KETATAUSAHAAN SEKOLAH

A. Pengertian Tata Usaha

Dalam rangka menunjang kelancaran proses belajar mengajar di instansi sekolah
diperlukan suatu bagian yang mendukung kegiatan tersebut yaitu Ketatausahaan.
Ditinjau dari asal katanya “Tata Usaha” terdiri dari kata “Tata” dan “Usaha” , masing –
masing memiliki pengertian : “Tata” adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan
“usaha” adalah energi atau tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud /
tujuan. Jadi menurut arti kata tata usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam
suatu proses penyelenggaraan kerja.
Dalam kamus bahasa Indonesia : Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis
(keuangan dan sebagainya) diperusahaan, Negara dan sebagainya, sedangkan pinata
usaha adalah orang yang menyelenggarakan tata usaha.

Tata usaha adalah adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar
mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture
sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat.
Ada juga yang menyebutkan bahwa Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang
berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar sesuai apa
yang telah direncanakan dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan.

B. Pengertian Tata Usaha Sekolah

Tata usaha sekolah adalah kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola
pencatatan, pengumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat
dipergunakan untuk membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan, urusan
surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.

C. Pengertian Administrasi Tata Usaha

Pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan meliputi sebagai berikut:
 Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan
yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bila diperlukan.
 Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan alat tulis
tentang keterangan-keterangan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan,.
 Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikan bentuk yang lebih berguna.
 Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.
 Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan menyampaikan dengan
berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain.
 Menyimpan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang
aman.
D. Tugas – Tugas Tata Usaha
Pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja
mereka. Dan mereka bekrja pada disiplin ilmu mereka masing-masing. Sementara
aktifitas. semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja
di semua bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan kepala TU. Mereka bertugas
dalam berbagai bidang, baik bekerja sama dengan kepala sekolah dan guru atau
mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses belajar mengajar,
urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah,
keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat. Ada 8
tugas tenaga administrasi yaitu:
1) menulis surat
2) membaca
3) menyalin (menggandakan)
4) menghitung
5) memeriksa
6) memilah (menggolongkan dan menyatukan)
7) menyimpan dan menyusun indeks dan
8) melakukan komunikasi (lisandantertulis).
Fungsi staff TU adalah menangani urusan administrasi yg dibagi menjadi 4 bagian:

 School assistant
 Clerical assistant
 Finance assistant
 General assistant

E. Tugas Pokok Dan Fungsi Tenaga Administrasi SekolaH

A. Tugas pokok urusan administrasi
Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata
Usaha sebagai berikut :
a) Menyusun program kerja tata usaha sekolah
b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara
berkala.

B. Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah

Melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan
rutin/UYHD/BOPS, Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya,
bertanggung jawab langsung kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai
berikut:

a) Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah

b) Mengajukan Pembayaran

c) Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah dan sumber

lainnya.

d) Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaran Keuangan Negara

sesuai petunjuk.

e) Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan

f) Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap)

g) Membuat Lembar Hasil Waskat

h) Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk

sekolah.

i) Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum,

pembantu dan tabelaris.

C. Tugas pokok urusan inventarisasi dan perlengkapan

Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah bertanggung
jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris

b) Mengisi Buku Induk Inventaris

c) Mengisi Buku Golongan Inventaris

d) Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris

e) Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris

f) Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris

 g) Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris

h) Mengisi Kartu Barang

i) Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris

j) Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen lainnya

k) Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang

l) Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris pada setiap ruangan

D .Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kepegawaian

Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mengisi Buku Induk Pegawai

b) Membuat DUK, R7/R6(F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai

c) Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkata Guru/Pegawai

d) Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau

Pegawai

e) Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai

f) Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian

g) Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas

h) Membuat Daftar Gaji

i) Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan

E . Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan

Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Membuat Daftar Nomor Induk Siswa

b) Mengisi Buku Klaper Siswa

c) Mengisi Buku Induk Siswa

d) Mengisi Buku Mutasi Siswa

e) Membuat Daftar Keadaan Siswa

f) Membukukan Daftar Keadaan Siswa

g) Membukukan Daftar Siswa perkelas

h) Mencatat Pendaftaran Siswa Baru

i) Membuat usulan peserta ujian

j) Menyimpan daftar Lulusan

k) Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB

l) Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)

m) Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa

 n) Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa

o) Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas

p) Mengisi papan data keadaan siswa

F. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi persuratan

Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar

b) Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar

c) Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah

d) Mengisi Buku Ekspedisi

e) Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat

f) Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan
lainnya.

g) Membantu kelancaran administrasi sekolah

h) Membuata Administrasi Bendahara

i) Membuat Administrasi Kepegawaian

j) Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah

G. Tugas Pokok Pengelola perpustakaan

Melaksanakan Administrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

a) Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket

b) Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku

c) Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan

d) Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam

e) Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam

f) Membuat Laporan Keadaan Buku

g) Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan

F. Program Rencana Kerja Tata Usaha Sekolah

Kepala sekolah mengembangkan menyusun program kerja tata usaha secara
sistematis, terarah, jelas, realitistis, agar dapat petugas ketatausaha laksanakan agar
pelayanan pendidikan yang guru berikan kepada siswa dan pelayanan sekolah kepada
masyarakat berjalan seoptimal mungkin.

Program peningkatan mutu pengembangan sistem informasi, pelayanan administrasi,

pelayanan dukungan penyelenggaraan pembelajaran, pelayanan dukungan
pengembangan mutu lingkungan sekolah dalam rangka membangun suasana sekolah
sebagai tempat belajar, dan pelayanan administrasi kepada publik perlu dikembangkan
oleh tim pengembang tata usaha sekolah dengan target mutu yang jelas, indikator mutu
yang jelas, dan kriteria keberhasilan yang terukur.

Yang penting pula dalam penyusunan program adalah sekolah memiliki standar
prosedur peningkatan mutu sistem administrasi yang pentahapan prosesnya disepakati
dan didokumentasikan. Pencapaian targetnya diukur dengan alat evaluasi yang
 sederhana, namun dapat merekam perkembangan proses dan hasil pekerjaan secara
akurat. Instrumen yang sekolah miliki selanjutnya dapat kepala sekolah gunakan untuk
melakukan supervisi dalam rangka memetakan mutu proses dan program tata usaha
sekolah.

G. Struktur organisasi Tata Usaha Sekolah

Pengorganisasian merupakan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan
tujuan organisasi, sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.
Sekolah sebagai UPT wajib dikelola kepala sekolah dengan sebaik–baiknya agar
sumber daya yang ada dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien untuk mencapai
tujuan sekolah yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi SD sesuai dengan SK mendiknas Nomor 053/U/2001 Tanggal 19

April 2022 adalah sebagai berikut. Struktur organisasi SD terdiri dari :

 Kepala sekolah
 Wakil kepala sekolah
 Urusan tata usaha sekolah
 Unit laboratorium
 Unit perpustakaan
 Dewan guru
Pada struktur organisasi tersebut perlu ada pembagian tugas, rincian tugas dan
pendelegasian wewenang.

H. Fungsi Kepala Tata Usaha :

 Perencana administrasi program dan anggaran
 Coordinator administrasi ketatausahaan
 Pengelola administrasi program
 Penyusun laporan program dan anggaran
 Pembina staf
I. Kegiatan dalam ketatausahaan
Menurut Prajudi Atmosudirjo (1976: 159) kegiatan ketatausahaan meliputi:
Perencanaan, koordinasi, pengendalian, monitoring dan evaluasi kegiatan
ketatausahaan dan administrasi.Tugas-tugas sekolah

1. Menyusun program kerja ketatausahaan atau administrasi kelancaran

(bulanan,triwulan, semesteran dan tahunan) dalam rangka kegiatan ketata usahaan/
administrasi;

2. Melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan/dana, sarana, administrasi

ketatausahaan, kepegawaian dan statistik sekolah, sesuai dengan petunjuk atau
pedoman dan peraturan yang berlaku untuk mencapai tujuan pelayanan administrasi
yang baik;

3. Mengelola tugas rutin ketata usahaan, antara lain: surat menyurat,inventarisasi,

dokumentasi atau agenda, pembukuan keuangan, administrai kepegawaian dan sarana;
Mengatur dan mendokumentasikan presensi pegawai, penyajian data statistik,
pembuatan laporan rutina atau insidental, dan menghimpun data administrasi sekolah;
pegawai tata usaha dan teknisi dalam kelancaran pelaksanaan tugas sesuai
tanggungjawab masing-masing;

4. Mengkoordinasikan

J. Peran atau Kegunaan tata usaha

Kegunaan administrasi tata usaha dalam suatu lembaga pendidikan menurut Afifudin
(2004:217) adalah sebagai berikut:

 Membantu pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan induk untuk mencapai tujuan

sekolah
  Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan sekolah, guru-guru atau
personal lainnya, terutama untuk keperluan perencanaan, pembuatan keputusan
dan pengendalian yang menjadi tugas pokoknya.
 Melancarkan perkembangan sekolah sebagai kesatuan yang hidup
K. Pengawasan dalam bidang tata usaha

Fungsi pengawasan dalam tata usaha ini bertujuan untuk mengawasi dan memeriksa
agar apa yang direncanakan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Sedangkan
menurut Afifudin (2004: 228) hal-hal yang harus menjadi pengawasan adalah: 1. Jumlah
hasil kerja, 2. Mutu hasil kerja 3. Kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan para pegawai
4. Pemakaian uang secara sah dan efisien 5. Pembelian, penggunaaan, dan
pemeliharaan barang perbekalan dengan tepat. 6. Penataan dan pemakain ruang kerja
yang baik 7. Penggunaan waktu untuk kepentingan yang bersangkutan