TATA USAHA

Diajukan untuk memenuhi sebagian tugas

mata kulya Manjemen Pendidikan

Dosen Pengampu: Siswanto, M.Pd.I.

Oleh:

1. Sela Anggraini
2. Septi Tiara
3. Shella Silvana

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) CURUP
2022
 PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Usaha
Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu
segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun
(menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan
keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau
tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau
informasi yang berwujud warkat.
Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The
Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala
usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna
dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan
sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh
daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat perjanjian, surat-
surat pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenis nota-
nota yang tertulis atau tercetak.
Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
setiap usaha kerja sama.

B. Jenis-Jenis Kegiatan Dan Tugas-Tugas Ketatausahaan

1. Jenis – jenis kegiatan ketatausahaan.
Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses
penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya
adalah:
a. Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Kurikulum
Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan
memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien.
Penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya biasa
dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang/beberapa orang
guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunannya tetapi pengerjaan penulisan ke
papan tulis besar diserahkan ke tata usaha
b. Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Siswa.
Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen siswa banyak
berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara
lain:
a) Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir).
b) Mengisi buku induk dan buku klaper.
c) Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa.
d) Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya.
e) Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan yang lain.
f) Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan
setiap tahun.
c. Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Personil.
Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak
berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai sipil antara lain:
a) Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan
sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala
sekolah dan mengirimkannya.
b) Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiran-
lampiran yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat,
penggunaan hak cuti atau pensiun.
c) Menyiapkan, menyimpan, dan menisci kartu pegawai.
d) Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai.
e) Membantu kepala sekolah dalam membuat laporan statistik keadaan
pegawai edukatif dan administratif.
f) Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.
d. Kegiatan Yang Mengenai Penataan Inventaris Sekolah
a) Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana,
yaitu mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan
penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan
inventaris meliputi: Pencatatan masuknya barang-barang, member label
dan nomor inventaris, mengklasifikasikan
b) Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan, dipinjam,
dihibahkan (diberikan kepada lembaga lain atau perseorangan),
disingkirkan.
 e. Kegiatan Yang Menunjang Penataan Keuangan.
Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan
menjadi: pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat
(kearsipan), dan pengurusan surat-surat keluar.
f. Kegiatan Yang Mengenai Pekerjaan Surat-Menyurat.
Dalam keuangan sekolah, ada bermacam-macam bendahara. Bermacam-
macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Bendahara
Negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan yang mempunyai
tugas menerima, membagikan, dan mempertanggungjawabkan. Yang dimaksud
adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai dan mengurusi uang otorisasi.
Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan, proses pengajuan
permintaannya sampai dengan proses pengambilan gaji.
g. Kegiatan Yang Menunjang Manajemen Sarana
Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang
sebenarnya sebagian besar sebenarnya telah berhubungan dengan ketatausahaan
yang mengenai inventarisasi. Di samping penataan inventaris, tata usaha yang
lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari
mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan mendaftar kebutuhan.1
2. Tugas-Tugas Tu (Tata Usaha)
Pengalaman dan sertifikasi pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja
mereka, dan mereka bekerja pada disiplin ilmu mereka maing-masing. Sementara
aktivitas semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja
di semua bidang yang ditugaskan oleh Kepala Sekolah dan Kepala TU. Mereka
bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerjasama dengan kepala sekolah dan guru
atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar
mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrastruktur
sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan, dan hubungan masyarakat
(sumber:hasil rapat Kepala Tata Usaha Bogor :1996).
Mill dan Standingford (1982) menyebutkan 8 tugas administrasi yaitu:
a. Menulis surat
b. Membaca
c. Menyalin (menggandakan)

1 Suharsimi Arikunto, Manajemen Pendidikan, (Yogyakarta : Aditya Media Yogyakarta,

2008), hal.341-346
 d. Menghitung
e. Memeriksa
f. Memilah (menggolongkan dan menyatukan)
g. Menyimpan dan menyusun indeks
h. Melakukan komunikasi (lisan dan tertulis)2
C. Surat dan Kepengurusannya
1. Jenis-jenis Surat
Beberapa surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah:
a. Surat Dinas
b. Nota Dinas
c. Memorandum (memo)
d. Surat pengantar.
e. Surat kawat
f. Surat edaran
g. Surat Undangan
h. Surat Keputusan
2. Pengurusan Surat
Dalam penyusunan surat menyurat dikenal petugas perhimpunan (penerima),
penyortir, pencatat, pengarah, pengolah dan penata arsip.
a. Penerima surat bertugas :
a) Menerima surat
b) Menerima jumlah dan alamat surat.
c) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat.
d) Meneliti tanda – tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat, serta “kesahan”
surat.
e) Meneruskan kepada penyortir surat
b. Penyortir surat bertugas
a) Menerima surat masuk.
b) Mengelompokkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi.
c) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.

2 Sulaimani Ilhamiani, Manajemen Tata Usaha, dalam

http://sulaimanilhmiana.blogspot.com/2013/04/manajemen-tata-usaha.html diakses pada 22 April 2022 pukul
16.30 WIB
 d) Membuka surat dinas berdasarkan surat penting dan surat biasa, dan tidak
boleh membuka jenis surat rahasia (tertutup) dan surat pribadi.
e) Meneliti lampiran surat.
f) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat.
g) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau sudah tertutup kepada pencatat
surat dengan melampirkan amplopnya.
c. Mencatat surat bertugas:
a) Menerima, menghitung, dan mencatat surat yang sudah diteliti
b) Mencatat surat tersubut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar
surat rahasia.
c) Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu
kendali kepada pengarah.
d. Pengarah bertugas:
a) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembaran pengantar atau kartu
kendali, untuk itu serahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat.
b) Menyampaikan surat tersebut diatas kepada pengolah, dengan memulai
petugas tata usha sekolah.
c) Menyimpan arsip kendali 1 lembar.
e. Pengolah bertugas:
a) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan
disposisi kepada lembar disposisi yang telah tersedia.
b) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata
usaha yang ditempatkan padanya.
f. Penata arsip bertugas :
a) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada almari
berkas sesuai dengan klasifikai yang berlaku.
b) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.
c) Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa surat yang
sudah diolah sudah disimpan pada bagian arsip.3

D. Ketatausahaan Yang Lain

3 Moch. Idochi Anwar, Administrasi Pendidikan dan Majemen Biaya Pendidikan, (Bandung :
Alfabeta, 2004), hal 119
 Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surst
menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlukan disekolah.
1. Daftar Hadir Pegawai
Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan pegawai,
baik edukatif maupun administrative
2. Buku Piket
Selain buku daftar hadir, perlu juga disekolah disediakan buku piket. Buku ini diisi oleh
guru piket agar kejadian – demi kejadian yang muncul tiap hari dapat diketahui oleh
semua guru yanga bekerja di sekolh itu dan terutama oleh Kepala Sekolah.
3. Buku Notulen Rapat Sekolah
Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan. Hal yang
dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk notulen
rapat.4

BAB III

4 Gibran, Contoh Makalah Administrasi Pendidikan, dalam http://gibranngeblues-

indonesiafresh.blogspot.com/2011/10/contoh-makalah-administrasi-pendidikan.html diakses tanggal 22 April
2022 pukul 16.30 WIB.
 PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu
segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari
menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan
menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
2. Jenis-jenis kegiatan dalam urusan ketatausahaan:
a. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum.
b. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa.
c. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil.
d. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah.
e. Kegiatan yang menunjang penataan keuangan.
f. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana.
g. Kegitan yang menunjang manajemen sarana.
3. Berdasarkan surat dan kepengurusannya, surat dibedakan menjadi beberapa jenis
yaitu :
a. Surat dinas
b. Nota dinas
c. Memorandum (memo)
d. Surat pengantar
e. Surat kawat (telegram)
f. Surat edaran
g. Surat undangan
h. Surat keputusan
i. Instruksi
j. Surat tugas
k. Pengumuman
4. Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surst
menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlukan disekolah.
a. Daftar Hadir Pegawai
b. Buku Piket
c. Buku Notulen Rapat Sekolah

B. Saran
1. Setiap sekolah harus memiliki ketatausahaan yang baik agar semua urusan yang
berhubungan dengan kepentingan sekolah dapat diatur dengan baik.
2. Pegawai yang mengurusi bagian ketatausahaan hendaknya mengetahui tugas-tugas
ketatausahaan.

DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. 2008 . Manajemen Pendidikan. (Yogyakarta : Aditya Media
Yogyakarta)
Anwar, Moch. Idochi. 2004. Administrasi Pendidikan dan Majemen Biaya Pendidikan,
(Bandung : Alfabeta)
Ilhamiani, Sulaimani. Manajemen Tata Usaha. dalam
http://sulaimanilhmiana.blogspot.com/2013/04/manajemen-tata-usaha.html diakses
pada 22 April 2022 pukul 16.30 WIB
Gibran. Contoh Makalah Administrasi Pendidikan. dalam http://gibranngeblues-
indonesiafresh.blogspot.com/2011/10/contoh-makalah-administrasi-pendidikan.html
diakses tanggal 22 April 2022 pukul 16.30 WIB.