PERTEMUAN 3

PEKERJAAN PERKANTORAN
RUANG LINGKUP PEKERJAAN DALAM ORGANISASI

1. Tugas Pokok merupakan kegiatan subtantif atau operatif yang secara langsung mengenai
tujuan

2. Tugas Penunjang merupakan kegiatan - kegiatan yang bersifat membantu, melayani,

memudahkan dan memperlancar tugas pokok.

KONSEP DASAR PEKERJAAN PERKANTORAN

George Terry

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat - warkat
tertulis dan laporan -laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

Menurut KKBI

Kegiatan yang ada dilingkungan perkantoran disebut dengan pekerjaan kantor atau kegiatan tata usaha
kantor.

Tata Usaha adalah penyelenggaraan urusan tulis menulis (keuangan dan sebagainya), di perusahaan,
negara dan sebagainya sedangkan penata usaha ialah orang yang menyelenggarakan tata usaha.

FUNGSI PEKERJAAN KANTOR

1. Menerima informasi.
2. Mengolah informasi.
3. Menyimpan informasi.
4. Melindungi informasi.
5. Memberikan informasi.

CIRI - CIRI PEKERJAAN KANTOR

1. Bersifat pelayanan.
2. Merambat pada segenap bagian organisasi.
3. Dilakukan semua pihak.

LINGKUP PEKERJAAN PERKANTORAN

Menurut Sedarmayanti(2009:7) pekerjaan kantor identik dengan pekerjaan tulis menulis atau
ketatausahaan, yaitu :

1. Pekerjaan tulis menulis

2. Ketatausahaan
 3. Ketatausahaan ditambah dengan kegiatan

PERANAN PEKERJAAN PERKANTORAN

1. Bantuan bagi pimpinan terdiri dari kegiatan - kegiatan membantu pimpinan dalam
merencanakan dan mengendalikan kegiatan organsasi.

2. Pelayanan bagi masyarakat merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam
mengambil keputusan, kegiatan lain baik yang bersifat intern maupun ekstern.

JENIS - JENIS PEKERJAAN KANTOR

1. Menghimpun adalah suatu kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya informasi
yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.

2. Mencatat adalah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga
terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

3. Mengolah adalah kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan
bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.

5. Mengirim adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang
informasinya terdiri dari satu pihak yang lainnya.

6. Menyimpan adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumlah cara dan alat dalam
suatu tempat yang aman.

ASAS PEKERJAAN PERKANTORAN

1. Asas sentralisasi: Apabila digunakan asas ini, maka semua pekerjaan di kantor ditangani oleh
unit tersendiri dalam sebuah organisasi yang bersangkutan.
2. Asas desentralisasi: Pengelolaan pekerjaan kantor yang menggunakan asas ini yaitu setiap unit
organisasi dalam instansi diberikan kewenangan untuk mengerjakan pekerjaan kantor.
3. Asas campuran: untuk pekerjaan kantor yang memerlukan pengawasan secara continue dan
mengandung banyak kerawanan.

FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN

Perencanaan

Perencanaan adalah sebuah proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan yang
akan dilaksanakan pada masa yang akan datang.

Pengkoordinasian

Koordinasi adalah proses mempersatukan sumber sumbangan dari orang - orang, bahan dan sumber -
sumber lain ke arah tercapainya maksud - maksud yang telah ditetapkan.

Penempatan Pegawai

Kebutuhan pegawai didasarkan kepada job analysis.

Pengawasan

Mengawasi agar seluruh pekerjaan kantor dapat berjalan dengan efektif dan efisien

SASARAN MANAJEMEN PERKANTORAN

1. Ruang Perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan dan peredaran udara,
pendinginan udara, pantulan suara, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, faktor keselamatan
dan pemeliharaan.

2. Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telpon, susunan kabel, sistem
telpon antar kantor.

3. Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan. latihan, pengujian, kenaikan

pangkat, pergantian, sistem saran, fasilitas ruang, semangat kerja dan disiplin.

4. Perabotan dan Perlengkapan meliputi meja kursi, perlengkapan arsip, perabotan fungsional,
perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan dan penempatan rak dan
perabotan perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin, meliputi mesin ketik, mesin hitung, perlengkapan kirim surat dan lain -
lain perkantoran, perlengkapan kebersihan,

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis meliputi barang - barang keperluan tulis, kertas surat, formulir,
perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan, penialain perbekalan baru.

7. Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran, pengukuran hasil

kerja tulis dan penjadwalan prosedur rutin.

8. Warkat meliputi pengkoordinasian formulir, perancangan formulir, pelayanan surat - menyurat,

pola surat, peninjauan surat - menyurat, metode pelaporan, jadwal penyimpanan dan praktik
kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksanan meliputi perencanaan organisasi, pemusatan, perencanaan

anggaran , perkiraan, pedoman petunjuk kerja, latihan pemindahan tugas dan analisis tugas
pekerjaan.