Administrasi surat menyurat adalah proses pengelolaan surat menyurat mulai dari -agenda surat.

-
Penerimaan surat. -Petugas mengagenda surat dalam buku regester surat masuk.

Pengelolaan surat masuk adalah bagian penting dari urusan persuratan yang ada pada perusahaan dan
perkantoran. Pengelolaan dilakukan oleh pegawai administrasi yang ada pada perusahaan tersebut.
Pengelolaan surat tidak hanya mengelola surat masuk yang mengenai surat internal yang ada pada
perusahaan itu sendiri tetapi juga mengelola surat masuk eksternal yang menyangkut dengan pihak dan
perusahaan lain.

Dalam pengelolaan surat tentunya ada tata cara atau prosedur pengelolaan surat pada perusahaan.
Pengelolaan surat tidak dilakukan hanya dengan pengelolaan surat masuk tetapi juga pengelolaan surat
keluar. Dimana surat masuk dan surat keluar harus ditangani dan dikelola dengan baik karena hal
tersebut merupakan proses pencatatan bisnis dari perusahaan tersebut.

Prosedur Pengelolaan Surat

Prosedur pengelolaan surat masuk merupakan sebuah prosedur atau tata cara yang harus dilakukan dan
menjadi tugas pegawai sebagai bagian dari proses pencatatan surat masuk. Pencatatan surat masuk
menjadi bagian dari persuratan yang harus dilakukan karena menyangkut hubungan kerjasama dengan
instansi luar dan menyangkut proses pencatatan bisnis pada perusahaan tersebut.

Tata cara atau prosedur pengelolaan surat dibuat dan disepakati oleh pemimpin perusahaan yang
memiliki hak dalam mengurus segala persetujuan surat menyurat pada perusahaan yang dipimpinnya.
Prosedur ini diketahui oleh pimpinan perusahaan dan harus dilaksanakan sebaik mungkin agar surat
yang dikelola sesuai dengan7 konsep surat pada perusahaan tersebut.

Surat masuk yang didapat dari sebuah perusahaan merupakan surat yang berhubungan dengan instansi
luar dan perusahaan lain yang menyangkut atau berhubungan dengan proses pencatatan bisnis dari
perusahaan tersebut. Persuratan dari pihak lain yang didapat atau diterima haruslah dikelola dan dicatat
pada buku agenda perusahaan tersebut. Selain itu surat tersebut harus ditindaklanjuti isinya dan
diberikan kepada pimpinan dari perusahaan tersebut.

Isi dari surat masuk perusahaan tersebut tentunya memiliki tujuan yang ingin disampaikan kepada
perusahaan yang ditujukan dengan tujuan dan maksud kerjasama atau proses pencatatan bisnis yang
ada. Surat masuk yang diterima tentunya memiliki alur atau proses yang dimiliki dari perusahaan
tersebut. Alur yang dimiliki perusahaan tersebut mulai dari penerimaan surat oleh resepsionis sampai
dengan surat tersebut di disposisikan pimpinan kepada staf.
Alur dan proses pengelolaan surat masuk di perusahaan"

Alur dan proses pencatatan surat masuk ini harus sesuai dan urut berdasarkan prosedur pengelolaan
surat pada perusahaan. Pengelolaan surat masuk tersebut dapat dilihat sesuai dengan alur berikut,
yaitu:

 Kurir mengantarkan surat dari perusahaan lain ke resepsionis perusahaan penerima

 Surat yang diterima resepsionis diberikan nomor registrasi dan meneruskan surat masuk
tersebut ke Sekretaris Divisi Sekretariat
 Setelah diterima oleh Sekretaris Divisi Sekretariat, surat tersebut dibuka dan di scan kemudian
Sekretaris Divisi Sekretariat mengarsipkan dokumen fisik dari surat masuk tersebut
 Proses selanjutnya adalah surat masuk tersebut diberikan kepada Direktur Keuangan
 Surat masuk yang diberikan oleh Sekretaris Divisi Sekretariat kepada Direktur Keuangan diawasi
dan dipantau oleh Sekretaris dari Divisi keuangan
 Setelah surat sampai dengan Direktur Keuangan, surat didisposisikan ke Kepala Divisi Keuangan
untuk memberikan perintah
 Surat disposisi yang diterima oleh kepala Divisi Keuangan diperbarui tindakan disposisi tersebut
dan memberikan surat tersebut kepada staf divisi keuangan untuk dilaksanakan dan dikerjakan
disposisi surat yang mereka terima.

Alur dan proses pengelolaan surat yang diterima suatu perusahaan memang sangatlah rumit dan
panjang, staf yang bersangkutan mengurus surat tersebut haruslah melakukan proses persuratan secara
baik dan urut sesuai dengan prosedur pengelolaan surat pada perusahaan tersebut.

Surat masuk yang diterima haruslah dilakukan disposisi surat kepada staf atau pegawai yang
bersangkutan sesuai dengan isi surat tersebut. Tujuan tersebut agar surat yang diterima mampu
menjadikan proses kerjasama yang dilakukan dengan perusahaan lain semakin berjalan dengan baik dan
sesuai dengan yang diharapkan

Prosedur pengurusan surat masuk meliputi :

1. Menerima surat masuk.

2. Mensortir surat masuk.
3. Menetapkan dan menentukan arah surat.
4. Menggolong-golongkan surat atas dasar sifatnya.
5. Mencatat surat dalam rangka mengendalikan informasinya.
6. Menyampaikan surat kepada unit pengolah.

Apa fungsi surat menyurat?

Fungsi surat menyurat adalah kegiatan yang berguna untuk melakukan hubungan atau komunikasi
antara pihak satu dengan pihak lain dengan cara saling mengirim surat.

Definisi Surat Secara Umum

Pengertian surat secara umum adalah alat komunikasi yang berfungsi untuk menyampaikan informasi
secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain. Juga merupakan alat komunikasi tertulis yang
digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi dari pihak satu (orang, instansi, atau organisasi)
kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Sedangkan menurut KBBI, surat merupakan kertas
bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau juga sebuah keterangan, sesuatu yang ditulis.

Dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan
sesuatu seperti informasi dari pihak satu ke pihak lainnya entah itu secara individu atau atas nama
perusahaan/ instansi. Surat adalah alat komunikasi berupa tulisan yang digunakan untuk menyampaikan
informasi kepada seseorang atau instansi tertentu.

[12.11, 8/4/2022] 13_Muammar Ibnu Solichin: Definisi Surat berdasarkan Para Ahli di antaranya:

Definisi surat menurut Pratama (1997) merupakan sebuah alat atau sarana yang berfungsi untuk
mengambil informasi atau pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain, baik itu atas
nama sendiri, jabatan yang dipegang dari suatu instansi perusahaan, ataupun sebuah organisasi.

Menurut YS. Mario (2000) adalah alat komunikasi tertulis atau sarana yang berfungsi untuk
menyampaikan suatu informasi atau pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.

Sedangkan menurut Yose Rizal (2003) adalah alat yang digunakan untuk mengemukakan maksud atau
pendapat secara tertulis atau sebagai salah satu alat komunikasi berbentuk tulisan.

Menurut Agus Sugiarto (2005) surat merupakan sebuah sarana komunikasi yang difungsikan untuk
menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak ke pihak lain

[12.11, 8/4/2022] 13_Muammar Ibnu Solichin: Adapun tujuan membuat surat yaitu sebagai berikut:

Menyampaikan atau mengemukakan informasi dan keterangan kepada pihak-pihak lain

Memperoleh dan mengambil informasi, keterangan, tanggapan, dan balasan yang dikemukakan

Melancarkan jalannya informasi sehingga informasi yang diterima itu jelas dan tidak terjadi salah paham

[12.11, 8/4/2022] 13_Muammar Ibnu Solichin: Fungsi surat

adalah sebagai alat komunikasi, selain itu juga ada beberapa fungsi lainnya sebagai berikut:

1 Sebagai Alat Bukti Tertulis

Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis apabila terjadi pertikaian antar organisasi/perusahaan atau
antar individu yang telah mengadakan kegiatan surat-menyurat. Contoh: surat perjanjian.

2 Sebagai Alat Pengingat

Surat dapat digunakan untuk mendapati hal-hal yang telah lama disepakati bersama. Contoh: surat
pesanan dan surat undangan.

3 Sebagai Bukti Sejarah

Surat dapat digunakan sebagai penelitian untuk mengetahui kegiatan organisasi atau perusahaan yang
dilakukan pada masa lalu. Contoh: surat keterangan dan surat pengiriman pesanan.

4 Sebagai Duta Organisasi

Semua surat dapat digunakan untuk menjadi duta organisasi karena surat membawa pesan atau
informasi kepada pihak yang berada di dalam maupun di luar organisasi atau perusahaan.

5 Sebagai Pedoman

Surat dapat difungsikan sebagai pedoman untuk melakukan suatu tugas atau pekerjaan. Contoh: surat
tugas.

6 Sebagai Sarana Promosi

Surat dapat dimanfaatkan untuk menjadi sarana atau alat promosi suatu perusahaan, karena pada surat
resmi identitas suatu perusahaan biasanya tercantum pada bagian kepala surat

[12.11, 8/4/2022] 13_Muammar Ibnu Solichin: Ad. 2 Surat semi resmi merupakan surat yang ditulis dan
dikirimkan oleh seseorang untuk suatu lembaga seperti surat pengalaman kerja, permohonan Izin
Mendirikan Bangunan (IMB), dan surat permintaan cuti kerja.

[12.11, 8/4/2022] 13_Muammar Ibnu Solichin: Jadi jenis surat ada 3

1 surat pribadi

2 surat semi resmi

3 surat resmi

[12.11, 8/4/2022] 13_Muammar Ibnu Solichin: Ciri-Ciri Surat Semi Resmi

1. Dikirim dan diserahkan oleh perorangan untuk lembaga atau instansi.

2. Menggunakan bahasa baku sesuai aturan bahasa yang baik dan benar.
3. Tidak memiliki kop surat, nomor surat, lampiran, perihal, dan stempel resmi.

[12.11, 8/4/2022] 13_Muammar Ibnu Solichin: Sebuah surat dikatakan sebagai surat setengah resmi
atau surat semi resmi dikarenakan surat tersebut memiliki bahasa yang formal namun tidak dilengkapi
kop surat, lampiran, perihal, dan stempel seperti surat resmi

[12.11, 8/4/2022] 13_Muammar Ibnu Solichin: Ad. 3 Surat Resmi

Pengertian surat resmi merupakan surat yang berfungsi untuk kepentingan formal atau resmi baik itu
lembaga, perseorangan, organisasi, atau instansi untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara
formal.

Surat resmi dibuat dengan aturan yang telah dibuat, seperti pemakaian bahasa baku, isi surat harus
jelas, dan dibuat sesuai keperluannya.

Surat resmi dicetak oleh suatu organisasi atau instansi tertentu yang ditujukan kepada pribadi atau
lembaga tertentu. Contoh surat resmi adalah surat niaga, surat sosial, dan surat dinas

[12.11, 8/4/2022] 13_Muammar Ibnu Solichin: CIri-ciri dari surat resmi:

1. Jika yang mengeluarkan surat resmi adalah organisasi atau instansi maka perlu memakai kop surat.

2. Terdapat nomor surat, perihal, dan lampiran.

3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang sopan.

4. Menggunakan bahasa yang resmi dan baku atau formal.

5. Mencantumkan cap dan stempel dari lembaga resmi.

6. Terdapat aturan format baku dalam penulisan surat resmi

[12.11, 8/4/2022] 13_Muammar Ibnu Solichin: Nah jenis-jenis surat resmi bisa kalian berikut ini:

1. Surat Keputusan

Jenis surat resmi yang satu ini memiliki tujuan untuk mengutarakan keputusan dari atasan yang pada
umumnya surat ini berkaitan dengan permasalahan instansi atau lembaga seperti surat keputusan
pengangkatan pegawai.

2. Surat Permohonan
Surat permohonan ini berfungsi untuk menyampaikan permohonan dari suatu pihak ke pihak lainnya
seperti surat permohonan cerai, surat permohonan peminjaman barang, surat permohonan bantuan
dana, dan lain-lainnya.

3. Surat Perintah

Surat resmi ini berisi tentang instruksi atau perintah dari atasan kepada bawahan seperti surat perintah
untuk lembur, surat perintah perjalanan dinas, dan lain-lain.

4. Surat Kuasa

Jenis surat resmi ini berisi tentang pemberian kuasa atau wewenang kepada pihak lain seperti surat
kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.

5. Surat Panggilan atau Undangan

Surat resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang guna memenuhi keperluan tertentu seperti
surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan lain sebagainya.

6. Surat Edaran

Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada pihak tertentu yang berisi tentang pemberitahuan
kegiatan dan lain-lain seperti surat edaran pengumuman libur.