RINGKASAN BUKU ADMINISTRATIVE ASSISTANT’S & SECRETARY’S

Kelompok 5 :
1. Nikmah Abidah Telaumbanua (7202444009)
2. Romeysa Limbong
Kelas : ADP-B
MK : Kesekretarisan
Dosen : Ibu Alfi
Tanggal : Kamis, 26 Mei 2022

BAB 5 AGENDA PERJALANAN

 Pelancong bisnis hari ini

Sebuah bisnis kecil yang baru berjalan mungkin hanya tertarik pada pasar local. Namun, seiring
pertumbuhan dan peluasan bisnis, pasar dosmetik yag lebih besar dan kemungkinan pasar
internasional akan diminati. Jadi, seiring pertumbuhan bisnis dan kebutuhan pemilik meningkat,
tugas administrative mencakup mengikuti perkembangan cara menangani perjalanan majikan anda.
Kebutuhan dengan cepat dan efesien, tidak peduli seberapa jauh dia pergi. Bahkan, jika anda
bekerja untuk perusahaan yang lebih besar yang memiliki departemen perjalanan internal,
mengetahui prosedur berikut untuk memecahkan masalah atasan anda saat dibutuhkan adalah hal
yang berguna.

 Memulai Perjalanan
Tujuan utama Anda dalam membuat pengaturan perjalanan adalah untuk membawa atasan Anda
ke tujuannya dan kembali ke rumah semulus mungkin. Kecepatan dan biaya mungkin menjadi
pertimbangan lain. Jika Anda adalah asisten administrasi baru atau baru di kantor tertentu, lihat apa
kebijakan dan preseden untuk membuat pengaturan perjalanan. Anda mungkin menemukan
informasi bermanfaat dalam file. Bahkan mungkin ada panduan prosedur langkah demi langkah
untuk dikonsultasikan, atau Anda mungkin temukan halaman web intranet khusus yang berisi
informasi perjalanan. Saat Anda mengumpulkan informasi untuk perjalanan, pastikan untuk
menentukan dasar-dasar berikut:

 Apa tujuan perjalanan?

 Kapan waktu dan tanggal keberangkatan dan kepulangan yang diinginkan?
 Apa rencana perjalanan poin demi poin? Apakah bos akan bepergian sendiri, atau akankah
anggota staf atau anggota keluarga lainnya ikut bepergian?
 Jenis transportasi apa yang diinginkan bos Anda? Apa sarana transportasi terbaik yang tersedia
di tujuan tertentu? Jika Anda tidak yakin, agen perjalanan dapat membantu Anda dengan
beberapa informasi ini meskipun pengaturan pada akhirnya tidak dilakukan melalui agen
tersebut.
  Apa fasilitas penginapan yang paling dekat dengan kegiatan perjalanan? Jika janji bos Anda
tersebar di seluruh kota, mungkin hotel di pusat kota atau hotel bandara atau motel akan lebih
disukai.

 Pemesanan Perjalanan Online

Sangat mudah untuk membuat pengaturan perjalanan online. Anda dapat langsung membuka situs
web maskapai penerbangan, hotel, atau perusahaan rental mobil dan melakukan reservasi atau
membeli tiket. Anda juga dapat mengunjungi situs web perjalanan dan membuat semua rencana
dari satu situs. Beberapa situs web perjalanan paling populer adalah sebagai berikut:

 Priceline: www.priceline.com
 Expedia: www.expedia.com
 Kayak: www.kayak.com
 Orbitz: www.orbitz.com

 Reservasi hotel

Jika pertemuan di kota besar, segera lakukan reservasi penginapan karena hotel kota sering kali
sudah penuh dipesan berminggu-minggu sebelumnya. Selalu dapatkan konfirmasi cetak dari situs
web atau dari konfirmasi email, yang harus dibawa atasan Anda saat bepergian untuk berjaga-jaga
tiba hanya untuk diberitahu bahwa tidak ada reservasi seperti itu. Beberapa hotel juga membuat
antar-jemput bandara atau pemesanan limusin. Jika bos Anda membutuhkan salah satu dari ini,
buat reservasi sekarang. Catat tanggal dan waktu yang tepat pada hari diperlukannya shuttle atau
limusin, dan tambahkan itu ke reservasi. Sekali lagi, dapatkan konfirmasi tercetak dan berikan
salinannya kepada atasan Anda. Hotel menahan reservasi kamar hanya sampai batas waktu
tertentu, biasanya pukul 6 sore. Anda dapat memperpanjang reservasi di luar batas waktu itu
dengan menjamin pembayaran apakah bos tiba atau tidak. Untuk melakukan ini, Anda harus
memberikan nomor kartu kredit kepada petugas reservasi hotel. Ingatlah bahwa jika bos berubah
pikiran tentang melakukan perjalanan atau menginap di hotel itu, biaya kamar tetap harus dibayar,
karena Anda sudah menjamin kedatangan. Namun, sebagian besar hotel dan motel mengizinkan
Anda membatalkan reservasi yang dijamin tanpa biaya jika Anda membatalkan sebelum pukul 6
sore. pada hari kedatangan. Semua ini mengandaikan Anda tahu hotel mana yang harus dipilih.
Jika bos Anda bepergian ke kota yang belum pernah dia kunjungi sebelumnya atau pergi ke
konvensi yang tidak merekomendasikan hotel tertentu, selidiki pilihan Anda menggunakan
Internet. Jika bos Anda memiliki jaringan hotel favorit, Anda dapat menghubungi pusat reservasi
nasional untuk jaringan tersebut atau mengunjungi situs webnya dan mencari tahu apakah mereka
memiliki hotel di kota yang akan dikunjungi bos Anda. Anda kemudian dapat melakukan reservasi
menggunakan pusat reservasi nasional atau situs web.
 Reservasi Transportasi
 Perusahaan penerbangan

Anda dapat membeli tiket pesawat dengan menghubungi kantor reservasi maskapai atau dengan
mengunjungi situs webnya. Beberapa maskapai penerbangan menawarkan diskon untuk
pemesanan perjalanan online karena menghemat biaya agen tiket.

Segera setelah Anda menghubungi maskapai, Anda dapat langsung membuat Reservasi
penerbangan dan biasanya mengamankan kursi pilihan dan mobil sewaan Reservasi juga. Anda
akan memerlukan nomor kartu kredit majikan Anda di Memesan untuk mengkonfirmasi tiket.
Tanyakan kepada atasan Anda untuk menentukan kapan dia ingin melakukan perjalanan,
bandara mana yang akan digunakan untuk terbang masuk dan keluar (jika tujuan memiliki
beberapa bandara), apakah diperlukan nonstop, dan preferensi tempat duduknya. Paling
maskapai penerbangan menawarkan tempat duduk kelas satu dan kelas bisnis selain pelatih;
namun, beberapa maskapai penerbangan murah hanya menawarkan satu kelas tempat duduk.
Beberapa maskapai penerbangan menawarkan tempat duduk pelatih dengan ruang kaki yang
diperpanjang atau barisan pintu keluar dengan biaya tambahan. Tiket Elektronik Tiket
elektronik, atau e-tiket, memungkinkan Anda untuk mencetak tiket dan boarding pass dari
printer komputer kantor Anda. Beberapa maskapai juga menawarkan tiket elektronik yang dapat
diunduh ke smartphone. Ini mengharuskan penumpang untuk mendaftar ke maskapai sebagai
frequent flyer dan mengunduh aplikasi seluler maskapai. Sebagian besar maskapai penerbangan
juga mengizinkan Anda untuk check-in untuk penerbangan 24 jam sebelumnya dan kemudian
mencetak salinan boarding pass. Keamanan bandara dan lokasi check-in maskapai
mengharuskan Anda memberikan tanda pengenal berfoto yang dikeluarkan pemerintah, seperti
SIM. (Nama pada tiket harus sesuai dengan nama pada ID.) Untuk perjalanan internasional,
paspor mungkin diperlukan sebagai tanda pengenal. Selain itu, saat terbang dengan tiket
elektronik, Anda harus memiliki salinan cetak yang menunjukkan keberangkatan penerbangan
untuk tanggal saat ini. Informasi ini diperlukan untuk memasuki area aman di luar pos
pemeriksaan keamanan. Penumpang yang tidak perlu memeriksa bagasi dan telah memiliki
dokumen yang disetujui (diuraikan di atas) dapat melanjutkan melalui pos pemeriksaan
keamanan langsung ke gerbang keberangkatan. Beberapa majikan memerlukan tanda terima
kertas untuk laporan biaya perjalanan bisnis. Beberapa perusahaan menerima cetakan email
konfirmasi, tetapi periksa kebijakan perusahaan Anda untuk mengetahui dokumentasi apa yang
dapat diterima.

 Kereta
Di masa lalu, perjalanan kereta api adalah cara untuk pergi, dengan kompartemen tidur yang
nyaman dan gerbong makan dengan makanan lezat disajikan dengan anggun. Tapi hari ini,
dengan waktu menjadi uang, kebanyakan eksekutif lebih memilih perjalanan udara. Namun, ada
juga eksekutif yang memilih untuk tidak terbang atau benar-benar menikmati perjalanan santai
seperti yang disediakan oleh Amtrak. Perjalanan kereta api biasanya dilakukan bila ada waktu
yang cukup dan akses yang mudah ke terminal kereta api.
 Jika majikan Anda lebih memilih perjalanan kereta api, dapatkan jadwal untuk kereta Amtrak
serta untuk jalur komuter dan jalur penghubung dari stasiun kereta terdekat atau di situs web
Amtrak di www.amtrak.com. Panggilan ke Amtrak di 800-USA-RAIL (800-872-7245) juga
akan menjawab pertanyaan Anda.

 Rental Mobil
Hubungi kantor reservasi perusahaan persewaan mobil pilihan dengan melihat direktori telepon
Anda untuk nomor bebas pulsa 800 atau buat reservasi online dengan mengunjungi situs web
perusahaan persewaan mobil. Banyak perusahaan rental mobil memiliki program frequent-
renter yang mempercepat rental baik saat melakukan reservasi maupun saat mengambil mobil.
Periksa majikan untuk mengetahui perusahaan rental mobil mana yang lebih disukai dan bukan
dia yang memiliki keanggotaan penyewa sering. Tanyakan juga tentang mobil yang disukai
atasan Anda.

Penyewaan mobil ditangani dengan cara yang sama seperti pemesanan hotel. Anda harus
memberikan nomor kartu kredit untuk menjamin reservasi. Anda juga perlu mengetahui hal-hal
berikut untuk melakukan reservasi sewa mobil:

 Kota
 Lokasi sewa khusus di kota
 Waktu pengambilan mobil:
 Waktu pengantaran mobil
 Kelas mobil

 Jadwal Perjalanan

Itinerary, yaitu agenda perjalanan tertulis yang berguna baik bagi eksekutif maupun asisten
administrasi yang tetap berada di kantor. Referensi cepat untuk itu dapat dibuat ketika pertanyaan
muncul. Mungkin eksekutif telah lupa alamat atau waktu untuk janji, atau mungkin asisten
administrasi, dihadapkan dengan keadaan darurat mendadak, perlu tahu: persis di mana majikan
dapat dihubungi.

Sebelum menyiapkan rencana perjalanan tertulis, bicarakan dengan atasan Anda, buat catatan
tentang semua kegiatan di perjalanan. Tunjukkan pada atasan Anda rancangan jadwal tertulis
sehingga perubahan dapat dilakukan atau item yang terlupakan ditambahkan. Setelah rencana
perjalanan selesai, itu dapat diketik di kartu kecil berukuran saku atau di atas kertas biasa atau
diemail ke ponsel pintar pelancong. Gambar 5-1 berisi contoh rencana perjalanan.