KOMKOM BISNIS

Deskripsi Singkat Mata Kuliah :
Mata kuliah ini mengajarkan mahasiswa untuk memahami secara komprehensip konsep
dan teori dari komunikasi bisnis untuk dalam dunia kerja ataupun dunia bisnis, sehingga pada
gilirannya mahasiswa mampu mempraktekan menerapkannya dalam kehidupan nyata. Mahasiswa
diajarkan dan dilatih untuk mengetahui teknik-teknik dalam bidang komunikasi bisnis serta dapat
memecahkan masalah-masalah komunikasi bisnis sesuai dengan teorinya. Tujuan mata kuliah ini
adalah menghadirkan pengenalan yang luas kepada bidang komunikasi bisnis. Dalam
mempelajari komunikasi bisnis anda diutungkan dengan memperoleh keahlian untuk dapat
berkomunikasi dengan efektif.
Manfaaf Mata Kuliah :

Mata Kuliah ini bermanfaat bagi Mahasiswa dalam memahami akan pentingnya teknik
komunikasi dan dapat berkomunikasi dengan baik (intern maupun eksteren).
Tujuan Mata Kuliah (Program Outcome)/Kompetensi Lulusan:

Tujuan mata kuliah sebagai berikut itu :
a. Dapat memahami pentingnya teori komunikasi, ketrampilan komunikasi, dan mampu
mengidentifikasi serta mengatasi hambatan dalam komunikasi.
b. Dapat memahami dan melakukan teknik membaca, mendengarkan dan berbicara secara
efektif
c. Dapat memahami akan pentingnya membangun komunikasi yang efektif.
d. Dapat memahami akan pentingnya komunikasi dalam organisasi
e. Dapat mengetahui dan memahami media dan teknologi yang dipakai dalam komunikasi.
f. Dapat mengetahui & mempraktekkan penulisan pesan bisnis dengan benar.
g. Dapat menguasai dan mempraktekkan penulisan proposal dan laporan bisnis
h. Dapat menguasai teknik presentase dan mempraktekkannya di depan publik.
i. Dapat menguasai teknik dan strategi dalam melakukan negosiasi bisnis.
j. Dapat memahami dan mendemonstrasikan teknik wawancara dengan benar.
BAB I
RUANG LINGKUP KOMUNIKASI
1.1 PENDAHULUAN
Komunikasi sangat penting karena merupakan kunci keberhasilan berinteraksi dalam
masyarakat pada umumnya dan kehidupan dunia kerja pada khususnya. Bila komunikasi berjalan
efektif, maka arus informasi dalam dinamika kerja pun akan berjalan lancar sehingga dapat
mempercepat proses penyelesaian suatu pekerjaan. Sebaliknya, bila komunikasi terhambat, arus
informasi pun tersendat dan akibatnya tentu akan membuat suatu pekerjaan juga terlambat
diselesaikan.
1
1.1.1 Gambaran Umum Materi
Ruang lingkup komunikasi mencakup pentingnya komunikasi, teori komunikasi, unsur-

unsur komunikasi, klasifikasi komunikasi, proses komunikasi dan hambatan-hambatan dalam
berkomunikasi.
1.1.2 Relevansi terhadap pengetahuan mahasiswa/bidang kerja
Diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan secara komprehensip konsep dan teori

komunikasi bisnis sehingga pada gilirannya mahasiswa mampu menerapkannya dalam kehidupan
nyata.
1.1.3 Learning Objective (LO)/sebelumnya TIK

a) Mahasiswa mampu menjelaskan tentang teori komunikasi dan unsur-unsur
komunikasi.
b) Memahami akan pengklasifikasian komunikasi
c) Memahami tentang proses komunikasi
d) Memahami hambatan-hambatan yang terjadi dalam komunikasi
1.2 PENYAJIAN
1.2.1 Uraian bahan ajar dan contoh
1.2.1.1. TEORI KOMUNIKASI
Dalam konteks dunia kerja, arus informasi antara atasan, bawahan dan sesama rekan
kerja bahkan dengan pihak lain yang terkait dalam kegiatan suatu pekerjaan akan sangat
berdampak pada kinerja semua unsur yang ada di lingkungan dunia kerja tersebut. Oleh
karena itu, siapapun yang ingin masuk ke dunia kerja harus menyadari dan memahami
pentingnya komunikasi dalam menjalin hubungan yang sehat di lingkungan tempatnya
beraktivitas.
Sebagai pelaku komunikasi selayaknyalah kita memahami tentang komunikasi, fungsi
dan macamnya. Dengan memahami hal-hal tersebut kita akan lebih menyadari pentingnya
komunikasi dalam berinteraksi dengan orang lain. Fungsi dari komunikasi adalah untuk
memahami sikap dan perilaku manusia.
Komunikasi berasal dari bahasa Latin yaitu Communicatio yang artinya
pemberitahuan atau pertukaran.
Berikut ini ada beberapa defenisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli :
1. Sarah Trenholm & Arthur Jhonson
Komunikasi adalah suatu proses dimana sumber mentransmisikan pesan kepada penerima
melalui saluran.
2
2. Hoveland Carl
Komunikasi adalah proses dimana individu menstransmisikan stimulus untuk mengubah
perilaku individu yang lain.
3. Alexander Gode
Komunikasi adalah suatu proses yang membuat kebersamaan bagi dua atau lebih yang
semula dimonopoli oleh satu atau beberapa orang.
4. Raymond Ross
Komunikasi adalah suatu proses menyortir, memilih dan mengirimkan symbol-simbol
sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna/respos oleh
seorang komunikator.
5. Shanon and Weaver
Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling mempengaruhi satu sama lain,
sengaja maupun tidak sengaja dan tak terbatas pada bentuk komunikasi verbal, tetapi juga
dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni dan teknologi.
Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan di bawah ini :
1. Komunikasi adalah upaya untuk menyampaikan pesan, pendapat dan informasi kepada
orang lain dengan maksud tertentu.
2. Komunikasi adalah proses penyampaian pesan yang mengandung arti dari seorang
komunikator kepada komunikan untuk mendapatkan saling pengertian.
1.2.1.2. UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

Dalam komunikasi terdapat 5 (lima) unsur yang merupakan suatu kesatuan yang utuh,
bila salah satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Jadi, masing-masing
unsur saling berhubungan erat, ada ketergantungan, artinya keberhasilan suatu komunikasi
ditentukan oleh semua unsur tersebut.
Pengalaman komunikasi dapat membantu mengungkapkan kepribadian dan membangun
hubungan yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku.
Unsur-unsur yang dimaksud sebagai berikut :
a. Komunikator (Pengirim pesan)
Komunikator merupakan orang yang menyampaikan isi pesan atau pernyataannya kepada
orang yang menerima pesan (komunikan).
Komunikator bisa perorangan, kelompok atau organisasi pengirim berita.
Tanggung jawab dari komunikan adalah :
 Mengirim pesan dengan jelas.
 Memilih saluran/media yang cocok untuk mengirim pesan.
 Meminta kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik.
3
b. Pesan/Berita
Berita dapat disampaikan dalam berbagai bentuk. Misalnya bentuk perintah, instruksi,
usul, saran (baik secara lisan maupun secara tertulis) bentuk pengumuman, edaran, saran
dalam bentuk tulisan, gambar, kode dan lain sebagainya. Isi pesan harus jelas sehingga
apa yang dimaksud oleh pengirim berita dapat diterima oleh pihak lain.
c. Komunikan
Komunikan/penerima pesan adalah rekan dari komunikator dalam berkomunikasi. Sesuai
dengan namanya ia berperan sebagai penerima berita, penerima mungkin mendengarkan
pembicaraan atau menuliskan teks atau menginterpretsikan pesan dengan berbagai cara.
Tanggung jawab komunikan yaitu sebagai berikut:
 Berkonsentrasi pada pesan untuk mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang
diterima.
 Memberikan umpan balik pada pengirim untuk memastikan bahwa pesan telah
diterima dan dimengerti (ini sangat penting terutama pada pesan yang dikirim secara
lisan).
d. Sarana/media
Media adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada
komunikan. Pesan yang disampaikan melalui telepon, televisi, Faximilie, E-Mail, Sandi
Morse, Semaphore, SMS, dan lain sebagainya.
Pemilihan media dalam komunikasi tergantung pada sifat berita yang disampaikan. Ada 3
(tiga) macam bentuk berita, yaitu :
 Berita yang bersifat Audible, yaitu berita yang dapat didengar, baik secara langsung
maupun tidak langsung (sarana telepon, radio, lonceng, sirine, dsb).
 Berita yang bersifat Visual, yaitu berita yang dapat dilihat dalam bentuk tulisan,
gambar, poster serta tanda-tanda seperti sinar lampu, dsb.
 Berita yang bersifat audio-visual, yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat, baik
melalui televise, pameran, dsb.
e. Umpan Balik/Feed Back
Komunikasi selalu terjadi antara dua pihak yaitu komunikator dan komunikan, setiap kali
komunikasi terjadi kedua pihak saling bertukar informasi atau pesan. Isyarat yang terjadi
dalam komunikasi ini disebut umpan balik. Dari umpan balik dapat diketahui cara lawan
menangkap pesan yang disampaikan. Senyuman, tawa, kerutan dahi, wajah muram, mata
terpejam atau sikap diam dapat menyebabkan pihak pengirim pesan mengubah atau
menghentikan isyarat komunikasi.
4
1.2.1.3. KLASIFIKASI KOMUNIKASI
1. Menurut lawan komunikasi
a. Komunikasi umum
Yaitu komunikasi antara satu orang melawan banyak orang
b. Komunikasi pribadi
Yaitu komunikasi yang berlangsung satu lawan satu
2. Menurut jumlah yang berkomunikasi
a. Komunikasi perseorangan (komunikasi antara personal)
b. Komunikasi kelompok (Komunikasi yang dilakukan dalam kelompok)
3. Menurut cara penyampaian
a. Komunikasi lisan
 Langsung, tidak dibatasi oleh jarak. Mis : rapat, wawancara, dsb.
 Tidak langsung, dibatasi oleh jarak. Mis : Melalui telephon.
b. Komunikasi tertulis
Misalnya :
 Dalam bentuk gambar atau foto. Komunikasi ini dipergunakan untuk hal-hal yang
tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.
 Dalam bentuk surat; komunikasi ini dipergunakan untuk menyampaikan berita
yang sifatnya singkat tetapi dipandang perlu ditulis.
 Dalam bentuk blanko-blanko; dipergunakan untuk pengiriman berita yang
mempergunakan suatu daftar.
 Naskah; biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat
kompleks.
4. Menurut maksudnya
Memberi perintah, Memberi nasehat, Berpidato, Memberi ceramah, Rapat, Berunding dan
Wawancara.
5. Menurut perilakunya
a. Komunikasi formal, komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi, yang
secara tegas telah diatur dan telah ditentukan dalam struktur organisasi.
Atau dapat dikatakan keseluruhan sikap yang dilakukan secara resmi yang berkaitan
dengan pelaksanaan tugas.
b. Komunikasi informal (komunikasi tidak resmi), ialah komunikasi yang terjadi di
dalam suatu organisasi, tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur
organisasi. (berita dari mulut ke mulut, desas desus). Atau jalinan hubungan pribadi
yang tidak terikat oleh berbagai ketentuan-ketentuan yang berlakuatau yang resmi.
5
c. Non Formal, komunikasi antara yang bersifat resmi dan tidak resmi, antara yang
berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi dengan jalinan pekerjaan
yang berhubungan dengan hubungan pribadi. Atau perantara antara komunikasi
formal dan informal yang memperlancar proses penyelesaian tugas.
Komunikasi Formal Komunikasi Non Komunikasi Informal

Formal
6. Menurut ruang lingkup

a. Internal, komunikasi yang berlangsung didalam suatu organisasi.
Mis; komunikasi antara atasan dengan bawahan, antara sesama bawahan.
b. Eksternal, komunikasi yang berlangsung antara organisasi dengan masyarakat atau
komunikasi yang terjadi diluar organisasi.
Mis : Mendapatkan kepercayaan atau dapat kerjasama dengan masyarakat. (Publikasi,
seminar, pameran, jumpa pers)
7. Menurut Aliran informasi
a. Komunikasi Vertikal
- Ke atas, komunikasi dari bawahan kepada atasan (laporan, keluhan, pendapat,
saran
- Ke bawah, komunikasi dari pimpinan kepada atasan. (petunjuk, perintah, teguran,
pujian/penghargaan).
Gambar
Komunikasi ke atas dan ke bawah (Komunikasi Vertikal)
K
Kepala Biro
K E
E Kepala Bagian B
A A
Kepala Seksi
T W
Kepala Urusan A
A
H
S Karyawan
6
b. Horisontal, ialah komunikasi ke samping atau mendatar, yi : komunikasi yang antar
pegawai yang mempunyai kedudukan yang sama.
Kepala Biro
Kepala Biro Kepala Biro
Kasie Kasie Kasie Kasie
c. Diagonal, adalah komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada kedudukan atau
tingkat yang berbeda, pada tugas dan fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai
wewenang langsung terhadap pihak yang lain.
Kepala Biro
Kepala Biro Kepala Biro
Kasie Kasie Kasie Kasie
7
1.2.1.4. PROSES KOMUNIKASI
Komunikasi merupakan sumber kehidupan sebuah organisasi yang menjembatani
informasi dari dua arah antara pengirim dan penerima pesan. Proses komunikasi terdiri dari
enam tahapan :
1. Komunikator mempunyai ide
Ia baru memiliki ide/gagasan yang ingin disampaikan kepada pihak lain.
2. Komunikator mengubah idenya menjadi pesan.
Pada saat ia mengubah ide menjadi pesan yang akan diterima oleh pihak lain, ia
menentukan suatu bentuk pesan (kata, ekspresi wajah, gerak isyarat), panjang uraian
pesan, susunan, nada dan gaya yang semuanya tergantung pada ide dan suasana hati
pengirim.
3. Komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan
Untuk mengirimkan pesan kepada penerima perlu dipilih saluran/media untuk
berkomunikasi. Media yang dipilih tergantung pada pesan yang akan disampaikan.
4. Komunikan menerima pesan
Komunikasi terjadi apabila komunikan telah menerima pesan disampaikan.
5. Komunikan menafsirkan/mengartikan/memahami isi pesan
Komunikan harus menyelaraskan pemikiran dengan pihak pengirim pesan, menerima dan
memahaminya, kemudian disimpan dalam pikiran. Jika dilakukan dengan baik maka
pesan dapat ditafsirkan dengan benar.
6. Komunikan mengirimkan umpan balik
Umpan balik/tanggapan/feed back berupa respon dari komunikan atau pihak penerima.
Hal ini merupakan batas akhir rangkaian proses komunikasi.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Gambar Proses komunikasi
Komunikator Feed Back Komunikan
S
Tahap 1 Tahap 6
A
L
Tahap 2 U Tahap 5
A
Tahap 3 Tahap 4
N
8
1.2.1.5. HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI
Jika kita melihat hakikat komunikasi sebagai suatu sistem, maka gangguan
komunikasi dapat terjadi pada semua elemen atau unsur-unsur yang mendukungnya, termasuk
faktor lingkungan dimana komunikasi itu terjadi. Gangguan komunikasi terjadi jika terdapat
intervensi yang mengganggu salah satu unsur komunikasi, sehingga proses komunikasi tidak
dapat berlangsung secara efektif. Sedangkan rintangan komunikasi dimaksudkan adalah
banyaknya hambatan yang membuat proses komunikasi tidak dapat berlangsung sebagaimana
harapan komunikator dan komunikan.
Hambatan dalam komunikasi dapat disebabkan oleh 7 (tujuh) macam gangguan dan
rintangan, yaitu :
1. Gangguan teknis
Gangguan ini terjadi jika salah satu alat yang digunakan dalam berkomunikasi mengalami
gangguan, sehingga informasi yang ditransmisikan melalui saluran mengalami kerusakan.
Misalnya : Gangguan pada Radio, Televisi, telepon, dsb.
2. Gangguan semantik
Adalah gangguan komunikasi yang disebabkan karena kesalahan pada bahasa yang
digunakan.Gangguan semantik ini merupakan suatu hal yang sangat peka dalam
komunikasi.
Gangguan ini terjadi karena beberapa hal, yaitu :
a. Kata-kata yang digunakan terlalu banyak memakai jargon bahasa asing sehingga sulit
dimengerti.
b. Bahasa yang digunakan pembicara berbeda dengan bahasa yang digunakan oleh
penerima.
c. Struktur bahasa yang digunakan tidak sebagaimana mestinya, sehingga
membingungkan penerima.
d. Latar belakang budaya yang menyebabkan salah persepsi terhadap simbol-simbol
bahasa yang digunakan.
3. Gangguan psikologis
Gangguan ini terjadi karena adanya gangguan yang disebabkan oleh persoalan-persoalan
dalam diri individu.
Misalnya : Rasa curiga penerima kepada sumber, situasi berduka atau karena gangguan
kejiwaan sehingga dalam penerimaan dan pemberian informasi tidak sempurna.
4. Rintangan Fisik
Rintangan ini disebabkan karena gangguan organik, dimana salah satu panca indera
penerima tidak berfungsi dengan baik.
9
5. Rintangan status
Rintangan ini terjadi karena jarak sosial diantara para peserta komunikasi.
Misalnya : Perbedaan status antara atasan dan bawahan, senior dan yunior.
6. Rintangan kerangka berpikir
Penyebab rintangan ini adalah adanya perbedaan persepsi antara peserta komunikasi
terhadap pesan yang digunakan dalam berkomunikasi.
Misalnya : Mahasiswa KKN cenderung menggunakan kerangka berpikir teoritis,
sedangkan masyarakat di pedesaan lebih berpikir ke arah praktis.
7. Rintangan budaya
Rintangan ini terjadi disebabkan oleh karena adanya perbedaan norma, kebiasaan maupun
adat istiadat yang dianut oleh pihak yang terlibat dalam komunikasi.
1.3 LATIHAN
1) Apa yang dimaksud dengan komunikasi dan jelaskan unsur-unsurnya

2) Jelaskan tentang klasifikasi komunikasi menurut cara penyampaiannya.
3) Jelaskan tentang klasifikasi komunikasi menurut lawan komunikasi
4) Jelaskan tentang klasifikasi komunikasi menurut jumlah yang berkomunikasi..
5) Jelaskan disertai gambar tentang proses komunikasi
6) Jelaskan disertai contoh tentang 7 hambatan/rintangan dalam komunikasi.
7) Jelaskan 4 hal yang menyebabkan terjadi gangguan semantik dalam berkomunikasi.
1.4. PENUTUP
1.4.1 Tes (Disesuaikan dengan Method and Criteris Assessment)
Tes berupa ujian lisan maupun ujian tulisan yang dilaksanakan setelah selesai pembahasan
materi baik berupa Mid test maupun berupa Final Test.
1.4.2. Umpan balik
Umpan balik berupa tanya jawab langsung dengan mahasiswa terhadap materi yang
dijelaskan yang berfungsi untuk mengetahui sejauh mana pemahaman mahasiswa
terhadap materi yang dijelaskan.
10
BAB II
TEKNIK MENDENGARKAN, BERBICARA DAN MEMBACA
2.1. Pendahuluan
Teknik mendengarkan, berbicara dan membaca sangat penting untuk mendukung terjadinya
komunikasi yang efektif. Jika kita benar-benar memahami dan mempraktekan teknik-teknik
tersebut, maka tentu saja komunikasi yang kita lakukan akan berjalan dengan lancar.

Dalam kegiatan komunikasi, perlu kita memperhatikan hal-hal yang menyangkut teknik
mendengarkan yang mencakup defenisinya, perbedaan antara mendengar dan mendengarkan,
tujuan dan cara mendengarkan, tipe mendengarkan, rangkaian-rangkaian dalam aktivitas
mendengarkan, tahapan dalam meningkatkan kecakapan mendengarkan serta kendalanya. Teknik
berbicara mencakup defenisinya, fungsinya, tujuannya, faktor-faktor yang mempengaruhi
kelancaran berbicara, prinsip-prinsip berbicara serta hal-hal menarik yang mempengaruhi
pembicaraan. Sedangkan teknik membaca yang efektif mencakup hal-hal seperti defenisinya,
manfaatnya, caranya, cirri pembaca yang baik, rangkaian aktivitas membaca, tahapan dalam
proses membaca serta tahapan kemahiran membaca manusia.

Dengan mempelajari teknik-teknik dalam kegiatan mendengarkan, berbicara dan
membaca, maka komunikasi dapat berjalan dengan lancar dan efektif.
2.1.3 Learning Objective (LO)/ sebelumnya TIK

a. Diharapkan mahasiswa mampu memahami teknik-teknik dalam kegiatan mendengarkan.
b. Mampu memahami teknik-teknik dalam kegiatan berbicara.
c. Mampu memahami teknik-teknik dalam kegiatan membaca.
2.2 Penyajian
2.2.1.1. TEKNIK MENDENGARKAN
A. Pengertian Mendengarkan
Yang dimaksud dengan mendengarkan adalah : usaha untuk memperoleh suatu
pengertian dengan mempergunakan pendengaran dan kemampuan pikiran untuk
mengadakan interpretasi terhadap pesan yang diterima.
11
B. Persamaan dan perbedaan mendengar dan mendengarkan
Persamaannya adalah : keduanya merupakan aktivitas yang menggunakan telinga.
Perbedaannya :
Mendengar terjadi secara otomatis tanpa memerlukan suatu upaya atau tidak
disengaja. Mis : A yang kebetulan lewat secara tidak sengaja mendengar pembicaraan
B dan C tentang dirinya.
Mendengarkan merupakan proses yang dilakukan dengan sengaja untuk mendengar
dan memahami suatu stimulan.
C. Tujuan Mendengarkan
Tujuan mendengarkan adalah untuk mengidentifikasi sesuatu yang diinginkan oleh
seseorang selama dan sesudah mengikuti suatu pesan tertentu.
D. Cara mendengarkan
Ada 2 cara mendengarkan yaitu :
 Mendengarkan secara evaluatif
Dalam proses mendengarkan, pendengar sekaligus mengadakan evaluasi terhadap
kata-kata yang diucapkan oleh pembicara.
 Mendengarkan secara proyektif
Pendengar harus berusaha memproyeksikan dirinya kedalam alat pikiran pembaca
tanpa memberi komentar dan penilaian sebelum pembicara selesai.
E. Tipe Mendengarkan
Ada 3 tipe yaitu :
 Mendengarkan isi pesan
Tujuan tipe ini untuk memahami pesan pembicara dan mengidentifikasi pokok
pembicaraan, tanpa melakukan evaluasi.
 Mendengarkan untuk penilaian
Tujuan tipe ini untuk memahami dan mengevaluasi pesan yang disampaikan oleh
pembicara.
 Mendengar aktif atau empati
Tujuan tipe ini untuk memahami perasaan, kebutuhan dan keinginan pembicara
dan menghargai pandangannya tentang sesuatu tanpa memberikan tanggapan
(pembicara melampiaskan emosi).
12
F. Rangkaian aktivitas mendengarkan
1) Memperhatikan
Dalam aktivitas ini orang mendengarkan dan mencatat pesan. Pencatatan pesan
dapat terganggu oleh suara gaduh, pendengaran lemah ataupun tingak perhatian
yang rendah.
2) Menafsirkan
Maksudnya memahami pesan dengan penilaian ide, harapan dan pengalaman
pribadi.
3) Mengingat
Maksudnya menyimpan pesan didalam memori untuk referensi di waktu yang
akan datang.
4) Mengevaluasi
Maksudnya dengan kecakapan berpikir pendengar untuk menilai pernyataan yang
diungkapkan oleh pembicara.
5) Memberi respon
Komunikasi tatap muka, responnya umpan balik secara verbal.
Kalau dalam pertemuan atau forum respon berupa tepukan tangan, tertawa, diam,
dsb.
G. Tahapan dalam meningkatkan kecakapan mendengarkan (tidak diberikan)

 Mengetahui kelebihan pembicara dalam subyek yang belum diketahui audience.
 Bersikap netral agar dapat mengurangi dampak emosional terhadap sesuatu yang
dikatakan dan dapat menahan sikap menolak sampai seluruh pesan disampaikan.
 Mengatasi gangguan dengan lebih dekat ke arah pembicara
 Mendengarkan konsep dengan pikiran dan mengetahui perbedaan antara ide dan
contoh serta bukti dan argumen.
 Meninjau ulang pokok pembicaraan.
 Tetap berpikiran terbuka dengan mengajukan pertanyaan yang mengklasifikasi
pemahaman.
 Tidak menyela pembicaraan
 Mengevaluasi dan mengkritik isi pembicaraan.
 Memberikan umpan balik
 Membuat catatan tentng pokok pembicaraan.
13
H. Kendala dalam mendengarkan
Kendala yang paling sering terjadi adalah :
 Prasangka negatif, karena prosesnya terjadi secara otomatis. Hal tersebut dapat
dikarenakan asumsi yang seringkali salah, terlebih saat seseorang memberikan
komentar tentang dirinya ia beranggapan hal tersebut merupakan serangan
sehingga ia mendengar dengan sikap mempertahankan diri.
Mis : Seorang atasan mengatakan bahwa laporan bulanan yang diterimanya
banyak kesalahan, maka pengetik laporan mendengarkan dengan prasangka bahwa
dirinya dianggap sebagai pegawai yang kurang mampu.
 Ada pendengar yang egois (pengalihan perhatian pembicara terhadap dirinya)
Mis : pada saat pembicara berbicara tentang masalah yang sedang dihadapi,
pedengar yang egois menyela dengan berkata bahwa masalah yang dihadapinya
lebih besar lagi.
 Mendengarkan secara selektif
Mis : Pada saat seseorang mengikuti suatu presentasi, pikirannya berada diluar
topik pembicaraan atau tidak berkonsentrasi terhadap presentasi tersebut.
2.1.1.2. TEKNIK BERBICARA

A. Pengertian Berbicara
Berbicara adalah :
Penyampaian informasi yang dilakukan secara lisan melalui ucapan maupun ungakapan
dalam bahasa tubuh.
B. Fungsi Berbicara
a. Berbicara sebagai alat untuk melahirkan perasaan
Setiap orang memiliki berbagai macam perasaan (kasih sayang, sedih, gembira, aman,
takut, dsb) semua perasaan tersebut dapat diekspresikan melalui ucapan-ucapan.
b. Berbicara sebagai alat komunikasi
Hal ini dapat berguna untuk :
1) memperlancar pergaulan atau hubungan
2) melahirkan gagasan, ide, isi hati, inisiatif dan kreativitas
3) Menambah pengetahuan
4) Menyampaikan informasi
14
C. Faktor yang mempengaruhi kelancaran berbicara
 Pengetahuan
Karena memiliki pengetahuan yang luas, maka seseorang akan dapat berbicara dengan
lancar, seperti orang berpendidikan tentu saja dalam melakukan pembicaraan akan
semakin lancar karena ia memiliki banyak referensi untuk berbicara.
 Pengalaman
Pengalaman yang dimiliki oleh seseorang akan berpengaruh juga dalam melakukan
pembicaraan, semakin banyak pengalaman maka akan semakin lancar hal yang dibahas
dalam pembicaraan.
 Intelegensi
Kemampuan intelegensi seseorang juga berpengaruh dalam kelancaran melakukan
pembicaraan, semakin tinggi tingkat intelegensi seseorang semakin lancar ia melakukan
pembicaraan.
D. Prinsip-Prinsip Berbicara
1) Prinsip berbicara efektif
Berbicara akan efektif apabila hal yang dibicarakan itu mudah, cepat dan tepat dimengerti
oleh pendengarnya.
2) Prinsip motivasi
Kegiatan berbicara yang dilakukan setiap orang mempunyai motivasi berbeda-beda.
Acuannya :
a) Apa yang akan dibicarakan (materi)
b) Dengan siapa kita berbicara (lawan)
c) Bagaimana cara kita berbicara (media)
d) dimana kita akan berbicara (tempat)
e) Kapan akan dibicarakan (Waktu)
f) Mengapa mebicarakan suatu persoalan (alasan)
3) Prinsip perhatian
Orang mempunyai minat terhadap sesuatu apabila seseorang merasa tertarik terhadap berita
yang disampaikan. Seperti : suaranya, gaya bicaranya, urgensi beritanya, dsb.
4) Prinsip keinderaan
Dalam berbicara menggunakan alat bantu yang berhubungan dengan alat panca indera kita.
15
E. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan
1. Cara berpakaian
Cara berpakaian hendaknya bersih dan rapi sehingga akan menambah rasa percaya diri
seseorang.
Misalnya :
a. Pakaian harus serasi baik warna dan bentuk harus sesuai dengan kulit maupun bentuk
tubuh.
b. Kelengkapan pakaian harus diperhatikan : kancing, ikat pinggang, dsb.
c. Sepatu hendaknya serasi dengan pakaian.
2. Pandangan mata
Pandangan mata sewaktu melakukan pembicaraan perlu mendapat perhatian, karena hal
tersebut menunjukkan kepribadian seseorang maupun kewibawaan si pembicara. Jadi
pandangan/arah mata harus terarah ke depan dan menjelajah seluruh isi ruangan dan ke
setiap pendengar.
3. Air muka
Air muka hendaknya mengikuti isi pembicaraan, seperti : rasa heran, terkejut, sedih, dsb.
4. Sikap badan
Sikap duduk dan berdiri harus secara benar dan sopan sesuai dengan etika.
5. Suara
Suara harus jelas, bersemangat, penuh ekspresi dan tidak membosankan audience.
6. Tulisan
Penulisan lambang-lambang jika pembicara ingin pembicaraannya menjadi lebih jelas.
2.1.3. TEKNIK MEMBACA

A. Pengertian Membaca
Membaca adalah : usaha untuk memahami sesuatu yang mengandung arti.
Ciri-ciri membaca :
b. menangkap arti kata yang tercetak atau tertulis dengan tanda tertentu.
c. Menangkap sebuah arti lambang verbal, sehingga dapat memberikan makna pada tanda
matematik, not musik, kode, tanda lalu lintas, dsb.
B. Manfaat Membaca
Manfaat dari membaca sebagai berikut :
1) Mengembangkan kekuatan berpikir
2) Lancar dalam mengadakan pembicaraan
3) Mengembangkan kemampuan menulis dan mengarang
4) Menambah ilmu pengetahuan
16
C. Cara Membaca Yang Efektif
1) Sewaktu membaca hendaknya sekali-kali memejamkan mata atau melihat ke arah yang
jauh.
2) Cahaya penerangan yang cukup kuat hendaknya datang dari belakang pembaca.
3) Pada halaman buku tidak terdapat bayangan
4) Jarak mata dari buku sekitar 25 – 30 cm
5) Membaca hendaknya dilakukan di meja baca jangan di tempat tidur.
6) Setiap kali membaca 1 – 2 jam, istirahatlah 5 – 10 menit, lalu dapat dimulai lagi.
D. Ciri Pembaca Yang Baik

 Mempunyai kebiasaan membaca secara rutin (majalah, surat kabar, buku, dsb.)
 Mempunyai kesenangan menulis atau mengarang, karena hal tersebut membuthkan
perbendaharaan kata-kata yang cukup luas
 Cepat menangkap isi bacaan.
 Mampu membaca dengan cepat
 Berbicara secara ilmiah
 Membaca sampai tuntas (satu topik harus selesai sehingga dapat tarik kesimpulan)
E. Kebiasaan Yang Baik Dalam Membaca

1) Mengindahkan syarat kesehatan khususnya mata
2) Menyusun rencana dan mengatur penggunaan waktu membaca
3) Menyiapkan dan menggunakan alat tulis untuk membuat catatan atau tanda.
4) Mengenal perpustakaan yang ada di sekitarnya
5) Menelaah suatu buku
6) Memusatkan perhatian secara penuh untuk membaca
F. Tahapan atau Proses Membaca

 Memahami judul, sehingga diketahui hal yang akan diuraikan dalam topik
 Membaca secara global/garis besar yakni dari awal sampai selesai
 Membaca setiap bab secara berulang sehingga dapat mengetahui isi bacaan
 Memahami isi topik yang sedang dibaca secara mendalam atau mendetail
 Membuat rangkuman, supaya mudah diingat.
G. Tahapan Kemahiran Membaca Manusia

1) Belajar untuk membaca; untuk mendapatkan kemahiran membaca
2) Membaca untuk belajar; untuk mendapatkan pengetahuan yang diperlukan.
3) Membaca untuk rekreasi; untuk mengembangkan kegemaran membaca sebagai pengisi
waktu.
17
2.3. Latihan
1) Apa yang dimaksud dengan mendengarkan, berbicara dan membaca
2) Jelaskan disertai contoh tentang perbedaan antara mendengar dan medengarkan.
3) Jelaskan tentang 2 cara dalam mendengarkan
4) Jelaskan tentang 3 tipe mendengarkan
5) Jelaskan kendala-kendala yang dihadapi dalam mendengarkan.
6) Jelaskan dua fungsi dari berbicara
7) Jelaskan 3 faktor yang mempengaruhi pembicaraan
8) Jelaskan tentang 3 prinsip dalam berbicara
9) Apa sajakah manfaat dari membaca
10) Bagaimanakah cara membaca yang baik/efektif
11) Jelaskan tentang 3 tahapan kemahiran membaca manusia dan berikan contoh masing-
masing.
2.4 Penutup
materi baik berupa Mid test maupun berupa Final Test
2.4.2. Umpan balik
18
BAB III
MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
3.1 PENDAHULUAN
Komunikasi verbal merupakan karakteristik khusus dari manusia. Tidak ada makhluk lain
yang dapat menyampaikan bermacam-macam arti melalui kata-kata. Sedangkan komunikasi
non verbal adalah penciptaan dan pertukaran pesan dengan tidak menggunakan kata-kata
seperti komunikasi yang menggunakan gerakan tubuh, sikap tubuh, ekspresi muka dan
sentuhan.
Dalam bagian ini membahas tentang membangun komunikasi yang efektif dengan
memperhatikan aspek komunikasi verbal dan kenonverbalannya. Komunikasi verbal adalah
komunikasi yang menggunakan simbol-simbol atau kata-kata, baik yang dinyatakan secara
lisan maupun secara tulisan. Sedangkan Dalam komunikasi non verbal ini, informasi
disampaikan dengan menggunakan isyarat (geatures), gerak-gerik (movement), sesuatu
barang, waktu, cara berpakaian atau sesuatu yang dapat menunjukkan suasana hati atau
perasaan tertentu.

Diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan tentang komunikasi verbal dan non verbal
serta aspek-aspeknya, sehingga dapat dipraktekkan dalam kehidupan nyata.
3.1.3 Learning Objective (LO)/ sebelumnya TIK

a) Mahasiswa mampu menjelaskan tentang komunikasi verbal
b) Mahasiswa mampu menjelaskan tentang komunikasi non verbal
c) Mencermati aspek-aspek kenonverbalan komunikasi
3.2 Penyajian
3.2.1.1. KOMUNIKASI VERBAL
Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan simbol-simbol atau kata-
kata, baik yang dinyatakan secara lisan maupun secara tulisan.
Komunikasi verbal merupakan karakteristik khusus dari manusia. Tidak ada makhluk
lain yang dapat menyampaikan bermacam-macam arti melalui kata-kata. Kata-kata dapat
menjadikan individu dalam menyatakan ide yang lengkap secara komprehensif dan tepat.
Kata-kata memungkinkan menyatakan perasaan dan pikiran yang memungkinkan pengiriman
banyak ide. Setiap orang dalam suatu komunitas berkomunikasi secara verbal dalam
menyampaikan informasi atau pesan. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata
19
untuk menyatakan ide. Gaya dalam berkomunikasi disesuaikan dengan situasi dan lawan
komunikasi. Seorang kepala bagian menggunakan gaya tertentu dalam berbicara dengan
atasannya, dan ketika berbicara dengan teman sekerja atau bawahannya maka digunakan gaya
yang berbeda.
Dalam berkomunikasi verbal, informasi yang disampaikan secara verbal atau lisan.
Proses penyampaian informasi secara lisan seperti ini dinamakan berbicara. Kualitas proses
komunikasi verbal ini seringkali ditentukan oleh intonasi suara dan ekspresi raut muka serta
gerakan-gerakan tubuh atau body language. Maksudnya kata-kata yang diucapkan akan lebih
jelas apabila disampaikan dengan intonasi suara, mimik dan gerakan-gerakan yang tepat.
Dalam kehidupan sehari-hari, penyampaian dan penerimaan pesan yang menggunakan

kata-kata sering juga menggunakan tulisan. Meskipun dalam bentuk tulisan tetapi bahasa
yang dipakai adalah bahasa lisan. Dalam organisasi, media verbal seperti buletin, pamflet,
leaflet merupakan media yang mempunyai hubungan personal yang tinggi dan mempunyai
peluang yang dapat langsung memberikan umpan balik seperti diskusi , tatap muka dan rapat.
Demikian juga dengan dokumen organisasi baik bisnis maupun non bisnis dengan
segala permasalahnnya. Dokumen ini berperan penting dalam mengkomunikasikan berita-
berita yang mempunyai nilai-nilai tersendiri bagi karyawan.
Mengungkapkan pesan verbal diperlukan ketrampilan menggunakan kata-kata

sederhana dan dapat dipahami oleh lawan komunikasi. Kecakapan mengucapkan kata dalam
menyampaikan pesan dapat dipelajari. Memilih kata dalam berbicara tentang suatu topik di
tempat kerja berbeda dengan menerapkan kata yang digunakan dalam komunikasi di
lingkungan keluarga meskipun pokok bahasannya sama. Ketika lawan bicara tidak memahami
kata-kata yang diucapkan oleh pembicara, maka perlu digunakan kata-kata lain yang lebih
sederhana. Pemilihan kata didasarkan atas pertimbangan usia, pekerjaan dan tingkat
pendidikan lawan bicara.
3.1.1.2. KOMUNIKASI NON VERBAL

Yang dimaksud dengan komunikasi non verbal adalah penciptaan dan pertukaran
pesan dengan tidak menggunakan kata-kata seperti komunikasi yang menggunakan gerakan
tubuh, sikap tubuh, ekspresi muka dan sentuhan.
Dalam komunikasi non verbal ini, informasi disampaikan dengan menggunakan
isyarat (geatures), gerak-gerik (movement), sesuatu barang, waktu, cara berpakaian atau
sesuatu yang dapat menunjukkan suasana hati atau perasaan tertentu. Misalnya : pada saat
seseorang sedang sakit atau mungkin stress.
20
Ada 3 aspek dalam komunikasi non verbal, antara lain :
1. Cara berpakaian
Cara berpakaian telah mengkomunikasikan siapa dan status seseorang, baik dalam
pekerjaan sehari-hari maupun dalam waktu-waktu tertentu (pesta, rapat, kunjungan
resmi/non resmi).
Masyarakat mempunyai kecenderungan percaya diri kalau ia berpakaian atau
berpenampilan dengan sempurna. Demikian juga ada perbedaan cara berpakaian.
Kenyataan menunjukkan bahwa pada saat seseorang wawancara dalam rangka melamar
pekerjaan selalu menggunakan pakaian yang pantas sehingga membuat mereka lebih
percaya diri. Jadi pakailah pakaian yang tepat dalam suasana yang tepat pula.
2. Waktu
Bagi sebagian orang, semestinya bagi kita semua, waktu adalah sesuatu yang sangat
berarti. Kita sering mendengar ”time is money”. Prinsip ini selalu dipegang banyak
kalangan yang memanfaatkan hidupnya untuk hal-hal yang bermanfaat. Dalam konteks
organisasi dimana masing-masing mempunyai tugas yang harus diselesaikan,
berkomunikasi merupakan hal yang sangat tepat, artinya dalam berkomunikasi
manfaatkan waktu sebaik-baiknya.
3. Tempat
Sama seperti waktu, tempatpun sangat menentukan efektivitas komunikasi. Kantor adalah
tempat bekerja, restoran adalah tempat untuk makan, lapangan bola adalah tempat
olahraga, diskotik adalah tempat hiburan. Meskipun demikian seringkali urusan kantor
bisa diselesaikan di tempat maka atau lapangan olahraga.
Jadi dalam berkomunikasi kita perlu memperhitungkan tempat yang tepat untuk mencapai
tujuan komunikasi kita. Untuk itu kita harus jeli tentang suasana lingkungan kerja bahka
beban kerja kita.
Untuk membangun efektivitas dalam komunikasi non verbal, kita perlu memahami
fungsi-fungsi yang menunjukkan kenonverbalan komunikasi, yaitu :
a. Pengulangan
Pengulangan pesan yang dilakukan individu secara verbal. Contohnya : Seorang Ibu yang
ingin menenangkan anaknya dengan cra meletakkan telunjuk bersilang pada bibir sambil
mengatakan ssst!. Tindakan non verbal ibu tersebut merupakan pengulangan, karena
menyampaikan arti pesan yang sama dengan pesan verbal.
b. Pelengkap
Tanda-tanda non verbal dapat digunakan untuk melengkapi, menguraikan atau
memberikan penekanan terhadap pesan verbal. Fungsi ini lebih lebih dikenal dengan
pelengkap.
Misalnya : mengatakan bagus sambil mengacungkan ibu jari, mengatakan seorang tidak
waras dengan menunjukkan kening dengan jari telunjuk miring, dsb.
c. Pengganti
21
Kita sering menggunakan pesan non verbal pada tempat pesan verbal. Penggantian yang
demikian umum dilakukan apabila pembicaraan tidak memungkinkan, tidak diinginkan
atau tidak tepat diucapkan.
Misal : seseorang berkomunikasi dengan ”mengedipkan mata”, mengepalkan tangan, dsb.
d. Penekanan
Kadang-kadang kita menggunakan tanda-tanda non verbal untuk memberikan penekanan
terhadap kata-kata yang diucapkan. Memberikan penekanan terhadap kata-kata tertentu
dengan suara yang agak lebih keras atau dengan nada suara yang agak tinggi. Penekanan
disini artinya menggaris bawahi pesan verbal. Misalnya : berbicara dengan sangat pelan,
menekan kaki, dsb.
e. Memperdayakan
Kadang-kadang tanda-tanda non verbal sengaja diciptakan untuk memberikan informasi
yang salah, dengan maksud memberikan pengarahan yang tidak benar atau untuk
memperdayakan orang lain. Sehingga orang mungkin salah dalam menafsirkan pesan
tersebut.
Misalnya : Kita pernah melihat seseorang dengan muka merah sambil mengepalkan
tangannya, tetapi bila ditanya sedang marah ia mengatakan tidak. Biasanya dalam situasi
yang bertentangan tersebut orang akan lebih cenderung menafsirkan pesan itu dari tingkah
laku non verbal. Sebab tingkah laku non verbal merupakan refleksi dari perasaan
seseorang.
3.3. Latihan
1) Jelaskan tentang komunikasi verbal dan berikan contoh.
2) Jelaskan tentang komunikasi non verbal dan contohnya
3) Jelaskan aspek-aspek kenonverbalan komunikasi dan berikan contoh masing-masing.
4) Jelaskan fungsi-fungsi dari kenonverbalan komunikasi.
3.4 Penutup
Tes berupa ujian lisan maupun ujian tulisan yang dilaksanakan setelah selesai
pembahasan materi baik berupa Mid test maupun berupa Final Test
3.3.2 Umpan balik
22
BAB IV
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
4.1. Pendahuluan
Organisasi merupakan sebuah kelompok individu yang diorganisasikan untuk mencapai
tujuan tertentu. Jumlah Individu sangat beragam antara organisasi yang satu dengan organisasi
yang lain. Ada yang beranggotakan tiga atau empat orang, bekerja dengan kontak yang sangat
dekat. Sementara itu, ada organisasi yang memiliki seribu karyawan yang tersebar di seluruh
dunia. Namun yang menjadi fokus pembicaran disini adalah mereka yang bekerja dalam struktur
tertentu.
Dalam bagian ini membahas tentang komunikasi yang terjadi dalam organisasi, dimana
didalamnya ada 4 (empat) pendekatan yang diterapkan oleh organisasi dalam komunikasi disertai
gambar struktur organisasinya serta arus komunikasi yang terjadi dalam organisasi.
4.1.2 Relevansi Terhadap Pengetahuan Mahasiswa/Bidang Kerja

Diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan definisi dan menganalisis pendekatan-
pendekatan organisasi dan membuat struktur organisasi dalam kehidupan nyata untuk dijadikan
sarana dalam pengambilan keputusan organisasi.

a. Mampu memahami definisi komunikasi organisasi.
b. Menerapkan pendekatan-pendekatan dalam organisasi
c. Membuat struktur organisasi
d. Menganalisis arus komunikasi yang terjadi dalam komunikasi
4.2 Penyajian
4.2.1.1. Definisi Organisasi Dan Komunikasi Organisasi
Organisasi adalah sebuah kelompok individu yang diorganisasikan untuk mencapai
tujuan tertentu. Jumlah Individu sangat beragam antara organisasi yang satu dengan
organisasi yang lain. Ada yang beranggotakan tiga atau empat orang, bekerja dengan kontak
yang sangat dekat. Sementara itu, ada organisasi yang memiliki seribu karyawan yang
tersebar di seluruh dunia. Namun yang menjadi fokus pembicaran disini adalah mereka yang
bekerja dalam struktur tertentu.
23
Didalam setiap organisasi terdapat struktur formal maupun informal. Sebagai contoh
di universitas terdapat struktur akademik formal, dengan rektor yang menempati tingkat
hirarki tertinggi, menyusul para Dekan, Ketua Jurusan, selanjutnya kelompok dosen.
Tujuan dari sebuah organisasi adalah menghasilkan pendapatan. Akan tetapi berbagai
tujuan lain yang mendukung harus pula dicapai jika tujuan akhir tersebut ingin dipenuhi.
Misalnya agar mendapatkan pendapatan, organisasi harus mempertahankan angkatan kerja
yang efektif. Untuk itu, organisasi harus memiliki orang-orang yang bermotivasi dan
berdedikasi tinggi.
Sedangkan komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan
organisasi didalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Bila organisasi
semakin kompleks pula proses komunikasinya. Organisasi kecil, yang anggotanya seribu
orang menjadikan komunikasinya sangat kompleks.
Komunikasi organisasi dapat bersifat formal dan informal. Komunikasi formal adalah
komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepada
kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja dalam organisasi, produktivitas dan berbagai
pekerjaan yag dilakukan dalam organisasi. Misalnya : memo, kebijakan, pernyataan, jumpa
pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui
secara sosial. Orientasinya bukan pada organsiasi, tetapi lebih kepada anggota secara
individual.
4.1.1.2. Pendekatan Organisasi
Ada 4 pendekatan dalam organisasi, antara lain :
1. Pendekatan ilmiah
Pendekatan ini menganggap bahwa organsiasi harus menggunakan metode-metode ilmiah
dalam meningkatkan produktivitas. Studi pengendalian secara ilmiah akan memungkinkan
manajemen mengidentifikasikan cara-cara atau alat untuk alat untuk meningkatkan
produktivitas dan pada akhirnya akan meningkatkan keuntungan.
2. Pendekatan hubungan antar manusia
Pendekatan hubungan manusia berkembang sebagai reaksi terhadap perhatian eksklusif
faktor fisik dalam mengukur keberhasilan organisasi. Salah satu asumsi dasar dari
pendekatan hubungan antar manusia adalah karyawan yang produktif. Oleh karena itu,
fungsi manajemen adalah menjaga agar karyawan terus merasa puas.
Pendekatan ini sangat menghargai pemimpin yang demokratis. Pemimpin tipe ini
mendorong anggotanya untuk berpartisipasi dalam menjalankan organisasi dengan
memberikan saran-saran, umpan balik dan menyelesaikan maslah dan keluihan mereka
sendiri.
24
3. Pendekatan sistem
Pendekatan sistem mengkombinasikan unsur-unsur terbaik dari pendekatan ilmiah dengan
penekatan hubungan antar manusia. Pedekatan ini memandang organisasi sebagai suatu
sistem, dimana semua bagian berinteraksi dan setiap bagian mempengaruhi bagian
lainnya. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem yang terbuka terhadap informasi baru,
responsif terhadap lingkungan, bersifat dinamis dan selalu berubah.
Pendekatan sistem menganggap bahwa faktor fisik dan psikologis sebagai pendektan
hubungan antar manusia adalah penting. Setiap faktor mempengaruhi faktor lainnya.
Semua harus dipertimbangkan jika menginginkan organisasi dapat berfungsi dengan baik.
Dalam pendekatan ini, komunikasi membuat sistem tersebut vital dan tetap hidup. Bila
suatu sistem harus bertahan, maka semua bagian-bagian harus dikoordinasikan dan semua
kegiatan disinkronkan.
4. Pendekatan Budaya
Pendekatan budaya adalah pendekatan kontemporer tentang organisasi. Pendekatan
budaya beranggapan bahwa perusahaan harus dipandang sebagai suatu kesatuan sosial
atau budaya.
Pada umumnya, suatu kelompok atau kultur sosial selalu memiliki peraturan, seperti
perilaku, peran dan nilai-nilai. Demikian pula halnya suatu organisasi, oleh karena itu
organsasi harus mengidentifikasi jenis kultur, norma-norma atau nilai-nilai yang
dianutnya. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memahami bagaimana organisasi
berfungsi, bagaimana organisasi mempengaruhi dan dipengaruhi oleh anggotanya dalam
budaya organisasi tersebut.
4.1.1.3. Struktur Jaringan Komunikasi Organisasi
Jaringan / net work komunikasi dapat dilihat dari 2 perspektif, yaitu :
1. Kelompok kecil sesuai dengan sumber daya yang dimilikinya, akan mengembangkan pola
komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur jaringan komunikasi.
2. Jaringan komunikasi dapat dipandang sebagai struktur formal yang diciptakan oleh
organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi.
Struktur jaringan komunikasi dapat dibagi dalam 5 struktur, yaitu :
1) Stuktur Lingkaran
Struktur lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama. Mereka
memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap
anggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota lain yang terdekat.
25
2) Struktur Roda
Struktur roda memiliki pemimpin yang jelas, yaitu posisinya di pusat. Pemimpin
merupakan satu-satunya orang yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua
anggota.
3) Struktur Y
Struktur Y relatif kurang tersentralisasi dibandingkan struktur roda, tetapi lebih
tersentralisasi dibandingkan pola lainnya. Pada struktur Y juga terdapat pemimpin yang
jelas (orang ketiga dari bawah), satu anggota lain berperan sebaai pemimpin kedua (orang
kedua dari bawah). Anggota ini dapat mengirimkan dan menerima pesan dari dua orang
lainnya. Komunikasi ketiga anggota lainnya hanya dengan satu orang lainnya.
4) Struktur Rantai
Struktur Rantai sama dengan struktur lingkaran, akan tetapi anggota di bagian ujung
hanya dapat berkomunikasi dengan satu orang saja. Keadaan terpusat juga terdapat disini.
Yang bearada pada posisi tengah lebih berperan sebagai pemimpin daripada mereka yang
berada di posisi lain.
26
5) Struktur Semua Saluran
Struktur semua saluran atau pola bintang hampir sama dengan struktur lingkaran, dalam
arti semua anggota adalah sama, dan semuanya juga memiliki kekuatan yang sama untuk
mempengaruhi anggota lainnya. Akan tetapi, dalam struktur semua saluran, setiap anggota
bisa berkomunikasi dengan setiap anggota lainya. Pola ini memungkinkan adanya
partisipasi anggota secara maksimal.
4.1.1.4. Arus Komunikasi Dalam Organisasi

Arah dari arus informasi komunikasi organisasi dapat dilihat secara vertikal, yaitu
komunikasi ke atas dan ke bawah serta komunikasi lateral yang menyamping.
1. Komunikasi Ke Atas
Komunikasi ke atas merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih rendah
ke tingkat yang lebih tinggi, misalnya dari pelaksana ke manajernya. Jenis komunikasi ini
mencakup :
a) Kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan
b) Masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab.
c) Berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan.
d) Perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan, mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri,
pekerja lainnya dan masalah lain yang serupa.
Komunikasi ke atas penting untuk mempertahankan pertumbuhan organisasi. Komunikasi
memberikan umpan balik kepada manajemen. Umpan balik diperlukan untuk mengetahui
semangat kerja para pekerjanya da berbagai ketidakpuasan yang terjadi.
2. Komunikasi Ke Bawah
Komunikasi ke bawah merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih
tinggi ke tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, pesan yang dikirim oleh manajer
kepada karyawannya adalah komunikasi ke bawah. Perintah seringkali merupakan contoh
untuk komunikasi ke bawah.
27
Manajer dan karyawan seringkali berbicara tentang hal yang berbeda. Banyak manajer
yang tidak mengetahui bagaimana agar pesan mereka dapat dipahami oleh karyawannya.
Misalnya saja, kebanyakan manajer memiliki pendidikan yang lebih tinggi, menguasai
banyak bahasa dan teknis mengenai bisnis daripada para karyawannya.
3. Komunikasi Lateral
Komunikasi lateral adalah pesan antara sesama, yakni dari manajer ke manajer, karyawan
ke karyawan. Pesan semacam ini dapat bergerak di bagian yang sama didalam organissi
tau mengalir antar bagian. Komunikasi lateral ini untuk memperlancr pertukara
pengetahuan, pengalaman, metode dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk
menghindari beberapa masalah dan memecahkan masalah.
Hubungan yang baik dan komunikasi yang bermakna diantara para pekerja merupakan
sumber utama kepuasan. Komunikasi lateral dapat membantu mengkoordinasikan
berbagai kegiatan didalam organisasi dan memungkinkan berbagai divisi untuk
mengumpulkan pengalaman serta keahliannya.
4.3. Latihan
1) Jelaskan tentang definisi komunikasi organisasi.
2) Jelaskan 4 pendekatan dalam komunikasi organisasi
3) Jelaskan dan gambarlah struktur jaringan komunikasi organisasi
4) Jelaskan arah dan arus informasi dalam komunikasi organisasi
4.4 Penutup
materi baik berupa Mid test maupun berupa Final Test
4.4.2. Umpan balik
28
BAB V
MEDIA DAN TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI
5.1. Pendahuluan
Dalam berkomunikasi menggunakan media komunikasi dan teknologi yang mendukung.
Media komunikasi merupakan semua sarana yang dipergunakan untuk memproduksi,
mendistribusikan/menyebarkan dan menyampaikan informasi. Penggunaan teknologi komunikasi
didalam kehidupan pribadi dapat dengan mudah kita buktikan dengan semakin banyaknya
digunakan personal komputer dalam kehidupan sehari-hari. Selain itu bisa dengan mudah kita
saksikan pelajar, mahasiswa, pegawai, buruh, dsb lalu lalang sambil berkomunikasi dengan
telepon seluler (Handphone).
5.1.1. Gambaran Umum Materi

Media komunikasi ialah semua sarana yang dipergunakan untuk memproduksi,
mendistribusikan/menyebarkan dan menyampaikan informasi. Media komunikasi dapat
mempermudah penyampaian pesan, mengatasi hambatan-hambatan komunikasi baik dari segi
ruang maupun waktu. Teknologi komunikasi ialah perangkat teknologi (hardware maupun
software) yang dipergunakan untuk proses komunikasi.
5.1.2. Relevansi Terhadap Pengetahuan Mahasiswa/Bidang Kerja

Diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan dan menganalisis media-media, memahami
akan fungsi media komunikasi, serta memahami teknologi yang digunakan dalam komunikasi.

a. Mampu memahami media yang digunakan dalam komunikasi.
b. Mampu memahami fungsi dari media yang digunakan dalam komunikasi.
c. Mampu memahami teknologi yang yang digunakan dalam komunikasi.
d. Mengetahui alat-alat pendukung komunikasi.
5.2 Penyajian
5.2.1.1. MEDIA DALAM KOMUNIKASI
Media komunikasi ialah semua sarana yang dipergunakan untuk memproduksi,
mendistribusikan/menyebarkan dan menyampaikan informasi. Media komunikasi dapat
mempermudah penyampaian pesan, mengatasi hambatan-hambatan komunikasi baik dari segi
ruang maupun waktu.
29
Fungsi dari media komunikasi yaitu :
1. Fungsi Produksi
Yaitu media komunikasi yang berguna untuk menghasilkan informasi.
2. Fungsi Reproduksi
Yaitu media komunikasi yang kegunaannya unmtuk memproduksi ulang dan
menggandakan informasi.
3. Fungsi Penyampaian Informasi
Yaitu media komunikasi yang dipergunakan untuk menyebarluaskan dan menyampaikan
pesan kepada komunikan yang menjadi sasaran.
Media komunikasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Media Komunikasi Eksternal
a) Media Cetak
Misalnya : Surat Kabar, Majalah, Brosur, Pamflet, Buletin, dsb
b) Media Visual
Misalnya : foto, lukisan, dsb
c) Media Audio
Misalnya : radio, telepon, tape recorder, dsb.
d) Media Audiovisual
Misalnya : Televisi, DVD, Komputer, dsb
2. Media Komunikasi Internal
Media komunikasi internal ialah semua sarana penyampaian dan penerimaan informasi di
kalangan internal atau juga dapat disebut media yang digunakan untuk komunikasi di
kantor.
Jenis media yang biasa digunakan secara internal atara lain :
1. Surat
2. Telepon
3. Papan Pengumuman,
4. Buletin atau tabloid perusahaan
5. Memo
6. Media Pertemuan
7. Wawancara
Dampak dari penggunaan media komunikasi :
a) Dampak positif penggunaan media komunikasi
1. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas, karena media komunikasi meningkatkan
otomasi dalam pelaksanaan pekerjaan. Biaya dan waktu dapat ditekan, sementara
hasilnya akan lebih memuaskan.
Misalnya : penggunaan media faximile yang dapat mempercepat proses pengiriman

informasi.
30
2. Mempermudah pengiriman dan penerimaan informasi. Hal ini ditunjukkan oleh
kenyataan bahwa dengan media komunikasi pihak yang mengirimkan informasi dapat
dengan cepat menuju sasaran komunikasi.
3. Mengurangi kekakuan struktur birokrasi. Bahwa dengan tersedianya media
komunikasi, birokrasi hirarkis di kantor dapat sedikit diabaikan, seseorang dapat
mengirimkan informasi langsung kepada sasaran tanpa melalui jalur birokrasi yang
panjang.
4. Memungkinkan terjadinya desentralisasi pengambilan keputusan. Bahwa dengan
media komunikasi berbasis komputer, memungkinkan penerimaan informasi dapat
sampai dengan lebih cepat., sehingga dapat dengan cepat pula menentukan keputusan
yang menguntungkan.
b) Dampak negatif penggunaan media komunikasi
a. Dengan meluasnya penggunaan media komunikasi, para pihak yang berkomunikasi
dapat kehilangan kesempatan untuk untuk berkomunikasi secara lebih akrab, bahkan
dewasa ini sudah banyak pegawai yang kehilangan kontak sosial dengan rekan-
rekannya, meskipun mereka berada pada tempat yang sama.
b. Media komunikasi, terutama produk teknologi baru yang canggih dan harganya
mahal, telah mempertajam kesenjangan kelompok kaya informasi dengan kelompok
yang miskin informasi, antara pihak yag bisa mengoperasikan media dan pihak yang
tidak dapat mengoperasikan media.
c. Penggunaan media komunikasi dapat mengancam privacy, karena melalaui teknologi
komunikasi yang baru, orang dapat mengakses data, termasuk didalamnya data-data
pribadi. Seperti dokumen rahasia yang dulunya disimpan dalam lemari besi sekarang
sudah disimpan dalam memori komputer, memang lebih praktis dan ekonomis, tetapi
kerahasiaannya dipertanyakan.
d. Seringkali terjadi pemborosan dalam hal anggaran, manakala fasilitas yang begitu
lengkap dan canggih didalam media komunikasi itu tidak dapat dimanfaatkan secara
optimal oleh pihak terkait.
5.2.1.2. TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI

Teknologi komunikasi ialah perangkat teknologi (hardware maupun software) yang
dipergunakan untuk proses komunikasi.
Penggunaan teknologi komunikasi didalam kehidupan pribadi dapat dengan mudah
kita buktikan dengan semakin banyaknya digunakan personal komputer dalam kehidupan
sehari-hari. Selain itu bisa dengan mudah kita saksikan pelajar, mahasiswa, pegawai, buruh,
dsb lalu lalang sambil berkomunikasi dengan telepon seluler (Handphone).
Penggunaan teknologi komunikasi perkantoran semakin dibutuhkan mengingat bahwa

setiap kantor senantiasa ingin mencapai peningkatan kinerja dan produktivitas. Pekerjaan
31
perkantoran yang semula dikerjakan secara manual, sebagian besar sudah digantikan dengan
melibatkan penggunaan mesin-mesin kantor berbasis komputer.
Dewasa ini pihak manajemen perkantoran semakin memiliki kesdaran yang tinggi
bahwa investasi pengadaan teknologi komunikasi di perkantoran merupakan kebutuhan yang
nyata. Pengadaan teknologi itu bukan disebabkan oleh keinginan agar terkesan modern dan
tidak ketinggalan zaman, melainkan karena kesadaran akan kemamapuan teknologi itu untuk
diberdayakan guna meningkatkan kinerja kantor.
Di bawah ini dapat dilihat teknologi yang dapat membantu manusia dalam
menyelesaikan pekerjaan.
Kemampuan Teknis Contoh
Teknologi informasi/komunikasi Telepon, wireless microphone,

internet, faximile, dsb
Teknologi fotografi Kamera
Teknologi presentase Multimedia, OHP, LCD
Teknologi pengganda Scanner, printer, fotocopy
Teknologi penghitung Mesin hitung uang
Tabel berikut ini menunjukkan indikator efisiensi dari penggunaan teknologi

komunikasi.
Indikator Efisiensi Keterangan
Cepat Efisiensi waktu berarti bahwa pelayanan dan

penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat. Waktu
yang dibutuhkan menjadi berkurang, sedangkan hasil;
pekerjaan dapat dipertahankan dan ditingkatkan.
Akurat Efisiensi target, yakni hasil dari pelaksanaan pekerjaan

tersebut dapat maksimal sesuai dengan target yang
ditetapkan baik secara kuantitas maupun kualitas.
Murah Efisiensi biaya, artinya dengan menggunakan teknologi

komunikasi justru lebih hemat.
Mudah Efisiensi tenaga dan pikiran, bahwa dengan

menggunakan teknologi komunikasi penyelesaian
pekerjaan menjadi lebih sederhana, lebih ringan dan
lebih mudah.
Ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan agar teknologi komunikasi dapat
mendukung efisiensi kerja, yaitu :
1. Ketersediaan
32
Perangkat teknologi komuniaksi yang sudah ada perlu dirawat dan dipergunakan sebaik-
baiknya. Jangan sampai teknologi yang dibeli dengan harga mahal, hanya menjadi
pajangan saja di kantor.
2. Biaya
Diusahakan dipilih teknologi komunikasi yang harganya terjangkau tetapi representatif
untuk mendukung kinerja organisasi.
3. Pengaruh
Perlu dipertimbangkan agar pengaruh negatif dapat diminimalisir. Oleh karena itu pihak
manajemen perlu secara cermat mempertimbangkan pengadaan teknologi yang benar-
benar diperlukan, serta menangguhkan pengadaan teknologi yang belum saatnya
direalisir.
4. Keahlian dan keterampilan
Perlu dipertimbangkan apakah sudah ada pegawai yang memiliki keterampilan untuk
mengoperasikan teknologi komunikasi tersebut.
Dampak dari penggunaan teknologi komunikasi dapat dibedakan ke dalam dua
tahapan, yaitu :
1. Tahap pertama; berupa hal teknis. Artinya bahwa dengan digunakannya teknologi
komunikasi, maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan teknis yang direncanakan
berupa peningkatan produktivitas dan efisiensi.
2. Tahap kedua; konsekuensi sosial yang tidak diduga. Dengan digunakannya teknologi
komunikasi boleh jadi kadar hubungan antara manusia menjadi berkurang.
Sehubungan dengan adanya kemungkinan kedua tahapan dampak tersebut, perlu
dilakukan langkah-langkah antisipatif, agar dampak negatif dapat dihindarkan. Caranya
adalah dengan mempersiapkan sumber daya manusia untuk memanfaatkan teknologi
komunikasi secara proporsional. Pelatihan-pelatihan perlu diadakan, agar teknologi tersebut
dapat dimanfaatkan sepenuhnya untuk menunjang kinerja karyawan dan produktivitas.
5.3. Latihan
1. Jelaskan tentang definisi media komunikasi
2) Jelaskan 3 fungsi dari media komunikasi
3) Jelaskan dampak dari penggunaan media komunikasi
4) Jelaskan tentang definisi dari teknologi komunikasi
5) Jelaskan indikator efisiensi dari penggunaan teknologi komunikasi
6) Jelaskan kriteria yang perlu diperhatikan agar teknologi komunikasi dapat mendukung
efisiensi kerja.
5.4 Penutup
pembahasan materi baik berupa Mid test maupun berupa Final Test
33
5.4.2. Umpan balik
34
BAB VI
MENYUSUN PESAN BISNIS
6.1. Pendahuluan
Pemilihan saluran dan media pengiriman pesan komunikasi merupakan faktor yang perlu
diperhatikan. Saluran dan media komunikasi menentukan gaya, nada dan seluruh komposisi
pesan. Pemilihan saluran dan media dalam penyampaian pesan dapat membedakan tingkat
efektivitas komunikasi.

Dalam menyusun pesan tertulis ada beberapa tahapan yang perlu diperhatikan, antara
lain : menentukan tujuan, pertimbangan pengiriman pesan, analisis audience dan penyesuaian
pesan, pengembangan profil audience, mengetahui pengambil keputusan, menentukan jumlah
dan komposisi audience, memenuhi kebutuhan informasi. Komunikasi dapat dilakukan secara
tertulis yang meliputi surat, memo, E-mail, laporan dan proposal.

Diharapkan mahasiswa mampu memahami tentang cara atau metode dalam menyusun
pesan bisnis yang berupa surat-surat bisnis, e-mail, laporan bisnis, proposal dan E-mail untuk
dapat diterapkan dalam dunia kerja yang nyata.
6.1.3. Learning Objective (LO)/sebelumnya TIK

a. Mampu memahami proses menyusun pesan bisnis.
b. Mampu memahami tahapan dalam menyusun pesan bisnis.
c. Mampu menulis berbagai macam surat bisnis
d. Mengetahui kelemahan dan kelebihan dari macam-macam komunikasi tertulis.
6.2 Penyajian
6.2.1.1. TAHAPAN DALAM KOMPOSISI PESAN
Dalam menyusun pesan tertulis ada beberapa tahapan yang perlu diperhatikan, antara
lain :
a) Menentukan tujuan
Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan
pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad baik audience dan
menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa mengesampingkan tujuan
tertentu yang ingin dicapai.
35
Tujuan umum setiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan dan
menjalin kerja sama dengan audience. Tujuan pesan bisnis menentukan baik volume
partisipasi audience maupun pengendalian pesan yang disampaikan.
b) Pertimbangan Pengiriman Pesan

Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan suatu pesan, ada beberapa faktor yang
perlu dipertimbangkan yaitu sbb :
a. Tujuan yang realistis
b. Saat yang tepat
c. Pesan yang disampaikan oleh orang yang tepat
d. Tujuan dapat diterima oleh perusahaan.
c) Analisis Audience dan Penyesuaian Pesan
Untuk penerapan analisis tujuan audience dan penyesuaian pesan penulis pesan perlu
mengetahui audience yang menjadi tujuan komunikasi, sikap audience terhadap pesan
yang disampaikan, subyek yang ingin diketahui oleh audience, sikap dan kepedulian
audience terhadap pesan komunikasi.
d) Pengembangan Profil Audience
Berkomunikasi dengan orang yang telah dikenal baik, seperti atasan atau teman sejawat,
analisis audience dapat dengan mudah dilakukan. Seseorang dapat memprediksikan reaksi
audience dengan baik tanpa harus melakukan analisis yang cermat.
e) Mengetahui Pengambil Keputusan
Apabila pesan akan disampaikan kepada beberapa orang, perlu diupayakan untuk
pengambil keputusan dalam kelompok sebagai tujuan penyampaian pesan. Jika sasaran ini
dapat dicapai, anggota yang lain akan mengikuti sesuai dengan posisi masing-masing.
f) Menentukan Jumlah dan Komposisi Audience
Jumlah audience juga berpengaruh terhadap pesan yang disampaikan. Laporan tertulis
didistribusikan kepada kalangan yang luas dipilih cara, format dan susunan yang lebih
formal daripada laporan untuk kalangan terbatas dalam suatu bagian atau departemen
dalam perusahaan.
g) Memenuhi kebutuhan informasi
Kunci komunikasi efektif adalah menentukan kebutuhan lawan komunikasi (audience)
dan kemudian memberikan tanggapan. Dalam hal ini ada empat tahapan yang perlu
diperhatikan :
a. Mencari sesuatu yang ingin diketahui audience
b. Menjawab pertanyaan yang tidak diungkapkan secara langsung.
c. Memberikan informasi yang diperlukan
d. Menyampaikan informasi yang akurat
6.2.1.2. MEMILIH SALURAN/MEDIA YANG SESUAI

36
Pemilihan saluran dan media pengiriman pesan komunikasi merupakan faktor yang
perlu diperhatikan. Saluran dan media komunikasi menentukan gaya, nada dan seluruh
komposisi pesan. Pemilihan saluran dan media dalam penyampaian pesan membedakan
tingkat efektivitas komunikasi. Komunikasi dapat dilakukan secara tertulis yang meliputi
surat, memo, E-mail, laporan dan proposal.
SURAT-SURAT BISNIS
1. Komunikasi Menggunakan Surat
Ada beberapa alasan orang menulis surat yaitu :
a. Karena ingin berkomunikasi dengan pihak lain yang berada di tempat yang berbeda
dengan jarak yang relatif.
b. Karena alasan biaya lebih murah, jika bertatap muka dan berbicara langsung memerlukan
extra biaya.
Alasan perusahaan menulis surat bisnis yaitu untuk dapat berkomunikasi mengenai bisnis
dengan audience, konsumen, rekan bisnis ataupun perusahaan lain.
Sebuah perusahaan dalam operasi bisnis akan berupaya menerapkan efisiensi dan
keefektifan dalam hal waktu dan biaya. Pebisnis tidak mempunyai banyak waktu untuk selalu
bertemu untuk tatap muka atau berbicara secara langsung. Sebagai pengganti, pertemuan-
pertemuan bisnis dapat dilakukan dengan komunikasi tertulis.
Karena pelaku bisnis mengandalkan surat dalam berkomunikasi dengan audience, surat
dikirimkan harus mampu membangun kesan positif untuk pihak yang membacanya, baik
tentang pribadi penulis maupun perusahaan atau lembaga pengirimnya. Oleh karena itu surat
bisnis mempunyai peranan penting dalam menyampaikan itikad baik.
Karena banyak orang yang menerima surat bisnis belum pernah mengenal apa dan
siapa lembaga perusahaa pengirim surat, kesan mereka terbentuk oleh surat-surat yang
diterima. Dengan demikian surat dapat dikatakan sebagai “kertas yang mewakili pengirim”.
Melalui kata-kata dalam kalimat yang tertulis orang dapat menyimpulkan sikap dan
kepribadian pengirim.
2. Komunikasi Menggunakan Memorandum

Memorandum biasa disebut memo adalah berupa formulir yang digunakan untuk
menyampaikan pesan internal baik pesan resmi maupun pesan pribadi dalam sebuah
perusahaan/instansi/organisasi.
Biasanya pesan yang disampaikan dengan dalam memo menggunakan tulisan tangan. Bahasa
memo berbeda dengan bahasa surat yaitu lebih ringkas.
Pihak-pihak yang menggunakan memo alat komunikasi tertulis yaitu :

a. Karyawan yang telah saling mengenal dengan baik
37
b. Pimpinan dan bawahan
Memo pada umumnya terdiri atas 4 bagian yaitu : kepala memo, perihal dan tanggal,
pengirim dan pihak yang dituju, isi memo atau pesan yang disampaikan.
Contoh memo sebagai berikut :
POLITEKNIK NEGERI
KUPANG
MEMO
Kepada : Dari :
Perihal : Tanggal :
3. Komunikasi menggunakan E-Mail

E-Mail merupakan sigkatan dari electronic mail merupakan ciri khas internet yang
memberikan kontribusi manfaat kepada dunia bisnis. E-mail merujuk pada pembuatan,
pengiriman dan penerimaan dokumen yang seluruhnya dilakukan pada komputer.
Beberapa keunggulan E-mail yaitu sbb :
a. Kecepatan
E-mail merupakan sarana komunikasi cepat jangkauan wilayah yang luas. Dengan E-
mail orang dapat mengirim dan menerima pesan kapan saja diinginkan.
b. Biaya
Biaya pengiriman pesan e-mail lebih efisien dibanding pengiriman pesan dengan cara
konvesional.
c. Kemudahan
E-mail dapat mengatasi permasalahan komunikasi yang dilakukan melalui telepon
baik antar wilayah maupun antar negara.
6.2.1.3. MENYUSUN PESAN KOMUNIKASI

Pesan dalam komunikasi tertulis perlu disusun dalam struktur bahasa yang mudah
dipahami oleh lawan komunikasi. Karena itu, pelaku komunikasi harus memperhatikan
ketentuan korespondensi agar maksud yang disampaikan dapat diterima.
Proses dalam penyusunan pesan komunikasi mencakup 3 (tiga) tahapan, yaitu : 1)
menentukan ide pokok; 2) Mengelompokkan ide. 3) Menyusun rangkaian ide dengan memilih
pendekatan baik langsung ataupun tidak langsung.
1. Menentukan Ide Pokok
38
Pesan bisnis mempunyai tujuan yang bersifat umum dan khusus. Sesuai dengan
tujuannya, pesan bisnis dapat diringkaskan menjadi ide pokok. Ide pokok berbeda dengan
topik pesan komunikasi. Topik adalah subyek pesan yang luas sedangkan ide pokok
adalah gagasan yang diuraikan dalam topik informasi.
Perbedaan antara tujuan, topik dan ide pokok dapat diketahui dengan lebih baik pada tabel
berikut ini :
TUJUAN, TOPIK DAN IDE POKOK

Tujuan Khusus Topik Ide Pokok
Umum
Memberi Mengajarkan pada Pengarsipan Penataan arsip
informasi karyawan bagian klaim asuransi yang baik oleh
pelayanan konsumen karyawan untuk
tentang pengarsipan efisiensi peru-
klaim asuransi. sahaan.
Memberi Mendapatakan Pendanaan riset Pesaing menge-
saran persetujuan manajemen dan pengem- luarkan biaya
untuk peningkatan biaya bangan lebih besar untuk
riset dan pengembangan. riset dan
pengembangan
2. Mengelompokkan ide
Dalam penyusunan pesan komunikasi diperlukan pengelompokkan ide agar kronologi
informasi dapat tersusun sesuai dengan maksud penyampaian pesan. Misalnya dengan
nomor urut atau abjad. Lebih dari itu, pesan harus perlu diringkaskan terlebih dahulu. Hal
ini dimaksudkan untuk memudahkan pihak audience dalam memahami pesan komunikasi.
Berikut ini adalah ringkasan susunan pokok-pokok pesan yang tatanannya menyerupai
bagan struktur manajemen perusahaan.
Ide Pokok
1. Alasan Umum 2. Alasan Umum 3. Alasan Umum
Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti Bukti
39
3. Menyusun rangkaian ide dengan memilih pendekatan baik langsung ataupun tidak
langsung.
Setelah ide ditetapkan dan dikelompokkan, selanjutnya dipersiapkan cara menyusun
pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada audience. Ada 2 cara pendekatan
yaitu secara langsung dan tidak langsung.
Cara pendekatan langsung dengan meletakkan gagasan pokok informasi pada
pergunakan dokumen, diikuti dengan bukti. Cara pendekatan ini digunakan pada pesan
atau informasi yang bersifat umum, audience merasa netral terhadap pesan yang
disampaikan. Sebaliknya pendekatan tidak langsung mendahulukan bukti baru kemudian
disusul gagasan pokok. Pendekatan ini digunakan apabila audience mungkin kurang
senang menerima informasi yang disampaikan.
6.3. Latihan
1) Jelaskan tentang tahapan yang perlu diperhatikan dalam pesan tertulis.
2) Jelaskan tentang masing-masing komunikasi tertulis.
3) Jelaskan kelemahan dan kelebihan dari penggunaan surat
4) Jelaskan keunggulan dan kelemahan dari penggunaan e-mail.
5) Jelaskan tentang definisi memorandum dan pihak-pihak mana saja yang menggunakan
memo.
6) Jelaskan 3 tahapan dalam proses dalam penyusunan pesan komunikasi.
6.4. Penutup

pembahasan materi baik berupa Mid test maupun berupa Final Test.
6.4.2. Umpan balik
BAB VII
KOMUNIKASI MELALUI PROPOSAL LAPORAN BISNIS
7.1. Pendahuluan
Dalam dunia usaha komunikasi sangat berperan dalam aktivitasnya. Komunikasi yang
dilakukan biasanya dalam bentuk proposal dan laporan bisnis. Proposal bisnis adalah jenis
laporan khusus yang didesain untuk menawarkan suatu produk, rencana atau proyek kepada pihak
luar perusahaan. Sedangkan laporan bisnis merupakan setiap dokumen faktual yang menyatakan
tujuan perusahaan, karena itu dokumen tersebut harus akurat, lengkap dan obyektif.

40
Dalam materi komunikasi melalui proposal bisnis mencakup defenisi proposal bisnis,
fungsinya, jenisnya, susunan serta penampilannya. Sedangkan materi komunikasi melalui laporan
bisnis mencakup defenisi laporan bisnis, fungsinya, tujuanya, klasifikasi, serta cara menulisnya.

Diharapkan mahasiswa mampu memahami cara menulis proposal dan laporan bisnis, serta
mampu untuk membuat proposal dan laporan bisnis yang baik di dunia kerja yang nyata.

a. mampu memahami defenisi dan fungsi proposal bisnis
b. Mampu memahami jenis dan susunan proposal bisnis.
c. Mampu membuat sebuah proposal bisnis
d. Mampu memahami defenisi, tujuan dan fungsi dari proposal bisnis
e. Mampu membuat laporan bisnis dan mempresentasikannya.
7.2 Penyajian
7.2.1.1. KOMUNIKASI MELALUI PROPOSAL BISNIS
A. Pengertian Proposal
Proposal bisnis adalah jenis laporan khusus yang didesain untuk menawarkan suatu
produk, rencana atau proyek kepada pihak luar perusahaan.
B. Fungsi Proposal Bisnis
Proposal bisnis berfungsi sebagai sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk
mendaptkan usaha baru atau memperbaharui dan meningkatkan hubungan bisnis yang telah
berjalan.
C. Jenis Proposal Bisnis

Ada 2 jenis proposal bisnis, yaitu :
1) Proposal bisnis berdasarkan permintaan klien
Jenis proposal ini dibuat atas permintaan pihak atau konsumen yang memesan untuk
dibuatkan produk tertentu. Permintaan dinyatakan dalam perjanjian yang disebut request
for proposal (RFP) atau permintaan proposal. Kemudian pihak perusahaan menyusun
proposal yang menyebutkan cara dan persyaratan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
2) Proposal bisnis berdasarkan inisiatif
Jenis proposal ini dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan yang berupaya untuk
mendapatkan konsumen atau mencari biaya untuk pengembangan perusahaan. Proposal
ditulis tidak berdasarkan permintaan dari konsumen atau klien. Karena itu, proposal ini
41
banyak berisi penjelasan tentang alasan yang memotivasi pihak penerima agar mengambil
keputusan dan bertindak sesuai dengan tujuan proposal.
D. Susunan Isi Proposal

Isi proposal yang disusun dengan baik terdiri dari tiga bagian yang panjangnya dapat
disesuaikan dengan tujuan.
1. Bagian Depan (Cover) proposal
a. menunjukkan bahwa pihak yang mengajukan proposal memahami kebutuhan
konsumen.
b. Menyatakan maksud dan tujuan pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang dapat diperoleh
dari proyek.
c. Mendorong minat untuk segera mengambil keputusan
2. Bagian inti
a. Diagram yang menunjukkan setiap tahapan pekerjaan.
b. Jadwal pelaksanaan tahapan pekerjaan dalam diagram.
c. Rincian keterangan tentang hasil, penyelesaian dan keuntungan.
3. Kesimpulan
a. Pengalaman dan kapabilitas perusahaan dan personel.
b. Prosedur untuk pemanfaatan jasa yang diberikan oleh perusahaan pelaksana
pekerjaan.
c. Kesimpulan yang mengarah pada penyerahan pekerjaan.
E. Penampilan Proposal
Proposal adalah sarana untuk mengemukakan potensi pembeli kepada perusahaan karena
penampilannya merupakan faktor yang harus diperhatikan. Penulisan proposal yang baik
perlu memperhatikan beberapa persyaratan sebagai berikut :
1. Menggunakan sampul dari kertas tebal yang berkualitas baik dengan nama dan logo
perusahaan dengan warna yang mencerminkan citra perusahaan.
2. Menggunakan kertas berkualitas baik berwarna putih untuk penyajian uraian proposal.
3. Uraian ditulis dengan jarak 4 cm dari batas tepi kiri, kanan, atas dan bawah.
4. Diketik atau dicetak haya pada satu sisi kertas dengan jarak 2 spasi.
5. Menghindari setiap kesalahan agar dapat dibaca dengn mudah dan tidak menimbulkan arti
ganda yang dapat meragukan pembaca.
6. Membuat anggaran yang tampak menarik karena halaman ini akan dibaca paling awal
oleh pengambil keputusan. Untuk itu, segala sesuatunya harus realistis.
7.2.1.2. Komunikasi Melalui Laporan Bisnis

a. Pengertian Laporan Bisnis
42
Laporan bisnis adalah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan,
karena itu dokumen tersebut harus akurat, lengkap dan obyektif.
b. Fungsi Laporan Bisnis

Fungsi laporan bisnis yaitu :
1) Sebagai jembatan yang menghubungkan dua sisi pada kedua ujungnya, yaitu pihak yang
melaporkan di satu sisi dan pihak pembaca laporan di sisi yang lain.
2) Sebagai sarana komunikasi dengan pihak luar.
3) Sebagai catatan tetap.
4) Sebagai jawaban atas pertanyaan yang diajukan atau untuk memecahkan suatu masalah.
5) Menyampaikan informasi kepada atasan atau sebaliknya penyampaian informasi dari
atasan kepada bawahan.
c. Tujuan Laporan Bisnis

Tujuan dari laporan bisnis, yaitu :
a. Memantau dan mengendalikan operasi.
b. Membantu implementasi kebijakan dan prosedur
c. Memenuhi persyaratan peraturan
d. Mendokumentasikan pekerjaan untuk klien
e. Pedoman keputusan pada pokok persoalan tertentu.
f. Memperoleh modal dan usaha baru.
 Klasifikasi Laporan Bisnis Menurut Jenis dan Fungsinya

Laporan bisnis dapat diklasifikasi sebagai berikut :
1. Laporan individu dan laporan resmi
Laporan dibuat atas inisiatif seseorang karena itu memerlukan rincian dan pendukung
lebih banyak daripada laporan resmi yang dibuat berdasarkan permintaan pihak lain.
2. Laporan rutin dan laporan khusus

Laporan rutin atau laporan berkala diajukan berdasarkan aktivitas tetap (harian,
mingguan, bulanan, dsb). Laporan rutin biasanya telah dibuat dalam bentuk tetap dengan
beberapa kolom kosong pada bagian tertentu.
 Laporan internal dan laporan eksternal
Laporan internal (digunakan dalam perusahaan) pada umumnya bersifat tidak seformal
laporan eksternal (yang disampaikan kepada pihak luar).
 Klasifikasi Laporan Dalam Bentuk Manuskrip

Laporan dalam bentuk manuskrip dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) yaitu laporan
informasional dan laporan analitis.
1. Laporan informasional
43
Laporan informasional berfokus pada fakta dan dengan tujuan semata menyampaikan
informasi tanpa analisis atau penafsiran arti data atau rekomendasi untuk suatu tindakan.
Laporan informasional dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
 Laporan pemantauan dan pengendalian
Laporan ini berfokus pada data, yang dapat dilakukan beberapa pentahapan laporan
dalam melakukan pemantauan dan pengendalian, yaitu :
 Laporan Perencanaan; yaitu laporan tertulis yang menjadi pedoman untuk tindakan
yang akan dilakukan pada masa yang akan datang.
Bentuknya : rencana anggaran tahunan, rencana 5 tahunan, rencana strategi, rencana
penjualan, dsb.
 Laporan Operasi; yaitu informasi rinci tentang operasi perusahaan yang diketahui oleh
manajer melalui Sistem Informasi Manajemen (SIM), yang menyajikan statistik
tentang segala sesuatu yang terjasi di perusahaan.
Bentuknya : laporan penjualan, laporan produksi, laporan persediaan, laporan
cadangan, laporan biaya dan laporan personalia).
 Laporan aktivitas perorangan; yaitu suatu bentuk laporan pemantauan dan
pengendalian yang memerlukan uraian penjelasan perorangan tentang sesuatu yang
terjadi selama berlangsungnya suatu aktivitas.
Bentuknya : laporan konferensi, seminar, perjalanan ataupun aktivitas lainnya.
 Laporan penerapan kebijaksanaan dan prosedur
Dalam membuat laporan ini manajer perlu berkomunikasi dengan karyawan, tetapi
tidak selalu dapat berbicara langsung dengan setiap orang di perusahaan. Kebijakan
dan prosedur tertulis dapat dibaca berulangkali oleh setiap orang yang ingin
mengetahui pokok persoalan tertentu.
 Laporan pelaksanaan peraturan pemerintah; kepatuhan perusahaan pada peraturan

pemerintah diatur dengan laporan kepatuhan. Laporan ini disusun untuk memenuhi
peraturan tertentu yang ditetapkan oleh lembaga pemerintah.
 Laporan dokumentasi perkembangan; laporan yang dilakukan berdasarkan bukti dari
dokumentasi yang ada pada perusahaan tentang perkembangan perusahaan yang
sedang berjalan pada saat terakhir ini.
2) Laporan Analitis
Laporan analitis menyajikan analisis data, interpretasi dan kesimpulan. Pada akhir laporan
analitis disajikan sebuah kesimpulan atau solusi atas suatu permasatahan atau rekomendasi untuk
suatu tindakan. Laporan analitis sangat bervariasi, namun semuanya berkecenderungan
mengajukan alternatif ganda.
D. Rencana Penulisan Laporan

44
Untuk menulis suatu laporan diperlukan perencanaan yang cermat. Sebelum mengawali
laporan, penulis perlu menerapkan serangkaian tahapan sebagai berikut :
3) Menetapkan permasalahan yang perlu diatasi
4) Mengembangkan pengungkapan tujuan
5) Menyiapkan rencana kerja
6) Menghimpun, menganalisis, menginterpretasikan data, menarik kesimpulan dan
mengembangkan rekomendasi.
E. Menyusun Laporan
Dalam menyusun laporan dapat dibuat 2 jenis laporan yaitu laporan ringkas dan
laporan lengkap atau laporan panjang. Laporan panjang dilakukan sangat lengkap dan
sangat mendetail. Sedangkan laporan ringkas dapat disusun dalam format laporan surat atau
laporan memorandum.
Laporan ringkas maksimum terdiri dari 5 halaman yang berfungsi sebagai sarana
komunikasi dalam suatu perusahaan.
Manfaat dari laporan ringkas yaitu :
a. Mudah dibaca
b. Mudah diingat
c. Mudah direspons.
Laporan ringkas harus mencakup beberapa unsur, yaitu :
1. Tujuan; alasan penyampaian laporan yang mengungkapkan rencana perusahaan
dinyatakan dalam kalimat pertama paragraf awal dalam laporan. Dengan demikian,
audience segera mengetahui tujuan laporan.
2. Mengundang aksi; laporan ringkas disusun untuk mengundang aksi pihak audience yang
berupa keputusan.
3. Ringkasan; ringkasan dibuat tidak lebih dari dua paragraf, yang menyajikan ringkasan
dari sebuah laporan
4. Riwayat Laporan; bagian ini menerangkan kejadian atau kondisi yang mendesak
penyampaian lapoan. Bagian ini harus mengemukakan konteks dan latar belakang
permasalahan.
5. Pokok Laporan; permasalahan yang dilaporkan ditulis pada pokok laporan. Bagian ini
ditulis dengan gaya bahasa yang sesuai dengan tujuan laporan.
6. Rekomendasi; Penempatan rekomendasi dalam laporan ringkas ditentukan oleh metode
penyusunannya. Rekomendasi akan lebih dapat diterima apabila menyarankan efisiensi
finansial.
7.3. Latihan
1) Jelaskan defenisi dari proposal bisnis dan fungsinya
45
2) Jelaskan jenis-jenis proposal bisnis
3) Jelaskan tentang 3 bagian susunan proposal bisnis
4) Jelaskan defenisi dari laporan bisnis dan fungsinya
5) Jelaskan tetang tujuan dari laporan bisnis
7.4. Penutup
7.4.2. Umpan balik
46
BAB VIII
PRESENTASI LISAN
8.1. Pendahuluan
Presentasi merupakan proses penyampaian atau penyajian suatu ide atau gagasan dalam
suatu forum/aktivitas komunikasi yang terencana, terstruktur, terarah dan terkendali. Presentasi
juga meruakan teknik komunikasi antara perusahaan yang menampilkan company profilenya
dengan pihak lain. Pihak-pihak tersebut antara lain konsumen, pihak investor, serta pihak-pihak
lain yang berkepentingan dengan perusahaan.
Presentasi saat ini telah menjadi bagian penting di kehidupan kita. Baik sebagai pelajar yang
mempresentasikan suatu pelajaran, atau pekerja yang mempresentasikan hasil pekerjaannya.
Presentasi ini mencakup defenisi dan sasaran presentasi, kerangka presentasi, pelaksanaan
presentasi, serta sikap-sikap penunjang presentasi.

Diharapkan mahasiswa mampu memahami teknik dalam melakukan presentasi dan
mampu melakukan presentasi ketika memasuki di dunia kerja yang nyata.

a. Mampu memahami defenisi dan sasaran presentasi.
b. Mampu memahami kerangka presentasi
c. Mampu memahami cara pelaksanaan presentasi yang baik.
d. Mengetahui sikap-sikap penunjang presentasi.
e. Menguasai tips dan trik dalam melakukan presentasi
8.2 Penyajian
8.2.1 Uraian Bahan Ajar Dan Contoh
8.2.1.1. Definisi dan Sasaran Presentasi
Yang dimaksud dengan presentasi adalah proses penyampaian atau penyajian
suatu ide atau gagasan dalam suatu forum/aktivitas komunikasi yang terencana, terstruktur,
terarah dan terkendali.
47
Sasaran atau tujuan presentasi bergantung kepada target audience presentasi.
Tujuan/sasaran yang dimaksud :
 Konsumen
Materi yang paling diutamakan dalam presentasi dengan target audience konsumen adalah
materi mengenai pemahaman produk serta keuntungan dari produk (product value) .
Namun bukan berarti company value tidak disampaikan tetapi hanya inti-intinya saja yang
perlu disampaikan.
 Pihak Investor atau Perbankan
Materi yang paling ditekankan dalam presentasi dengan target audience investor atau
perbankan adalah materi dari laporan keuangan perusahaan (company value). Materi-
materi company value selain laporan keuangan hanyalah sebagai pengantar atau
pelengkap saja. Sedangkan materi product value cenderung tidak disampaikan secara
lengkap.
 Pihak-Pihak Lain
Materi-materi yang ditekankan bergantung kepada pihak-pihak lain umumnya berisi inti-
inti dari company profile. Detail dari company value dan company value bergantung
kepada tujuan perusahaan mempresentasikan company profile kepada target audience
apakah ingin menekankan kepada produk atau kepada perusahaan.
8.2.1.2 Kerangka Presentasi

Kerangka presentasi adalah susunan materi yang akan disampaikan dalam presentasi.
Secara umum kerangka presentasi sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada sesi pendahuluan/pengantar, presenter memperkenalkan dirinya serta perusahaan serta
tujuan presentasi dilakukan.
2. Company Value
Pada sesi ini materi yang disampaikan adalah materi yang menyangkut nilai-nilai perusahaan
(Company Value)
3. Product Value
Pada sesi ini materi yang disampaikan adalah materi yang menyangkut nilai produk (Product
Value)
4. Penutup
Pada sesi ini hal yang umum dilakukan adalah adanya sesi tanya jawab mengenai materi
presentasi yang telah disampaikan kemudian diakhiri dengan penutupan presentasi oleh
presenter. Setelah hal tersebut dilakukan pihak perusahaan dan target audience membuat
perjanjian mengenai tindak lanjut presentasi.
48
8.2.1.3. Pelaksanaan Presentasi
Pelaksanaan presentasi yang baik dan lancar dapat memenuhi tujuan dari presentasi
mustahil dapat terjadi apabila tiga hal dibawah ini tidak dilakukan atau tersedia yaitu :
1. Media Pembantu Presentasi
Media pembantu presentasi yang biasa dipakai adalah print out company profile
namun dengan berkembangnya teknologi komputerisasi makaseperti personal
computer/notebook, infocus, projector dll. Media pembantu presentasi sangatlah
penting bagi presenter maupun target audience agar proses komunikasi dapat berjalan
baik dan berjalan lancar dengan mengurangi noise atau gangguan yang dapat timbul.
2) Data Pendengar
Presenter yang baik adalah presenter yang mengetahui data pendengar/target audience
sebelum dia mempresentasikan materinya. Dengan mengetahui data pendengar,
presenter dapat menyesuaikan materi sebelum materi presentasi dibuat ataupun
pembawaan presentasi saat presentasi dilakukan sesuai dengan data pendengar.
3) Kenali Pendengar
Setelah mengetahui data pendengar maka kenali pendengar/target audience secara
umum mengenai perilaku dan tingkat pemahaman materi dari pendengar. Setelah
mengetahui perilaku umum dan sampai dimana tingkat pemahaman materi pendengar
maka presenter dapat menempatkan dirinya menyesuaikan dengan pendengar
sehingga suasana/atmosfir presentasi menjadi nyaman bagi kedua belah pihak.
8.2.1.4. Sikap Penunjang dalam melakukan presentasi

Sikap percaya diri dari seorang presenter dapat timbul apabila ditunjang oleh dua
hal penting yaitu
 Penampilan Fisik
Presenter sangatlah perlu memperhatikan hal ini namun penampilan fisik disini
bukanlah penampilan tubuh ataupun wajah dari presenter walaupun terkadang hal
tersebut juga menunjang presentasi khususnya bagi perusahaan atau produk dengan
image tertentu. Penampilan fisik yang dimaksudkan adalah penampilan secara
berpakaian atau bertata busana yang baik ataupun serasi baik dari sisi kombinasi
warna, kebersihan, kerapihan serta keindahan busana. Tata busana yang baik tidaklah
harus berharga mahal tetapi yang terpenting adalah bagaimana mengkombinasikan
pakaian dengan baik walaupun tidak mahal.
 Body Language
Merupakan bahasa tubuh presenter saat melakukan presentasi dihadapan target
audience. Body language merupakan kombinasi dari faktor-faktor dibawah ini :
49
1. Cara Memasuki Ruangan
Hal ini adalah terpenting karena membentuk “first impression” target audience.
Langkah-langkah terbaik dalam memasuki ruangan adalah sebagai berikut :
- Mengetuk pintu apabila pintu ruangan presentasi tertutup/agak tertutup.
- Mengucapkan salam berdasarkan waktu presentasi ataupun salam khusus
untuk agama tertentu apabila diketahui agama target audience.
- Memperkenalkan diri dan siap melakukan presentasi.
2. Sikap Berdiri
Sikap berdiri yang baik bagi seorang presenter adalah berdiri tegak secara normal
tidak perlu membusungkan dada namun tidak perlu membungkukan badan
berlebihan. Hal tersebut bertujuan membentuk image bagi target audience bahwa
presenter tegas dan berwibawa sehingga tidak meremehkan terlebih dahulu.
3. Gesture
Gesture merupakan bentuk tubuh secara keseluruhan yang bertujuan membentuk
image seperti posisi sikap berdiri. Kelemahan dalam hal fisik bukanlah nilai buruk
karena mungkin dapat diterima oleh target audience. Namun yang terpenting
bagaimana menutupi kelemahan tersebut dengan bentuk/gerakan tubuh lainnya
yang serasi dan enak dilihat oleh target audience.
4. Mannerisme
Mannerisme merupakan kebiasaan-kebiasaan yang dimiliki oleh presenter. Hal
yang perlu dihindari adalah kebiasaan jelek/tidak baik yang dimiliki oleh presenter
agar tidak dilakukannya saat melakukan presentasi. Dampak negatif dapat terjadi
bila target audience melihat kebiasaan jelek tersebut dan tidak menerimanya
sehingga menimbulkan image tidak baik bagi presenter maupun materi presentasi
yang dibawakan presenter.
5. Nada dan Gaya Bicara
Nada dan gaya bicara yang terbaik bagi seorang presenter tidaklah harus keras tapi
juga tidak perlu terlalu lembut namun haruslah nada berbicara secara tegas dan
berwibawa dengan ritme/intonasi yang disesuaikan dengan kalimat-kalimat dalam
materi presentasi serta situasi saat presentasi yang tercermin dari perilaku target
audience.
6. Perhatian
Perhatian seorang presenter terhadap kondisi perlu dilakukan agar target audience
merasa diperhatikan sehingga target audience simpati terhadap presenter dan
akhirnya timbul ketertarikan terhadap materi presentasi.
50
7. Bersikap Anggun
Bersikap anggun merupakan cerminan dari semua perilaku presenter diatas yang
berhasil dilakukan dengan baik. Sehingga dapat menunjang pencapaian tujuan dari
presentasi
8.2.1.5. Sikap Antusias Terhadap Situasi dan Target Audience

Seorang presenter yang baik atau dalam arti selalu sukses diterima target audience
dalam menyampaikan materi presentasi haruslah memiliki sikap antusias terhadap target
audience serta situasi yang terjadi saat presentasi. Sikap antusias ini terbentuk dari
seberapa cepat tanggap atau respon dari presenter terhadap perubahan perilaku target
audience atau tanggapan target audience atas materi presentasi yang disampaikan.
Perubahan perilaku atau tanggapan target audience terhadap materi presentasi ataupun
presenter dapat berlaku dua arah berlawanan yaitu “negatif” dan “positif”. Perubahan
negatif merupakan perubahan yang cenderung menimbulkan penolakan terhadap materi
presentasi dan presenter sedangkan perubahan positif cenderung menimbulkan
penerimaan yang baik terhadap materi presentasi dan presenter.
Sikap antusias terhadap perubahan “negative” dilakukan dengan menghilangkan
kejenuhan yang mungkin timbul dengan membuat situasi rileks melalui bentuk cerita-
cerita lucu yang berhubungan dengan materi presentasi ataupun perubahan intonasi gaya
bicara yang agak ekstrem dibandingkan sebelumnya.
Sikap antusias terhadap perubahan “positif” dilakukan dengan meningkatkan intensitas
keterlibatan presenter dengan target audience melalui pendekatan personal berupa
pertanyaan-pertanyaan atau perkataan-perkataan positif yang dilontarkan presenter kepada
target audience agar target audience semakin merasa dekat dengan presenter dan materi
presentasi sehingga akhirnya lebih cepat tercapai kesepakatan diantaranya.
8.2.1.6. Tips dan Trik Melakukan Presentasi

Meski kadang beberapa orang mengeluh terhadap kemampuannya melakukan presentasi.
Kemungkinan ini dipengaruhi jam terbang. Tapi tentunya ada tips dan cara cara yang
memudahkan untuk melakukan presentasi dengan baik. Berikut ini cara-cara melakukan
presentasi yang baik :
1. Kuasai isi materi Anda. Pada saat presentasi, sebaiknya Anda seminim mungkin
melihat kertas karena hal tersebut dapat membuat orang lain berpikir kalau Anda
tidak terlalu menguasai materi. Salah satu cara menyiasati hal tersebut dengan cara
menguasai betul materi Anda. Hal tersebut juga dapat membuat Anda lebih percaya
diri di depan panggung nantinya.
51
2. Berlatihlah sebelum Anda melakukan presentasi. Semalam atau beberapa hari
menjelang hari presentasi, ada baiknya Anda berlatih di depan teman-teman Anda
atau berlatih di depan cermin. Cara tersebut dapat menaikan rasa percaya diri Anda
dan juga dapat menghilangkan rasa canggung berbicara di depan banyak orang.
3. Kuasai peralatan presentasi Anda. Kalau Anda terlihat canggung menggunakan
peralatan Anda sendiri berarti Anda harus bersiap mendapat pandangan pertama yang
buruk dari peserta presentasi. Kuasai proyektor, laptop, mouse, atau pointer yang akan
Anda gunakan.
4. Kontak mata. Jangan melupakan hal ini. Sebaiknya (sangat dianjurkan) Anda tidak
terus menerus melihat kearah slide. Dengan terus melihat ke arah penonton, diharapkan
Anda seperti berbicara dua arah. Selingi dengan lelucon, pertanyaan spontan ke arah
penonton. Lakukan hal tersebut agar peserta tidak bosan. Selain itu, selingi slide anda
dengan musik, video, atau animasi.
5. Jangan lupa simpan data materi Anda. Hal ini sangat penting Apabila Anda melupakan
menyimpan data materi Anda, Anda dapat tegang saat itu juga dan kemungkinan besar
semua materi yang ada di kepala Anda akan hilang. Oleh karena itu, simpan materi
Anda di media penyimpanan yang mudah diingat, seperti laptop atau Flash Disk.
6. Pedoman isi informasi untuk materi :
a. Gunakan maksimum 35 kata per alat bantu visual
b. Cobalah memasukkan bahan ke dalam maksimum 6 baris
c. Bila memerlukan lebih banyak ruang, gunakan lebih banyak baris, tapi lebih
sedikit kata.
d. Tidak adanya mengulang kata dalam presentasi anda.
e. Usahakan tetap singkat dan sederhana
f. Jangan memuat bagan berlebihan dengan banyak data
7. Pelaksanaan Presentasi
1. Teknik membuka
Ada 7 langkah teknik membuka presentasi :
a. Bahasa tubuh yang baik dan tepat
b. Memperkenalkan diri
c. Memperhatikan kebutuhan peserta
d. Memperhatikan aturan presentasi
e. Menyampaikan misi atau pesan presentasi
f. Menyampaikan struktur presentasi
g. Memperhatikan audience
52
2. Bahasa tubuh
a. Analisalah diri anda sendiri
b. Ekspresi wajah
c. Kontak mata, dimaksudkan untuk membuka saluran komunikasi, membantu
membangun hubungan, membuat presentasi lebih menarik. Sebaiknya kontak
mata 1-3 detik per orang. Pandanglah mata peserta secara keseluruhan, tetapi
secara halus dan sopan.
d. Senyuman atau kerutan bibir
e. Bahu
f. Gerakan tubuh
g. Gerakan tangan
3. Menanggapi pertanyaan dan bertanya
Penyaji bertanya kepada audience dengan tujuan untuk :
a. membangkitkan kimat dan keingintahuan
b. Merangsang adanya Tanya jawab
c. Mengarahkan pikiran
d. Menjajagi seberapa jauh audience mengerti akan materi
e. Membantu audience untuk menyatakan pendapatnya.
4. Teknik menjawab pertanyaan :
a. Ulangi pertanyaan dengan bahasa/versi kita
b. Usahakan menjawab sebanyak mungkin pertanyaan yang berbeda
c. Jawablah secara ringkas.
d. Jangan terjebak untuk berdiskusi dengan 1 audience saja
e. Jangan biarkan audience memonopili atau menentang pendapat anda
f. Jaga agar perhatian audience tetap tetap terpusat pada anda
8. Klimaks presentasi
Tujuan klimaks adalah membangkitkan kegairahan/antusiasme pada waktu yang tepat.
9. Kesimpulan
Ada 3 bentuk kesimpulan dalam presetasi :
a. Menyarikan butir-butir pembahasan, sebaiknya 1 kalimat untuk 1 pembahasan
b. Menutup dengan sebuah anekdot ataupun cerita pendek untuk menyampaikan
maksud.
c. Menyampaikan sebuah kutipan yang sesuai terkait dengan pokok bahasan.
10. Masalah dalam presentasi

53
Masalah seperti : ketakutan saat melakukan presentasi, gugup dan panik, rasa tertekan,
rasa tidak mampu, rasa kehilangan kendali, rasa malu, rasa tidak berdaya, dsb. Gejala
adanya masalah dalam presentasi : mengulang kata, kalimat atau pesan, tersumbat
pikiran, hilang semua informasi dari dalam ingatan, dsb.
11. Tips dalam pelaksanaan presentasi

Pendahuluan dan kesimpulan menjadi kepala dan ekor pada tubuh presentasi anda.
Tanpa mengembangkan sepenuhnya kedua hal itu anda tidak akan memiliki presentasi
yang lengkap dan audience akan menangkap hal itu secara jelas. Perhatian peserta
dalam presentasi tersebar pada : kata-kata 7%, terhadap wajah, ekspresi muka,
gerakan tubuh, bahasa tubuh, postur, dsb 55% dan terhadap suara 38%.
12. Karakteristik suatu presentasi yang baik :

a. Memiliki gagasan yang jelas dan konsisten
b. Fakta dan informasi yang disampaikan mendukung sudut pandang pembicara
c. Menyatakan apa yang perlu diketahui pendengar tanpa membebaninya
d. Menarik perhatian dan menggugah minat
e. Memberikan kesan mendalam kepada audience.
8.3. Latihan
1. Apa yang dimaksud dengan presentasi
2. Jelaskan tentang tujuan atau sasaran dari presentasi
3. Jelaskan 3 hal penunjang pelaksanaan presentasi
4. Jelaskan secara singkat tentang 2 sikap penunjang dalam melakukan presentasi.
5. Jelaskan secara singkat tentang 5 cara dalam melakukan presentasi
6. Jelaskan tentang 5 karakteristik presentasi yang baik.
8.4. Penutup
8.4.2. Umpan balik
BAB IX
54
KETRAMPILAN NEGOSIASI
9.1. Pendahuluan
Negosiasi adalah suatu proses atau metode antara dua orang atau dua kubu berusaha
mencapai perjanjian yang dapat memenuhi kepuasan semua pihak yang berkepentingan dengan
elemen-elemen kerjasama, kompetisi atau penyelesaian sesuatu hal, atau dalam bahasa singkat
saya negosiasi dapat diartikan sebagai proses tawar-menawar untuk meloloskan keinginan kita
untuk mencapai kesepakatan. Negosiasi sesungguhnya merupakan unsur yang penting dalam
menentukan tingkat suksesnya aplikasi program bagi sebuah organisasi

Dalam materi keterampilan negosiasi mencakup defenisi negosiasi dan negosiator,
perencanaan dalam melakukan negosiasi, waktu pelaksanaan negosiasi, kerangka dasar negosiasi,
dan strategi serta taktik dalam negosiasi.

Diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan dan memahami tentang keterampilan dalam
bernegosiasi dan menerapkannya di dunia kerja yang nyata.

 Mampu memahami tentang negosiasi dan negosiator
 Mengetahui tentang perencanaan yang dilakukan dalam presentasi
 Mampu memahami waktu yang tepat untuk bernegosiasi
 Menguasai strategi dan taktik dan bernegosiasi
9.2 Penyajian
9.2.1.1. Defenisi Negosiasi dan Negosiator
Pengertian Negosiasi :
 Proses yang melibatkan seseorang untuk merubah (atau tidak merubah) sikap dan perilaku
orang lain.
 Proses mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timbal balik dari fihak-fihak
dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda.
Negosiator adalah orang yang melakukan perundingan atau negosiasi. Seorang negosiator
harus memiliki ilmu pengetahuan, keterampilan & intuitif dalam melakukan proses negosiasi.
55
Seorang negosiator harus memiliki 4 kemampuan dasar yaitu : 1) Informasi; 2) Ilmu
Pengetahuan; 3) Penilaian ; 4) Bijak/Arif.
Karakteristik negosiator yang baik antara lain :
a. Percaya diri
b. Menghargai orang lain
c. Menciptakan penampilan yang baik
d. Dapat mengendalikan emosi
e. Tidak merasa sempurna
f. Ramah, sopan, simpatik & humor
g. Berpikir positif
h. Sabar, ulet & tidak mudah putus asa
i. Mencintai & memiliki profesi yang ditekuni
9.2.1.2. Perencanaan Suatu Negosiasi

Hal-hal yang perlu direncanakan dalam melakukan negosiasi, adalah sebagai berikut :
1. Menetapkan tujuan negosiasi
2. Menetapkan rincian kegiatan-kegiatan yang berhubungan dan alokasi waktu yang
diperlukan.
3. Menentukan siapa yang akan bertindak sebagai negosiator
4. Menentukan strategi dan teknik yang akan dipakai dalam bernegosiasi
9.2.1.3. Waktu Pelaksanaan Negosiasi

Kapan upaya negosiasi diperlukan ?
1. Kita tidak mempunyai kekuasaan untuk memaksakan suatu hasil yang kita inginkan.
2. Terjadi konflik antar para pihak, yang masing-masing pihak tidak mempunyai cukup kekuatan
atau mempunyai kekuasaan yang terbatas untuk menyelesaikannya secara sepihak.
3. Keberhasilan kita dipengaruhi oleh kekuasaan atau otoritas dari pihak lain.
4. Kita tidak mempunyai pilihan yang lebih baik untuk menyelesaikan masalah yang kita hadapi
atau mendapatkan sesuatu yang kita inginkan.
Kapan upaya negosiasi sebenarnya tidak diperlukan ?

1) Persetujuan atau kesepakatan bukanlah tujuan yang ingin dicapai oleh para pihak
2) Salah satu atau kedua belah pihak berniat untuk merugikan atau menghancurkan pihak lain.
3) Negosiator dari salah satu pihak mempunyai kekuasaan yang terbatas atau tidak mempunyai
kekuasaan sama sekali untuk mewakili kelompoknya dalam negosiasi.
9.2.1.4. Kerangka Dasar Negosiasi

Kerangka dasar yang diperlukan dalam negosiasi yaitu :
 Apakah alternatif terbaik untuk menerima atau menolak kesepakatan dalam negosiasi?
56
 Berapa besar nilai atau penawaran minimum yang akan dapat diterima sebagai sebuah
kesepakatan?
 Seberapa lentur proses negosiasi akan dilakukan dan seberapa akurat pertukaran yang ingin
dilakukan?
Untuk membangun kerangka dasar, ada 3 konsep penting yang harus dipahami oleh seorang
negosiator, yaitu :
 BATNA ( Best Alternative to a Negotiated Agreement) , yaitu langkah-langkah atau
alternatif-alternatif yang akan dilakukan oleh seorang negosiator bila negosiasi tidak
mencapai kesepakatan.
 Reservation Price, yaitu nilai atau tawaran terendah yang dapat diterima sebagai sebuah
kesepakatan dalam negosiasi.
 ZOPA ( Zone of Possible Agreement), yaitu suatu zona atau area yang memungkinkan
terjadinya kesepakatan dalam proses negosiasi.
Dengan pemahaman yang baik terhadap 3 konsep dasar tersebut diatas , maka para perunding
diharapkan dapat menentukan hal-hal yang ingin dicapainya dalam negosiasi, menentukan
besarnya konsesi yang ingin didapat dan dapat diberikan, menentukan perlu tidaknya
melanjutkan negosiasi, dan melakukan langkah lain yang lebih menguntungkan.
9.2.1.5. Strategi dan Taktik Dalam Bernegosiasi

Strategi yang dapat digunakan dalam bernegosiasi antara lain :
1) Win-win.
Strategi ini dipilih bila pihak-pihak yang berselisih menginginkan penyelesaian masalah
yang diambil pada akhirnya menguntungkan kedua belah pihak. Strategi ini juga dikenal
sebagai Integrative negotiation.
2) win-lose.
Strategi ini dipilih karena pihak-pihak yang berselisih ingin mendapatkan hasil yang
sebesar-besarnya dari penyelesaian masalah yang diambil. Dengan strategi ini pihak-pihak
yang berselisih saling berkompetisi untuk mendapatkan hasil yang mereka inginkan.
3) Lose-lose.
Strategi ini dipilih biasanya sebagai dampak kegagalan dari pemilihan strategi yang tepat
dalam bernegosiasi. Akibatnya pihak-pihak yang berselisih, pada akhirnya tidak
mendapatkan sama sekali hasil yang diharapkan.
57
4) Lose-win.
Strategi ini dipilih bila salah satu pihak sengaja mengalah untuk mendapatkan manfaat
dengan kekalahan mereka.
Taktik Dalam Negosiasi
1) Membuat agenda. Taktik ini harus digunakan karena dapat memberikan waktu kepada pihak-
pihak yang berselisih setiap masalah yang ada secara berurutan dan mendorong mereka untuk
mencapi kesepakatan atas keseluruhan paket perundingan.
2) Bluffing. Taktik klasik yang sering digunakan oleh para negosiator yang bertujuan untuk
mengelabui lawan berundingnya dengan cara membuat distorsi kenyataan yang ada dan
membangun suatu gambaran yang tidak benar.
3) Membuat tenggang waktu (deadline). Taktik ini digunakan bila salah pihak yang berunding
ingin mempercepat penyelesaian proses perundingan dengan cara memberikan tenggat waktu
kepada lawannya untuk segera mengambil keputusan.
4) Good Guy Bad Guy. Taktik ini digunakan dengan cara menciptakan tokoh “jahat’ dan “baik”
pada salah satu pihak yang berunding. Tokoh “jahat” ini berfungsi untuk menekan pihak
lawan sehingga pandangan-pandangannya selalu ditentang oleh pihak lawannya , sedangkan
tokoh “baik” ini yang akan menjadi pihak yang dihormati oleh pihak lawannya karena
kebaikannya. Sehingga pendapat-pendapat yang dikemukakannya untuk menetralisir
pendapat Tokoh “jahat”, sehingga dapat diterima oleh lawan berundingnya.
5) The art of Concesión .Taktik ini diterapkan dengan cara selalu meminta konsesi dari lawan
berunding atas setiap permintaan pihak lawan berunding yang akan dipenuhi .
6) Intimidasi. Taktik ini digunakan bila salah satu pihak membuat ancaman kepada lawan
berundingnya agar menerima penawaran yang ada, dan menekankan konsekuensi yang akan
diterima bila tawaran ditolak.
9.3. Latihan
1) Jelaskan apa yang dimaksud dengan negosiasi dan negosiator
2) Jelaskan karakteristik dari negosiator yang baik
3) Jelaskan strategi-strategi yang dipakai dalam negosiasi
4) Jelaskan taktik yang dipakai dalam negosiasi
58
5) Pada saat mana negosiasi perlu untuk dilakukan.
6) Jelaskan tentang kerangka dasar yang diperlukan dalam negosiasi
9.4 Penutup

9.4.2. Umpan balik
BAB X
KETERAMPILAN WAWANCARA
10.1. Pendahuluan
59
Keterampilan dalam melakukan wawancara maupun dalam menghadapi wawancara
sangat diperlukan, karena ketika kita menguasai tekniknya maka kita tidak akan ragu-ragu dalam
menghadapi maupun melakukannya. Apalagi saat kita memasuki dunia kerja tentu membutuhkan
keterampilan tersebut.
Jika melakukan tes wawancara, maka kita akan memiliki gambaran tentang seberapa
bagus cara menjawab pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan dalam wawancara kerja. Baik
yang baru pertama kali mengikuti wawancara maupun yang sudah berpengalaman.

Dalam materi wawancara akan memfokuskan pada bagian wawancara kerja yang
mencakup langkah sukses dalam menghadapi wawancara kerja, tips agar sukses dalam
wawancara kerja, mengenali pertanyaan-pertanyaan dalam wawancara kerja.

Diharapkan mahasiswa mampu memahami dan menguasai teknik dalam wawancara kerja
dan mengenali pertanyaan-pertanyaan yang sering ditanykan pada saat wawancara kerja sehingga
dapat dipakai sewaktu memasuki dunia kerja.
[

a. Mampu memahami langkah-langkah untuk sukses dalam wawancara kerja
b. Mampu menguasai fungsi dari media yang digunakan dalam komunikasi.
c. Mampu memahami teknologi yang yang digunakan dalam komunikasi.
d. Mengetahui alat-alat pendukung komunikasi.
10.2 Penyajian
10.2.1.1. Materi Wawancara Kerja
A. Tes Dan Ukuran Kemampuan Wawancara Kerja
Jika Anda melakukan tes wawancara, Anda akan memiliki gambaran tentang seberapa
bagus Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan dalam wawancara kerja. Baik
Anda adalah orang yang baru pertama kali mengikuti wawancara maupun yang sudah
berpengalaman, tes dalam buku ini akan memberikan pemahaman yang mendalam tentang hal-
hal apa saja yang biasanya muncul dalam pertanyaan-pertanyaan pewawancara.
Jawaban yang diberikan di dalam buku ini tidak dimaksudkan untuk diingat atau dikutip,
melainkan berfungsi sebagai panduan utama dalam trik menjawab pertanyaan wawancara kerja.
Nantinya, Anda diharapkan mampu mengembangkan jawaban-jawaban Anda sendiri. Jangan
sampai Anda terjebak dalam jawaban-jawaban klise.
60
Jawaban klise gampang sekali ditebak, karena merupakan jawaban yang sering dilontarkan
banyak orang.
Contoh pertanyaan sang pewawancara: “Apa yang Anda cari dalam pekerjaan baru Anda
nantinya?
Jawaban klise: “Saya ingin bekerja pada perusahaan yang berorientasi pada pertumbuhan,
sehingga saya dapat menggunakan kemampuan saya dan belajar serta dapat mengembangkan
kemampuan-kemampuan baru.
Instruksi
Setiap pertanyaan pewawancara akan diikuti dengan 3 pilihan yaitu jawaban, yakin (A), (B), dan
(C). Tugas Anda adalah memilih jawaban yang Anda anggap paling efektif dalam setiap situasi.
Pilihlah jawaban yang Anda anggap paling kuat. Ketika Anda mencermati setiap pilihan,
berpikirlah dengan cara sang pewawancara berpikir. Dari jawaban tersebut akan terpampang
informasi mendalam tentang kemampuan dan pengalaman si calon karyawan.
Setelah menyelesaikan tes ini, cek jawaban yang telah Anda pilih. Kemudian lihatlah skor
Anda dan kategori peringkat kemampuan tes wawancara Anda.
Abaikanlah hasil tes pertama Anda, lalu lakukanlah tes kedua dan lihatlah apakah Anda dapat
meningkatkan skor wawancara Anda. Dengan mempelajari beberapa kali contoh-contoh yang
diberikan di buku ini, Anda akan menjadi terbiasa dengan jenis-jenis pertanyaan yang nantinya
mungkin akan Anda hadapi dan memberi Anda gagasan tentang jawaban-jawaban yang paling
kuat untuk pertanyaan-pertanyaan itu.
Cobalah untuk membaca ulang tes wawancara Anda satu hari sebelum Anda menjalani
wawancara kerja yang sesungguhnya untuk menyegarkan kembali ingatan Anda, tetapi yang
terpenting adalah hal apa yang membuat suatu jawaban menjadi sebuah jawaban yang paling
kuat.
Setelah Anda puas dengan skor yang berhasil Anda capai, Anda akan siap untuk menyusun cerita
Anda sendiri. Lihatlah Bagian 2 untuk mempelajari gagasan rahasia dan kajian mendalam tentang
trik bercerita yang akan memudahkan Anda dalam menyampaikan cerita Anda sendiri secara
fokus dan ringkas.
Pertanyaan Acuan Wawancara Yang Hampir Pasti ditanyakan

1. Mengapa anda melamar di perusahaan ini?
2. Mengapa anda ingin bekerja di perusahaan ini?
3. Berapa lama anda ingin bekerja di perusahaan ini?
61
4. Apakah anda pernah bekerja? Mengapa anda meninggalkan pekerjaan anda sebelumnya?
5. Ceritakan tentang diri anda.
6. Menurut anda, mengapa kami harus menerima anda?
7. Berapa gaji yang anda inginkan untuk pekerjaan ini?
8. Anda belum berpengalaman dalam pekerjaan ini, mengapa anda pikir anda dapat melakukan
pekerjaan ini tanpa pengalaman?
“Mari kita mulai dengan menceritakan tentang siapa Anda.”

1. “Mengapa Anda meninggalkan—atau mengapa Anda berencana meninggalkan—pekerjaan
terakhir Anda?”
2. “Mengapa Anda ingin bekerja di sini?”
3. “Apa tujuan yang hendak Anda capai?”
4. “Apa keunggulan yang Anda miliki?”
5. “Apa kelemahan terbesar Anda?”
6. “Kapankah Anda pernah merasa paling termotivasi?”
7. “Bagaimanakah Anda akan memberikan gambaran tentang kepribadian Anda?”
8. “Apakah Anda pernah dipecat?”
9. “Mengapa begitu lama baru Anda menemukan sebuah pekerjaan?”
10. “Pengalaman apa yang Anda miliki sehingga Anda memenuhi syarat untuk menempati posisi
ini?”
11. “Bagaimanakah atasan Anda yang sekarang atau mantan atasan Anda akan memberikan
gambaran tentang kinerja Anda?”
12. “Apa yang Anda ketahui tentang perusahaan ini?”
13. “Menurut Anda apakah kualitas kunci bagi seorang support person (pribadi pendukung)?”
14. “Berikan gambaran tentang gaya kepemimpinan atau manajemen Anda.”
15. “Dengan cara bagaimana pekerjaan Anda yang sekarang ini atau pekerjaan Anda yang lalu
membuat diri Anda siap untuk menambah beban tanggung jawab?”
16. “Apa yang paling Anda nilai pada diri seorang rekan dalam satu tim?”
17. “Bagi Anda hal apakah yang terpenting dalam suatu pekerjaan/perusahaan?”
18. “Bagaimana cara yang Anda lakukan untuk senantiasa dapat mengikuti perkembangan
mutakhir tentang industri dan teknologi yang sedang tren?”
19. “Apakah Anda yakin bahwa diri Anda overqualified (melampaui persyaratan yang
diperlukan) untuk posisi ini?”
20. “Jika saya bertanya kepada teman-teman sekerja Anda tentang tiga hal positif pada diri Anda,
apa yang akan mereka katakan?”
21. “Mengapa kami harus menerima Anda?”
62
22. “Jika saya hanya ingat satu hal saja tentang diri Anda, maka apakah itu?”
23. “Berapa gaji yang Anda minta?”
24. “Apakah Anda punya pertanyaan?”
Pertanyaan-Pertanyaan Wawancara Yang Berhubungan Dengan Sikap Dan Perilaku
(Behavioral Interview Questions)
25. “Ceritakan kepada saya proyek terbesar yang pernah Anda kerjakan mulai dari awal hingga
akhir.”
26. “Coba ceritakan sebuah pengalaman ketika Anda harus mengatasi hambatan-hambatan untuk
menyelesaikan pekerjaan.”
27. “Coba ceritakan sebuah pengalaman ketika Anda harus menangani sebuah situasi yang
membuat stres.”
28. “Di dalam resume, Anda menyatakan bahwa Anda adalah seorang ‘pekerja keras.’ Dapatkah
Anda memberikan sebuah contoh pengalaman kerja keras Anda kepada saya?”
29. “Coba ceritakan sebuah pengalaman ketika Anda tidak sependapat atau mengalami
konfrontasi dengan seorang atasan atau teman kerja.”
30. “Apakah masalah paling sulit yang pernah Anda tangani? Bagaimana cara Anda
mengatasinya?”
31. “Coba ceritakan sebuah pengalaman ketika Anda harus beradaptasi dengan cepat atas suatu
perubahan.”
32. “Dapatkah Anda berikan kepada saya sebuah contoh bekerja dalam lingkungan yang bergerak
dengan cepat?”
33. “Pernahkah Anda berhasil menjual sebuah ide baru kepada atasan Anda? Bagaimana cara
Anda melakukannya?”
34. “Kapankah terakhir kalinya Anda mengubah gaya pribadi Anda untuk beradaptasi dengan
seseorang? Berilah gambaran situasinya.”
35. “Coba ceritakan sebuah pengalaman ketika Anda melakukan lebih banyak pekerjaan dari
yang diperlukan.”
36. “Coba ceritakan sebuah pengalaman ketika Anda harus mengorbankan kualitas untuk
menepati tenggat waktu.”
37. “Apakah pelatihan atau kursus paling sulit yang pernah Anda ikuti?”
38. “Berikan saya sebuah contoh strategi pemasaran yang pernah Anda gunakan.”
39. “Coba ceritakan sebuah pengalaman ketika Anda membantu perkembangan seorang rekan
kerja atau anak buah Anda.”
40. “Coba ceritakan sebuah pengalaman ketika Anda mengoordinasikan sebuah proyek atau
acara.”
63
42. “Coba ceritakan sebuah pengalaman ketika Anda harus membuat sebuah keputusan yang
tidak populer.”
43. “Coba ceritakan kepada saya proyek paling kreatif yang pernah Anda kerjakan.”
44. “Anda mengatakan bahwa Anda memiliki keahlian yang baik dalam melayani pelanggan.
Coba ceritakan sebuah pengalaman ketika Anda menggunakan keahlian melayani pelanggan
yang baik itu dalam pekerjaan Anda.”
45. “Coba ceritakan sebuah pengalaman ketika keahlian komunikasi Anda memainkan peranan
yang penting.”
46. “Coba ceritakan suatu tugas yang membuat Anda harus mengawasi secara ketat rincian
pekerjaan yang sangat banyak.”
47. “Coba berikan contoh kepada saya tentang bagaimana mengurusi bisnis sehari-hari namun
juga berpikir jangka panjang.”
48. “Coba berikan kepada saya sebuah contoh yang spesifik tentang suatu saat ketika Anda
mengambil inisiatif.”
49. “Coba ceritakan sebuah pengalaman ketika Anda pernah terdorong untuk mencapai sesuatu
dan berhasil.”
50. “Coba ceritakan penjualan paling sulit yang harus Anda lakukan. Apa yang Anda lakukan
ketika itu agar berhasil melakukannya?”
II. Langkah Sukses Dalam Wawancara

Cara terbaik menghadapi wawancara kerja adalah dengan mempersiapkannya. Banyak
calon karyawan atau pencari kerja datang ke tempat wawancara tanpa mengetahui latar belakang
industri, perusahaan dan masalah-masalah diseputarnya.
Berikut ini ada beberapa langkah untuk mendapatkan kesuksesan pada wawancara kerja,
yaitu :
1. Kenali latar belakang perusahaan
Carilah informasi sebanyak mungkin mengenai posisi atau jabatan yang anda lamar,
perusahaannya dan permasalahannya agar anda dapat meyakinkan bagaimana latar belakang
anda sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pencarian informasi dapat anda lakukan dengan
membuka website perusahaan dan mencari beberapa artikel yang terdapat di internet.
2. Kenali diri anda sendiri

Kenalilah diri anda sendiri. Dari sisi psikologis, pelajari dan kenali keahlian dan karakter
pribadi anda yang akan memberikan hasil yang baik bagi perusahaan. Nilai dan manfaat apa
saja yang bisa anda lakukan/berikan bagi jabatan anda serta perusahaan.
3. Kenali pengalaman kerja anda

64
Ulas kembali penghargaan yang telah anda raih dan persiapkan diri anda untuk
mendeskripsikan secara detail mengenai pengalaman kerja anda. Kumpulkan surat-surat
referensi dan contoh hasil kerja anda untuk membuktikan prestasi anda di waktu yang lalu
kepada si pewawancara. Berlatihlah untuk mendeskripsiksan pengalaman anda dalam hal
tanggung jawab dan prestasi di setiap pekerjaan.
4. Kenali pertanyaan-pertanyaan
Pertanyaan yang seringkali diajukan adalah ”ceritakanlah mengenai diri anda”. Berikan
jawaban dari sudut pandang pewawancara. Tanyakan pada diri anda sendiri ”jika saya ingin
memperkerjakan seseorang di posisi ini, apa yang ingin saya ketahui dari orang tersebut”.
Kemudian persiapkan jawaban atas pertanyaan tersulit yang akan diajukan kepada anda
mengenai pengalaman dan kemampuan anda, lalui siapkan respon positif untuk hal tersebut.
5. Siapkan pertanyaan anda sendiri

Pewawancara akan tertarik dengan pertanyaan yang anda ajukan sebagaimana mereka tertarik
dengan jawaban yang anda berikan. Mereka akan tertarik dengan jika anda mengajukan
pertanyaan cerdas mengenai posisi/jabatan, perusahaan dan industri dimana mereka bergerak.
Contoh : posisi apa yang paling cocok untuk jabatan ini di perusahaan anda, adakah
permasalahan yang dihadapi jabatan ini berhubungan dengan waktu, tingkat akurasi, kuota
target, dll. Apakah masalah terbesar yang dihadapi pada saat ini.
6. Berpikirlah secara global

Visualisasikan keseluruhan jalannya wawancara dalam benak anda, lihatlah diri anda sendiri
sebagai pribadi yang rapi dan percaya diri. Lalu, bagaimana wawancara tersebut akan
berakhir, apakah anda akan secara instant ditawari untuk langsung bekerja ataukah anda harus
melalui wawancara fase kedua terlebih dahulu.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengikuti wawancara agar mendapatkan
penilaian yang baik, yaitu :
1. Ketepatan waktu
Usahakan untuk datang 5 menit lebih awal. Jika perlu, sempatkan diri anda untuk melihat
tempat interview satu hari sebelumnya dan hitunglah waktu tempuh yang dibutuhkan.
Perhitungkan juga waktu yang akan tersita akibat macet, mencari tempat parkir, dsb.
2. Cara berpakaian
Pakaian yang anda kenakan haruslah sesuai dengan jabatan yang anda lamar. Jika anda tidak
mengetahui model pakaian yang anda kenakan, tanyakanlah pada orang yang lebih anda
percayai. Sepatu haruslah bersih, celana/rok dan kemeja haruslah rapi tidak boleh kusut.
3. Berdandan
65
Rambut yang tertata dan bersih adalah hal yang penting. Tatalah rambut anda dengan rapi.
Hindarilah pemakaian make-up, perhiasan, wewangian yang berlebihan.
4. Berjabat tangan
Eratnya jabatan tangan anda menunjukkan kepercayaan diri yang ada miliki. Lakukan kontak
mata ketika anda berjabat tangan dengan pewawancara.
5. Geastur tubuh
Berikan pesan yang tepat dengan berdiri tegak, ketika anda berada di atas kursi wawancara.
Agar anda mendapatkan kesempatan besar untuk diterima bekerja, maka haruslah
memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Antusiasme dan kontak mata
Perlihatkanlah keantusiasan anda dengan kontak mata dan ekspresikan ketertarikan
ketertarikan anda. Beikan anggukan dan gerak isyarat yang seperlunya. Gerakan yang
berlebihan akan membingungkan dan mengganggu pewawancara.
2. Teknik mendengarkan
Dengarkan dengan baik dan berikan pertanyaan untuk menggali lebih dalam informasi yang
diberikan oleh pewawancara. Kebanyakan pewawancara akan sangat senang dengan
pertanyaan seperti : ”bagaimana saya membantu anda dalam memecahkan permasalahan yang
baru saja anda paparkan”.
3. Kemampuan berkomunikasi
Tata bahasa dan tata bicara yang tepat sangatlah penting. Jika ini adalah salah satu kelemahan
anda, segeralah anda mencari jalan keluar. Berlatihlah dengan keluarga anda, belajar di depan
cermin, rekam suara anda, dsb.
4. Pernyataan negatif mengenai perusahaan terdahulu
Pernyataan negatif mengenai pekerjaan atau perusahaan terdahulu sebaiknya dihindari.
Berikanlah jawaban yang diplomatis. Seburuk apapun pekerjaan atau pimpinan anda
terdahulu, carilah hal positif dari pengalaman tersebut dan tekankan hal positif tersebut
dengan senyuman.
Pada waktu proses wawancara berakhir, berterimakasihlah pada pewawancara, ciptakanlah

kesan positif pada akhir wawancara dan semoga pekerjaan yang anda inginkan dapat anda raih.
10.3. Latihan
1) Jelaskanlah langkah sukses dalam menghadapi wawancara kerja
2) Jelaskan tips agar sukses dalam wawancara kerja
3) Buatlah 5 pertanyaan wawancara kerja dan jawabannya.
66
10.4 Penutup
10.4.2. Umpan balik
DAFTAR PUSTAKA
Arni Muhammad, 2004, Komunikasi Organisasi. Penerbit Bumi Aksara, Jakarta
67
Bovee, Courtland dan John V. Thrill, 2002, Komunikasi Bisnis Jilid 1. Versi Indonesia, PT.
Prehalindo, Jakarta
Hafied Cangara, 1998. Pengantar Ilmu Komunikasi. PT. Raja Grafindo, Jakarta
Husin Umar, 2002. Metode Riset Komunikasi Indonesia. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta
Mas’ud Machfoedz, MBA, 2005. Komunikasi Bisnis Modern. Penerbit BPFE, Yogyakarta
Poore, Marie Margolo and Leyland Pitt, 2001. Intranets and Employee Communication: PR
Behind The Firewall. Journal of Communication Management.
Rini Darmastuti, 2006, Etika PR dan E-PR. Penerbit Gava Media, Yogyakarta
Stephen Robbins, 2006. Perilaku Organisasi. PT. Prehalindo, Jakarta
Sudjana, 2004. Teknik Analisis Regresi dan Korelasi. Penerbit Tarsindo, Bandung
Sugiyono, 2005. Metode Penelitian Bisnis. Penerbit CV. Alfabeta, Bandung.
Suharsimi Arikunto, 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan. Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.
Sunarto, 2003, Komunikasi Bisnis, AMUS Yogyakarta
Suranto AW, 2005. Komunikasi Perkantoran. Media Wacana, Yogyakarta
Wursanto IG.1987. Etika Komunikasi Kantor. Penerbit Kanisius, Yogyakarta
68
69

KOMKOM BISNIS

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

KOMKOM BISNIS

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Deskripsi Singkat Mata Kuliah :

Manfaaf Mata Kuliah :

Tujuan Mata Kuliah (Program Outcome)/Kompetensi Lulusan:

Ruang lingkup komunikasi mencakup pentingnya komunikasi, teori komunikasi, unsur-

1.1.2 Relevansi terhadap pengetahuan mahasiswa/bidang kerja

Diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan secara komprehensip konsep dan teori

1.1.3 Learning Objective (LO)/sebelumnya TIK

1.2.1.2. UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

Komunikasi Formal Komunikasi Non Komunikasi Informal

6. Menurut ruang lingkup

Kepala Biro Kepala Biro

Kasie Kasie Kasie Kasie

Kepala Biro Kepala Biro

Kasie Kasie Kasie Kasie

Gambar Proses komunikasi

Komunikator Feed Back Komunikan

1) Apa yang dimaksud dengan komunikasi dan jelaskan unsur-unsurnya

2.1.1 Gambaran Umum Materi

2.1.2 Relevansi terhadap pengetahuan mahasiswa/bidang kerja

2.1.3 Learning Objective (LO)/ sebelumnya TIK

G. Tahapan dalam meningkatkan kecakapan mendengarkan (tidak diberikan)

2.1.1.2. TEKNIK BERBICARA

2.1.3. TEKNIK MEMBACA

D. Ciri Pembaca Yang Baik

E. Kebiasaan Yang Baik Dalam Membaca

F. Tahapan atau Proses Membaca

G. Tahapan Kemahiran Membaca Manusia

3.1.1 Gambaran Umum Materi

3.1.2 Relevansi terhadap pengetahuan mahasiswa/bidang kerja

3.1.3 Learning Objective (LO)/ sebelumnya TIK

Dalam kehidupan sehari-hari, penyampaian dan penerimaan pesan yang menggunakan

Mengungkapkan pesan verbal diperlukan ketrampilan menggunakan kata-kata

3.1.1.2. KOMUNIKASI NON VERBAL

4.1.2 Relevansi Terhadap Pengetahuan Mahasiswa/Bidang Kerja

4.1.3 Learning Objective (LO)/sebelumnya TIK

4.1.1.4. Arus Komunikasi Dalam Organisasi

5.1.1. Gambaran Umum Materi

5.1.2. Relevansi Terhadap Pengetahuan Mahasiswa/Bidang Kerja

5.1.3 Learning Objective (LO)/sebelumnya TIK

Misalnya : penggunaan media faximile yang dapat mempercepat proses pengiriman

5.2.1.2. TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI

Penggunaan teknologi komunikasi perkantoran semakin dibutuhkan mengingat bahwa

Kemampuan Teknis Contoh

Teknologi informasi/komunikasi Telepon, wireless microphone,

Teknologi fotografi Kamera

Teknologi presentase Multimedia, OHP, LCD

Teknologi pengganda Scanner, printer, fotocopy

Teknologi penghitung Mesin hitung uang

Tabel berikut ini menunjukkan indikator efisiensi dari penggunaan teknologi

Indikator Efisiensi Keterangan

Cepat Efisiensi waktu berarti bahwa pelayanan dan

Akurat Efisiensi target, yakni hasil dari pelaksanaan pekerjaan

Murah Efisiensi biaya, artinya dengan menggunakan teknologi

Mudah Efisiensi tenaga dan pikiran, bahwa dengan

6.1.1. Gambaran Umum Materi

6.1.2. Relevansi Terhadap Pengetahuan Mahasiswa/Bidang Kerja

6.1.3. Learning Objective (LO)/sebelumnya TIK

b) Pertimbangan Pengiriman Pesan

6.2.1.2. MEMILIH SALURAN/MEDIA YANG SESUAI

2. Komunikasi Menggunakan Memorandum

Pihak-pihak yang menggunakan memo alat komunikasi tertulis yaitu :

3. Komunikasi menggunakan E-Mail

6.2.1.3. MENYUSUN PESAN KOMUNIKASI