KORESPONDENSI

Kelas X

Daftar Isi:
Bab 1 : Dasar-Dasar Komunikasi
Bab 2 : Komunikasi Melalui Telepon
Bab 3 : Dasar Persuratan (-bagian2 surat)
Bab 4 : Korespondensi Bahasa Inggris
Bab 5 : Surat Pribadi Dan Surat Niaga
(-surat pengaduan)
Bab 6 : Surat Dinas
Bab 7 : Surat Elektronik (E-Mail)
Bab 8 : Laporan Dan Memproduksi Dokumen

Mayang Wangi S.I

 Bab 1
(Dasar-Dasar Komunikasi)

 Komponen Komunikasi
1. Komunikator
2. Encode
3. Pesan/Berita
4. Dekode
5. Komunikan
6. Tanggapan/Feed Back

 Unsur-Unsur Komunikasi
1. Komunikator
2. Komunikan
3. Pesan/Berita
4. Media
5. Tanggapan/Feed Back

 Penjelasan:
Komunikasi Proses menyampaikan pesan/informasi dari komunikator ke komunikan
Komunikator Orang yang menyampaikan pesan/informasi
Encode Proses pengantaran pesan
Pesan Informasi/berita yang disampaikan oleh komunikator (lambang-lambang,
isyarat, bentuk, warna)
Media Alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan
Media Pendengaran (Audial) : kaset, radio, telepon, handy talky, beduk
Media Penglihatan (Visual) : surat, poster, spanduk, pengumuman, slide
Media Pendengaran + Penglihatan : TV, film, thriller, radio
Dekode Proses penerimaan pesan
Komunikan 0rang yang menerima pesan/informasi
Respon/Tanggapan Tanggapan dari komunikan kepada komunikator
(Feed Back) Zero Feed Back :Respon yang tidak dapata dimengerti
Positif Feed Back :Respon yang baik
Netral Feed Back :Tidak memihak
Negatif Feed Back :Bersifat merugikan
 Langkah-Langkah Proses Komunikasi

1. Komunikator menyampaikan pesan/informasi kepada komunikan

2. Komunikator membuat/menyusun sandi-sandi (cencoding)
untuk menyatakan maksud dalam bentuk kata-kata /
lambang-lambang (gambar, gerakan, warna bahasa sandi, tulisan) sebagai pean
3. Kata-kata / lambang-lambang tersebut disdampaikan melalui media
4. Komunikan menguraikan/menafsirkan lambang-lambang (decoding)
5. Komunikan memberi respon tanggapan (feed back) terhadap informasi yang diberikan oleh
komunikator sehingga komunikator dapat menganalisis apakah pesan yang disampaikan sesuai
dengan apa yang dimaksud oleh komunikator, karena dalam proses komunikasi dapat terjadi
hambatan-hambatan.

 Komunikasi Kantor

1. Fungsi
 Sebagai pertukaran berita/pesan, tetapi sebagai kegiatan individu/kelompok
 Fungsi kontrol : untuk mengontrol perilaku karyawan
Fungsi Motivasi : dilakukan melalui bembenaan feed back kepada bawahan
Fungsi Emosi : dapat mengekspresiakn emosi
Fungsi Informasi : memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh
pihak managemen dengan mentranfer data sehingga jadi mudah.

2. Bentuk-Bentuknya:

K. Intrapersonal komunikasi yang dilakukan pada diri berdoa, bersyukur,

berpikir, mendengarkan
K. Interpersonal proses pertukaran makna antar 1 individu _
dengan yang lain
K. Kelompok tatap muka dari 3/lebih individu guna
memperoleh maksud dan tujuan yang rapat, brefing, seminar
dikehendaki
K. Organisasi tatap muka dari 3 / lebih individu guna _
memperoleh maksud dan tujuan tertentu
K. Massa komunikasi yang menggunakan saluran Proses komunikasi
dalam menghubungkan komunikator dan dengan : massa, media
komunikan secara massa massa, informasi secara
elektris

3. Konsep Etiket Kantor

 Menilai diri pribadi secara jujur
 Meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui latihan-latihan dan praktik-praktik
 Meningkatkan setiap tujuan komunikasi secara jelas
 Macam-Macam Proses Komunikasi

1. Komunikasi 1 arah (one way communication)

 Pimpinan dan bawahan
 Komunikasi yang berlangsung dari pihak komunikator saja, pihak komunikan tidak diberi
kesempatan untuk memberikan respon/tanggapan
 Keuntungan :
a. Lebih cepat dan efisien
b. Dalam hal tertentu, dapat memberikan kepuasan kepada komunikator
c. Dapat menjaga wibawa komunikator (pimpinan) karena komunikan tidak dapat secara
langsung menilai kesalahan/kelemahan komunikator
 Kelemahan :
a. Tidak memberikan kepuasan kepada komunikan
b. Kesan terhadap komuikator bersifat otoriter
c. Dapat menimbulkan kesalahpahaman/ketidakjelasan

2. komunikasi 2 arah (two way communication)

 Jenis-jenisnya :
a. Komunikasi vertikal
 Tingkat dan kedudukan antara komunikator dengan komunikan sederajat
 Berlangsung dsari atas ke bawah atau sebaliknya
b. Komunikasi horizontal
 Tingkat dan kedudukan antara komunikator dengan komunikan sederajat
c. Komunikasi diagonal
 Tingkat dan kedudukan antara komunikator dengan komunikan tidak sederajat
 Keuntungan :
a. Adanya dialog antara komunikator dan komunikan sehingga keduanya mendapat
sebuah kepuasan
b. Informasi yang diterima lebih jelas, akurat, lebih tepat karena langsung diperoleh
penjelasan
c. Menciptakan kekeluargaan, keakraban dan iklim demokratis
 Kelemahan :
a. Lebih lambat dan kurang efisien
b. Keputusan tidak dapat diambil secara cepat dan tepat
c. Memberi kesempatan komunnikan untuk bersikap menyerah sehingga suasananya
kurang kondusif
d. Kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah yang tidak ada realfunnya terhadap
masalah yang sebenarnya

3. Komunikasi kesegala arah

 Berlangsung dari berbagai komunikator dan komunikan yang saling berinteraksi
(diskusi politik)
 Kelemahan:
a. Disalah artikan oleh orang lain karena artikulasi yang tidak jelas.
b. Beresiko mengadu domba pihak-pihak tertentu
 Lambang-Lambang Komunikasi

1. Kegunaan:
 Untuk mempengaruhi komunikan agar sepaham dengan komunikator
 Memberikan pengertian terhadap pesan-pesan yang dikehendaki komunikator

2. Menurut jenisnya lambang komunikasi terdiri dari:

 Lambang komunikasi lisan (verbal) dan tertulis (nonverbal)
a. Dapat dilakukan secara:
 Secara langsung dengan berhadapan muka (face to face), baik komunikasi antar
personel maupun komunikasi kelompok
 Secara tidak langsung dengan menggunakan pesawat telepon
b. Contohnya:
 Surat
 Surat kabar
 Pengumuman
 Laporan
 Instruksi
 Lambang komunikasi gerak/isyarat
a. Anggota badan
 Anggukan kepala : setuju
 Menggelenggkan kepala : tidak setuju
 Tangan melambai : memanggil seseorang
 Bibir mencibir : mengejek
 Muka memerah : marah
b. Suara (Audio)
 Radio, tape recorder, lonceng
 Suara berteriak, suara bercakap-cakap
c. Warna
 Lampu lalu lintas
d. Gambar
 Poster, rambu-rambu lalu lintas
e. Angka
 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0

 Asas-Asas Komunikasi
1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dan pikiran orang lain
2. Orang hanya bisa mengetik sesuatu hal, hanya dengan menghubungkannya dengan sesuatu hal
yang telah dimengerti
3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai kewajiban untuk membuat dirinya mengerti
4. Orang yang tidak mengerti dalam menerimam pesan/informasi mempunyai kewajiban untuk
meminta penjelasan
 Jenis-Jenis Komunikasi

1. Komunikasi menurut lawan bicara

 Komunikasi pribadi (satu laawan satu)
a. Terjadi antara seseorang dengan orang lain
b. 2 orang siswa sedang bercakap-cakap
 Komunikasi umum
a. Komunikasi 1 lawan banyak
 Dilakukan oleh seseorang lawan orang banyak
 Guru sedang mengajar di kelas
b. Komunikasi banyak lawan 1
 Dilakukan oleh banyak orang lawan 1 orang
 Tim jaksa dengan seorang terdakwa
c. Komunikasi banyak lawan banyak
 Dilakukan oleh antar organisasi
 Partai politik sedsang berkampanye

2. Komunikasi menurut jumlah

 Komunikasi perseorangan (pribadi)
 Komunikasi kelompok
a. Dilakukan antar sekelompok orang
b. Sifatnya tukar pikiran dalam memecahkan suatu masalah untuk memperoleh
tanggapan/masukan

3. Komunikasi menurut penyampaiannya

 Komunikasi verbal (lisan)
 Komunikasi nonverbal (tertulis)

4. Komunikasi menurut maksudnya

 Memberi perintah/instruksi
 Memberi nasehat (tutur kata)
 Memberi kritik dan saran
 Berpidato
 Mengajar/memberi ceramah
 Bermusyawarah (rapat)
 Berunding
 Pertemuan
 Wawancara

5. Komunikasi menurut jalur komunikasi

 Komunikasi langsung (tatap muka)
 Komunikasi tidak langsung
a. Disampaikan secara tatap muka langsung
b. Tetapi, dipisahkan oleh jarak, tempat, waktu
 6. Komunikasi menurut ruang lingkup/luas komunikasi
 Komunikasi di dalam (internal)
a. Dilakukan di dalam organisasi
b. komunikasi antara atasan dan bawahan, bawahan dengan atasan, atasan dengan atasan,
antar karyawan
 Komunikasi keluar (eksternal)
a. Dilakukan keluar organisasi
b. Komunikasi antar organisasi dan masyarakat di luar organisasi

7. Komunikasi menurut kedinasan

 Komunikasi formal
a. Komunikasi yang terjadi antar anggota organisasi yang tegas, telah direncanakan dan
ditentukan, baik dalam struktur organisasi maupun ketentuan-ketentuan peraturan
b. Rapat pemegang saham, rapat anggota koperasi
c. Ciri-ciri:
 Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu
 Ada prosedur
 Ada hierarki tertentu (berjenjang)
 Objek pembicaraannya mengenai masalah organisasi
 Lebih banyak diwujudkan dalam bentuk tertulis/surat-menyurat
 Komunikasi informal
a. Komunikasi yang terjadi antar anggota organisasi atas dasar kehendak pribadi yang tidak
berdasarkan atas ketentuan-ketentuan dalam struktur organisasi
b. Ciri-ciri:
 Waktu dan tempat tidak tentu, dapat terjadi dimana saja
 Tidak ada prosedur yang mengikat, kecuali dalam hal kesopanan
 Tidak ada hierarki yang menjadi penghalang
 Objek pembicaraannya tidak tentu
 Wujudnya dalam bentuk lisan maupun tertuli

 Peralatan Komunikasi Telepon

1. Telepon Conference
 Memungkinkan percakapan lebih dari 2 arah
2. Pesawat Faximile
 Untuk mengirim dan menerima berita & gambar dengan sistem reproduksi photografi
3. PABX
 Setiap saluran telepon dapat dilakukan tanpa melalui operator
 Dengan cara menekan kode tertentu terlebih dahulu
4. Voice Mail, VOIP, SKYPE
 Media transmisi data yang menggunakan kabel telepon sebagai alat transmisinya
 Mengirimkan informasi berbentuk suara
5. Mobile Phone, IPhone
 Dapat dibawa kemana-mana
 Tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon yang menggunakan kabel
 Faktor-Faktor Penunjang Keberhasilan Komunikasi

1. Dilihat dari sudut komunikator

 Kecakapan komunikator
Seorang komunikator harus dapat:
a. Dapat menguasai cara-cara untuk menyampaikan ide/gagasan/pikiran baik secara
lisan/tertulis
b. Pandai memilih lambang-lambang
c. Pandai memilih bentuk komunikasi apakah yang akan digunakan
d. Cakap dalam membangkitkan minat
e. Mampu manarik perhatian komunikan
 Sikap Komunikator
Seorang komunikator dalam menyampaikan informasi harus:
a. Tegas
b. Terbuka
c. Simpatik
d. Rendah hati untuk membangkitkan kepercayaan dari komunikan
 Pengetahuan komunikator
a. Harus mempunyai wawasan/pengetahuan yang luas
b. Akan lebih mudah dalam menyampaikan ide/gagasan/pikirannya kepada komunikan
 Keadaan fisik komunikator
Harus dengan ... dan ...:
a. Suara yang jelas dan tidak gagap
b. Mantap dalam menyampaikan informasi
 Sistem sosial
a. Harus mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi masyarakat dimanapun
dia berbicara
b. Agar dapat memahami dengan siapa saja dia berbicara dan bagaimana kebiasaannya

2. Dilihat dari sudut komunikan

 Kecakapan komunikan
Harus mempunyai kecakapan dalam ... pembicara :
a. Mendengarkan
b. Memahami
c. Menanggapi
 Sikap komunikan
Harus memiliki sikap ... dan ... dalam mendengarkan informasi dari komunikator:
a. Perhatian
b. Simpatik
 Pengetahuan komunikan
a. Harus memiliki wawasan dan pengetahuan yang luas
b. Agar lebih cepat mengerti dan memahami informasi yang disampaikan komunikator
 Keadaan fisik komunikan
Kondisi pendengaran, penglihatan ataupun indera lainnya dapat mempengaruhi kelancaran
dalam penerimaan informasi
 Sistem sosial
a. Harus memahami dengan siapa dia berbicara (pimpinan, rekan kerja atau lainnya)
b. Harus memahami materi yang dibicarakan
c. Mampu menyesuaikan diri dengan komunikator
 Faktor Yang Perlu Diperhatikan Agar Komunikasi Berlangsung Secara efektif

1. Kepercayaan
Komunikator dengan komunikan harus saling percaya agar mendapatkan 1 pengertian

2. Perhubungan
Keberhasilan proses komunikasi berhubungan erat dengan situasi dan kondisi lingkungan pada
saat komunikasi berlangsung

3. Kepuasan
Kepuasan akan tercapai apabila:
 Isi berita dapat dimengeti oleh komunikan dan sebaliknya
 Pihak komunikan bersedia memberi reaksi kepada pihak komunikator

4. Kejelasan
Harus mengandung kejelasan yang meliputi:
 Kejelasan isi berita
 Kejelasan tujuan yang hendak dipakai
 Kejelasan istilah-istilah yang digunakan dalam menggunakan lamabang-lambang

5. Kesinambungan Dan Konsistensi

 Proses informasi harus dilakukan secara terus-menerus
 Informasi yang disampaikan tidak boleh bertentangan dengan informasi terdahulu

6. Kemampuan Pihak Penerima Berita

 Pengiriman berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan
pihak komunikan
 Hindari penggunaan istilah-istilah yang tidak dimengerti komunikan

7. Saluran Pengiriman Berita

 Surat
 Majalah
 Koran
 Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi

1. Kurang Cakap
 Komunikator yang kurang cakap dalam menyampaikan pesan kepada komunikan yang
kurang cakap dalam mendengarkan pesan yang telah disampaikan dapat menghambat
proses komunikasi
 Cara mengatasi:
a. Komunikator
 Harus banyak belajar dan berlatih untuk berbicara serta menulis
 Secara teori maupun praktek
b. Komunikan
 Harus belajar dan memahami apa yang disampaikan oleh komunikan

2. Sikap Yang Kurang Tepat

 Contoh sikap yang kurang baik:
a. Meremehkan lawan bicara
b. Kurang simpatik
c. Kurang memperhatikan lawan bicara
 Cara mengatasi:
a. Terjalin sikap yang kooperatif
b. Simpatik
c. Penuh perhatian

3. Kurang Pengetahuan
 Komunikator yang kurang memiliki pengetahuan dalam menyampaikan pesan akan terlihat
tidak menguasai materi
 Komunikan yang kurang memiliki pengetahuan akan sulit menerima informasi dari
komunikator
 Cara mengatasinya:
komunikator dalam menyampaikan pesan harus disesuaikan dengan pengetahuan komunikan
sehingga komunikan mengerti apa yang disampaikan

4. Kurang Memahami Sistem Sosial

 Komunikator dan komunikan yang kurang memahami sistem sosial baik secara formal
maupun informal

5. Prasangka Yang Tidak Beralasan

 Komunikator yang bersikap curiga kepada komunikan atau sebaliknya

6. Kesalahan Bahasa Semantik

 Penggunaan bahasa yang memiliki arti ganda akan menimbulkan penafsiran yang berbeda
 Terjadi kesalahpahaman

7. Jarak Fisik
 Terpisahkan oleh jarak yang berjauhan (antar kota/negara)
 Komunikasi menjadi tidak lancar dan tidak efisien

8. Indera Yang Rusak

 Komunikator/komunikan memiliki indera yang tidak sehat
9. Verbalitas
 Komunikasi yang hanya berupa kata-kata saja akan sangat membosankan
 Dapat mengaburkan isi serta tujuan komunikasi

10. Komunikasi 1 Arah

 Komunikator yang berbicara terus dari awal sampai akhir dasn tidak memberikan
kesempatan untuk bertanya kepada komunikan
 Tidak tahu apakah tujuan komunikasi sudah tercapai/belum

11. Latar Belakang

 Adanya perbedaan antara komunikator dengan komunikan:
a. Status sosial
b. Hobi
c. Pergaulan
 Bab 2
Komunikasi Melalui Telepon

 Etika Bertelepon

1. Etika Yang Harus Diperhatikan Secara Umum

 Mengangkat telepon dengan segera jika telepon berdering
 Memperkenalkan diri terlebih dahulu jika menerima/menghubungi seseorang
Melalui telepon
 Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan, dan tepat
 Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak
 Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan
 Bertanya dengan bijaksana
 Mencatat pesan/pembicaraan
 Mengucapkan terima kasih dan salam pada akhir pembicaraan
 Meletakkan ganggang telepon dengan pelan

2. Etika Yang Harus Diperhatikan Secara Khusus

 Sebaiknya menggunakan bahasa yang resmi
 Tidak berbicara dengan orang lain, selagi berbicara di telepon
 Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen
 Berbicara tidak banyak basa-basi
 Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi membentak
 Janganlah berbicara dengan nada memerintah
 Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya mendengar
bunyi musik
 Tidak mentransfer berkali-kali apalagi di transfer ke alamat yang keliru
 Nada intonasi tidak terkesan malas atau kurang ramah
 Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon.
 Macam-Macam Percakapan Dalam Telepon

1. Percakapan Lokal
 Dilakukan oleh 2 pos (pesawat) telepon yang terletak dalam 1 daerah lingkungan pelayanan
lokal (LPL)

2. Percakapan Telepon Intra Daerah

 Percakapan antara sambungan telepon dari pelayanan lokal yang berbeda
 Masih terletak dalam daerah pentarifan yang sama
 Jarak jangkauan percakapan tidak boleh lebih dari 35 km (jarak udara)

3. Percakapan antarDaerah
 Terjadi antara 2 daerah telepon yang berbeda
 Berjarak lebih dari 25 km
 Hubungan percakapan interlokal yang dihubungkan secara otomatis
disebut: percakapan sambungan langsung jarak jauh (SLJJ)

4. Percakapan Telepon Antar Bangsa

 Percakapan 2 orang/lebih dengan memakai pesawat telepon yang letaknya beda negara
 Dikelola oleh PT Indosat bekerjasama dengan PT Telkom

 Macam-Macam Sambungan Telepon

1. Sambungan Induk
 Sambungan telepon yang langsung terhubung ke sentral telepon

2. Sambungan Pajak
 Sambungan teleponnya tersambung ke pesawat sambungan induk/ke STLO
(Sentral Telepon Lokal Otomat)

3. Sambungan Pokok
 Sejenis sambungan STO dengan STLO / antar STM (Sentral Telepon Manual) dengan STLO

4. Sambungan Telepon Kendaraan Bermotor (STKB)

 Sambungan telepon yang menghubungkan pesawat telepon di kendaraan bermotor
dengan sentral telepon untuk telepon

5. Sambungan Telepon Jarak Jauh (STJJ)

 Sambungan telepon yang menghubungkan telepon di luar daerah sentral telepon dengan
sentral teleponnya melalui media transmisi radio
 Tersedia untuk pelanggan yang lokasi pemukimannya tidak terjangkau oleh saluran kabel
(tempat terpencil) dan belum ada fasilitas telekomunikasi untuk umum
 Tarif pemasangannya lebih mahal karena dilengkapi dengan perangkat radio
 Respon Panggilan Telepon atau Menerima Telepon

1. Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Secara Umum

 Mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jika bunyi telepon sudah berbunyi 2 kali,
maka penelepon akan kesal
 Telepon yang berasal dari saluran langsung, tidak melalui telepon, berbeda penanganannya
dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung
 Gunakan bahasa yang resmi, komunikatif
(maksudnya jelas, dapat dipahami, singkat dan tepat)
 Jika:
a. Orang yang dikendakinya berada di tempat, maka secepatnya dihubungkan kepada yang
ditujunya
b. Orang yang dikendakinya tidak berada di tempat, tanyakanlah apakah dapat dibantu,
apakah keperluannya, apakah pesannya
 Jika telepon salah sambung, jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung
 Jika penelepon akan menghubungi pimpinan, tanyakan identitas penelepon:
a. Nama
b. Asal kantor/perusahaan
c. Apa keperluannya
Kemudian, secepatnya memberitahukan kepada pimpinan
 Bersikap sopan, ramah dan akrab

2. Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Secara Khusus

 Mengangkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis & kertas LPT
 Menyampaikan salam, menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak.
Meskipun, orang yang menelepon sudah kita kenal, maka wajib mengikuti aturan itu.
 Menyebutkan identitas diri, kantor/perusahaan
 Mencatat hal-hal penting pada kertas LPT
 Jika penelepon kurang jelas:
a. Jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh (tidak sopan)
b. Meminta penelepon agar mengulangi lagi maksudnya atau kita sendiri yang mengulangi
maksudnya (konfirmasi)
 Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan
identitas dengan jelas & nomor telepon yang dapat dihubungi
 Usahakan menerima telepon dengan bersemangat, jangan sampai terdengar lesu
 Jika penelepon terdengar tidak ramah:
a. Tetap tenang
b. Kendalikan diri
c. Berbicara dengan sabar, bijaksana, namun tegas
 Menjadi pendengar yang baik untuk penelepon
 Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat
 Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru
 Mentransfer Sambungan Telepon

1. Beritahu penelepon apa yang sedang anda lakukan

2. Sebelum menyambungkan panggilan telepon ke pihak yang dituju, tanyakan terlebih dahulu
kepada pihak yang dituju, apakah dapat menerima telepon atau tidak
3. Apabila harus menuggu karena pihak penerima telepon sedang sibuk, bicaralah segera pada si
penelepon untuk menjelaskan situasinya dan tanyakan apakah masih mau menunggu atau
menelepon kembali
4. Apabila si penelepon tetap mau menuggu, segera beritahukan kepada penerima telepon, bahwa
Si penelepon masih mau menunggu
5. Setelah penerima telepon ada waktu/telah menyelesaikan urusannya maka:
a. Operator memindahkan sambungan telepon
b. Sebaiknya sebelum memindahkan sambungan telepon, operator mengecek terlebih dahulu
apakah masih tsersambung dengan si penelepon
6. Jika pihak penerima telepon benar-benar sibuk atau tidak bisa diganggu maka:
a. Bicaralah baik-baik dengan penuh sopan
b. Mintalah kesediaan si penelepon untuk meniinggalkan nomor telepon yang dapat dihubungi.
 Cara Melakukan Panggilan Telepon

1. Persiapan Telepon
 Siapkan nomor telepon yang hendak dituju, perhatikan bahwa nomor telepon sudah tepat
 Siapkan peralatan menulis block note & bulpen
 Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju

2. Pelaksanaan Telepon
 Memutar dan menekan nomor telepon yang dituju dengan tepat sesuai dengan yang dimaksud.
Gagang telepon: tangan kiri, alat tulis & dan block note : kanan kanan.
 Jika ada kesalahan telepon (salah sambung) segeralah minta maaf.
 Jika telah tersambung penelepon harus memberikan salam dan menyebutkan identitas diri.
 Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon secara jelas, singkat, dapat dipahami, & tepat.
 Mencatat hal-hal penting
 Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih & salam
 Meletakkan gagang telepon dengan pelan

3. Cara Menelepon Orang Yang Kedudukannya Lebih Tinggi Dari Pimpinan

 Tekan nomor yang akan dituju
 Jika terdengar telepon telah diangkat, ucapkan salam
 Pastikan bahwa nomor yang dituju tepat
 Menyampaikan identitas diri
 Kemukakan bahwa pimipinan ingin berbicara dengan orang yang dimaksud
 Pastikan bahwa orang yang menerima telepon bersedia menyambungkan dengan orang yang
dituju pimpinan
 Segera sambungkan pimpinan dengan orang yang dimaksud pimpinan

4. Cara Manelepon Orang Yang Kedudukannya Lebih Bawah/Sama Dengan Pimpinan

 Tekan nomor yang dituju
 Jika terdengar telah diangkat, ucapkan salam
 Pastikan nomor yang dituju tepat
 Menyampaikan identitas diri
 Kemukakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan orang yang dituju
 Memastikan bahwa orang yang berbicara adalah orang yang dituju pimpinan
 Percakapan Melalui Telepon

Tema : Jual Beli

Prolog : Pak Leo sebagai Customer PT. Sumber Agung ingin memesan peralatan-peralatan arsip
kepada Bu Mayang selaku Marketing di PT. Maju Makmur.

Dialog
Mayang : “ Selamat siang, dengan Mayang dari PT. Maju Makmur ada yang bisa saya bantu?”
Leo : “ Selamat Siang, Bu Mayang. Saya Leo dari PT. Sumber Agung. Saya mau pesan 100 paket
peralatan arsip.”
Mayang : “ Baik Pak Leo. Saya akan menghubungi bapak kembali apabila barangnya memang
tersedia.”
Leo : “ Sama-sama Bu Mayang, saya tunggu kabar selanjutnya.”
Mayang : “Terima kasih Pak Leo, selamat siang dan selamat beraktivitas kembali”

Mayang : “Selamat siang, dengan Mayang dari PT Maju Makmur.Pak Leo, terima kasih telah
memesan. Peralatan-peralatan arsip masih tersedia untuk 100 paket.”
Leo : “ Harganya berapa, Bu?”
Mayang : “ Untuk pembelian 100 paket harga perpaketnya Rp 60.000. Total keseluruhannya
Rp 6.000.000 dan itu belum termasuk biaya pengiriman pak.”
Leo : “ Sebelumnya saya minta maaf, bu. Boleh tidak harganya diturunkan sedikit?”
Mayang : “ Mohon maaf pak, harga tersebut sudah turun sejak tahun lalu. Jadi harga tidak dapat
diturunkan kembali. Harga yang kami berikan sudah termasuk di bawah harga pasar pada
umumnya.”
Mayang : “ Baik Pak Leo. Mohon maaf untuk pemesanan saya akan kirim form pemesanan melalui
email. Bapak bisa isi detail order dan alamat kirim di form tersebut. Selanjutnya kami baru
bisa beri informasi biaya pengiriman dan cara pembayarannya.”
Leo : “ Kalau begitu tolong kirim formnya ke email saya : leobhs1908@gmail.com.
kalau ada apa-apa hubungi saja ke nomor saya : 081234542221.”
Mayang : “ Baik pak, ada lagi yang bisa dibantu?”
Leo : “ Sudah cukup, Bu Mayang. Terima kasih.”
Mayang : “ Sama-sama Pak Leo. Terima kasih telah menghubungi PT. Maju Makmur, selamat siang
dan selamat beraktivitas kembali.”
 Mencatat Pesan Telepon

1. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Ketika Menerima Pesan Telepon

 Mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon,
isi pesan untuk pimpinan, dan tanda tangan penerima telepon
 Memindahkan segera ke LPT
 Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang yang dituju atau di atas meja pimpinan
 Meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali

2. Block Note
 Ditulis/dicatat oleh penelpon

Block Note
Ibu Riana, sekr. Bpk. Abimanyu dir. PT Prima Adi.
Bpk. Abimanyu mengundang Bpk Raditya untuk makan siang
Di Res. Pusaka Bunda, Jln. Pahlawan No. 15 JKt. Hari Kamis, 15/8/12, jam 12.00.
Bpk Abimanyu menunggu konfirmasi paling lambat hari Senin.

Telp 8345678, Jln. Veteran V no. 21A, Jak.

Jum’at 9/8/12
10:13

3. Lembar Pesan Telepon

 Ditulis/dicatat oleh penerima telepon

LEMBAR PESAN TELEPON

Hari/tanggal : Jum’at, 9-8-12
Kepada : Bpk. Aditya
Jabatan : Ka. Bag. Pemasaran
 Waktu : 10:13
Dari : Bpk. Abimanyu
Jabatan : Direktur
Perusahaan : PT Prima Adi
PESAN No. Telepon : 8345678
DIUNDANG MAKAN SIANG ADA:
Hari, tanggal : Kamis, 15 Agustus 2012
Waktu : 12.00 WIB
Tempat : RM Pusaka Bunda
Jln. Pahlawan No. 15, Jakarta

Konfirmasi ditunggu pada hari Senin, 12 Agustus 2012

Diterima oleh: Karlina/Sekr.

 Bab 3
Dasar Persuratan

 Tata Persuratan

1. Surat : Suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis, baik atas nama
diri sendiri maupun atas nama suatu organisasi/organisasi.

2. Surat-menyurat : suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan komunikasi antara satu pihak
dengan pihak lainnya, dilaksanakan dengan saling bertukar informasi
Sehingga adanya hubungan timbal balik kedua belah pihak dengan berkirim
surat.

3. Korespondensi : kegiatan surat menyurat

 Korespondensi ekstern
a. Hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh organisasi/perusahaan dengan pihak luar
b. Contoh:
 Perusahaan dengan perusahaan
 Organisasi dengan organisasi
 Perusahaan dengan organisasi atau sebaliknya
 Korespondensi Intern
a. Hubungan surat-menyurat antar pejabat dalam suatu organisasi/kantor & antar
kantor cabang/pusat dan sebaliknya
b. Contoh:
 Surat-menyurat antara pejabat direksi dengan para manager
 Surat menyurat antara manager dengan para bawahannya.

 Tujuan Penulisan Surat

1. Menyampaikan pesan/informasi
2. Memperlancar arus informasi
3. Membuat si penerima mengerti agar mengert terhadap isi surat sehingga komunikasi dapat
berkelanjutan.
 Fungsi Surat

1. Duta/Wakil dari pengirim

 Jika seseorang tidak dapat hadir dalam menemui orang yang ditiuju, si penulis surat tidak
perlu datang, cukup mengirimkan surat saja.
 Kelebihannya yaitu adanya tanda tangan asli pengirimnya
 Contoh:
a. Surat tidak masuk sekolah
b. Surat cuti karena sakit atau surat dari dokter

2. Pedoman dan dasar bertindak

 Surat dengan format khusus yang dikeluarkan oleh instansi tertentu
 Contoh:
a. Surat keputusan
b. Surat perintah
c. Surat tugas

3. Alat Bertindak/Berpikir
 Sebagai alat pengingat apabila isi surat apabila isi surat tersebut dapat memberikan informasi
yang berhubungan dengan kejadian di masa lampau maupun di masa mendatang.
 Contoh:
a. Surat perjanjian sewa rumah
b. Faktur

4. Barometer Kemajuan Kantor

 Semakin banyak surat yang masuk/keluar, semakin maju perusahaan/organisasi tersebut

5. Jaminan Keamanan
 Surat akan memberikan rasa aman kepada pemakainya jika dalam surat tersebut tertera:
a. Keterangan atas kepemilikan suatu barang
b. Penunjukan tugas
 Contoh:
a. STNK
b. SIM
c. KTP

6. Dokumen historis
 Surat-surat yang diarsipkan dapat digunakan untuk melihat/mengenang kejadian masa lampau
 Contoh:
a. Surat-surat Kartini kepada Abendanon di Belanda
b. Surat cinta Habibie dan Ainun

7. Alat Promosi
 Surat yang bersifat resmi, selalu menyertakan kop surat sebagai identitas.
 Identitas suatu perusahaan/organisasi dapat digunakan sebagai alat promosi
 Penggolongan Surat

1. Berdasarkan sifatnya

 Surat Pribadi
a. Surat Pribadi
 Surat yang dibuat atas nama pribadi yang berisi tentang hal-hal yang bersifat pribadi
 Terbagi menjadi 2 macam:
J Bersifat kekeluargaan:
 Surat dari anak kepada orang tua
 Surat undangan makan malam bersama
J Surat perkenalan:
 Surat perkenalan untuk menjadi sahabat pena
 Surat ajakan dari orang baru pindahan untuk tetangga di kompleknya
b. Pribadi Setengah Resmi
 Surat pribadi yang isinya berhubungan dengan masalah kedinasan dari pengirimnya
 Contoh:
J Surat lamaran pekerjaan
J Surat ijin tidak masuk kerja
J Surat resign
J Surat permohonan izin pendirian bangunan

 Surat Niaga
a. Surat yang isinya berhubungan dengan jual-beli
b. Contoh:
 Surat perkenalan perusahaan/organisasi
 Surat permintaan penawaran & surat penawaran
 Surat pesanan & surat penolakan pesanan
 Surat konfirmasi pesanan & surat pemberitahuan pengiriman pesanan
 Surat pengaduan & surat jawaban pengaduan
 Surat pengiriman pembayaran & surat penagihan
 Surat pengangguhan pembayaran & surat jawaban pengangguhan pembayaran

 Surat Pemerintah
a. Surat yang dikeluarkan instansi pemerintah

 Surat Sosial
a. Surat yang dikeluarkan oleh organisasi kemasyarakatan
b. Isinya menyngkut permasalahan sosial
c. Tidak untuk mencari keuntungan
d. Contoh:
 Surat permohonan bantuan dana
 Surat undangan musyawarah
 Surat pengumuman
 Surat edaran acara
  Surat Dinas
a. Surat yang isinya berhubungan dengan kegiatan kedinasan
b. Contoh:
 Surat tugas
 Surat keputusan
 Surat dinas & surat perjalanan dinas
 Surat pemberitahuan
 Surat keterangan
 Memo & nota dinas
 Surat undangan & surat komfirmasi undangan
 Surat janji temu & surat balasan janji temu
 Surat ucapan terima kasih
 Surat ucapan duka cita
 Surat permohonan bantuan & surat pemberian bantuan
 Surat permohonan izin & surat pemberian izin
 Surat perintah kerja
 Surat berita acara
 Surat edaran
 Surat laporan
 Surat pengantar
 Surat referensi
 Surat rekomendasi
 Surat panggilan
 Surat kuasa

2. Berdasarkan Wujudnya

 Surat bersampul
a. Surat yang dimasukkan ke dalam amplop
b. Kelebihan:
 Isinya tertutup sehingga tidak dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan
 Terlihat lebih sopan

 Warkat pos
a. Surat yang ditulis pada blangko warkat pos (gabungan dari kertas surat dengan sampulnya)
b. Tersedia di Kantor Pos & Giro
c. Jika kertasnya dilipat, maka dari luar terlihat seperti sampul/amplop surat

 Kartu pos
a. Kartu khusus dicetak tebal dengan ukuran 15 x 10 cm
b. Dikeluarkan oleh PT Pos & Giro
c. Susunannya:
 Bagian depan sebelah kiri : tempat menuliskan nama d alamat pengirim
 Bagian depan sebelah kanan : tempat nama & alamat yang dituju
d. Isi surat ditulis pada bagian belakang kartu
 Memo dan nota
a. Digunakan untuk mengirimkan pesan kepada pihak-pihak intern dalam suatu perusahaan
b. Ditulis pada kertas setengah folio/kuarto
c. Kegunaan:
 Memo
J Memberikan perintah/prosedur dari atasan kepada bawahan
J Mengumumkan kebijakan perusahaan/rencana
J Membuat permintaan
J Memperjelas pembaca untuk masalah
J Mengkonfirmasi apa yang telah diputuskan
 Nota
J Memberikan perintah
J Memberikan laporan
J Pemberian informasi
d. Penggunaan:
 Memo
J Atasan kepada bawahan
J Bawahan kepada atasan
J Antara sesama pejabat yang setingkat
 Nota
J Atasan kepada bawahan

 Telegram/Teleks/Faximile
a. Pengertian:
 Telegram : surat yang isinya sangat singkat
 Teleks : surat yang dikirimkan dengan mesin teleks
 Faximile : surat yang dikirimkan melalui mesin fakximile

 Surat Tanda Bukti

a. Surat-surat yang biasanya berupa formulir
b. dipakai sebagai:
 tanda bukti dari suatu kegiatan antara 2 belah pihak
 membuktikan keabsahan sesuatu hal yang isinya menyatakan bukti atas sesuatu
c. Contoh:
 STNK
 Kuitansi
 Faktur
3. Berdasarkan Keamanan Isinya

 Surat rahasia
a. Isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang namanya/jabatannya ditulis di dalam
alamat surat
b. Ciri-ciri:
 Pada sampul surat ada tulisan RHS/R
 Terdapat sampul dobel

 Surat Konfidensial
a. Surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu saja, tidak untuk
disebarluaskan

 Surat penting
a. Surat yang isinya harus ditindak lanjuti
b. Jika tidak ditindak lanjuti:
 Timbul masalah
 Jika suratnya hilang, akan sulit ditemukan di tempat lain

 Surat biasa
a. Surat yang isinya tidak harus segera ditindak lanjuti
b. Isi surat boleh dibaca orang lain, selain alamat surat
c. Jika hilang, isinya dapat diketahui dari pihak lain dengan mudah

4. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

 Surat sangat segera/kilat

a. Surat yang harus didahulukan (proses pembuatan-pengiriman)

 Surat segera
a. Harus segera ditangani, tetapi tidak sesegera pada surat kilat

 Surat biasa
a. Tidak terburu-buru (proses pembuatan-pengiriman)

5. Berdasarkan Sasaran Yang Dituju

 Surat Biasa
a. Hanya ditujukan kepada 1 orang atau 1 organisasi saja

 Surat Edaran/Pengumuman
a. Surat yang ditujukan kepada banyak orang/organisasi
b. Macam-macam:
 Surat edaran dengan alamat untuk umum
J Tidak memiliki alamat dalam
J Jika terdapat alamat dalam, maka tidak ditulis secara rinci
 Surat edaran dengan alamat tertentu
J Alamat telah ditunjukkan dengan jelas
6. Berdasarkan Dinas Pos Surat

 Kilat Khusus
a. Harus disampaikan dengan sangat segera
b. Si pengirim bisa komplain apabila merasa ada masalah yang berhubungan dengan proses
pengiriman karena surat tersebut telah dicatat oleh petugas
c. Tidak perlu ditempeli perangko karena besarnya biaya pengiriman akan ditentukan oleh
jarak jauhnya kota tujuan
d. Hanya dilayani oleh Dinas Pos apabila kota tujuan telah ada fasilitas yang sama

 Kilat
a. Harus disampaikan dengan segera
b. Harus ditempeli perangko kilat
c. Tidak perlu dicatat secara khusus

 Surat tercatat
a. Surat yang dikirimkan sudah tercatat
b. Tidak perlu ditempeli perangko karena besarnya biaya pengiriman akan ditentukan oleh
jarak jauhnya kota tujuan
c. Si pengirim bisa komplain apabila merasa ada masalah yang berhubungan dengan proses
pengiriman karena surat tersebut telah dicatat oleh petugas

 Surat Biasa
a. Tidak perlu disampaikan dengan segera
b. Harus ditempeli perangko dengan biaya minimal

 Wesel Pos
a. Tanda bukti biaya pengiriman sejumlah uang melalui Dinas Pos
b. Pengirim sebelum mengirim uangnya harus mengisi blangko wesel terlebih dulu
c. Penerima dapat mengambil uangnya di Kantor Pos dengan menyerahkan wesel yang
telah diterima
 Pemilihan Kertas Surat

1. Jenis Kertas

 Kertas HVS
a. Berukuran 60-80 gr
b. Digunakan untuk membuat surat asli/kopinya
c. Berwarna putih bersih & halus

 Kertas Doorslag
a. Digunakan untuk kopi surat-surat tanda bukti (faktur, bon, dll)
b. Bertekstur licin, tipis & berwarna

 Kertas Onion Skin

a. Digunakan untuk mengirimkan surat ke luar negeri
b. Bertekstur kuat, tidak mudah sobek & ringan
c. Dipilih karena dapat menghemat biaya pengiriman

 Kertas Segel
a. Memiliki segel/tanda legalitas
b. Segelnya berupa gambar “Burung Garuda” dalam lingkaran berwarna merah,
terletak dibagian kiri atas
c. Mempunyai kekuatan hukum di depan pengadilan
d. Digunakan untuk akta, surat perjanjian, dll

2. Ukuran Kertas
Folio 8,5 x 13 Inc / 21,59 x 33,02 cm
Kuarto 204 x 254 mm
Quarto 8,5 x 11 Inc / 21,59 x 27,94 cm
1 5,5 x 8,5 Inc / 13,97 x 21,59 cm
Quarto
2
Sikmo 204 x 165 mm
Octavo 205 x 127 mm
A4 210 x 297 mm
F4 210 x 330 mm

3. Pemilihan Warna Tinta

Pada umumnya berwarna hitam, tetapi surat pribadi boleh warna lain. Kualitas tinta
hendaknya dipilih yang bagus dan tidak mudah luntur apabila terkena air karena surat seringkali
disimpan puluhan tahun.
 Bagian-Bagian Surat
1. Lembaga Pemerintahan

Kepala Surat

Nomor Surat Tanggal Surat

Lampiran

Hal/Perihal

Alamat Yang Dituju

Pembuka

Isi Surat

Penutup

Nama Instansi & Jabatan

Nama Penanda Tangan

NIP (Nomor Induk Pegawai)

Tembusan

Inisial Pengonsep

Penanda Tangan

Pengetik Surat
  Bentuk-Bentuk Surat

Full Block Style

PEMERINTAH KABUPATEN GARUT
DINAS PENDIDIKAN
SMU NEGERI 1 LIMBANGAN
Jalan Raya Limbangan, Garut, 44168
Telp : (021)4687751, Fax : (031)5882379

23 Desember 2003
Nomor : 120/SMU/XII/2003
Lampiran :-
Hal : Rapat Dinas

Kepada
Bapak/Ibu Guru
SMU Negeri 1 Limbangan

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Sehubungan dengan banyaknya hal yang harus kita bicarakan, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu
untuk menghadiri rpat dinas dan membicarakan tentang :
1. Persiapan UAS semester ganjil Tahun Pelajaran 2003-2004
2. Persiapan menjelang diberlakukannya KBK untuk kelas 1

Adapun acara tersebut Insya Allah akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Sabtu, 27 Desember 2003
Pukul : 08.00 sd. 14.00
Tempat : Ruang Pertemuan SMUN 1 Limbangan

Demikian surat ini kami sampaikan. Semoga Bapak/Ibu dapat memakluminya. Atas perhatian dan
kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.

Wassalumu’alaikum Wr.Wb.

Kepala Sekolah SMUN 1 Limbangan

Ahmad Sayid

Tembusan : Tata Usaha

AS/MW
Block Style
PT GROSIR JAYA
Jalan Tebet Raya No.75, Jakarta Selatan
Telp: (021)7754608, Fax: (031)9987643
Email: grosirjaya@gmail.com, Web: www.grosirjaya.com

4 April 2009
Nomor : 205/GJ/IV/2009
Lampiran :-
Hal : Pesanan Gula Pasir

Kepada
Direktur PT Gula Indah
Jalan Teratai Timur No. 30
Kalimantan

Dengan hormat,

Kami membutuhkan tambahan pasokan gula pasir sebanyak 30 ton untuk mengantisipasi peningkatan
kebutuhan masyarakat menjelang Hari Raya Natal dan Tahun Baru.

Oleh karena itu, kami memesan 30 ton gula pasir dari sekarang untuk menghindari kelangkaan barang
menjelang hari raya, sama seperti yang kami pesan 2 bulan lalu. Karena kami telah menjadi pelanggan,
kami berharap mendapat potongan harga 25% seperti 2 bulan lalu.

Mengenai masalah pengangkutan gula psir itu, kami sudah menjalin kerjasama dengan Jakarta Transportasi.
Mereka tidak keberatan bila gula pasir tersebut diangkut dengan kapal KM Minahasa pada akhir bulan ini.

Kami mengharapkan pesanan kami dapat pada bulan ini juga dengan harga dan potongan seperti diatas.

Hormat kami,

Imelda
Direktur

Tembusan: Direktur Produksi

IM/MW
Semi Block Style
PT GROSIR JAYA
Jalan Tebet Raya No.75, Jakarta Selatan
Telp: (021)7754608, Fax: (031)9987643
Email: grosirjaya@gmail.com, Web: www.grosirjaya.com

4 April 2009
Nomor : 205/GJ/IV/2009
Lampiran :-
Hal : Pesanan Gula Pasir

Kepada
Direktur PT Gula Indah
Jalan Teratai Timur No. 30
Kalimantan

Dengan hormat,

Kami membutuhkan tambahan pasokan gula pasir sebanyak 30 ton untuk mengantisipasi
peningkatan kebutuhan masyarakat menjelang Hari Raya Natal dan Tahun
Baru.

Oleh karena itu, kami memesan 30 ton gula pasir dari sekarang untuk menghindari
kelangkaan barang menjelang hari raya, sama seperti yang kami pesan 2 bulan
lalu. Karena kami telah menjadi pelanggan, kami berharap mendapat potongan harga 25% seperti 2 bulan
lalu.

Mengenai masalah pengangkutan gula psir itu, kami sudah menjalin kerjasama dengan
Jakarta Transportasi. Mereka tidak keberatan bila gula pasir tersebut diangkut dengan kapal KM Minahasa
pada akhir bulan ini.

Kami mengharapkan pesanan kami dapat pada bulan ini juga dengan harga dan potongan
seperti diatas.

Hormat kami,

Imelda
Direktur

Tembusan: Direktur Produksi

IM/MW
Indented Style (lekuk)
PT GROSIR JAYA
Jalan Tebet Raya No.75, Jakarta Selatan
Telp: (021)7754608, Fax: (031)9987643
Email: grosirjaya@gmail.com, Web: www.grosirjaya.com

4 April 2009
Nomor : 205/GJ/IV/2009
Lampiran :-
Hal : Pesanan Gula Pasir

Kepada
Direktur PT Gula Indah
Jl. Teratai Timur No. 30
Kalimantan

Dengan hormat,

Kami membutuhkan tambahan pasokan gula pasir sebanyak 30 ton untuk mengantisipasi
peningkatan kebutuhan masyarakat menjelang Hari Raya Natal dan Tahun
Baru.

Oleh karena itu, kami memesan 30 ton gula pasir dari sekarang untuk menghindari
kelangkaan barang menjelang hari raya, sama seperti yang kami pesan 2 bulan
lalu. Karena kami telah menjadi pelanggan, kami berharap mendapat potongan harga 25% seperti 2 bulan
lalu.

Mengenai masalah pengangkutan gula psir itu, kami sudah menjalin kerjasama dengan
Jakarta Transportasi. Mereka tidak keberatan bila gula pasir tersebut diangkut dengan kapal KM Minahasa
pada akhir bulan ini.

Kami mengharapkan pesanan kami dapat pada bulan ini juga dengan harga dan potongan
seperti diatas.

Hormat kami,

Imelda
Direktur

Tembusan: Direktur Produksi

IM/MW
Hanging Paragraph Style (menggantung)
PT GROSIR JAYA
Jalan Tebet Raya No.75, Jakarta Selatan
Telp: (021)7754608, Fax: (031)9987643
Email: grosirjaya@gmail.com, Web: www.grosirjaya.com

4 April 2009
Nomor : 205/GJ/IV/2009
Lampiran :-
Hal : Pesanan Gula Pasir

Kepada
Direktur PT Gula Indah
Jalan Teratai Timur No. 30
Kalimantan

Dengan hormat,

Kami membutuhkan tambahan pasokan gula pasir sebanyak 30 ton untuk mengantisipasi Peningkatan
kebutuhan masyarakat menjelang Hari Raya Natal dan Tahun Baru.

Oleh karena itu, kami memesan 30 ton gula pasir dari sekarang untuk menghindari kelangkaan barang
menjelang hari raya, sama seperti yang kami pesan 2 bulan lalu. Karena kami telah
menjadi pelanggan, kami berharap mendapat potongan harga 25% seperti 2 bulan lalu.

Mengenai masalah pengangkutan gula psir itu, kami sudah menjalin kerjasama dengan Jakarta Transportasi.
Mereka tidak keberatan bila gula pasir tersebut diangkut Dengan kapal KM Minahasa
pada akhir bulan ini.

Kami mengharapkan pesanan kami dapat pada bulan ini juga dengan harga dan potongan seperti diatas.

Hormat kami,

Imelda
Direktur

Tembusan: Direktur Produksi

IM/MW
Official Style (resmi)
PT SIANTAR MERDEKA
Jalan Sukodono Raya No.23, Bandung
Telp: (021)7724956, Fax: (031)5558123
Email: siantarmerdeka@gmail.com, Web: www.siantarmerdeka.com

27 Februari 2015
Nomor : 868/SM/II/2015
Lampiran :-
Hal : Penawaran Digital Scanner Printer

Kepada
Yth. Bapak Drs. Andi Pasesa, SE
Kepala Devisi Sarana PT. Wira Karya Express
Jalan Embong Malang III/207b
Surabaya

Dengan hormat,

Kami dari PT Siantar Merdeka bermaksud untuk menawarkan produk kami yaitu digital
scanner printer yang terbaru kepada PT Wira Karya Express. Barang-barang yang ditawarkan adalah
sebagai berikut :
No Nama Barang Merk Harga lama Rp Harga baru Rp
.
1. Printer HP Officejet Pro e-All-iin-one 2.574.000 - 3% 2.480.000
2. Printer Epson Printer (M 200) 2.482.000 - 1% 2.436.000
3 Printer Canon Pixma (MG 6470) White 2.361.000 – 10% 2.119.000

Apabila perusahaan bapak melakukan pemesanan s.d akhir bulan ini, maka akan mendapat
potongan harga sebesar 2%. Pembayaran uang muka minimal 25% dari harga pesanan, sisanya 2 minggu
setelah barang diterima.

Besar harpan kami, perusahaan bapak dapat tertarik dengan produk yang kami tawarkan.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Arya Wibisono
Direktur

Tembusan : -
AW/MW
 Bahasa Surat

1. Pemilihan Kata

 Jelas
a. Kata-kata yang disampaikan tidak ditafsirkan lain oleh pembaca
b. Maksud kalimat dapat dipahami pembaca secara utuh, tidak sepotong-potong & rancu

 Lugas
a. Tidak bertele-tele, berbelit-belit atau berlebih-lebihan
b. Kata-kata hanya memiliki satu pengertian

 Umum
a. Menggunakan kata-kata yang umum digunakan masyarakat
b. Jangan menggunakan kata-kata asing karena akan menimbulkan kerancuan bagi pembaca

 Baku
a. Struktur kata yang standar
b. Dilihat dari segi penulisan, pengucapan, artinya benar

2. Ejaan EYD
Harus tepat:
 Pemakaian & penulisan huruf
 Penulisan kata
 Penulisan unsur serapan
 Pemakaian tanda baca

3. Penggunaan Tata Bahasa

 Bahasa yang jelas
 Bahasa yang tegas
 Bahasa yang singkat
 Bahasa yang lengkap
 Bahasa yang benar
 Bahasa yang sopan
 Bentuk surat yang menarik
 Lipatan Surat
 Sampul Surat (Amplop)
 Proses Pembuatan Surat

1. Langkah Teknis
 Tentukan tujuan penulisan surat
 Identifikasi masalah yanga akan dikemukakan, kemudian disusun secara urut
 Siapkan perangkat kerja (komputer, kertas, amplop)
 Jabarkan susunan masalah dalam konsep/draf surat dengan mengetiknya pada komputer
 Koreksi konsep tersebut
 Cetak, kemuduian mintakan persetujuan dari pimpinan
 Lipat surat tersebut dan masukkan ke dalam amplop

2. Hal-Hal Yang Harus Dimengerti

 Dasar surat menyurat secara umum
 Mengetahui bahasa tulis dengan baik
 Mengetahui seluk-beluk permasalahan yang dihadapi
 Mengetahui posisi hubungan pengirim dengan penerima (alamat) surat
(terutama untuk mereka yang bertugas menuliskan surat untuk orang lain/organisasi)
 Tanda-Tanda Koreksi
 Bab 4
Korespondensi Bahasa Inggris

 Tata Cara Menulis Surat Bahasa Inggris

1. Mencantumkan alamat dan kode pos dimana menulis surat tersebut
(untuk surat resmi/formal ditulis kop suratnya)
2. Mencantumkan tanggal pembuatan surat tersebut
3. Tuliskan nama orang atau instansi terkait yang akan menerima surat tersebut
4. Alamat lengkap kemudian kode pos
5. Barulah membuat awalan surat dengan greetings/salam
6. Setelah itu tuliskan isi surat
7. Setelah selesai menuliskan isi surat tersebut, berikan salam penutup
8. Jangan lupa berikan tanda tangan dan tuliskan nama

 Format Umum Surat Bahasa Inggris

1. Surat Formal/Resmi
 Sender name and address (Nama dan alamat pengirim surat)
 Date (Tanggal)
 Our Reference (Referensi)
 Receiver name and address (Nama dan alamat penerima surat)
 Greeting or salutation (Pembuka)
 Subject - Content (Judul – Isi)
 Your Sincerely or complimentary closing (Penutup surat)
 Signature (Tanda Tangan)
 Sender name and position (Nama dan jabatan pengirim surat)

2. Surat Non Formal/Tidak Resmi

 Greeting from sender to receiver (salam pembuka dari pengirim kepada penerima)
 Opening (Pembuka)
 Content (Isi)
 Closing (Penutup)
 Jenis Surat Bahasa Inggris

1. Informal Letter
 Merupakan suatu bentuk surat yang ditulis oleh seseorang untuk orang lain baik itu
untuk keluarga, sahabat atau teman. Surat ini pun bersifat pribadi
 Contoh:
2. Formal Letter
 merupakan suatu bentuk surat yang menggunakan bahasa formal atau resmi dan untuk
suasana yang formal pula
 Dapat berupa:
a. Surat Dinas
 Jenis surat yang dibuat oleh seseorang yang berkepentingan atau suatu lembaga atau
instansi kepada orang pribadi atau lembaga lain
 untuk menulis bermacam-macam hal yang ada kaitannya dengan kepentingan
administrasi
 Contoh:
b. Surat Niaga
 Suatu surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan
 Dikeluarkan oleh perusahaan atau badan-badan usaha dalam rangka
 menjalankan usahanya.
 Contoh:
 Bab 5
Surat Pribadi & Surat Niaga

 Ciri-Ciri Surat Pribadi

1. Tidak memiliki kop surat
2. Tidak memiliki nomor surat
3. Salam pembuka ataupun penutup sangat bervariasi & lebih bersifat santai, nonformal
4. Penggunaan bahasa bebas sesuai keinginan penulis
5. Contohnya:
 Surat Niaga

1. Surat niaga adalah surat-surat yang dipergunakan oleh orang-orang/badan-badan serta

organisasi-organisasi & perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan
untuk mencari laba

2. Macam-macam:
 Surat perkenalan
 Surat permintaan penawaran & Surat penawaran
 Surat pemesanan
 Surat persetujuan pemesanan
 Surat penolakan pemesanan
 Surat pengantar barang & daftar persediaan barang
 Surat pengirim barang
 Surat complaint
 Surat claim & surat penyelesaian pengaduan
 Surat pembayaran & surat penagihan
 Telegram & surat penegasannya surat edaran
 Surat promosi

3. Lingkup Penulisannya:
 Dari penjual:
a. Surat perkenalan
b. Surat penawaran
c. Surat pengiriman pesanan yang disertai faktur
d. Surat permintaan pembayaran
e. Surat pengakuan penerimaan pembayaran
 Dari pembeli:
a. Surat permintaan penawaran
b. Surat pesanan
c. Surat pemberitahuan penerimaan barang
d. Surat pengiriman pembayaran
e. Surat yang berkenaan dengan pengaduan seandainya terjadi penyimpangan dalam jual beli
 Surat Bisnis

1. Surat Perkenalan

 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat ini:

a. Penggunaan bahasa yang sopan & hormat
b. Alamat perusahaan & nomor teleponnya
c. Bidang usahanya
d. Manfaat atas barang yang dikenalkan
e. Kapan perusahaan itu mulai bergerak / lamanya berdiri
f. Harus dapat meyakinkan calon pembeli bahwa barang yang diproduksi itu berkualitas
tinggi & banyak pemakainya
g. Perlu melampirkan:
 Surat izin dari Pemda setempat
 Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dari Departemen Perdagangan dan Koperasi
 Neraca terakhir dari perusahaan
 Surat rekomendasi dari bank
 Surat rekomendasi dari instansi yang menjadi langganan
 Surat pengurus & struktur organisasi
Contoh surat perkenalan
PT BERSINAR MENTARI
Jalan Anggrek Mekarsari No.155, Bandung
Telp : (021)77495834 , Fax : (031)22547688
Email : bersinarmentari@gmail.com, Web : www.bersinarmentari.com

26 Januari 2018
Nomor : 210/BM/I/2018
Lampiran :-
Hal : Pengenalan Perusahaan

Kepada
Yrh. Bapak Adi Sucipto, SE
Kepala Produksi PT Gembira Sentosa
Jalan Latief Syarief No. 225
Bogor

Dengan hormat

Perkenalkan kami dari PT Bersinar Mentari, kami adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang
produksi seragam jadi. Perusahaan kami dikelola dengan profesional dalam bidangnya. Kepuasan
pelanggan merupakan tujuan utama kami.

Adapun jenis-jenis seragam pakaian jadi yang kami produksi diantaranya : batik, kaos olahraga dan
pakaian dinas. Sampai sekarang ini kami sudah melayani banyak pesanan dari perusahaan-perusahaan
bonafit.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami

Sindu Aland
Direktur

Tembusan : -
SA/MW
2. Surat Permintaan Penawaran (Surat Permintaan Daftar Harga)

 Isi pokok surat ini:

a. Macam/jenis barang yang diinginkan
b. Jumlah barang/kualitas
c. Mutu/kualitas barang disertai dengan monster, sampel, gambar-gambar
d. Harga barang
e. Potongan harga/discount
f. Syarat penyerahan & syarat penawaran
g. Cara pengiriman barang & cara pembayaran
h. Sifat penawaran

 Tata cara penulisan surat ini:

a. Mintalah ketarangan yang terperinci mengenai barang-barang yang dibutuhkan
b. Nyatakan dengan jelas alasan-alasan yang mendorong calon pembeli mengajukan
permintaan penawaran
c. Bantulah permbaca dalam menawarkan barang yang dibutuhkan
(jenis, kualitas, tipe, model, dll)
d. Akhirilah surat dengan kata-kata saling menguntungkan dan ucapan terima kasih

 Macam-macamnya:
a. Atas inisiatif sendiri
b. Berdasarkan surat perkenalan dari penjual
c. Karena pemberitahuan & relasi
d. Iklan
Contoh surat permintaan penawaran

PT GEMBIRA SENTOSA
Jalan Latief Syarief No. 225, Bogor
Telp : (021) 88549656, Fax : (031) 9976506
Email : gembirasentosa@gmail.com, Web : www.gembirasentosa.com

28 Januari 2018
Nomor : 330/GS/I/2018
Lampiran :-
Hal : Permintaan Surat Penawaran Pakaian Jadi

Kepada
Yth. Bapak Sindu Aland, SE
Direktur PT Bersinar Mentari
Jalan Anggrek Mekarsari No. 155
Bandung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat pengenalan perusahaan yang telah perusahaan anda kirimkan pada tanggal 26
Januari 2018, dengan nomor surat : 210/BM/I/2018, kami ingin mengetahui secara mendetail mengenai
barang produksi seragam jadi yang anda jual.

Kami juga ingin mengetahui bagaimana cara untuk melakukan pembayaran, serta apabila sedang sda
promosi ketika kami melakukan pemesanan barang sampai dengan bulan depan. Segerea hubungi kami.

Besar harapan kami, perusahaan anda dapat memberikan penjelasan yang sesuai dengan harapan kami.
Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami

Adi Sucipto
Kepala Produksi

Tembusan : -
AS/MW
 Cara Membuat Surat Niaga
1. Surat Penawaran (Offerte)

 Tata cara penulisan surat ini:

a. Jika penjual sudah menerima surat permintaan penawaran dari calon pembeli maka bacalah
surat dengan teliti
b. Hubungkanlah surat penawaran itu dengan surat permintaan dari calon pembeli dengan
cara menunjukkan tanggal & nomor permintaan
c. Pergunakanlah gaya bahasa yang menarik & sopan, sehingga menimbulkan minat pembeli
d. Merinci barang-barang yang ditawarkan sehingga pembeli tidak merasa ragu-ragu
e. Memberi gambaran bahwa barang itu bermutu tinggi & perlu dimiliki pembeli
f. Menjamin ketentuan harga, jika ada berikan potongan yang menarik
g. Menjelaskan cara mengirim & pembayaran & menjelaskan sifat penawaran
h. Melampirkan brosur-brosur, template & daftar harga
i. Menjelaskan sifat-sifat penawaran
(Bebas, terikat/berjangka)

 Isi surat ini:

a. Nama & macam barang
b. Kualitas/butuh barang
c. Kualitas/jumlah barang yang ditawarkan
d. Harga barang
e. Syarat penyerahan & syarat penawaran
f. Cara penyerahan & cara pembayaran
g. Potongan harga
h. Sifat penawaran

 Macam-macamnya:
a. Si penjual telah menerima surat permintaan penawaran dari pembeli
Hendaknya dicantumkan nomor & tanggal surat permintaan dari pembeli
b. Karena inisiatif pembeli
biasanya penjual membuat suratnya langsung ditunjukkan kepada para relasi/calon
pembeli yang ada kaitannya dengan barang yang ditawarkan
c. Berdasarkan iklan
Penjual menawarkan melalui surat kabar/majalah
Contoh surat penawaran
PT BERSINAR MENTARI
Jalan Anggrek Mekarsari No.155, Bandung
Telp : (021)77495834 , Fax : (031)22547688
Email : bersinarmentari@gmail.com, Web : www.bersinarmentari.com

30 Januari 2018
Nomor : 228/BM/I/2018
Lampiran :-
Hal : Penawaran Pakaian Jadi

Kepada
Yth. Bapak Adi Sucipto, SE
Kepala Produksi PT Gembira Sentosa
Jalan Latief Syarief No. 225
Bogor

Dengan hormat

Kami dari PT Bersinar Mentari bermaksud untuk menawarkan produk kami yaitu berupa pakaian jadi.
Kami menggunakan bahan terbaik yang lembut, tidak luntur dan tidak panas. Macam-macam pakaian
yang kami produksi diantaranya : batik, kaos olahraga dan pakaian dinas.

Apabila perusahaan bapak melakukan pemesanan s.d akhir bulan depan, maka dengan senang hati kami
akan memberikan potongan harga sebesar 8%. Pembayaran uang muka minimal 35% dari harga pesanan,
sisanya 2 minggu setelah barang diterima. Untuk penjelasan rinci mengenai harga setiap produk, bapak
dapat menghubungi kami melalui email,

Besar harapan kami, perusahaan bapak dapat tertarik dengan produk yang kami tawarkan.
Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami

Sindu Aland
Direktur

Tembusan : Kabag Marketing

SA/MW
2. Surat Pesanan

 Pertimbangan yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat ini:

a. Keadaan keuangan
Hendaknya dipikirkan untuk membayar uang muka, karen biasanya penjual meminta uang
muka pada waktu membuat perjanjian jual beli
b. Apakah barang yang dibeli benar-benar dibutuhkan dan apakah dapat dijual kembali pada
kemudian hari
c. Apakah syarat-syarat ysng diadukan oleh penjual cukup lunak
d. Pertimbangkan risiko yang mungkin timbul dikemudian hari atas pemesanan barang
tersebut
e. Perlu adanya penelitian terhadap barang-barang yang dipesan

 Isi surat ini:

a. Jenis & macam barang yang dipesan
b. Kualitas/mutu barang
c. Kuantitas/jumlah barang
d. Harga barang
e. Syarat penyerahan & pembayaran
f. Cara & alat pembayaran & pengiriman barang
g. Potongan harga jika ada

 Cara menyusun surat ini:

a. Jika memesan barang karena penawaran maka nyatakan dengan tegas bahwa penawaran
diterima
b. Terangkan & rinci desngan jelas barang-barang yang diperlukan
c. Sebutkan syarat penyerahan & syarat penawaran yang dikehendaki
d. Sebutkan cara-cara pembayaran & cara pengiriman yang dikehendaki
e. Akhiri surat pesanan dengan kata-kata yang mengandung harapan

 Macam-macam surat ini berdasarkan:

a. Penawaran
Pembeli memesan karena dia terlebih dahulu menerima surat penawaran dari penjual
b. Yang berfaktur
Pembeli membuat surat pesanan dengan cara merinci harga sesuai dengan surat penawaran
dari penjual
c. Inisiatif sendiri
Surat pesanan dibaut pembeli tanpa adanya surat penawaran dari penjual
Penyebabnya:
 Pembeli & penjual telah saling mengenal
 Pembeli telah mengenal jenis barang & harganya yang diproduksi oleh penjual
 Pembeli telah berlangganan
 Surat pesanan berdasarkan iklan
Contoh surat pesanan

PT GEMBIRA SENTOSA
Jalan Latief Syarief No. 225, Bogor
Telp : (021) 88549656, Fax : (031) 9976506
Email : gembirasentosa@gmail.com, Web : www.gembirasentosa.com

1 Februari 2018
Nomor : 338/GS/II/2018
Lampiran :-
Hal : Pesanan Seragam Batik

Kepada
PT Bersinar Mentari
Jalan Anggrek Mekarsari No. 155
Bandung

Dengan hormat,

Berdasarkan surat nomor : 228/BM/I/2018, kami bermamksud untuk memesan beberapa seragam batik.
Dengan perincian dibawah ini:
No. Jenis Kain Batik kode Ukuran Jumlah
1. Batik Solo Cokelat X-3000 M 8 kodi
2. Batik Madura Merah BF-4000 L 11 kodi
3. Batik Semarang Biru GF-5000 XL 15 kodi

Kami dengan senang hati menerima tawaran potongan harga sebesar 8%. Pembayaran uang muka akan
kami kirimkan melalui Bank BRI. Kami menginginkan agar anda memberitahukan apabila barang
telah dikirim.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami

Adi Sucipto
Kepala Produksi

Tembusan : Kabag Marketing

AS/ MW
3. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

 Penting:
a. Isinya memberitahukan bahwa barang-barang pesanan pembeli sudah ada & segera dikirim
b. Apabila barang yang dipesan hanya ada sebagian, hendaknya si penjual segera
menginformasikan kepada pembeli agar dapat mencari yang lain
c. Apabila ada perubahan harga, hendaknya segera menginformasikan kepada pembeli agar
tidak timbul rasa kecewa

 Tata cara penyusunan surat ini:

a. Nyatakan kepada pemesan ucapan terima kasih atas pesanannya
b. Yakinkanlah kepada pemesan bahwa pesanannya sedeang ditangani dengan sebaik-baiknya
c. Jika pesanannya hanya dapat dikirmkan sebagian, jelaskan alasan-alasannya
d. Jika perlu tawarkan barang-barang lain yang sejenis, yang kualitasnya hamoir sama
e. Akhirilah surat dengan harapan pesitif dan menyenangkan pembeli

 Cara-cara pengiriman barang pesanan:

a. Barng-barang yang hendak dikirim harus dibungkus/dipak dengan baik
b. Perhatikan batas waktu yang ditetapkan pemesan
c. Hindarkan kekeliruan pengiriman
d. Perhatikan sekali lagi nama & alamat pemesan dengan sebaik-baiknya
Contoh surat pemberitahuan pengiriman barang

PT BERSINAR MENTARI
Jalan Anggrek Mekarsari No.155, Bandung
Telp : (021)77495834 , Fax : (031)22547688
Email : bersinarmentari@gmail.com, Web : www.bersinarmentari.com

6 Februari 2018

Nomor : 249/BM/II/2018
Lampiran :-
Hal : Pemberitahuan Pengiriman Seragam Batik

Kepada
PT Gembira Sentosa
Jalan Latief Syarief No. 225
Bogor

Dengan hormat,

Berdasarkan keinginan perusahaan anda, perusahaan kami telah mengirimkan barang pesanan anda.
Pengiriman dilakukan pada hari ini dengan kapal ML Flasher. Barang dikemas dalam box yang kuat
dan aman.

Jika terdapat kerusakan barang yang disebabkan oleh kesalahan dalam proses pengemasan, kami akan
memberikan garansi dengan jangka waktu 3 hari setelah barang diterima. Kami berharap perusahaan
anda dapat terus menjalin kerja sama dengan perusahaan kami.

Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami

Sindu Aland
Direktur

Tembusan : -
SA/MW
 Surat Pengaduan

1. Dalam dunia bisnis selalu ada beberapa persetujuan yaitu mengenai:

 Keadaan barang yang diperjualbelikan
 Waktu barang & tempat penyerahan
 Cara pembayaran
 Waktu pembayaran

2. Penyebab timbulnya pengaduan

 Kerusakan barang
 Kekurangan barang
 Kualitas barang tidak cocok dengan pesanan
 Keterlambatan pengiriman barang
 Kesalahan yang tidak terduga

3. Syarat-syarat penyusunan surat ini

 Harus mempunyai alasan kuat disertai bukti-bukti sah
 Harus mengandung/bersifat keadilan & kebenaran
 Harus sopan & hormat untuk menjaga agar relasi berjalan baik

4. Cara penyelesaian surat ini

 Minta ganti barang
 Minta ganti rugi
 Minta potongan harga
 Meretur/mengembalikan barang yang tidak cocok dengan pesanan
 Membatalkan pesanan seluruhnya

5. Isi surat ini

 Nama & jenis barang yang diterima
 Macam penyimpangan dalam pengiriman barang
 Cara penyelesaian

6. Cara menyusun surat ini

 Hubungkan dengan surat pengiriman barang
 Jelaskan penyimpangan yang terjadi & bukti-buktinya
 Berikan bukti bahwa kesalahan pada pihak penjual
 Sebutkan cara penyelesaian dengan tegas
 Akhiri surat dengan penuh harapan
Contoh surat pengaduan
 Surat Penyelesaian Pengaduan

1. Letak kesalahan dalam transaksi jual beli:

 Pihak penjual
Penjual harus segera mengabulkan surat pengaduan itu & minta maaf serta menunjukkan rasa
penyesalan atas kejadian tersebut
 Pihak pembeli
Surat pengaduan tidak akan dikabulkan
 Pihak pengangkut barang
Penjual harus memberi penjelasan pada pembeli agar penngaduan ditujukan kepada
pengangkut barang
Jasa baik penjual kepada pembeli:
a. Ikut mengurus persoalan klaim dengan pihak pengangkut
b. Menawarkan untuk memberi informasi/data yang dibutuhkan pembeli berhubung dengan
klaim yang akan diajukan kepada pengangkut barang
c. Jika kesalahan diluar dugaan maka cara penyelesaiannya ditanggung bersama atas dasar
surat perjanjian yang telah disepakati

2. Cara menanggapi/menyelesaikan surat ini

 Menanggapi surat klaim secara bijaksana
 Mengadakan penyelidikan dengan segera
 Menghargai surat klaim dalam meneliti
 Penyelesaian hendaknya secar kekeluargaan
 Jika klaim tersebut terkabul, sebaiknya diiklankan agar mendapat kepercayaan dari masyarakat

3. Isi surat ini

 Kesalahan yang terjadi
 Tanggapan/jawaban atas klaim
 Pernyataan minta maaf

4. Cara menyusun surat ini

 Hubungkan surat klaim yang diterima
 Jelaskan secara terperinci kesalahan yang terjadi
 Nyatakan dengan jelas klaim tersebut dikabulkan/tidak
 Akhiri surat dengan kata-kata saling menghargai & ucapan terima kasih
Contoh surat penyelesaian pengaduan
PT BERSINAR MENTARI
Jalan Anggrek Mekarsari No.155, Bandung
Telp : (021)77495834 , Fax : (031)22547688
Email : bersinarmentari@gmail.com, Web : www.bersinarmentari.com

13 Februari 2018
Nomor : 320/BM/II/2018
Lampiran :-
Hal : Penyelesaian Pengaduan

Kepada
Yth. Bapak Agus Salim, SE
Kepala Produksi Dan Pemeliharaan
Jalan Latief Syarief No.225
Bogor

Dengan hormat,

Berdasarkan pengaduan anda via telepon pada hari : Senin, 12 Februari 2018 tentang pesanan “Batik
Solo Cokelat” perihal jumlah pesanan yang dikirim tidak sesuai dengan jumlah pesanan yang telah
dipesan, telah kami selidiki pada bagian produksi.

Memang benar adanya kekurangan jumlah pesanan yang dikirim disebabkan oleh kesalahan pada
perusahaan kami. Jadi, besok akan kami kirim pesanan yang kurang kepada perusahaan anda
menggunakan kapal ML Flasher dan biaya pengiriman menjadi tanggungan kami.

Kami memohon maaf atas kekecewaan anda dan kami berharap perusahaan anda masih bersedia untuk
terus menjalin kerja sama dengan perusahaan kami.

Atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami

Sindu Alan
Direktur

Tembusan : -
SA/MW
 Bab 6
Surat Dinas

 Surat Perintah

1. Penting
 Berisi:
a. Perintah dari pimpinan kepada bawahan
b. Petunjuk yang harus dilakukan
 Batas waktu:
a. Berlaku sementara
b. Berakhir setelah tugas yang diperintahkan selesai & telah melaporkan hasil pekerjaan
Kepada pimpinan

2. Ditanda Tangani Oleh

 Instansi swasta : Pemimpin perusahaan atau orang yang diberi
wewenang menandatangani
 Instansi pemerintah/departemen : Menteri; pejabat enselon I,II; pejabat lain yang
berwenang