AUDIT PDE

“AUDIT SIKLUS PENDAPATAN DAN PEMBELIAN HOTEL”

Oleh :

Kelompok 3

Saddam Dwigung N 1907612002

I Dewa Gde Dwika Dananjaya 1907612004

Putu Diko Paramarta 1907612018

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2020
 SIKLUS PENDAPATAN DAN PEMBELIAN HOTEL

A. Pengertian Hotel
Hotel merupakan salah satu industri penunjang ekonomi di Indonesia. Perkembangan
dunia pariwisata membuka peluang bagi industri perhotelan untuk terus berkembang.
Hotel merupakan salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau
keseluruhan bagian untuk jasa pelayanan penginapan, penyedia makanan dan minuman
serta jasa lainnya bagi masyarakat umum yang dikelola secara komersial. Sebagai
penjual jasa, hotel harus menyediakan berbagai kebutuhan dan fasilitas yang memadai,
beserta sumber daya manusia yang terampil dan pengelolaan secara profesional.

B. Siklus Pendapatan Hotel

Secara umum, terdapat lima tahap siklus pendapatan Hotel, yaitu :
a. Pengelolaan dan proses pemesanan
b. Faktur penjualan dan penyesuaian
c. Pengelolaan kas, kredit, dan piutang
d. Pengakuan pendapatan dan cut-off
e. Pemeliharaan master-file pelanggan

1. Pengelolaan dan Proses Pemesanan

Pengelolaan dan proses pemesanan yang akan dibahas secara rinci adalah
pendapatan kamar dan pendapatan F&B karena kedua pendapatan tersebut
merupakan sumber utama penghasilan hotel.
a. Pendapatan Kamar
Aktivitas pengelolaan dan proses pemesanan atas kamar dapat
disimpulkan dalam flowchart sebagai berikut:
 Reservasi pribadi/ melalui agen

Staf reservasi melakukan pemesanan

Tamu datang ke hotel

Front office meminta tamu untuk mengisi formulir registrasi &

melakukan verifikasi kartu kredit

Hotel melakukan freeze pada kartu kredit tamu

Front office memperbarui status daftar tamu di hotel

 Reservasi
Sebelum tamu dapat menetap di hotel, tamu hotel harus membuat
reservasi terlebih dahulu. Reservasi adalah proses perjanjian berupa
pemesanan sebuah produk baik barang maupun jasa dimana pada saat itu
telah terdapat kesepahaman antara konsumen dengan produsen mengenai
produk tersebut namun belum ditutup oleh sebuah transaksi jual – beli
(Lawrence & Norman, 2008). Reservasi hotel dimulai melalui prosedur
registrasi yang dapat diakses pada website/ e-mail Hotel X atau website
pihak ketiga (contoh: Expedia). Setiap reservasi yang dibuat kemudian
dimasukkan ke dalam reserve system, yaitu database yang digunakan oleh
Departemen Sales & Marketing untuk pengelolaan reservasi. Setiap
perubahan pada detil reservasi dilakukan oleh Departemen Sales &
Marketing atau front office pada reserve system. Data yang disimpan
dalam reserve system kemudian dipindahkan ke dalam sistem OPERA
yang digunakan oleh front office untuk pembuatan formulir registrasi.
 Formulir registrasi tersebut akan menjadi dasar pembuatan profil tamu
hotel oleh front office. Profil tamu hotel memuat informasi mengenai
nama tamu, alamat, email, nomor passport, dan waktu penginapan. Pada
situasi tertentu, apabila informasi sudah dapat diperoleh dari Departemen
Reservasi (via telepon atau email), registrasi dapat dibuat sebelum
kedatangan tamu. Reservasi hotel dapat dilakukan secara pribadi atau
melalui agen perjalanan. Tamu yang memesan kamar melalui agen
perjalanan umumnya akan melakukan pembayaran langsung ke agen.
Setelah melakukan pembayaran, tamu akan mendapatkan voucher untuk
check-in yang diberikan oleh agen. Pembayaran dapat dikenakan sebelum
tamu check-in atau sesudahnya (bagi agen yang memiliki credit limit).
Tarif yang dikenakan adalah harga yang diberikan oleh agen. Harga
tersebut cenderung lebih murah dibandingkan dengan harga yang
dipublikasikan di situs resmi hotel. Pada umumnya, departemen penjualan
memiliki kesepakatan dengan agen – agen perjalanan. Kesepakatan
dengan agen perjalanan dapat terkait dengan tarif kontrak, pembagian
jatah kamar, maupun penawaran khusus. Kesepakatan yang berhubungan
dengan tarif kontrak akan diperbarui setiap tahun dan untuk kesepakatan
yang berhubungan dengan penawaran khusus akan diperbarui tergantung
dengan situasi pasar. Kesepakatan dengan agen perjalanan akan
ditandatangani oleh Director of Sales dan General Manager serta
respresentatif dari agen perjalanan. Agen akan mendapatkan keuntungan
dari selisih harga jual ke tamu dengan harga khusus yang diperoleh dari
hotel. Reservasi pribadi dapat dibuat melalui tiga cara, yaitu walk-in,
email, atau website Hotel X. Tamu akan dikenakan tarif normal sesuai
dengan harga kamar yang dipublikasikan pada situs resmi hotel, kecuali
apabila terdapat promo khusus yang diberikan langsung oleh hotel. Tarif
harga tersebut akan diperbarui setiap tahun/ bulan, tidak dapat diprediksi,
oleh Departemen Pendapatan.

 Fasilitas Kredit/ Credit Limit

Agen perjalanan umumnya memberikan kontribusi besar bagi
pendapatan perusahaan. Hal tersebut disebabkan karena sebagian besar
tamu hotel diperoleh melalui agen perjalanan. Oleh karena itu, perusahaan
menyediakan fasilitas kredit kepada agen perjalanan tertentu yang
dipandang sebagai wholesalers travel agent. Fasilitas kredit diberikan
kepada agen yang dianggap memenuhi syarat untuk diberikan fasilitas
kredit dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Proses pemberian dan
persetujuan fasilitas kredit dimulai ketika agen perjalanan mengisi aplikasi
kredit yang disebut "application for direct billing". Dalam formulir ini,
agen perjalanan akan memberikan informasi yang relevan mengenai
alamat penagihan dan nomor yang dapat dihubungi. Formulir tersebut
kemudian dikirimkan kepada Departemen Manajemen Kredit. Setelah
diterima oleh Departemen Manajemen Kredit, manajer kredit akan
 melakukan pemeriksaan agen perjalanan dengan cara menghubungi
referensi kredit; trial cash basis, yaitu peninjauan likuiditas pembayaran
agen perjalanan dalam tiga bulan terakhir oleh hotel; mewawancarai
setidaknya tiga hotel yang memberikan fasilitas kredit pada agen
perjalanan tersebut; dan melihat produktivitas dari agen perjalanan,
seberapa banyak tamu yang dapat dibawa oleh agen perjalanan ke
hotel.Setelah dilakukan pemeriksaan atas agen perjalanan tersebut,
manajer kredit akan membuat draft atas hasil pemeriksaan kredit dan
menentukan keputusan atas pemberian/ penolakan fasilitas kredit. Jumlah
pemberian fasilitas kredit yang diberikan didasari oleh penilaian
manajemen hotel kepada perusahaan agen perjalanan atas prospek yang
akan dihasilkan oleh agen serta rata-rata tarif pemberian kredit yang
diberikan hotel lain kepada agen tersebut. Perolehan fasilitas kredit ini
kemudian harus disetujui oleh manajer kredit, pengawas keuangan,
General Manager, direktur keuangan, dan sales-marketing dalam surat
persetujuan. Setelah itu, surat persetujuan tersebut akan dikirimkan ke
perusahaan agen perjalanan. Daftar agen yang mendapat fasilitas kredit
akan didata dalam folio agen perjalanan. Setiap bulan, perusahaan akan
mengadakan rapat atas kredit dan piutang yang dihadiri oleh manajer
kredit, pengawas keuangan, dan direktur keuangan. Oleh karena
pengendalian yang dilakukan secara rutin, sejauh ini perusahaan belum
pernah mengalami masalah yang signifikan dalam penagihan piutang.

 Check-in
Standar waktu check-in hoteladalah pukul 14:00, kecuali terdapat
pengecualian. Pada saat tamu datang, front office akan meminta tamu
untuk mengisi formulir registrasi (bagi tamu yang belum registrasi) dan
meminta kartu kredit tamu serta verifikasi kartu kredit untuk melakukan
pembayaran. Pihak Hotel X akan mengenakan biaya jaminan penginapan
pada kartu kredit minimal Rp 2,000,000, tergantung pada durasi
penginapan, sebagai jaminan apabila terjadi kerusakan atas fasilitas hotel
atau pembelian minibar selama penginapan. Untuk tamu yang tidak
memiliki kartu kredit, hotel akan meminta setoran tunai untuk deposit dan
biaya jaminan. Deposit kas minimum yang harus dibayar tamu adalah tarif
satu malam kamar. Setelah proses pembayaran berhasil dilakukan, front
office akan memperbarui status tamu menjadi ”in-house” pada sistem
OPERA untuk menandakan bahwa tamu telah check-in dan telah menjadi
bagian dari pendapatan hotel. Setiap akun piutang akan dicatat pada guest
ledger account. Pada akhir hari, apabila terdapat tambahan informasi
tamu, front office akan memperbarui informasi tersebut pada bagian
additional information di formulir registrasi.
  Check-out
Standar waktu check-out hotel adalah pukul 12:00, kecuali terdapat
pengecualian

b. Pendapatan F&B
Harga dan menu F&B ditentukan oleh koki lokal dan manajer F&B.
Menu ersebut dipilih berdasarkan penjualan tahun berjalan. Manajer F&B
dan koki akan mengirimkan 10 item menu penjualan F&B tertinggi
kepada cost controller. Untuk penjualan F&B yang rendah, menu akan
dihilangkan dan digantikan dengan menu baru. Koki lokal dan manajer
F&B merupakan personil yang bertanggung jawab untuk memperbarui
harga/ merubah menu. Peninjauan dan kebijakan perubahan harga/ menu
akan dievaluasi oleh cost controller, manajer keuangan, dan manajer F&B.
Setelah itu, persetujuan perubahan harga/ menu dilakukan oleh General
Manager secara informal/ lisan. Apabila sudah disetujui, manajer F&B
akan berkoordinasi dengan manajer IT untuk memperbarui harga/ menu
pada sistem MICROS. Harga/ menu yang belum diperbarui akan diberi
stiker untuk sementara.

c. Pendapatan atas Fasilitas Hotel

Fasilitas terdiri dari beberapa function room, yaitu ruang pertemuan
dan ballroom. Ruangan tersebut berfungsi sebagai sarana untuk berbagai
aktivitas seperti acara – acara kantor serta pernikahan. Sewaktu pelanggan
melakukan deposit pembayaran untuk penggunaan fasilitas hotel

2. Faktur Penjualan & Penyesuaian (Invoicing & Adjustment)

Front office mempersiapkan tagihan "proforma invoice" sehari sebelum
check-out dan mengirimkannya kepada tamu untuk pengecekan. Hari berikutnya
sewaktu tamu check-out, staf front office akan mencetak tagihan kembali atau
"confirmation letter booking” untuk pemeriksaan ulang oleh tamu. Apabila tagihan
tersebut benar, tamu menyelesaikan pembayarannya baik secara tunai maupun kredit
dan menandatangani tagihan tersebut yang menyatakan persetujuan pembayaran.
Bagi tamu yang melakukan pembayaran melalui agen, staf piutang akan
mempersiapkan faktur berdasarkan guest folio/ master bill. Faktur dikirimkan
kepada financial controller untuk ditinjau dan disetujui. Apabila financial controller
telah menandatangani faktur tersebut, staf bagian piutang akan mengirimkan faktur
tersebut ke agen perjalan terkait. Apabila terdapat kesalahan dalam pemfakturan, staf
piutang akan memeriksa penyebab kesalahan tersebut. Biasanya mereka akan
menghubungi staf front office atau memeriksa kontrak dengan agen perjalanan.
Kemudian, staf piutang akan membuat faktur baru dan melakukan penyesuaian.
Penyesuaian tersebut harus disetujui oleh manajer kredit. Setelah penyesuaian
disetujui, faktur tersebut akan dikirimkan ke agen perjalanan/ tamu.
3. Pengelolaan Kas, Kredit, dan Piutang
Setiap akhir shift, staf front office dan staf departemen pendapatan lainnya
akan mempersiapkan dokumen pendukung dari transaksi kas, kredit, dan piutang
dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Transaksi Kas
Untuk transaksi yang dibayar secara kas, staf dari setiap departemen
akan mempersiapkan remittanceenvelope. Remittance envelope berisi kas
yang diterima dari setiap departemen. Pada bagian depan remittance
envelope, terdapat spesifikasi uang yang diterima, seperti mata uang dan
jumlah nominal. Setelah itu, remittance envelope akan dimasukkan
kedalam kotak penyimpanan/ drop box disaksikan oleh seorang saksi mata
yang bertindak sebagai pengawas. Keesokan paginya, general cashier akan
mengambil remmittance envelope dari kotak penyimpanan/ drop box dan
mempersiapkan general cashier report. Setelah itu, general cashier report
dikirimkan ke income audit untuk diperiksa keakuratannya. Income
auditor merekonsiliasi pencatatan penerimaan kas yang berasal dari tamu
hotel, non tamu hotel, dan collection dengan uang fisiknya yang terdapat
dalam remmitance envelope. Setelah diperiksa, junior accountant dan
asisten direktur keuangan akan meninjau laporan tersebut. Apabila
terdapat disperansi, kasir akan mengivestigasi perbedaan tersebut ke pihak
terkait. Apabila catatan pada laporan sudah benar, income audit akan
membuat jurnal pendapatan pada general ledger. Setiap minggu, general
cashier akan melakukan deposit kepada bank.
b. Transaksi Kartu Kredit
Untuk transaksi yang dilakukan menggunakan kartu kredit, income
audit akan menyatukan seluruh dokumen pendukung seperti faktur dan
bukti transaksi kartu kredit untuk selanjutnya dikirimkan kepada night
audit. Pada malam hari, night audit akan mencocokkan transaksi kartu
kredit berdasarkan dokumen pendukung, faktur beserta bukti transaksi
kartu kredit, dengan data pada sistem OPERA dan MICROS. Keesokan
paginya, dokumen pendukung akan dikirimkan kepada income audit untuk
direkonsiliasi. Selanjutnya, rekonsiliasi akan diverifikasi oleh manajer
kredit. Apabila terdapat disperansi, akan dilakukan tindakan investigasi
atas perbedaan tersebut.

c. Piutang
Untuk mengetahui jumlah piutang yang beredar, perusahaan
memeriksa updated bank statements setiap hari. Setelah itu, AR
accountant akan membandingkan jumlah dana yang telah ditransfer
pembayar pada bank statement dengan jumlah slip remittance yang
diterima dari pembayar. Apabila jumlahnya sesuai, perusahaan akan
memperbarui piutang yang beredar dan mencatat transaksi pada buku.
 4. Pengakuan Pendapatan dan Cut-off
Setiap malam hari, night audit melakukan pemeriksaan terhadap hasil seluruh
pendapatan pada hari tersebut dengan cara mencocokkan data yang tercatat pada
summary report di MICROS, OPERA, ke dokumen pendukung terkait seperti guest
folio, bill/receipt from outlets, dan manual restaurant & cashier. Keesokan paginya,
rekapitulasi hasil dari night auditor beserta dokumen pendukung terkaitakan
dikirimkan kepada income audit. Income audit bertanggung jawab untuk memeriksa
kelengkapan dan validitas pendapatan dengan cara memverifikasi bahwa pendapatan
dari departemen kamar, F&B, dan departemen lainnya dengan rekapitulasi hasil dari
night auditor telah benar. Apabila sudah benar, maka income audit akan membuat
jurnal – jurnal atas pendapatan tersebut pada ISCALA dan mencetak daily revenue
report/ laporan pendapatan harian. Laporan pendapatan harian kemudian ditinjau
oleh General Manager untuk persetujuan. Laporan pendapatan harian yang telah
disetujui akan didistribusikan kepada seluruh kepala departemen untuk keperluan
masing-masing

5. Memelihara Master File Pelanggan

Master file pelanggan mempunyai 2 jenis database, yaitu tamu individu (walk-
in) dan agen perjalanan. Master file pelanggan disimpan dalam sistem OPERA
berupa guest history. Seluruh tambahan dan pengurangan informasi pelanggan
dilakukan di bawah naungan Departemen Reservasi. Seringkali, penambahan dan
pengurangan data master file pelanggan dilakukan oleh staf reservasi. Selama
reservasi kamar, apabila data agen tidak terdapat dalam database, reservasinya tidak
dapat diproses dan folio tamu baru harus dibuat. Tidak ada proses peninjauan ulang
dan persetujuan untuk penambahan atau pengurangan dari master data pelanggan.
Tidak terdapat formulir formal yang digunakan untuk membuat perubahan atau
penambahan dalam data pelanggan baru. Perubahan pada master data pelanggan
dapat diakses secara bebas oleh petugas reservasi.Jika ingin melakukan perubahan
status agen perjalan yang berdampak terhadap fasilitas kredit, dibutuhkan credit
billing yang telah diisi oleh AR manager dan disetujui oleh General Manager serta
financial controller. Setelah itu, manajer kredit akan melakukan perubahan status
fasilitas kredit agen perjalanan.

C. Proses Audit Pendapatan Hotel

Proses audit hotel terdiri dari empat tahap, yaitu :
1. Melakukan perencanaan dan perancangan pendekatan audit
2. Melakukan pengujian pengendalian dan pengujian substantif transaksi
3. Melakukan prosedur analitis, sales cut-off testing, dan detil saldo
4. Menyelesaikan audit dan mengeluarkan laporan audit

1. Perencanaan dan Perancangan Pendekatan Audit

a. Memahami lingkungan industry klien dan entitas bisnis
Auditor perlu memahami lingkungan industri klien dan entitas bisnis agar
dapat menjalankan audit serta menilai risiko bisnis dan risiko salah saji material
 dalam laporan keuangan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memahami
lingkungan industri dan entitas bisnis adalah pemahaman lingkungan industri
dan eksternal, pemahaman operasi dan proses bisnis, pemahaman manajemen
klien dan pemerintahan, pemahaman strategi dan objektif klien, serta
pengetahuan atas kinerja dan penilaian klien.
b. Memahami pengendalian internal dan menetapkan risiko pengendalian (control
risk)
Dalam dunia bisnis, pendapatan merupakan salah satu akun yang mempunyai
peranan penting dalam kegiatan operasi perusahaan. Pendapatan pada umumnya
bernilai signifikan karena akun ini memberikan kontribusi yang cukup besar
dalam menjalankan aktivitas perusahaan dan menjadi basis evaluasi atas
berbagai macam item, seperti bonus dan kinerja. Oleh karena itu, auditor
menetapkan resume risk untuk akun pendapatan. Secara umum risiko dalam
bisnis hotel relatif sama, kecuali terdapat risiko tambahan dari analisa
pengendalian yang diterapkan hotel tersebut. Prosedur yang dapat diterapkan
dalam memahami risiko hotel berawal dari risiko – risiko yang mungkin terjadi,
kemudian dilakukan evaluasi cara hotel mengatasi risiko tersebut.
c. Menetapkan materialitas dan menilai risiko salah saji
Materialitas merupakan besaran kesalahan atau salah saji pada informasi yang
dapat mempengaruhi pertimbangan dalam mengambil suatu keputusan.
Menetapkan batas materialitas diperlukan untuk menentukan jumlah sampel
bukti audit yang dibutuhkan.
d. Melakukan pengujian pengendalian dan pengujian substantif transaksi
Auditor harus merancang prosedur pengendalian dan substantif untuk
mengatasi risiko yang teridentifikasi terkait setiap pernyataan relevan untuk
saldo akun, kelas transaksi, atau pengungkapan. Prosedur substantif tersebut
harus bergantung pada (1) risiko yang signifikan telah diidentifikasi dan (2)
kontrol hotel dapat diandalkan. Auditor melakukan design & implementation
testing (D&I Testing) untuk menguji pengendalian dan journal entry testing (JET
Testing) untuk menguji substantif transaksi.
1. Design & Implementation Testing (D&I Testing)
Design & implementation testing (D&I Testing) merupakan prosedur
pengujian pengendalian untuk mengevaluasi efektivitas desain dan
implementasi pengendalian internal. Auditor mengevaluasi untuk
memastikan bahwa pengendalian telah dirancang dan diterapkan dengan
benar
2. Journal Entry Testing
Dalam mengaudit entitas yang memiliki beberapa lokasi atau
komponen, pertimbangan perlu diberikan dengan memilih jurnal dari
berbagai komponen untuk membantu auditor dalam memastikan
pengendalian yang baik dan menghindari risiko salah saji material akibat
fraud. Pemilihan jurnal dilakukan dengan cara memperoleh populasi jurnal
(data) dan merekonsiliasikan ke neraca saldo/ trial balance.
e. Melakukan Prosedur Analitis, Sales Cut-Off Testing, dan Detil Saldo
Auditor melakukan pemilihan sampel secara sistematis. Sampel merupakan
bagian dari populasi yang akan diuji. Setelah auditor memilih sampel, dilakukan
beberapa pengujian, yaitu prosedur analitis, sales cut-off testing, dan detil saldo.
1. Melakukan Pemilihan Sampel
Auditor melakukan pemilihan sampel dengan metode monetary unit
sampling. MUS merupakan metode pemilihan sampel secara sistematis.
Digunakan metodologi khusus (classified) untuk memilih jumlah sampel.
Setelah mengetahui jumlah sampel yang akan diuji, auditor menghitung
interval untuk pemilihan sampel dengan cara membagi jumlah populasi
terhadap jumlah sampel. Hasil dari pembagian tersebut akan diproses
secara otomatis menggunakan metode MUS untuk memperoleh sampel
yang akan diuji.
2. Prosedur Analitis
Prosedur analitis merupakan bagian dari pengujian substantif. Auditor
melakukan prosedur analitis untuk melihat perbandingan hasil nilai dari
analisa pendapatan dengan nilai pendapatan buku. Prosedur analitis terdiri
dari rasio dibandingkan dengan angka dan anggaran tahun lalu yang
bertujuan untuk melihat kewajaran atas nilai pendapatan. Jika semuanya
terlihat wajar, maka hal tersebut merupakan bukti bahwa laporan
keuangan tidak mengandung salah saji material. Terdapat dua prosedur
analitis yang dilakukan terkait pengujian substantif pendapatan hotel,
yaitu kamar, biaya pelayanan, dan sales cut off testing dengan penjelasan
sebagai berikut:
a. Kamar
Langkah auditor dalam melakukan prosedur analitis kamar
adalah:
 Memperoleh monthly operating statement dari asisten
departemen keuangan.
 Menghitung estimasi atas saldo akun pendapatan kamar
dengan formula berikut:
Expected balance = Room available per month x Monthly
occupancy rate x Average room rate
 Membandingkan angka dari estimasi saldo dan saldo buku.
 Menetapkan batas perbedaan angka (threshold) antara
estimasi saldo dan saldo buku dengan cara menghitung
sesuai persentase yang ditetapkan dari nilai materialitas.
Perhitungan tersebut merupakan professional judgment
auditor terhadap klien. Apabila perbedaan angka tersebut
melebihi batas perbedaan (threshold), maka perbedaan
tersebut dianggap signifikan.
  Menginvestigasi pihak terkait apabila terdapat perbedaan
angka yang signifikan antara estimasi saldo dengan saldo
buku.
b. Biaya Pelayanan
Langkah auditor dalam melakukan prosedur analitis biaya
pelayanan adalah:
 Melakukan prosedur analitis untuk menguji pencatatan
service charge oleh perusahaan.
 Membangun estimasi atas saldo akun biaya pelayanan
dengan formula berikut:
Expected balance = 10% x Total revenue which charged
for service charge
Catatan: 10% merupakan persentase biaya pelayanan
 Membandingkan angka dari estimasi saldo dan saldo buku.
 Menetapkan batas perbedaan angka (threshold) antara
estimasi saldo dan saldo buku dengan cara menghitung
sesuai persentase yang ditetapkan dari nilai materialitas.
Perhitungan tersebut merupakan professional judgment
auditor terhadap klien. Apabila perbedaan angka tersebut
melebihi batas perbedaan (threshold), maka perbedaan
tersebut dianggap signifikan.
 Menginvestigasi pihak terkait apabila terdapat perbedaan
angka yang signifikan antara estimasi saldo dengan saldo
buku.
c. Sales Cut Off Testing
Auditor melakukan sales cut-off testing untuk memastikan
bahwa pengakuan pendapatan dicatat pada periode yang benar.
Langkah auditor dalam melakukan sales cut off testing adalah:
 Melakukan pengujian cut-off dengan memilih sampel akun
penjualan menggunakan random sampling
 Memeriksa detil – detil dokumen seperti guest ledger/ bill
detail, guest folio, payment bill, daily revenue report, room
reconciliation from front office, dan housekeeping report
untuk memastikan bahwa pendapatan telah dicatat pada
periode yang benar.
 Membangun kesimpulan berdasarkan prosedur yang
dilaksanakan.
f. Pengujian Detil Saldo (Test of Detail)
Pengujian detil saldo (test of detail) juga merupakan bagian dari pengujian
substantif dengan menggunakan sampel seperti pada pengujian pengendalian.
Namun, pengujian pengendalian hanya bertujuan untuk menilai efektivitas
pengendalian, sedangkan pada saat tes detil atas saldo, selain bertujuan untuk
menilai efektivitas pengendalian, juga bertujuan untuk menilai kebenaran angka/
 unit moneternya. Aktivitas pengujian saldo detail yang diperiksa, yaitu
pendapatan kamar, F&B, departemen lainnya, agen perjalanan, dan rebate.
g. Menyelesaikan audit dan mengeluarkan laporan audit
Tes tambahan dan bukti akhir dikumpulkan jika diperlukan untuk presentasi
dan pemaparan dalam laporan keuangan. Berdasarkan salah catat yang
didapatkan dari prosedur audit, jurnal pembetulan akan dibuat dan
dipresentasikan kepada pihak manajemen.

D. Siklus Pembelian Hotel

1. Purchasing Department
Purchasing Departement adalah salah satu bagian yang mempunyai peranan
penting yang berada dalam satu departemen dengan Accounting Departement.
Dimana Purchasing memiliki fungsi yaitu suatu bagian yang berperan dalam
memenihi segala kebutuhan hotel. Atau bisa juga disebut dengan bagian yang
menangani atau melakukan pembelian atau Procurement Departement (Bagian
Pengadaan).
Bagian Purchasing bertugas dalam hal pengadaan bahan dan barang untuk
semua keperluan atas dasar permintaan. Pengadaan barang diadakan setelah
mendapatkan persetujuan tertulis dari Chief Accounting dan General Manager
kemudian baru mencarikan penawaran kepada supplier. Pembelian bahan harus
diatur dengan spesifikasi tertentu sehingga didapat bahan dengan kualitas dan
kuantitas yang baik, atau sesuai dengan Standard Purchase Spesification (SPS).
Setelah terjadi kesepakatan antara petugas Purchasing dengan Supplier maka
pengiriman barang dilakukan.
Proses pembelian adalah tindakan–tindakan yang dilakukan secara berurutan
dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh bagian
pembelian. Bagian pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah hotel,
fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu hotel tidak akan dapat beroperasi
dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi pembelian ini sangat penting untuk
dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang lingkup dari pembelian tidak hanya
sebatas bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan
barang secara tepat waktu dan sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi
adalah bagaimana menentukan strategi kemitraan antara hotel yang efektif dan
tanggung jawab dari segi kepuasan dan keselamatan untuk tamu hotel.
Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi pembelian terlihat sederhana,
namun pada kenyatannya terdapat suatu hal tertentu yang harus diperhatikan,
terutama yang berkaitan dengan tanggung jawab atas keselamatan tamu hotel. Oleh
karena itulah manajemen dalam pembelian penting untuk diterapkan dalam
perusahaan/hotel.
Penerimaan barang/Receiving adalah bagian yang juga mempunyai peran
penting dalam bagian pembelian, receiving brertugas menerima dan mengecek
barang-barang yang dipesan oleh Purchasing, dimana barang-barang tersebut harus
sesuai dengan kualitas dan kuantitas barang yang diminta. Jika tidak sesuai, maka
Receiving akan memberitahukan hal tersebut kepada Purchasing dan Purchasing
akan meminta kepada supplier untuk menukar stau bahkan menarik kembali barang
tersebut. Apabila barang-barang yang diterima itu sudah disetujui baik kuantitas
maupun kualitasnya, maka bagian Receiving menandatangani dan membubuhkan
cap/stampel pada nota pengiriman barang dari supplier.
Supplier merupakan suatu perusahaan atau individu yang menyediakan
sumber daya yang dibutuhkan oleh perusahaan atau hotel dan para pesaing untuk
memproduksi barang dan jasa tertentu. Untuk membuat keputusan dalam pembelian
suatu barang diperlukan pemilihan supplier yang berkualitas. Suatu hotel akan
mencari supplier yang mutu dan efisiensinya dapat dipertahankan. Pemilihan supplier
menjadi salah satu aktifitas yang sangat penting. Hal ini berkaitan dengan tujuan
perusahaan atau untuk mampu membuat produk yang berkualitas. Pelaku industri
mulai sadar bahwa untuk menyediakan produk yang murah, berkualitas, dan cepat,
perbaikan di internal sebuah perusahaan tidaklah cukup. Ketiga aspek tersebut
membutuhkan peran serta dari semua pihak diantaranya supplier. Perusahaan
melakukan efisiensi internal secara terus menerus dengan meningkatkan kinerja
perusahaan serta membangun hubungan eksternal baik dengan konsumen maupun
dengan supplier-supplier perusahaan. Suatu perusahaan atau hotel membutuhkan para
supplier yang memahami apa yang diharapkan dan dibutuhkan oleh hotel.

Kerjasama dengan bagian lain (Close Cooperation)

Dalam melakukan tugas sehari-hari, bagian pembelian bekerjasama dengan 3
bagian paling dekat yaitu:
a. Bagian Gudang (Store Room)
Bagian gudang adalah bagian persediaan umum hotel yang dibutuhkan
untuk keperluan masing-masing bagian operasional hotel. Bagian gudang
selalu menjalin komunikasi kepada bagian purchasing apabila barang
(Stock Items) sudah habis atau mendekati angka minimum persediaan
(minimum stock).
b. Bagian Pengendalian Biaya (Cost control)
Bagian pengendalian biaya adalah bagian yang berperan aktif dalam
proses pengecekan daftar harga barang, sebagai bahan dasar perbandingan
dalam memilih rekanan bisnis yang dilakukan oleh bagian purchasing
yang kemudian jika memenuhi prosedur akan dijadikan bahan acuan
kontrak harga dengan rekanan bisnis yang bonafid atau menguntungkan.
c. Bagian Penerimaan Barang (Receiving)
Bagian penerimaan barang merupakan, bagian yang berperan dalam
menerima barang yang telah di order atau di pesan hotel melalui bagian
purchasing tentunya. Bagian penerima barang akan selalu bekerjasama
dengan bagian purchasing apabila barang datang untuk mengantisipasi
kesalahan order, kecocokan harga, serta formulir PO yang benar.
Jenis Kebutuhan Pembelian dalam sebuah Hotel
Kebutuhan pembelian dalam sebuah hotel sangatlah banyak dan beragam.
Dalam hal ini bagian pembelian membagi jenis kebutuhan pembelian dalam 2 jenis
yaitu:
a. Kebutuhan Operasional, merupakan kebutuhan yang digunakan dalam
kurun waktu yang dekat atau harian, berupa sayur-sayuran,buah dan
daging. Kebutuhan ini umumnya paling banyak diminta oleh bagian dapur
atau F&B.
b. Kebutuhan Material, kebutuhan ini merupakan jenis kebutuhan yang
bersifat keras dan tahan lama, seperti mesin cuci, genset, material spa,
linen, dan lain-lain.

Siklus Dokumen Pembelian

Siklus Dokumen pembelian adalah, peredaran-peredaran dokumen- dokumen
yang dipergunakan dalam proses pengadaan seperti ; formulir Purchase Requisition.
Formulir ini dibuat oleh semua bagian departemen yang melakukan permintaan
pembelian barang, yang akan di jadikan Purchase Order (pesanan pembelian) untuk
di kirim dan di proses ke supplier. Dokumen yang digunakan antara lain adalah:
a. Purchase Request/PR (Permintaan Pembelian), merupakan berkas
pembelian yang digunakan oleh departemen terkait dalam sebuah hotel
untuk menuliskan daftar permintaan barang kepada bagian pembelian.
b. Purchase Order/PO (Form Pembelian), merupakan berkas yang dibuat
oleh bagian pembelian melalui sistem komputer keuangan berdasarkan
data PR yang diterima dari departemen yang membutuhkan.
c. Nota, Invoice, Kwitansi, Cash Payment, merupakan bukti transaksi atau
pembayaran dari hasil kegiatan pembelian barang ataupun jasa yang
diterima dari penjual atau supplier.
d. DML (Daily Market List), merupakan form order harian bagian dapur atau
F&B yang dibuat oleh bagian pembelian berdasarkan permintaan yang
telah di tuliskan.
e. Market List/Store Request, merupakan form order bagian gudang yang
digunakan untuk stok barang yang memiliki jenjang waktu pemakaian
yang lebih lama.
f. Form Penawaran, merupakan daftar harga pembelian dari supplier yang
diserahkan kebagian pembelian sebagai bahan dasar pembelian.

Prosedur Umum Pembelian (Purchasing)

Prosedur pengadaan dan kelengkapan dokumen, digunakan untuk dua tujuan
dalam perusahaan, yaitu :
a. Memberikan kerangka kerja dan arah penyediaan pasokan dan kegiatan
manajemen material secara efektif dan efisien.
b. Memberikan arti pada proses masukan informasi dari dluar untuk
menghasilkan keluaran komunikasi yang dibutuhkan oleh individu-
 individu dalam departemen lain untuk mengajarkan pekerjaan mereka
dalam suatu kegiatan koordinasi dan waktu tertentu.
Bagian purchasing membeli banyak macam serta jenis material dan jasa, dan
prosedur yang digunakan dalam melengkapi transaksi keseluruhan umumnya
bervariasi antara setiap jenis pembelian. Bagaimanapun juga, daur umum kegiatan
purchasing yang paling baik dalam operasi material dan pasokan adalah
distandardisasi secara benar. Langkah-langkah di bawah ini merupakan daur
purchasing yang setiap hari dilakukan, seperti :
a. Mengenali, mengidentifikasikan dan menguraikan kebutuhan
b. Mencerminkan kebutuhan
c. Menyelidiki dan memilih pemasok
d. Menyiapkan dan menerbitkan surat pemesanan (Purchase Order)
e. Menindaklanjuti pemesanan (termasuk mempercepat dan
menunda pengiriman)
f. Penerimaan dan pemeriksaan material
g. Audit dokumen tagihan (invoice)
h. Menutup pesanan

Proses Pembelian Barang Pada Hotel

1. Purchase Request, permintaan barang yang dibutuhkan oleh outlet atau
departemen masing-masing untuk melakukan pembelian dilakukan melalui
Purchase Request. PR tersebut merupakan barang-barang seperti, makanan dan
minuman serta barang-barang general seperti kertas,alat tulis dan perlengkapan
untuk kamar tamu.
2. Barang-barang tersebut dibedakan menjadi dua, yaitu:
a. Barang Market List : Merupakan barang-barang yang di pesan melalui
supplier biasanya adalah bahan-bahan makanan seperti sayur, buah, dan ikan.
b. Barang Store Item : Merupakan barang-barang yang dibutuhkan oleh outlet
yang tersedia pada bagian store atau penyimpanan seperti bahan makanan
yang sudah berbentuk kaleng atau box, bahan makanan yang harus
dibekukan, serta alat tulis kebutuhan kantor.
3. Released By Autorised, barang di klasifikasikan ke dalam dua kelompok Market
List dan Store Item, dalam proses tersebut membutuhkan persetujuan atau
konfirmasi dari Dept. Head yang bersangkutan, seperti : Mnager Departemen,
Supervisor Departemen dan General Manager.
4. Pemesanan (order), pemesanan barang berdasarkan persetujuan yang telah
dilakukan biasanya dilakukan oleh bagian purchasing melalui telephone.
Pemesanan barang dilakukan berdasarkan pemilihan supplier menurut harga dan
kualitas supplier.
5. Penerimaan (Receiving), proses ini adalah proses penerimaan barang datang yang
telah di pesan oleh bagian purchasing. Penerimaan barang dilakukan berdasarkan
jumlah barang, kualitas barang, waktu penyimpanan barang, serta harga barang
yang mungkin akan naik atau turun dalam jangka waktu tertentu, penerimaan
nota dan konfirmasi pengiriman.
6. Distribute to Outlet, barang-barang yang sudah datang pada hari itu juga
didistribusikan sesuai dengan Market List atau Store Item.

Proses Pengadaan dan Penanganan Daily Market List oleh Purchasing

Di dalam proses Pengadaan dan Penanganan barang di bagian Purchasing
terdapat suatu alur yang dapat membuat kegiatan tersebut menjadi efisien dan saling
bekerjasama dalam tugas dan tanggung jawabnya. Proses ini yang nantinya akan
berpengaruh terhadap operasional hotel terutama untuk bagian/departemen Kitchen,
karena departemen tersebut yang membutuhkan barang setiap hari untuk diproduksi
di Restaurant.