MODUL

MANAJEMEN PERKANTORAN

Penyusun:
Mery Ramadani, SE, MM

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PERUSAHAAN

PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI
UNIVERSITAS SERANG RAYA
2023

1
 IDENTITAS PEMILIK MODUL

NAMA : …………………………………………………..

NIM : …………………………………………………..

PRODI : …………………………………………………..

DOSEN : …………………………………………………..

2
 PERTEMUAN 7

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Capaian pembelajaran
Mahasiswa D-III Manajemen Perusahaan diharapkan memahami pengertian Komunikasi
dalam Organisasi

Kemampuan akhir yang diharapkan

Mahasiswa D-III Manajemen Perusahaan memiliki kemampuan mengenai Komunikasi
dalam Organisasi

Materi

Pengertian Komunikasi

Secara umum, komunikasi adalah penyampaian warkat yang mengandung macam-

macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi disefinisikan oleh
Boyee (2003) sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif
apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang
lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.

Komunikasi perkantoran (office communication) → proses penyampaian informasi,

instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas.

Jenis-Jenis Komunikasi

Menurut J.C. Denyer (1975) Jenis-jenis Komunikasi Perkantoran, yaitu:

1. Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication), seperti surat yang dikirim

petugas, email, telegram dan warkat tertulis lainnya.
2. Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication), seperti telepon dan radio
3. Sistem Mekanis (Mechanical System), seperti televisi
4. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System), seperti pengeras suara, bunyi
bel, tanda lampu.

3
Unsur-Unsur Komunikasi

1. Pengirim berita (komunikator)

Pihak komunikator harus berusaha untuk mengemukakan hal yang terkandung dalam
pikirannya secara jelas kepada pihak yang menerima berita, sehingga mudah dan cepat
dimengerti. Komunikasi harus memperhatiakn dengan siapa atau kepada siapa berita itu
disampaikan.

2. Bentuk berita (pesan)

Berita dapat disampaikan dalam berbagai bentuk, misalnya bentuk perintah, instruksi,
saran, usul (baik lisan maupun tertulis), bentuk pengumuman edaran, dalam bentuk
tulisan, gambar, kode dan lain sebagainya. Isi pesan harus jelas sehingga apa yang
dimaksud oleh pengirim berita dapat diterima oleh pihak penerima berita.

3. Penerima berita (komunikan)

Pihak komunikasi harus mengadakan tanggapan terhadap berita yang diterima.

Penerima berita harus menafsirkan berita yang diterima seperti yang dimaksud oleh
pengirim berita.

4. Prosedur pengiriman berita

Hal ini berkaitan dengan sarana yang dipakai dalam mengirim berita. Sarana yang
diperlukan dalam proses komunikasi tergantung sifat berita yang akan disampaikan.

5. Reaksi dan tanggapan

Reaksi diberikan oleh pihak penerima berita disebut tanggapan atau respon atau
umpan balik. Dengan adanya respon atau feedback dari pihak komunikan, maka akan
terjadi komunikasi dua arah.

Proses Komunikasi

SUMBER PESAN SALURAN PENERIMA

4
Keterangan:

• Sumber : Kecakapan berkomunikasi, sikap-sikap, pengetahuan dan sosial

kebudayaan
• Pesan : Unsusr-unsur, struktur, isi, penyajian, tanda-tanda
• Saluran : Penglihatan, pendengaran, perabaan, penciuman
• Penerima : Kecakapan berkomunikasi, sikap-sikap, pengetahuan dan sosial
kebudayaan

Faktor-faktor Komunikasi Perkantoran

1. Kecepatan
Apakah warkat itu mendesak sekali sehingga perlu dikirim secepatnya? Faktor ini
dapat menentukan apakah komunikasi akan dilakukan dengan surat biasa, email,
telegram atau lainnya.
2. Kecermatan
Apakah informasi itu perlu diterima secara cermat? Faktor ini dapat menentukan
apakah dikirim secara tertulis atau melalui telepon yang mungkin bisa salah
mendengar.
3. Keselamatan
Apakah resiko bilamana warkat hilang dijalan? Faktor ini dapat menentukan apakah
sebaiknya dihantarkan atau dikirim melalui pos.
4. Kerahasiaan
Apakah tidak menjadi masalah jika orang lain mengetahui informasi? Faktor ini
dapat menentukan apakah surat dikirim melalui email atau dengan pos.
5. Warkat
Apakah komunikasi itu perlu ada catatan tertulis? Faktor ini dapat menentukan
apakah perlu surat atau cukup komunikasi lisan saja.
6. Kesan
Apakah komunikasi itu perlu dilakukan dalam bentuk yang menimbulkan kesan baik
pada pihak penerima warkat? Faktor ini dapat menentukan apakah cukup dengan
stensilan atau perlu dicetak bagus
7. Biaya

5
 Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan suatu sarana
komunikasi.

Manfaat Komunikasi yang Efektif

- Pemecahan masalah lebih cepat

- Meningkatkan tanggapan stakeholders
- Keputusan yang lebih kuat
- Komunikasi yang efektif
- Materi promosi yang lebih jelas
- Meningkatkan produktivitas
- Meningkatkan citra profesional
- Hubungan bisnis yang lebih kuat
- Arus kerja yang lebih siap dan efektif

Klasifikasi Komunikasi
1. Menurut sifatnya
a. Komunikasi lisan (oral communication)
Komunikasi lisan mejadikan bahasa sebagai media penyampaian pesan. Pikiran
dan perasaan seseorang disampaikan melalui kata-kata yang dianggapnya tepat
dan mewakili apa yang ada dalam dirinya.
b. Komunikasi tertulis (written communication)
Komunikasi tertulis menjadikan simbol yang dituliskan pada kertas atau tempat
lain sebagai alat penyampaian ide atau perasaan. Pesan tulisan memiliki sistematis
yang jelas, pilihan kata dan tanda baca, yang dapat membantu pihak lain
memahami apa yang ingin kita sampaikan.
c. Komunikasi verbal Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan
lambang kata-kata atau bahasa sebagai medianya, baik secara lisan maupun
tulisan dalam praktek komunikasi.
d. Komunikasi non verbal Komunikasi non verbal adalah pesan atau informasi yang
tidak disampaikan secara lisan maupun tulisan. Komunikasi ini biasanya terlontar
dari penampilan gerak tubuh (bahasa tubuh), kontak mata, mimik (ekspresi wajah)
atau pakaian.

6
2. Menurut Arah Informasi
a. Komunikasi keatas
Komunikasi dari bawahan kepada atasan. Tujuan komunikasi keatas untuk
memperoleh informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan
tugas/pekerjaan para pegawai pada tingkat rendah.
b. Komunikasi kebawah
Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan, dari tingkatan manajemen puncak ke
manajemen menengah, manajemen yang lebih rendah terus mengalir kepada
pekerja.
c. Komunikasi horizontal
Merupakan komunikasi kesamping atau komunikasi mendatar, yang berarti
komunikasi antar pegawai yang mempunyai kedudukan setingkat/ sama.
Komunikasi ini terjadi antara bawahan dengan bawahan, antara pimpinan dengan
pimpinan yang setingkat.
d. Komunikasi diagonal
Komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan yang
berbeda, pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang
langsung.
e. Komunikasi satu arah
Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu dari pihak komunikator.
f. Komunikasi dua arah
Komunikasi yang bersifat timbal balik baik dari pihak komunikator maupun pihak
komunikan.

****