ITA DEWI KARTIKA

PASARIBU
PENGELOLAAN SURAT MASUK
DI SMP NEGERI 13 BENGKULU UTARA
Surat menyurat merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh perusahaan atau
lembaga pendidikan. Surat yang diterima maupun dikirim oleh perusahaan atau
lembaga pendidikan memiliki berbagai macam jenis surat dan berjumlah tidak
sedikit. Administrasi umum berupa pengelolaan perkantoran yaitu salah satunya
korespodensi atau surat menyura. Setiap harinya bagian sekretaris harus
melaksanakan kegiatan mengirim dan menerima surat. Surat tersebut dari atau
ditunjukan ke lembaga pendidikan maupun instansi lain.
Pada pencatatan tersebut yang dicantumkan hanya tanggal masuk atau tanggal
keluar, nomor surat, surat dari atau surat kepada dan perihal. Surat masuk selesai
di catat dalam buku jurnal setelah itu di beri lembar disposisi.
Masalah
Di dalam laporan ini penyusun akan mengangkat permasalahan tentang
bagaimana cara pengelolaan surat Masuk.

Tujuan
Tujuan dari laporan ini adalah untuk mengetahui bagaimana cara pengelolaan
surat Masuk?

Manfaat
Manfaat dari laporan ini dibuat adalah untuk mempermudah pencarian
pengelolaan surat Masuk.
 PROFIL
SEKOLAH
SMP Negeri 13 Bengkulu Utara
Visi
Menjadikan siswa/siswi SMP Negeri 13 bengkulu utara sebagai teman yang bekerja sama dalam
membentuk siswa yang memiliki nilai-nilai moral tinggi, berpretasi, memiliki kemampuan sosial, dan
keterampilan organisasi.
Misi

01 Mendukung upaya sekolah untuk meningkatkan

iman dan taqwa siswa

02 Menggalakkan semangat dan saling peduli di

antara komunitas sekolah

Bertekad untuk memelihara, mengembangkan, dan

03 memberikan reputasi yang cemerlang bagi nama
baik sekolah.

04 Memastikan implementasi peraturan yang lebih

efektif dan teratur.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang dipergunakan dalam suatu
organisasi. Surat sebagai salah satu media dalam berkomunikasi, mempunyai sasaran kegiatan
pada pengumpulan bahan-bahan keterangan, baik tertulis, terekam, tercetak maupun tergambar. Di
dalam surat terbagi menjadi 2 jenis surat, yaitu surat masuk dan surat keluar. Pengertian surat
masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang
diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kuris dengan mempergunakan buku
pengiriman atau ekspedisi. Perbedaan surat masuk dan surat keluar yaitu surat masuk adalah surat
yang dikirim oleh perusahaan atau instansi lain ke perusahaan kita, sedangkan surat keluar adalah
surat yang kita kirim kepada perusaha atau instansi lain sebagai balasan dari surat
sebelumnya. Pengaturan surat untuk sebuah perusahaan biasanya berfungsi untuk
membuat, mengelola, mengulas surat hingga menentukan tujuan suatu surat akan dikirimkan atau
dibagikan.
Pengelolaan Surat Masuk
1. Mensortir surat masuk adalah
memilih-milih surat. Surat dapat di
peroleh berdasrakan :
a) Unit organisasi
b) Macam-macam surat
c) Klasifikasinya
d) Kualifikasinya
e) Urgensinya

Penyortiran Surat
2. Pembukaan Sampul
Setelah surat-surat itu di pilah-pilahkan seperti di atas,
selanjutnya di lakukan pembuatan sampul. Semua surat-
surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecualli surat-
surat rahasia dan surat-surat pribadi.

3. Mengeluarkan Surat Dari Sampul Pembukaan Sampul

Untuk surat yang sampulnya terbuka
memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan
ibu jari kedua tangan, dan ambilah surat dari dalam
sampulnyan dengan jari - jari tangan kanan. Untuk surat
yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul
dengan jari tangan kiri hinngga bekas mengguntingnyn
terbuka.

Mengeluarkan Surat Dari Sampul

4. Pembacaan surat
Surat –Surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan
diteliti apa bila surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apabila surat
- sutrat itu ditunjukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat /unit
yang menangani masalahnya,apabila surat - surat itu ada lampirannya atau
tidak,apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dari penelitian lain –
lain yang ada kaitan dengan surat tersebut.
Pembacaan surat
5. Pencatat Surat
6. Pembagian surat
Pembagian surat dikirim kepada pihak yang di tuju oleh surat-surat tersebut.
Surat untuk pimpinan di sampaikan pada sekretaris pimpinan dan surat-surat
untuk pejabat atau unit di sampaikan oleh petugas atau skretaris pejabat yang
bersangkutan.

Pencatat Surat
Kesimpulan
&
Saran
Kesimpulan
Surat masuk adalah semua jenis sutar yang di terima dari instansi lin maupun
perorangan, baik yang di terima melalui pos maupun yang di terima melalui kurir
dengan pempergunakan buku pengirimann/ekspediksi, sedangakan surat keluar adalah
surat yang saudah lengkap (pertanggal, bernomor,berstempel, dan telah di tanda
tangani). Alat dan bahan pengelolahn surat masuk adalah : Baki surat, Buku aganda
surat masuk, Kartu kendali, Lembar pengatar surat masuk, Lembar pengantar surat
rahasia, Alat tulis, Kertas, Amplop, Alat pembuka surat, Stempel, Formulir tanda
terima, Buku ekspedisi, Lembar disposisi
Langkah-langkah pengelolaan surat masuk yaitu: Penyotiran surat masuk, Pembukaan
sampul, Mengeluarkan surat dari sampul, Pembacaan surat, Pencatat surat, Pembagian
surat.
 Saran
Selama melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di SMPN 13 Bengkulu Utara
pengelolaan surat masuk dapat di kembangkan
CREDITS: untuk dapat
This presentation di gunakan
template oleh
was created by
seluruh bagian unit informatika, sehingga dapat mengatasi kesalahan dalam&
Slidesgo, and includes icons by Flaticon, infographics
images by Freepik and content by Sandra Medina
pengelolaan surat yang kurang terdokumentasi dengan baik. Efektivitas
menggunakan sistem informasi surat masuk perlu di ingatkan lagi supaya admin
tidak perlu mengedit setelah surat didistribusikan supaya kedepanya
pengelolaan surat masuk dapat di kelola dengan baik.