DASAR-DASAR

KOMUNIKASI KANTOR
By: Ismayani Amelia
1. Pengertian Komunikasi
Benny Kaluku, mengatakan bahwa komunikasi adalah proses
penyampaian pengertian dan mengandung semua unsur prosedur yang
dapat mempertemukan suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

Keith Davis, mengatakan komunikasi adalah proses jalur informasi dan

pengertian dari seseorang ke orang lain.

Dr. Phil Astrid Susanto, mengatakan bahwa komunikasi adalah

pengoperasian lambang-lambang yang mengandung arti.
 Pengertian Komunikasi

Suatu proses kegiatan penyampaian

warta/pesan/informasi yang mengandung
arti dari satu pihak kepada pihak lain dalam
usaha untuk mendapatkan saling pengertian
2. KOMPONEN KOMUNIKASI

KOMUNIKATOR

TANGGAPAN/
ENKODE
FEEDBACK

KOMUNIKAN PESAN/BERITA

DEKODE
PROSES DAN MEDIA
KOMUNIKASI
1. Proses Komunikasi
Informasi
Pengirim

Penerima
Mendengarkan dan
Penerima Memahami

Mendengarkan dan
Memahami Pengirim
(2)
Feedback
Keterangan:
• Komunikator : Pengirim
• Komunikan : Penerima
• Enkode : Proses Pengantar Pesan
• Dekode : Proses penerima pesan
• Message : isi pernyataan yang disampaikan
• Feedback : Umpan Balik/ reaksi kembali
Penilaian komponen/ unsur komunikasi
SIAPA

APA MENGATAKA
HASILNYA N APA

KEPADA
BAGAIMANA
SIAPA

CARANYA
Proses Komunikasi dibedakan sebagai berikut:
1. Komunikasi Dua Arah

KOMUNIKASI HORIZONTAL

Bawahan Bawahan Pimpinan Pimpinan

 KOMUNIKASI VERTIKAL

Pimpinan

Bawahan
2. Komunikasi Timbal Balik ke Segala Arah

Top Manager

Manager Manager
 FAKTOR PENUNJANG
KEBERHASILAN KOMUNIKASI
Dilihat dari sudut komunikator:
 Kecakapan komunikator
 Sikap komunikator
 Pengetahuan komunikator
 Keadaan fisik komunikator
 Sistem sosial
 FAKTOR PENUNJANG
KEBERHASILAN KOMUNIKASI
Dilihat dari sudut komunikan:
 Kecakapan komunikan
 Sikap komunikan
 Pengetahuan komunikan
 Keadaan fisik komunikan
 Sistem sosial
 FAKTOR PENGHAMBAT
KEBERHASILAN KOMUNIKASI
 Kurang cakap
 Sikap yang kurang tepat
 Kurang pengetahuan
 Kurang memahami sistem sosial
 Prasangka yang tidak beralasan
 Kesalahan bahasa/semantik
 Jarak fisik
 Indra yang rusak
 Verbalistis
 Komunikasi satu arah
 Latar belakang
 MEDIA KOMUNIKASI
Media adalah sarana/ alat yang digunakan untuk
menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain.
Fungsi media komunikasi dalam proses penyampaian
informasi:

Mengefektifkan proses penyampaian isi pernyataan

Mempermudah penyampaian informasi
Mengkonkritkan isi pernyataan yang sifatnya abstrak
Memperjelas isi pernyataan dan maksud informasi
Untuk membangkitkan motivasi
Media komunikasi dibedakan atas:
Media
Pendengaran
(Audial)

Media
Komunikasi
Media
Media
Pendengaran dan
Penglihatan
Penglihatan
(Visual)
(Audiovisual)
JENIS, PRINSIP DAN LAMBANG
KOMUNIKASI
 Pengertian Lambang Komunikasi
Lambang adalah message yang berarti pesan.

Lambang komunikasi verbal : lisan maupun tulisan

Lambang komunikasi non-verbal: lambang isyarat

yang berbentuk gerakan anggota badan.
 Jenis-jenis lambang
Menurut jenisnya, lambang komunikasi terdiri atas:
a. Lambang komunikasi lisan dan tertulis
Komunikasi lisan adalah penyampaian berita informasi
dari satu phak ke pihak lain dalam bentuk lisan atau diucapkan.
Komunikasi lisan dapat dilakukan dengan berhadapan
muka (face to face), baik komunikasi antarpersonel maupun
komunikasi kelompok. Dan dapat dilakukan menggunakan
media telepon.
Komunikasi tertulis adalah penyampaian berita
informasi dari satu pihak ke pihak lain dalam bentuk tulisan.
b. Lambang Gerak atau Isyarat

Lambang
gerak anggota
badan

Lambang Lambang
Angka suara

Lambang Lambang
Huruf warna

Lambang
gambar
 Jenis-jenis komunikasi
1. Komunikasi Intrapersonal
2. Komunikasi Interpersonal
3. Komunikasi Kelompok
4. Komunikasi Massa
 Prinsip-Prinsip Komunikasi

A. Prinsip Komunikasi Lisan

Dalam berkomunikasi lisan, faktor yang utama adalah faktor suara dan
bunyi.
Suara adalah getaran udara ketika melewati pita suara.
Bunyi adalah getaran udara yang timbul akibat sentuhan atau
pergeseran dua benda atau lebih.
Nada adalah tinggi rendahnya suara. Nada dasar adalah nada
yangndigunakan sebagai dasar/basis bagi seseorang yang akan
diproyeksikan suaranya.
B. Prinsip Dasar Teknik Berbicara
Untuk dapat berbicara secara menarik dan jelas sehingga mencapai
tujuan, perlu dipahami prinsip-prinsip dan teknik berbicara yang
efektif. Prinsip-prinsip tersebut yang penting adalah sebagai berikut:
1. Prinsip Motivasi dalam Komunikasi
Prinsip motivasidalam berbicara adalah memberikan dorongan untuk
membangkitkan minat para pendengar dalam menanggapi suatu
masalah yang disampaikan
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam prinsip motivasi
yaitu:
• Mengutarakan dorongan kebutuhan
• Menghargai si pendengar
• Memanfaatkan dorongan ingin tahu
2. Prinsip Perhatian
Perhatian adalah pemusatan pikiran pada suatu masalah atau
objek. Hal-hal yang menarik perhatian hadirin dapat dijelaskan
sebagai berikut:
• Hal-hal yang aneh
• Membicarakan hal yang lucu
• Membicarakan hal yang dominan (menyolok)
• Membicarakan hal yang sesuai dengan kebutuhan
• Hal yang sekoyong-koyong terjadi

C. Prinsip keinderaan dalam komunikasi

Prinsip ini bertumpu pada pendapat seorang sarjana Amerika
yang bernama Jonh Dewey ia mengatakan bahwa “belajar”
yang baik adalah berbuat (Learning by doing).
D. Prinsip pengertian di dalam berbicara
Cara yang terbaik dalam penyampaian prinsip
pengertian adalah sebagai berikut:
• Sebelum menguraikan suatu masalah, uraikan sistematika
yang akan dibahas, kemudian baru dibahas per pokok
bahasan.
• Uraian pembicaraan sistematis dan logis.
• Memberikan ungkapan-ungkapan yang kongkrit.
Persiapan Penyajian Komunikasi Lisan

• Pengetahuan, Sistematika
Persiapan penyajian, Menyediakan alat bantu
(media komunikasi), dan Tempat

• Pendahuluan , Isi Pembicaraan,

Penyajian dan Penutup Pembicaraan
 ETIKA KOMUNIKASI

Etika adalah suatu ilmu yang membahas

masalah baik dan mana yang dapat dinilai
tidak baik
 KONSEP ETIKET KANTOR
1. Menilai Pribadi secara Jujur
2. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui latihan-
latihan atau Praktik-praktik
3. Meningkatkan setiap tujuan komunikasi secara jelas
 Peralatan/ Mesin Komunikasi
1. Telepon
Jenis-jenis Pesawat Telepon:
Telepon Conference
Pesawat Faximile
PABX
Voice Mail,Voip,SKYPE
Mobile Phone, Iphone