inasari8794

KETATAUSAHAAN SEKOLAH

inasariedy inasariedy

6 tahun lalu

Iklan

KETATAUSAHAAN SEKOLAH

A.Pengertian Ketatausahaan Sekolah

Sebagai lembaga pendidikan, sekolah menyelenggarakan berbagai macam kegiatan. Kegiatan ini
memerlukan perencanaan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, dan pengkomunikasian agar
benar-benar berdaya guna untuk mencapai tujuan kelembagaan. Tata Usaha dapat dirumuskan sebagai
segenap rangkaian kegiatan meliputi, menghimpun data, mencatat data, mengolah data, menyajikan
data, melaporkan data, menyimpan untuk kepentingan pembuatan kebijakan internal maupun ekternal
sekolah. Jadi pengertian ketatausahaan sekolah adalah suatu rangkaian kegiatan pengelolaan organisasi
kerja yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang secara sistematis dan teratur untuk
mencapai suatu tujuan.

B.Pentingnya Ketatausahaan Sekolah

Kegiatan ketatausahaan dilakukan oleh berbagai orang yang diserahi tugas di bidang pekerjaannya
masing-masing. Banyak manfaat yang dapat diambil dari pekerjaan ini, karena dapat memberikan
keterangan yang dibutuhkan oleh Kepala Sekolah dari guru dan dari bidang tata usaha untuk
mengetahui secara tepat kegiatan yang sudah, sedang dan yang akan berlangsung di sekolah serta untuk
menilai kebijakan-kebijakan dan kemajuan sekolah.

Guru juga memerlukan keterangan tentang siswa untuk menilai kegiatan pengelolaan pembelajaran
secara keseluruhan. Dengan informasi ini guru bisa merancang kegiatannya dan melaporkan hasilnya
kepada Kepala Sekolah, orang tua siswa maupun rekan seprofesi.

C.Fungsi Tata Usaha Sekolah

Ada beberapa fungsi tata usaha sekolah yang menunjang kegiatan sekolah yaitu:

1.Pelayanan Kepada Pimpinan Sekolah

Dalam menjalankan tugas, Kepala Sekolah banyak memerlukan data dan keterangan untuk berbagai
kepentingan

antara lain:

a.Membuat perencanaan sekolah

b.Mengevaluasi kegiatan sekolah

c.Membina profesi guru

d.Menyusun kalender sekolah

e.Mengatur beban mengajar

f.Mengatur keuangan sekolah

g.Membantu mengatasi kesulitan belajar siswa

h.Menjawab pertanyaan orang tua siswa

i.Menyusun kegiatan ekstra kurikuler

j.Mengambil keputusan

Begitu banyak kegunaan data yang diperlukan oleh Kepala Sekolah sebagai pimpinan pendidikan dalam
lingkungannya. Berbagai data dan keterangan yang dibutuhkan tidak mungkin semua dihafal di luar
kepala karena terlalu banyak persoalan yang perlu diperhatikan. Oleh karena itu, bantuan tata usaha
dalam mencari, menyimpan, memelihara dan menyajikan kembali data dan keterangan secara lengkap,
jelas dan objektif yang dapat disajikan dalam waktu yang relatif singkat bagi keperluan Kepala Sekolah.

Data dan keterangan yang dapat diberikan oleh tata usaha berupa:

1.Data personal yang menyangkut kepegawaian

2.Data kesiswaan

3.Data keuangan

4.Data perlengkapan dan inventaris sekolah

5.Data tentang kurikulum dan evaluasi belajar

6.Data tentang kegiatan ekstrakurikuler

7.Data tentang hubungan sekolah dengan masyarakat

2.Bantuan kepada Guru

Dalam hubungan dengan siswa, peranan guru sangat besar. Memang tugas utamanya mengajar, tapi
dalam menghadapi makhluk hidup yang mempunyai karakteristik bermacam-macam mempunyai
kesulitan tersendiri. Sehingga perlu pendekatan yang tidak sama terhadap siswa, karena kebutuhannya
berlainan. Untuk membantu guru agar dapat mengkonsentrasikan dirinya dalam menjalani tugas-
tugasnya, perlu diberi bantuan sehingga beban tugasnya menjadi lebih ringan.

Bantuan kepada guru yang dapat diberikan oleh tata usaha sekolah antara lain:

a.Data tentang siswa dan latar belakangnya

b.Data kemajuan belajar

c.Data kehadiran

d.Data kelas

3.Pelayanan kepada Siswa

Penyediaan sarana belajar tidak lain agar siswa dapat tumbuh dan berkembang sebagai suatu pribadi
secara keseluruhan yang lengkap melalui perubahan tingkah laku sebagai hasil proses pembelajaran.
Untuk dapat melayani kepentingan siswa, sekolah berkewajiban mengenal setiap diri anak sebagai siswa
yang menjadi asuhannya. Guru perlu mengetahui taraf kemajuan dan perkembangan siswa dengan
persis. Caranya dengan menyediakan segala macam data dan keterangan yang objektif.

Untuk melayani data dan keterangan ini diperlukan tempat pengumpulan, penyediaan, dan pengelolaan
agar dapat memberikan informasi yang objektif kepada pihak-pihak yang memerlukan. Inilah peran tata
usaha dalam membantu kelangsungan proses pembelajaran.

4.Menyediakan berbagai keperluan bagi kelancaran pengajaran

Dengan menyediakan segala keterangan yang diperlukan dalam pengajaran baik yang diperlukan oleh
guru maupun siswa, proses pembelajaran dapat berjalan dengan lancar. Misalnya kepada guru, tata
usaha menyediakan dokumen tentang siswa, kemajuan belajar sebelumnya, latar belakang siswa dan
sebagainya.

Kepada siswa tata usaha dapat memberikan bantuan sarana belajar seperti buku paket, alat-alat dan
media belajar yang akan digunakan siswa. Selain itu yang harus disediakan adalah fasilitas fisik material
yang menunjang kelancaran proses mengajar guru dan siswa. Dengan demikian baik guru maupun siswa
dapat mengkonsentrasikan kegiatannya kepada pelajaran.

5.Mengatur dan memelihara berbagai perlengkapan sekolah

Pemakaian yang sering menyebabkan barang secara berangsur-angsur mengalami keausan atau
kerusakan. Pemeliharaan terhadap barang sering tidak dirasakan sebagai suatu kebutuhan sebagaimana
dirasakan saat barang belum tersedia.

Semua barang milik sekolah harus dipelihara agar pemakaiannya lebih tahan lama, karena itu perlu
dilakukan pemeliharaan yang teratur secara berkala. Tata usaha selain bertanggung jawab dalam
pemeliharaan barang-barang milik sekolah juga bertanggung jawab dalam mengatur dan menyimpan
pada tempat yang paling cocok dengan kebutuhan pemakaiannya. Barang-barang yang tersimpan harus
diperhatikan selain kegunaan dan keamanannya juga harus diperhatikan seni menata dan
meletakkannya agar harminis secara keseluruhan serta dapat digunakan secara efektif.

Agar barang-barang dapat dipakai secara efektif sebaiknya diatur sebagai berikut:

1.Ada petugas yang diberi kepercayaan untuk menggunakan, memelihara, memperbaiki, dan
mengawasinya.

2.Barang ditempatkan pada tempat tertentu, seperti mesin fotokopi atau mesin stensil.

D. Tugas Pokok Ketatausahaan Sekolah

1.Tugas Pokok Urusan Administrasi

Melaksanakan ketatatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut :

a.Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah

b.Pengelolaan keuangan sekolah

c.Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa

d.Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah

e.Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah

f.Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah

g.Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K

h.Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketataushaan secara berkala.

2.Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah

Melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS, Dana BOS,
Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada Kepala Tata
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:

a.Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah

b.Mengajukan Pembayaran

c.Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah dan sumber lainnya.

d.Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaran Keuangan Negara sesuai petunjuk.

e.Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan

f.Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap)

g.Membuat Lembar Hasil Waskat

h.Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk sekolah.

i.Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum, pembantu dan
tabelaris.

3.Tugas Pokok Urusan Inventarisasi dan Perlengkapan

Melaksanakan administrasi inventarisasi dan kelengkapan sekolah bertanggung jawab kepada Kepala
Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a.Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris

b.Mengisi Buku Induk Inventaris

c.Mengisi Buku Golongan Inventaris

d.Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris

e.Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris

f.Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris

g.Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris

h.Mengisi Kartu Barang

i.Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris

j.Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen lainnya

k.Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang

l.Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris pada setiap ruangan

4.Tugas Pokok Urusan Administrasi Kepegawaian

Melaksanakan administrasi kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian
tugas sebagai berikut :

a.Mengisi Buku Induk Pegawai

b.Membuat DUK, R7/R6(F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai

c.Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkata Guru/Pegawai

d.Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau Pegawai

e.Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai

f.Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian

g.Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas

h.Membuat Daftar Gaji

i.Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan

5.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan

Melaksanakan administrasi kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian
tugas sebagai berikut :

a.Membuat Daftar Nomor Induk Siswa

b.Mengisi Buku Klaper Siswa

c.Mengisi Buku Induk Siswa

d.Mengisi Buku Mutasi Siswa

e.Membuat Daftar Keadaan Siswa

f.Membukukan Daftar Keadaan Siswa

g.Membukukan Daftar Siswa perkelas

h.Mencatat Pendaftaran Siswa Baru

i.Membuat usulan peserta ujian

j.Menyimpan daftar Lulusan

k.Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB

l.Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)

m.Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa

n.Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa

o.Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas

p.Mengisi papan data keadaan siswa

6.Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Persuratan

Melaksanakan administrasi persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian
tugas sebagai berikut :

a.Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar

b.Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar

c.Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah

d.Mengisi Buku Ekspedisi

e.Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat

f.Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya.

g.Membantu kelancaran administrasi sekolah

h.Membuata Administrasi Bendahara

i.Membuat Administrasi Kepegawaian

j.Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah

7.Tugas Pokok Pengelola Perpustakaan

Melaksanakan administrasi perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian
tugas sebagai berikut :

a.Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket

b.Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku

c.Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan

d.Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam

e.Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam

f.Membuat Laporan Keadaan Buku

g.Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan

8.Tugas Pokok Pengelola Laboratorium

Melaksanakan administrasi laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian
tugas sebagai berikut :

a.Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium

b.Menyediakan Buku Penggunaan barang lab

c.Membuat daftar penggunaan laboratorium

d.Melayani kebutuhan alat-alat praktikum

e.Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab

f.Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat

g.Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum

9.Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah

Melaksanakan kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada Kepala Tata
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a.Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah

b.Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai

c.Menyiapakan air minum

d.Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan

e.Membuka dan mengunci seluruh ruangan

f.Kebersihan WC Siswa

g.Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah

h.Melaksnakan piket malam

E.Kegiatan Tata Usaha Sekolah

Kegiatan tata usaha dari setiap lembaga pendidikan dari unit terendah sampai tertinggi adalah sebagai
berikut:

1.Penerimaan dan Pencatatan Siswa

Pada setiap permulaan tahun ajaran sekolah menerima siswa baru yang memerluka pencatatan. Di
samping itu siswa yang lama harus dicatat kembali secara keseluruhan menurut kelas. Siswa yang putus
sekolah serta mengulang dan lulus harus dicatat dengan teliti dan sistematis. Dengan demikian jumlah
siswa dan perkembangannya setiap tahun dapat diketahui dengan pasti.

Data yang diperlukan dari siswa atau orang tuanya minimal adalah:

•Nama siswa, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, dan agama siswa

•Nama, alamat, pekerjaan, dan agama orang tua

•Ijazah terakhir

•Beberapa keterangan lain seperti minat, hobi, riwayat kesehatan, dan lain-lain

Di samping data siswa, sekolah perlu membuat catatan dalam buku induk tentang:

•Nomor pendaftaran dan nomor pokok

•Tahunajaran yang diikuti menurut kelas

•Tanggal masuk dan meninggalkan sekolah

•Sebab-sebab meninggalkan sekolah

•Tanggal kenaikan atau tinggal kelas

2.Daftar Hadir dan Absensi

Daftar hadir memberikan data dan informasi yang berharga pada pimpinan untuk menilai partisipasi
setiap personal dalam kerjasama baik secara keseluruhan atau dalam kegiatan tertentu. Bagi guru,
daftar hadir berfungsi sebagai alat bantu untuk mengadakan control dalam memelihara kedisiplinn
siswa secara kontinu.

Daftar hadir dapat dibedakan antara:

•Daftar hadir guru dan pegawai

•Daftar hadir siswa

3.Dokumentasi Kelas/Sekolah dan Laporan

Data perubahan dan perkembangan kelas dan sekolah harus dicatat, dihimpun, dan disimpan sebagai
dokumen sekolah. Dokumentasi dan laporan penting artinya bagi kelangsungan pembinaan dan
pengembangan lembaga pendidikan oleh pimpinan sekolah yang baru atau pihak lain yang berminat
memberikan bantuan untuk sekolah.

Data itu antara lain berisi kemajuan hasil proses pembelajaran yang dicapai siswa, pembagian tugas
guru-guru, data kepegawaian guru dan personal lain, nomor dan tanggal ijazah yang diberikan pada
siswa setelah tamat belajar, dan lain-lain.

4.Pengaturan Proses Pembelajaran secara Tidak Langsung

Tugas tata usaha adalah menyediakan berbagai fasilitas material serta mengaturnya seperti, jadwal
pelajaran, penggunaan peralatan, tempat ujian, dan lain-lain.

5.Agenda, Arsip, dan Ekspedisi

Tata usaha sekolah berfungsi sebagai administrasi sekolah bertugas mencatat setiap kegiatan surat
menyurat berupa telegram, nota, telepon pada buku agenda. Surat-surat keluar dan masuk yang
disimpan dalam arsip secara teratur dan baik, serta mencatat pengiriman surat ke luar sekolah pada
buku ekspedisi.

F.Ciri-ciri Umum Kegiatan Tata Usaha Sekolah

1.Bersifat pelayan bagi siswa, guru, kepala sekolah, dan pihak lain yang memerlukan jasa tata usaha

2.Membantu meringankan beban sekolah untuk tugas yang lebih banyak memerlukan pekerjaan tangan
dan keterampilan

3.Volume pekerjaan ditentukan oleh pihak luar dan tugas utama dari suatu organisasi sekolah

4.Memberi keuntungan secara tidak langsung untuk sekolah. Misalnya, dengan informasi dan data yang
lengkap yang

dikomunikasikan ke luar dapat menarik sumbangan dari luar untuk sekolah

G.Karakteristik Tata Usaha Sekolah

Karakteristik tata usaha sekolah yang berkaitan erat dengan profesi guru adalah:

1.Tata usaha sekolah merupakan bantuan bagi jabatan profesi guru. Misalnya, dalam bimbingan kepada
siswa tata usaha

membantu menyediakan formulir yang berhubungan dengan data anecdotal siswa, kemajuan belajar,
dan sebagainya.

2.Tata usaha sekolah merupakan pelayanan bagi kegiatan siswa. Misalnya, menyediakan kapur, spidol,
penghapus,

kertas, surat untuk melanjutkan belajar, dan lain-lain.

3.Tata usaha sekolah merupakan bantuan dalam melaksanakan kegiatan kurikulum. Misalnya,
keterangan tentang beban

mengajar guru, keahlian sesuai ijazah yang dimilikinya, jadwal pelajaran guru, penyusunan daftar piket,
dan

lain-lain.
4.Dikerjakan oleh seluruh personal sekolah, yaitu guru, wali kelas, konselor, dan kepala sekolah.

Iklan

Share this:

Terkait

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) KTSP

2 November 2013

INTERAKSI BELAJAR MENGAJAR

16 Desember 2013

PENGERTIAN PENGUKURAN DAN PENILAIAN

23 September 2013

Kategori: Uncategorized

Tinggalkan sebuah Komentar

inasari8794

Kembali ke atas

Iklan