PERAN SEKRETARIS ORGANISASI

Ibarat sebuah film Sekretaris adalah salah satu tokoh yang mempunyai tanggung jawab besar
terhadap pimpinan dan anggota di mana seorang sekretaris dituntut untuk selalu komunikatif
dan menjadi penunjang dalam suatu organisasi.

1. Peran Sekretaris terhadap Pimpinan

 Sekretaris berperan sebagai penghubung antara pemimpin dengan orang/organisasi lain baik
melalui surat, telepon atau media lain. Jadi semuanya sekretaris yang menerima.
 Menjadi sumber informasi dan penunjang bagi pemimpin.
 Sebagai perpanjangan tangan pemimpin kepada anggota.
 Sebagai Wakil (alternatif) pemikiran Pemimpin saat keadaan tertentu.
2. Peran Sekretaris Terhadap Anggota
 Sebagai penghubung antara Anggota dengan Pemimpin.
 Menjadi pengawas, motivasi, dan kebijakan atas kinerja anggota dalam organisasi sebagai
bentuk perpanjangan tangan pemimpin.

TUGAS POKOK SEKRETARIS ORGANISASI

Tugas sekretaris tidaklah jauh dari peranan yang diembankan hanya saja tugas sekretaris satu
organisasi dengan tugas sekretaris organisasi lain belum tentu sama, semua dikembalikan
kepada AD/ART masing-masing yang mengatur tentang tugas-tugas sekretaris. Namun
secara umum terdapat 8 tugas sekretaris dalam organisasi :
1. Menjalankan Perintah Pimpinan
Sebagai bawahan pemimpin seorang sekretaris mempunyai kewajiban untuk menjalankan
perintah pemimpin dalam rangka menjalankan organisasi. Seperti :
 mencari informasi
 mengumpulkan data
 membuatkan naskah pidato, dll.
2. Membantu Pekerjaan Pimpinan
Sekretaris juga memiliki kewajiban membantu pekerjaan pemimpin seperti menggantikan
pemimpin apabila pemimpin berhalangan hadir, memantau dan memastikan program kerja
organisasi berjalan sesuai dengan rencana.
3. Penghubung Antara Pemimpin dan Anggota
Seorang sekretaris berkewajiban menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada
anggota baik melalui selebaran ataupun broadcast message. Ataupun sebaliknya,
menyampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pemimpin.
4. Penghubung Pemimpin dengan Orang di luar OrganisasiSeorang sekretaris memiliki
sebagai pintu gerbang ketika ada orang atau organisasi lain hendak menghubungi atau
bertemu pemimpin.
5. Melakukan korespondensi
Melakukan Korespondensi artinya seorang sekretaris bertugas mencatat dan menerima surat
yang datang ke organisasi sebelum sampai atau didisposisikan kepada
pemimpin/kebagian/divisi lain dalam organisasi untuk ditindaklanjuti, selain menerima surat,
sekretaris juga harus bisa membuat surat ketika dibutuhkan.
6. Pengarsipan
Sekretaris bertugas mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti proposal, surat masuk,
surat keluar dan dokumen lain yang dianggap bernilai.
7. Mengatur Jadwal
Seorang sekretaris bertugas menyusun jadwal pertemuan atau rapat pengurus secara periodik
untuk membahas perkembangan program kerja pengurus. Sekretaris juga mengatur jadwal
pertemuan pemimpin dengan organisasi lain.
8. Kreatif
Tugas kreatif sekretaris ini berhubungan dengan aspek penunjang yang diminta pemimpin
atau tuntutan keadaan dan biasanya unik. Seperti :
 Menyiapkan rencana kerja
 Menyusun poin-poin yang akan dibahas dalam rapat
 Hingga kebijakan-kebijakan yang bersifat darurat.