KOMUNIKASI AUDIT INTERN (KAI)

1. PENGERTIAN DAN KONSEP KOMUNIKASI AUDIT INTERN

 Manfaat: Memperoleh data n informasi yg diperlukan dlm pengujian audit, mengendalikan n mengkoordinasikan
kegiatan tim audit, meningkatkan mutu audit, memperbaiki citra auditor internal.
 Proses Komunikasi:
Keterangan:
1) Sumber komunikasi/komunikator: org yg member pesan yg
ingin disampaikan
2) Encoding: proses pemilihan symbol yg digunakan untuk
membentuk pesan, dpt berbentuk verbal atau non verbal
3) Saluran: media penyaluran pesan (berupa tatap muka atau
perantara media brp dok,email dll)
4) Decoding : proses komunikan dalam menerjemahkan pesan yg
diterima
5) Umpan balik: pengecekan atas keberhasilan proses
komunikasi.

 Jenis Komunikasi:
1) Menurut cara: lisan n tulisan
2) Menurut pihak yang terlibat: Komunikasi Intrapersonal (Melibatkan diri sendiri ex: intropeksi), Komunikasi
interpersonal (Melibatkan lebih dr satu org ex: komunikasi kelompok, tim dll), Komunikasi massa (melibatkan
pihak komunikan dlm jml besar ex:Koran,tv, jumpa pers dll)
3) Menurut kode yang digunakan: verbal(surat,percakapan) dan non verbal(foto.gerak tubuh,sirine dll)
 Bentuk dan Teknik Komunikasi:
1) Wawancara
 interaksi tanya jawab yg memiliki tujuan. Terdapat 2 pihak yakni pencari informasi dan pemberi informasi.
 Fungsi wawancara dlm audit yakni sebagai metode Primer (metode utama dlm pengumpulan data), Pelengkap
(alat u/ mecari informasi yg dpt diperoleh dg cara lain), dan Kriteria(u/ menguji kebenaran n kemantapan suatu
yg telah diperoleh dg cara lain sperti obervasi, daftar pertanyaan, penguian)
 Suasana psikologi harus diperhatikan. tugas seseorang pewawancara tidak terbatas hanya untuk memperoleh
informasi saja, tetapi juga mencari jalan ke arah pembentukan suatu wawancara yang sebaik‐baiknya.
 Hal-hal yg perlu diperhatikan: penampilan pewawancara yg menimbulkan kesan baik, pembicaraan
pembukaan ramah tamah, menyampaikan tujuan wawancara yg mudah dimengerti, menarik minat komunikan,
timbulkan suasana yg bebas n tidak menekan, tdk boleh tergesa, beri dorongan.
 Teknik wawancara: pertanyaan pembukaan ringan n netral, gaya bicara baik, nada n irama tdk mebosankan,
sikap pewawancara tdk sperti sdg introgasi n menggurui, menguraikan dg kata-kata sendiri, mengadakan
penggalian lebih dalam, menyiapkan perangkat alat rekam dll, membuat catatan, menilai jawaban.
2) Komunikasi Tertulis
 Penulisan harus diusahakan agar tidak menimbulkan salah pengertian yang dapat menjadi hambatan dalam
melakukan komunikasi. Apabila tim audit secara geografis berjauhan atau apabila dibutuhkan data kuantitatif,
teknik kuesioner dapat menjadi media yang paling berguna. Kuesioner dapat dianalisis secara akurat dan dapat
memberikan data kuantitatif yang solid untuk mendukung temuan data kualitatif.
 Bentuk-bentuk komunikasi tertulis: Daftar pertanyaan/pernyataan(kuesioner), Konfirmasi, KKA(kertas kerja
audit), surat/memo, LHA (lap. Hasil audit)
 Persyaratan penulisan yg baik yakni: ditulis dalam format atau bentuk yang menarik; memiliki maksud dan
tujuan; menggunakan bahasa yang mudah dimengerti; penggunaan bahasa yang baik dan benar; penggunaan
bahasa disesuaikan dengan kemampuan pemahaman dari pihak pembaca; mencerminkan pengertian terhadap
masalah‐masalah yang dihadapi atau yang dituju; hindari penggunakan kata atau kalimat yang dapat
membingungkan pembaca; dan menunjukkan budi bahasa dan kewibawaan penulis.
 3) Presentasi, penyampaian pesan berupa gagasan kepada sekelompok org verbal maupun nonverbal.
4) Rapat, komunikasi kelompok u/ brtukar pikiran dlm memahami atau menyelesaikan suatu masalah.
5) Rapat kecil (briefing), komunikasi u/ memperjelas gagasan n antisipasi hambatan yg dilaksanakan tepat sblm
memulai penugasan audit.
 Faktor Penting Dalam Komunikasi
1) Manusia. Perbedaan antar individu harus dimengerti agar dapat melaksanakan komunikasi dengan baik. Individu
dapat berbeda dalam hal Ciri Fisik, Konsep Diri (ekstrovert, introvert), keyakinan (sikap mental atas segala
sesuatu yg diyakini), Kepribadian, sikap n perilaku.
2) Hambatan
 Antar komunikator n komunikan, adanya perbedaan individu, peran, kedudukan, budaya.
 Kode yang digunakan, memiliki kesamaan istilah namun berbeda makna. Konfirmasi yg diartikan auditor sbg
komunikasi tertulis namun auditan mengartikan hanya sebagai penegasan tanpa memperhatikan dilakukan
secara tertulis atau lisan.
 Saluran komunikasi, berkaitan dg suasana psikologis dpt berupa konflik, prasangka, kaku, bosan dll.
2. MEMBANGUN KOMUNIKASI
A. Persiapan Berkomunikasi
1) Memeriksa keyakinan ttg komunikasi. Keyakinan netral dr diri sendiri yg dapat mendukung bukan menghambat.
2) Membangun konsep diri yg positif. Percaya diri bahwa saya bisa
3) Melepaskan ketegangan n kecemasan. Mempunya kendali atas situasi dan kondisi.
B. Ekspresi Diri scr Efektif
Ekpsresi diri yakni cara mengungkapkan suasan hati,emosi,pikiran kedalam kata-kata, bahsa tubuh, ekspresi
dan penampilan. Eksresi diri yg positif adl perilaku yg tulus, jujur, terbuka, n spontan. Hal yg penting u/ dipahami
yakni bahasa tubuh (nonverbal) dipengaruhi faktor faktor budaya. Kondisi ini tentu berbeda dengan komunikasi
tulisan. Dalam komunikasi tulisan, kita mengekspresikan diri 100% melalui pilihan kata. Kiat ekspresi diri (nonverbal)
secara efektif:
1) Wajah adalah cerminan pikiran 5) Postur tubuh percaya diri
2) Senyum itu menular, jadilah penyebarnya 6) Jabat tangan yg meyakinkan
3) Tataplah sesorang tepat dimatanya 7) Penampilan seorang pemenang
4) Berhadapan langsung dg lawan bicara
C. Membangun keakraban dg orang lain
 Keakraban akan terbangun jika komunikan merasa dimengerti/diperhatikan, disambut baik, merasa penting, aman,
dan nyaman.
 Langkah-langkah u/ membangun keakraban:
1) Senyum 5) Jaga jarak nyaman
2) Sapa nama 6) Utamakan mendengar komunikan
3) Ucapkan salam 7) Berusaha mencari persamaan
4) Bicarakan hal ringan yg merupakan zona nyamannya
D. Komunikasi Efektif, Empatik, dan Persuasif.
1) Komunikasi Efektif
 komunikasi yang bertujuan agar komunikan dapat memahami pesan yang disampaikan oleh komunikator dan
komunikan memberikan umpan balik yang sesuai dengan pesan. Umpan balik tdk harus disetujui
 Dua hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi efektif yakni Keselarasan elemen-elemen komunikasi dg pesan
dan Minimalisasi hambatan komunikasi.
2) Komunkasi Empatik
 komunikasi yang menunjukkan adanya saling pengertian antara komunikator dengan komunikan. Komunikasi ini
menciptakan interaksi yang membuat satu pihak memahami sudut pandang pihak lainnya.
 Ex: auditor meminta kerja sama dari auditan berupa penyediaan data secara lengkap. Setelah berkomunikasi,
akhirnya auditan memahami kebutuhan auditor dan mengerti bahwa tanpa bantuannya, maka auditor akan
mengalami kesulitan dalam penyelesaian tugas.
  Hal-hal yg perlu diperhatikan: ketertarikan thd sudut pandang komunikan agar lebih terbuka, sikap sabar u/ tdk
memotong pembicaraan, sikap tenang meskipun menangkap ungkapan emosi yg kuat, bersikap bebas dr
prasangka atau tidak evaluative kecuali jika sangat diperlukan, sikap awas pd isyarat permintaan pilihan atau
saran, dan sikap penuh pengertian.
3) Komunikasi Persuasif
 Membuat komunikan memberikan umpan balik sesuai keinginan komunikator. Pengertian persuasif sendiri adalah
perubahan sikap akibat paparan informasi dari pihak lain
 komunikasi persuasif banyak digunakan, mulai dari permintaan kesediaan auditan untuk membantu kelancaran
audit, hingga mendorong auditan untuk melaksanakan rekomendasi audit.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan: kejelasan penyampaina pesan (memperhatikan keselarasan elemen-elemen
komunikasi n meminimalkan hambatan), dan Pemahamn sudut pandang n keinginan komunikan.
 syarat komunikasi persuasif adalah kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dan empatik.
Komunikasi‐komunikasi ini dapat dikembangkan jika auditor memiliki keterampilan untuk menyusun dan
menyampaikan pesan dalam kode verbal dan nonverbal, serta keterampilan mendengarkan.
3. KOMUNIKASI SELAMA PELAKSANAAN AUDIT
A. Komunikasi Internal Tim
 Aturan perilaku yang perlu di perhatikan
1) Penggalangan kerja sama yg sehat. Para anggota tim saling menyadari kontribusi masing‐masing dalam
mencapai tujuan audit dan menghargai kontribusi tersebut. Cara paling cepat menggalang kerja sama yang sehat
adalah dengan mulai membantu rekan anggota tim untuk menyelesaikan tugasnya.
2) Memiliki rasa kebersamaan n rasa kekuargaan.
 Ciri-ciri penting yg terjadi dlm tahap-tahap audit
1) Komunikasi pd Tahap Perencanaan Audit
a. Pengarahan oleh pengendali mutu tentang bagaimana melakukan audit yang baik dan cara menjalin hubungan
yang sehat dan harmonis dengan pihak auditan dan pihak ketiga yang relevan.
b. Pemberian motivasi oleh pengendali teknis agar tiap anggota tim dapat bekerja secara maksimal dan kompak.
c. Penyamaan persepsi antara pengendali teknis, ketua tim, dan anggota tim tentang tujuan, ruang lingkup, dan
metodologi audit yang dilakukan, serta proses bisnis/ operasi auditan (tata kelola, risiko, dan pengendalian).
d. Penyusunan program audit atau program kerja oleh ketua tim dibantu para anggota tim yg menjadi sarana
pembagian tugas n pengendalian pelaksanaan audit. Program audit ini komunikasi tertulis bagi tim audit.
2) Komunikasi pd Tahap Pelaksanaan Audit
 Tujuan komunikasi pada tahap ini yakni melaksanakan program audit sebagaimana mestinya, identifikasi
permasalahn yg dijumpai, n mengatasi masalah yg terjadi.
 Saran komunikasi yg penting dalam tahap ini yakni KKA. Dari kertas kerja audit dapat diketahui sejauh
mana pelaksanaan program kerja audit, permasalahan apa saja yang dijumpai dalam audit, dan
langkah‐langkah apa yang telah ditempuh tim untuk menyelesaikannya.
3) Komunikasi pd Tahap Pelaporan
 Tujuan: untuk mencapai kata sepakat mengenai temuan audit final, memperoleh tanggapan n persetujuan
final dr pengendali teknis, dan memastikan bahwa KKA telah disusun scr memadai n substansi KKA cukup
sebgai bahan u/ menyusun LHA.
 Tahap pada komunikasi: kesepakatan tim atas hasil-hasil audit, penyusunan LHA, reviu KKA dan LHA oleh
pengendali teknis n pengendali mutu.
B. Komunikasi Antar Auditor dg Auditan
 Aturan perilaku yg perlu diperhatikan:
1) Menjaga penampilan sesuai dg tugasnya. Rapi, sopam, nada suara wajar, cara duduk sopan
2) Menjalin interaksi yg sehat dg auditan. Komunikasi persuasive, memperlakukan pihak auditan sbg subjek,
memahami kesibukan auditan dg tetap menjagakelancaran n ketepatan waktu pelaksanaan
3) Menciptakan iklim kerja yg sehat. Menjaga independensi, tdk memanfaatkan auditan, sikap positif.
4) Menggalang kerja sama yg sehat dg auditan. Saling mempercayai, menghargai, dan melakukan pembinaan.
 Ciri-ciri penting yg terjadi dlm tahap-tahap audit
 1) Komunikasi pd Tahap Perencanaan
 Tujuan u/ memperoleh kesamaan persepsi mengenai mekanisme pelaksanaan audit dan memperoleh
kesediaan auditan untuk bekerja sama selama pelaksanaan audit.
 Hal yang perlu diperhatikan agar auditor dpt meninggalkan kesan positif: datang tepat waktu, penampilan
baik, mengingat kesepakatan, perkenalan n mencairkan suasana, member kesempatan u/ menyampaikan
pendapat namun tetap dijalur yg seharusnya, mengindari pembicaraan yg menyinggung n mempersulit,
meminta penegasan kembali thd hal penting sblm mengakhiri pembicaraan, ucapan terimakasih.
2) Komunikasi pd Tahap Pelaksanaan
 Bertujuan agar auditor dapat memperoleh bukti audit yang cukup, kompeten, dan relevan sebagai dasar untuk
menyusun kesimpulan dan rekomendasi.
 Mengkomunikasikan permintaan dokumen secara tertulis kepada auditan. Hal ini diperlukan untuk memantau
kemajuan pemenuhan permintaan data dari auditan. Oleh karena itu, permintaan data secara tertulis tersebut
minimal memuat tentang tanggal permintaan, data yang diminta, petugas yang bertanggung jawab memenuhi
permintaan, dan batas waktu pemenuhan permintaan.
 Auditor perlu mempertimbangkan waktu yg tepat u/ melakukan komunikasi dengan memperhatikan:
komunikasi yg terlalu dini berakibat kurang tuntasnya penyelesaian masalah, sedangkan bila terlalu lambat
berakibat telah basi‐nya (out‐of‐date) masalah yang bersangkutan. Dan Komunikasi yang terlalu sering dpt
mengganggu kesibukan auditan, sedangkan bila terlalu jarang berakibat bertumpuknya masalah sehingga
penyelesaiannya menjadi tidak tuntas.
3) Komunikasi pd Tahap Pelaporan
 Bertujuan untuk mendapatkan tanggapan dan persetujuan final dari pihak auditan atas seluruh temuan dan
rekomendasi audit yang diperoleh dan akan dimuat di dalam laporan hasil audit.
 Mempertimbangkan kemungkinan perlunya tambahan waktu dlm memperoleh bukti tambahan yang
dibutuhkan shg perlu diusahakan agar tidak dilakukan pada waktu pelaksanaan audit benar‐ benar selesai.
 Salah satu cara yang paling efektif untuk memastikan bahwa suatu laporan hasil audit intern dipandang adil,
lengkap, dan objektif adalah dg adanya reviu dan tanggapan dari pejabat yang bertanggung jawab. Sehingga
dapat diperoleh suatu laporan yang tidak hanya mengemukakan fakta dan pendapat auditor namun jg memuat
pendapat dan rencana yang akan dilakukan oleh pejabat yang bertanggung jawab tersebut.
 Komunikasi tindak lanjut hasil audit bertujuan untuk meyakinkan bahwa auditan benar‐ benar telah
melakukan tindak lanjut rekomendasi audit secara tepat waktu sesuai dengan kesanggupan dari auditan.
C. Komunikasi Auditor dg Pihak Lain yg Terkait
1) Komunikasi Auditor dg Instansi Teknis Terkait
 Tujuan: Memperoleh informasi yg kompeten (ex:meminta penjelasan pd kemenhub ttg batas minimal kedalaman
sungai yg dpt dilayari kapal), Meminta konfirmasi/penegasan yg diduga akan menimbulkan perselisihan dg
pihak auditan (ex: auditor meminta penegasan kepada Kepala Dinas Kehutanan tentang tingkat rendemen
minimal untuk hasil kayu olahan dibandingkan dengan kayu log).
 Umumnya dilakukan secara tertulis n formal (surat resmi) namun yg membutuhkan penjelasan panjang
dilakukan secara lisan dg hasilnya dituangkan dlm bentuk tertulis.
 Bersifat ad hoc (tidak terjadwal)
2) Komunikasi Auditor dg pihak ke-3 yg ada hubungan kerja dg auditan
 Bertujuan untuk melakukan konfirmasi tentang suatu data hasil audit guna memperoleh keyakinan tentang suatu
masalah.
 Dilakukan secara tertulis atas sepengetahuan auditan, bahkan scr formal yg meminta informasi tsb adl auditan.
Balasan surat langsung diterima auditor tanpa melalui auditan.
3) Komunikasi Auditor dgnarasumber/ahli pakar
 Idem kayak komunikasi dg intansi teknis terkait.
4) Komunikasi Auditor dg instansi penyidik (polisi, jaksa)
 Tujuan u/ meningkatkan keberhasilan penanganan penyelamatan keuangan/kekayaan negara/daerah serta guna
meningkatkan daya cegah atas kemungkinan timbulnya perbuatan yang dapat merugikan keuangan atau
kekayaan negara/daerah di kemudian hari.
 Komunikasi lisan berupa: Pemaparan/ekspose, indikasi awal pd masa proses audit khusus. Pemberian informasi
dlm rangka sbg pemberi keterangan ahli dlm suatu kasus.
 Komunikasi tertulis: penyerahan LHA khusus yg didalamnya memuat indikasi tindak pidana khusus dan perdata
yg menimbulkan kerugian keu. Daerah. Dilakukan segera setelah LHA khusus di ttd oleh pj audit.
 Dapat dilakukan saat adanya permintaan bantuan penyelidikan suatu kasus. Komunikasi dlm rangka
pemaparan/ekspose indikasi awal dilakukan segera setelah di dpt indikasi adanya tindak pidana yg menurut tim
audit memerlukan pendapat dr instansi penyidik u/ menguatkan temuan tim audit.
 Komunikasi dlm rangka sbg pemberi keterangan ahli n pemberian bantuan penyelidikan dilakukan sesuai dg
permintaan dr pihak instansi penyidik.
 Komunikasi dlm rangka pemaparan indikasi awal dilakukan oleh tim audit sdgkan dlm rangka sbg pemberi
keterangan ahli n memberi bantuan penyelidikan dilakukan oleh petugas/pejabat auditr yg ditunjuk/diminta.