MAKALAH

SURAT RESMI

Makalah Ini Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Maharah Qiroah 2

Dosen Pengampu : Hasyim Amrullah, M.A

Oleh :
My Love Faizah Putri_210104110050
Nuzulun Nuria Ramadhan_210104110
Rosyiqoh Nabilah_210104110106
Osama

Jurusan Pendidikan Bahasa Arab

Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan
Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang
20 Maret 2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah  melimpahkan rahmatNya,
sehingga penulis bisa menyelesaikan makalah ini dengan baik. Shalawat serta salam
semoga tetap tercurah limpahkan keharibaan Baginda Nabi Muhammad SAW yang
telah mengangkis kita dari jurang kehinaan menuju alam yang terang benderang ini.

Kemudian, penulis tak lupa mengucapkan banyak terimakasih kepada.

1.      Yth. Ustadz Hasyim Amrullah, M.A selaku dosen mata kuliah Maharah Qiroah 2

2.      Semua teman yang telah bekerja sama dalam menyelesaikan makalah ini

Tiada kata yang pantas penulis ucapkan selain terimakasih dan semoga beliau
mendapat balasan yang setimpal dari Allah SWT. Penulis berharap ada saran dan
kritik yang membangun dari pembaca yang budiman sebagai langkah perbaikan dan
penyempurnaan. Proses ini hanya merupakan visi kecil menuju kesempurnaan. Atas
perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

Penulis
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................ i

KATA PENGANTAR.......................................................................................... ii

DAFTAR ISI........................................................................................................ iii

BAB 1                  : PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah..............................................

B. Rumusan Masalah.......................................................

C. Tujuan Pembahasan.....................................................

BAB II                 : PEMBAHASAN

A. Penulisan Surat Resmi yang Tepat  

BAB III                : PENUTUP

A. Kesimpulan..................................................................

B. Saran............................................................................ 

BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 
Surat merupakan bagian yang tidak dapat terpisahkan dari aktivitas
manusia dalam era modern ini. Dalam kebutuhan ekonomi dan sosial
misalnya, manusia, organisasi, atau pun perusahaan terdorong untuk
memanfaatkan surat demi kelancaran aktivitas bisnisnya.
Surat menyurat merupakan suatu kegiatan untuk mengadakan
hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang
lainnya. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu
korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus
menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak
dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi
organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai
tujuannya. 
Berbicara dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dalam lisan.
Di sini tata tertib atau aturan dan sopan santun masih harus dijaga. Karena
surat adalah ‘duta’ organisasi/instansisi pengirim. Oleh karena itu, pembuat
surat dan para penata administrasi kantor harus berhati-hati dalam menulis
surat agar tidak menimbulkan kesan buruk atas perusahaannya.
Pengetahuan tentang jenis-jenis dan bentuk-bentuk surat adalah hal
yang penting untuk diketahui. Karena surat merupakan alat komunikasi yang
umum dipakai, semestinya penulis surat harus mengetahui: cara penulisan,
lambang dan tanda-tanda yang dipakai yang haruslah bersifat dan sependapat
dengan umum sehingga mudah dimenggerti si penerima surat.
Lalu, bagaimana cara menulis surat resmi dengan tepat? Dari uraian
diatas penulis akan menjelaskan lebih dalam lagi bagaimana penulisan surat
resmi yang tepat dalam makalah yang berjudul “Surat Resmi”.

B. Rumusan Masalah
Dari uraian diatas, penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut.
1. Bagaimana penulisan surat resmi yang tepat?

C. Tujuan Pembahasan
Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam pembahasan ini adalah.
1. Untuk mengetahui penulisan surat resmi dengan tepat.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Penulisan Surat Resmi

1. Pengertian
Surat resmi adalah  pesan yang memiliki peran penting bagi
perusahaan dan lembaga, hal ini dikarenakan pesan tersebut membantu
dalam penyelesaian pekerjaan dan pertukaran ide dan pendapat antar
pekerja dalam badan kerja, seperti halnya membuat pekerjaan
administratif tetap pada jalurnya secepat mungkin tanpa membuang
waktu dan tenaga.
Pesan administrasi/resmi adalah salah satu jenis pesan yang
paling menonjol yang bersifat resmi, karena seorang karyawan atau
badan administrasi tertentu mengirimkannya untuk tujuan tertentu,
misalnya untuk menanyakan atau menanyakan tentang sesuatu tentang
pekerjaan, dan itu juga pesan bentuk bebas yang dapat digunakan oleh
operator stasiun DCI Bahkan pertukaran informasi resmi yang bersifat
administratif antara lembaga penegak hukum/peradilan pidana (CJDN)
di dalam negara dan lembaga di luar negara dilakukan melalui NLETS.
Jenis pesan ini dapat digunakan untuk meminta informasi atau
bantuan atau untuk menanggapi permintaan dari lembaga lain. Pesan
administratif dapat digunakan untuk menyampaikan semua jenis
informasi peradilan pidana resmi yang tidak terkait dengan jenis pesan
tertentu. 
2. Pentingnya Surat Resmi
Pentingnya pesan administrasi dianggap sebagai sarana
komunikasi antara departemen pemerintah atau departemen non-
pemerintah, dan itu berada di tingkat individu atau lembaga, seperti
bertanya tentang topik tertentu, menanggapi setiap pertanyaan,
memberikan arahan, atau mengundang pertemuan. Ini memperpendek
upaya dan jarak antara pihak-pihak yang berkomunikasi di antara
mereka. Ini adalah dokumen hukum yang dapat dirujuk. Ini digunakan
sebagai sarana periklanan, terutama dalam pesan komersial. Digunakan
sebagai sarana transfer ide, informasi dan solusi antar kantor.

3. Fungsi Surat Resmi

a. Surat resmi memiliki fungsi utama, yaitu sebagai sarana
informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang
disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
b. Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen di mana isinya
harus bisa dipertanggungjawabkan.
c. Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan yang
berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.
d. Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu
perorangan, organisasi, atau lembaga.
e. Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu
diperlukan.

4. Jenis-jenis Surat Resmi

a. Surat Permohonan
Surat permohonan digunakan saat suatu pihak
menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Surat
permohonan bisa ditujukan antarperorangan, perorangan
terhadap lembaga, atau antar lembaga. Contoh surat
permohonan adalah surat permohonan bantuan dana, surat
permohonan perceraian, dan lain-lain.

b. Surat Keputusan
Surat keputusan ditujukan untuk menyampaikan
keputusan dari atasan yang berkaitan dengan hal-hal yang
selama ini belum jelas. Surat keputusan pada umumnya
berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. 
Beberapa contohnya ialah surat keputusan
pengangkatan pegawai, surat keputusan panitia dari kepala
sekolah, surat keputusan pengangkatan pengurus atau tenaga
kerja.

c. Surat Kuasa
 Dalam surat kuasa berisi penjelasan tentang pemberian
wewenang atau kuasa dari satu pihak tertentu kepada pihak lain
yang diberikan kepercayaan. Hal itu dikarenakan si pemberi
kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu kegiatan atau
tugas sehingga dilimpahkan ke penerima kuasa yang ditunjuk.
Ada dua jenis surat kuasa yang juga memiliki dasar
hukum berbeda, yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa
khusus. Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH
Perdata. Sementara surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795
KUH Perdata.

d. Surat Perintah
Surat Perintah merupakan jenis surat resmi yang sering
ditemukan di kehidupan sehari-hari. Contohnya surat perintah
yang berisi instruksi kepada bawahan atau pegawai.
Surat perintah yang umum ditulis adalah surat
perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain
sebagainya.

e. Surat Pengantar
Surat pengantar merupakan jenis surat resmi yang
biasanya digunakan untuk kepentingan pribadi. Dalam
kehidupan sehari-hari, surat pengantar digunakan sebagai
syarat untuk membuat e-KTP.
Selain itu, surat pengantar juga dapat berupa surat
pengantar keterangan tidak mampu, surat pengantar proposal
bantuan dana, dan lain sebagainya.

f. Surat Edaran
Surat Edaran umumnya ditujukan kepada kalangan
tertentu, di mana isinya berupa pemberitahuan kegiatan atau hal
tertentu. Surat edaran dapat dengan mudah ditemukan di
sekolah, seperti surat edaran pengumuman libur yang
dialamatkan kepada para orang tua murid.

g. Surat Undangan
Surat undangan biasanya digunakan untuk memanggil
atau mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertentu.
Contoh surat undangan yang sering beredar ialah surat
undangan pernikahan, surat panggilan kerja, surat panggilan
kepolisian, dan banyak lainnya

5. Ciri-ciri Surat Resmi

 a. Menggunakan bahasa baku sesuai kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang
Disempurnakan (EYD).
b. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami
konteksnya.
c. Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit.
d. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi
tersebut.
e. Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat
tujuan, dan lampiran jika tersedia.
f. Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

6. Kerangka Umum Pesan Administrasi.

Biasanya mengandung beberapa komponen sebagai berikut: 
a. Header pesan: Ini adalah salah satu yang berisi alamat pengirim pesan, e-
mailnya (jika digunakan untuk mengirim pesan), atau sarana komunikasi yang
sesuai untuk mendapatkan tanggapan atas pesan administratif. 
b. Tanggal surat: berupa tanggal di mana surat itu ditulis , dan biasanya harus
ditempatkan di bagian atas halamannya di sisi kiri atau kanan. 
c. Alamat utama: berupa alamat yang digunakan untuk menunjukkan alasan
langsung yang terkait dengan pengiriman pesan administratif ke penerima. 
d. Teks pesan administrasi: berisikan teks yang ditulis secara ringkas dan
objektif, dan itu mencakup semua informasi yang ingin dikomunikasikan oleh
penulis pesan. 
e. Nama penulis surat : Nama pegawai atau orang yang menulis dan menyiapkan
surat untuk dikirim ke departemen, departemen, atau orang yang akan
menerimanya. 
f. Salam Pesan: merupakan salam yang digunakan dalam menulis pesan resmi
pada umumnya, dan pesan administrasi pada khususnya.Biasanya, sebuah
kalimat digunakan di awal pesan (salam, dan sesudahnya), sedangkan di akhir
pesan pesan sebuah kalimat ditulis (dengan penuh hormat dan penghargaan). 
g. Tanda tangan: Tanda tangan didefinisikan sebagai huruf atau kata yang
digunakan untuk menunjukkan kepribadian penulis surat, dan biasanya ditulis
di bagian bawah halamannya. 
h. Lampiran: Dokumen-dokumen yang ditambahkan pada surat administrasi,
yang berkontribusi untuk mendukung tujuan khusus pengirimannya.

7. Contoh Pesan Resmi atau Administrasi

‫مثال على طلب تأجيل عقد اجتماع‬ 
‫يجب كتابة تأجيل عقد اجتماع في الجهة العلوية‬

‫إدخال التاريخ‬: … / … / …

‫ رئيس القسم‬/‫إلى السيد المدير‬

‫تحية طيبة وبعد‬

(‫د )ذكر طلب تأجيل عقد اجتماع مع ذكر السبب‬vv‫ يُر َجى قبول تأجيل عق‬،‫بنا ًء على الطّلب ال ُمرفَق في هذه الرّسالة‬
‫د‬vv‫دالً عن ال ُموع‬vv‫اده ب‬vv‫ العتم‬،‫ك‬vv‫ مع إرسال موعد جديد لالجتماع إن أمكن ذل‬،.…:‫االجتماع ال ُمق ّرر لألسباب اآلتية‬
‫ مع فائق االحترام والتّقدير‬،‫ال ُمؤجّل‬.
‫…… ‪:‬ال ُمشرف عن االجتماع‬

‫‪: …..‬التّوقيع‬

‫‪.‬طباعة نسخة إلى رئيس لجنة االجتماعات‬

‫‪.‬نسخة إلى اإلدارة‬

‫‪.‬نُ َسخ إلى المشاركين في االجتماع‬

 BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN 
Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa surat resmi atau
administrasi merupakan pesan yang memiliki peran penting bagi perusahaan
dan lembaga, hal ini dikarenakan pesan tersebut membantu dalam
penyelesaian pekerjaan dan pertukaran ide dan pendapat antar pekerja dalam
badan kerja, seperti halnya membuat pekerjaan administratif tetap pada
jalurnya secepat mungkin tanpa membuang waktu dan tenaga.
Pesan administrasi/resmi adalah salah satu jenis pesan yang paling
menonjol yang bersifat resmi, karena seorang karyawan atau badan
administrasi tertentu mengirimkannya untuk tujuan tertentu, misalnya untuk
menanyakan atau menanyakan tentang sesuatu tentang pekerjaan. Surat
perintah yang umum ditulis adalah surat perjalanan dinas, surat perintah untuk
lembur, dan lain sebagainya. adapun pesan tersebut memiliki beberapa
komponen yaitu: Header pesan, Nama penulis surat,
Salam Pesan, dan lainnya.