ABSTRACT

Service work on the administrative profession is not just a desk job but activities both
internal and external communications companies also are responsible. Likewise with
the secretarial work is part of the activities. A secretary must be a man who has a
good personality. Ethics is a guideline sekertais attitudes and behavior in everyday
life, both inside and outside the office. In performing its duties, the secretary should
be served in accordance with the norms and ethics contained in the ethics of
officialdom. Office workers, especially the secretary, is expected to be able to
understand the contents of ethics secretary and implement the best possible way to
improve productivity. Ethics secretary is built upon principles of beauty, equity,
goodness, justice, liberty, truth.

Keywords: Secretary, Secretary Ethics, Secretary Ethical Principles.

1
 ABSTRAK

Pekerjaan pelayanan pada profesi administrasi tidak hanya pekerjaan di belakang

meja akan tetapi kegiatan komunikasi baik internal maupun eksternal perusahaan juga
menjadi tanggung jawabnya. Begitu juga dengan pekerjaan sekretaris merupakan
bagian dari kegiatannya. Seorang sekertaris haruslah seorang yang memiliki
kepribadian yang baik. Etika sekertais merupakan pedoman sikap dan tingkah laku
dalam kehidupan sehari-hari, baik di dalam maupun di luar kantor. Dalam
melaksanakan tugasnya, sekertaris harus bertugas sesuai dengan norma dan tatakrama
yang terkandung dalam etika kepegawaian. Pegawai kantor, khususnya sekertaris,
diharapkan dapat memahami isi etika sekertaris dan melaksanakan dengan sebaik-
baiknya guna meningkatkan produktivitas kerja. Etika-etika sekertaris dibangun atas
prinsip-prinsip beauty, equity, goodness, justice, liberty, truth.

Kata Kunci: Sekretaris, Etika Sekretaris, Prinsip-Prinsip Etika Sekretaris.

2
 PENDAHULUAN

Pada era global, dewasa ini tugas pimpinan semakin luas, sangat beragam, dan
sangat kompleks. Dalam melaksanakan tugas sehari-hari pimpinan dituntut untuk
dapat mengetahui situasi dan kondisi organisasi dalam suatu sistem yang terpadu,
dimulai dari level yang terendah sampai yang tertinggi. Hal ini memberikan
konsekuensi bahwa seorang pemimpin harus cepat tanggap, tepat dalam mengambil
keputusan bagi setiap situasi dan kondisi organisasinya, dapat memanfaatkan waktu
secara efektif dan efisien, serta harus dapat memahami dan menguasai segala
permasalahan yang timbul di lingkungan organisasinya.
Kehidupan suatu organisasi secara mendasar sangat ditentukan oleh adanya
manusia. Sumber daya manusia merupakan salah satu dimensi yang sangat penting
dan merupakan salah satu faktor pendukung sekaligus penentu keberhasilan suatu
organisasi. Bagaimana pun baiknya organisasi tidak akan mempunyai arti tanpa
kehadiran seorang sekretaris yang menjadi pusat dan sumber inspirasi dari aktivitas
suatu organisas (Yatimah, 2009:5).
Sekretaris merupakan salah satu faktor penting yang dapat membantu kemajuan
suatu instansi atau perusahaan. Sekretaris dibutuhkan untuk membantu meringankan
tugas-tugas dan beban pimpinan, terutama tugas-tugas yang bersifat rutin dan
operasional (Ernawati, 2004:9).
Sekretaris berfungsi membantu pimpinan dalam memulai sampai menuntaskan suatu
pekerjaan. Sekretaris harus mampu membantu mengatasi kesibukan dan kesulitan
pimpinan, termasuk membantu mencari cara yang lebih baik dan efisien serta cara
penyederhanaan penyelesaian suatu pekerjaan. Sekretaris harus pula selalu siap sedia
membantu pimpinan dan mengertikeinginan pimpinan, juga dapat meringankan
beban pimpinan dalam memecahkan masalah-masalah yang dihadapi pimpinan.
(Ernawati, 2004:11)

3
 Peranan sekretaris sangat penting dalam suatu kantor atau perusahaan, maka
penulis tertarik untuk mengkaji judul “Etika Kerja Sekretaris Kantor”.

DEFINISI ETIKA DAN MORAL

1. Etika
Secara etimologi (asal kata) istilah etika berasal dari bahasa latin “eticius” dan
dalam bahasa yunani “ethicos” atau “ethos” yang berarti kebiasaan atau dalam
bentuk jamaknya “ta etha” yang berarti juga adat istiadat. Dengan demikian
menurut pengertian yang asli dikatakan yang baik itu apabila sesuai dengan
kebiasaan masyarakat. Kemudian lambat laun pengertian ini berubah, bahwa yang
dimaksud dengan etika adalah suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan
atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat
dinilai tidak baik (Wursato, 1987). Sedangkan menurut Keraf (1998) membagi
pengertian etika kedalam dua pengertian. Pertama, bahwa pengertian etika sama
dengan pengertian moral yaitu sistem nilai tentang bagaimana manusia harus
hidup baik sebagai manusia yang telah diinstitusionalkan dalam sebuah adat
kebiasaan yang kemudian terwujud dalam pola perilaku yang ajek dan terulang
dalam kurun waktu yang lama sebagaimana layaknya sebuah kebiasaan. Kedua,
yang dimaksud etika adalah filsafat moral atau ilmu yang membahas dan
mengkaji nilai dan norma yang diberikan oleh moralitas dan etika dalam
pengertian diatas.

2. Moral
Moral berasal dari kata mos (tunggal) dan mores (jamak) dalam bahasa latin
yang artinya kebiasaan atau cara hidup. Menurut Wursanto (1987) yang dimaksud
moral adalah aturan kesusilaan yang meliputi semua norma untuk kelakuan,
perbuatan, dan tingkah laku yang baik. Kata susila berasal dari bahasa sangsakerta,

4
 su berarti lebih baik dan sila berarti dasar-dasar, prinsip-prinsip, atau peraturan-
peraturan hidup. Jadi, susila berarti peraturan-peraturan hidup yang lebih baik.

PENGERTIAN SEKRETARIS
Kata “sekretaris” atau dalam bahasa Inggris “secretary” berasal dari bahasa
Latin yaitu “secretarius” yang berarti orang yang dipercaya menyimpan rahasia.
Dengan demikian, yang dimaksud dengan sekretaris adalah pembantu seorang
pimpinan yang mempunyai tugas menerima dikte, menyiapkan surat-menyurat,
menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinan atas kewajibannya dan
melakukan tugas lain yang ada hubungannya dengan meningkatan evektivitas
pimpinan. (Sutiyoso, 1979:5).
Pengertian sekretaris menurut Sutarto (1992:10), seseorang yang tidak hanya
sekedar menerima menerima perintah pimpinan melainkan juga membantu secara
aktif dengan jalan melakukan pola perbuatan menejer yang meliputi perencanaan,
pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan dan
penyempurnaan”.
Pengertian sekretaris menurut Louis C. Nanassy and William Selden yang dikutip
oleh Sutarto (1992:3) berpendapat bahwa:

“secretary: An office empplloyee who a more responsibe position than a

stenograper and whose duties usually include incude talking and transcribing
dictation, dealling with the pubblic by answering the telephone, meeting
callers, and making appoointments and maintaining or filing records, letters,
etc. A secretary freuentlly acts as an administrative assistant or junior
executive.” (sekretaris: seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang
lebih bertanggungjawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya
biasanya melliputi pengambilan dan penyalinan dikte, berhubungan dengan
publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian

5
 dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain.
Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau
pimpinan muda.)

Pengertian sekretaris menurut Betty Hutchinson and Carol Milano, yang dikutip
oleh Ursula Ernawati (2004: 1) bahwa:

”A Secretary is a professional. As a professional, you may want to perform the

many and varied responsibilities of secretarial work with competence,
confidence, and style”. (yang berarti: seorang sekretaris adalah seorang yang
profesional. Sebagai profesional, diharapkan menampilkan aneka macam
tanggung jawab tugas kesekretarisannya dengan penuh kompentensi, dapat
dipercaya dan berkepribadian).

Pengertian sekretaris menurut Profesional Sekretaries International (PSI) yang

dikutip oleh Ursula Ernawati (2004:2) bahwa:

”A Secretary shall be defined as an executive who prossesed a nmastery of

office skills, demonstrates the ability to assume responsibility without direction
or supervision, exereises initiative and judgement, and makes decisions within
the scope of assigned authority.” (yang berarti: seorang sekretaris adalah
asisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan
kemampuan, menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi,
berinisiatif dengan penuh pertimbangan serta mengambil keputusan sesuai
dengan lingkup wewenang tugasnya).

6
 Dari beberapa pendapat para ahli diatas yang menjelaskan pengertian sekretaris
dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya adalah seseorang
yang membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, yang meliputi kegiatan
mencatat dan menulis dari suatu kegiatan perkantoran.

MACAM-MACAM SEKRETARIS
Hendarto (2004:8) menyatakan bahwa pada prinsipnya terdapat dua jenis
sekretaris, yaitu:
1. Sekretaris Pribadi, yaitu sekretaris pembantu perseorangan. Jika ia digaji oleh
orang perorangan, misalnya sekretaris seorang artis, ia disebut Private Secretary,
sementara bila ia dibayar oleh perusahaan, disebut Personal Secretary.
2. Sekretaris Perusahaan/Sekretaris Eksekutif, yaitu sekretaris yang dalam
perusahaan mengepalai suatu unit khusus (Sekretariat). Sekretaris yang sudah
menduduki jabatan ini biasanya mempunyai pengalaman cukup lama sebagai
senior sekretaris dan memiliki kelebihan-kelebihan tersendiri, mengingat ia
adalah manajer untuk unitnya, mempunyai bawahan yang kerap harus membuat
suatu policy untuk keseluruhan pekerjaan kesekretarisan di perusahaan.

Yatimah (2009:35) menyatakan bahwa terdapat dua macam sekretaris

berdasarkan luas ruang lingkup tanggung jawabnya, yaitu:
1. Sekretaris Organisasi (executive secretary)
Seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat
dari suatu instansi pemerintah tertentu, dengan fungsi utama yaitu
mengoordinasikan seluruh pelayanan administrasi yang menunjang kegiatan
operasional perusahaan.
Ciri-ciri sekretaris organisasi:

7
 a. Memiliki suatu unit kerja
b. Memiliki wewenang membantu melaksanakan fungsi manajemen
c. Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak

2. Sekretaris Pribadi (private secretary) dan Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pribadi tidak berstatus sebagai manajer, walaupun dia harus
menjalankan manajemen terhadap bawahannya. Dia merupakan pembantu
pimpinan dengan tugas utama melaksanakan tugas-tugas dari pimpinan yang
bersifat pribadi.
Ciri-ciri sekretaris pribadi antara lain:
a. Seorang pelaksana, bukan seorang pimpinan
b. Tidak memiliki wewenang menentukan kebijakan
c. Tugasnya terbatas pada penyelenggaraan administrasi dan kegiatan
perkantoran.
d. Bertanggung jawab kepada pimpinan tertentu

Sekretaris pimpinan merupakan seseorang pembantu pimpinan tertentu, dengan

fungsi utama melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas perkantoran untuk
kelancaran kegiatan manajerial pimpinan.

8
 Nuraeni (2008:5) menyatakan bahwa macam-macam sekretaris berdasarkan
kemampuan dan pengalaman kerja sekretaris dapat dibedakan menjadi dua macam,
yaitu:
1. Sekretaris Senior (senior secretary)
Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman dan
dapat menyelesaikan sendiri masalah yang timbul saat melakukan pekerjaannya.
2. Sekretaris Yunior (junior Secretary)
Sekretaris yunior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru
bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris yunior perlu
banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh
tambahan ilmu dan pengalaman.

TUGAS SEKRETARIS
Tugas sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas pimpinan, namun
seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten dalam mengerjakan
tugas-tugas kesekretariatannya, seperti dalam hal korespondensi, kearsipan dan
penyelenggaraan rapat. Semua itu juga merupakan tugas sekretaris. Dibawah ini
adalah pengertian tugas sekretaris menurut Saiman (2002:40), Tugas sekretaris dalam
arti sempit adalah sebagai sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk
menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah
pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu menejer atau pimpinan untuk
menjalankan roda organisasi, lembaga maupun kantor.
Menurut Organisasi Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI) ruang lingkup tugas
sekretaris, yaitu:
1. Tugas-tugas Rutin

9
 Tugas-tugas rutin yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah.
Tugas ini meliputi:
a. Membuka surat.
b. Menerima dikte.
c. Menerima tamu
d. Menerima telepon.
e. Menyimpan arsip/surat.
f. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
2. Tugas-tugas Khusus
Tugas-tugas khusus yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan
kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan
karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan
rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
a. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
b. Menyusun surat rahasia (confidential).
c. Menyusun acara pertemuan bisnis.
d. Pembelian kado atau cindera mata.
3. Tugas-tugas istimewa
Tugas-tugas istimewa yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara
lain:
a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang
diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
c. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan
kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau
instansi.

10
 e. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang
diberikan sebagai dana kesejahteraan.
f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis.
g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan
mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana
kantor.

Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal Tugas dan tanggung jawab
sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Merencanakan pekerjaan.
2. Menerima tamu.
3. Mengurus surat masuk dan surat keluar.
4. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

Menurut (Drs. Sutarto, 1992), Tanggung Jawab Sekretaris selain sekretaris

bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus
dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya
pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri
supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok
sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu
dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-
bagian lainnya.

11
 d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal
strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja
kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini
terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan
perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di
kantor.
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan
dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya
memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-
acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya
dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra
perusahaan. (A.B Susanto, 1997: 14-15)

FUNGSI SEKRETARIS
Pada dasarnya fungsi sekretaris yaitu sebagai pembantu pimpinan dalam suatu
perusahaan. Meskipun fungsi sekretaris hanya sebagai pembantu pimpinan namun
sama sekali tidak berarti bahwa fungsi tersebut tidak penting. Walaupun hanya

12
mengenai persoalan kecil, tetapi apabila dikerjakan sendiri oleh pimpinan akan
membuat pekerjaan semakin menumpuk (Sutiyoso, 1979:21). Fungsi sekretaris
menurut Ursula Ernawati (2004:9) adalah:
1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan
Fungsi membantu meringankan tugas-tugas pimpinan sedapat mungkin sekretaris
harus mengambil alih tugas-tugas yang bersifat detail dari pimpinan, sehingga
pimpinan tidak perlu memikirkan hal-hal kecil yang telah didelegasikannya
kepada sekretaris. Begitu pula keputusan-keputusan yang akan dibuat oleh
pimpinan sebagian besar harus ditindak lanjuti oleh sekretaris. Ada bagian dari
keputusan pimpinan harus dikomunikasikan oleh sekretaris kepada pejabat lain
yang relevan untuk diselesaikan, adapula yang harus diselesaikan sekretaris secara
tuntas.
2. Menangani informasi untuk pimpinan
Fungsi sekretaris dalam menangani informasi adalah membantu pimpinan agar
berhasil mencapai tujuan organisasi dengan cara memberikan informasi yang
dibutuhkan pimpinan serta membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas
menejerialnya berdasarkan informasi yang diterima, yang kemudian sekretaris
melaksanakan tindak lanjut dari keputusan yang telah dibuat pimpinannya.
Adapun informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang baik harus
memenuhi syarat yaitu, lengkap, relevan, mutahir dan benar. Untuk itu, sekretaris
dalam penanganan informasi harus berpedoman pada syarat diatas. Sekretaris juga
harus selalu mencari tahu informasi tentang peristiwa atau hal-hal yang sedang
terjadi dalam perusahaan, disini sekretaris harus bertindak sebagai mata dan
telinga dari pimpinan dan sekretaris harus senantiasa menyampaikan informasi-
informasi yang sedang hangat dalam masyarakat yang sekaligus relevan dengan
tugas pimpinan atau kepentingan perusahaan. Untuk kepentingan seperti inilah,
maka sekretaris harus rajin membaca surat kabar, majalah, mendengarkan radio
atau menonton televisi untuk mendapat informasi terkini. Meliputi membuat

13
 kliping dan artikel, berita atau informasi dari media cetak, untuk disajikan kepada
pimpinan, bila perlu diarsipkan kliping secara baik agar mudah ditemukan kembali
bila suatu saat diperlukan.
3. Menjadi jembatan penghubung
Harus mampu menetapkan prioritas kerja, seperti tugas yang mendesak harus
didahulukan dan tugas yang dapat ditunda dahulu. Biasakan diri menganalisa
pekerjaan, bila ada berbagai tugas penting, maka seorang sekretaris harus pandai
menyusun prioritasnya. Sekretaris dalam fungsinya sebagai jembatan penghubung
antara pimpinan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan, perlu
membina dan menjaga hubungan baik yang dapat meningkatkan citra perusahaan.
Sekretaris menjalankan tugas sebagai Public Relations Officer, tugasnya yaitu
untuk menyampaikan informasi yang jelas dan lengkap tentang perusahaan.
Seorang sekretrais harus menjaga kredibilitas dan reputasi pimpinan dan
perusahaan, maka sekretaris wajib meluruskan persepsi yang keliruitu. Sekretaris
perlu tampil rapi dan meyakinkan. Seorang sekretaris akan bertemu dengan setiap
orang yang akan berhubungan dengan pimpinannya. Para tamu akan memperoleh
kesan baik terhadap reputasi dan kredibilitas pimpinan melalui penampilan, sikap
dan tutur kata sekretarisnya. Sekretrais sering disebut sebagai cermin perusahaan,
untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk tangkas, taktis dan ramah sekaligus
lugas dalam melayani tamu perusahaan, untuk itu sekretaris harus melatih diri
untuk tangkas, taktis dan ramah sekaligus lugas dalam melayani tamu.

14
PENAMPILAN SEKRETARIS
Image merupakan lukisan diri yang ditampilkan kepada orang lain. Keahlian atau
keterampilan yang baik dan kualitas kerja yang tingi memang sangat dibutuhkan,
akan tetapi kesan yang buruk bisa menutupi keahlian anda yang paling sempurna
sekalipun.
Profesi sekretaris merupakan salah satu profesi yang mengutamakan penampilan.
Memang kecantikan bukanlah syarat mutlak, akan tetapi sekretaris harus tahu
bagaimana cara harus menampilkan diri. Bagaimana cara duduk, berbicara, berjalan,
berdiri, berpakaian dan merias diri. Respon positif atau negatif tergantung dari image
yang disampaikan, misalanya melalui cara berpakaian, sikap dan perbuatan, sopan
santun dan lain-lain.
Penampilan sekretaris menurut Hendarto Hartiti dan Tulus Haryono (2002:23)
yaitu:
1. Menjaga kesehatan dengan membiasakan hidup dan makan yang sehat.
2. Tampil dengan menarik
Kepribadian seseorang terpancar melalui penampilan (appearance), yaitu
keadaan lahiriah yang dapat dilihat oleh orang lain. Untuk itu sekretaris harus
memperhatikan penampilan agar selaulu berpenampilan menarik. Berikut hal-hal
yang harus diperhatikan oleh seorang sekretaris.
a. Rambut
Rambut harus selalu dalam keadaan bersih dan tertata rapi dengan model
yang sederhana. Keramaslah dengan selang waktu normal. Rambut yang
panjang membutuhkan perawatan ekstra, tetapi apabila cocok dengan rambut
panjang, jangan terlalu ikut-ikutan mode pendek yang sedang In. tetapi
rambut panjang jangan sampai mengganggu pekerjaan. Sesuaikan model

15
 rambut dengan raut muka dan gunakan moel rambut yang bisa mencerminkan
rasa percaya diri dan keprofesionalan.
b. Kulit
Kulit harus bersih dan bebas penyakit. Jika kulit wajah dan tubuh sehat,
penampialan akan terlihat segar dan sempurna walaupun tanpa make up.
Kulit yang bersih juga terhindar dari bau badan yang menyengat.
c. Make Up
Make Up bukan hanya rias wajah, melainkan mencankup perawatan kulit
muka agar bersih dan berseri-seri. Penggunaan bahan make up yang cocok
merupakan perawatan dasar wajah. Biasakan dengan satu jenis merk make up
sehingga wajah tidak rusak, karena kulit harus terus menerus menyesuaikan
diri dengan produk make up yang baru. Merias wajah harus dilakukan
sewajar mungkin (natural) sesuai dengan jabatan. Jangan berdandan terlalu
menor, namun jangan juga melupakan riasan sehingga wajah terlihat sangat
pucat. Sekretaris wajib mengetahui cara merawat dan menata rias wajah
secara tepat dan benar. Sebenarnya tanpa memoles Make up, seseorang dapat
tetap memperlihatkan kecantikannya, yaitu dengan menumbuhkan citra diri
yang positif. Citra diri adalah konsep sendiri tentang dirinya, identitas,
kemampuan, dan martabatnya. Kecantikan diri dari dalam bersinar lebih
cemerlang dari pada kecantikan hasil polesan semata. Yang lebih penting
adalah citra positif mampu untuk berpikir positif dan pada akhirnya.
d. Pakaian
Walaupun model pakaian berubah-ubah, hendaklah pakaian yang digunakan
cocok untuk bekerja dan pekerjan yang dijalankan. Salah satu tuntutan
profesi sekretaris untuk selalu bekerja cepat, lebih baik diantisipasi dengan
pakaian yang praktis. Pilihlah pakaian yang pantas dan membuat percaya diri,
menarik, cocok dengan bentuk dan tinggi tubuh dan serasi dengan warna
kulit. Pakaian tidak harus selalu dari produk-produk yang ternama, akan

16
 tetapi hendaknya yang terlihat berkualitas. Yang terpenting sekretaris perlu
memperhatikan pengaturan perpanduan warna, mempunyai cita rasa (taste)
yang baik agar dengan pakaian tersebut dapat mengubah penampilan menjadi
lebih baik.
e. Sepatu
Lebih baik tidak memakai sepatu sandal atau sepatu yang tidak berhak.
Sepatu yang bertumit tinggi lebih bagus di pandang dan membuat figur tubuh
lebih tegap sewaktu berjalan. Perencanaan pemakaian sepatu juga perlu
dilakukan. Apakah sepatu yang akan dipakai masih dalam keadaan baik,
solnya, atau kulitnya. Apakah telah disemir dan telah sesuai warnanya
dengan pakaian yang akan dipakai.
f. Perhiasan
Jangan memakai semua perhiasan yang anda miliki, secukupnya saja, yang
wajar dan tidak perlu berharga mahal. Selain jam tangan, anting, atau giwang
merupakan perhiasan yang selayaknya.
g. Parfum
Dalam kehidupan kantor, parfum memegang peranan yang lebih dominan
dari pada asesori/perhiasan. Pilihlah parfum yang cocok dengan kepribadian
dan tentu saja yang aromanya tidak terlalu menyengat.

Sopan santun yang berhubungan dengan penampilan yang wajib

diperhatikan dalam lingkungan kerja sekretaris, yaitu:
1. Jangan berpakaian terlalu terbuka atau menerawang. Jangan juga berseksi-seksi
dengan rok yang terlalu pendek.
2. Jangan bermake up atau membetulkan make up di meja, lakukanlah di toilet.
3. Jangan melepas sepatu ketika bekerja, apalagi berjalan ke meja lain. Sangat tidak
di anjurkan mengganti sepatu dengan sandal dan kemudian mempergunakannya
sambil berjalan-jalan di sekitar kantor.

17
SYARAT DAN KEPRIBADIAN SEKERTARIS
1. Syarat Seorang Sekretaris
Syarat-syarat sekertaris menurut Yatimah (2010), Syarat dasar yang harus
dimiliki sekertaris adalah sebagai berikut:
a. Berpendidikan setidaknya tamat SMA ditambah pendidikan sekertaris
mempunyai kemampuan kerja sebagai sekertaris, yaitu terampil dalam hal
mengetik, korespondensi, mengerti berbagai mesin kantor, menyusun
laporan, dan sebagainya.
b. Memiliki pengetahuan umum tentang pekerjaan sekertaris, misalnya
organisasi, manajemen perusahaan, masalah niaga, dan sebagainya.
c. Menguasai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bahasa inggris, dan bahasa
asing lainnya yang diperlukan.

Selain syarat-syarat tersebut diatas ada juga yang berpedapat bahwa syarat
sekertaris adalah sebagai berikut:
a. Syarat pengetahuan
Syarat pengetahuan yang dimaksud adalah pengetahuan di bidang sekertaris.
Syarat pengetahuan ini biasanya saat ini masih di ukur dari pendidikan.

b. Syarat keterampilan
Keterampilan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
 Kemampuan bahasa indonesia dan bahasa asing
 Pengusaan teknologi
 Keterampilan mengelola Sumber Daya Manusia (SDM)
 Penguasaan komputer
 Pengelolaan keuangan
 Kemampuan memecahkan masalah

18
2. Kepribadian sekertaris
Kepribadian dapat diartikan sebagai pola menyeluruh semua kemampuan,
perbuatan, dan kebiasaan seseorang, baik dari segi jasmani, mental, rohani
maupun emosi, yang ditata dalam cara yang khas dengan mendapat pengaruh
dari luar. Kepribadian sekertaris berarti seluruh perbuatan menyangkut
kemempuan dan kebiasaan yang tercermin pada tingkah laku seorang sekertaris
selama dia bekerja (Yatimah, 2010). Karakter sekretaris seyogianya memiliki
beberapa karakteristik sebagai berikut:
a. Loyalitas
Loyalitas merupakan perasaan yang berwujud kesetiaan terhadap organisasi
dan pekerjaannya sehingga merasa memiliki, menjaga nama baik organisasi
dan jika perlu, membela organisasi.
b. Ketekunan dan kerajinan
Seorang sekertaris harus tekun dan rajin dalam melakukan pekerjaannya
karena biasanya pekerjaan kantor berangkai. Bila tidak tekun dan rajin,
penyelesaian tugas berikutnya akan terhambat. Akibatnya dapat menimbulkan
kerugian bagi organisasi.
c. Kesabaran
Tugas sekertaris banyak berhubungan dengan pelayanan terhadap pekerjaan
operasional yang selalu membutuhkan bantuan informasi dan administrasi
lainnya, maka ia harus memiliki sifat sabar. Sifat sabar yang dimaksud berarti
ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan
d. Kerapian
Kerapian merupakan tanda bahwa pekerjaan ditata dengan baik. Selain
kerapian dalam pekerjaan, kerapian dalam penampilan pun penting untuk
diperhatikan.
e. Dapat menyimpan rahasia

19
 Seorang sekertaris, selain membantu pimpinan, adalah menyimpan rahasia.
Sebagai tangan kanan pimpinan, ia dituntut untuk menyimpan rahasia karena
kalau terjadi kebocoran dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi. Terlebih
bila kebocoran tersebut sampai kepada organisasi atau perusahaan pesaing.

PENGERTIAN ETIKA SEKERTARIS

Etika sekertaris adalah sekumpulan norma, nilai, kaidah, dan ukuran yang
diterima dan ditaati oleh sekertaris berupa peraturan dan hal-hal yang sudah
merupakan kebiasaan (yang baik), dan dianggap sudah diketahui dan perlu untuk
harus dilaksanakan (Yatimah, 2010).
Etika sekertaris merupakan pedoman sikap dan tingkah laku dalam kehidupan
sehari-hari, baik di dalam maupun di luar kantor. Dalam melaksanakan tugasnya,
sekertaris harus bertugas sesuai dengan norma dan tatakrama yang terkandung dalam
etika kepegawaian. Pegawai kantor, khususnya sekertaris, diharapkan dapat
memahami isi etika sekertaris dan melaksanakan dengan sebaik-baiknya guna
meningkatkan produktivitas kerja.
Menurut Sedarmayanti (1997), etika sekretaris adalah norma-norma, kaidah-
kaidah, ukuran-ukuran yang diterima dan ditaati oleh sekretaris, yang berupa
peraturan-peraturan atau hal-hal yang sudah merupakan kebiasaan yang baik dan
dianggap sudah diketahui dan perlu atau harus dilakukan.
Adapun tujuan pemahaman dan penghayatan etika sekertaris adalah mengatur
tata krama dan aktivitas seorang sekertaris yang profesional. Etika sekertaris harus
terwujud dalam tingkah laku sehari-hari, diantanya berkelakukan baik, rajin, taat,
setia, dan sopan-santun, serta menjaga, memelihara, mempertahankan, dan membela
keamanan dan rahasia perusahaan. Baik-buruknya citra sekertaris dan perusahaan
bergantung pada cerminan etika sekertaris. Jika mampunyai etika yang baik, didalam

20
maupun diluar perusahaan, sekertaris akan memberikan kesan yang baik dan simpatik
secara pribadi maupn perusahaan tempat bekerja.

PRINSIP-PRINSIP ETIKA SEKERTARIS

Dalam modul “Etika Birokrasi” (The Liang Gie, 1987) bahwa dalam sejarah
peradaban manusia sejak abad ke-4 Sebelum Masehi, para pemikir telah mencoba
menjabarkan berbagai corak landasan etika sebagai pedoman hidup bermasyarakat.
Dalam hubungan itu sedikitnya terdapat 120 macam ‘ide agung’ (great ideas) yang
merupakan landasan moralitas manusia, seluruh gagasan atau ide agung tersebut
diringkas menjadi 6 prinsip yang kemudian dijadikan landasan prinsipil dari etika.
Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut:
1. Prinsip keindahan (beauty)
Prinsip ini mendasari segala sesuatu yang mencakup penikmatan rasa senang
terhadap keindahan. Dengan demikian, berdasarkan prisnsip ini, etika manusia
adalah berkaitan atau memperhatikan nilai-nilai keindahan. Itulah sebabnya,
seseorang memerlukan penampilan yang serasi dan indah atau enak dipandang
dalam berpakaian dan menggunakannya pada waktu yang tepat. Tidak etis jika
seseorang memakai pakaian olah raga pada jam kerja, atau tidak sepatutnya
seseorang menghadapi tamunya dengan pakaian tidur. Etika dalam pengelolaan
kantor yang dilandasi nilai-nilai estetika, antara lain diwujudkan dengan
perencanaan tata ruang, furnitur, dan hiasan-hiasan dinding, serta aksesoris
lainnya yang bersifat ergonomis dan menarik, shingg membuat orang
bersemangat tinggi dalam bekerja.
2. Prinsip persamaan (equity)
Hakikat kemanusiaan menghendaki adanya persamaan antara manusia yang satu
dengan dengan manusia yang lainnya. Setiap manusia yang lahir di bumi ini
memiliki hak dan kewajiban masing-masing, dan pada dasarnya adalah sama

21
 atau sederajat. Konsekuensi dari ajaran persamaan ras juga menuntut persamaan
diantara beraneka ragam etnis. Watak, karakter, atau pandangan hidup masing-
masing etnis di dunia ini memang berlainan, namun kedudukannya sebagai suatu
kelompok masyarakat adalah sama. Etika yang dilandasi oleh prinsip persamaan
(equity) ini dapat menghilangkan perilaku diskriminatif, yang membeda-bedakan
dalam berbagai aspek interaksi antar manusia.
3. Prinsip kebaikan (goodness)
Secara umum, kebaikan berarti sifat atau karakteristik dari suatu yang
menimbulkan pujian. Perkataan baik (good) mengandung sifat seperti
persetujuan, pujian, keunggulan, kekaguman, atau ketepatan. Dengan demikian,
prinsip kebaikan sangatlah erat kaitannya dengan hasrat dan cita seseorang.
Apabila seseorang menginginkan kebaikan dari suatu ilmu pengetahuan,
misalnya ia akan mengandalkan objectivitas ilmiah, kemanfaatan pengetahuan,
rasionalitas, dan sebagainya. Adapun jika seseoranga menginginkan kebaikan
tatanan sosial, yang diperlukan adalah sikap-sikap sadar hukum, saling
menghormati, berperilaku baik (good habits), hormat-menghormati, berbuat baik
kepada orang lain, berkasih sayang, dan sebagainya.
4. Prinsip keadilan (justice)
Keadilan merupakan kemauan yang tetap dan kekal untuk memberikan kepada
setiap orang yang mesti diperolehnya.
5. Prinsip kebebasan (liberty)
Kebebasan dapat diartikan sebagai keleluasan untuk bertindak atau tidak
bertindak berdasarkan pilihan yang tersedia bagi seseorang. Kebebasan muncul
dari doktrin bahwa setiap orang memiliki hidupnya sendiri serta memiliki hak
untuk bertindak manurut pilihannya sendiri, kecuali jika pilihan tindakan tersebut
melanggar kebebasan yang sama dari orang lain.
6. Prinsip kebenaran (truth)

22
 Kebenaran dapat diartikan sebagai keadaan (hal) yang cocok dengan keadaan
yang sesungguhnya. Seorang sekertaris harus menerapkan prinsip kebenaran
dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Misalnya, kebenaran dalam pembuatan
laporan kepada pimpinan. Ia tidak memberikan laporan yang mengada-ada agar
ia mendapat pujian dari pimpinan. Keenam ide agung atau prinsip-prinsip etika,
menjadi prasyarat dasar bagi pengembangan nilai-nilai etika atau kode etik dalam
hubungan antarmanusia, manusia dan masyarakat, dan sebagainya. Dengan
perkataan lain, serangkaian etika yang disusun sebagai aturan hukum yang
mengatur jalan hidup dan kehidupan manusia, masyarakat, organisasi, instansi,
dan sebagainya harus dapat menjamin terciptanya keindahan, kebaikan, keadilan,
kebebasan, dan kebenaran bagi setiap orang.

Sesuai dengan enam prinsip etika, prinsip etika sekertaris berkaitan erat dengan
berbagai hal yang mendukung terwujudnya kinerja sekertaris yang memiliki nilai dan
norma kebaikan, kesamaan, keindahan, keadilan, kebebasan, dan kebenaran.

ETIKA KERJA SEKRETARIS

Sebagaimana diuranikan di atas, etika sangat erat kaitanya dengan nilai-nilai dan
pola perilaku dari setiap individu. Sementara perhatian dan rasa terhadap nilai-nilai
dari diri individu ditentukan oleh latar belakang sejarah, budaya, dan perkembangan
kondisi sosial dan lingkungan tempat individu tersebut tumbuh dan berkembang.
Menurut Ursula (2003), etika profesi sekertaris mencakup hal-hal sebagai
berikut.
a. Selalu berdisiplin dalam tindakannya
b. Solider dan tenggang rasa
c. Berempati pada orang lain
d. Terbuka

23
 e. Tidak melakukan perbuatan tercela
f. Menjadi trouble shooter (penyelesaian masalah) dan bukan trouble maker
(pembuat masalah)
g. Menciptakan suasana yang menggembirakan

Ursula (2003) juga menyebutkan hal yang harus dihindari adalah:

a. Berkelompok
b. Datang terlambat
c. Sering absen
d. Bersantai-santai atau melalaikan tugas
e. Sering memakai telepon kantor demi kepentingan pribadi
f. Menunda-nunda pekerjaan
g. Menjilat atasan
h. Memakai jam kerja untuk bersenda gurau
i. Memakai fasilitas kantor demi kepentingan pribadi.

24
 PENUTUP

Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan,
pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai
penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi
sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional.

Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang

sekretaris untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi
dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat
penting bagi seorang sekretaris. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki
mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi
semakin penting.

25