BAB V

KOMUNIKASI PERKANTORAN

A. PENDAHULUAN
Pada pembahasan bab ini, materi yang disajikan tentang komunikasi
perkantoran. Di dalam materi ini mempelajari mengenai pengertian komunikasi, unsur
komunikasi, media komunikasi, dan bentuk komunikasi. Selain itu juga mempelajari
tentang pengertian komunikasi kantor, tujuan komunikasi kantor, arti penting
komunikasi dalam kantor. Serta mempelajari tentang komunikasi yang efektif, ciri-
ciri pesan yang efektif, manfaat komunikasi yang efektif, tantangan komunikasi,
hambatan komunikasi, dan mengatasi hambatan komunikasi. Dalam menjalankan
aktivitas pekerjaan perkantoran dan menyampaikan informasi selalu berinteraksi
dengan berbagai unsur dalam kantor. Interaksi yang terjadi dalam pelaksanaan
pekerjaan dan penyampaian informasi tersebut membutuhkan suatu keterampilan
yaitu keterampilan komunikasi. Komunikasi adalah suatu proses mengenai
pembentukan, penyampaian, penerimaan, dan pengolahan pesan.
Dengan mempelajari materi ini, mahasiswa dapat memahami dan menjelaskan
tentang pengertian komunikasi, unsur komunikasi, media komunikasi, dan bentuk
komunikasi. Dan menjelaskan mengenai pengertian komunikasi kantor, tujuan
komunikasi kantor, arti penting komunikasi dalam kantor. Serta mahasiswa dapat
menjelaskan mengenai komunikasi yang efektif, ciri-ciri pesan yang efektif, manfaat
komunikasi yang efektif, tantangan komunikasi, hambatan komunikasi, dan mengatasi
hambatan komunikasi. Selain itu, dengan mempelajari materi ini mahasiswa bisa
mengaplikasikan materi yang didapat untuk uji kompetensi yang akan dihadapi dan
dapat digunakan sebagai dasar dalam memasuki duni kerja yang sesungguhnya di
masa mendatang.
B. PEMBAHASAN

1.1 Pengertian Komunikasi

Menurut H.H. Elbers, komunikasi adalah suatu perpindahan informasi dari

seseorang kepada orang lain melalui isyarat-isyarat, tanda-tanda, atau simbol
dengan bahasa yang saling dapat dimengerti. Menurut Bovee, komunikasi adalah
proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan
tersebut dapat dimengerti dan mendorong orang untuk bertindak sesuai dengan
pesan tersebut.

Menurut Winardi (2010), komunikasi merupakan suatu proses yang

berkelanjutan, dimana seseorang individu, melalui bantuan simbol-simbol verbal
ataupun non verbal memberikan informasi kepada individu lain yang menerima
informasi tersebut dan kemudian menerjemahkannya dalam bentuk perilaku
tertentu. Beberapa definisi komunikasi dalam konseptual tindakan satu arah,
menurut Rogers komunikasi adalah proses di mana suatu ide diahlihkan dari
sumber kepada penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah
laku. Newcomb, setiap tindakan komunikasi dipandang sebagai suatu transmisi
informasi terdiri dari rangsangan yang diskriminatif dari sumber kepada
penerima. Sedangkan menurut Gerald M. Miller, komunikasi terjadi ketika suatu
sumber menyampaikan suatu pesan kepada penerima pesan dengan niat disadari
untuk mempengaruhi perilaku penerima. Menurut Winardi (2010), tujuan
komunikasi adalah memahami orang lain, mengupayakan transfer atau
pengamatan yang jelas, agar pihak lain (komunikan) dapat memahami
komunikator, menerima tanda persetujuan, mengusahakan tindakan yang
diinginkan.

Menurut Arni (1995) ada 4 (empat) prinsip dasar dari komunikasi yaitu proses,
suatu sistematik, interaksi dan transaksi, dimaksudkan atau tidak dimaksudkan.
Arni (1995) mengatakan untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam organisasi
dapat digunakan 3 (tiga) pendekatan yaitu pendekatan makro, mikro, dan
individual. Hovland, Janis & Kelley (1953) mengatakan komunikasi adalah
proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian, dan lain-lain melalui
penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar-gambar, angka-angka, dan
lain-lain. Berelson dan Stainer (1964) berpendapat komunikasi pada dasarnya
merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa, mengatakan apa, dengan saluran
apa, kepada siapa, dengan akibat apa atau hasil apa (who? Says what? In which
channel? To whom? With what effect?). Menurut Lasswell (1960) komunikasi
adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari yang semula dimiliki oleh
seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih.
 Dari beberapa definisi komunikasi menurut para ahli di atas, maka komunikasi
dapat diartikan suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan dan
pengolahan pesan yang terjadi di dalam diri seseorang dan atau di antara dua atau
lebih dengan tujuan tertentu. Definisi tersebut memberikan beberapa pengertian
pokok yaitu komunikasi adalah suatu proses mengenai pembentukan,
penyampaian, penerimaan, dan pengolahan pesan.

1.2 Unsur-unsur Komunikasi

1. Komunikator (pembawa pesan) adalah manusia yang berakal budi yang

berinisiatif menyampaikan pesan untuk mewujudkan motif komunikasinya.
Komunikator dapat dilihat dari jumlahnya terdiri dari 1 (satu) orang, banyak
orang dalam pengertian lebih dari satu orang, dan massa.
2. Pesan (simbol, lambang, atau kata-kata) adalah pesan bersifat abstrak. Pesan
dapat bersifat konkret maka dapat berupa suara, mimik, gerak-gerik, bahasa
lisan, dan bahasa tulisan. Pesan bersifat verbal (verbal communication), oral
(komunikasi yang dijalin secara lisan), written (komunikasi yang dijalin secara
tulisan). Pesan bersifat non verbal (non verbal communication), gestural
communication (menggunakan sandi-sandi bidang kerahasiaan).
3. Komunikan (penerima pesan) adalah manusia yang berakal budi, kepada siapa
pesan komunikator ditujukan. Peran antara komunikator dan komunikan
bersifat dinamis, saling bergantian. Dilihat dari jumlah komunikator dan
komunikan, maka proses komunikasi dapat terjadi 9 (sembilan) kemungkinan.
4. Umpan balik (feedback) dapat dimaknai sebagai jawaban komunikan atas
pesan komunikator yang disampaikan kepadanya. Pada komunikasi yang
dinamis, komunikator dan komunikan terus-menerus saling bertukar peran.

1.3 Media Komunikasi

a. Media Komunikasi Lisan

 Telepon
 Presentasi
b. Media Komunikasi Tertulis
 Memo
 Formulir
 Laporan Suatu Kegiatan
  Surat
c. Media Elektronik
 Teleconferencing
 Internet

1.4 Bentuk Komunikasi

1. Berdasarkan Bidang
Bidang adalah bidang kehidupan manusia, dimana diantara jenis kehidupan
yang satu dengan jenis kehidupan yang lain. Menurut (Onong Uchjana
Effendi, 2000) bidaang komunikasi meliputi jenis-jenis sebagai berikut :
 Komunikasi sosial
 Komunikasi organisasi atau manajemen
 Komunikasi bisnis
 Komunikasi politik
 Komunikasi internasional
 Komunikasi antar budaya
 Komunikasi pembangunan
 Komunikasi tradisional
2. Berdasarkan Sifat
Ditinjau dari sifat komunikasi diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Komunikasi Verbal
 Komunikasi lisan
 Komunikasi tulisan
b. Komunikasi Non Verbal
 Komunikasi tubuh
 Komunikasi gambar
3. Berdasarkan Tujuan
a. Mengubah sikap
b. Mengubah opini/pendapat/pandangan
c. Mengubah perilaku
d. Mengubah masyarakat
4. Berdasarkan Fungsi
a. Menginfromasikan
b. Mendidik
 c. Menghibur
d. Mempengaruhi
5. Berdasarkan Jenis
Ada beberapa bentuk komunikasi yang perlu diketahui untuk mendukung
kegiatan organisasi, yaitu :
a. Komunikasi intrapersonal adalah komunikasi yang berlangsung pada diri
sendiri.
b. Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang berlangsung pada
orang lain atau bisa disebut juga dengan komunikasi kelompok.
c. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung dengan
kelompok orang yang jumlahnya lebih dari dua orang.
d. Komunikasi massa adalah komunikasi yang dilakukan melalui media
massa.
6. Berdasarkan Ruang Lingkup
a. Komunikasi Internal
b. Komunikasi dengan Rekan Sekerja
c. Arus Komunikasi ke Bawah
d. Arus Komunikasi ke Atas
e. Komunikasi Diagonal
f. Komunikasi dengan Teman Kerja Setingkat
g. Hambatan Komunikasi
h. Komunikasi Eksternal

1.5 Pengertian Komunikasi Kantor

Komunikasi kantor adalah komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam

kantor, atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor. Komunikasi
kantor dapat berupa proses penyampaian informasi dalam pemberitahuan
rencana, instruksi, petunjuk, saran, dan sebagainya.

1.6 Tujuan Komunikasi Kantor

1. Membangun atau menciptakan pemahaman atau pengertian bersama;
2. Saling memahami (tidak harus menyetujui);
3. Mengkoordinir tindakan.

1.7 Arti Penting Komunikasi Dalam Suatu Kantor

  Komunikasi berfungsi sebagai fungsi kontrol.
 Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan
terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi
para pegawai kantor.
 Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai.
 Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai.
 Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi dengan semua pegawai,
hal ini bisa menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara :
1. Para bawahan dan atasan.
2. Bawahan dengan bawahan.
3. Atasan dengan atasan.
4. Pegawai dengan kantor atau instansi yang bersangkutan.
 Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai.
 Menimbulkan adanya saling pengertian diantara para pegawai dan saling
menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.
 Meningkatkan kerja sama (team work) di antara para pegawai.

1.8 Komunikasi yang Efektif

Komunikasi akan dapat berjalan dengan efektif apabila ada beberapa aturan dan
kaidah yang diikuti, yaitu :

1. Komunikator menghargai setiap individu, orang maupun kelompok yang

dijadikan sasaran komunikasi.
2. Komunikator harus mampu menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang
dihadapi orang lain. Setiap orang yang melakukan komunikasi harus mampu
mendengar dan menerima masukan apapun dengan sikap yang positif. Hal ini
akan sangat sulit dilakukan apabila orang tersebut tidak dapat dikritik atau
tidak siap menerima kritik. Menerima kritik memang tidak mudah. Tetapi
kemampuan untuk menerima apapun masukan dengan sikap baik akan
membawa pengaruh positif pada orang tersebut.
3. Pesan diterima oleh penerima pesan dan dapat didengarkan dengan baik. Hal
ini berkaitan dengan media yang digunakan. Seringkali orang melakukan
komunikasi dengan individu maupun kelompok, tetapi pesan tidak dapat
dipahami karena media atau alat yang digunakan tidak mendukung. Misalnya,
 suara di telepon putus-putus atau microphon yang mendengung, atau suara di
telepon yang terlalu lemah. Beberapa hal tersebut mengakibatkan penerima
pesan kesulitan memahami isi pesan. Akibatnya selain tidak respon, pemberi
pesan suara justru tidak akan didengarkan atau diperhatikan.
4. Kejelasan pesan sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi. Hampir mirip
efeknya dengan permasalahan media yang rusak, maka bagian ini berkaitan
dengan kejelasan isi pesan itu sendiri. Misalnya, apabila pemberi pesan
menggunakan istilah-istilah yang sulit dipahami oleh penerima pesan, maka
jelas akan sulit bagi penerima pesan untuk memahami isi pesan dan akhirnya
umpan balik juga tidak akan muncul. Demikian juga apabila pemberi pesan
tidak jelas dalam menyampaikan pesan akibat penggunaan bahasa tidak sesuai
dengan latar belakang penerima pesan, maka akan muncul berbagai
interpretasi. Akhirnya isi pesan akan bergeser, dan komunikasi tidak dapat
mencapai tujuannya.
5. Berkaitan dengan sikap rendah hati dan mau mendengarkan orang lain. Hal ini
berkaitan dengan karakter dan sikap individu masing-masing, baik pemberi
maupun penerima pesan. Termasuk di dalam sikap dan sifat ini adalah
kerelaan untuk rendah hati, menghargai, dan mau mendengarkan orang lain.
1.9 Ciri-ciri Pesan yang Efektif
 Menyediakan informasi yang praktis;
 Memberikan fakta dibandingkan kesan;
 Mengklarifikasi dan menyingkat informasi;
 Menyatakan tanggung jawab secara jelas;
 Membujuk dan menyediakan rekomendasi.

1.10 Manfaat Komunikasi yang Efektif

 Pemecahan masalah lebih cepat;

 Hubungan bisnis yang lebih kuat;
 Keputusan yang lebih kuat;
 Meningkatkan produktivitas;
 Arus kerja yang yang lebih siap dan efektif;
 Materi promosi yang lebih jelas;
 Meningkatkan citra profesional;
 Meningkatkan tanggapan stakeholders.
1.11 Tantangan Komunikasi Masa Kini
 Perkembangan teknologi
 Globalisasi dan perbedaan budaya antar pegawai
 Organisasi yang berbasis tim

1.12 Hambatan Komunikasi

Segala sesuatu yang menghalangi kelancaran komunikasi disebut sebagai

gangguan (noise). Kata noise dipinjam dari istilah ilmu kelistrikan yang
mengartikan noise sebagai keadaan terentu dalam sistem kelistrikan yang
mengakibatkan tidak lancarnya atau berkurangnya ketepatan peraturan.
Pencetakan huruf yang saling bertindihan dalam suatu surat kabar atau majalah
akan menjadi gangguan bagi pembacanya. Kata-kata yang diucapkan secara
tidak tepat oleh seorang penyiar akan mengganggu komunikasi dengan
pendengarnya. Apabila kata-kata atau kalimat yang disampaikan tidak atau
bukan merupakan kata-kata yang secara luas dipahami oleh pendengar.
Penggunaan kata-kata asing yang sulit dimengerti tentu merupakan bagian dari
noise atau gangguan yang harus dihindari oleh statsiun radio.

Disamping itu, ada pula gangguan yang berasal dari saluran komunikasi
tersebut, misalnya interferensi yang terjadi pada gelombang radio yang
mengakibatkan tidak jelasnya isi siaran diterima oleh pendengar. Namun
demikian, pada hakikatnya kebanyakan dari gangguan yang timbul, bukan
berasal dari sumber atau salurannya, tetapi dari audience (penerima). Manusia
sebagai komunikan memiliki kecendurangan untuk acuh tak acuh, meremehkan
sesuatu, salah menafsirkan, atau tidak mampu mengingat dengan jelas apa yang
diterimanya dari komunikator. Meurut Suprapto, 2009:14 ada 3 (tiga) faktor
psikologis yang mendasari hal itu, yaitu :

1. Selective attention
Orang biasanya cenderung untuk mengekspos dirinya hanya kepada hal-hal
(komunikasi) yang dikehendakinya. Misalnya, seseorang tidak berminat
membeli mobil, jelas dia tidak akan berminat membaca iklan jual beli mobil.
2. Selective perception
Seseorang berhadapan dengan suatu peristiwa komunikasi, maka ia cenderung
menafsirkan isi komunikasi sesuai dengan prakonsepsi yang sudah dimiliki
 sebelumnya. Hal ini erat kaitannya dengan kecenderungan berpikir secara
stereotip.
3. Selective retention
Meskipun seseorang memahami suatu komunikasi, tetapi orang
berkecendurangan hanya mengingat apa yang mereka ingin untuk diingat.
Misalnya, setelah membaca suatu artikel berimbang mengenai komunisme,
seorang mahasiswa yang anti komunis hanya akan mengingat hal-hal jelek
mengenai komunisme. Sebaliknya mahasiswa yang prokomunis cenderung
untuk mengingat kelebihan-kelebihan sistem komunisem yang diungkapkan
oleh artikel tersebut. Menurut Marhaeni Fajar dalam bukunya yang berjudul
“Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktik (2009:62) ada beberapa hambatan dalam
komunikasi, yaitu :
a. Hambatan dari Proses Komunikasi
 Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan
disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan. Hal ini
dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional sehingga
mempengaruhi motivasi, yaitu mendorong seseorang untuk
bertindak sesuai keinginan, kebutuhan atau kepentingan.
 Hambatan dalam penyandian atau simbol. Hal ini dapat terjadi
karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai
arti lebih dari satu, simbol yang digunakan antara si pengirim
dengan si penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan
terlalu sulit.
 Hambatan media adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaaan
media komunikasi, misalnya gangguan suara radio sehingga tidak
dapat mendengarkan pesan dengan jelas
 Hambatan dalam bahasa sandi, hambatan terjadi dalam
menafsirkan sandi oleh penerima.
 Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada
saat menerima atau mendengarkan pesan, sikap prasangka
tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
b. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi.
Misalnya komunikan yang masih trauma karena tertimpa musibah bencana
 alam. Selain dari hambatan-hambatan di atas, menurut Onong Uchjana
Effendy dalam bukunya yang berjudul “Dinamika Komunikasi (2004 :
11)” faktor-faktor penghambat komunikasi terdiri dari :
c. Hambatan Sosio-Antro-Psikologis
Proses komunikasi berlangsung dalam konteks situasional (situational
context). Ini berarti bahwa komunikator harus memperhatikan situasi
ketika komunikasi dilangsungkan, sebab situasi amat berpengaruh
terhadap kelancaran komunikasi, terutama situasi yang berhubungan
dengan faktor-faktor sosiologis-antropologis-psikologis.
 Hambatan sosiologis;
 Hambatan antropologis;
 Hambatan psikologis.
d. Hambatan Semantik
Jika hambatan sosiologis-antropologis-psikologis terdapat pada pihak
komunikan, maka hambatan semantis terdapat pada diri komunikator.
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator
sebagai “alat” untuk menyalurkan pikiran dan perasaannya kepada
komunikan. Demi kelancaran komunikasinya seorang komunikator harus
benar-benar memperhatikan gangguan semantik ini, sebab salah ucap atau
tulis dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau salah
tafsir (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah
komunikasi (miscommunication).
Menurut Onong Uchjana Efendy dalam buku “Dinamika Komunikasi
(2009:14)” sering kali salah ucap disebabkan komunikator berbicara
terlalu cepat sehingga ketika pikiran dan perasaan belum mantap
terformulasikan, kata-kata sudah terlanjur dilontarkan. Maksudnya akan
mengatakan “kedelai” yang terlontar “kedelai”. Gangguan semantik
kadang-kadang disebabkan pula oleh aspek antropologis, yaitu kata-kata
yang sama bunyinya dan tulisannya, tetapi memiliki makna yang berbeda.
Salah komunikasi atau misscommunication ada kalanya disebabkan oleh
pemilihan kata yang tidak tepat, kata-kata yang sifatnya konotatif. Dalam
komunikasi bahasa yang sebaiknya digunakan adalah kata-kata yang
denotatif. Kalau terpaksa menggunakan kata-kata yang konotatif, maka
seyogyanya dijelaskan apa yang dimaksudkan sebenarnya, sehingga tidak
 terjadi salah tafsir. Kata-kata denotatif adalah yang mengandung makna
sebagaimana tercantum dalam kamus dan diterima secara umum oleh
kebanyakan orang yang sama dalam kebudayaan dan bahasanya.
Sementara kata-kata yang mempunyai pengertian konotatif adalah yang
mengandung makna emosional atau evaluatif disebabkan oleh latar
belakang kehidupan dan pengalaman seseorang.
e. Hambatan Mekanisme
Hambatan mekanis dijumpai pada media yang dipergunakan dalam
melancarkan komunikasi. Banyak contoh yang kita alami dalam kehidupan
sehari-hari, suara telepon yang tidak jelas, ketika huruf buram pada surat,
suara yang hilang-muncul pada pesawat radio, berita surat kabar yang sulit
dicari sambungan kolumnya, gambar yang meliuk-liuk pada pesawat
televisi, dan lain-lain.
f. Hambatan Ekologis
Hambatan ekologis yang terjadi disebabkan oleh gangguan lingkungan
terhadap proses berlangsungnya komunikasi, jadi datangnya dari
lingkungan. Contoh hambatan ekologis adalah suara riuh orang-orang atau
kebisingan lalu lintas, suara hujan atau petir, suara pesawat terbang lewat,
dan lain-lain. Situasi komunikasi yang tidak menyenangkan seperti itu
dapat diatasi komunikator dengan menghindarkannya jauh sebelum atau
dengan mengatasi pada saat ia sedang berkomunikasi. Untuk
menghindarkannya komunikator harus mengusahakan tempat komunikasi
yang bebas dari gangguan-gangguan tersebut.
1.13 Mengatasi Hambatan Komunikasi
1. Hubungan antar Personal
Hubungan yang harmonis dengan orang-orang lain dalam tingkat pribadi,
antar teman, sesama sebaya ataupun dengan atasan, biasanya disebut
hubungan antar persona. Suatu analisis khusus tentang hubungan antar pesona
menyatakan bahwa kita akan berhasil menciptakan komunikasi dalam
organisasi bila melakukan hal-hal berikut ini :
 Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa menumbuhkan perasaan
bermusuhan.
 Menetapkan dan menegaskan identitas kita dalam hubungan dengan
orang lain tanpa membesar-besarkan ketidaksepakatan.
  Menyampaikan informasi kepada oranglain tanpa menimbulkan
kebingunngan, kesalahpahaman, penyimpangan, atau perubahan
lainnya yang disengaja.
 Terlibat dalam pemecahan masalah yang terbuka tanpa menimbulkan
sikap mbertahan atau menghentikan proses.
 Membantu orang-orang lainnya untuk mengembangkan gaya hubungan
persona dan antar pesona yang efektif.
 Ikut serta dalam interaksi social informal tanpa terlibat dalam muslihat.

Hubungan antar pesonal cenderung menjadi lebih baik bila kedua belah pihak
melakukan hal-hal berikut yaitu menyampaikan perasaan secara langsung dan
dengan cara yang hangat dan ekspresif, menyampaikan apa yang terjadi dalam
lingkungan pribadi mereka melalui penyingkapan diri, menyampaikan
pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan
memberikan respons-respons yang relevan dan penuh pengertian, bersikap
tulus kepada satu sama lain dengan menunjukan sikap menerima secara verbal
maupun non verbal, selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat
terhadap satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi dan
ramah, berterus-terang mengapa menjadi sulit atau bahkan mustahil untuk
sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi,
cermat, jujur, dan membangun.

2. Hubungan Posisional
Hubungan posisional ditentukan dengan pendekatan struktur dan tugas-tugas
fungsional anggota organisasi. Menurut Koontz dan O’Donnel untuk
mengatasi kesalahan umum yang merintangi kinerja efektif dan efisien
individu dalam organisasi yang disebabkan ketidaklancaran proses komunikasi
di organisasi adalah :
 Merencanakan Penempatan atau Pengaturan Jabatan Secara Benar;
 Sebagian dari kegagalan untuk merencanakan dengan benar lebih
banyak terletak pada pengaturan orang-orang dari jabatan yang
diberikan dari atasan sehingga pada akhirnya terjadi kegagalan dalam
komunikasi horizontal dan vertikal yang ada dalam organisasi. Untuk
dapat mencairkan kondisi tersebut ada baiknya melakukan rencana
penempatan orang-orang yang ada di organisasi dengan berdasarkan
 kemampuan dan kesenioritasan yang diakui oleh individu-individu
yang ada dalam organisasi;
 Berusaha Menjernihkan Hubungan;
 Kegagalan untuk menjernihkan hubungan organisasi menimbulkan
kecemburuan, percekcokan, ketidakamanan, ketidakefisienan,dan
pelepasan tanggung jawab lebih banyak dari kesalahan lainnya dalam
pengorganisasian. Untuk itu perlu adanya individu yang dapat menjadi
jembatan untuk mencairkan situasi kebekuan komunikasi horizontal
dan vertikal antar sesama rekan dan antara bawahan-atasan.
3. Hubungan Berurutan
Informasi disampaikan ke seluruh organisasi formal oleh suatu proses. Dalam
proses ini orang dipuncak hierarki mengirimkan pesan kepada orang kedua
yang kemudian mengirimkannya lagi kepada orang ketiga. Reproduksi pesan
orang pertama menjadi pesan orang kedua, dan reproduksi pesan orang kedua
menjadi pesan orang ketiga. Peran kunci dalam sistem ini adalah pengulang
pesan (relayor).

RANGKUMAN

Komunikasi adalah suatu proses mengenai pembentukan, penyampaian, penerimaan,

dan pengolahan pesan. Di dalam komunikasi terdapat unsur-unsur yang meliputi
komunikator; pesan; media; komunikan; dan umpan balik (feedback). Selain itu juga terdapat
media di dalam komunikasi meliputi media komunikasi lisan; media tertulis; dan media
elektronik. Serta terdapat juga bentuk komunikasi meliputi berdasarkan bidang; sifat; tujuan;
fungsi; jenis; dan ruang lingkup.

Komunikasi di dalam kantor adalah komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam
kantor atau ada yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor. Tujuan komunikasi di
dalam kantor ialah membangun atau menciptakan pemahaman atau pengertian bersama;
saling memahami (tidak harus menyetujui); dan mengkoordinir tindakan.

Ada beberapa hambatan dalam komunikasi meliputi hambatan dari proses komunikasi;
hambatan psikologis; hambatan sosio-antro-psikologis; hambatan semantik; hambatan
mekanisme; dan hambatan ekologis. Dari beberapa hambatan komunikasi yang sudah
dijelaskan dapat diatasi dengan memperbaiki hubungan antar personal; hubungan posisional;
dan hubungan berurutan.
 Komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor. Komunikasi
yang baik adalah bagaimana gaya komunikasi dan gaya kerja atau cara bekerja sama dengan
orang lain yang konsisten. Dengan begitu dapat tercipta situasi kerja yang menyenangkan dan
mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan.

C. PENUTUP
1. Jelaskan pengertian dan unsur-unsur komunikasi !
Jawab :
Komunikasi adalah suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan dan
pengolahan pesan yang terjadi di dalam diri seseorang dan atau di antara dua atau
lebih dengan tujuan tertentu.
Unsur-unsur komunikasi meliputi :
 Komunikator (pembawa pesan);
 Pesan (symbol, lambing, atau kata-kata);
 Media (telepon, surat, papan pengumuman, dan lain sebagainya);
 Komunikan (penerima pesan);
 Umpan balik (feedback).
2. Jelaskan bagaimana komunikasi yang efektif !
Jawab :
Komunikasi akan dapat berjalan dengan efektif apabila ada beberapa aturan dan
kaidah yang diikuti, yaitu :
 Komunikator menghargai setiap individu, orang maupun kelompok yang
dijadikan sasaran komunikasi;
 Komunikator harus mampu menempatkan diri pada situasi atau kondisi
yang dihadapi orang lain;
 Pesan diterima oleh penerima pesan dan dapat didengarkan dengan baik;
 Kejelasan pesan sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi;
 Berkaitan dengan sikap rendah hati dan mau mendengarkan orang lain.
3. Sebutkan ciri-ciri pesan yang efektif !
Jawab :
 Menyediakan informasi yang praktis;
 Memberikan fakta dibandingkan kesan;
 Mengklarifikasi dan menyingkat informasi;
 Menyatakan tanggung jawab secara jelas;
  Membujuk dan menyediakan rekomendasi.
4. Apa saja hambatan terhadap komunikasi ?
Jawab :
 Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan
disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan. Hal ini
dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional sehingga
mempengaruhi motivasi, yaitu mendorong seseorang untuk
bertindak sesuai keinginan, kebutuhan atau kepentingan.
 Hambatan dalam penyandian atau simbol. Hal ini dapat terjadi
karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai
arti lebih dari satu, simbol yang digunakan antara si pengirim
dengan si penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan
terlalu sulit.
 Hambatan media adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaaan
media komunikasi, misalnya gangguan suara radio sehingga tidak
dapat mendengarkan pesan dengan jelas
 Hambatan dalam bahasa sandi, hambatan terjadi dalam
menafsirkan sandi oleh penerima.
 Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada
saat menerima atau mendengarkan pesan, sikap prasangka
tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
5. Jelaskan bagaimana mengatasi hambatan komunikasi !
Jawab :
 Hubungan antar personal
Hubungan antar pesonal cenderung menjadi lebih baik bila kedua belah
pihak melakukan hal-hal berikut yaitu menyampaikan perasaan secara
langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif, menyampaikan apa
yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui penyingkapan diri,
menyampaikan pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya
dengan memberikan respons-respons yang relevan dan penuh pengertian,
bersikap tulus kepada satu sama lain dengan menunjukan sikap menerima
secara verbal maupun non verbal, selalu menyampaikan pandangan positif
tanpa syarat terhadap satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak
menghakimi dan ramah, berterus-terang mengapa menjadi sulit atau
 bahkan mustahil untuk sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan
yang tidak menghakimi, cermat, jujur, dan membangun.
 Hubungan posisional
Hubungan posisional ditentukan dengan pendekatan struktur dan tugas-
tugas fungsional anggota organisasi. Menurut Koontz dan O’Donnel untuk
mengatasi kesalahan umum yang merintangi kinerja efektif dan efisien
individu dalam organisasi yang disebabkan ketidaklancaran proses
komunikasi di organisasi adalah :
 Merencanakan Penempatan atau Pengaturan Jabatan Secara Benar;
 Sebagian dari kegagalan untuk merencanakan dengan benar lebih
banyak terletak pada pengaturan orang-orang dari jabatan yang
diberikan dari atasan sehingga pada akhirnya terjadi kegagalan
dalam komunikasi horizontal dan vertikal yang ada dalam
organisasi. Untuk dapat mencairkan kondisi tersebut ada baiknya
melakukan rencana penempatan orang-orang yang ada di
organisasi dengan berdasarkan kemampuan dan kesenioritasan
yang diakui oleh individu-individu yang ada dalam organisasi;
 Berusaha Menjernihkan Hubungan;
 Kegagalan untuk menjernihkan hubungan organisasi menimbulkan
kecemburuan, percekcokan, ketidakamanan, ketidakefisienan,dan
pelepasan tanggung jawab lebih banyak dari kesalahan lainnya
dalam pengorganisasian. Untuk itu perlu adanya individu yang
dapat menjadi jembatan untuk mencairkan situasi kebekuan
komunikasi horizontal dan vertikal antar sesama rekan dan antara
bawahan-atasan.
 Hubungan berurutan
Informasi disampaikan ke seluruh organisasi formal oleh suatu proses.
Dalam proses ini orang dipuncak hierarki mengirimkan pesan kepada
orang kedua yang kemudian mengirimkannya lagi kepada orang ketiga.
Reproduksi pesan orang pertama menjadi pesan orang kedua, dan
reproduksi pesan orang kedua menjadi pesan orang ketiga. Peran kunci
dalam sistem ini adalah pengulang pesan (relayor).
 DAFTAR PUSTAKA

Enadarlita, Nova Asvio. (2019). PENGARUH KOORDINASI DAN KOMUNIKASI

TERHADAP EFEKTIVITAS ORGANISASI DI PROVINSI JAMBI. From:
https://jurnal.univpgri-palembang.ac.id/index.php/JMKSP/article/view/2473
Aris Febri Rahmanto. (2004). PERANAN KOMUNIKASI DALAM SUATU ORGANISASI.
From: https://komunikologi.esaunggul.ac.id/index.php/KM/article/view/8/8
Muslikhah Dwihartanti. (2004). KOMUNIKASI YANG EFEKTIF. From:
http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pengabdian/muslikhah-dwihartanti-mpd/komunikasi-
yang-efektif.pdf
Siti Rahma Nurdianti. (2014). ANALISIS FAKTOR-FAKTOR HAMBATAN
KOMUNIKASI DALAM SOSIALISASI PROGRAM KELUARGA BERENCANA PADA
MASYARAKAT KEBON AGUNG-SAMARINDA. From: https://ejournal.ilkom.fisip-
unmul.ac.id/site/wp-content/uploads/2014/05/ejournal_rahma%20new_word%20(05-19-14-
05-58-25).pdf
Ambar Wulan sari. (2016). PENTINGNYA KETERAMPILAN MENDENGAR DALAM
MENCIPTAKAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF. From:
http://jurnal.umsu.ac.id/index.php/edutech/article/view/572
Rismayanti. (2018). HAMBATAN KOMUNIKASI YANG SERING DIHADAPI DALAM
SEBUAH ORGANISASI. From:
http://jurnal.pancabudi.ac.id/index.php/alhadi/article/download/384/363/