MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

PENDAHULUAN

Manajemen berasal dari kata bahasa Inggris management dengan kata kerja to manage yang
secara umum berarti mengurusi. Menurut Ensiklopedia Indonesia, management adalah ilmu
pengetahuan yang mendalami masalah manajemen, organisasi terutama perusahaan,
sedangkan manajer (dari kata bahasa Inggris manager = penguasa, pengelola) adalah
sebutan bagi pimpinan perusahaan yang walaupun secara hukum bukan pemilik, tetapi
berperan besar dan berpengaruh di dalam perusahaan. Istilah tersebut berlaku bagi para
pejabat pimpinan suatu perusahaan negara, kantor dan badan-badan
pemerintahan. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan kepemimpinan, yaitu
orang-orang yang melakukan kegiatan memimpin. Dengan demikian manajer ialah orang yang
memimpin atau pemimpin. Perkataan manajemen selalu dipakai untuk pimpinan suatu organisasi
. Oleh karena itu untuk mengerti manajemen seorang pemimpin harus terlebih dahulu
memahami organisasi.

Manajemen dan manajer adalah kebutuhan pokok bagi setiap organisasi/ institusi modern dari
organisasi yang besar sampai organisasi yang sederhana sekalipun. Tidak ada organisasi
yang berjalan tanpa adanya manajemen dan manajer, baik organisasi bisnis, instansi
pemerintah, rumah sakit, laboratorium penelitian, lembaga penelitian, perguruan tinggi dan juga
perpustakaan. Kebutuhan terhadap manajemen ini bukan karena pekerjaan yang tumbuh
menjadi besar untuk dikerjakan seorang diri, tetapi karena menangani organisasi memang
berbeda dengan menangani kepemilikan sendiri seperti praktek dokter, pengacara dan lain-lain
pekerjaan yang sejenis.

Manajer bertanggung jawab atas keberhasilan organisasi yang dipimpinnya. Tidak ada suatu
batas yang nyata dimana pekerjaan seorang manajer dikatakan selesai. Bagi seorang
pengacara sebuah pekerjaan dapat dikatakan selesai setelah proses persidangan selesai.
Bagi seorang arsitek bangunan pekerjaannya selesai sesudah bangunan yang
dirancangnya berdiri dan digunakan. Bagi seorang manajer batas itu tidak jelas. Ia
harus terus maju. Iatak pernah yakin bahwa pekerjaannya sudah selesai. Jika ia berhenti
bekerja maka mungkin saja organisasi yang dipimpinnya akan runtuh. Jadi dalam suatu
organisasi manajer bertugas membuat pola dan mempertahankan lingkungan kerja agar
setiap orang bekerja dalam organisasi, dapat mencapai misi dan dapat mencapai sasaran yang
sudah ditentukan.
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Koontz dan O'Donnell dalam bukunya the Principle of Management: an Analysis of Managerial
Function menyebutkan fungsi manajemen tersebut ada lima yaitu: planning, organizing,
staffing, directing dan controlling.

- Planning, yaitu menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus
dilakukan bentuk organisasi dan personil. Perencanaan tersebut menyangkut
keputusan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukan, kapan melakukan
dan siapa yang akan melakukannya.
- Organizing, yaitu penetapan struktur peran melalui penentuan aktifitas yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan, pengelompokan aktifitas, penugasan pada kelompok,
pendelegasian wewenang, koordinasi dan informasi dalam organisasi.
- Staffing, adalah pengisian jabatan dalam organisasi dengan cara mengidentifikasikan
kebutuhan tenaga, merekrut, memilih, menem patkan, promosi, menilai, mamberi imbalan
dan melatih karyawan.
- Directing, memimpin dan mengawasi orang-orang bawahan atau sub ordinat.
- Controlling, yaitu upaya sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran
perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi
sesungguhnya dengan prestasi standar, menentukan dan mengukur penyimpangan dan
memperbaiki nya.

A. PLANNING ATAU PERENCANAAN

Untuk mencapai tujuan yang baik dan efisien dalam bidang apapun biasanya kita harus
membuat rencana. Demikian pula kalau kita menjalankan suatu organisasi, maka kitapun harus
memulainya dengan suatu perencanaan. Misalnya saja tujuan organisasinya seperti apa, apa
yang akan dilakukan dengan organisasi itu, bagaimana cara melakukannya, apa saja sarana untuk
mewujudkan tujuan, kapan harus dilakukan serta siapa yang akan melakukannya. Semua itu dapat
diformulasikan dalam suatu rencana pada proses perencanaan ini.

Perencanaan dapat diartikan sebagai menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang
harus dilakukan, bentuk organisasi yang sesuai untuk mencapainya dan personil yang harus
melaksanakan kegiatan tersebut. Dengan kata lain perencanaan tersebut menyangkut
pengambilan keputusan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya,
kapan melakukannya dan siapa yang akan melakukan. Oleh karena itu maka fungsi
perencanaan ini merupakan dasar untuk melakukan fungsi-fungsi manajemen yang lain.

Hakekat perencanaan
1. untuk menghindari ketidakpastian langkah serta perubahan-perubahan, sehingga kita dapat
memfokuskan langkah-langkah kita kearah sasaran dan target yang sudah ditetapkan
2. untuk memilih alternatif operasional yang ekonomis
3. untuk memungkinkan adanya pengawasan
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

Tujuan Perencanaan
1. menyediakan arahan dan kerangka kerja perpustakaan yang akan memandu pengambilan
keputusan dan pemecahan masalah
2. meningkatkan layanan perpustakaan melalui kontrol pelaksanaan kegiatan, kontrol penggunaan
anggaran dan lain-lain.
3. Untuk memastikan pengembangan yang rasional dan efektif baik bagi sumber-sumber informasi
yang menjadi koleksi perpustakaan maupun bagi pengembangan pelayanan
4. Memungkinkan mengatisipasi kebutuhan sumber-sumber informasi dengan cara membuat
perencanaan berdasarkan keadaan saat ini dan proyeksi keadaan dimasa dating

Faktor-faktor dalam Perencanaan

Dalam proses perencanaan ada empat faktor penting yang perlu dipertimbangkan seperti:
1. Waktu (seperti rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang)
2. Pengumpulan dan analisis data
3. Tingkat perencanaan
4. Kelenturan atau fleksibilitas

Perencanaan perpustakaan merupakan suatu proses yang terus menerus terkait unsur sebagai
berikut.

1 Tujuan Perpustakaan

- Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sekolah bertujuan menyediakan pusat sumber belajar sehingga

dapat membantu pengembangan dan peningkatan minat baca, literasi informasi,
bakat serta kemampuan peserta didik.

- Perpustakaan Nagari/Desa/Kelurahan

Perpustakaan desa/kelurahan bertujuan meningkatkan kualitas dan taraf hidup

masyarakat melalui penyediaan bahan perpustakaan dan akses informasi untuk
peningkatan keterampilan, pendidikan, ilmu pengetahuan, apresiasi budaya, dan
rekreasi untuk kepentingan pembelajaran sepanjang hayat.

- Perpustakaan khusus
menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi
kebutuhan materi perpustakaan/informasi di lingkungannya dalam rangka
mendukung pencapaian misi instansi induknya.
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

2. Misi Perpustakaan

- Misi Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sekolah bertujuan menyediakan pusat sumber belajar sehingga dapat
membantu pengembangan dan peningkatan minat baca, literasi informasi, bakat serta
kemampuan peserta didik.
- Misi Perpustakaan Nagari/Desa/Kelurahan
Misi perpustakaan desa/kelurahan menyediakan bahan perpustakaan dan akses informasi
bagi semua anggota masyarakat untuk kepentingan pendidikan, kebudayaan, ilmu
pengetahuan, literasi informasi dan rekreasi.
- Perpustakaan khusus
Misi perpustakaan khusus instansi pemerintah adalah menyediakan materi
perpustakaan dan akses informasi bagi lembaga induknya.

3. Koleksi Perpustakaan

- Koleksi Perpustakaan Sekolah

a. Pengembangan koleksi
Perpustakaan memperkaya koleksinya dan menyediakan materi
perpustakaan dalam berbagai bentuk media dan format dalam rangka
mendukung proses belajar mengajar di sekolah.
- Perpustakaan sekolah mengembangkan koleksinya disesuaikan
dengan kegiatan proses belajar mengajar di sekolah. Dalam upaya
meningkatkan minat baca pengembangan koleksi diarahkan pada rasio
satu murid sepuluh judul buku.
- Perpustakaan menambah koleksi buku per tahun sekurang-kurangnya
10% dari jumlah koleksi.
b. Terbitan Berkala
Perpustakaan melanggan minimal satu judul majalah dan satu judul surat
kabar yang terkait dengan kelangsungan proses pembelajaran.
c. Buku pelajaran pelengkap
Perpustakaan menyediakan buku pelajaran pelengkap yang sifatnya
membantu atau merupakan tambahan buku pelajaran pokok yang dipakai
oleh siswa dan guru.
d. Buku bacaan
Perpustakaan wajib menyediakan bacaan yang mendukung kegiatan
pembelajaran di sekolah yang meliputi koleksi nonfiksi yang terkait dengan
kurikulum dan koleksi buku fiksi dengan perbandingan 60:40.
e. Materi perpustakaan referensi
Perpustakaan sekolah menyediakan materi perpustakaan referensi. Koleksi
materi perpustakaan referensi minimal meliputi kamus umum bahasa
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

Indonesia dan kamus bahasa Inggris (untuk pendidikan dasar dan

menengah), kamus bahasa daerah, kamus bahasa Jerman, Prancis,
Jepang, Arab, Mandarin (untuk pendidikan menengah), kamus subyek,
ensiklopedi, sumber biografi, atlas, peta, bola dunia, serta buku telepon.
f. Materi perpustakaan elektronik
Perpustakaan menyediakan akses sumber informasi elektronik termasuk
internet.

- Koleksi Perpustakaan Nagari/Desa/Kelurahan

a. Koleksi perpustakaan dikembangkan untuk menunjang kebutuhan masyarakat.
b. Jenis koleksi perpustakaan terdiri atas koleksi karya cetak dan karya rekam.
c. Perpustakaan desa memiliki koleksi buku sekurang-kurangnya 1.000 judul.
d. Penambahan koleksi buku sekurang-kurangnya 2% dari koleksi yang ada atau 100 judul
per tahun (pilih yang terbanyak).
e. Perpustakaan menyediakan surat kabar sekurang-kurangnya 1 judul secara berkala
f. Perpustakaan menyediakan majalah sekurang-kurangnya 1 judul secara berkala
g. Perpustakaan melakukan pencacahan koleksi secara berkala.
h. Perpustakaan melakukan penyiangan koleksi secara berkala.

- Koleksi Perpustakaan Khusus

a. Koleksi dasar
- Perpustakaan khusus instansi pemerintah memiliki koleksi buku sekurang-
kurangnya 1.000 judul dalam bidang kekhususannya.
- Sekurang-kurangnya 80 % koleksinya terdiri dari subyek/disiplin ilmu tertentu sesuai
dengan kebutuhan instansi induknya.
- Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan dari dan tentang instansi induknya.
- Perpustakaan melanggan minimal 10 judul majalah yang berkaitan dengan
kekhususan instansi induknya.

b. Jenis koleksi
Jenis koleksi perpustakaan khusus instansi pemerintah sekurang-kurangnya meliputi :
- Buku yang terkait di bidangnya.
- Serial.
- Koleksi referensi.
- Laporan.

c. Penambahan koleksi
Penambahan koleksi buku sekurang-kurangnya 2 % dari jumlah judul per
tahun atau minimal 100 judul per tahun dipilih mana yang paling besar.
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

4. Gedung dan Tata ruang

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam merencanakan gedung (atau ruang)
perpustakaan antara lain:
1. Jumlah pengguna yang harus dilayani
2. Jenis dan variasi program yang diselenggarakan
3. Tingkatan atau jenjang program yang diselenggarakan
4. Lokasi
5. Variabel yang berhubungan dengan layanan fungsional perpustakaan
6. Disain gedung
7. Penerangan dan sumber tenaga untuk perpustakaan
8. Pengaturan ventilasi dan penyejukan
9. Faktor keamanan
10. Antisipasi untuk perluasan gedung/ruang perpustakaan

Luas dan Alokasi Ruangan

Luas gedung atau ruang perpustakaan harus bisa menampung koleksi dan menyediakan
tempat untuk ruang baca serta ruang kerja bagi pustakawan.

1. Perpustakaan sekolah
Perpustakaan menyediakan ruang yang cukup untuk koleksi, staf dan penggunanya.
Perpustakaan menyediakan ruang dengan luas sekurang-kurangnya untuk SD/MI 56 m2,
untuk SMP/MTS 126 m2; untuk SMA, MA, SMK dan MAK 168 m2.
Pembagian alokasi ruangan :
a. Area koleksi
Area koleksi seluas 45% dari ruang yang tersedia.
b. Area baca
Area pengguna seluas 25% dari ruang yang tersedia.
c. Area staf
Area staf perpustakaan seluas 15% dari ruang yang tersedia.
d. Area lain-lain
Area lain-lain seluas 15% terdiri dari ruang yang tersedia.

2. Perpustakaan Nagari/Desa/Kelurahan
Perpustakaan desa/kelurahan berada di pusat kegiatan masyarakat. Perpustakaan juga
harus menempati ruangan tersendiri yang mudah dicapai. Ukuran ruangan perpustakaan
sekurang-kurangnya 56 m2.
Pembagian ruangan dan kenyamanan
a) Pembagian ruangan meliputi area :
- Area koleksi, layanan dan kegiatan pembelajaran
Area koleksi seluas 75% yang terdiri dari area koleksi dan area baca anak-anak,
dewasa, koleksi buku, non buku, area majalah.
- Area pengelola
Area pengelola perpustakaan seluas 25% terdiri dari area kepala perpustakaan, area
administrasi, area pengadaan dan pengorganisasian bahan perpustakaan.
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

3. Perpustakaan khusus
Perpustakaan menempati ruang (gedung) sendiri dan menyediakan ruang untuk koleksi,

staf dan penggunanya dengan luas sekurang-kurangnya 100 m2.

5. Perabotan dan Peralatan

Untuk Perpustakaan sekolah diharuskan menyediakan sekurang-kurangnya rak buku, lemari
katalog, meja dan kursi baca, meja dan kursi kerja, meja sirkulasi, mesin tik/perangkat
komputer dan papan pengumuman/pameran. Sedangkan pada perpustakaan
nagari/desa/kelurahan dan perpustakaan khusus, perabotan dan peralatan menyesuaikan
dengan kebutuhan

B. ORGANIZING ATAU PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktifitas- aktifitas yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan, pengelompokan aktifitas, penugasan kelompok aktifitas kepada
manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya, pengkoordinasian hubungan-hubungan
wewenang dan informasi baik horisontal maupun vertikal dalam struktur organisasi.

Struktur organisasi itu sendiri sebenarnya hanyalah alat untuk pencapaian tujuan. Jadi organisasi
yang efisien akan dapat menyukseskan pencapaian tujuan suatu kelompok kerja (misalnya
saja perusahaan, perpustakaan dan sebagainya).

Pengorganisasian di Perpustakaan

Pengorganisasian dalam perpustakaan atau organizing merupakan pengaturan orang atau personalia
untuk tercapainya tujuan organisasi yang mencakup pengelompokan aktifitas yang diperlukan
serta pengalokasian atau pembagian aktifitas kepada setiap personil dalam perpustakaan.

Pembentukan Bagian atau Departementasi

Departementasi adalah aktifitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi
bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu, dimana fungsi merupakan sekelompok aktifitas yang sejenis
berdasarkan kesamaan sifat atau pelaksanaannya dan satuan organisasi merupakan bagian-bagian
yang lebih kecil dari organisasi. Pembentukan bagian dapat dilakukan dengan berdasarkan
kepada:
1. Jumlah
2. Fungsi
3. Batas teritorial
4. Produk
5. Sasaran costumer
6. Proses atau peralatan
 MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

Sedangkan untuk perpustakaan dapat ditambah dengan berdasarkan kepada:

7. Subyek
8. Bentuk dokumen
Bagian-bagian tersebut harus digambarkan dalam bentuk struktur dan bagan organisasi

a. Pengorganisasian Perpustakaan Sekolah

1. Setiap sekolah menyelenggarakan perpustakaan sekolah
2. Perpustakaan sekolah sebagai bagian integral dari sekolah berada di bawah tanggung
jawab kepala sekolah.
3. Perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar, kedudukannya sejajar dengan sumber
belajar lainnya.
4. Perpustakaan sekolah adalah unit kerja yang melakukan kegiatan/fungsi pengadaan,
pengolahan, penyimpanan, dan pendayagunaan materi perpustakaan untuk mendukung
pembelajaran.
5. Kegiatan dan fungsi tersebut dalam bidang perpustakaan dikelompokkan menjadi dua:
- layanan teknis yaitu kegiatan pengadaan dan pengolahan materi perpustakaan;
- layanan pembaca yaitu kegiatan yang memberikan layanan kepada pengguna
perpustakaan.
6. Untuk melaksanakan fungsi tersebut, perpustakaan sekolah dipimpin oleh kepala
perpustakaan sekolah yang ditunjuk/ditetapkan berdasarkan surat tugas/surat keputusan
kepala sekolah.
7. Unit perpustakaan sekolah dalam struktur organisasi sekolah

Kepala Sekolah
Wakil Kepala Sekolah

Komite Sekolah

Laboratorium Perpustakaan Tata Usaha

Kelompok Jabatan
Fungsional/Guru

Struktur organisasi perpustakaan sekolah sebagai berikut :

Kepala Perpustakaan

Layanan Pembaca Teknologi Informasi

Layanan Teknis
dan Komunikasi (TIK)
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

b. Pengorganisasian Perpustakaan Desa/Nagari/Kelurahan

Lurah

Kepala Perpustakaan

Unit Layanan Unit Layanan

Pembaca Teknis

c. Pengorganisasian Perpustakaan Khusus

Status kelembagaan
Perpustakaan khusus instansi pemerintah berada di bawah wewenang dan bertanggungjawab
kepada kepala instansi induk yang langsung membawahinya.
Struktur organisasi
Perpustakaan khusus instansi pemerintah merupakan satuan organisasi perpustakaan yang
dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan. Kepala perpustakaan dalam menjalankan tugasnya
dibantu unit layanan pembaca dan unit layanan teknis
Struktur organisasi perpustakaan khusus instansi pemerintah:

C. STAFFING / PENGATURAN PENGELOLA PERPUSTAKAAN

Suatu kelompok orang yang sudah mempunyai rencana dan membentuk organisasi harus
ditindaklanjuti dengan pengisian jabatan dari organisasi tersebut. Fungsi manajemendalam
pengisian jabatan (staffing) didefinisikan sebagai pengisian jabatan dalam organisasi dengan
cara mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan
promosi, menilai, member imbalan dan melatih orang yang diperlukan. Pengisian jabatan ini,
sangat erat kaitannya dengan pengorganisasian. Kesalahan didalam pemilihan sumberdaya
manusia dan pengarahan sumberdaya manusia tadi dapat menghambat atau bahkan
menggagalkan pencapaian tujuan yang sudah direncanakan. Oleh karena itu sering
dikatakan bahwa sumberdaya manusia merupakan modal yang paling berharga bagi suatu
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

organisasi. Oleh karena itu staffing merupakan fungsi yang paling menentukan bagi suatu
organisasi. Dalam staffing ini barangkali kita sangat perlu memperhatikan peribahasa "the
right man on the right place" atau kira-kira berarti memberi tugas kepada orang sesuai
dengan bidang keahliannya Pengisian Jabatan (Staffing) di Perpustakaan

Staffing atau pengisian jabatan didefinisikan sebagai pengisian jabatan dalam struktur
organisasi dengan cara mengidentifikasikan kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja
yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih
orang yang diperlukan. Fungsi staffing ini juga sangat erat kaitannya dengan fungsi
pengorganisasian. Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam pengisian jabatan di
perpustakaan yaitu:

1. Penyusunan rencana ketenagaan

Kebutuhan SDM selalu berubah dari waktu ke waktu seiring dengan perubahan jumlah
pengguna perpustakaan yang bersangkutan. Biasanya jumlah pengguna perpustakaan selalu
bertambah sehingga perpustakaan perlu merencanakan juga penambahan staf sesuai dengan
pertambahan pemakai perpustakaannya. Untuk mengukur kebutuhan staf bisa digunakan
analisis jabatan dan analisis pengukuran beban kerja dengan teknik time and motion study.
Dengan memproyeksikan pertambahan jumlah pemakai, jumlah koleksi, jenis layanan yang
akan diberikan dan lain-lain selama 10 atau 20 tahun, maka kita bisa merencanakan
kebutuhan staf selama 10 atau 20 tahun kedepan.

2. Rekrutmen
Dimaksudkan untuk menyediakan calon karyawan yang cukup besar sehingga perpustakaan
dapat melakukan seleksi calon karyawan/pegawai yang memenuhi syarat dan sesuai
dengan kebutuhan. Perekrutan ini dapat dilakukan dengan prosedur umum (untuk tenaga
administrasi biasa), atau prosedur khusus (untuk tenaga spesialis seperti pustakawan,
tenaga ahli komputer dan lain-lain).
3. Seleksi dan penempatan
Pemilihan atau seleksi didefinisikan sebagai aktivitas suatu organisasi (dalam hal ini
perpustakaan) dengan menggunakan satu atau beberapa metode untuk menguji calon
pegawai/pelamar. Metode tersebut berguna untuk menentukan calon-calon yang sesuai
dan cocok dengan kebutuhan perpustakaan. Pada umumnya proses seleksi tersebut
meliputi: (a) Pengisian formulir; (b) Tes; (c) Wawancara; (d) Referens.

4. Induksi dan orientasi

Bagi pegawai baru yangt baru masuk kerja di suatu perpustakaan, biasanya yang bersangkutan
belum tahu informasi dan situasi kerja di lingkungan barunya. Informasi tersebut
diperlukan agar pegawai baru tersebut bisa bekerja dengan baik dan efektif di
perpustakaan. Pengenalan lingkungan seperti inilah yang dimaksud dengan Induksi dan
orientasi.
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

5. Pemindahan Staf
Pekerjaan-pekerjaan di perpustakaan sering menjemukan, khususnya bila ditekuni dalam
jangka waktu yang lama. Disamping itu mungkin ada pekerjaan-pekerjaan yang lowong
di tingkat yang lebih tinggi. Oleh karena itu pemimpin perpustakaan hendaknya memukirkan
cara untuk menghindari kejenuhan staf yang ditugaskan pada bagian-bagian tertentu di
perpustakaan. Salah satu cara adalah dengan melakukan pemindahan staf. Pada dasarnya
pemindahan staf tersebut ada tiga macam yaitu: (a) Mutasi atau Rotasi; (b) Promosi; (c)
Demosi.
6. Latihan dan Pengembangan Staf
Bagi pegawai yang sudah lama bertugas di suatu bagian di perpustakaan, maka dia akan
terlibat dengan tugas-tugas rutin di bagiannya. Bila hal ini dilakukan dalam jangka waktu
yang sangat lama, maka ia akan terlibat dalam rutinitas yang lama kelamaan pustakawan
tersebut tidak dapat mengikuti perkembangan yang terjadi di luar perpustakaan. Agar
petugas tersebut tetap dapat mengikuti perkembangan yang terjadi di luar perpustakaan,
maka kepada setiap pustakawan harus diberikan kesempatan untuk mengembangkan diri
dengan cara mengikuti pelatihan. Pelatihan tersebut bisa dalam bentuk On-the-job Training
(pelatihan di tempat kerja), atau bisa Off-the-job Training (pelatihan di luar tempat kerja).
7. Penilaian
Pada akhirnya setiap pegawai/pustakawan akan mendapat giliran untuk dinilai. Bagi pegawai
negeri sipil akan dilakukan penilaian setahun sekali dengan penilian yang dikenal dengan
DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan). Bagi pustakawan di perpustakaan swasta
tentu ada juga penilaian yang mungkin formatnya berbeda dengan DP3, namun pada
intinya adalah sama yaitu menilai kinerja pustakawan yang bersangkutan.

Ada beberapa perbedaan proses staffing antara perpustakaan sekolah, perpustakaan umum dan
perpustakaan khusus yakni :

1. Staffing di Perpustakaan Sekolah

- Kepala perpustakaan
a) Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggung jawab kepada kepala
sekolah.
b) Kualifikasi kepala perpustakaan adalah tenaga perpustakaan sekolah atau tenaga
kependidikan dengan pendidikan minimal diploma dua di bidang ilmu perpustakaan dan
informasi atau diploma dua bidang lain yang sudah memperoleh sertifikat pendidikan di
bidang ilmu perpustakan dan informasi dari lembaga pendidikan yang terakreditasi.

- Tenaga perpustakaan sekolah

Tenaga perpustakaan sekolah dengan pendidikan minimal pendidikan menengah serta
memperoleh pelatihan kepustakawan dari lembaga pendidikan dan pelatihan yang
terakreditasi. Tenaga perpustakaan sekolah termasuk tenaga teknis.
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

2. Staffing di Perpustakaan Nagari/Desa/Kelurahan

a) Perpustakaan desa/kelurahan dikelola sekurang-kurangnya 2 orang.
b) Perpustakaan desa/kelurahan dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan yang
bertanggung jawab kepada kepala desa/lurah.
c) Kualifikasi kepala perpustakaan adalah tenaga berpendidikan sekurang-kurangnya SMA
atau sederajat ditambah dengan pelatihan di bidang perpustakaan.

3. Staffing di Perpustakaan Khusus

- Jumlah sumber daya manusia
Jumlah sumber daya manusia sekurang-kurangnya 3 orang, terdiri dari 1 (satu) kepala
perpustakaan, 1 (satu) tenaga pustakawan dan 1 (satu) tenaga teknis.Perbandingan

- jumlah sumber daya manusia

Perbandingan SDM adalah 1:2 yaitu 1 (satu) tenaga pustakawan 2 (dua) tenaga teknis.

- Kepala perpustakaan
Kualifikasi kepala perpustakaan adalah seorang tenaga profesional, sekurang-kurangnya
berijazah strata 1 (S1) di bidang ilmu perpustakaan atau S1 bidang lain ditambah dengan
diklat penyetaraan bidang perpustakaan.

- Tenaga teknis
Tenaga teknis yang memiliki keahlian sesuai dengan bidang dan profesinya yang
bertugas menunjang tugas pokok dan fungsi perpustakaan, seperti tenaga teknis
komputer, audio visual, ketatausahaan.

D. DIRECTING / PENGELOLAAN
Keberhasilan dari suatu organisasi tergantung dari banyak faktor. Faktor yang cukup banyak
menentukan jalannya organisasi adalah pimpinan dalam suatu organisasi. Pemimpin inilah
yang harus mempengaruhi orang lain dalam organisasi agar orang tersebut dapat
digerakkan atau diperintahkan sesuai dengan arah dan tujuan organisasi. Jadi kalau kita
ibaratkan organisasi itu sebagai sebuah kapal maka faktor yang penting disini adalah kapten
kapal dan perintah-perintah kapten tersebut untuk menggerakkan bawahannya agar membawa
kapalnya ke arah yang sudah ditetapkan sebelumnya. Proses pengarahan oleh pimpinan
inilah yang kita sebut sebagai directing. Atau lebih jelasnya directing tersebut dapat
diartikan sebagai memimpin dan mengawasi orang- orang bawahan atau subordinat
(tidak termasuk manajer atau anggota manajemen). Jadi proses directing tersebut melibatkan
kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang lain. Dengan demikian seorang manajer
harus mempunyai kemampuan untuk memotivasi bawahannya agar bawahan tersebut mau
melaksanakan tugasnya dengan baik dan tidak dengan terpaksa
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

Fungsi memimpin adalah mengarahkan karyawan agar melaksanakan tugas-tugas yang

telah diberikan kepadanya dengan cara yang efisien dan efektif sehingga tujuan organisasi
atau lembaga/institusi dapat tercapat. Seorang pemimpin harus mengetahui karakter dan
perilaku bawahannya sehingga ia dengan mudah dapat mengarahkan bawahannya tersebut
dengan cara membangkitkan motivasi bawahannya.

Motivasi mempunyai pengertian suatu keadaan atau suatu dorongan psikologis yang tumbuh
dari dalam diri seseorang yang menyebabkan ia berperilaku tertentu, khususnya di
lingkungan pekerjaannya. Motivasi berkaitan dengan cara mengarahkan daya dan potensi
bawahan agar mau nekerjasama secara produktif untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Menurut Maslow kebutuhan manusia diklasifikasikan kedalam lima tingkat
kebutuhan seperti:
1. Fisiologis
2. Keamanan
3. Sosial
4. Harga diri
5. Perwujudan diri

Didalam memimpin, pemimpin dapat digolongkan kedalam tiga gaya kepemimpinan seperti:
1. Gaya otoriter
2. Gaya partisipatif
3. Gaya delegatif

- Anggaran

a. Anggaran Perpustakaan Sekolah

Sekolah menjamin tersedianya anggaran perpustakaan setiap tahun sekurang-kurangnya
5% dari total anggaran sekolah di luar belanja pegawai dan pemeliharaan serta perawatan
gedung.

b. Anggaran Perpustakaan Nagari/Desa/Kelurahan

Anggaran perpustakaan secara rutin disediakan melalui anggaran desa/kelurahan dan
sumber lain yang tidak mengikat.

c. Anggaran Perpustakaan Khusus

- Anggaran perpustakaan secara rutin tersedia melalui anggaran badan induk.
- Perpustakaan dapat menggali sumber anggaran lain yang sah dan tidak mengikat.
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

- Pengolahan materi perpustakaan

Secara prinsip proses pengolahan koleksi perpustakaan koleksi perpustakaan sekolah,
perpustakaan nagari/desa/kelurahan maupun perpustakan khusus adalah sama.
a. Materi perpustakaan diorganisasikan agar dapat ditemubalik secara cepat dan tepat.
b. Materi perpustakaan dideskripsikan, diklasifikasi, dan disusun secara sistematis dengan
menggunakan :
- pedoman deskripsi bibliografis;
- bagan klasifikasi;
- pedoman tajuk subjek dan atau tesaurus;
- pedoman penentuan tajuk entri utama.

- Pelayanan Perpustakaan

a. Pelayanan Perpustakaan Sekolah

Jenis layanan
Perpustakaan minimal melakukan layanan antara lain:
- layanan sirkulasi;
- layanan referensi;
- pendidikan pengguna.
Jam buka perpustakaan
Waktu yang diberikan oleh perpustakaan untuk memberikan layanan kepada pengguna
minimal delapan jam sehari.

b. Pelayanan Perpustakaan Nagarai/Desa/Kelurahan

Penyelenggaraan perpustakaan
a) Setiap desa/kelurahan menyelenggarakan perpustakaan desa/kelurahan.
b) Kepala desa/lurah bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan perpustakaan
desa/kelurahan.
c) Perpustakaan desa/kelurahan ditetapkan melalui surat keputusan kepala desa/lurah.
d) Perpustakaan desa/kelurahan menyelenggarakan layanan teknis dan layanan
pemustaka.
e) Perpustakaan menerapkan prinsip keteraturan dan keberlanjutan.
f) Pengelola perpustakaan memperoleh insentif sekurang-kurangnya sesuai dengan upah
minimun lokal (UML).
pelayanan
a) Jam buka perpustakaan sekurang-sekurangnya 35 jam per minggu.
b) Waktu buka perpustakaan disesuaikan dengan kondisi sosial budaya setempat.
c) Layanan yang disediakan perpustakaan desa/kelurahan meliputi:
- layanan membaca;
- layanan sirkulasi;
d) Layanan pembelajaran masyarakat untuk meningkatkan melek aksara serta literasi
informasi
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

c. Pelayanan Perpustakaan Khusus

a) Jam buka perpustakaan sekurang-sekurangnya 37,5 jam per minggu.
b) Layanan yang diberikan perpustakaan khusus instansi pemerintah meliputi:
- layanan baca di tempat.
- layanan sirkulasi.
- layanan kesiagaan informasi.
- layanan referensi.
- layanan penelusuran informasi.
- layanan bimbingan pengguna.

E. CONTROLLING ATAU PENGAWASAN

Suatu pekerjaan yang sedang atau sudah berjalan perlu diawasi agar dapat diketahui bahwa
pekerjaan tersebut sudah sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan atau malah
menyimpang. Pengawasan disini dilakukan baik terhadap pelaku pekerjaan tersebut maupun
hasil dari pekerjaannya.

Dapat kita rangkum pengertian pengawasan yaitu suatu upaya yang sistematis untuk
menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik
informasi, membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standar yang terlebih dahulu
ditetapkan, menentukan apakah ada penyimpangan dan mengukur seberapa jauh penyimpangan
tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa
semua sumberdaya

organisasi telah digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien guna mencapai sasaran.

Pengawasan atau controlling merupakan suatu usaha yang sistematis untuk menetapkan standar
prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem sistem umpan balik informasi,
membandingkan prestasi aktual dengan standar, menentukan apakah ada penyimpangan serta
menetapkan cara memperbaiki penyimpangan tersebut. Fungsi pengawasan ini dilaksanakan oleh
setiap pimpinan di semua lini, mulai dari kepala perpustakaan sampai kepada kepala unit terkecil
di perpustakaan. Tujuan pengawasan adalah untuk menemukan kelemahan dan kesalahan,
kemudian diluruskan serta menjamin bahwa kelemahan dan kesalahan tersebut tidak terulang.

Langkah-langkah dalam pengawasan adalah:

1. Menentukan atau membuat standar
2. Mengukur hasil yang dicapai dan membandingkannya dengan standar
3. Memperbaiki penyimpangan bila ada atau ditemui penyimpangan-penyimpangan
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN :

Terhadap pengawasan koleksi dilaksanakan kegiatan stop opname yang dilaksanakan sekurangnya
1 kali dalam setahun setiap akhir tahun ajaran bagi perpustakaan sekolah dan pada akhir
tahun anggaran bagi perpustakaan nagari dan perpustakaan khusus

Penutup
Manajemen hanyalah sekedar alat untuk mengelola perpustakaan. Banyak faktor-faktor lain yang
menentukan keberhasilan suatu perpustakaan seperti kualitas sumberdaya manusia, dana, fasilitas
atau sarana dan prasarana dan lain-lain. Kualitas sumberdaya manusia mungkin menjadi salah
satu faktor yang sangat penting. Faktor-faktor yang lain dapat dikembangkan dan dicari jika kualitas
sumberdaya manusia di perpustakaan dapat mendukung untuk melakukan hal-hal tersebut

Daftar Pustaka

Kadarman, A.M. dkk. Pengantar Ilmu Manajemen: Buku Panduan Mahasiswa. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama, 1992.

Ramli, R. dan Warsidi, A. Buku materi Pokok Azas-azas Manajemen. Jakarta: Karunika, Universitas
Terbuka, 1986.

Saleh, A.R. Materi Pokok Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Universitas
Terbuka, Depdikbud, 1995.