MANAJEMEN

KESEKRETARIATAN
Bahan Materi Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa

MTS AL IHSAN
 Kesekretariatan dapat diartikan sebagai
keseluruhan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran (surat-
menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya
dalam rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan organisasi.
Adapun bentuk-bentuk pola
penataan, yaitu:
 Merencanakan (Planning)
 Menyusun (Arranging)
 Menghimpun (Collecting)
 Mencatat (Recording)
 Mengolah (Processing)
 Mengendalikan (Controlling)
 Mengirim (Transfering)
 Menyimpan (Filing)
TUJUAN
 Memperlancar lalu-lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
 Mengamankan rahasia organisasi.
 Mengelola dan memelihara seluruh
dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi
manajemen.
FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah
sebagai berikut :
 Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan
manajemen.
 Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
 Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
 Sebagai alat komunikasi organisasi.
 Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
 Sentral teknologi transfer informasi.
 Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
Elemen Kesekretariatan

 Sumber daya manusia / pengurus

 Sekretariat
 Perlengkapan dan peralatan kesekretariatan
 Identitas organisasi
Manajemen Pengarsipan data dan
Informasi
 Sistem pengarsipan/penyimpanan data dan
informasi harus dilakukan secara
berkesinambungan selama organisasi masih
terus berjalan. Kemajuan dan hasilhasil yang
telah dicapai oleh organisasi dapat dilihat dari
dokumen-dokumen yang disimpan dengan rapi
dan baik. Sebaliknya, pengarsipan yang kacau
dapat menghambat kemajuan organisasi yang
bersangkutan. Hal ini dilakukan sebagai
referensi kepengurusan organisasi selanjutnya
 Data-data/ dokumen yang
diarsipkan
 Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur
organisasi, job desk, dll.)
 Sistem dan mekanisme standar organisasi.
 Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per periode
kepengurusan.
 Proposal dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/
kepanitiaan.
 Database pengurus/SDM.
 Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI, donatur, dll.).
Bentuk Pengarsipan

 Dalam bentuk dokumen tertulis (hardcopy),

minimal 2, satu buah untuk dipinjam atau
dipelajari, sedangkan satu lagi untuk arsip sejati.
 Dalam bentuk softcopy (disket, CD, dll.), backup
CD (lebih tahan lama) & portable harddisk
(harddisk yang dapat dibawa-bawa  kecil).

Arsip-arsip tersebut hendaknya selalu

dikontrol oleh bagian kesekretariatan
periodik/ berkala.
Contoh nomor surat
Nomor : Nomor surat/tujuan/DD/ORGANISASI/BB/TT
Nomor : 001/i/SDM/OSIS MAN 1/XI/2010
Ket:
Nomor surat= nomor urut surat yang dikeluaarkan
Tujuan = pihak internal atau pihak ekternal, internal biasanya
ditandai dgn kode (i), sedangkan pihak eksternal biasanya
menggunakan kode (e)
DD= divisi atau bidang yang mengeluarkan surat
ORAGNISASI= yang mewadahi divisi (sepert OSIS atau organisasi
lainnya)
BB= bulan dikeluarkannya surat (ditandai dgn angka romawi)
TT= tahun penerbitan