Setiap perusahaan

membutuhkan kebijakan
perjalanan yang baik

Karyawan T&E (Travel and Entertainment) merupakan item biaya terbesar

bagi perusahaan setelah gaji dan upah karyawan. Langkah pertama untuk
mengendalikan biaya-biaya tersebut adalah dengan menciptakan kebijakan
perjalanan yang mudah diikuti bagi karyawan Anda.

Dengan Template yang kami miliki, Anda dapat membuat travel policy
perusahaan Anda sendiri. Template kami membahas pertanyaan paling
penting yang dimiliki karyawan mengenai pengeluaran pada perjalanan
dan hiburan (kantor).

Kebijakan T&E ini ditulis untuk perusahaan fiktif [PT Global Metropolitan]
dan telah dikembangkan berdasarkan praktek terbaik dari organisasi
terkemuka. Template ini dimaksudkan untuk disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan Anda. Jangan ragu untuk dalam mengisi,
menambah atau menghapus item sampai Anda telah membuat kebijakan
perjalanan yang baik bagi perusahaan Anda dan karyawan Anda.
1
 Bagaimana Memastikan Kepatuhan T&E
Terhadap Kebijakan

Untuk memastikan kepatuhan pada kebijakan memulai dengan menulis

kebijakan perjalanan dan pengeluaran yang baik. Tapi itu tidak berakhir disana.
Untuk memastikan kepatuhan yang maksimal, kami sarankan sebagai berikut:

Berkomunikasi, berkomunikasi, berkomunikasi!

Bagikan dokumen ini dengan karyawan baru, unggah ke
internet atau Wiki perusahaan Anda, kirimkan email, atau
jelaskan informasi mengenai dokumen kepada karyawan.

Gunakan platform pemesanan perjalanan yang memungkinkan

kebijakan perjalanan perusahaan Anda tercantum di dalamnya,
seperti Jojonomic. Platform Jojonomic memungkinkan perusahaan
untuk menetapkan batasan dan kebijakan yang telah ditentukan,
sehingga mudah bagi karyawan untuk melihat hotel, penerbangan,
penyewaan mobil, dan kereta mana yang mematuhi kebijakan
perusahaan Anda sebelum memesan. Kepatuhan kebijakan
perjalanan tidak pernah semudah ini!

Mengotomatisasi manajemen biaya Anda. Aplikasi

pengeluaran terbaik di kelasnya, seperti Jojonomic,
memungkinkan kebijakan pengeluaran perusahaan Anda
dibuat dan secara otomatis menghitung uang saku harian
karyawan Anda, tarif jarak tempuh, dll.

2
“
Menegakkan kebijakan perjalanan merupakan tantangan bagi banyak
Perusahaan. Itu sebabnya dengan Jojonomic, kami ingin menempatkan
kembali keputusan ke tangan perusahaan dan memudahkan karyawan
untuk mengikuti panduan perjalanan perusahaan. Platform ini efektif
digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan semua orang.
Perusahaan dapat memutuskan untuk membuat blacklist maskapai
penerbangan atau hotel tertentu, hanya untuk menampilkan opsi yang
sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dengan cara ini, pemesanan
perjalanan mudah bagi karyawan, menegakkan kepatuhan secara
langsung dan perusahaan dapat fokus pada pekerjaan lainnya.

Indrasto Budisantoso,
CEO at Jojonomic

3
 PT Global Metropolitan
Travel & Expense Policy
____________________

Table of content
● Prinsip-prinsip inti
● Ringkasan
● Pedoman bebas dasar
● Alat dan proses pemesanan
● Kategori biaya
● Penerbangan
● Hotel dan penginapan alternatif
● Transportasi darat
● Makanan dan hiburan
● Ekstensi luang dan tamu tambahan
● Peristiwa internal tim
● item non-penggantian
● Keselamatan Wisatawan

4
Prinsip-prinsip inti

Perjalanan dan biaya kebijakan ini berlaku untuk [Semua karyawan / kategori tertentu
dari karyawan] di [PT Global Metropolitan] dan berlaku dari [tanggal] seterusnya.

Tujuan dari kebijakan ini adalah untuk membantu pekerja dinas dengan pemesanan
perjalanan dan pelaporan biaya. Mengikuti kebijakan ini membantu menjaga keamanan
Anda, membantu perusahaan kami untuk kesepakatan dengan tujuan berisiko tinggi,
memastikan proses yang efisien dan membantu untuk menghemat uang.

Prinsip-prinsip inti dari kebijakan perjalanan dan pengeluaran kami adalah:

● [PT Global Metropolitan] dengan senang hati akan mengganti biaya

yang masuk akal, sesuai kebutuhan, dan sesuai dengan keadaan.
Pengeluaran harus memiliki tujuan bisnis yang jelas dan terkait
langsung dengan sasaran bisnis kami.
● Biaya harus sepenuhnya didokumentasikan dan dikirimkan yang
diperlukan untuk persetujuan
● Biaya yang dikeluarkan untuk tujuan bisnis tidak boleh didorong oleh
pengayaan pribadi (secara tunai, poin loyalitas, dll.), Baik dalam
penampilan atau pada kenyataannya.
● Pengeluaran harus mematuhi semua hukum yang berlaku.
● [PT Global Metropolitan] mengharapkan semua karyawan untuk
melakukan penilaian yang baik dengan membedakan antara kenyamanan
dan kemewahan, serta perencanaan perjalanan bisnis yang tepat.
● Kegagalan untuk mematuhi kebijakan perusahaan dapat mengakibatkan
keterlambatan penggantian, non-penggantian atau tindakan disipliner,
yang mungkin termasuk pemutusan hubungan kerja.

5
 Ringkasan

Penerbangan
Pesan
Pesan kelas
penerbangan,
ekonomi untuk
hotel dan
penerbangan
transportasi
kurang dari 6 jam
menggunakan
Rydoo
Hotel
Memesan kamar
standar

Transportasi Jarak Tempuh

Umum Mobil Pribadi
Kereta api, bus, Akan di bebankan
dan trem sesuai dengan
adalah cara peraturan per km
yang lebih daerah setempat
dipilih
Taxi
pemesanan
transportasi
secara online

Hanya biaya Kalim

yang terkait Pengeluaran
dengan bisnis Kirim
yang akan pengeluaran ke
diganti JojoExpense
secara real-time.

Titik Pertemuan
[ Narahubung dan
rincian kontak]

Pengembalian
Pengeluaran akan
diganti sekali per
bulan
6
Pedoman beban dasar

● [PT Global Metropolitan] Karyawan harus menggunakan aplikasi Jojonomic

untuk memproses semua klaim penggantian.
● Karyawan bertanggung jawab untuk memastikan kebenaran dari tanggal klaim
biaya yang diajukan
● Pemesanan penerbangan,hotel,sewa mobil dan atau kereta dengan Jojonomic
tidak memerlukan biaya
● Semua biaya yang akan diklaim berdasarkan invoice dari pemasok. Lali untuk
pengeluaran yang tidak memperoleh invoice, dapat menyertakan bukti seperti
kwitansi, dll.
● Pengeluaran harus diserahkan sesegera mungkin dan tepat waktu. Secara
umum,[PT Global Metropolitan] tidak akan mengganti biaya klaim yang diajukan
untuk pembayaran lebih dari 30 hari setelah biaya dikeluarkan atau dibayar
● Pengeluaran akan diganti sekali dalam sebulan

Alat dan proses pemesanan

● [PT Global Metropolitan] karyawan harus menggunakan aplikasi pemesanan

perjalanan untuk memesan semua penerbangan dan hotel.
● Perjalanan bisnis perlu disahkan terlebih dahulu oleh pemimpin departemen
● Karyawan dapat memesan penerbangan dan hotel untuk mereka sendiri
menggunakan Jojonomic. Jojonomic akan secara otomatis menempatkan proses
persetujuan di tempat serta mengamankan pembayaran.

7
Kategori biaya

Penerbangan

1. Semua karyawan diwajibkan untuk terbang menggunakan kelas ekonomi,

kecuali dalam kasus-kasus berikut:
● Penerbangan dengan waktu 6 jam atau lebih
● Anda adalah [Senior eksekutif] .
● Karyawan harus memesan tiket pesawat terendah. Karyawan yang
bepergian dapat mengambil manfaat dari program frequent flyer,tetapi
partisipasi dalam program-program ini seharusnya tidak mempengaruhi
pemilihan penerbangan. Bahkan,
● Penerbangan ke [Cina] tidak boleh melebihi [Rp 10.000.000].
● Penerbangan ke [tujuan] tidak boleh melebihi [jumlah] .
● Penerbangan ke [tujuan] tidak boleh melebihi [jumlah] .
3. Karyawan harus memesan tiket sedini mungkin, kurang dari 14 hari agar di setujui.
4. Penerbangan harus memesan menggunakan Jojonomic.
5. Rebooking atau perubahan biaya hanya akan diganti untuk situasi darurat.
6. Biaya berikut ini tidak dapat diganti :
● Pengguna dan memiliki keanggotaan pesawat
● Biaya tambahan untuk perubahan kursi
● Upgrade kelas atau layanan di penerbangan
● Film atau hiburan selama dalam penerbangan

8
 Hotel dan penginapan alternatif

Kamar Hotel

1. Karyawan diharapkan memesan [kamar standar].

2. Pemesanan hotel harus dilakukan melalui Jojonomic.
3. Biaya hotel tambahan yang dapat diganti meliputi:
● Koneksi internet Hotel
● Tips untuk pegawai Hotel
● Valet / parkir untuk sewa mobil
● Biaya sarapan yang sesuai dengan uang saku harian
4. Item berikut tidak akan pernah diganti:
● Layanan kamar, mini-bar atau biaya alkohol
● Tempat tidur dan kain tempat tidur tambahan
● Layanan Mencuci dan menggosok
● Penyewaan film
● Biaya untuk kunjungan sauna atau kolam renang

Penginapan alternatif
Karyawan diperbolehkan untuk memesan kamar atau apartemen di aplikasi atau
layanan lainnya, jika memiliki harga yang setara atau lebih rendah dari biaya kamar
standar di [hotel bintang tiga] di kota atau wilayah yang sama.

9
 Transportasi darat

Mode transportasi apa yang harus anda gunakan ?

Karyawan diharapkan untuk menggunakan pertimbangan yang masuk akal ketika
memilih transportasi. Karyawan harus memilih mode transportasi paling terjangkau
yang tersedia, dengan asumsi opsi ini juga dapat diakses secara wajar.

Sewa Mobil
1. Mobil harus disewa hanya bila sarana transportasi lainnya tidak tersedia, lebih
mahal atau tidak praktis. Pekerja dinas harus mendapatkan harga yang paling
kompetitif yang tersedia.
2. penyewaan mobil harus pra-disetujui dan diproses melalui Jojonomic.
3. Semua rental mobil harus untuk mobil dengan ukuran menengah atau lebih kecil,
kecuali tiga orang atau lebih yang bepergian bersama atau jika upgrade
disediakan oleh perusahaan rental tanpa biaya.
4. [PT Global Metropolitan] Tidak menyediakan asuransi kecelakaan secara pribadi
dan oleh karena itu merekomendasikan untuk semua karyawan dapat menerima
asuransi kecelakaan saat menyewa mobil.
5. Denda lalu lintas, biaya pengadilan, pelanggaran parkir, dll tidak diganti.

Taxi, ride-hailing, Kereta bawah tanah

1. Karyawan dianjurkan untuk menggunakan transportasi umum bila memungkinkan
2. Taksi atau layanan transportasi online diperbolehkan jika memang diperlukan.
● Namun, penggunaan taksi tidak disarankan ketika layanan yang
lebih ekonomis seperti antar-jemput bandara, van hotel, dll. Tersedia.
● Sangat disarankan untuk menggunakan aplikasi transportasi
online daripada taksi jika tersedia.
Kereta
Pilihlah kelas disesuaikan dengan standar operator kereta di negara ini :
1. Saat memesan transportasi kereta api di Asia Tenggara, karyawan harus
memesan kelas ekonomi.
2. Ketika memesan transportasi kereta api di [daftar negara dengan standar
operator kereta api yang lebih rendah], [kelas yang lebih tinggi] diizinkan.

10
Penggunaan mobil pribadi
1. Wisatawan dapat menggunakan mobil pribadi untuk perjalanan bisnis jika lebih
murah daripada menggunakan transportasi alternatif. Penggunaan mobil pribadi
untuk bisnis akan diganti dengan tarif standar sesuai dengan peraturan tentang
Tarif Penggantian jarak tempuh kendaraan milik pribadi.
2. Biaya untuk jembatan, tol, feri, parkir, dll akan diganti.
3. Denda lalu lintas, biaya pengadilan, pelanggaran parkir, dll. Tidak dapat diganti.

Makanan dan Hiburan

1. Makanan karyawan dalam perjalanan dan di lokasi tujuan akan dibayar sesuai
dengan tunjangan harian. Tunjangan harian dihitung secara otomatis di aplikasi
Jojonomic. Pengeluaran harian untuk makanan tidak perlu dibebankan biaya.
2. Jika uang harian tidak dapat dipakai, makanan akan diganti berdasarkan
pengeluaran aktual. Pedoman biaya makan yang dimaksud adalah:
● [Rp 50.000] Untuk sarapan
● [Rp 150.000] Untuk Makan siang
● [Rp 150.000 ] Untuk makan malam

3. Hiburan untuk klien bisnis atau rekanan mungkin menjadi tanggung jawab
karyawan dalam peran tertentu atau pada tugas tertentu. Hiburan klien tidak
boleh boros atau berlebihan. Makanan, minuman dan bentuk hiburan lainnya
diizinkan selama ada tujuan terkait bisnis yang sehat dan tingkat pengeluaran
yang wajar dan biasa dalam konteks bisnis, dan frekuensinya tidak berlebihan
4. Persetujuan sebelumnya dari Kepala Departemen [boleh / tidak boleh] diperoleh
sebelum biaya tersebut dikeluarkan. Dokumentasi harus mencakup hal-hal berikut:
nama, jabatan, dan afiliasi bisnis dari mereka yang dihibur serta alasan bisnis.

Ekstensi kenyamanan dan tamu tambahan

1. Memperpanjang perjalanan bisnis Anda dengan menggunakan hari libur atau

membawa serta anggota keluarga [diizinkan / tidak diizinkan] selama:
● Tidak mengganggu tujuan perjalanan bisnis
● Hari liburan telah disetujui oleh ketua tim.

11
2. Biaya perjalanan akan dibagi secara tepat antara pengeluaran bisnis dan pribadi.
Hanya pengeluaran bisnis yang akan diganti.
● Dalam hal perpanjangan waktu senggang, [PT Global Metropolitan] akan
membayar untuk penerbangan kembali atau perjalanan yang sesuai,
selama perjalanan dipesan di muka dan tanggal tidak menghasilkan
peningkatan biaya transportasi yang lebih besar dari [20% ].
● Karyawan harus membayar biaya penginapan, makanan, dan biaya
lainnya selama hari libur yang ditentukan.
● Biaya perjalanan untuk anggota keluarga atau tamu tidak dapat diganti.
Namun, tamu dapat berbagi akomodasi selama tidak ada biaya tambahan.
Jika tidak, perbedaan antara akomodasi tunggal dan banyak akomodasi akan
dibebankan kepada pelancong termasuk pajak proporsional

Acara team internal

1. Acara tim dapat diganti. Klaim harus diproses dengan aplikasi Rydoo atau per
faktur asli. Sebuah komentar harus dimasukkan dengan mencatat nama semua
peserta dan alasan acara tersebut.
2. Pemimpin tim dapat menyetujui biaya acara tim hingga [€ 20] per orang dalam
tim sekali per kuartal.

12
Item yang tidak dapat diganti
Hanya pengeluaran yang terkait dengan bisnis yang dapat diklaim. Biaya berikut
yang dikeluarkan oleh karyawan tidak bisa diganti.

Pengasuh anak Meningkatkan layanan Biaya untuk hiburan

kelas maskapai, kamar pribadi
hotel, atau penyewaan
mobil

Biaya untuk makanan dan Layanan spa, biaya Perlengkapan mandi atau
minuman sudah olahraga, akses ke pakaian yang dibeli
disediakan kolam renang, dll. selama perjalanan

Denda karena kelalaian

mengemudi

13
Keamanan Pekerja Dinas.
Keamanan Anda adalah prioritas kami.

1. Memastikan bahwa semua karyawan [PT Global Metropolitan] yang bepergian

keluar negeri untuk tujuan profesional, jika karyawan mendapatkan musibah
darurat medis maka perusahaan akan membantu dengan penanganan global.

2. Memberikan pertanggungan tambahan biaya pengobatan yang tidak

ditanggung oleh Jaminan Sosial, yang terjadi setelah sakit atau kecelakaan di
luar negeri selama perjalanan bisnis dengan nilai:
[Rp 7.500.000] di luar Amerika Serikat [Rp 15.000.000] di Amerika Serikat

3. Untuk mendapatkan manfaat dari pertanggungan ini, hubungi [contact person]

sebelum perawatan diberikan. Karyawan harus memastikan mereka selalu
menyimpan nomor telepon bantuan medis jika terjadi masalah kesehatan di luar
negeri.

14
Tingkatkan efisiensi kerja dengan kontrol terhadap perjalanan dan keuangan
dinas di perusahaan Anda dengan Jojonomic.

Jojonomic menciptakan dan menyederhanakan perjalanan dinas serta kemudahan

dalam proses reimbursement dengan sekali klik dan foto, dapat menghemat waktu
dan optimalisasi waktu.

Jojonomic memiliki :

Digital request and settlement

business trip Karyawan dapat
mengajukan perjalanan dinas
secara digital dan memilih
sendiri akomodasi

Auto Generated Schedule aas Company

Policy Akomodasi yang tersedia
sudah berdasarkan kebijakan
perusahaan

Perhitungan biaya perjalanan :

Integrasi ke Expense Karyawan
dapat meminta uang dan mengklaim
biaya perjalanan dinas dengan
melengkapi data yang dibutuhkan.

Database Komprehensif
Data karyawan dapat dan riwayat
perjalanan dinas bisa tersimpan
dan di import serta eksport
secara mudah.

Jojonomic menjadi solusi Anda untuk mengumpulkan data secara otomatis,cegah

penipuan dan kendali penuh atas anggaran perusahaan dengan mudah dan cepat.
c Copyright PT Jojo Nomic Indonesia
Jojonomic telah dipercaya puluhan ribu karyawan di Indonesia

c Copyright PT Jojo Nomic Indonesia