Machine Translated by Google

Q/QCKJ
Qingdao Qiancheng Technology Co, Ltd Standar Perusahaan
QCKJ-QMS-FD-ZD15

Sistem Penggantian Biaya Perjalanan Internasional Teknologi Qiancheng

19-01-2024 Dirilis oleh Implementasi 01-02-2024

Qingdao Qiancheng Technology Co., Ltd.

Machine Translated by Google

Sistem Penggantian Biaya Perjalanan Internasional Teknologi Qiancheng Versi: F QCKJ-QMS-FD-ZD15

Kata pengantar

Standar ini termasuk dalam standar manajemen dalam sistem standar perusahaan.

Standar ini diusulkan oleh Departemen Keuangan.

Standar ini ditinjau oleh Zhong Yingchao.

Standar ini disetujui oleh Chen Fujun.

Standar ini berada di bawah yurisdiksi dan tanggung jawab Departemen Keuangan untuk interpretasinya.

Departemen yang menyusun standar ini: Departemen Keuangan.

Perancang utama standar ini: Zhu Kewei.

Revisionis utama standar ini: Zhu Kewei.

Standar ini pertama kali dirilis pada 19 Juli 2016.

Standar ini direvisi untuk keenam kalinya pada tanggal 19 Januari 2024 versi F menggantikan E.

2
Machine Translated by Google

Sistem Penggantian Biaya Perjalanan Internasional Teknologi Qiancheng Versi: F QCKJ-QMS-FD-ZD15

Sistem Penggantian Biaya Perjalanan Internasional Teknologi Qiancheng

1. Tujuan

Untuk membakukan perilaku reimbursement dan memperkuat manajemen pengeluaran, sistem ini dirumuskan secara khusus sesuai dengan prinsip kerja “efisien”. Semua pengeluaran dimasukkan dalam pengelolaan anggaran,

Kontrol secara ketat pengeluaran ekstra-anggaran dan berlebihan.

2. daerah

Berlaku untuk penggantian biaya perjalanan internasional bagi seluruh karyawan Qiancheng Technology. Bagi karyawan yang bergabung dengan anak perusahaan di luar negeri, silakan merujuk ke Penggantian Biaya Perjalanan Perusahaan Luar Negeri untuk penggantian biaya perjalanan dalam negeri.

Sistem penggantian biaya perjalanan korporat, seperti "Sistem Penggantian Biaya Perjalanan Qiancheng Peru Co., Ltd.", "Sistem Penggantian Biaya Perjalanan Perusahaan Bisco Jerman", dll.

3 Dokumen referensi normatif

tidak ada

4 Istilah dan definisi

4.1 Perjalanan bisnis ke luar negeri: Karena kebutuhan kerja, karyawan perusahaan dikirim ke negara atau wilayah selain tempat tinggal permanen mereka untuk melakukan pekerjaan yang relevan.

4.2 Penugasan permanen di luar negeri: Personil yang dikirim oleh perusahaan untuk bekerja di negara selain lokasi BASE dan yang telah menandatangani perjanjian penduduk tetap, termasuk personel yang ditugaskan di anak perusahaan di luar negeri

Bagi perusahaan (termasuk pabrik) dan kantor di luar negeri, tenaga kerja tetap ekspatriat diperbolehkan kembali ke negaranya setiap 6 bulan sekali (atau setiap 3 bulan sekali dengan tunduk pada pembatasan visa).

Personel residen perlu menandatangani perjanjian residen di luar negeri sebelum pergi ke luar negeri.Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menandatangani perjanjian residen.

5 Tanggung jawab manajemen

5.1 Departemen Penggantian Biaya: Isi formulir penggantian biaya dan serahkan ke proses persetujuan.Kepala departemen akan memberikan informasi yang sebenarnya tentang berbagai biaya yang dikeluarkan oleh personel bisnis departemen di luar negeri.

Persetujuan berdasarkan validitas dan rasionalitas.

5.2 Departemen Keuangan: Bertanggung jawab atas peninjauan dan pembayaran biaya yang berkaitan dengan perjalanan bisnis ke luar negeri dan biaya terkait lainnya.

5.3 Departemen Sumber Daya Manusia: Bertanggung jawab atas identifikasi penduduk ekspatriat dan penandatanganan perjanjian penduduk.

5.4 Departemen Administrasi: Bertanggung jawab atas pemrosesan visa, perbandingan harga, pemesanan, verifikasi faktur dan permohonan pembayaran untuk tiket pesawat internasional masuk dan keluar.

6 Kelola konten

6.1 Peraturan manajemen penggantian biaya perjalanan luar negeri dan standar penggantian biaya:

6.1.1 Aturan perhitungan hari perjalanan bisnis: dihitung berdasarkan hari perjalanan bisnis atau hari tinggal yang sebenarnya (hari perjalanan bisnis atau hari tinggal yang sebenarnya = tanggal keberangkatan tiket pesawat internasional)

periode - tanggal kembali ke negara masuk), tanggal kembali ke negara masuk adalah tanggal yang dicap oleh bea cukai atau tanggal tanda terima masuk yang dicetak oleh mesin swalayan bea cukai pada hari masuk.

mengizinkan.

Jika seorang karyawan yang tinggal di luar negeri yang bergabung dengan kantor pusat untuk sementara kembali ke negara tersebut karena pengaturan kerja perusahaan selama masa tinggalnya, jumlah hari tinggalnya akan dikurangi dari waktu selama periode kepulangannya ke negara tersebut.

Selama masa tinggal, jika personel penduduk tidak dapat tinggal di negara tempat tinggal karena pengaturan kerja perusahaan selama perjalanan bisnis, biaya akomodasi di negara tempat tinggal dapat diganti.

3
Machine Translated by Google

Sistem Penggantian Biaya Perjalanan Internasional Teknologi Qiancheng Versi: F QCKJ-QMS-FD-ZD15

Selama masa tinggal, jika personel residen melakukan perjalanan ke negara ketiga selain negara tempat tinggal karena pengaturan kerja perusahaan, silakan lihat Lampiran 1 "Negara dan Wilayah"

Biaya akomodasi akan diganti sesuai dengan standar negara ketiga dalam Tabel Standar Akomodasi, Makanan, dan Biaya Lain-Lain, dan akan diganti sesuai dengan standar subsidi negara ketiga.

Biaya subsidi diganti semu.

6.1.2 Pengelolaan biaya transportasi perjalanan dinas ke luar negeri dan penugasan tetap

6.1.2.1 Standar transportasi: Untuk transportasi internasional harus memilih kelas ekonomi, jika ingin terbang dengan kelas bisnis harus mendapat persetujuan dari direktur keuangan.

6.1.2.2 Selama perjalanan bisnis, pada prinsipnya biaya transportasi ke luar negeri (antar kota) akan diganti, dan biaya transportasi dalam kota akan berada dalam standar (10 dolar AS/hari).

Tiket akan diganti secara riil. Pada prinsipnya, jika cabang memiliki mobil di tempat tinggal permanen, biaya transportasi lokal tidak akan diganti. Untuk standar alokasi mobil tertentu dan persyaratan penggunaan mobil, silakan merujuk ke

Menerapkan sistem pengelolaan kendaraan pada Sistem Manajemen Komprehensif Anak Perusahaan Asing.

6.1.3 Silakan lihat Lampiran 1 untuk standar kontrak akomodasi, makanan, dan lainnya di setiap negara.

6.1.4 Jika Anda mengeluarkan biaya akomodasi di luar negeri, Anda harus meminta faktur biaya akomodasi dan melakukan penggantian biaya aktual sesuai standar yang ditentukan. Jumlah kelebihannya akan ditanggung oleh individu.

Dalam keadaan khusus, penggantian biaya yang berlebihan harus disetujui oleh Chief Financial Officer.

6.1.5 Biaya akomodasi selama perjalanan bisnis yang sama dapat dihitung sekaligus dan diganti sesuai batas. Jika biaya akomodasi lebih rendah dari standar penggantian yang sesuai, departemen tabungan akan melakukannya

50% dari biaya akan dimasukkan ke dalam subsidi makanan dan lain-lain dan diganti. Lihat Lampiran 2 untuk penjelasan rinci.

6.1.6 Pada prinsipnya, orang dengan jenis kelamin yang sama yang bepergian bersama harus menginap di kamar double. Standar akomodasi dapat ditingkatkan sebesar 20% dari standar kamar single, namun biaya akomodasi harus masuk akal.

Penggantiannya akan dilakukan oleh satu orang, jika dipisahkan tidak akan diganti, dan 50% dari tabungannya akan dimasukkan dalam tunjangan makan dan lain-lain untuk penggantian. Lihat Lampiran 2 untuk penjelasan rinci.

6.1.7 Jika Anda menggunakan transportasi pada malam hari tanpa akomodasi, hanya subsidi yang akan diganti, dan biaya akomodasi tidak akan diganti tanpa invoice akomodasi.

6.1.8 Biaya yang berkaitan dengan meninggalkan perjalanan bisnis atau tempat tinggal permanen tanpa persetujuan perusahaan selama perjalanan bisnis tidak akan diganti.

6.1.9 Penduduk luar negeri, termasuk tiga orang atau lebih dalam satu wilayah, tidak diperbolehkan tinggal di hotel (wisma) dalam waktu lama, sebaiknya menyewa apartemen sebagai tempat menginap reguler setelah membandingkan harga.

Prinsipnya setiap orang mempunyai satu kamar untuk akomodasi di stasiun, dan harga sewa harus lebih baik dari harga akomodasi hotel.

6.1.10 Jika perjalanan bisnis ke luar negeri atau pegawai tetap menyediakan akomodasi sendiri, ditangani oleh perusahaan asing, atau tinggal di apartemen sewaan perusahaan, biaya akomodasi tidak akan diganti.

15% dari biaya akomodasi standar di negara tuan rumah disubsidi langsung kepada individu.

6.1.11 Bagi karyawan BASE yang bekerja di luar negeri dan datang ke Tiongkok untuk perjalanan bisnis, standar akomodasi dan subsidi harus didasarkan pada "Sistem Penggantian Biaya Perjalanan Domestik Teknologi Qiancheng"

Gelar" eksekusi.

6.1.12 Bagian administrasi menangani urusan visa perjalanan bisnis internasional untuk personel domestik, dan tiket pesawat internasional masuk dan keluar dikeluarkan oleh bagian administrasi dari lembaga kerjasama perusahaan.

Bandingkan harga dan pesan.

6.1.13 Perusahaan akan menanggung biaya pengujian asam nukleat dan akomodasi selama masa karantina selama perjalanan bisnis.

6.2 Biaya komunikasi selama perjalanan bisnis atau penugasan ke luar negeri akan diganti dalam standar US$1/hari berdasarkan penerimaan sebenarnya.

6.3 Persyaratan penggantian biaya luar negeri

6.3.1 Personil domestik yang perlu mengajukan visa untuk perjalanan bisnis internasional harus mengajukan biaya pada 02-01 setidaknya satu bulan sebelumnya, dan prosesnya akan ditangani oleh departemen administrasi.

Visa.

6.3.2 Personil domestik yang ingin melakukan perjalanan internasional mengajukan permohonan perjalanan bisnis internasional 02-032 dalam sistem OA 2 minggu sebelumnya.Setelah proses selesai, bagian administrasi akan melakukan pemesanan terpadu.

Departemen Sumber Daya Manusia membeli asuransi kecelakaan diri di luar negeri secara terpadu. Perjalanan dinas internasional bagi karyawan yang bergabung dengan anak perusahaan di luar negeri harus diserahkan ke sistem OA satu minggu sebelumnya.

02-032 Aplikasi perjalanan bisnis internasional. Informasi rinci perjalanan bisnis internasional harus dicantumkan dalam proses aplikasi dan harus diselesaikan sebelum perjalanan bisnis, jika tidak maka tidak akan diterima.

Mengganti biaya perjalanan.

4
Machine Translated by Google

Sistem Penggantian Biaya Perjalanan Internasional Teknologi Qiancheng Versi: F QCKJ-QMS-FD-ZD15

6.3.3 Formulir penggantian biaya perjalanan dinas ke luar negeri bagi pegawai dalam negeri harus dalam RMB sebagai satuan mata uang, formulir penggantian biaya perjalanan dinas ke luar negeri bagi karyawan yang bergabung dengan anak perusahaan di luar negeri harus dalam RMB.

Dalam mata uang lokal. Saat mengganti biaya, jika melibatkan konversi nilai tukar, nilai tukar akan didasarkan pada email nilai tukar perusahaan pada tanggal 1 setiap bulan. Jika penggantian

Jika nilai tukar pembayaran sebenarnya berbeda secara signifikan dengan nilai tukar pada tanggal 1 bulan tersebut, maka nilai tukar pelunasan tagihan kartu kredit atau nilai tukar voucher penukaran dapat digunakan sebagai nilai tukar penggantian.

6.3.4 Pelancong bisnis yang menginap di hotel harus menyimpan dokumen atau gambar check-in dan melampirkannya pada formulir penggantian biaya sebagai dokumen asli.

6.3.5 Saat mengganti biaya tiket pesawat, boarding pass asli atau boarding pass elektronik harus diberikan sebagai dokumen asli dan dilampirkan pada formulir penggantian biaya.

6.3.6 Pelancong bisnis luar negeri jangka pendek harus menyerahkan proses persetujuan penggantian biaya OA 02-04 dalam waktu 10 hari kerja setelah kembali dari perjalanan bisnis dan melampirkan dokumen yang benar,

Dokumen asli yang sah dan lengkap.

Pelancong bisnis jangka panjang di luar negeri dapat mengajukan proses persetujuan penggantian biaya OA 02-04 setiap bulan selama perjalanan bisnis dan mengirimkan faktur versi elektronik ke kantor domestik.

Personil departemen yang relevan membantu dalam proses penggantian atau penggantian biaya secara offline.

Pengeluaran pada bulan berjalan akan diganti semaksimal mungkin dalam bulan yang sama. Pengeluaran dapat memakan waktu berbulan-bulan, namun tidak dapat memakan waktu bertahun-tahun. Biaya yang telah jatuh tempo lebih dari dua bulan atau rentang tahun akan diganti kecuali jika dilaporkan terlebih dahulu.

Tidak ada penggantian yang akan diberikan.

Untuk personel tetap yang ditugaskan di luar negeri yang memiliki anak perusahaan atau pabrik lokal dan telah menandatangani hubungan kerja dengan perusahaan lokal, subsidi akan dibayarkan di kantor pusat, dan biaya perjalanan terkait akan didasarkan pada

Penggantian biaya akan dilakukan secara lokal sesuai dengan peraturan anak perusahaan di luar negeri. Jika tidak ada anak perusahaan lokal, penggantian biaya akan dilakukan di kantor pusat sesuai dengan persyaratan di atas untuk pelancong bisnis luar negeri.

6.3.7 Subsidi untuk perjalanan bisnis ke luar negeri atau pegawai tetap diberikan dalam bentuk penggantian biaya, dan tidak diperlukan stempel.

6.3.8 Saat melakukan perjalanan bisnis dan perlu memperpanjang waktu perjalanan, Anda harus meminta instruksi dari manajer langsung Anda dan melapor ke Departemen Sumber Daya Manusia untuk dicatat; Anda tidak diperbolehkan memperpanjang waktu perjalanan bisnis karena alasan pribadi penting.

Kegagalan untuk melakukannya tanpa persetujuan akan dianggap sebagai ketidakhadiran kerja, dan biaya perjalanan untuk jangka waktu yang diperpanjang tidak akan diganti.

6.3.9 Jika prosedur yang tidak lengkap, dokumen yang hilang, pengisian yang salah, dll ditemukan selama peninjauan keuangan, maka akan dikembalikan dan akan diterbitkan kembali oleh penanggung jawab dan diserahkan kembali.

Tinjauan.

6.3.10 Semua pelancong bisnis harus jujur dan dapat dipercaya, dan tidak boleh membuat laporan palsu atau laporan ulang. Jika ketahuan, pelancong bisnis tersebut akan dihukum dengan denda tiga kali lipat dari jumlah laporan palsu tersebut.

Jumlah denda tunggal tidak boleh kurang dari 1.000 yuan. Tergantung pada keadaan, perusahaan dapat menjatuhkan hukuman lain. Jika keadaannya serius, personel terkait akan dipecat dan dihukum.

Personel terkait yang menyetujui akan mengenakan denda keuangan sebesar dua kali lipat jumlah penggantian.

7 Lampiran

7.1 Lampiran 1: Tabel standar akomodasi, makanan, dan pengeluaran lain-lain di berbagai negara dan wilayah

7.2 Lampiran 2: Metode penghitungan subsidi tabungan akomodasi

5
Machine Translated by Google

Sistem Penggantian Biaya Perjalanan Internasional Teknologi Qiancheng Versi: F QCKJ-QMS-FD-ZD15

Halaman revisi dokumen

Jumlah modifikasi Tanggal revisi Alasan revisi dan ringkasan konten Pemberi persetujuan revisi

1 19-07-2016 Edisi pertama dirilis Lagu Chengling/

2 05-07-2017 Menambahkan 6.3.2 persyaratan akomodasi dalam standar penggantian biaya Sun Ying /

3 22-06-2019 Revisi 6.4 Peraturan manajemen penggantian biaya perjalanan luar negeri dan standar pengeluaran, dll. Zhang Chunyan/

4 02-02-2020 Menambahkan 6.2.10 dan 6.3.1.2, merevisi batas waktu penggantian biaya, dll. Zhang Chunyan/

Merevisi beberapa klausul pada versi sebelumnya dan beberapa negara pada Lampiran 1 atau
5 14-10-2022 Hou Xiaoqi /
Standar akomodasi regional dan subsidi lump

sum telah merevisi beberapa ketentuan pada versi sebelumnya dan beberapa negara pada Annex 1 atau
6 19-01-2024 Zhu Kewei /
Standar akomodasi regional dan subsidi sekaligus