TUGAS RUTIN 1

SISTEM ANALISA ADMINISTRASI

Dosen pengampu: Drs. Tauada Silalahi

Disusun Oleh:

1. Nikmah Abidah Telaumbanua

2. Nurleni Hasibuan
3. Nengsi Hasibuan

Kelas: ADP B 2020

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

2023
1. FAKTA
A. Defenisi Fakta

Fakta adalah pernyataan atau informasi yang dianggap benar dan dapat dibuktikan secara
empiris atau objektif. Fakta tidak tergantung pada opini, keyakinan, atau penafsiran subjektif
seseorang, melainkan didasarkan pada bukti yang dapat diverifikasi oleh orang lain. Fakta
biasanya berupa pernyataan yang dapat diuji kebenarannya melalui pengamatan, pengukuran,
penelitian ilmiah, atau sumber-sumber terpercaya.

B. Fakta Manajemen Pengelolaan Surat

Surat mulai digunakan di belahan dunia sejak 2000 SM, dahulu ada sebuah organisasi
dunia yang berpusat di Negara Finlandia yang menawarkan masyarakatnya untuk melakukan
korespondensi atau surat-menyurat dengan seluruh masyarakat yang lain dari berbagai
belahan dunia. Pada saat itulah dimulai kegiatan surat-menyurat di seluruh dunia hingga
masuk ke Indonesia.

Berdasarkan catatan sejarah, kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai sejak zaman
kerajaan Majapahit dan Tarumanegara. Kantor pos pertama di Indonesia berdiri di Batavia
(sekarang Jakarta) pada tanggal 26 Agustus 1746 atas ide Gubernur Jenderal G.W Baron van
Imhoff.

2. KONSEP
A. Defenisi Konsep
Konsep adalah abstraksi atau ide umum yang menggambarkan atau mewakili suatu
objek, gagasan, atau fenomena dalam pikiran atau bahasa. Konsep membantu manusia untuk
mengorganisir, memahami, dan berkomunikasi tentang hal-hal dalam dunia nyata atau
abstrak. Konsep-konsep dapat berkisar dari yang sangat sederhana hingga yang sangat
kompleks dan dapat mencakup berbagai bidang, seperti ilmu pengetahuan, filsafat, seni, dan
banyak lagi.

B. Konsep Manajemen Pengelolaas Surat

 Kegiatan Surat Menyurat
 Pengelolaan Surat
C. Contoh Konsep Manajemen Pengelolaan Surat

Kegiatan surat menyurat merupakan bagian dari administrasi. Surat merupakan salah
satu sarana berkomunikasi selain menggunakan teknologi modern seperti telepon, internet,
faksimile, dan sebagainya. Surat memiliki kelebihan dibandingkan alat komunikasi yang
lebih modern. Selain lebih rinci dan lebih lengkap isi pesannya, surat juga sebagai alat
penyampaian pesan, sebagai alat pengingat dan arsip serta sebagai bukti hitam di atas putih.
Dengan adanya surat sebagai bukti hitam di atas putih bisa memberikan suatu bukti
perjanjian, kerjasama, penyelenggaraan kegiatan dan sebagainya.

Pengelolaan surat yaitu suatu proses atau kegiatan dalam suatu organisasi dalam
pencapaian tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada dimulai dari kegiatan
penerimaan, pencatatan, penyimpanan, peminjaman, penyusutan sampai dengan kegiatan
pemusnahan surat.

Tujuan pengelolaan surat agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentigan
dengan cepat, tepat, aman serta dengan biaya yang sekecil mungkin.

3. PROSEDUR
A. Defenisi Prosedur
Prosedur adalah serangkaian langkah-langkah atau aturan tertentu yang dirancang untuk
mengatur dan memandu pelaksanaan tugas atau aktivitas tertentu secara konsisten. Prosedur
digunakan untuk menciptakan kerangka kerja yang jelas dalam suatu organisasi atau
lingkungan kerja untuk memastikan bahwa tugas-tugas dijalankan dengan benar, efisien, dan
sesuai dengan standar yang ditetapkan. Dengan kata lain, prosedur membantu memastikan
konsistensi dan kepatuhan terhadap praktik-praktik yang telah ditentukan.

B. Prosedur Manajemen Pengelolaan Surat

1. Pengelolaan Surat Masuk

Dalam pengelolaan surat masuk diperlukan langkah-langkah yang baik dan sistematis.
Adapun pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut:

a). Penerimaan

Surat pertama kali diterima atau diambil dari kurir yang mengantar surat tersebut. Tugas
penerima adalah:
 1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

2. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat,

3. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda surat telah diterima.

b). Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia.
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

c). Pencatatan

Setelah surat dicatat, distempel (dicap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah
lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

d). Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar
kedalam buku agenda (buku harian). Setiap surat yang masuk dicatat dan diberi nomor
agenda surat masuk.

e). Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada
pejabat yang berhak mengolahnya.

f). Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah yang dilaksanakan dengan langkah-
langkah sebagai berikut :

1. Surat yang sudah didisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku agenda.
2. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku agenda yang bersangkutan.
3. Petugas pengarah mengembalikan kepada petugas untuk dicatat dalam buku
pengarahan.

g). Penggandaan

Penggandaan surat dapat dilakukan dengan mesin fotokopi.

h). Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah
dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku pada instansi tersebut.

2. Pengelolaan Surat Keluar

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah

sebagai berikut :

a. Pembuatan konsep surat

Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat disusun dan dibuat sesuai
bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

b. Pengetikan

Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat,
diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti
dalam memeriksa hasil pengetikan konsep surat tersebut hingga konsep surat tersebut
menjadi bentuk surat yang sesuai dengan ketentuan yang ada, setelah melalui koreksi
kesalahan.

c. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas
berkepala surat atau kop surat.

d. Penandatanganan

Surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berewenang untuk
menandatangani.

e. Pencatatan

Dalam pencatatan ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut:

1) Surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti lampiran
dan amplop.
 2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam agenda oleh petugas yang disebut

agendaris.

3) Surat dinas telah selesai dicatat dalam buku agenda, kemudian surat tersebut siap untuk
dikirim.

f. Pengiriman surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua macam cara yaitu dikirim secara langsung
atau melalui pos.

g. Penyimpanan surat

Lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan lembar kedua disimpan dengan
menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi.

contoh : https://youtu.be/zMW2Ldma8uU?si=vOlhxgUscZ8PpcY0

4. METAKOGNITIF
A. Defenisi Metakognitif
Pikiran metakognitif adalah kemampuan yang kita miliki untuk secara aktif memahami
dan mengatur proses berpikir kita sendiri. Hal ini melibatkan pemahaman tentang bagaimana
kita berpikir, bagaimana kita bisa memecahkan masalah, serta bagaimana mengelola emosi
dan motivasi diri kita. Dengan memiliki pikiran metakognitif, maka akan merasakan
sejumlah keuntungan yang signifikan dalam peningkatan hasi kinerja kita. Metakognitif
dapat merujuk pada kesadaran individu atau tim terhadap cara mereka bekerja, kemampuan
mereka untuk mengidentifikasi area yang peru ditingkatkan dan kemampuan mereka untuk
mengembangkan strategi peningkatan kerja yang efektif.

B. Metakognitif Manajemen Pengelolaan Surat

1. Pengolahan data surat yang belum terkomputerisasi menyebabkanketidakteraturan

pencatatan surat masuk dan keluar yang merupakan salah satu penyebab ketidaklancaran
kegiatan prosessurat menyurat
2. Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Terkomputerisasi adalah sebagai
sarana informasi untuk staf tata usaha bagian persuratan agar dapatmempermudah dalam
pengelolaan surat.

C. Contoh Metakogntif Pengelolaan Surat

Sistem Manajemen Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

di Stmik Aub Surakarta

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa terdapat 5 tabel yang digunakan dalam pembuatan
sistem ini yaitu surat, sub, keluar, masuk dan disposisi. Sebelum sistem bisa digunakan, BAU
(bagian administrasi dan umum) harus memasukkan data jenis dan kategori surat agar dapat
melakukan proses surat keluar. Dalam memasukkan data surat terdapat kode kategori surat,
sub kategori dan jenis-jenisnya, jadi setiap jenis surat memiliki kode tersendiri. Pengelolaan
data surat akan disimpan ke dalam dua tabel yaitu surat dan sub. Biasanya surat keluar dibuat
oleh pejabat struktural walaupun hanya berupa perintah atau masih dalam bentuk draft yang
diserahkan ke BAU sebagai operator sistem ini. Kode dari jenis surat yang dibuat diambil
dari tabel surat dan sub untuk dapat ditampilkan secara otomatis. Setelah data surat keluar
dimasukkan kemudian akan disimpan ke dalam tabel keluar. Surat masuk berasal dari instansi
luar, bisa dari kopertis, Diknas ataupun yayasan penyelenggara, jadi dari luar STMIK AUB
Surakarta. Data surat masuk yang berupa pengirim, tanggal diterima, tanggal surat, keperluan
dan lainnya dimasukan ke dalam sistem dan datanya disimpan di dalam tabel masuk. Oleh
BAU surat masuk biasanya kemudian diserahkan kepada ketua. Setelah membaca isi surat
masuk, ketua membuat disposisi sebagai tindak lanjut dari maksud dan tujuan surat masuk
tersebut. Setelah dibuat disposisi maka surat tersebut dikembalikan kepada BAU untuk
dicatat isi disposisinya dan oleh sistem data tersebut akan disimpan di tabel dispss kemudian
lembar disposisi tersebut dicetak dan ditindaklajuti sesuai isinya.