Pentingnya Keahlian Berkomunikasi Pertemuan 1

Ermayanti Astuti, S.Kom

Mata Kuliah Komunikasi Skill STMIK Potensi Utama Medan

Pendahuluan
Komunikasi skill memahami proses komunikasi, mengkomunikasikan pendapat, ide dan gagasan di depan umum. Siapapun, bekerja di bidang apapun, memerlukan kemampuan komunikasi. Orang yang pandai berkomunikasi, memudahkan dalam menjalin relasi dengan yang lain. Komunikasi yang efektif diperlukan oleh setiap orang dalam menjalani kehidupannya.

Pengertian
Komunikasi adalah transfer informasi beserta pemahamannya dari satu pihak ke pihak lain, melalui alat-alat berupa simbol-simbol yang penuh arti.

Lingkungan Komunikasi
Komunikasi ke atas: menyampaikan ide, usulan, melapor dan minta pendapat atau persetujuan atasan Komunikasi ke bawah: memberi perintah, menyampaikan informasi, memberikan kritik membangun, menilai hasil pekerjaan, menegur dan memuji

Komunikasi horizontal: koordinasi, memberi informasi dan minta pendapat Komunikasi diagonal: antara bawahan dengan atasan yang bukan atasannya langsung

Aspek dalam komunikasi

Mendengarkan : memberikan perhatian penuh terhadap keseluruhan isi komunikasi verbal seseorang, tanpa memikirkan apa yang kita katakan nantinya, apa yang kita butuhkan saat itu dan sebagainya. Menghindari distraksi: kurangi kebisingan, jangan memikirkan apa yang akan dikatakan, jangan memikirkan hal-hal lain

Memberikan perhatian melalui: bahasa tubuh (gerakan badan, ekspresi/raut muka, postur, nada bicara), kontak pandangan mata, anggukan kepala Mendengar secara aktif , dapat dilakukan dengan jalan: tidak menginterupsi, memusatkan perhatian, mengungkapkan kembali dengan kalimat lain, menyimpulkan atau menyingkat inti ucapan, mengajukan pertanyaan terbuka, memperhatikan bahasa non verbal yang digunakan
7

Komunikasi yang baik, adalah

Kongruen antara yang kita pikirkan, ucapkan dengan yang kita lakukan Keinginan untuk mendengarkan Tingkat keterbukaan Respek terhadap orang lain

Mengapa perlu communication skills? Leadership = Self confidence + Human Relationship + Communication skill (Dale Carnegie) Komunikasi merupakan keahlian yang paling penting dalam hidup (Stephen R. Covey)

Cara umum berkomunikasi Ucapan -Image visual Bahasa tulisan -Bahasa tubuh

10

1. Strategi Berbicara di Depan Umum

Adapun tahapan yang harus diperhatikan ketika akan melakukan komunikasi dengan orang adalah sebagai berikut : Kenali siapa Gunakan bahasa dan istilah yang di mengerti oleh orang yang diberi instruksi Kombinasikan antara tulisan dan lisan (alat peraga) Sampaikan secara sistematik Sampaikan secara jelas Perhatikan kecepatan pemberian instruksi Tentukan target dan berikan umpan balik
11

Percaya Diri Berbicara di Depan Umum

Ada 3 pilar dasar untuk berbicara di depan umum : Kekuatan mental Ketepatan kata Totalitas bahasa tubuh

12

Berikut ini 7 tips untuk keberhasilan Anda berbicara di depan pendengar : 1. Libatkan pendengar Anda lebih awal dan lebih sering 2. Berbaurlah 3. Hindari kebiasaan kecil yang mengganggu 3. Kualitas vokal yang prima 5. Penampilan sangat menunjang 6. Hal-hal yang baru dan segar (tidak mengulang kata-kata) 7. Latihan menghasilkan kesempurnaan
13

Proses Komunikasi
Macam-macam komunikasi : Searah Dua arah Lisan Tertulis Bahasa kata-kata Bahasa tubuh, isyarat, lambang Resmi Tidak resmi Langsung Tidak langsung
14

Interpersonal Skill
Perkenalkan diri Interpersonal dunia kerja Penguasaan Bahasa (communication coverage) Basic ( mendengarkan dan bicara, perhitungan) Thinking (kreativitas, pengambilan keputusan) Personal skill ; kemampuan mengendalikan diri, tanggung jawab, kejujuran, pendapat, ide dan gagasan

15

2. Kompeten dan Kompetensi

Kompeten adalah keterampilan yang diperlukan seseorang yang ditunjukkan oleh kemampuannya untuk dengan konsisten memberikan tingkat kinerja yang memadai atau tinggi dalam suatu fungsi pekerjaan spesifik.

16

Kompetensi mengandung pengertian pemilikan pengetahuan, keterampilan, dan nilai-nilai dasar yang direfleksikan dalam kebiasaan berfikir, dan bertindak. Serta melaksanakan tugas yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau latihan.

17

Dimensi-Dimensi Kompetensi 1. Kompetensi kognitif (cognitive competencies); 2. Kompetensi kecerdasan emosional (emotional intelligence competencies); dan 3. Kompetensi kecerdasan sosial (social intelligence competencies).

18

Karakteristik kompetensi
1. Motif adalah sesuatu yang secara konsisten dipikirkan atau diinginkan orang yang menyebabkan tindakan. 2. Sifat adalah karakteristik fisik dan respons yang konsisten terhadap situasi atau informasi.

19

3. Konsep diri, adalah sikap, nilai-nilai atau citra diri seseorang 4. Pengetahuan, adalah informasi yang dimiliki orang dalam bidang spesifik 5. Keterampilan, adalah kemampuan mengerjakan tugas fisik atau mental tertentu

20

Kategori kompetensi
1. Task Achievement
Merupakan kategori kompetensi yang berhubungan dengan kinerja yang baik.Kompetensi berkaitan dengan task achievement ditunjukkan oleh ; orientasi pada hasil, mengelola kinerja, mempengaruhi, inisiatif, efisiensi produksi, fleksibilitas, inovasi, peduli pada kualitas, perbaikan berkelanjutan, dan keahlian teknis.
21

2. Relationship
Kategori kompetensi yang berhubungan dengan komunikasi, memiliki hubungan kerja yang baik dengan orang lain. Kompetensi ini meliputi; kerja sama, orientasi pada pelayanan, kepedulian antar pribadi, kecerdasan organisasional, membangun hubungan, penyelesaian konflik, perhatian pada komunikasi dan sensivitas lintas budaya.

22

3. Personal Attribute
Kompetensi intrinsik individu dan menghubungkan bagaimana orang berpikir, merasa, belajar, dan berkembang. Kompetensi ini meliputi; integritas dan kejujuran, pengembangan diri, ketegasan, kualitas keputusan, manajemen stress, berpikir analitis, dan berpikir konseptual.

23

4. Managerial Kompetensi yang secara spesifik berkaitan dengan pengelolaan, pengawasan, dan mengembangkan orang. Kompetensi manajerial berupa; memotivasi, memberdayakan/empowering, dan mengembangkan orang lain.

24

5. Leadership
Kompetensi yang berhubugnan dengan memimpin organisasi dan orang untuk mencapai maksud, visi, dan tujuan organisasi. Kompetensi ini meliputi; Kepemimpinan visioner, berpikir strategis, orientasi kewirausahaan, manajemen perubahan, membangun komitmen organisasi, membangun fokus dan maksud, nilai-nilai.

25

Kondisi Lingkungan Bisnis Kompetensi

1. Kompetensi yang diperlukan oleh Eksekutif. Strategic Thinking, Change Leadership, dan Relationship Management

26

2. Kompetensi yang diperlukan oleh Manajer Flexibilitas, Change Implementation ( implementasi perubahan ) , Entrepreneurial Inovation ( inovasi kewiraushaan ) , Interpersonal understanding ( memahami hubungan antar manusia ), Empowering (memberdayakan), Team Facilitator ( memfasilitasi Tim ) , Portability (Kemudahan menyesuaikan)

27

3. Kompetensi yang diperlukan oleh Pekerja Fleksibilitas, Motivasi mencari informasi dan kemampuan belajar, Achievement motivation 9 motivasi berprestasi ), Work Motivation under time pressure ( motivasi kerja dalam tekanan waktu ), Collaborativeness ( kesediaan bekerja sama ), Customer Service orientation ( orientasi pada pelayanan pelanggan ).

28

Faktor yang Mempengaruhi Kompetensi

1.Keyakinan dan nilai-nilai Keyakinan orang tentang dirinya maupun terhadap orang lain akan sangat mempengaruhi perilaku. Apabila orang percaya bahwa mereka tidak kreatif dan inovatif, mereka tidak akan berusaha berpikir tentang cara baru atau berbeda dalam melakukan sesuatu. Untuk itu setiap orang harus berpikir positif tentang dirinya, maupun terhadap orang lain dan menunjukkan ciri orang yang berpikir ke depan.
29

2.Keterampilan Dengan memperbaiki keterampilan, individu akan meningkat kecakapannya dalam kompetensi.

30

3. Pengalaman Keahlian dari banyak kompetensi memerlukan pengalaman. Diantaranya pengalaman dalam mengoragnisasi orang, komunikasi dihadapan kelompok, menyelesaikan masalah, dsb. Orang yang tidak pernah berhubungan dengan organisasi besar dan kompleks tidak mungkin mengembangkan kecerdasan organisasional untuk memahami dinamika kekuasaan dan pengaruh dalam lingkungan. Orang yang pekerjaannya memerlukan sedikit pemikiran strategis kurang mengembangkan kompetensi daripada mereka yang telah menggunakan pemikiran strategis bertahun-tahun.
31

4.Karakteristik kepribadian Kepribadian bukanlah sesuatu yang tidak dapat berubah. Kepribadian seseorang dapat berubah sepanjang waktu. Orang meresponse dan berinteraksi dengan kekuatan dan lingkungan sekitar. Walupun dapat berubah, kepribadian cenderung berubah dengan tidak mudah. Tidaklah bijaksana mengharapkan orang memperbaiki kompetensinya dengan mengubah kepribadiannya.
32

5. Motivasi Dengan memberikan dorongan, apresiasi terhadap pekerjaan bawahan, memberikan pengakuan dan perhatian individual dari atasan dapat memberikan pengaruh positiv terhadap motifasi seseorang bawahan.

33

6. Isu Emosional Hambatan emosional dapat membatasi penguasaan kompetensi. Misal, takut membuat kesalahan, menjadi malu, merasa tidak disukai atau tidak menjadi bagian, semubanya cenderung membatasi motivasi dan inisiatif.

34

7.Kemampuan Intelektual Kompetensi tergantung pada pemikiran kognitif seperti, pemikiran analitis, dan pemikiran konseptual.

35

8.Budaya Organisasi Budaya organsiasi mempengaruhi kompetensi sumberdaya manusia dalam kegiatan sebagai berikut; 1) proses Recruitment dan seleksi karyawan, 2) Sistem penghargaan, 3) Praktik pengambilan Keputusan, 4) Filosofi organisasi ( misi-visi, dan nilai-nilai organisasi ),
36

5) Kebiasaan dan prosedure, 6) Komitmen pada pelatihan dan pengembangan , 7) Proses Organisasional.

37

Mengatasi Hambatan Kompetensi

1. Admitting Incompetency (Mengalami kekurangan Kompetensi ) Budaya yang berusaha selalu tampil baik dengan menutupi kekurangan dihadapan orang lain memiliki pengaruh terhadap terjadinya kurangnya kompetensi ( incompetency ). Untuk itu, ada baiknya orang mengakui degnan terus terang akan kekurangan kompetensinya sehingga dapat dilakukan usaha untuk memperbaikinya.
38

2. Raising Expectations ( Meningkatkan Harapan ) Manajer dalam melakukan peran coaching harus dapat membantu orang lain untuk memperluas visi atas pekerjaan, sehingga mereka dapat memanfaatkan bakat, kemampuan, dan potensinya.

39

3.Identifying Barriers ( Mengidentifikasi Hambatan ) Hambatan dapat dikategorikan dalam; 1) Pengetahuan, 2) Keterampilan, 3) proses, 4) Emosional.
40

1.Hambatan pengetahuan terjadi ketika pekerja tidak mempunyai keahlian tentang informasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.

41

2. Hambatan Keterampilan terjadi jika pekerja tahu bagaimana melakukan sesuatu, tetapi belum mengembangkan keterampilan untuk melakukannya dengan lebih baik, cepat, dan konsisten.

42

3. Hambatan proses terjadi ketika pekerja tidak efektif dalam mengelola serangkaian tugas. Mereka mungkin terampil, tapi kurang konsisten melakukannya dengan cara yang tepat.

43

4. Hambatan emosional berakar pada faktor psikologis. Pekerja takut konflik sedang lainnya tidak menetapkan tujuan menantang karena takut gagal. Sebagian lagi tidak bisa menerima kesalahan atau bertanggung jawab karena takut disalahkan.

44

4.Including Support Mechanism ( Memasukkan Mekanisme Dukungan ) Mekanisme dukungan yang dapat dipergunakan organisasi dan pekerja untuk memastikan rencana kinerja pekerja adalah; 1) Mencatat kemajuan tujuan dan pelaksanaan, 2) Mengkomunikasikan kemajuan pada orang lain, 3) Menggunakan penghargaan.
45

Ada tujuh prinsip komunikasi yang suportif. Tujuh prinsip ini adalah sebagai berikut: Berorientasi pada masalah, bukan pada pribadi. Ada kesesuaian antara apa yang dikatakan dengan yang dirasakan. Bersifat deskriptif, bukan evaluatif. Menghargai orang yang diajak bicara. Bersifat spesifik, bukannya global. Bersifat dua arah, tidak menyela, tidak mendominasi. Bertanggung jawab atas apa yang dikatakan.
46

3. Pelatihan dan Trainer

Effective Komunikasi : Developing Preparing Listening Understanding Speaking Asking
47

Pelatihan akan Anda membekali dalam: Menggunakan teknik-teknik pengaruh dan persuasi efektif yang bisa membangun hubungan yang produktif dan memberi rasa nyaman dalam bergaul dengan segala macam jenis orang Mengontrol emosi anda. Anda bisa tetap kalem, tenang namun efektif walau di bawah tekanan yang berat
48

Mengatasi ketakutan bicara di muka umum, dan anda akan mampu menyuarakan pikiran dan gagasan dengan lebih mudah dan meyakinkan Menangani situasi yang taruhannya tinggi, tanpa harus membuat kesalahan dan bisa menangani krisis dengan penuh keyakinan

49

Terima Kasih

50