YAYASAN PONDOK PESANTREN MIFTAHUL ‘ULUM

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM (STAI)

MIFTAHUL ‘ULUM MUKOMUKO
SK. DIRJEN NO. Dj. 1/352 A/2010, NSPTI 143-17-71-07-011
STATUS TERAKREDITASI BAN-PT NOMOR: 692/SK/BAN-PT/Ak-PKP/S/II/2021
Jln. Lintas Bengkulu - Padang Desa Sidodadi Kec. Penarik Kab. Mukomuko Prov. Bengkulu Kode Pos 38368

Nama : Tri Yeningsih

NIM : 210101180

Peran Tata Usaha Dalam Peningkatan Mutu Sekolah

Pendidikan merupakan sarana untuk belajar bagi manusia, di mana manusia dapat
mempelajari berbagai hal yang ada pada lingkungan sekitarnya. Manusia dapat
mengembangkan potensi-potensi yang dimilikinya.
Seperti, keterampilan, pengetahuan dan sikapnya. Mereka akan memperoleh skill dan
menjadi manusia yang memiliki budi pekerti dan kepribadian yang baik. Karena pada
dasarnya proses pendidikan sangat memengaruhi kepribadian, skill serta budi pekerti manusia
tersebut. Menyadari hal tersebut, semua satuan pendidikan seperti sekolah atau madrasah
memerlukan pendidik dan tenaga kependidikan sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang
berlaku agar dapat melaksanakan proses kegiatan belajar mengajar sebagaimana mestinya.
Berkenaan dengan hal tersebut, peranan tata usaha di sekolah sangatlah penting untuk
mendukung kelancaran dan kesuksesan tata administrasi sekolah sekolah. Dibutuhkan
kompetensi dan ketrampilan yang menunjang di 2 bidang administrasi. Keberadaan tenaga
administrasi di jenjang pendidikan dasar dan menengah dalam proses pembelajaran sangat
diperlukan demi terciptanya sekolah yang bermutu. Aktivitas ketatausahaan berperan
mendukung penyelenggaraan tugas pokok.
Namun demikian fungsi sebagai pendukung ini tidak mengurangi posisinya yang
sangat penting dalam memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan sekolah. Tanpa
dukungan layanan administrasi yang baik dan tertib, mustahil sekolah dapat mencapai visi
dan misi yang sudah ditentukan.

A. Tata Usaha Sebagai Tenaga Kependidikan Sekolah

Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggaraan
sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah. Informasi yang tata usaha
sekolah kelola penting sebagai basis pelayanan dan bahan pengambilan keputusan
sekolah. Semakin lengkap dan akurat data terhimpun maka pemberian pelayanan makin
mudah dan pengembilan keputusan makin tepat.
1. Pengertian Tata Usaha
Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI
berasal dari Bahasa Latin yaitu Ad+Ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan
Ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan (Husaini
Usman, 2006).Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga
peranan pokok yaitu:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari
suatu organisasi
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat
c. Membantu kelancaran perkembangan organissi sebagai suatu keseluruhan
Berdasarkan pendapat The Lian Gie di atas, maka peranan tenaga
administrasi sekolah sesungguhnya hanya satu yaitu sebagai administrator karena
ketiga peranan yang diungkapkan di atas yaitu melayani, menyediakan, dan
membantu sama dengan administrasi.
2. Tugas-tugas TU
Tugas TU meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan,
kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di
laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat. delapan tugas tenaga
administrasi yaitu:
a. menulis surat
b. membaca
c. menyalin (menggandakan)
d. menghitung
e. memeriksa
f. memilah (menggolongkan dan menyatukan)
g. menyimpan dan menyusun indeks dan
h. melakukan komunikasi (lisandantertulis).
Fungsi staff TU adalah menangani urusan administrasi yg dibagi menjadi 4
bagian:
a. School assistant
 b. Clerical assistant
c. Finance assistant dan
d. General assistant

B. Tugas Pokok Dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah

Tugas pokok Kepala Tata Usaha sebagai berikut :
1. Tugas pokok urusan administrasi
Melaksanakan Ketatata Usahaan Sekolah dan bertanggung Jawab kepada
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a. Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah
b. Pengelolaan keuangan sekolah
c. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa
d. Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
e. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g. mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketataushaan
secara berkala
2. Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah
Melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan
rutin/UYHD/BOPS, Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber
lainnya, bertanggung jawab langsung kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian
tugas sebagai berikut:
a. Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah
b. Mengajukan Pembayaran
c. Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah dan
sumber lainnya
d. Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaranKeuangan
Negara sesuai petunjuk
e. Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan
f. Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap)
g. Membuat Lembar Hasil Waskat
h. Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang
dibentuk sekolah
 i. Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum,
pembantu dan tabelaris.
3. Tugas pokok urusan inventarisasi dan perlengkapan
Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah
bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:
a. Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris
b. Mengisi Buku Induk Inventaris
c. Mengisi Buku Golongan Inventaris
d. Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris
e. Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris
f. Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris
g. Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris
h. Mengisi Kartu Barang
i. Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris
j. Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen
lainnya.
k. Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang
l. Membuat Daftar Pengumuman Barang Invenaris pada setiap ruangan
4. Tugas Pokok Urusan Adminsrasi Kepegawaian
Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a. Mengisi Buku Induk Pegawai
b. Membuat DUK, R7/R6 (F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai
c. Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji
Berkala Guru/Pegawai
d. Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru
atau Pegawai
e. Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
f. Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian
g. Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas
h. Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian
i. Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas
j. Membuat Daftar Gaji
k. Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan
5. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan
Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala
Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a. Membuat Daftar Nomor Induk Siswa
b. Mengisi Buku Klaper Siswa
c. Mengisi Buku Induk Siswa
d. Mengisi Buku Mutasi Siswa
e. Membuat Daftar Keadaan Siswa
f. Membukukan Daftar Keadaan Siswa
g. Membukukan Daftar Siswa perkelas
h. Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
i. Membuat usulan peserta ujian
j. Menyimpan daftar Lulusan
k. Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB
l. Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)
m. Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa
n. Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa
o. Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas
p. Mengisi papan data keadaan siswa
6. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi persuratan
Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala
Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a. Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar
b. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
c. Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah
d. Mengisi Buku Ekspedisi
e. Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
f. Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan
lainnya.
g. Membantu kelancaran administrasi sekolah
h. Membuata Administrasi Bendahara
i. Membuat Administrasi Kepegawaian
j. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah
7. Tugas Pokok Pengelola perpustakaan
Melaksanakan Administrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala
Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a. Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket
b. Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku
c. Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan
d. Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam
e. Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam
f. Membuat Laporan Keadaan Buku
g. Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan
8. Tugas Pokok Pengelola Laboratorium
Melaksanakan Administrasi Laboratorium, bertanggung jawab kepada
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a. Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium
b. Menyediakan Buku Penggunaan barang lab
c. Membuat daftar penggunaan laboratorium
d. Melayani kebutuhan alat-alat praktikum
e. Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab
f. Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat
g. Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum
9. Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah
Melaksanakan Kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung
jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a. Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah,
b. Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai
c. Menyiapakan air minum
d. Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan
e. Membuka dan mengunci seluruh ruangan
f. Kebersihan WC Siswa
g. Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah
h. Melaksnakan piket malam
C. Program Rencana Kerja Tata Usaha Sekolah
Kepala sekolah mengembangkan menyusun program kerja tata usaha secara
sistematis, terarah, jelas, realitistis, agar dapat petugas ketatausaha laksanakan agar
pelayanan pendidikan yang guru berikan kepada siswa dan pelayanan sekolah kepada
masyarakat berjalan seoptimal mungkin.
Program peningkatan mutu pengembangan sistem informasi, pelayanan
administrasi, pelayanan dukungan penyelenggaraan pembelajaran, pelayanan dukungan
pengembangan mutu lingkungan sekolah dalam rangka membangun suasana sekolah
sebagai tempat belajar, dan pelayanan administrasi kepada publik perlu dikembangkan
oleh tim pengembang tata usaha sekolah dengan target mutu yang jelas, indikator mutu
yang jelas, dan kriteria keberhasilan yang terukur.Yang penting pula dalam penyusunan
program adalah sekolah memiliki standar prosedur peningkatan mutu sistem administrasi
yang pentahapan prosesnya disepakati dan didokumentasikan. Pencapaian targetnya
diukur dengan alat evaluasi yang sederhana, namun dapat merekam perkembangan
proses dan hasil pekerjaan secara akurat. Instrumen yang sekolah miliki selanjutnya
dapat kepala sekolah gunakan untuk melakukan supervisi dalam rangka memetakan mutu
proses dan program tata usaha sekolah.
D. Struktur organisasi Tata Usaha Sekolah
Pengorganisasian merupakan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan
tujuan organisasi, sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang
melingkupinya. Sekolah sebagai UPT wajib dikelola kepala sekolah dengan sebaik–
baiknya agar sumber daya yang ada dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien untuk
mencapai tujuan sekolah yang telah ditetapkan.Struktur organisasi SMA sesuai dengan
SK mendiknas Nomor 053/U/2001 Tanggal 19 April 2001 adalah sebagai berikut.
Struktur organisasi SMA terdiri dari :
1. Kepala sekolah
2. Wakil kepala sekolah
3. Urusan tata usaha sekolah
4. Unit laboratorium
5. Unit perpustakaan
6. Dewan guru
Pada struktur organisasi tersebut perlu ada pembagian tugas, rincian tugas dan
pendelegasian wewenang.
E. Administrasi Kurikulum Dalam Menerapkan Standar Isi
Penerapan standar isi adalah ruang lingkup penerapan kurikulum dan
pengembangan kompetensi yang dituangkan dalam kriteria tentang kompetensi tamatan,
kompetensi bahan kajian, kompetensi mata pelajaran, dan silabus pembelajaran yang
harus dipenuhi oleh peserta didik pada jenjang dan pendidikan tertentu . Standar isi yang
memuat administrasi struktur kurikulum, beban belajar, kurikulum
SMA/MA/SMK/MAK, dan kalender akademik.

F. Administrasi Peningkatan Mutu Proses

Penerapan standar proses adalah standar nasional pendidikan yang berkaitan
dengan pelaksanaan pembelajaran pada satuan pendidikan unuk mencapai standar
kompetensi lulusan. Administrasi standar proses memuat administrasi:
1. perencanaan proses pembelajaran
2. pelaksanaan proses pembelajaran
3. penilaian hasil pembelajaran
4. pengawasan proses pembelajaran
5. Administrasi Pendidik Dan Tenaga Kependidikan
Penerapan standar pendidik dan tenaga kependidikan adalah kriteria pendidikan
prajabatan dan kelayakan fisik maupun mental, serta pendidikan dalam jabatan yang
meliputi kualifikasi akademik dan kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan.
Standar pendidik dan tenaga kependidikan meliputi kualifikasi dan kompetensi.
Seseorang yang telah memiliki kompetensi ditandai lulus sertifikasi. Administrasi
standar pendidik dan tenaga kependidikan sekolah akan lebih cepat, tepat, dan mudah
dikerjakan apabila menggunakan program komputer, meskipun dengan program yang
sangat sederhana.

G. Administrasi Sarana Dan Prasarana

Penerapan standar sarana dan prasarana adalah peningkatan mutu standar
nasional pendidikan yang berkaitan dengan criteria minimal tentang ruang belajar,
tempat berolah raga, tempat beribadah, perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja,
tempat bermain, tempat berkreasi dan berekreasi serta sumber belajar lain, yang
diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran, termasuk penggunaan teknologi dan
komunikasi.
H. Administrasi Keungan
Penerapan standar pembiayaan adalah standar yang mengatur sistem anggaran,
pengalokasian anggaran, dan mempertanggung jawabkan biaya operasi satuan
pendidikan yang berlaku selama satu tahun. Pembiayaan pendidikan terdiri atas:
1. Biaya investasi,
2. Biaya operasi, dan
3. Biaya personal
Administrasi standar pembiayaan akan lebih cepat, tepat, dan mudah dikerjakan
apabila menggunakan program komputer, meskipun dengan program yang sangat
sederhana.

I. Kesimpulan
Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggaraan
sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah. Semakin lengkap dan akurat
data terhimpun maka pemberian pelayanan makin mudah dan pengembilan keputusan
makin tepat.
Kepala Tata Usaha bertanggung jawab untuk melaksanakan seluruh Administrasi
Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS, Dana BOS, Dana Komite
Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada Kepala
sekolah mengembangkan menyusun program kerja tata usaha secara sistematis, terarah,
jelas, realitistis, agar dapat petugas ketatausaha laksanakan agar pelayanan pendidikan
yang guru berikan kepada siswa dan pelayanan sekolah kepada masyarakat berjalan
seoptimal mungkin.
Sehingga tata usaha sangatlah penting dalam pengembang sekolah sebab semua
sistem keuangan dan informasi ia lah yang mengatur.