BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang Masalah

Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini
adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk
administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang.
Bila dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut kegiatan
surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua bahan keterangan dan informasi
yang berwujud warkat.
Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan
mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum,
administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan
mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk
membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat
memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi,
dengan data yang diperlukan.
Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang
menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula.
Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang professional dan kompeten di bidangnya.

B.   Rumusan Masalah
Dari latar belakang di atas kami simpulkan beberapa rumusan masalah yaitu :
1. Bagaimana pengertian administrasi ketatausahaan yang ada disekolah?
2. Apa saja jenis-jenis dan tugas ketatausahaan disekolah ?
3. Bagaimana surat dan kepengurusannya ?
4. Bagaimana kegiatan ketatausahaan yang lain ?

C.  Tujuan Pembatasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang diperoleh, adapun tujuan penulisan
makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui pengertian administrasi ketatausahaan disekolah.
2. Mengetahui jenis-jenis kegiatan dan tugas ketatausahaan yang ada disekolah.

1
3. Mengetahui surat dan kepengurusannya.
4. Mengetahui kegiatan ketatausahaan yang lain.

D.    Batasan Masalah
Adapun permasalahan yang dibahas dalam proses penyusunan makalah ini
adalah tentang manajemen ketatausahaan . Untuk memberikan kejelasan materi dan
menghindari meluasnya pembahasan, maka pembahasan dibatasi pada :
1. Pengertian administrasi ketatausahaan disekolah.
2. Jenis-jenis kegiatan dan tugas ketatausahaan yang ada disekolah.
3. Surat dan kepengurusannya.
4. Kegiatan ketatausahaan yang lain.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A.    Pengertian
Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha,
yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari
menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan
menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan
pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja
tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat.
Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan
oleh The Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya
menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat
dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari.
Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan
badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-
menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, daftar
harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenis nota-nota yang
tertulis atau tercetak.
Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

B.  Jenis-Jenis Kegiatan Dan Tugas-Tugas Ketatausahaan

1.   Jenis – jenis kegiatan ketatausahaan.
Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah
proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu
kemudahannya adalah :
a.   Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Kurikulum
Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang
bertujuan memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan
efisien. Penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya

3
 biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada seorang/beberapa
orang guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunannya tetapi pengerjaan
penulisan ke papan tulis besar diserahkan ke tata usaha
b.   Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Siswa.
Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen siswa banyak
berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil
antara lain:
a. Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir).
b. Mengisi buku induk dan buku klaper.
c. Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa.
d. Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya.
e. Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan yang lain.
f. Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan
setiap tahun.
c.   Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Personil.
Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak
berhubungan dengan hak dan kewajibannya sebagai pegawai sipil antara lain:
a. Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan
sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala
sekolah dan mengirimkannya.
b. Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiran-
lampiran yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat,
penggunaan hak cuti atau pensiun.
c. Menyiapkan, menyimpan, dan menisci kartu pegawai.
d. Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai.
e. Membantu kepala sekolah dalam membuat laporan statistik keadaan
pegawai edukatif dan administratif.
f. Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.
d.   Kegiatan Yang Mengenai Penataan Inventaris Sekolah
a) Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana,
yaitu mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan
penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut penataan

4
 inventaris meliputi: Pencatatan masuknya barang-barang, member label
dan nomor inventaris, mengklasifikasikan
b) Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan, dipinjam,
dihibahkan (diberikan kepada lembaga lain atau perseorangan),
disingkirkan.
c) Kegiatan Yang Menunjang Penataan Keuangan.
d) Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan
menjadi: pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan
surat (kearsipan), dan pengurusan surat-surat keluar.
e.    Kegiatan Yang Mengenai Pekerjaan Surat-Menyurat.
Dalam keuangan sekolah, ada bermacam-macam bendahara. Bermacam-
macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Bendahara
Negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat keputusan yang
mempunyai tugas menerima, membagikan, dan mempertanggungjawabkan.
Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai dan
mengurusi uang otorisasi. Uang otorisasi atau uang yang
dipertanggungjawabkan, proses pengajuan permintaannya sampai dengan
proses pengambilan gaji.
f.   Kegiatan Yang Menunjang Manajemen Sarana
Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang
sebenarnya sebagian besar sebenarnya telah berhubungan dengan
ketatausahaan yang mengenai inventarisasi. Di samping penataan inventaris,
tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai perencanaan pengadaan
yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan mendaftar
kebutuhan.

2.    Tugas-Tugas Tu (Tata Usaha)

Pengalaman dan sertifikasi pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam
kerja mereka, dan mereka bekerja pada disiplin ilmu mereka maing-masing.
Sementara aktivitas semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus
bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh Kepala Sekolah dan Kepala TU.
Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerjasama dengan kepala sekolah

5
dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu proses
belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan
infrastruktur sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan, dan
hubungan masyarakat (sumber:hasil rapat Kepala Tata Usaha Bogor :1996).
Mill dan Standingford (1982) menyebutkan 8 tugas administrasi yaitu :
a. Menulis surat
b. Membaca
c. Menyalin (menggandakan)
d. Menghitung
e. Memeriksa
f. Memilah (menggolongkan dan menyatukan)
g. Menyimpan dan menyusun indeks
h. Melakukan komunikasi (lisan dan tertulis)

C.  Surat dan Kepengurusannya

1.   Jenis-jenis Surat
Beberapa surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah:
a. Surat Dinas
b. Nota Dinas
c. Memorandum (memo)
d. Surat pengantar.
e. Surat kawat
f. Surat edaran
g. Surat Undangan
h. Surat Keputusan
2.  Pengurusan Surat
Dalam penyusunan surat menyurat dikenal petugas perhimpunan (penerima),
penyortir, pencatat, pengarah, pengolah dan penata arsip.
a.  Penerima surat bertugas :
a) Menerima surat
b) Menerima jumlah dan alamat surat.

6
 c) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar
surat.
d) Meneliti tanda – tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat, serta
“kesahan” surat.
e) Meneruskan kepada penyortir surat
b.   Penyortir surat bertugas
a) Menerima surat masuk.
b) Mengelompokkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat
pribadi.
c) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.
d) Membuka surat dinas berdasarkan surat penting dan surat biasa, dan
tidak boleh membuka jenis surat rahasia (tertutup) dan surat pribadi.
e) Meneliti lampiran surat.
f) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat.
g) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau sudah tertutup kepada
pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.
c.   Mencatat surat bertugas:
a) Menerima, menghitung, dan mencatat surat yang sudah diteliti
b) Mencatat surat tersubut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar
pengantar surat rahasia.
c) Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu
kendali kepada pengarah.
d.  Pengarah bertugas:
a) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembaran pengantar atau
kartu kendali, untuk itu serahkan dengan menunjukkan siapa pengolah
surat.
b) Menyampaikan surat tersebut diatas kepada pengolah, dengan memulai
petugas tata usha sekolah.
c) Menyimpan arsip kendali 1 lembar.
e.   Pengolah bertugas:
a) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan
disposisi kepada lembar disposisi yang telah tersedia.

7
 b) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas
tata usaha yang ditempatkan padanya.
f.    Penata arsip bertugas :
a) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada
almari berkas sesuai dengan klasifikai yang berlaku.
b) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.
c) Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa surat
yang sudah diolah sudah disimpan pada bagian arsip.

D.    Ketatausahaan Yang Lain

Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surat
menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlukan disekolah.
1.  Daftar Hadir Pegawai
Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan
pegawai, baik edukatif maupun administrative
2.  Buku Piket
Selain buku daftar hadir, perlu juga disekolah disediakan buku piket.
Buku ini diisi oleh guru piket agar kejadian – demi kejadian yang muncul tiap
hari dapat diketahui oleh semua guru yanga bekerja di sekolh itu dan terutama
oleh Kepala Sekolah.
3.  Buku Notulen Rapat Sekolah
          Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan. Hal
yang dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk
notulen rapat. 

8
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
1. Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha,
yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari
menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim
dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
2. Jenis-jenis kegiatan dalam urusan ketatausahaan :
a. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum.
b. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa.
c. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil.
d. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah.
e. Kegiatan yang menunjang penataan keuangan.
f. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana.
g. Kegitan yang menunjang manajemen sarana.

3. Berdasarkan surat dan kepengurusannya, surat dibedakan menjadi beberapa

jenis yaitu : 
a. Surat dinas
b. Nota dinas
c. Memorandum (memo)
d. Surat pengantar
e. Surat kawat (telegram)
f. Surat edaran
g. Surat undangan
h. Surat keputusan
i. Instruksi
j. Surat tugas
k. Pengumuman

9
 4. Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surst
menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlukan disekolah.
a. Daftar Hadir Pegawai
b. Buku Piket
c. Buku Notulen Rapat Sekolah

B.  Saran
1. Setiap sekolah harus memiliki ketatausahaan yang baik agar semua urusan
yang berhubungan dengan kepentingan sekolah dapat diatur dengan baik.
2. Pegawai yang mengurusi bagian ketatausahaan hendaknya mengetahui tugas-
tugas ketatausahaan.

10
 DAFTAR  PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2008 . Manajemen Pendidikan. (Yogyakarta : Aditya Media

Yogyakarta).

Anwar, Moch. Idochi. 2004. Administrasi Pendidikan dan Majemen Biaya

Pendidikan, (Bandung : Alfabeta).

Asnawir, Administrasi Pendidikan, Padang: IAIN-IB Press, 2004

Rifai, Moh., Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: Jemmars, 1986

Sabri, Ahmad, Administrasi Pendidikan, Padang:  IAIN-IB Press, 2000

11
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN.......................................................................... 1
A. Latar Belakang........................................................................... 1
B. Rumusan Masalah...................................................................... 1
C. Tujuan Pembatasan Masalah...................................................... 1
D. Batasan Masalah....................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN............................................................................. 3
A. Pengertian................................................................................. 3
B. Jenis-Jenis Kegiatan dan Tugas-Tugas Ketatausahaan............. 3
C. Surat dan Kepengurusannya..................................................... 6
D. Ketatausahaan Yang Lain......................................................... 8

BAB III KESIMPULAN............................................................................... 9

A. Kesimpulan.............................................................................. 9
B. Saran......................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAKA....................................................................................... 11

12
ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan

rahmat serta hidayah kepada kita semua, sehingga berkat Karunia-Nya penulis dapat

menyelesaikan Makalah “Administrasi Tata Usaha Sekolah”.

Dalam penyusunan Makalah, penulis tidak lupa mengucapkan banyak

terimakasih pada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan makalah

ini sehinggga dapat makalah terselesai dengan baik. Dan tidak lupa juga kami

ucapkan terima kasih kepada semua rekan-rekan yang ikut membimbing penulis.

Dalam penyusunan makalah ini penulis berharap semoga makalah ini dapat

bermanfaat bagi penulis sendiri maupun kepada pembaca umumnya.

Bandar Baru, Maret 2019

Wassalam

Penyusun

13
i
i