekorasi untuk suatu acara resmi tergantung dari jenis acaranya. Secara umum acara resmi yang ada
di HIMA PERSIS adalah:
1. Diskusi, seminar, symposium, workshop, lokakarya, bedah buku, dll
Dalam acara diskusi dan lain-lain beberapa orang pembicara akan tampil sekaligus. Selain itu pembicaraan juga akan berdialog
dengan peserta. Karena itu yang perlu disediakan adalah:
1). Ada podium mimbar untuk pembicara yang mudah dilihat dari segala sudut
ruangan 2). Ada meja tempat moderator dan para pembicara
3). Ada meja untuk pengatur
acara 4). Ada meja untuk
penerima tamu
5). Ada dekorasi, bendera PERSIS, dan bendera HIMA PERSIS.

2. Persidangan
Pada acara persidangan akan terjadi komunikasi antar peserta sidang sehingga tempat untuk peserta sidang harus diatur
sedemikian sehingga memungkinkan mereka saling bertatap muka (misalnya berbentuk U).
Beberapa kelengkapan yang harus diperhatikan untuk
persidangan 1). Ada meja pimpinan sidang
2). Ada podium/ mimbar untuk keperluan tertentu, misalnya penyampaian Laporan pertanggungjawaban dan penyampaian
pandangan peserta.
3). Ada meja persidangan
4). Ada palu sidang, tulisan pimpinan sidang dan identitas peserta sidang (utusan peninjau dari
mana) 5). Ada dekorasi, bendera PERSIS, dan bendera HIMA PERSIS

b. Penentuan dan Penyampaian Undangan

Penentuan siapa saja yang harus diundang juga merupakan persiapan teknis yang harus diperhatikan. Sebab hal ini berkaitan
dengan jenis dan tujuan penyelenggaraan acara yang bersangkutan. Pihak-pihak yang perlu diundang sebagai berikut:
1). Institusi HIMA PERSIS diatasnya
Karena alasan tertentu, untuk beberapa acara, institusi kepengurusan HIMA PERSIS di atasnya harus diundang, yaitu :
a) Musykom, Musykerkom, (Musyjam/dihapus) Musyda, (Musykerjam/dihapus) Musykerda, Musywil, dan
Muskerwil. Karena ini menyangkut keabsahan penyelenggaraan acara tersebut sekaligus keabsahan
ketetapan/keputusan yang dihasilkan pada acara tersebut. Selain itu, momentum ini dapat digunakan untuk
menyamakan persepsi gerakan antara Pimpinan yang ada di bawahnya dengan Pimpinan yang ada di atasnya.
b) Pelantikan Pengurus, dan deklarasi Pimpinan baru.
Karena yang berhak melantik dan mendeklarasikan adalah institusi HIMA PERSIS di atasnya.
c) Training-Training formal seperti KABAH, MAKKAH, dan MADINAH.
Karena program ini termasuk penting dan untuk menjaga keseragaman metodologi training.
d) Pertemuan akbar anggota, alumni dan simpatisan.
Karena menyangkut hajat hidup organisasi, diperlukan informasi aktual tentang perkembangan HIMA PERSIS yang
perlu diketahui dari institusi HIMA PERSIS di atasnya.
2). Alumni dan Simpatisan HIMA PERSIS
Tujuan mengundang Alumni dan simpatisan adalah untuk menjaga kesinambungan komunikasi antar generasi di HIMA
PERSIS, sehingga setiap acara yang tidak bersifat intern sebaiknya mengundang alumni dan simpatisan, seperti pada
acara:
a) Acara pembukaan/penutupan kegiatan resmi HIMA PERSIS
b) Acara pelantikan pengurus
c) Seminar, diskusi, baik sebagai pembicara maupun peserta, dll

3). Induk organisasi dan otonom PERSIS setempat

Untuk setiap acara, induk organisasi dan otonom PERSIS harus diundang. Hal ini dimaksudkan untuk menjalin silaturahmi
dan memberikan apresiasi serta agar dapat mengikuti perkembangan organisasi HIMA PERSIS.
4) Pejabat pemerintah/instutusi/lembaga setempat dan Tokoh masyarakat
Pejabat dan tokoh masyarakat juga perlu diundang dalam acara-acara HIMA PERSIS untuk lebih mengenalkan HIMA
PERSIS dan aktivitasnya dalam acara-acara yang tidak bersifat intern dan konstitusional, melainkan lebih bersifat
ceremonial.
4). Ormawa intra maupun ekstra, Ormas Pemuda, Ormas Pemuda/Pelajar Islam dan Ormas Islam
Ormas lain diundang dalam acara HIMA PERSIS dalam rangka menjalin hubungan kerja sama yang saling
menguntungkan dan sesuai dengan yang digariskan oleh garis Perjuangan HIMA PERSIS, sehingga diundang untuk acara
yang tidak bersifat intern dan acara yang relevan.
5). Anggota HIMA PERSIS, untuk acara yang pesertanya tidak memerlukan pembatasan dan sesuai dengan ruang lingkup
acara tersebut.

2
 6). Santri Persis, Pelajar dan mahasiswa, yang merupakan lumbung kader dan lahan garapan HIMA PERSIS perlu
diundang dalam setiap acara khususnya yang berkaitan dengan masalah mereka dengan harapan dapat menarik minat untuk
menjadi anggota HIMA PERSIS, atau paling tidak mengundang simpati mereka.
7) Masyarakat umum juga perlu mengetahui kegiatan HIMA PERSIS sehingga untuk acara-acara yang relevan.

c. Penerima dan Pengatur Tamu

Persiapan teknis yang juga harus diperhatikan adalah penerimaan dan pengaturan tamu dalam ruangan.
1). Penerima tamu, bertugas menerima dan mendaftar tamu dengan cara meminta tamu mengisi buku.
2). Pengantar tamu, bertugas mengantar tamu sesuai dengan tempat yang disediakan, pengantar tamu harus jeli dalam
mengetahui identitas tamu yang datang sehingga jangan sampai ada tamu yang diundang secara khusus atau tamu penting
lainnya yang terlantar. Hal ini penting karena menyangkut kredibilitas organisasi-organisasi dimata pihak luar.
d. Pengaturan Acara
Persiapan teknis selanjutnya adalah pengaturan acara terutama dalam hal alokasi waktu untuk setiap mata acara. Hal yang
perlu diperhatikan dalam pengaturan acara adalah :
1). Waktu. Berapa lama waktu yang disediakan untuk penyelenggaraan keseluruhan acara, hal ini berkaitan dengan
pembagian waktu untuk masing-masing mata acara
2) Pemberi sambutan.
Siapa saja yang akan memberikan sambutan dan urutannya tergantung tingkat penyelenggaraan acara setelah
memperhatikan ketentuan berikut:
1) Hendaknya dimulai dari Pimpinan terbawah sampai seterusnya ke atas. Demikian juga dengan
instansi pemerintahan
2) Untuk internal organisasi, dahulukan otonom (HIMA PERSIS) dilanjutkan oleh induk organisasi
(PERSIS).
3) Urutan sambutan-sambutan tersebut adalah:
a) Ketua pelaksana, sekaligus menyampaikan laporan kegiatan.
b) Instansi yang dianggap perlu., semisal tuan rumah atau pemiliki gedung.
c) Pengurus Pimpinan organisasi penyelenggara, dalam hal ini adalah ketua/ketua umum atau yang
mewakilinya.
d) Pengurus Pimpinan di atasnya (sesuai dengan ketentuan undangan)
e) Pengurus Pimpinan organisasi induk (PERSIS)
f) Instansi pemerintahan mulai dari yang terbawah sampai yang teratas sekaligus membuka acara.
3) Urutan Acara yang standar :
a). Pembukaan oleh protokol
b). Pembacaan ayat suci Al-Qur’an
c) Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
d). Menyanyikan Mars HIMA
PERSIS e). Sambutan-sambutan
f). Acara inti
f). Penutupan oleh protokol

4) Pengatur Acara (MC, Master of Ceremony)

Agar acara berlangsung tertib dan teratur maka MC harus dapat mengarahkan dan mengendalikan agar sesuai dengan
suasana acara yang telah direncanakan. Untuk itu beberapa hal yang harus diperhatikan oleh MC adalah:
a). Mengenakan pakaian yang sesuai dengan suasana acara, tidak menyolok (warna) dan tidak seronok (asesories)
b). Menggunakan bahasa Indonesia dengan baik, benar dan mudah dipahami. Kesalahan berbahasa yang perlu
dihindari adalah menggunakan kata-kata :
'Untuk menyingkat waktu,….”. Kesalahannya karena waktu tidak dapat disingkat, penggunaan yang lebih tepat
adalah, “untuk menghemat waktu....”, atau “untuk menyingkat acara.….”.
“Menginjak acara berikutnya…..”.Kesalahannya karena acara tidak dapat diinjak, penggunaan kata yang tepat
adalah “Acara berikutnya adalah…..”.
c). Tidak memberikan komentar yang berlebihan setiap suatu mata acara selesai dilaksanakan.
d). Tidak mengucapkan kata-kata yang dapat memancing tawa hadirin hingga mengganggu suasana khidmat dari
acara tersebut.
e. Pengaturan konsumsi
Persoalan teknis lainnya adalah pengaturan konsumsi, karena penyelenggaraan acara yang terkadang membutuhkan waktu
lama maka tidak dapat dihindari keharusan untuk menyediakan konsumsi bagi para tamu baik makanan ringan/kecil
(snack/kudapan) maupun berupa makan siang atau makan malam. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
1). Pemberian makanan kecil, sebaiknya jangan sampai mengganggu acara, karena itu makanan kecil dan minuman diberikan
sebelum acara berlangsung atau disediakan waktu khusus untuk membagi dan menikmati makanan tersebut.
2). Pemberian makan, baik dengan cara prasmanan (swalayan) maupun tidak, dilakukan pada acara tersendiri dan dipisahkan
tempat pengambilan makanan bagi laki-laki dan perempuan.