BAB I

PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang Masalah
Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini adalah
organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah,
mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di
atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga
menyangkut semua bahan keterangan dan informasi yang berwujud warkat.
Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan
mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi
personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan mekanisme bantu artinya
kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan (Kepala
Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan
efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan.
Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang
menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk
itu, diperlukan staf tata usaha yang professional dan kompeten di bidangnya.
B.     Rumusan Masalah
Dari latar belakang di atas kami simpulkan beberapa rumusan masalah yaitu :
1.       Bagaimana pengertian administrasi ketatausahaan yang ada disekolah?
2.      Apa saja jenis-jenis dan tugas ketatausahaan disekolah ?
3.      Bagaimana surat dan kepengurusannya ?
4.      Bagaimana kegiatan ketatausahaan yang lain ?

C.     Tujuan Pembatasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang diperoleh, adapun tujuan penulisan makalah ini
adalah sebagai berikut:
1.    Mengetahui pengertian administrasi ketatausahaan disekolah.
2.    Mengetahui jenis-jenis kegiatan dan tugas ketatausahaan yang ada disekolah.
3.    Mengetahui surat dan kepengurusannya.
4.    Mengetahui kegiatan ketatausahaan yang lain.
D.    Batasan Masalah
Adapun permasalahan yang dibahas dalam proses penyusunan makalah ini adalah
tentang manajemen ketatausahaan . Untuk memberikan kejelasan materi dan menghindari
meluasnya pembahasan, maka pembahasan dibatasi pada :
1.      Pengertian administrasi ketatausahaan disekolah.
2.      Jenis-jenis kegiatan dan tugas ketatausahaan yang ada disekolah.
3.      Surat dan kepengurusannya.
4.      Kegiatan ketatausahaan yang lain.
 BAB II
PEMBAHASAN
A.    Pengertian
Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu
segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun
(menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan
keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau
tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau
informasi yang berwujud warkat.
Menurut William Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah diterjemahkan oleh The
Liang Gie (2000:60) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala
usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna
dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan
sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh
daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat perjanjian, surat-
surat pesanan, daftar harta benda, rencana-rencana, laporan-laporan dan semua jenis nota-
nota yang tertulis atau tercetak.
Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
setiap usaha kerja sama.

B.     Jenis-Jenis Kegiatan Dan Tugas-Tugas Ketatausahaan

1.      Jenis – jenis kegiatan ketatausahaan.
Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses
penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah:

a.       Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Kurikulum

Manajemen kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan
memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan efisien. Penyusunan
jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya biasa dilakukan oleh kepala sekolah
atau diserahkan kepada seorang/beberapa orang guru. Mereka hanya mengerjakan
penyusunannya tetapi pengerjaan penulisan ke papan tulis besar diserahkan ke tata usaha
b.      Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Siswa.
Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak
dan kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain:
a)      Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir).
b)      Mengisi buku induk dan buku klaper.
c)      Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa.
d)     Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya.
e)      Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan yang lain.
f)        Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap bulan dan setiap tahun.
c.       Kegiatan Yang Menyangkut Manajemen Personil.
Pekerjaan tata usaha yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan
hak dan kewajibannya sebagai pegawai sipil antara lain:
a)      Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai
negeri, mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya.
b)      Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta lampiran-lampiran yang
dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan pangkat, penggunaan hak cuti atau pensiun.
c)      Menyiapkan, menyimpan, dan menisci kartu pegawai.
d)     Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai.
e)      Membantu kepala sekolah dalam membuat laporan statistik keadaan pegawai edukatif dan
administratif.
f)       Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.
d.      Kegiatan Yang Mengenai Penataan Inventaris Sekolah
a)      Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen sarana, yaitu mencatat
keluar masuknya barang, pemeliharaan dan penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang
menyangkut penataan inventaris meliputi: Pencatatan masuknya barang-barang, member
label dan nomor inventaris, mengklasifikasikan
b)      Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan, dipinjam, dihibahkan (diberikan
kepada lembaga lain atau perseorangan), disingkirkan.
e.       Kegiatan Yang Menunjang Penataan Keuangan.
Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi:
pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat (kearsipan), dan
pengurusan surat-surat keluar.
f.       Kegiatan Yang Mengenai Pekerjaan Surat-Menyurat.
Dalam keuangan sekolah, ada bermacam-macam bendahara. Bermacam-macam
bendahara yang ada mengerjakan administrasi keuangan. Bendahara Negara yang diangkat
dan ditetapkan dengan surat keputusan yang mempunyai tugas menerima, membagikan, dan
mempertanggungjawabkan. Yang dimaksud adalah bendahara yang mengurusi gaji pegawai
dan mengurusi uang otorisasi. Uang otorisasi atau uang yang dipertanggungjawabkan, proses
pengajuan permintaannya sampai dengan proses pengambilan gaji.
g.      Kegiatan Yang Menunjang Manajemen Sarana
Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang sebenarnya sebagian
besar sebenarnya telah berhubungan dengan ketatausahaan yang mengenai inventarisasi. Di
samping penataan inventaris, tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai
perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi dan mendaftar
kebutuhan.[1]
2.       Tugas-Tugas Tu (Tata Usaha)
Pengalaman dan sertifikasi pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka,
dan mereka bekerja pada disiplin ilmu mereka maing-masing. Sementara aktivitas semua staf
TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang
ditugaskan oleh Kepala Sekolah dan Kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang,
baik bekerjasama dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka
meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan
sekolah, urusan infrastruktur sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan, dan
hubungan masyarakat (sumber:hasil rapat Kepala Tata Usaha Bogor :1996).
 Mill dan Standingford (1982) menyebutkan 8 tugas administrasi yaitu:
a. Menulis surat
b. Membaca
c. Menyalin (menggandakan)
d. Menghitung
e. Memeriksa
f. Memilah (menggolongkan dan menyatukan)
g. Menyimpan dan menyusun indeks
h. Melakukan komunikasi (lisan dan tertulis)[2]
C.     Surat dan Kepengurusannya
1.      Jenis-jenis Surat
Beberapa surat yang sering beredar di dalam maupun antar instansi adalah:
a.    Surat Dinas
b.     Nota Dinas
c.     Memorandum (memo)
d.    Surat pengantar.
e.     Surat kawat
f.      Surat edaran
g.     Surat Undangan
h.     Surat Keputusan
2.      Pengurusan Surat
Dalam penyusunan surat menyurat dikenal petugas perhimpunan (penerima), penyortir,
pencatat, pengarah, pengolah dan penata arsip.
a.              Penerima surat bertugas :
a)      Menerima surat
b)      Menerima jumlah dan alamat surat.
c)      Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat.
d)     Meneliti tanda – tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat, serta “kesahan” surat.
e)      Meneruskan kepada penyortir surat
b.              Penyortir surat bertugas
a)      Menerima surat masuk.
b)      Mengelompokkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi.
c)      Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.
d)     Membuka surat dinas berdasarkan surat penting dan surat biasa, dan tidak boleh membuka
jenis surat rahasia (tertutup) dan surat pribadi.
e)      Meneliti lampiran surat.
f)       Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat.
g)      Menyampaikan surat yang telah terbuka atau sudah tertutup kepada pencatat surat dengan
melampirkan amplopnya.
c.              Mencatat surat bertugas:
a)      Menerima, menghitung, dan mencatat surat yang sudah diteliti
b)      Mencatat surat tersubut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar surat rahasia.
c)      Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada
pengarah.
d.             Pengarah bertugas:
 a)      Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembaran pengantar atau kartu kendali, untuk
itu serahkan dengan menunjukkan siapa pengolah surat.
b)      Menyampaikan surat tersebut diatas kepada pengolah, dengan memulai petugas tata usha
sekolah.
c)      Menyimpan arsip kendali 1 lembar.
e.              Pengolah bertugas:
a)      Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi kepada
lembar disposisi yang telah tersedia.
b)      Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang
ditempatkan padanya.
f.               Penata arsip bertugas :
a)      Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada almari berkas sesuai
dengan klasifikai yang berlaku.
b)      Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.
c)      Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa surat yang sudah diolah
sudah disimpan pada bagian arsip.[3]
D.    Ketatausahaan Yang Lain
Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surst
menyurat, masih ada lagi ketatausahaan lain yang diperlukan disekolah.
1.      Daftar Hadir Pegawai
Daftar hadir merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan pegawai,
baik edukatif maupun administrative
2.      Buku Piket
Selain buku daftar hadir, perlu juga disekolah disediakan buku piket. Buku ini diisi
oleh guru piket agar kejadian – demi kejadian yang muncul tiap hari dapat diketahui oleh
semua guru yanga bekerja di sekolh itu dan terutama oleh Kepala Sekolah.
3.      Buku Notulen Rapat Sekolah
          Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan. Hal yang
dibicarakan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk notulen rapat.