Retno Sundari, S.Pd.

MM
POLITEKNIK SAWUNGGALIH
AJI
a. Komunikasi adalah distribusi informasi yang berasal dari komunikator
yang ditujukan kepada komunikan supaya terjalin interaksi (Hasibuan,
2002)
b. Chester I Barnard, Komunikasi adalah suatu alat dimana orang-orang
yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan umum.
c. Koontz O’Donnell, Komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan
informasi dari satu orang ke orang yang lain.
d. Komunikasi penyampaian atau pertukaran informasi dari pengirim
(komunikator) kepada penerima (komunikan) baik lisan atau tertulis ,
terlepas dari informasi itu dimengerti atau tidak yang jelas informasi itu
harus sampai pada komunikan.
 Proses Komunikasi Dalam Organisasi

1. Tahap penciptaan gagasan_ (komunikator=communicator)

2. Tahap penyusunan gagasan _simbol /sandi (tahap enconding) yaitu simbol
yang berupa gambar yang menunjukan arti. Encoding, mengubah informasi ke
dalam berbagai simbol baik verbal / non verbal yg mampu memindahkan
pengertian seperti, percakapan , anggukan kepala, tulisan, angka
3. Tahap pengiriman, yaitu gagasan yang sudah disusun dalam wujud simbol /sandi
yang disampaikan melewati saluran atau media komunikasi yang sudah di
sediakan oleh organisasi yang bertanggung jawab.
 feedback
decoding

encoding

komunikator pesan saluran komunikan

4. Tahap penerimaan, yaitu informasi yang telah dikirim oleh komunikator lewat
media komunikasi diterima oleh pihak penerima informasi.
5. Tahap menginterprediksikan gagasan atau pesan yang diterima, yaitu tahap
yang disebut juga( tahap decoding ) Dalam tahap ini gagasan /pesan yang di
terima di interprediksikan /diartikan
6. Tahap tanggapan, / umpan balik/ feedback
 Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

1. Pengendalian, untuk mengendalikan tingkah laku anggota

organisasi. melaporkan hasil kerja, keluhannya
2. Motivasi, Kegiatan pemberian motivasi akan dapat meningkatkan
semangat karyawan dalam menjalankan kinerjanya
3. Pengungkapan Emosi, anggota/karyawan maupun manajer dapat
menunjukkan rasa puas maupun kecewa terhadap lawan bicaranya
4. Informasi, informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan
keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti
 Pola Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi Formal
•Dijalankan dalam situasi formal
•Komunikasi yang berlangsung antara staff atau bawahan dengan atasan didalam organisasi atau
perusahaan. . contoh bawahan didorong untuk memberikan ide, sikap dan perasaan mereka,
pekerjaan mereka, kebijaksanaan perusahaan,dan masalah-masalah sejenis yang melibatkan mereka.
•Komunikasi verbal (email )
•Komunikasi yang digunakan saat pertemuan resmi dan meeting berlangsung.
Komunikasi Informal
komunikasi tidak resmi. dilakukan tidak mempedulikan struktur organisasi
menggunakan bahasa sehari hari atau bahasa pergaulan.
•Sebagai perwujudan unt bersosialisasi
•Melalui desas-desus dari satu orang ke orang lainnya dalam organisasi.
Komunikasi ini terbentuk secara insidental dan spontan, timbul karena
kesamaan rasa seperti tugas dan tanggung jawab yang sama.
•Komunikasi di luar aktivitas resmi organisasi
•Komunikasi yang berlangsung antara anggota organisasi yang memiliki
hubungan dekat
Manfaat Komunikasi Informal
1.Mempererat hubungan individu dg sesama anggota dalam suatu
organisasi
2.Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain
3.Mencairkan Suasana. Komunikasi informal ini bersifat ringan dan
santai, mk dapat mencairkan suasana di kala komunikasi formal mulai
tegang.
4.Jembatan Komunikasi Formal, dapat dijadikan pembuka sebelum
menuju ke obrolan yang sifatnya serius, agar tidak terlalu tegang 
5.Lebih bersifat fleksibel dan mendukung terciptanya suasana dinamis
dlm organisasi
6.Lobbying, bisa melakukan negosiasi dengan bahasa yang ringan
dalam komunikasi informal
Menurut Griffin (2000) ada 3 komunikasi informal dalam organisasi :
1.Komunikasi berdasarkan informasi yg tidak resmi/ ”grapvine”
2.Peninjauan Langsung, komunikasi ini dpt mendekatkan langs antar
hirarki yg berbeda dalam manajemen jg unt memastikan manajer
mengetahui apa yg terjadi di lapangan
3.Komunikasi non verbal, orang marah tdk harus dg kata2 tp dg aksi
diam, memelototkan mata dll
 Klasifikasi komunikasi dalam organisasi

Dari segi sifatnya :

1.Komunikasi lisan, berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa
komputer yang mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh
2.Komunikasi tertulis, mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak
pembayarannya, membuat dan mengirim surat penawaran harga barang, surat pemesanan
barang (order), surat klaim, permintaan barang
3.Komunikasi Verbal, komunikasi verbal (bahasa) yaitu dengan ucapan kalimat, pesan lisan
maupun tulisan dan gambar
4. Komunikasi Non Verbal, komunikasi non verbal yaitu komunikasi yang disampaikan
dengan gerakan tubuh, air muka, ekspresi wajah, posisi dan gerakan badan,pandangan mata
Dari segi arah
1.Komunikasi ke atas, kotak saran, rapat-
rapat kelompok, dan protes mengenai
prosedur, laporan prestasi, keluhan, usulan
anggaran dll.
2.Komunikasi ke bawah, instruksi kerja,
memo resmi, pernyataan kebijakan
perusahaan, prosedur, manual kerja. Atau
publikasi perusahaan
Saluran komunikasi dalam organisasi :
1.Komunikasi Vertikal, komunikasi yang sesuai dengan
rantai perintah, yaitu terdiri dari Komunikasi ke Bawah
(downward) spt pengarahan, instruksi dll dan Komunikasi
ke Atas (Upward) spt laporan, penjelasan dll.  
2.Komunikasi Lateral atau Horisontal, komunikasi terjadi
antar anggota organisasi dengan tingkatan yang sama, atau
diantara departemen2 pada tingkat organisasi yang sama.
Koordinasi bag penjualan dg produksi.
 Faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi

Menurut Scoot M Cultip

1. Kredibilitas, Komunikator perlu memiliki kredibilitas dimata komunikan, misalnya dalam
hal tingkat keahliannya dalam bidang tertentu
2. Konteks, Konteks berkaitan dengan situasi dan kondisi dimana komunikasi berlangsung.
3. Konten, Konten berkaitan dengan isi pesan yang disampaikan komunikator kepada
komunikan, pesan yang berarti / penting unt komunikan
4. Kejelasan, Kejelasan ini mencakup kejelasan isi pesan, tujuan yang akan dicapai, kejelasan
kata-kata (verbal) yang digunakan, dan kejelasan bahasa tubuh (non verbal) yang
digunakan
5. Kemampuan Komunikan, Kemampuan Komunikan berkaitan
dengan tingkat pengetahuan dan memahami pesan yang disampaikan
6. Kesinambungan dan Konsistensi, Pesan yang disampaikan sebelumnya
dengan selanjutnya tidak saling bertentangan. Contohnya informasi
mengenai program KB dari pemerintah, perlu disiarkan terus menerus
7. Saluran Distribusi, Sebaiknya komunikator menggunakan media yang
sesuai dan tepat sasaran Misalnya dengan menggunakan media yang telah
umum digunakan komunikan.
 Membangun komunikasi yang efektif
dalam organisasi

1. Meminimalkan hambatan komunikasi

Hambatan komunikasi ada 2 :
a. Hambatan Organisasional, penggunaan bahasa yg berbeda oleh orang2
yg berbeda, terlalu banyaknya beban tugas yg diberikan
b. Hambatan Individual, kesalahpahaman, kredibilitas individu dlm
berkomunikasi, kemampuan mendengar dan menyimak, ketidaktepatan
penggunaan bahasa ( “secepat mungkin” bs diartikan seminggu, 2 minggu
dst)
2. Meningkatkan keefektifan dalam berkomunikasi
a. peningkatan keahlian dlm mendengarkan mll komunikasi scr formal
dan tdk formal
b. mendorong komunikasi dua arah mll tersedianya media unt
melakukan kritik dan saran scr timbal balik
c. peningkatan kesadaran dlm memahami pesan dan informasi mll
berbagai jenis media maupun simbol
d. pemeliharaan kredibilitas individu dg membangun karakter dan moral
CARA MENGATASI HAMBATAN DAN MEMPERBAIKI
KOMUNIKASI

Menurut Bovee dan Thill yg dikutip oleh Dewi (2007) :

1. Memelihara iklim komunikasi terbuka
2. Memegang teguh etika berkomunikasi
3. Memahami kesulitan komunikasi antar budaya (krn beda budaya)
4. Menggunakan pendekatan berkomunikasi yg berpusat pd penerima
5. Menggunakan teknologi scr bijaksana dan tanggungjawab
Hambatan komunikasi organisasional :
1. Media komunikasi ( telepon, email )
Cruden dan Sherman, hambatan komunikasi :
• Tidak ada prosedur kerja ataupun rencana kerja yang jelas.
• Tidak adanya penjelasan atau informasi yang jelas.
• Kemampuan membaca yang kurang baik.
• Media yang dipilih tidak tepat

2. Hambatan Semantik
3. Hambatan Manusiawi. Emosi, prasangka, kecakapan, persepsi
4. Hambatan ekologis. Situasi ramai/ bising, suara petir, banyak
org berlalu lalang.
Hambatan komunikasi antar pribadi

a. Gangguan emosi
b. Kredibilitas (kejujuran, keahlian)
c. Keadaan membela diri, baik dari
pengirim maupun penerima
d. Perbedaan generasi
e. Gangguan lingkungan
f. Penggunaan media
g. Keterbatasan fisik (bisu tuli)
h. Kecepatan berbicara
i. Faktor kepribadian (introvert: malu,
minder)
j. Kehilangan kefokusan
k. Keterbatasan pengetahuan
a. Diam dan Menyimak
b. Tidak Memotong
Pembicaraan
c. Tidak meninggalkan
lawan bicara
d. Tidak menepis
pembicaraan lawan
e. Tidak berusaha
menunjukkan bahwa
kita lebih pandai
Manfaat Mempelajari Etika Komunikasi
1. Melancarkan komunikasi dengan orang lain.
2. Memahami apa yang dikomunikasikan orang
lain.
3. Diterima dalam sosial masyarakat karena
mengikuti etika yang berlaku.
4. Memperkuat hubungan yang terjalin dengan
orang lain.
5. Pesan yang disampaikan dapat diterima dengan
lebih baik.
6. Dihargai orang lain karena kita menghargai
mereka juga.
7. Tidak bertindak sembarangan dan seenaknya
dalam berkomunikasi.
MENGATASI HAMBATAN
KOMUNIKASI
 KIAT KOMUNIKASI EFEKTIF
a. Gunakan umpan balik
b. Saluran komunikasi yang
banyak
c. Mengenali siapa penerima pesan
d. Komunikasi tatap muka
e. Menyadari dampak bahasa
tubuh
f. Menanggapi isi pembicaraan
g. Sopan dan wajar
h. Menghormati semua orang
i. Mengendalikan emosi
j. Dll