TUGAS ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

“ADMINISTRASI TATA USAHA”

NAMA : SISKA LORENZA

NIM : 18033025

PRODI : PENDIDIKAN FISIKA B

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2020
1. KONSEP ADMINISTRASI KE-TATA USAHAAN SEKOLAH
Dalam arti Sempit, tata usaha adalah segenap kegiatan rangkaian
menghimpun, mencatan, mengelola, menggandakan, menyimpan data atau informasi
mengenai satu objek tertentu yang dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan
dan sistematis untuk tujuan tertentu.
Dalam arti Luas, tata usaha adalah proses kerja sama oleh dua orang atau lebih
menurut sistem tertentu untuk menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan
Menurut The Liang Gie administrasi tata usaha adalah segenap rangkaian
aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan
keterangan-keteranganyang diperlukan dalam setiap organisasi.

Menurut The Liang Gie ketatausahaan meliputi:

 Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala

keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap
dipergunakan bilamana diperlukan.
 Mencatat yaitu melipuri kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis
mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-
tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
 Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk
dipakai.
 Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
 Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak
pertama ke pihak lain.
 Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu
yang aman.

Ada tiga peranan pokok kegiatan ketatausahaan, yaitu:

 Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatifuntuk mencapai tujuan organisasi
 Menyediakan keterangan-keterangan
 Membantu kelancaran perkembangan

2. PROSES TATA PERSURATAN

Tata cara persuratan di lingkungan departeman pendidikan dan kebudayaan di
atur dalam keputusan menteri pendidikan dan kebudayaan (kepmen dikbud) republic
Indonesia nomor 091/U1995 tanggal 25 April 1995 tentang pedoman tata persuratan
dan kearsipan dan kearsipan di lingkungan depertemen pendidikan dan kebudayaan.
Menurut kepmen dikbud nomor 091/U1995 surat adalah suatu sarana komunikasi
yang digunakan untuk menyampaiakan informasi tertulis oleh satu pihak kepada
pihak lain.
 Menurut Syahril & Asmidir Ilyas (2009: 200-202) jenis-jenis surat, yaitu:
 Surat Dinas adalah surat berisi hal penting berkenaan denan administrasi
pemerintah dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintah
 Nota Dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh
bawahan kepada atasan atau setingkat yang berisi catatan singkat tentang suatu
pokok persoalan kedinasan
 Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan
kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan
 Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat
yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan
lain yang dikirimkan
 Surat Kawat atau Telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-
kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan
melalui telegraf
 Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang
ditetapkan pleh pejabat yang berwewenang untuk itu
 Surat Edaran adalah surat yang berisi penjelasan/petunjuk cara melaksanakan
peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada
 Surat Undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk
menghadiri acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan
 Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang
kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan
 Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk
bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa
 Surat Pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu
hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut
 Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai
pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut
 Surat Keterangan adalah surat surat yang berisi keterangan suatu hal agar tidak
menimbulkan keraguan
 Berita Acara adalah surat yang berisis laporan tentang suatu kejadian atau
peristiwa mengenai waktu. tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan
dengan kejadian/peristiwa tersebut

3. PROSES TATA KEARSIPAN

Berikut ini hal yang berkaitan dengan penataan arsip yaitu:

a. Azas penataan arsip.

Azasnya yaitu azas sentralisasi, desentralisasi dan gabungan. Sentralisasi
adalah azas penataan arsip yang dipusatkan pada satu unit. Desentralisasi adalah
azas penataan arsip pada unit-unit dalam organisasi. Dan gabungan adalah
gabungan antara azas sentralissasi dan azas desentralisasi.
 b. Sistem penataan arsip
1) Berdasarkan masalah
2) Berdasarkan abjad
3) Berdasarkan tanggal
4) Berdasarkan nomor
5) Berdasarkan wilayah

c. Prosedur penataan arsip

1) Meneliti arsip yang akan disimpan
2) Mengelompokkan arsip
3) Meneliti kesesuaian lampiran
4) Mengklasifikasikan arsip
5) Mengindeks arsip dengan cara memberi ciri khas atau tanda suatu arsip
6) Menyusun arsip sesuai dengan sistem penyimpanan menurut pola

4. PROSES TATA RUANG GURU/SEKOLAH

1. Pedoman letak
Kantor sebagai tempat diselenggarakannya pekerjaan tata usaha
didalamnya terdapat pegawai, perabot kantor, mesin kantor, dan alat-alat kantor.
Karena kantor berfungsi sebagai tempat diselenggarakannya aktifitas kantor,
maka penataan yang dilakukan harus diperhatikan untuk kelancaran proses
aktifitas kantor yang dilakukan.
2. Asas Tata Ruang Kantor
a. Asas Jarak Terpendek
Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu
pekerjaan kantor menempuh jarak sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang
dihubungkan dengan garis lurus , dalam hal ini titik diartikan meja tugas
pegawai dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainya.
b. Asas Segenap Ruangan
Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin
ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai
c. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya
perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya,
waktu, dan proses pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor
bersifat fleksibel dan tidak bersifat permanen.
d. Lingkungan Fisik
Lembaga pendidikan hendaknya memperhatikan lingkungan fisik
dalam kantor. Kenyamanan dan keamanan dalam bekerja dapat menghemat
pengeluaran dan tenaga, sebab pegawai menjadi lebih energik dan sehat, yang
secara tidak langsung dapat mempengaruhi pikiran mereka untuk menciptakan
ide/gagasan inovasi baru untuk kemajuan lembaga
 Penyusunan tata ruang kantor yang baik, akan memberikan keuntungan
sebagai berikut:
 Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena
berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
 Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
 Menggunakan ruang se efisien mungkin.
 Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang
akan memenuhi suatu bagian tertentu.
Tujuan dari tata ruang kantor :
 Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan
secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
 Menambah semangat kerja pegawai.
 Memberikan kesan terbaik untuk para tamu.
 Mempermudah pengawasan.
Manfaat tata ruang kantor yang efektif :
 Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
 Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
 Memberikan kesan yang positif terhadap pelenggan perusahaan.
 Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
 Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
 Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan
melakukan perenca naan layout yang fleksibel.

5. KETERLIBATAN GURU DALAM ADMINSTRASI KETATAUSAHAAN

Guru harus berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama
berkaitan dengan tata usaha sekolah, seperti hal-hal berikut:
 Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah
 Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru
 Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi
murid-murid
 Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
 Berperan sebagai Penerima, Penyortir, Pencatat, Pengarah, Pengolah, Peñata
arsip pada proses surat menyurat.
 Terlibat secara langsung/tidak dalam memberi layanan.
 Menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan
dan menemukan kembali berbagai keterangan yang berkenaan maupun yang
menunjang penyelengaraan dan pendidikan disekolah.
 Membantu perkembangan lembaga persekolahan dengan memberikan
masukan-masukan yang bersifat inovatif dan kreatif dalam meningkatkan
kualitas pelayanan sekolah, baik secara ektrnal maupun internal.
 Berbagai langkah yang dapat ditempuh untuk pengoptimalisasi peran
guru dalam tata usaha di sekolah :
 Guru harus patuh melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya.
 Guru bersikap terus terang bila menerima pembagian tugas tanggung
jawab yang terlalu berat baginya atau bukan dibidangnya. Sikap
mengerutu dan pura-pura di depan merusak suasanan kekeluargaan dan
mengurangi kepercayaan pimpinan kepadanya.
 Guru harus siap sedia memberikan bantuan apabila bantuan itu
diperlukan.
 Guru harus menyukseskan program sekolah, bukan acuh tak acuh
dengan kondisi sekolah.
 Guru harus mampu mengajak teman-teman sepekerjaan untuk ikut
bersama-sama melaksanakan tata usaha di sekolah.
 Guru harus menyadari kedudukannya sebagai pembantu, bukan
penenggung jawab dalam keseluruhan dalam tata usaha sekolah.
Penanggung jawab tertingginya adalah kepala sekolah.
REFERENSI

http://metriyulita.blogspot.com/2015/11/administrasi-ketatausahaan-sekolah_22.html?m=1

https://annisarahmatullahputri.blogspot.com/2019/10/administrasi-ke-tata-usahaan-
sekolah.html?m=1