K.D. 10.

MENGEVALUASI KEGIATAN KORESPONDENSI

DALAM KANTOR

A. MENGANALISIS KEGIATAN KORESPONDENSI

1. KEGIATAN KORESPONDENSI
Kegiatan korespondensi dibagi menjadi dua, yaitu korespondensi ekstern yaitu
hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh pihak organisasi dengan pihak luar
organisasi. Korespondensi intern yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan
oleh pihak- pihak di dalam organisasi.
Menurut Priansa dan Garnida (2013), aktivitas suatu kegiatan korespondensi
melalui 3 proses yaitu : penulisan, pengiriman dan penerimaan surat.
a) Penulisan surat, dilakukan melalui kegiatan- kegiatan sbb : menulis
konsep, persetujuan konsep, pencatatan surat, pengetikan konsep surat,
pemeriksaan pengetikan, penandatanganan surat, pemberian cap dinas,
melipat surat, penyampulan surat, pengiriman surat, penyimpanan surat.
b) Pengiriman surat, dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu :
 Melalui kurir, yakni orang atau pegawi yang ditugaskan untuk
mengantar langsung surat ke alamat yang dituju. Petugas akan
meminta tanda tangan si penerima surat dengan membawa buku
ekspedisi intern dan atau ekspedisi ekstern.
 Melalui pos, dengan membawa surat ke kantor pos dengan
membawa buku ekspedisi ekstern untuk meminta cap pos.
 Melalui perusahaan jasa pengiriman, seperti TIKI< JNE dsb.
 Melalui internet dan e-mail.
c) Penerimaan surat, kegiatannya meliputi : menerima surat, penyortiran,
pencatatan surat, pengarahan surat, penyampaian surat, penyimpanan
surat.
2. PIHAK-PIHAK DALAM KORESPONDENSI
a) Koresponden, yaitu pihak- pihak yang berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
b) Konseptor, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
c) Juru ketik, yaitu orang yang mengetik konsep surat menjadi surat.
d) Register, yaitu pihak yang melakukan akitivitas tata usaha atau
administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat,
pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta manangani
pengarsipan surat.
e) Kurir, yaitu orang atau pihak yang bertugas menyampaikan,
mengirimkan atau mendistribusikan surat kepada penerima.
f) Sekretaris, yaitu orang yang membantu pimpinan dalam kegiatan
korespondensi.
3. PENGETAHUAN TENTANG KORESPONDENSI
 a) Pengetahuan tentang bahasa surat, meliputi pengetahuan tentang
sifat bahasa dan aspek pengetahuan, dan kebahasaan.
b) Pengetahuan tentang penulisan surat, meliputi bentuk surat, bagian
surat, tahap penulisan surat, jenis surat dan penulisannya.
c) Pengetahuan pengiriman dan penerimaan surat, mencakup
prosedur penulisan dan pengiriman surat keluar dan prosedur
penerimaan surat masuk.

4. KESALAHAN DALAM KORESPONDENSI

a) Kesalahan Teknik penulisan surat, meliputi : penulisan isi surat yang
berbelit-belit, penggunaan bentuk surat yang tidak tepat, penulisan
kata atau istilah yang salah, penggunaan bahasa yang kurang efektif
dan efisien, susunan redaksi yang tidak menentu, penulisan tidak
sesuai dengan ketatabahasaan, penulisan tidak sesuai dengan
kaidah penulisan bahasa Indonesia yang baik dan benar seperti
kesalahan penulisan huruf kapital, pemakaian tanda baca,
pemenggaalan kata dan sebagainya.
b) Kesalahan dari sisi pegawai. Kadang- kadang pegawai administrasi
pada suatu kantor tidak memiliki kemampuan dan pengetahuan
yang baik tentang pengonsepan, pengiriman dan penerimaan surat.
5. PERANAN KORESPONDENSI
Karena kegiatan komunikasi dalam organisasi biasanya dilakukan dengan
korespondensi (surat- menyurat), maka peran penting korespondensi
adalah...
a) Surat dapat dibuat dengan baik, jelas dan tepat.
b) Terciptanya kerjasama yang baik, karena dengan korespondensi
komunikasi organisasi dapat berjalan dengan baik.
c) Surat yang dibuat dengan baik akan membentuk citra dan reputasi
yang baik bagi organisasi.

B. MEMBUAT LAPORAN KEGIATAN KORESPONDENSI

1. Pengertian Laporan
Adalah : suatu alat komunikasi tertulis yang membuat hasil pengolahan data dan
informasi yang memberikan kesimpulan atau rekomendasi atas fakta- fakta atau
keadaan- keadaan yang diselidiki sebelumnya. Laporan merupakan penyajian
fakta suatu keadaan atau kegiatan.
Tujuan pembuatan laporan biasanya dikarenakan alasan sebagai berikut :
mengatasi masalah, mengambil keputusan, mengetahui perkembangan suatu
keadaan, mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan, menemukan
teknik baru dalam menyelesaikan pekerjaan atau masalah.
2. Syarat Laporan
a) Benar dan obyektif.
b) Jelas, cermat dan langsung mengenai sasaran.
c) Harus lengkap dan komprehensif.
d) Gaya bahasa harus illmiah dengan menggunakan bahasa baku.
 e) Laporan harus konsisten.
f) Penyusunan laporan harus ditulis secara sistematis.
3. Tata cara penyusunan laporan
a) Tahap persiapan
Ditentukan subyek atau perihal laporan apa yang dilaporkan? Mengapa
dilaporkan? Mengapa dilaporkan? Kapan laporan disampaikan? Data apa
saja yang dibutuhkan?
b) Pengumpulan dan penyajian data
Pengumpulan data diperoleh melalui dari sumber primer dan sumber
sekunder. Sumber primer meliputi hasil wawancara, observasi, kuesioner,
dan hasil diskusi. Sumber sekunder meliputi : data dari dokumentasi,
buku harian, laporan, hasil riset dan sebagainya.
c) Sistematika Laporan
Kegiatan menentukan bagian utama laporan dan sub-sub bagian laporan
yang dijabarkan dalam kalimat- kalimat.
d) Penulisan laporan
Ditulis sesuai sistematika laporan agar tersaji runtut, enak dibaca, dan
mudah dipahami.
4. Sistematika Laporan
a) Pendahuluan, yaitu bagian laporan yang bermaksud mengantarkan
pembaca untuk mengetahui isi laporan. Terdiri dari rumusan masalah,
tujuan penulisan laporan, ruang lingkup, pendekatan dan sistematika
laporan.
b) Batang tubuh, memuat isi utama laporan. Isi laporan berbeda- beda
tergantung jenis laporannya, apakah laporan informatif, rekomendasi,
pertanggungjawaban, laporan analitis, laporan pertanggungjawaban, dan
laporan studi kelayakan.
Batang tubuh biasanya bersisi informasi tentang : fakta dan data
pelaksanaan kegiatan, fakta tentang tujuan yang ingin dicapai, masalah
yang dihadapi, pembahasan atau analisi masalah yang mengarah pada
pemecahan masalah.
c) Penutup, biasanya berupa kesimpulan.

Ketiga bagian laporan tersebut, jika dijabarkan menjadi bagian- bagian laporan sbb

1. Halaman judul
2. Daftar isi
3. Pengantar, yaitu paragraf yang mengantar pembaca memahami isi laporan.
4. Abstraksi, yaitu ringkasan laporan secara menyeluruh.
5. Pendahuluan
6. Isi laporan
7. Kesimpulan
8. Rekomendasi dan saran, ditujukan untuk penyempurnaan, peningkatan, atau perbaikan
atas pelaksanaan tugas dan program.
9. Daftar pustaka, yaitu kumpulan sumber data sekunder khususnya dari buku.
10. Lampiran, berisi data primer yang diolah, pedoman wawancara, kuesioner, data sekunder
dan dokumen lain yang mendukung.