TRANSAKSI (KD.2)
Oleh:
CARKIM, S.Pd, M.Pd.
DEFINISI ADMINISTRASI
Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa yunani
yaitu dari kata ad dan ministrare yang berarti melayani,
membantu atau memenuhi.
Administrasi dalam arti sempit berarti tata usaha atau tata
pembukuan. Administrasi merupakan pencatatan dan
penyusunan data dan informasi secara sitematis dengan
maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam
hubungannya satu sama lain.
Dalam pengertian luas administrasi adalah keseluruhan
proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan dua orang atau
lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama
demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya
DEFINISI ADMINISTRASI MENURUT
PARA AHLI
1. Soewarno Handayaningrat Administrasi adalah Kegiatan ketatausahaan yang terdiri dari
bergagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan, pencatatan, atau lainnya dengan
tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan.
2. H.W Evans administasi, fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan segala
tahap operasi perusahaan yang berkenaan dengan pengolahan keterangan, komunikasi, dan
juga ingatan organisasi
3. Ulbert, Administrasi merupakan istilah lain dari tata usaha dimana sebagian penyusunan
dan pencatatan data serta informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan
tujuan menyediakan keterangan danmemudahkan dalam memperoleh data baik sebagian
maupun secara menyeluruh
4. GR Terry, administrasi sebuah proses perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan
penggerakan kepada orang-orang yang melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang
diinginkan
5. William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi salah satu cabang ilmu manajemen
yang mengenai pelaksanaan pekerjaan kantoran secara efisien, dimana dan kapan
pekerjaannya harus dilaksanakan.
6. Arthur Grager, Administrasi merupakan fungsi dari tata penyelenggaraan pada komunikasi
dan pelayanan dalam sebuah organisasi.
Next…
7. Sondang siagian, Administrasi Keseluruhan rangkaian dari
proses kerjasama antara beberapa orang yang didasarkan pada
asas rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
8. The Liang Gie, administrasi merupakan serangkaian kegiatan
yang dilakukan suatu kelompok berkenaan dengan hubungan
kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.
9. Dedi Sudirman, Admnistrasi suatu pengabdian atau pelayanan,
yaitu pemberdayaan sumber daya lainnya dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan.
Berdasarkan pengertian para ahli tersebut kesimpulannya,
administrasi di dalam penyelenggaraanya atau di dalam kegiatanya
dapat diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen seperti
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan.
Proses administrasi dalam arti sempit
(Ruang lingkup Administrasi)dapat dibagi
menjadi beberapa kegiatan, antara lain :
1. Menghimpun, artinya mengumpulkan segala sesuatu keterangan
yang awalnya berserakan sehingga menjadi dapat digunakan.
2. Mencatat, artinya membukukan berbagai transaksi atau berbagai
keterangan.
3. Mengolah, artinya memperbanyak, menyalin dan membuat
informasi menjadi baru sehingga lebih bermanfaat.
4. Menggandakan, artinya memperbanyak dengan berbagai metode
atau cara dan menggunakan berbagai alat.
5. Mengirim, artinya menyampaikan dari satu pihak ke pihak yang
lain.
6. Menaruh, artinya kegiatan meletakkan di tempat tertentu dengan
maksud mudah untuk ditemukan kembali.
2. Maksud dan Tujuan Administrasi
1. Memantau kegiatan-kegiatan administrasi
perusahaannya
2. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan
pengorganisasian perusahaannya
3. Menyusun program pengembangan usaha dan
kegiatan pengorganisasian perusahaannya
4. Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan
organisasi perusahaannya
Definisi Transaksi
Pengertian Transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan
perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan,
seperti menjual, membeli, membayar gaji, membayar
telepon, membayar sewa serta membayar biaya-biaya
lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat
perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah
perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan
metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat
dikomunikasikan kepada pihak lain.
Jenis-jenis transaksi
Berdasarkan Pihak yang melakukan Transaksi
1. Transaksi Internal
Transaksi Internal adalah transaksi yang terjadi melibatkan hanya bagian-
bagian yang ada di dalam perusahaan. Transaksi ini lebih menekankan
perubahan posisi keuangan perusahaan yang terjadi antar bagian yang
ada dalam perusahaan, seperti memo pimpinan kepada orang yang
ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian
perlengkapan kantor seperti tinta, kertas, pensil, dan sebagainya.
2. Transaksi Eksternal
Transaksi Eksternal adalah transaksi yang melibatkan pihak luar
perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran utang-
piutang, dan sebagainya. Transaksi ini adalah hal utama yang harus
terjadi di perusahaan, karena dari transaksi ini perusahaan memperoleh
keuntungan dari nilai selisih pembelian dan penjualan.
NEXT….
Berdasarkan sumbernya:
1. Transaksi Modal
Transaksi yang bisa mempengruhi struktur modal
perusahaan, jinis transaksi ini hanya akan memepengaruhi
modal usaha. Ex. Storan modal dan Prive
2. Transaksi Usaha
Transaksi yang berkaitan dengan kegiatan operasional
perusahaan. Ex. Pembelian barang, perlengkapan, dan
peralatan.
MENURUT SUMBER LAIN
Transaksi akuntansi merupakan kejadian atau
transaksi yang dilakukan oleh perusahaan yang
terdapat suatu akibat dimana terdapat pertukaran
antara suatu yang memiliki nilai ekonomi bagi suatu
perusahaan.
1. Transaksi non akuntansi merupakan suatu
kejadian atau peristiwa yang terjadi dan
dilakukan oleh suatu perusahaan.
RUANG LINGKUP TRANSAKSI
• Berdasarkan jenisnya :
Berdasarkan jenisnya, ruang lingkup kegiatan penjualan
meliputi usaha-usaha dalam menjual barang/jasa.
(..............................) (..............................)
Keterangan :
Tanggal diisi sesuai tanggal permintaan dari Kepala Bagian Gudang
Nomor diisi dengan nomor urut
Jenis Barang diisi sesuai dengan jenis barang yang diminta
Merk/ type diisi sesuai dengan merk/ type barang yang diminta
Jumlah diisi sesuai dengan kuantitas (banyaknya) barang yang diminta
Keterangan diisi dengan keterangan barang yang diminta, misalnya segera, barang
habis, atau hal lainnya.
Surat Pesanan
Kepada Yth
PT. ATMAJAYA SENTOSA
Jl. Thamrin No. 10
Semarang
Dengan hormat,
Terima kasih atas surat saudara No. 012/Pn/IV/2014 perihal Penawaran Barang. Sehubungan dengan itu, kami ingin memesan barang
berupa :
No Banyaknya Nama Barang
1 5 Bh Mesin Cuci LG Jumbo
2 9 Bh Setrika Listrik Uap “National”
3 6 Bh TV LCD 20 “ Polytron
4 2 Bh AC Standard LG
Pembayaran akan kami lakukan satu minggu setelah barang kami terima. Apabila saudara menyetujuinya, kami harap segera memberi
kabar.
Kami tunggu balasan saudara secepatnya.
Hormat kami,
Selamet Raharjo
Manager Pembelian
Penerimaan Barang
KARTU PERSEDIAAN
SUPLIER
1. NAMA : …………………………. KODE : ……………………
2.
TGLNAMA : ………………………….
NO.DOKUMEN MASUK KODE : ……………………
KELUAR SALDO HRG.BELI KET.
3. NAMA : …………………………. KODE : ……………………
Next....Keterangan
Keterangan:
PLU diisi dengan kode PLU
Nama Barang diisi dengan nama barang
Kode Lokasi diisi dengan kode lokasi penempatan barang
Kapasitas Area diisi dengan Daya Tampung Lokasi Penempatan Barang
Nama Suplier dengan Kode Suplier diisi dengan nama dank ode
Tanggal diisi dengan tanggal keluar masuk barang
Nomor dokumen diisi dengan nomor faktur/nota kontan untuk barang masuk, dan
nomor permintaan dari display untuk barang keluar
Masuk diisi dengan jumlah barang masuk, dan keluar diisi dengan jumlah barang
keluar
Saldo diisi dengan saldo dengan rumus “saldo = saldo +(masuk-keluar)
Harga Beli diisi dengan harga beli sesuai dengan faktur/ nota kontan
Keterang diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan misalnya berapa batas pesanan
Berkas-Berkas Administrasi Transaksi
Penjualan
Berkas Administrasi penjualan kredit, Prosedur penyiapan berkas adm.
Transaksi penjualan secara kredit:
1) Otorisasikan surat pesanan kredit kepada pejabat yang berwenang
2) Setelah mendapatkan otorisasi, siapkan barang yang dipesan pelanggan
sesuai dengan spesifikasi barang yang diminta dalam surat pesanan
3) Buatkan faktur-faktur sebagai bukti pengiriman barang
4) Otorisasikan surat perjanjian penjualan kredit yang telah dipersiapkan
5) Kirimkan barang kepada pelanggan
6) Otorisasikan faktur yang telah dipersiapkan apabila barang telah diterima
dengan baik oleh pelanggan
Faktur Penjualan Kredit
PT. ATMAJAYA SENTOSA
Jl. Thamrin No. 10 Semarang
No : ........................... Semarang, 30 Agustus 2014
Kepada
PT. SEJAHTERA MANDIRI No. Pesanan : ...........................
JL. Sriwijaya II No. 66 Semarang Pembayaran : ..........................
FAKTUR
No Nama Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah
Total
(.........................) (.........................)
Berkas transaksi yang diperlukan dalam
penjualan tunai
1) Nota Kontan
Merupakan bukti penyerahan barang yang
pembayarannya dilakukan secara tunai. Bentuk serta
cara pengisian nota kontan sama saja dengan faktur,
hanya dalam nota kontan tidak ada syarat
pembayaran
2) Kuitansi
Kuitansi merupakan bukti penerimaan uang dari
pelanggan. Kuitansi seharusnya dibubuhi materai
sesuai dengan peraturan pemerintah.
Contoh Nota Kontan
PT. ATMAJAYA SENTOSA
Jl. Thamrin No. 10 Semarang
No : ........................... Semarang, 30 Agustus 2014
Kepada
PT. SEJAHTERA MANDIRI
JL. Sriwijaya II No. 66 Semarang
NOTA KONTAN
Total
Pembeli Penjual
(........................) (........................)
Thank’s