RANGKUMAN MATERI PEKERJAAN PERKANTORAN

PENGERTIAN PEKERJAAN KANTOR

Menurut George Terry dalam The Liang Gie (1984 : 23) bahwa pekerjaan
perkantoran meliputi

penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-

warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meningkatkan banyak hal dengan
cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

PENGERTIAN TATA USAHA

Menurut W. Widjaja (1993 : 1) Tata usaha adalah segenap kegiatan pengelolaan
surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan
oleh organisasi. Disamping itu Gie (1984:26) juga mendefenisikan bahwa tatausaha
adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda,
mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap
organisasi.

KONSEPSI TATA USAHA SEBAGAI PEKERJAAN KANTOR

Enam pola dalam tata usaha yaitu :
1. Menghimpun adalah kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya
segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga
siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat adalah kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keteranganketerangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan
disimpan.
3. Mengolah adalah kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Mengganda adalah kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim adalah kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu
pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan adalah kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu
yang aman.
1

Hal atau sasaran mengenai perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,

mengganda, mengirim dan menyimpan, adalah merupakan keterangan (informasi) yaitu
pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui
pembacaan atau pengamatan. Jadi apabila masing-masing pola perbuatan tatausaha
tersebut dijalankan pada suatu kantor atau perusahaan pada kenyataannya akan menjadi
berbagai kegiatan kerja ketatausahaan atau yang biasa disebut pekerjaan kantor. Dengan
demikian tatausaha sangatlah penting bagi suatu organisasi (Saiman, 2002 : 16).

Mengenai berbagai pelaksanaan kerja bersifat dasar dan sederhana yang

merupakan perincian tatausaha itu dapat diikuti pembagian Geoffery Mills dan
Oliver standingford (Office Administration, 1982) yang membedakan dalam 8
operations berikut :
1. Menulis (membuat warkat asli),
2. Membaca,
3. Menyalin ( termasuk menempel, memperbanyak dan melubangi kartu ),
4. Menghitung (menambah, mengurangi, mengalikan, membagi ),
5. Membandingkan (mencek),
6. Memilahkan (menggolongkan dan menyatukan ),
7. Menyimpan dan menyusun indeks,
8. Melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan tertulis ).

Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas - tugas rutin dan

berkesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara
lain berupa pekerjaan tulis - menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik,
dan chard.
1. Pekerjaan tulis menulis
Pekerjaan tulis menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan
berbagai peralatan (alat - alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga
berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
2. Pekerjaan mengetik
Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan
yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah - naskah
perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan - laporan.

3. Pekerjaan menghitung
Pekerjaan menghitung berhubungan dengan uang sehinga pegawai diwajibkan
untuk membuat rincian penerimaan dan pegeluaran yang harus di rinci dan dibukukan
yang biasa disebut tata buku.
4. Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan char
Setiap pekerjaan harus dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan
efisien sehingga perlu dilakukan analisis. Penyederhanaan kerja secara rasional dapat
dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya yaitu dengan membuat jadwal, grafik
dan chart (tabel).

RUANG LINGKUP TATA USAHA

Tata Usaha meliputi :
1. Penanganan Surat
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam
kantor yang meliputi : pencatatan surat masuk maupun keluar sampai dengan
pengiriman ataupun penyimpanannya.
2. Korespondensi
Adalah kegiatan surat menyurat yang mana mulai dari menyusun konsep surat
sampai dengan surat itu siap untuk dikirim yang meliputi : menerima pendiktean,
pelatihan, pengetikan, pengoreksian, sampai dengan penandatanganan.
3. Penggandaan
Memperbanyak atau memproduksi suatu dokumen, diperlukan pengetahuan
tentang mesin reproduksi (mesin stensi, foto copy, dll) serta ketrampilan untuk
pengoperasikan penggandaan tersebut.
4. Penataan berkas (filling)
Merupakan suatu proses penyimpanan bahan-bahan atau data-data yang aman,
karena filling merupakan ingatan dari suatu organisasi. Jadi, pada dasar file atau arsip
adalah kumpulan warkat.
Prosedur filling yang baik dan teratur sebagai berikut :
a. Menyimpan serapi dan setepat mungkin bahan yang diterima dengan
menggunakan sistrem tertentu.
b.

Dapat ditemukan dengan secepatkan apabila diperlukan.

c. Menyimpan kembali arsip yang telah dikeluarkan dari tempatnya.

d. Mengangkat (mempusatkan) arsip yang tidak penting secara berkala.
3

e. Melaksanakan setiap tugas melalui prosedur dengan hati-hati dan penuh tanggung
jawab.
Masalah pokok dalam kegiatan filling :
a. Tidak dapat menemukan kembali dengan cepat.
b. Peminjaman suatu berkas oleh pimpinan atau organisasi lainnnya memerlukan
waktu yang lama bahkan berkas tersebut tidak dikembalikan.
c. Bertambahnya terus menerus berkas di bagian arsip tanpa adanya penyusutan,
mengakibatkan tempat dan peralatan tidak mencukupi.
Macam-macam sistem penyimpanan berkas :
a. Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic System)
b. Penyimpanan menurut pokok soal (Subject System)
c. Penyimpanan menurut nomor (Numeric System)
d. Penyimpanan menurut wilayah (Geographic System)
e. Penyimpanan menurut tanggal (Chronological)
5. Penerimaan Tamu
Syarat-syarat yang diperlukan bagi penerima tamu antara lain : sopan, ramah,
bijaksana, dan mempunyai pengetahuan tentang organisasi tempat kerjanya.
6. Pelayanan Telepon
Salah satu aspek pekerjaan kantor yang sering dilupakan ialah penggunaan
telepon. Cara mempergunakan atau membalas telepon sangat penting karena akan
memberi kesan baik atau tidak baik tentang kantor diantaranya : Telepon dari luar,
telepon keluar, dan cara untuk memperoleh atau merekam keterangan dari penelepon.
7. Tata Cara Pembuatan Laporan
Laporan ialah suatu bentuk penyampaian informasi baik secara lisan maupun
tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dari tanggung
jawab yang ada diantara mereka. Pada pokonya laporan dimasudkan untuk
memberikan gambaran tentang apa yang telah terjadi, dimana, bilaman, dan mengapa
hal itu telah terjadi, serta siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian
tersebut.
Syarat-syarat laporan :
a. Laporan harus benar dan obyektif,
b. Laporan harus jelas dan cermat,
c. Laporan harus langsung mengenai sasaran,
d. Laporan harus lengkap,
4

e. Laporan harus tegas dan konsisten,

f. Laporan harus tepat pada waktunya,
g. Laporan harus tepat penerimanya.

5. PERANAN DAN PERINCIAN TATA USAHA

Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat
kegiatan dan sumber dokumen.Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat
umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan
organisasinya.
Berdasarkan uraian diatas, maka peranan pekerjaan kantor dapat dibagi
menjadi dua fungsi yaitu:
1. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan - kegiatan membantu pimpinan dalam
merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan
dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
2. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu
pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah
melayani segenap kegiatan operatif (tugas tugaspokok kantor), baik yang bersifat
intern maupun ekstern (pelayanan public).

Pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dan dalam sesuatu organisasi
manapun tentu dilaksanakan tata usaha. Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai
3 peranan pokok sebagai berikut :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari
sesuatu organisasi,
2. Menyediakan keterangan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan cepat,
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Tata usaha melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan

berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan
yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan
5

secara lebih baik. Misalnya tata usaha melayani pekerjaan dokter yang mengobati pasien
yang dirawat dalam sebuah rumah sakit dengan menyiapkan kartu yang memuat
keterangan tentang riwayat penyakit, kemajuan dari pengobatan setiap hari atau obatobatan yang telah disuntikan kepada masing masing penderita. Tanpa kartu pasien,
dokter tidak dapat mengingat semua keterangan tersebut dan dengan demikian tujuan
penyembuhan menjadi lebih sulit.

Tata Usaha mempunyai 3 ciri yaitu :

1. Bersifat pelayanan (service work)
Tata usaha mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan, yang
dilakukan untuk menolong pekerjaan lai agar dapat berjalan secara lebih efektif.
2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi
Tata usaha diperlukan di mana mana dan dilaksanankan dalam seluruh
organsiasi. Tata usaha terdapat dalam kantor pucuk pimpinan yang tertinggi sampai
ruang kerja satuan organsasi yang terbawah, dalam pabrik maupun bengkel, dan pada
instansi pusat ataupun cabang cabang.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organsasi
Tata usaha dilaksanakan oleh semua orang dalam setiap organsiasi terlepas
dari pada apakah tugas pokok masing masing anggota organisasi itu. Walaupun tata
usaha dapat menjadi tugas pokok dari sekelompok pegawai, pekerjaan ini tidak
merupakan monopoli kelompok pegawai tersebut. Tata usaha dilakukan oleh pejabat
pimpinan yang tertinggi dengan tidak mengubah kedudukan pejabat itu sebagai
manajer yang tugas pokoknua tetap menggerakkan karyawan karyawan dan
mengerahkan segenap aktifitas.
Littlefield dan Rachel menambahkan ciri ciri khusus dari tata usaha yang berikut:
1. Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental lebih banyak tugas yang sukar
diukur,
2. Corak yang berubah ubah yang lebih besar dalam pekrjaan dari suatu peristiwa ke
peristiwa lain,
3. Banyak sekali tugas tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan
adanya ukuran ukuran baku,
4. Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran.

Tugas-Tugas Pokok Manajer

1. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan,
2. Mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya,
3. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya,
4. Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.

Tugas Manajer Kantor dalam Hubungannya dengan Bawahan:

1. Mendamaikan perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan,
2. Memelihara disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu,
3. Memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan,
4. Jika perlu memberi hutang.

Tugas Manajer Kantor dalam Hubungannya dengan Atasan:

1. Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasan,
2. Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya,
3. Mengijinkan dan menolak permintaan para pegawai,
4. Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkungan kantor.

Menurut Prof. George terry dari Amerika Serikat misalnya tidak kurang daripada
12 basic ualifications (kecakapan dasar) bagi seorang Office manajer seperti dibawah
ini :
1. Executive ability (kemampuan pejabat pimpinan),
2. A practical background (latihan manajerial),
3. Ability to express onself (kemampuan mengungkapkan diri),
4. Manajerial training (latihan manajerial),
5. An open attitude (suatu sikap terbuka),
6. Curiosity (keingintahuan),
7. Creativeness (kreativitas),
8. Sound judgment (pertimbangan sehat),
9. Sales ability (kemampuan menjual gagasan),
10. Patience (kesabaran),
11. Emotional control (pengendalian emosi),
12. Co-operativness (kemampuan kerjasama).

Tugas manajer administratif :

1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya,
2. Sistem perkantoran,
3. Organisasi perkantoran,
4. Komunikasi perkantoran,
5. Pelapor manajerial,
6. Manajemen kearsipan,
7. Kontrol perkantoran,
8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran,
9. Tata ruang perkantoran,
10. Perlengkapan perkantoran, dan
11. Studi perkantoran.

Seseorang manajer perkantoran mempunyai syarat-syarat yang harus

dimiliki (Job Spesification) yaitu:
1. Cakap dalam bidang tugasnya, baik dalam pengelolaan personalia, organisasi
maupun sumber daya kantor yang lainnya
2. Cepat & tepat dalam mengambil keputusan, tentunya dengan sudah mempelajari &
mengetahui keadaan saat ini dan dampaknya dikemudian hari
3. Mempunyai keyakinan yang tinggi
4. Mempunyai semangat untuk mencapai tujuan
5. Penuh inisiatif & daya kreatifitas dan antusias
6. Penuh kepercayaan pada diri sendiri
7. Mempunyai sikap untuk bekerjasama
8. Harus bersikap terbuka (bersedia & mau menerima kritik dari pihak manapun untuk
kemajuan organisasi/ perusahaan.