BAB I

PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
Ikatan Mahasiswa Pelajar Soppeng Koordinator Perguruan tinggi (IMPS KOOPERTI
UNHAS) adalah organisasi kemahasiswaan yang merupakan bagian integral dari organisai
Ikatan Mahasiswa Pelajar Soppeng (IMPS) bertujuan sebagai wahana dan sarana
pengembangan diri ke arah terbentuknya mahasiswa yang beriman dan bertaqwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa, professional, memiliki wawasan kecendekiawanan dan integritas
kepribadian dalam rangka mewujudkan masyarakat yang adil dan makmur serta kearifan
lokal.
Pencapaian tujuan IMPS KOOPERTI UNHAS dapat dilakukan apabila kerjasama
semua unsur yang ada dalam organisasi ini berjalan dengan baik dan lancer. Oleh karena itu
perlu dilakukan pengendalian proses kerjasama semua unsur organisasi agar supaya
pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu pengendalian yang
dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitik beratkan pada salah satu titik tertentu.
Pengendalian proses kerjasama disusun dalam pedoman administrasi yang merupakan bagian
administrasi secara umum.
Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin
meningkat, terutama kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam
mencapai cita cita perjuangan, maka perlu dilakukan penyempurnaan pedoman administrasi
IMPS KOOPERTI UNHAS.
I.2. Tujuan
Pedoman administrasi IMPS KOOPERTI UNHAS bertujuan untuk dijadikan
pedoman dalam pengelolaan administrasi IMPS KOOPERTI UNHAS dalam rangka menuju
tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap
pengelolaan dan pelayanan administrasi organisasi.
I.3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman administrasi ini mencakup :
1. Administrasi Kesekretariatan
2. Administrasi Keuangan

BAB II
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
II.1.Pengertian
Banyak pengertian administrasi yang diberikan oleh para ahli administrasi, namun
sacara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai pengendalian
usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan.
Pada intinya pengertian administrasi mencakup :
a. Kerjasama
b. Banyak orang
c. Pencapaian tujuan bersama
Dalam perkembangannya, banyak ahli yang menyebut bahwa administrasi kini
menjadi suatu disiplin ilmu dan ada juga yang menyataan adminstrasi itu adalah seni.
Adminstrasi disebut sebagai disipiln ilmu yang berdiri sendiri karena memenuhi
prasyarat suatu disiplin ilmu sebagai ilmu pengetahuan yang mandiri, yaitu :
1. Administrasi memiliki objek material yaitu manusia, artinya manusia merupaka
pokok masalah yang dibahas.
2. Administrasi memiliki objek formal, artinya administrasi merupakan suatu
penyelenggaraan, baik yang bermula pada perencanaan sampai pada tahap evaluasi.
3. Administrasi diterima secara universal di seluruh dunia.
4. Administrasi dapat dipelajari dan diajarkan.
5. Administrasi mempunyai sistematika yang khas, administrasi setiap kelompok atau
organisasi tidaklah sama dan administrasi dapat berubah sesuai ruang dan waktu.
Administrasi juga disebut sebagai seni karena dalam administrasi juga dikenal
berbagai cipta, rasa dan karsa seorang administrator (pelaksana administrasi). Hal tersebut
mempengaruhi anggota organisasinya, cara kerja, membuat perubahan administrasi secara
baik, benar dan indah penyelenggaraannya, rekayasa keadaan yang mengikat tanpa paksaan.
Administrasi memiliki seni merencanakan, membiayai, mengatur, mengurus dan seni
menyelenggarakan kegiatan baik rutin maupun insidentil.
Secara umum seni administrasi merupakan kemampuan dan kemahiran seseorang
untuk

mewujudkan

berbagai

strategi

pemecahan

masalah,

yang

mencakupi

pengidentifikasian, pemberian solusi, pembiayaan, pengkoordinasian dan evaluasi.

Administrasi Kesekretariatan adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan organisasi yang

meliputi pengelolaan secretariat, persuratan, pengadaan dan pencatatan barang barang milik
organisasi.

II.2.Sekretariat
II.2.1. Pengertian Sekretariat
Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada
hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi,
informasi mengenai organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan, kebijakan
serta penghubung dengan anggota masyarakat.
II.2.1. Alat Alat Sekretariat/Kantor
Dalam pelaksanaan kegiatan secretariat diperlukan alat alat antara lain :
computer, stempel, papan nama, lemari, rak buku, meja, kursi, papan tulis dan
lain sebagainya.
II.2.3. Pengelolaan Sekretariat/Kantor
II.2.3.1. Fungsi Sekretariat yaitu :
a. Pusat pengendalian organisasi.
b. Tempat pelaksanaan administrasi organisasi.
c. Tempat pengagendaan dan pelaksanaan persidangan/rapat.
d. Tempat pengorganisasian tugas tugas rutin dan insidentil.
e. Tempat pengorganisasian pelaksanaan keputusan dan program.
f. Tempat

pelaksanaan

pendataan

organisasi

dan

pelayanan

informasi/komunikasi organisasi.
g. Tempat koordinasi personalia.
II.2.3.2. Pengaturan Sekretariat
Agar sekretariat IMPS KOOPERTI UNHASdapat berfungsi
secara optimal, maka perlu dibuat pengaturan mengenai sekretariat
meliputi letak, bangunan serta sumber daya manusianya.
a. Letak Sekretariat
Fungsi

fungsi

sekretariat

IMPS

KOOPERTI

UNHASdapat berjalan efektif apabila terletak pada tempat yang

strategis serta berada pada lingkungan yang kondusif.

b. Bangunan/Ruangan
Bangunan

sekretariat

IMPS

KOOPERTI

UNHAShendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan

organisasi.

Untuk

menjamin

kelayakan

bangunan/ruangan

sekretariat hendaknya diperhatikan hal hal sebagai berikut :

Jumlah ruangan memadai
Kelengkapan peralatan sekretariat
Kesehatan, kebersihan dan kerapian sekretariat.
c. Sumber Daya Manusia
Salah satu factor penting dalam pengelolaan sekretariat
adalah tenaga pengelola. Sangat baik apabila tiap tingkatan
pimpinan memiliki sekretariat eksekutif yang secara khusus
bertugas melaksanakan pelayanan administratif dalam keseharian
organisasi.

Namun

apabila

tidak

memungkinkan,

maka

diaturpembagian tugas dalam pengelolaan sekretariat misalnya

diatur piket sekretariat sekaligus sebagai asrama kader yaitu tempat
tinggal Pimpinan IMPS KOOPERTI UNHAS, sehingga dapat
melaksanakan tugas rutin organisasi.
II.3.

Inventaris Organisasi
II.3.1. Pengertian
Inventaris adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa harta
kekayaan organisasi yang terdiri dari :
1. Inventaris permanen, yaitu kekayaan organisasi yang dalam jangka waktu
relatif lama tidak akan mengalami perubahan, seperti gedung, lemari, papan
tulis dan lain lain.
2. Inventaris tidak permanen, yaitu kekayaan organisasi yang dalam waktu
singkat mengalami perubahan seperti kop surat dan lain lain.
II.3.2. Pengelolaan Inventaris
1. Inventaris dalam bentuk apapun yang diperoleh untuk kepentingan IMPS
KOOPERTI UNHAS dan atau mengatas namakan

IMPS KOOPERTI

UNHAS dan menunjang operasional organisasi dikelola oleh oleh pimpinan

IMPS KOOPERTI UNHAS.
2. Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam sebuah
buku khusus (buku inventaris).
Contoh kolom pada buku inventaris :
No.

Nama Barang

Bahan/Merk

Asal
Barang
4

Jumlah
Barang
5

Ket.
6

3. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh personalia yang

diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. Penyimpanan harus
dilaksanakan dan ditempatkan di sekretariat, kecuali yang sifatnya fungsional
di luar sekretariat.
4. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman atau
mengisi pada buku khusus.
Contoh kolom pada buku inventaris :
Alamat
Asal
Jumlah
Ket.
Peminjam Barang
Barang
1
2
3
4
5
6
5. Inventaris IMPS KOOPERTI UNHASyang berada pada lingkup pengelolaan
No.

Nama Barang

harus

dipertanggungjawabkan

UNHASyang

kepada

pimpinan

lebih tinggi dan musyawarah

kepeminpinan

yang

bersangkutan.

IMPS

KOOPERTI

tertinggi pada tingkat

Penelitian

kebenaran

inventarisasidilakukan oleh Tim Verifikasi.

II.4.Buku Buku Organisasi
II.4.1. Buku Tamu
Buku tamu adalah buku yang diperuntukkan bagi semua tamu yang
dating. Setiap tamu yang berkunjung ke sekretariat mengisi buku tamu tersebut.
Contoh kolom untuk buku tamu :
1

Keterangan kolom :
1. Nomor urut tamu yang datang/berkunjung (No.)
2. Hari dan tanggal kedatangan tamu (Hari/Tanggal)

10

3. Waktu pada saat tamu berkunjung (Waktu/Pukul)

4. Nama lengkap tamu
5. Organisasi/Instansi yang diwakili (Alamat)
6. Personal yang ingin ditemui (Bertemu Dengan)
7. Maksud kedatangan tamu (Tujuan)
8. Sudah ada perjanjian bertemu atau belum
9. Tanda tangan
10. Keterangan
II.4.2. Buku Agenda Surat
Buku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat
surat masuk dan surat surat keluar.
Contoh kolom untuk surat masuk :
No.

Nomor Surat

Tanggal
Masuk
3

Dari

Perihal

Tujuan

Perihal

Tanda
Tangan
6

Ket.
7

Contoh kolom untuk surat keluar :

No.

Nomor Surat

Tanggal
Keluar
3

Tanda
Tangan
6

Ket.
7

Keterangan kolom :
1. Nomor urut surat masuk atau keluar
2. Nomor persuratan yang diterima atau dikirim
3. Tanggal diterimanya surat masuk atau dikirimnya surat keluar
4. Asal surat atau tujuan surat
5. Maksud isi surat, ditulis singkat dan jelas
6. Tanda tangan penerima surat masuk atau pengirim surat keluar
7. Keterangan, biasanya menjelaskan status dan hal hal lain yang dianggap
perlu.
II.4.3. Buku Notulensi
Buku sidang/notulensi adalah buku yang dipergunakan oleh pimpinan
sidang ketika sidang berlansung. Buku ini dipergunakan untuk mencatat hal hal

yang dirasa penting/perlu oleh pimpinan sidang atau orang lain yang ditugaskan
untuk itu serta memuat waktu, tempat dan agenda sidang..
II.4.4. Buku Presensi
Buku presensi adalah buku yang memuat daftar hadir peserta rapat/sidang
yang diadakan oleh pengurus IMPS KOOPERTI UNHASdalam setiap rapatnya.
Contoh kolomnya :
No.
1

Nama
2

Jabatan/Angkatan
3

Tanda Tangan
4

Ket.
5

Keterangan kolom :
1. Nomor urut kehadiran peserta rapat
2. Nama lengkap peserta rapat
3. Jabatan struktural dalam kepengurusan eksekutif, legislatif dan angkatan di
IMPS KOOPERTI UNHAS
4. Tanda tangan peserta rapat
5. Hal hal lain yang dianggap perlu
II.4.5. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman
surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau
diterima oleh yang bersangkutan.
Contoh kolomnya :
No.

Nomor Surat

Tanggal Keluar

Tujuan

Perihal

Tanda
Tangan
6

Keterangan kolom :
1. Nomor urut surat
2. Nomor surat sesuai dengan kaidah persuratan IMPS KOOPERTI UNHAS
3. Tanggal pengiriman surat
4. Tujuan/alamat surat keluar
5. Perihal/maksud dari isi surat keluar
6. Tanda tangan/paraf penerima surat
7. Hal hal lain yang dianggap perlu

Ket.
7

II.4.6. Buku Inventaris

Buku inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang
barang yang menjadi milik organisasi/inventaris.
Contoh kolom :
No.

Nama

Jumlah

Keterangan
Baik
Buruk
4
5

Keterangan kolom :
1. Nomor urut
2. Nama barang yang didata/diinventarisir
3. Jumlah barang
4. Jumlah barang yang masih bagus
5. Jumlah barang yang sudah rusak
II.4.7. Buku Statistik
Buku statistic adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh
organisasi seperti :
a. Data pribadi pengurus IMPS KOOPERTI UNHAS
b. Data jumlah anggota
c. Data potensi anggota
d. Data data lain yang dianggap perlu
II.4.8. Buku Konsep
Buku konsep adalah buku yang digunakan untuk membuat konsep
konsep surat yang akan dikirim.
II.4.9. Buku Catatan Kegiatan
Buku catatan kegiatan adalah merupakan buku yang digunakan untuk
mencatat kegiatan kegiatan yang dilaksanakan. Untuk buku kegiatan ini
hendaknya dibuat setiap sebulan sekali.
Contoh kolomnya :
No.
1

Tanggal
2

Nama Kegiatan
3

Pelaksana
4

Tempat
5

Ket.
6

Keterangan kolom :
1. Nomor urut
2. Tanggal, bulan dan tahun pelaksanaan
3. Nama kegiatan yang dilaksanakan
4. Pelaksana kegiatan (departemen/kelompok khusus)
5. Nama tempat/Gedung/Lokasi
6. Mencatat hal penting, seperti biaya, dan lain lain.
II.4.10.

Buku Retour
Buku retour adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat/barang

yang dikirim melalui pos yang dikembalikan lagi karena tidak sampai ke alamat
tujuan.
II.4.11.Buku Induk Anggota
Buku induk anggota adalah buku yang digunakan untuk daftar daftar
anggota IMPS KOOPERTI UNHAS. Buku ini biasanya tiap tahun diisi setelah
proses penerimaan anggota baru IMPS KOOPERTI UNHAS.
II.4.12.

Buku Registrasi Induk

Buku yang digunakan untuk mencatat semua anggota anggota IMPS

KOOPERTI UNHASlengkap dengan data datanya.

III.4.7. Uraian Item (isi kolom) untuk buku buku
1. Buku Induk Anggota
Untuk memudahkan mengontrol jumlah anggota ikatan maka
diperlukan adanya buku khusus yang disebut buku induk anggota, dengan
kolom sebagai berikut : No. Urut; Nama Lengkap; Tempat/Tanggal Lahir;
Pendidikan; Alamat; Masuk ke IMPS KOOPERTI UNHAS tahun; Nomor
Induk; Pas Foto.
2. Buku Nominatif Pengurus dengan kolom :
Nomor urut; NamaLengkap; Tempat/Tanggal Lahir; Pendidikan;
Alamat Sekarang; Pengalaman; Masuk IMPS KOOPERTI UNHAS Tahun;
Keterangan.
3. Buku Nominatif Anggota dengan kolom

4. Buku sidang dengan kolom :

Hari; tanggal; jenis sidang; mulai jam; sampai jam; pimpinan
sidang; dihadiri oleh; (pokok pembicaraan dan keputusan); keterangan.
5. Buku Agenda Surat Masuk dengan kolom :
No.; Tanggal Surat; Tanggal Masuk; Dari; Nomor Surat; Isi Pokok
Surat; Keterangan.
6. Buku Agenda Surat Keluar dengan kolom :
No.; Tanggal Surat; Nomor Surat; Tujuan; Isi Pokok Surat; Ket.
7. Buku Kas :
Buku kas adalah buku yang digunakan untuk mencatat hal hal
yang berhubungan dengan keuangan.

II.5.Dokumen Organisasi
II.5.1. Pengertian
Dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan
pencarian, pengumpulan dan penyimpanan dokumen dokumen organisasi.
Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian. Pada
dasarnya semua arsip organisasi adalah dokumen. Perbedaan antara dokumen dan
arsip hanya terletak pada frekuensi atau kebutuhan penggunaannya. Dokumen
jarang digunakan dalam suatu periode kepengurusan tetapi tetap disimpan
sebagai bukti yang sah dari suatu peristiwa atau kejadian yang sewaktu waktu
dapat digunakan. Sedangkan arsip selalu atau lebih sering dipakai dalam suatu
periode kepengurusan.
II.5.2. Bentuk Bentuk Dokumen
1. Gambar/foto
2. Tulisan dan surat penting
3. Benda berharga
4. Surat kabar, buku, majalah, dan lain lain.

II.5.3. Pengelolaan Dokumen

1. Pada dasarnya pengolahan sama dengan pengolahan inventaris.
2. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan
sejarah organisasi juga digunakan untuk penyusunan laporan rutin organisasi
serta tanda bukti yang sah.
3. Peminjaman dokumen dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman
dokumen.
II.6.Arsip
II.6.1. Pengertian
Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut
kepentingan organisasi, baik berupa buku buku laporan, makalah, surat dan
segalanya. Secara khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah
kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai
serta manfaat yang sewaktu waktu akan digunakan. Oleh karena itu tata
pengarsipan harus dilaksanakan dengan baik.
II.6.2. Sistem Pengarsipan
Beberapa sistem penyimpanan arsip :
1. Sistem abjad (Alphabetic Filling), yaitu sistem penyusunan arsip berdasarkan
urutan abjad.
2. Sistem subyek (Subject Filling), yaitu sistem penyusunan arsip berdasarkan
permasalahan yang sering dihadapi.
3. Sistem tanggal (Cronological Filling), yaitu sistem penyusunan arsip
berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip.
4. Sistem daerah (Typical Filling), yaitu sistem penyusunan arsip berdasarkan
jenisnya.
5. Sistem nomor (Nomerical Filling), yaitu sistem penyusunan arsip berdasarkan
susunan nomor urut arsip.
Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia di atas dapa dipilih
sesuai dengan kepraktisan masing masing pengelola. Agar perawatan arsip
dapat terjaga maka perlu diperhatikan :
a. Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bahan yang baik
dan awet (tahan kerusakan).

b. Tempat penyimpanan terhindar dari api, air dan kelembaban serta mudah
diawasi.

II.6.3. Peminjaman Arsip

Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam
hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur berikut :
1. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telah
disediakan (dapat disatukan dengan buku pinjaman inventaris).
2. Penetapan batas waktu pinjaman.
3. Pengambilan arsip.
Setelah

dikembalikan

oleh

peminjam

maka

pengelola

harus

memperhatikan hal hal berikut :

a. Memeriksa keutuhan arsip semula.
b. Mengembalikan arsip ke tempat semula.
II.6.4. Penyusutan Arsip
1. Tujuan penyusutan arsip
2. Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta
serta mengatur penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan, penyusunan
arsip berfungsi untuk :
a. Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun
sebagai referensi.
b. Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan,
ruangan maupun peralatan.
3. Tata cara penyusutan arsip
Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan :
a. Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dengan kegunaan arsip
untuk kegiatan administratif sehari hari.

b. Nilai kegunaan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di

bidang keuangan.
c. Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan
historis yang kemudian hari akan sangat bernilai.
d. Usia arsip, penyusutan arsip dilakukan dengan cara :
Penjilidan
Pemusnahan arsip
Penyerahan arsip kepada arsip nasional/arsip daerah

II.7.Persuratan
II.7.1. Pengertian
Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat
kominikasi tulis uang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku
dalam surat menyurat.
II.7.2. Fungsi Surat
Surat yang dibuat tersebut mempunyai beberapa fungsi, antara lain :
1. Tanda bukti tertulis
2. Alat pengingat
3. Pedoman untuk bertindak
4. Keterangan
5. Duta atau wakil organisasi
6. Dokumentasi historis suatu kegiatan
II.7.3. Jenis dan Bentuk Surat

IMPS KOOPERTI UNHAS adalah organisasi formal, maka dalam

pelaksanaan kinerja dan roda organisasi, persuratan merupakan hal mutlak yang
harus dilaksanakan sebagai legalitas formal atau bukti keabsahan suatu kebijakan
yang dilaksanakan oleh organisasi.
1. Penggolongan surat
a. Surat Menurut Isi dan Maksudnya, antara lain :
a. Surat Ketetapan
b. Surat Keputusan
c. Surat Biasa
d. Surat Mandat
e. Surat Rekomendasi
f. Surat Keterangan
g. Surat Pernyataan
b. Surat Menurut Wujud, antara lain :
a. Kartu Pos, yaitu surat berbentuk kartu tanpa amplop.
b. Warkat Pos, yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan
kertas surat yang apabila dilipat akan berbentuk amplop dan tidak boleh
diisi apapun ke dalam amplopnya.
c. Telegram dan Teleks, yaitu surat yang tercetak dari jauh melalui
jaringan telekomunikasi.
d. Surat Bersampul, yaitu surat yang terdiri dari kertas surat beserta
sampulnya.
e. Memo dan Nota, yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu
organisasi. Ukurannya setengah folio atau setengah kuarto.
f. Surat Tanda Bukti, yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk
formulir yang dipakai untuk tanda bukti suatu kegiatan antara kedua
belah pihak atau membuktikan keabsahan suatu hal.
g. E-mail, yaitu surat yang berbentuk digital melalui media elektronik.
c. Surat Menurut Keamanan Isinya, antara lain :
a. Surat sangat rahasia (vital), yaitu surat yang bernilai sejarah ilmiah atau
memiliki nilai sangat penting seperti SK, surat perjanjian dan hasil
hasil penelitian.

b. Surat rahasia (penting), yaitu surat yang dapat membantu kelancaran

organisasi dan sulit dicari di tempat lain misalnya peraturan peraturan
organisasi.
c. Surat biasa, yaitu surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan
hanya sewaktu waktu dibutuhkan.
d. Surat tidak penting, surat yang sudah habis masa kegunaannya seperti
undangan dan sebagainya.
d. Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju, antara lain :
a. Surat biasa, yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa
orang/organisasi.
b. Surat edaran dan surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan untuk
banyak organisasi atau banyak orang (khalayak ramai).
e. Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya :
a. Surat biasa, yaitu surat yang diberlakukan secara biasa/tidak
diistimewakan. Kata biasa ini mengandung pengertian tidak perlu cepat
cepat dikirim atau tidak harus segera dibalas
b. Surat segera/ekspres, yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dengan
segera, tetapi tidak seurgent surat kilat.
c. Surat kilat, yaitu surat yang sangat segera dan harus didahulukan
penanganannya daripada surat surat yang lain.
Adapun penjelasan tentang persuratan yang digunakan di lingkup Himpunan
Mahasiswa Sipil Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin (IMPS KOOPERTI
UNHAS) adalah sebagai berikut :
A. Surat Biasa (A/B)
Surat biasa dengan kode A adalah surat keluar internal yang
dikeluarkan oleh Ketua Umum maupun Staf Ketua BE IMPS KOOPERTI
UNHAS, DM IMPS KOOPERTI UNHASdan Kelompok Khusus BE IMPS
KOOPERTI UNHASsehubungan dengan pokok permasalahan internal yang
dibidangi masing masing. Sedangkan surat biasa dengan kode B adalah
surat keluar eksternal yang dikeluarkan oleh Ketua Umum BE IMPS

KOOPERTI UNHAS, DM IMPS KOOPERTI UNHAS, Kelompok Khusus

BE IMPS KOOPERTI UNHASdan kepanitiaan kegiatan.
B. Surat Keputusan
Surat keputusan dikeluarkan oleh MMS FT-UH, Ketua Umum maupun
Staf Ketua BE IMPS KOOPERTI UNHAS, Ketua Kelompok Khusus BE
IMPS KOOPERTI UNHAS, bM IMPS KOOPERTI UNHASsehubungan
dengan pokok permasalahan atau kegiatan di masing masing internalnya.
Surat keputusan ini memuat :
a. Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan status atau pembubaran
suatu organisasi, badan, panitia, tim kerja dan lain lain.
b. Pelimpahan atau penyerahan tertentu kepada seorang pejabat.
c. Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu aturan.
d. Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentian anggota organisasi pada
suatu posisi struktural dan sebagainya.
e. Penetapan hal hal yang bersifat umum dan principal dalam rangka
kebijakan organisasi.
Susunan dan bentuk Surat Keputusan sebagai berikut :
1) Kepala Surat
Memuat tulisan SURAT KEPUTUSAN, ditulis dengan
huruf kapital yang tebal dan bergaris bawah.
2) Nomor Surat
Nomor surat menyatakan jumlah, asal, dan waktu pembuatan
surat.
3) Perihal
Perihal adalah isi surat yang mencerminkan inti keputusan
sacara ringkas dan jelas, ditulis dengan huruf kapital yang tebal dan
bergaris bawah.
4) Konsideran
Konsideran biasanya terdiri dari :

 Kata Menimbang yang diikuti uraian kalimat mengenai

pertimbangan, tujuan, kepentingan dan alasan hingga perlu
dikeluarkan surat keputusan.
Kata Mengingat yang diikuti dasar hukum atau peraturan yang
ada

hubungannya

pengeluaran

dengan

keputusan

pembuatan

dapat

keputusan

sehingga

dipertanggungjawabkan

dan

mempunyai landasan hukum yang kuat.

Sekiranya

diperlukan

masih

dapat

ditambah

dengan

kata

Memperhatikan yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuan

ketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat
pejabat atau kejadian yang dianggap perlu diperhatikan dalam
pembuatan keputusan.
5) Diktum
Diktum diawali dengan kata MEMUTUSKAN, selanjutnya
menguraikan diktum tersebut. Apabila diktum memuat uraian untuk
dilampirkan,

maka

pada

halaman

terakhir

lampiran

harus

ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan keputusan.

6) Kaki Surat
Tempat dikeluarkannya surat di mana terlebih dahulu ditulis
Disahkan di :
Tanggal, bulan dan tahun dikeluarkannya surat di mana terlebih
dahulu ditulis Pada tanggal :
Pihak yang mengeluarkan surat
Tanda tangan serta nama terang (Ketua dan Sekretaris, kecuali SK
Istimewa, hanya KU BE IMPS KOOPERTI UNHASsaja yang
bertanda tangan).
7) Lampiran
Jika terdapat lampiran, maka pada lampiran bagian sudut kiri
atas cantumkan Lampiran Surat Nomor :
C. Surat Ketetapan

Surat ketetapan ialah surat yang surat yang dikeluarkan oleh MUBES
IMPS KOOPERTI UNHAS dan BM IMPS KOOPERTI UNHASsehubungan
dengan pokok permasalahan. Surat ketetapan ini memuat :
a. Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan status atau pembubaran
suatu organisasi, badan, panitia, tim kerja dan lain lain.
b. Pelimpahan atau penyerahan tertentu kepada seorang pejabat.
c. Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu aturan.
d. Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentian anggota organisasi pada
suatu posisi struktural dan sebagainya.
e. Penetapan hal hal yang bersifat umum dan principal dalam rangka
kebijakan organisasi.
Susunan dan bentuk Surat Ketetapan sebagai berikut :
1) Kepala Surat
Memuat tulisan SURAT KETETAPAN, ditulis dengan huruf
kapital yang tebal dan bergaris bawah.
2) Nomor Surat
Nomor surat menyatakan jumlah, asal, dan waktu pembuatan
surat.
3) Perihal
Perihal adalah isi surat yang mencerminkan inti ketetapan
sacara ringkas dan jelas, ditulis dengan huruf kapital yang tebal dan
bergaris bawah.
4) Konsideran
Konsideran biasanya terdiri dari :
Kata Menimbang yang diikuti uraian kalimat mengenai
pertimbangan, tujuan, kepentingan dan alasan hingga perlu
dikeluarkan surat ketetapan.
Kata Mengingat yang diikuti dasar hukum atau peraturan yang
ada

hubungannya

pengeluaran

dengan

ketetapan

pembuatan

dapat

ketetapan

sehingga

dipertanggungjawabkan

mempunyai landasan hukum yang kuat.

dan

 Sekiranya

diperlukan

masih

dapat

ditambah

dengan

kata

Memperhatikan yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuan

ketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat
pejabat atau kejadian yang dianggap perlu diperhatikan dalam
pembuatan ketetapan.
5) Diktum
Diktum diawali dengan kata Memutuskan dan dilanjutkan
dengan kata MENETAPKAN, selanjutnya menguraikan diktum
tersebut. Apabila diktum memuat uraian untuk dilampirkan, maka
pada halaman terakhir lampiran harus ditandatangani pula oleh
pejabat yang mengeluarkan ketetapan.
6) Kaki Surat
Tempat dikeluarkannya surat di mana terlebih dahulu ditulis
Disahkan di :
Tanggal, bulan dan tahun dikeluarkannya surat di mana terlebih
dahulu ditulis Pada tanggal :
Waktu ditetapkannya surat ditulis Pukul :
Pihak yang mengeluarkan surat
Tanda tangan serta nama terang Pejabat yang berwenang.
7) Lampiran
Jika terdapat lampiran, maka pada lampiran bagian sudut kiri
atas cantumkan Lampiran Surat Nomor :

D. Surat Rekomendasi (REK)

Surat Rekomendasi ialah surat yang bersifat mengizinkan kepada
individu dan kelompok. Dikeluarkan oleh MUBES IMPS KOOPERTI
UNHAS, BM IMPS KOOPERTI UNHAS, BE IMPS KOOPERTI
UNHASdan

presidium

angkatan

ditandatangani

oleh

pejabat

yang

berwenang.
E. Surat Mandat (MDT)
Surat Mandat ialah surat yang berisi pelimpahan wewenang
Dikeluarkan oleh MUBES IMPS KOOPERTI UNHAS, DM IMPS

KOOPERTI UNHAS, BE IMPS KOOPERTI UNHASdan presidium

angkatan ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang.
F. Surat Keterangan
Surat Keterangan ialah surat yang isinya penjelasan seseorang atau
suatu hal. Dikeluarkan oleh MUBES IMPS KOOPERTI UNHAS, BM IMPS
KOOPERTI UNHAS, BE IMPS KOOPERTI UNHASdan presidium
angkatan ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang.
G. Surat Pernyataan (P)
Surat Pernyataan ialah surat keterangan yang diberikan oleh instansi
mengenai hal tertentu untuk sesuatu keperluan khusus. Dikeluarkan oleh
MUBES IMPS KOOPERTI UNHAS, BM IMPS KOOPERTI UNHAS, dan
BE IMPS KOOPERTI UNHASditanda tangani oleh pejabat yang berwenang.
Bagian bagian surat serta penjelasannya yang digunakan dalam lingkup
IMPS KOOPERTI UNHAS, adalah sebagai berikut :
1. Kop Surat
Pada kop surat ditulis hal hal yang menunjukkan identitas lembaga
atau organisasi. Kop surat yang digunakan di IMPS KOOPERTI UNHAS:
a. Kop surat BE IMPS KOOPERTI UNHAS
Logo IMPS KOOPERTI UNHASdi sebelah kiri atas
Nama Lembaga/Institusi, alamat sekretariat, nomor telepon/faksimi
(kalau ada), nomor kotak pos dan e-mail ditempatkan di samping
kanan logo.
Tulisan Badan Eksekutif berwarna merah dengan jenis huruf
(font) Bodoni MT Black ukuran 15.
Tulisan

IKATAN

MAHASISWA

PELAJAR

SOPPENG

berwarna merah dengan jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran

26.
Tulisan

KOORDINATOR PERGURUAN TINGGI berwarna

hitam dengan jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran 14.

 Tulisan UNIVERSITAS HASANUDDIN berwarna hitam dengan

jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran 14.
Tulisan alamat sekretariat berwarna hitam dengan jenis huruf (font)
Roman C ukuran 9.
Adapun bentuknya adalah sebagai berikut :

b. Kop Surat UNIT Khusus

Logo IMPS KOOPERTI UNHAS di sebelah kiri atas dan logo
UNIT Khusus di sebelah kanan atas (jika ada).
Untuk bentuk tulisan (jenis font, ukuran dan warna) diserahkan ke
masing masing Kelompok Khusus.
c. Kop Surat BM IMPS KOOPERTI UNHAS
Logo IMPS KOOPERTI UNHASdi sebelah kiri atas
Nama Lembaga/Institusi, alamat sekretariat, nomor telepon/faksimi
(kalau ada), nomor kotak pos dan e-mail ditempatkan di samping
kanan logo.
Tulisan

IKATAN

MAHASISWA

PELAJAR

SOPPENG

berwarna merah dengan jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran

26.
Tulisan

KOORDINATOR PERGURUAN TINGGI berwarna

hitam dengan jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran 14.

Tulisan UNIVERSITAS HASANUDDIN berwarna hitam dengan
jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran 14.
Tulisan alamat sekretariat berwarna hitam dengan jenis huruf (font)
Roman C ukuran 9.
Adapun bentuknya adalah sebagai berikut :
D. Kop Surat MUBES IMPS KOOPERTI UNHAS
Logo IMPS KOOPERTI UNHASdi sebelah kiri atas

 Nama Lembaga/Institusi, alamat sekretariat, nomor telepon/faksimi

(kalau ada), nomor kotak pos dan e-mail ditempatkan di samping
kanan logo.
Tulisan Musyawarah Besar berwarna merah tebal dengan jenis
huruf (font) Times New Roman ukuran 16.
Tulisan

IKATAN

MAHASISWA

PELAJAR

SOPPENG

berwarna merah dengan jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran

26.
Tulisan

KOORDINATOR PERGURUAN TINGGI berwarna

hitam dengan jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran 14.

Tulisan UNIVERSITAS HASANUDDIN berwarna hitam dengan
jenis huruf (font) Bodoni MT Black ukuran 14.
Tulisan alamat sekretariat berwarna hitam dengan jenis huruf (font)
Roman C ukuran 9.
Adapun bentuknya adalah sebagai berikut :

2. Nomor Surat
Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena memiliki kegunaan
sebagai berikut :
a. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan
pencariannya kembali ketika dibutuhkan.
b. Untuk mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan (nomor surat
sekaligus menunjukkan jumlah)
c. Untuk penunjukan sumber dalam kegiatan surat menyurat dengan cara
menunjuk nomor surat yang di balas atau ditindaklanjuti.

Adapun rangkaian penulisan penomoran surat yang dipakai di IMPS

KOOPERTI UNHASberturut berturut adalah sebagai berikut :
a. Nomor urut surat

Nomor urut ini menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan

(untuk setiap jenis surat) yang terdiri atas 3(tiga) digit.
b. Kode Surat
Kode surat ini menunjukkan jenis surat. Berikut kode kode yang
digunakan antara lain :
Kode A berarti Surat Keluar Intern.
Kode B berarti Surat Keluar Ekstern.
Kode SK berarti Surat Keputusan.
Kode REK berarti Surat Rekomendasi.
Kode MDT berarti Surat Mandat.
Kode KET berarti Surat Keterangan.
Kode P berarti Surat Pernyataan.
c. Kode Jabatan orang yang mengeluarkan surat
Kode jabatan ini misalnya :
Kode KU berarti yang mengeluarkan surat adalah Ketua
Umum.
Kode K1 berarti yang mengeluarkan surat adalah Ketua I.
Kode K2 berarti yang mengeluarkan surat adalah Ketua II.
Kode KUK berarti yang mengeluarkan surat adalah Ketua Unit
Khusus.
d. Kode Unit Lembaga
Kode Unit Lembaga ini hanya ada pada penomoran surat dalam
administrasi Unit Khusus BE IMPS KOOPERTI UNHAS. Jenisnya
antara lain :
Contoh:
Kode PERPUS berarti yang mengeluarkan surat adalah
Kelompok Khusus Perpustakaan.
e. Kode Lembaga
Kode yang digunakan misalnya :
Kode MUBES untuk Musyawarah Besar IMPS KOOPERTI

UNHAS
Kode BM untuk Badan Musyawarah

 Kode BE untuk Badan Eksekutif

f. Kode Induk Lembaga

Kode induk lembaga yaitu IMPS KOOPERTI UNHAS(Ikatan
mahasiswa Pelajar Soppeng Koordinator Perguruan Tinggi Universitas
Hasanuddin).
g. Kode Bulan
Kode bulan ini menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut dikeluarkan
yang ditulis dengan angka Romawi.
h. Kode Tahun Masehi
Kode tahun ini menunjukkan waktu (tahun) surat tersebut dikeluarkan
yang ditulis utuh sesuai tahun

misalnya 2011, 2012, 2013, dan

seterusnya.
Contoh penulisan nomor Surat :
Nomor : 001/B/KU/BE/IMPS KOOPERTI UNHAS/V/2011
Nomor Urut (3 digit)
Kode Jenis Surat
Kode Jabatan
Kode Lembaga
Kode Induk Lembaga
Kode

Bulan

(Romawi)
Kode Tahun (Masehi)

Pada surat yang memakai sistem perihal (surat biasa berkode A

dan B), nomor surat ditempatkan di sebelah kiri atas kertas surat, di
bawah kop surat. Sedangkan pada surat yang memakai sistem judul
(seperti surat keputusan, rekomendasi, mandat, keterangan dan surat

pernyataan), nomor surat ditempatkan di bawah judul surat, di tengah

kertas bagian atas.
Contoh Penomoran Surat Ketetapan
SURAT KETETAPAN
No. 001/TAP/MUBES/IMPS KOOPERTI UNHAS/V/2011
SURAT KETETAPAN
No. 001/TAP/BM/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011
Contoh Penomoran Surat Keputusan :
SURAT KEPUTUSAN
No. 001/TAP/MUBES/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011

SURAT KEPUTUSAN
No. 001/TAP/BM/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011
SURAT KEPUTUSAN
No. 001/SK/KU/BE/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011
Contoh Penomoran Surat Biasa berkode A :
Nomor
Lampiran
Hal

: 001/A/KU/BE/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011

:
:

Nomor
Lampiran
Hal

: 001/A/BM/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011

:
:

Contoh Penomoran Surat Biasa berkode B :

Nomor
Lampiran
Hal

: 001/B/KU/BE/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011

:
:

Nomor
Lampiran
Hal

: 001/BM/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011

:
:

 Contoh Penomoran Surat Rekomendasi :

REKOMENDASI
No. 001/REK/MUBES/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011
REKOMENDASI
No. 001/REK/BM/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011
REKOMENDASI
No. 001/REK/KU/BE/ IMPS KOOPERTI UNHAS V/2011

Contoh Penomoran Surat Mandat :

SURAT MANDAT
No. 001/MDT/MUBES/ IMPS KOOPERTI UNHAS V/2011
SURAT MANDAT
No. 001/MDT/BM/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011
SURAT MANDAT
No. 001/MDT/KU/BE/ IMPS KOOPERTI UNHAS V/2011

Contoh Penomoran Surat Keterangan :

SURAT KETERANGAN
No. 001/KET/MUBES/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011
SURAT KETERANGAN
No. 001/KET/BM/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011
SURAT KETERANGAN
No. 001/KET/KU/BE/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011
Contoh Penomoran Surat Pernyataan :
SURAT PERNYATAAN
No. 001/P/MUBES/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011

SURAT PERNYATAAN
No. 001/P/BM/ IMPS KOOPERTI UNHAS V/2011
SURAT PERNYATAAN
No. 001/P/KU/BE/ IMPS KOOPERTI UNHAS /V/2011
3. Lampiran Surat
Lampiran surat merupakan kelengkapan sebuah surat. Surat yang
mempunyai lampiran mengemban dua fungsi yaitu menyampaikan maksud
tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu
yang

dilampirkan

seperti

brosur,

kwitansi,

faktur,

daftar

peminjaman/permohonan barang atau dokumen lain harus disebutkan dalam

surat.
Penulisan lampiran ditempatkan di sebelah kiri atas kertas surat, di
bawah nomor surat. Penulisan kata lampiran dapat ditulis penuh (Lampiran)
atau disingkat (Lamp.) saja. Apabila surat yang dibuat tidak ada
lampirannya, maka pada bagian kata lampiran cukup diberi tanda .
Contohnya :
Lampiran

: 1 rangkap

Lampiran

Lamp.

: 1 rangkap

Lamp.

4. Perihal Surat
Perihal/hal surat berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca
surat tentang isi pokok surat. Perihal sama pengertiannya dengan judul pada
karangan lain atau surat dengan sistem judul seperti surat keputusan, surat
rekomendasi, surat keterangan dan lain lain.
Perihal menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas. Isi tulisan perihal
biasanya digarisbawahi atau ditebalkan atau dimiringkan atau kombinasi dari
ketiganya, hal ini dimaksudkan untuk memperjelas isi surat dan
membedakannya dengan tulisan lain. Bentuk yang sering digunakan di IMPS
KOOPERTI UNHASyaitu dengan garis bawah dan ditebalkan (bold).
Kedudukan perihal pada surat resmi sudah mantap dan tidak ada masalah
tentang posisinya yaitu di bawah lampiran.

Contohnya :
Nomor
Lampiran

:
:

Perihal

: Undangan

Untuk surat dengan sistem judul, di mana perihalnya bisa disamakan

dengan judul surat itu sendiri. Misalnya : Surat Keputusan, Surat
Rekomendasi dan lain lain, penempatan judul surat diletakkan di tengah
kertas bagian atas, di bawah kop surat dan ditulis dengan huruf kapital tebal,
bergaris bawah dengan ukuran font 16.
5. Alamat Tujuan Surat
Alamat tujuan surat merupakan kepada siapa surat tersebut hendak
ditujukan. Nama orang atau instansi yang ditujukan surat tersebut ditulis tebal
(bold).
Contohnya :
Kepada Yang Terhormat :
Ketua Pengurus Pusat Ikatan Mahasiswa Pelajar Soppeng
Di
Tempat
6. Salam Pembuka
Salam pembuka ditulis miring dan umumnya menggunakan kata :
Dengan hormat
Assalamu Alaikum Wr. Wb.
dll.
7. Isi Surat
Ditinjau dari segi komposisi, isi surat yang paling ideal adalah terdiri
dari tiga macam alinea, yaitu alinea pembuka, alinea transisi dan alinea
penutup.
8. Salam Penutup
Salam penutup ini berupa ucapan terima kasih.

9. Tanggal Surat
Penulisan tanggal, bulan dan tahun pada surat adalah di sebelah kanan
setelah salam penutup. Hal ini sesuai dengan jenis surat semi block style yang
umumnya digunakan di IMPS KOOPERTI UNHAS.

10. Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat

Nama organisasi atau unit organisasi yang mengeuarkan surat
ditempatkan di bagian tengah kertas surat setelah tanggal surat (bentuk
setengah lurus). Penulisannya dengan huruf yang tebal (bold).

Contohnya :

Badan Eksekutif
Ikatan Mahasiswa pelajar Soppeng
Kooperti Universitas Hasanuddin
Periode 2011/2012

A.Januar Patottongi
Idaman
Ketua Umum

Achmad Amri
Sekretaris Umum

11. Nama, Tanda Tangan, Jabatan Penanggung Jawab dan Stempel

Posisi jabatan organisasi penanda tangan surat, semakin ke kiri
semakin tinggi jabatan strukturalnya. Kalau hanya staf ketua dan sekretaris
yang bertandatangan maka ketua sebelah kiri dan sekretaris di sebelah
kanannya.

Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf Kapital tebal (bold)

bergaris bawah, kemudian jabatan ditulis di bawah nama penanggung jawab
dengan dengan huruf biasa, kemudian tanda tangan dibubuhkan tepat di
bagian atas nama yang bersangkutan.
Pembubuhan stempel organisasi :
Posisi stempel dibubuhkan di sebelah kiri menyentuh tanda tangan
penanggung jawab organisasi.
Jika dalam surat ada staf sekretaris, maka stempel dibubuhkan di atas
tanda tangan sekretaris, namun jika surat hanya ditandatangani oleh
Ketua, maka stempel dibubuhkan di atas tanda tangan Ketua.
12. Tembusan
Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila kopian surat dikirinkan
kepada pihak ketiga yang ada sangkut pautnya atau keterkaitannya dengan
surat yang dikeluarkan. Kadang kadang ada pejabat atau pihak tertentu
yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat tersebut menyangkut
bidang tugasnya sehinggga kepadanya perlu diberikan tembusan.
Adapun cara penulisan tembusan sebagai berikut :
Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada
margin kiri, lurus ke atas dengan nomor surat.
Tembusan yang objeknya hanya satu, maka penulisannya sebaris atau
sejajar dengan notasinya.
Contoh :
Tembusan : Ketua BM IMPS KOOPERTI UNHAS.
Tembusan yang objeknya lebih dari satu, maka penulisannya berderet
ke bawah dan diberi nomor urut.
Contoh :
Tembusan : Ketua BM IMPS KOOPERTI UNHAS
13. Tambahan Catatan
Tambahan atau catatan khusus dicantumkan apabila ada keperluan
untuk menambahkan hal tertentu yang mungkin terlupakan atau untuk
mempertegas sesuatu.

Tambahan ini dapat ditulis dengan notasi :

N.B. (Nota Bene) atau P.S. (Post Scriptum)
Khusus untuk undangan, pada bagian akhir surat lazim dituliskan P.C.
(Please Confirm) atau RSVPM (Rezpondez SiI Vous Plait).
Maksudnya harap member kabar kepada pengirim surat atau melalui
telepon (Contact Number) yang tertera setelah notasi tersebut.
Adapun ketentuan ketentuan umum yang berhubungan dengan persuratan dan
bagian bagiannya sebagai berikut :
Kertas yang digunakan yaitu kertas putih A4 minimal 70 gsm.
Amplop yang digunakan yaitu amplop yang memiliki kop.
Kop/Kepala
Jenis tulisan (font) yang digunakan
yaitu Surat
Times New Roman ukuran 12, kecuali

untuk judul surat pada surat sistem judul, font yang digunakan Times New Roman
Nomor

ukuran
16.
Lampiran
Perihal

2.

:
:
:

Kepada Yth.
.
Di
Bentuk
Surat
Makassar

Pada umumnya bentuk surat yang digunakan dalam lingkup IMPS

Dengan hormat,

KOOPERTI UNHASyaitu bentuk setengah lurus (semi block style), kecuali

(alinea

untuk
beberapa bentuk persuratan seperti Surat Keputusan, Surat Mandat,
pembuka)___________________________________________________
___________________________________________________________________
Surat
Rekomendasi, Surat Keterangan dan Surat Pernyataan.
____
______________________________________________.
Bentuk surat merupakan pola sebuah surat

yang telah ditentukan oleh

tata letak (lay out) bagian bagian surat. Penempatan bagian bagian surat
(alinea

pada
posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu :
transisi)_____________________________________________________
___________________________________________________________________
____ Contohnya :
______________________________________________.

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style), contohnya :

Contoh contoh surat yang digunakan dalam lingkup IMPS KOOPERTI UNHAS:
(alinea
penutup)___________________________________________________
___________________________________________________________________
____
______________________________________________.

Makassar, 26 Desember 2011

(nama organisasi/unit kerja)
Ttd
NAMA
Jabatan

Contoh contoh surat yang digunakan dalam lingkup IMPS KOOPERTI UNHAS:

II.7.4. Pengelolaan Surat

1. Surat Keluar
A. Pembuatan konsep
B. Pengetikan
C. Pemeriksaan/penelitian
D. Penandatanganan
E. Pembubuhan cap/stempel organisasi
F. Penulisan dalam agenda
G. Penyimpanan arsip
H. Pelipatan surat
I. Penulisan dalam buku ekspedisi
J. Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat)
K. Pembelian perangko (jika lewat pos)
L. Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan atau
lewat pos.
2. Surat Masuk
A. Surat masuk diterima bagian sekretaris/kesekretariatan
B. Masuk pada staff sekretaris
C. Penelitian/pembacaan surat
D. Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tidak lanjut surat)
E. Pemberian cap agenda dan cap surat
F. Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat surat penting
yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris)
G. Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat.
H. Pemrosesan surat
I. Pengarsipan surat
II.8. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan IMPS KOOPERTI UNHAS
Realisasi kinerja IMPS KOOPERTI UNHASyang bentukannya kegiatan
membutuhkan Laporan Pertanggungjawaban dalam proses administrasinya, maka

adapun Standar Baku Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan IMPS KOOPERTI

UNHASadalah sebagai berikut :

Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan IMPS KOOPERTI UNHAS

Sampul Dalam
Lembar Penyerahan
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

1.2. Maksud dan Tujuan
1.3. Nama, Waktu dan Tempat Pelaksanaan
1.4. Sumber Daya
BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1. Tahap Pelaksanaan Kegiatan
2.1.1. Pra Pelaksanaan Kegiatan
2.1.2. Pelaksanaan
2.1.3. Pasca Pelaksanaan
2.2. Faktor Pendukung dan Penghambat
2.2.1. Faktor Penghambat
2.2.2. Faktor Pendukung
BAB III EVALUASI KEGIATAN
3.1. Evaluasi Pelaksanaan
3.2. Evaluasi Kepanitiaan
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan
4.2. Saran Saran
LAMPIRAN
SK Kepanitiaan/Teamwork
Proposal Kegiatan
Persuratan
Laporan Keuangan
Dokumentasi Kegiatan

Penjelasan sistematika penulisan LPJ kegiatan :

Sampul Dalam (cukup jelas)
Lembar Penyerahan (cukup jelas)
Kata Pengantar (cukup jelas)
Daftar Isi (cukup jelas)
BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Berisi kondisi yang terjadi yang melatarbelakangi sehingga kegiatan tersebut
dilaksanakan.
1.2. Maksud dan Tujuan
Berisi maksud dan tujuan kegiatan tersebut sesuai yang termaktub di Daftar
Program Kerja (DPK).
1.3. Nama, Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Cukup jelas.
1.4. Sumber Daya
Berisi sumber daya (panitia pelaksana) dari anggota IMPS KOOPERTI
UNHASyang ditunjuk atau dimandatir untuk melaksanakan kegiatan tersebut
dan memuat dasar hokum sebagai panitia pelaksana.
BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN
2.3. Tahap Pelaksanaan Kegiatan
2.3.1. Pra Pelaksanaan
Bagian ini menguraikan hal hal yang dilakukan oleh panitia
pelaksana sebelum hari H pelaksanaan kegiatan seperti : penerimaan
SK, pengambilan dana awal, pembuatan proposal dan persuratan,
pencarian dana dan sebagainya.
2.3.2. Pelaksanaan
Bagian ini menguraikan bagaimana pelaksanaan kegiatan selama hari
H termasuk hasil hasilnya.
2.3.3. Pasca Pelaksanaan

Bagian inimenguraikan hal hal yang dilakukan panitia pelaksana

setelah hari H pelaksanaan kegiatan.
2.4. Faktor Pendukung dan Penghambat
2.4.1. Faktor Penghambat
Berisi hal hal yang menjadi penghambat selama pelaksanaan kegiatan,
mulai pra pelaksanaan sampai penyusunan LPJ kegiatan.
2.4.2. Faktor Pendukung
Berisi hal hal yang menjadi pendukung kegiatan mulai dari pra
pelaksanaan kegiatan sampai penyusunan LPJ kegiatan.
BAB III EVALUASI KEGIATAN
3.3. Evaluasi Pelaksanaan
Bagian ini menguraikan tentang evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan,
apakah berjalan lancer sesuai dengan metode pelaksanaan yang telah
ditentukan dan dapat mencapai tujuan pelaksanaan kegiatan tersebut.
3.4. Evaluasi Kepanitiaan
Bagian ini menguraikan tentang evaluasi dari kinerja kepanitiaan mulai pra
pelaksanaan sampai penyusunan LPJ kegiatan. Evaluasi kepanitiaan ini dapat
berupa evaluasi per divisi dan atau evaluasi kepanitiaan secara keseluruhan.
BAB IV PENUTUP
4.3. Kesimpulan
Berisi kesimpulan kesimpulan yang dapat diambil dari pelaksanaan
kegiatan tersebut.
4.4. Saran Saran
Berisi saran saran dari panitia pelaksanan tentang pelaksanaan kegiatan
tersebut, baik kepada pengurus maupun kepada pelaksana kegiatan serupa
yang dilaksanakan kemudian.
LAMPIRAN

SK Kepanitiaan/Teamwork (cukup jelas)

Proposal Kegiatan (cukup jelas)

Persuratan (surat keluar dan surat masuk)

Laporan Keuangan (sesuai dengan laporan keuangan yang umum dipakai)

Dokumentasi Kegiatan (baik berupa notulensi rapat panitia, materi kegiatan,

foto foto dan lain sebagainya yang dapat dijadikan dokumentasi kegiatan)

II.9.Alat Alat Kelengkapan Sekretariat

Dalam

tugas

mengembankan

amanat

IMPS

KOOPERTI

UNHASserta

melancarkan tugas tugas organisasi, khususnya yang berhubungan dengan

penyelenggaraan tertib administrasi, maka hal hal yang perlu mendapat perhatian
antara lain :
II.9.1. Kertas
1. Kertas berkop
2. Amplop berkop
3. Kertas (lembar) disposisi
4. Blanko peminjaman surat
5. Kertas kosong
6. Kertas memo
II.9.2. Buku buku)
1. Buku induk anggota
2. Buku notulen sidang/rapat
3. Buku agenda surat (masuk dan keluar)
4. Buku kas (besar dan kecil)
5. Buku ekspedisi
6. Buku inventaris
7. Buku liputan kerja
8. Buku tamu
9. Buku agenda kegiatan
II.9.3. Stempel
1. Stempel organisasi
2. Stempel tanggal
3. Stempel panitia pelaksana
II.9.4. Alat alat sekretariat
1. Meja

2. Kursi
3. Lemari
4. File cabinet
5. Whiteboard
6. Dan kelengkapan lain.

BAB III
ADMINISTRASI KEUANGAN
III.1. Pengertian
Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan
perolehan sumber dana, pengalokasian, penggunaan dana dan laporan akhir
penggunaan dana.
III.2. Wewenang Pengelolaan Keuangan
III.2.1. Pengelolaan umum keuangan IMPS KOOPERTI UNHAS dilakukan oleh
Bendahara

BE

IMPS

KOOPERTI

UNHAS,

yang

bertujuan

agar

pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efektif dan efiisien.

III.2.2. Prinsip prinsip yang berlaku dalam pengelolaan keuangan meliputi :
1. Perencanaan
Perencanaan

keuangan yang

diaktualisasikan

berupa anggaran

pendapatan dan anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu

tertentu yang menggambarkan sumber penggunaan
2. Pengorganisasian
Agar lebih memudahkan control pengelolaan keuangan maka
pengorganisasiannya sebagai berikut :
A. Tugas yang mencari dan mengumpulkan dana dari sumber sumber
yang telah ditentukandiserahkan kepada team dana di bawah
tanggung jawab Bendahara Umum.
B. Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh team
dana harus lebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara
Umum.
C. Wewenang mengusahakan dana berada pada bendahara umum.
D. Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan
laporan diserahkan kepada Bendahara Umum.
3. Pelaksanaan
Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksanaan pengaturan
keuangan, meliputi :

A. Pengumpulan Dana
Pengumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran
operasional IMPS KOOPERTI UNHAS. Pengumpulan dana ini
dengan berbagai cara antara lain :
a. Menarik dan mengumpulkan dana dari donator tetap (dana
kemahasiswaan dan bunga dana abadi) ataupun dari sumber lain
yang halal dan sesuai peraturan yang berlaku Menyerahkan
pengumpulan dana kepada Bendahara Umum.
B. Pengeluaran Dana
a. Pengeluaran tiap departemen/Unit khusus harus sesuai dengan
Anggaran Pendapatan dan Belanja organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya.
b. Pengeluaran harus diajukan berdasarkan bukti bukti yang telah
disetujui sebelumnya.
c. Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan
Bendahara Umum.
C. Penyimpanan
a. Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah
Bendahara Umum
b. Untuk keperluan rutin dapat diadakan kas kecil yang dipegang
oleh bendahara bendahara departemen atau kelompok khusus.
D. Prosedur Pengeluaran Dana
a. Permintaan untuk pengeluaran dana diajukan kepadaKetua Umum
dan Departemen atau bidang yang memerlukan dana. Ketua
umum dan Bendahara Umum menilai permohonan tersebut untuk
disetujui atau ditolak serta minta dirubah.
b. Atas dasar surat permohonan yang telah disetujui oleh Ketua
Umum dan Bendahara Umum, Wakil Bendahara Umum
mengeluarkannya untuk diserahkan kepada pemohon.

c. Si pemohon diminta menandatangani formulir tanda pengeluaran

uang, kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan
kepada Wakil Bendahara.
III.2.3. Teknis pengelolaan keuangan meliputi :
1. Penggalangan sumber dana yang dapat menjamin kelancaran kegiatan
IMPS KOOPERTI UNHAS.
2. Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan anggaran pendapatan dan
belanja IMPS KOOPERTI UNHAS. Serta kebijakan keuangan presidium
BE IMPS KOOPERTI UNHAS.
3. Penyelenggaraan pembukuan secara tertib, teratur dan tepat waktu.
Termasuk di dalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti bukti yang
diperlukan untuk dipertanggungjawabkan.
4. Untuk melaksanakan pengelolaan keuangan tersebut, presidium BE IMPS
KOOPERTI UNHAS. Berhak mempunyai dan mengatur Ketatausahaan
Keuangan Lembaga.
III.3. Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi
III.3.1. Pengertian
1. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi adalah perkiraan
pendapatan dan biaya yang diperlukan guna pelaksanaan program kerja
BE IMPS KOOPERTI UNHAS.
2. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi disusun
berdasarkan mata anggaran pendapatan dan belanja IMPS KOOPERTI
UNHAS.
III.3.2. Pengajuan dan Pengesahan RAPBO
1. Penyusunan RAPBO IMPS KOOPERTI UNHAS dikoordinasikan oleh
Bendahara Umum.
2. Pengurus IMPS KOOPERTI UNHAS termasuk Koordinator Departemen
dan Ketua Unit Khusus menyusun pembiayaan rancangan program kerja
yang telah dirancang sebelum rapat kerja IMPS KOOPERTI UNHAS
sebagai RAPBO.

3. Rancangan

pembiayaan

program

kerja tersebut

diajukan

kepada

Bendahara Umum selambat lambatnya 2 minggu sebelum pengesahan

RAPBO oleh BM IMPS KOOPERTI UNHAS.
4. Pengesahan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi
(RAPBO) IMPS KOOPERTI UNHASmenjadi Anggaran Pendapatan dan
Belanja Organisasi (APBO) dilakukan dalam sidang BM IMPS
KOOPERTI UNHAS.
III.3.3. Pelaksanaan APBO
Ketentuan Umum
1. Seluruh pengurus IMPS KOOPERTI UNHASwajib mengatur pelaksanaan
anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APBO IMPS KOOPERTI
UNHASdapat terkendali dan tercapai secara optimal.
2. Pelaksanaan Anggaran Pendapatan berdasarkan prinsip :
A. Jumlah yang dimuat dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja
Organisasi (APBO) merupakan batas minimal untuk masing masing
pendapatan.
B. Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
C. Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Perlaksanaan Anggaran Belanja berdasarkan prinsip :
A. Jumlah yang dimuat dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja
merupakan batas maksimal untuk masing masing pembelanjaan
(pengeluaran).
B. Penggunaan dana secara efektif dan efisien dengan hasil optimal.
C. Terkendali sesuai dengan rencana.
4. Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis
dari Rapat Pleno Pengurus Badan Eksekutif IMPS KOOPERTI UNHAS.
A. Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang tidak atau belum
tercantum dalam Anggaran Pendapatan IMPS KOOPERTI UNHAS.
B. Membiayai kegiatan yang dananya tidak tersedia atau cukup tersedia
dalam Anggaran Belanja IMPS KOOPERTI UNHAS.

C. Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain dari yang telah ditetapkan

dalam Anggaran Belanja IMPS KOOPERTI UNHAS.
5. Tabel realisasi APBO IMPS KOOPERTI UNHAS
No.

Nama
Kegiatan

Jumlah Total

Des

Jan

Bulan
Feb Mar

Apr

Mei

III.4. Ketentuan Pelaksanaan

III.4.1 Pendapatan
1. Semua Penerimaan uang atau barang dilakukan oleh Bendahara Umum BE
IMPS KOOPERTI UNHAS atau orang orang yang ditunjuk.
2. Penerimaan uang atau barang oleh selain Bendahara Umum dan atau orang
yang ditunjuk, harus diserahkan kepada Bendahara Umum selambat
lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan.
3. Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut :
A. Setiap penerimaan uang dibuatkan bukti penerimaan uang yang
ditandatangani oleh penerima.
B. Bukti penerimaan uang dibuat sekurang kurangnya dua rangkap dan
masing masing diserahkan kepada :
a. Lembar pertama untuk penyetor/pembayar
b. Lembar kedua untuk penerima yang selanjutnya didokumentasikan
sebagai laporan.
III.4.2. Macam Macam Pendapatan
1. Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota,
uang pangkal, sesuai dengan kebijakan pengurus IMPS KOOPERTI
UNHAS.
2. Pendapatan berdasarkan sumbagan atau bantuan yang meliputi sumber dari
pemerintah, instansi, badan swasta donator, dan alumni IMPS KOOPERTI
UNHAS.
3. Pendapatan berdasarkan keuntungan usaha kelompok khusus IMPS
KOOPERTI UNHAS.

III.4.3. Macam Macam Belanja/Pengeluaran

1. Pengeluaran berdasarkan rutinitas lembaga yang meliputi pembiayaan
sekretariat dan dana dana awal Program Kerja IMPS KOOPERTI
UNHAS.
2. Pengeluaran berdasarkan keperluan insidentil yang meliputi acara formal,
sidang pleno, musyawarah, dinas luar dan kesejahteraan anggota.
3. Pengeluaran berdasarkan pembangunan atau renovasi sekretariat dan
pengadaan inventaris kantor/sekretariat.
4. Pengeluaran berdasarkan ketentuan organisasiyang meliputi presentase
untuk iuran anggota dan uang pangkal IMPS KOOPERTI UNHAS.
III.4.4. Pengeluaran
1. Untuk pengeluaran dana, Bendahara Umum membuat bukti keluar uang
sekurang kurangnya dalam rangkap dua yang masing masing
disampaikan kepada :
A. Lembar pertama untuk pengguna dana tersebut yang selanjutnya wajib
melaporkan penggunaan dana yang terlampir bukti masing masing
pengguna.
B. Lembar kedua untuk Bendahara Umum untuk selanjutnya dibukukan.
2. Pembayaran yang dilakukan dengan cek/bilyed harus ditandatangani oleh
dua orang pengurus yaitu : Ketua Umum dan Bendahara Umum.
III.4.5. Pembukuan dan Pelaporan
1. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah bendahara umum dan
pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada atau
petugas yang ditunjuk. Untuk kelengkapan administrasi keuangannya
dibutuhkan :
A. Buku Kas Harian
B. Buku Kas Masuk dan Kas Keluar
C. Buku nota, bon kuitansi dan buku buku bantu lainnya.
2. Laporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umum pada setiap rapat
dengan ketentuan sebagai berikut :

A. Jenis laporan dan pengesahannya :

a. Laporan bulanan dan tri wulan disahkan oleh sidang BM IMPS
KOOPERTI UNHAS.
b. Laporan

tahunan

disahkan

pada

musyawarah

kerja

IMPS

KOOPERTI UNHAS.
c. Laporan keuangan ditandatangani Ketua Umum dan Bendahara
Umum.
B. Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari :
a. Laporan keuangan (kas harian, kas bulanan)
b. Bukti keuangan (kwitansi, buku kas harian/bulanan)

III.4.6. Pengawasan Keuangan

Pengawasan keuangan organisasi meliputi :
1. Pengawasan yang bersifat preventif, adalah pengawasan yang berjalan atau
dilakukan bersamaan dengan tahap tahap proses penerimaan dan
pengeluaran yang dimulai dari :
A. Permohonan untuk pengeluaran
B. Jumlah yang dianggarkan
2. Pengawasan yang bersifat refrisif, adalah pengawasan yang berupa
pemeriksaan laporan keuangan setelah dicocokkan dalam buku mutasi dan
buku pendukung lain.
3. Pengawasan intern keuangan organisasi secara rutin yang dilakukan oleh
bendahara umum.
4. Pengawasan intern keuangan secara rutin oleh tingkatan pimpinan yang
bersangkutan atas dasar putusan Musyawarah
5. Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode, dilakukan oleh tim
verifikasi, yang anggotanya terdiri dari anggota musyawarah yang
ditunjuk.
6. Tingkat pimpinan di atasnya berhak meminta laporan keuangan dan
mengadakan pemeriksaan keadaan keuangan