LDKM SMP 2023

Penataan
Administrasi
Organisasi
Hj. Siti Rokhmah, S.Pd.,M.Pd.
 ADMINISTRASI
OSIS

A B
KESEKRETARIATAN PERBENDAHARAAN
(Surat Menyurat) (Keuangan)
 Pengertian
Kesekretariatan
Keseluruhan rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan
administrasi (surat-menyurat) dan tugas-
tugas bantuan lainnya (pengarsipan)
dalam rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan organisasi.
 Cakupan
Kesekretariatan:
Perencanaan (Planning)
Penyusunan (Arranging)
Penghimpunan (Collecting)
Pencatatan (Recording)
Pengolahan (Processing)
Pengendalian (Controling)
Pengiriman (Transfering)
Penyimpanan (Filling)
 Tujuan
Memperlancar distribusi informasi ke segala pihak
baik internal maupun eksternal
Mengamankan rahasia organisasi
Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi
yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi
manajemen
 FUNGSI DASAR
Mengadakan pencatatan
Alat pelaksanaan pusat ketatausahaan
Pengendali informasi internal
Alat komunikasi organisasi
Alat pemegang rahasia organisasi
Sentral teknologi transfer informasi
Sebagai pusat dokumentasi
 URGENSI

Menyokong bagaimana sistem manajemen

pengarsipan data (administrasi) dan pengelolaan fisik
kesekretariatan mempengaruhi nafas kehidupan
sebuah organisasi
 Pengelolaan Fisik
Kesekretariatan
Sekretariat/Basecamp berfungsi sebagai tempat
koordinasi wajib ditata senyaman mungkin karena
akan mempengaruhi kinerja organisasi.( Jadwal
piket, tata tertib penggunaan barang)
Sekretariat/Basecamp
 ELEMEN
KESEKRETARIATAN

Sumber daya manusia

Sekretariat
Perlengkapan dan peralatan
kesekretariatan
Identitas organisasi
 Pengelolaan Sistem
Administrasi
Pengelolaan surat ( Pencatatan dan Pendokumentasian
Surat dan Penyimpanan Surat)
Pengelolaan sarana komunikasi internal organisasi
(Papan informasi, pengumuman,komunikasi, dan buku
komunikasi
Manajemen pengarsipan data dan informasi
 TUGAS SEKRETARIS
Memberi saran dan masukan kepada Ketua OSIS dalam mengambil
keputusan
Mendampingi Ketua OSIS dalam setiap rapat
Menyiapkan, mendistribusikan, dan menyimpan surat serta arsip
yang berhubungan dengan agenda kegiatan
Menyiapkan agenda, evaluasi kegiatan, hasil rapat, laporan, dan
surat
Bersama Ketua OSIS menandatangani setiap surat
Bertanggung jawab atas tertib administrasi organisasi
Bertindak sebagai notulis atau diserahkan ke Wakil Sekretaris
Membantu Ketua OSIS dalam menyusun program dan
melaksanakannya
Bertanggung jawab terhadap Ketua OSIS
 JENIS DOKUMEN
Arsip pendirian organisasi (AD/ART, struktur organisasi)
Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per
kegiatan/kepanitiaan
Proposal dan Laporan pertanggungjawaban
perkegiatan/kepanitiaan
Database pengurus
Database pihak eksternal (lembaga,organisasi,donatur)
Administrasi sehari-hari (surat keluar/masuk,pengelolaan
papan informasi/majalah dinding,catatan harian)
 CONTOH NOMOR SURAT
Nomor: No. Surat/DD/ORGANISASI/LEMBAGA/BB/TT
Nomor: 001/MPPDB/OSIS/SMPMKKS/II/2023
Keterangan:
No. surat : nomor surat yang dikeluarkan
DD :Divisi/bidang/kegiatan yang mengeluarkan surat
ORGANISASI : yang mewadahi divisi
LEMBAGA : tempat organisasi bernaung
BB : bulan dikeluarkan surat
TT : tahun surat dikeluarkan
PENGARSIPAN SURAT MASUK
PENGARSIPAN SURAT KELUAR
 TUGAS BENDAHARA
Bertanggung jawab dan mengetahui pemasukan/pengeluaran
keuangan, inventaris, serta perbendaharaan
Bersama Ketua OSIS menyusun anggaran belanja organisasi
dan melaksanakan program OSIS
Membuat tanda bukti kuitansi setiap
pemasukan/pengeluaran keuangan untuk laporan
pertanggungjawaban
Menyampaikan laporan keuangan secara berkala
Bertanggung jawab pada Ketua OSIS
LAPORAN KEUANGAN OSIS
Bulan Januari 2023
SMPN 2 Sukaresmi
 LAPORAN KEUANGAN OSIS
PENGARSIPAN
SMPN 2 Sukaresmi
MASA BAKTI 2023-2024
SURAT MASUK
Terima Kasih
Semoga Bermanfaat