PERILAKU ORGANISASI

BAB 12
"KOMUNIKASI PADA ERA DIGITAL"

OLEH:
GALIH DWI ATMOJO WIDIYANTO

MAGISTER MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2016
 BAB 12

KOMUNIKASI PADA ERA DIGITAL

Bab ini akan membantu untuk lebih mengerti mengenai bagaimana para manajer
dapat meningkatkan kemampuan komunikasi mereka serta menciptakan program komunikasi
yang efektif.

DIMENSI DASAR DALAM PROSES KOMUNIKASI

Komunikasi (communication) didefinisikan sebagai pertukaran informasi antara

pengirim informasi dengan penerima serta gangguan (persepsi) arti antara individu yang
terlibat. Manajer yang mengerti proses tersebut dapat menganalisis pola komunikasi mereka
sendiri yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

BENTUK-BENTUK PROSES KOMUNIKASI

Bentuk komunikasi (perceptual model of communication) menggambarkan

komunikasi sebagai sebuah proses dimana penerima pesan mengintepretasikan sendiri
informasi tersebut.

1. Pengirim Pesan (Sender) dan Penerima Pesan (Receiver)

Pengirim pesan (sender) adalah orang yang ingin mengkomunikasikan
informasi (pesan) sementara penerima pesan (receiver) adalah orang, kelompok, atau
organisasi yang dimaksudkan untuk menerima pesan tersebut.
2. Pengkodean (Encoding)
Pengkodean (encoding) adalah proses menerjemahkan hasil pemikiran
(informasi) ke dalam kode atau bahasa yang dapat dimengerti oleh orang lain. Bentuk
ini adalah dasar dari sebuah pesan. Contoh adalah jika seorang professor ingin
memberitahukan tugas kepada mahasiswanya, maka terlebih dahulu harus
memikirkan informasi apa yang akan dikomunikasikan dan mengubahnya menjadi
perkataan atau tulisan dan memilih media untuk penyampaian pesan tersebut.
3. Pemilihan Media (Selecting a Medium)
Memilih media penyampaian pesan yang tepat bergantung pada beberapa
faktor termasuk sifat pesan, tujuan yang dimaksud, penerima pesan, kedekatan dengan
penerima, keleluasaan waktu serta kemampuan dan pilihan personal. Para manajer
memiliki beragam media yang dapat digunakan meliputi percakapan langsung,
melalui telepon, surel, voice mail, konferensi via video, memo, surat, gamabar, foto,
papan pengumuman maupun grafik atau tabel.
4. Pendekodean dan Mengartikan (Decoding and Creating Meaning)
Pendekodean muncul saat penerima pesan menerima pesan. Hal ini merupakan
proses interpretasi dan memahami sebuah pesan. Asumsi bentuk komunikasi pipa
saluran (Conduit Model’s Assumption) mengatakan bahwa makna pesan dikirim
secara langsung dari pengirim pesan kepada penerima pesan. Sedangkan asumsi
model persepsi (Perceptual Model Assumption) mengatakan bahwa penerima pesan
menngintepretasikan sendiri makna pesan di dalam pikiran mereka sehingga pesan
yang sama bisa jadi diterjemahkan secara berbeda oleh satu individu dengan individu
lain.
5. Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik (feedback) adalah reaksi yang diberikan penerima pesan setelah
menerima pesan dari pemberi pesan.
6. Kebisingan (Noise)
Kebisingan (noise) adalah segala hal yang menganggu proses perpindahan dan
pemahaman sebuah pesan. Definisi kebisingan secara umum melibatkan banyak
situasi seperti lemahnya kemampuan berbicara, logat bicara, koneksi telepon yang
buruk, tulisan tangan yang tidak terbaca, data statistic yang tidak akurat, kebohongan
dan hal-hal yang lain yang akan mengganggu proses perpindahan dan pemahaman
sebuah pesan.
HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Terdapat dua komponen utama dalam komunikasi yang efektif. Pertama, pengirim
pesan harus mengkomunikasikan maksud pesan dengan akurat. Kedua, penerima pesan harus
merasakan dan mengintpretasikan hubungan pesan dengan akurat. Apapun yang membatasi
proses pemberian dan penerimaan pesan yang akurat adalah hambatan.

Terdapat tiga jenis hambatan yang mempengaruhi efektivitas komunikasi yaitu

hambatan personal, hambatan fisik dan hambatan semantic

1. Hambatan Personal (Personal Barriers)

Hambatan personal adalah setiap atribut individu yang menghalangi
efektivitas komunikasi. Ada 9 hambatan personal yang umum terjadi dan
menyebabkan kesalahpahaman komunikasi, yaitu :
a. Variabel kemampuan dalam komunikasi secara efektif
b. Variasi dalam bagaimana informasi diproses dan diinterpretasikan
c. Variasi dalam kepercayaan antarpersonal
d. Stereotipe dan Prasangka
e. Ego yang besar
f. Kemampuan mendengar yang lemah
g. Kecenderungan alami untuk menilai pesan orang lain
h. Ketidakmampuan mendengarkan dengan pengertian
i. Komunikasi non-verbal
 2. Hambatan Fisik (Physical Barriers) : Suara, Waktu, Ruang dan lainnya

Hambatan fisik adalah hambatan ruang fisik yang menghalangi efektivitas

komunikasi. Beberapa hambatan fisik tersebut antara lain :

a. Perbedaan Zona Waktu Daerah

b. Jaringan Telepon yang statis
c. Jarak dengan yang lain
d. Komputer yang rusak
e. Tata ruang kantor
3. Hambatan Semantis (Semantic Barriers)
Semantis adalah pelajaran mengenai arti kata. Hambatan Semantis adalah
hambatan mengenai arti kata yang menghalangi efektivitas komunikasi. Beberapa
hambatan semantic tersebut antara lain :
a. Dunia kerja global dan multibudaya yang disebabkan oleh faktor perbedaan
bahasa
b. Tumbuhnya tren alih daya layanan konsumen kepada pihak asing
c. Jargon dan Buzzword

KOMUNIKASI ANTARPERSONAL

Kompetensi komunikasi adalah adalah kemampuan untuk berkomunikasi secara

efektif dalam situasi tertentu. Kemampuan kompetensi komunikasi ini dipengaruhi oleh 3
faktor utama yaitu kemampuan dan sifat komunikasi, faktor situasi dan individu yang terlibat
dalam proses interaksi.
 Kita dapat meningkatkan kompetensi komunikasi melalui lima keterampilan gaya
komunikasi dibawah kendali Anda yaitu ketegasan, keagresifan, ketidaktegasan, komunikasi
non-verbal dan pendengaran secara aktif.

a. Ketegasan, Keagresifan, Ketidaktegasan

Ketegasan (Assertiveness) dicirikan dengan ekspresif, mempertahankan diri tanpa
mengganggu orang lain. Keagresifan (Aggresiveness) dicirikan dengan ekspresif,
mempertahankan diri dan mengambil keuntungan dari orang lain. Ketidaktegasan
(Non-Assertiveness) dicirikan dengan ragu-ragu, membuat orang lain mengambil
keuntungan dari kita
b. Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non-verbal adalah setiap pesan yang diberikan atau diterima secara
independen dari kata atau tulisan termasuk faktor-faktor seperti penggunaan ruang
dan waktu, jarak saat berbicara, penggunaan warna, cara berjalan, cara berdiri,
penempatan posisi, tempat duduk, lokasi kantor dan kelengkapannya.

 Sikap dan Gerak Tubuh

 Sentuhan
 Ekspresi Wajah
 Kontak Mata

Saran Praktis :

Perilaku non verbal positif yang membantu komunikasi :

 Memberikan kontak mata yang sesuai

 Sesekali menggunakan anggukan untuk mengindikasi anda setuju
 Tersenyum dan menunjukkan ketertarikan
 Berdiri sedikit condong kearah lawan bicara anda
  Menjaga suara tetap bernada rendah dan santai
 Menyadari ekspresi wajah anda

Perilaku yang harus dihindari :

 Menjilat bibir atau memainkan rambut atau kumis

 Memalingkan muka dari lawan bicara
 Menutup mata anda dan menunjukkan ekspresi wajah ketidaktertarikan
seperti menguap
 Bergerak-gerak di kursi anda atau menghentakhentakkan kaki anda
 Menggunakan nada yang tidak menyenangkan serta berbicara terlalu cepat
atau lambat
 Menggigit kuku anda, membersihkan gigi anda, serta terus menerus
membetulkan letak kacamata anda

c. Mendengarkan Secara Aktif

Mendengarkan (listening) adalah proses aktif mengartikan dan
menginterpretasikan pesan verbal. Mendengarkan membutuhkan perhatian
kognitif dan memproses informasi sedangkan mendengar tidak. Dengan
mengetahui perbedaan tersebut kita dapat mempelajari gaya-gaya mendengarkan
serta memberi saran untuk menjadi pendengar yang efektif. Terdapat 5 gaya
mendengarkan yang dominan antara lain :
 Apresiatif (Aprreciative). Seorang pendengar apresiatif mendengarkan
dengan santai, cenderung mendengarkan untuk kesenangan, hiburan, atau
inspiratif.
 Empatis (Emphatic). Seorang pendengar yang empatis
menginterpretasikan pesan yang fokus pada perasaan dan bahasa tubuh
yang ditunjukkan oleh lawan bicara.
 Komprehensif (Comprehensive). Seorang pendengar komprehensif
mengartikan pesan dengan pertama-tama menyusun pemikiran tertentu
serta perilaku lalu mengintepretasikan informasi tersebut dengan focus
pada hubungan diantara pemikiran tersebut.
 Penilai (Discerning). Seorang pendengar penilai mencoba untuk mengerti
pesan utama yang disampaikan serta menetapkan poin poin penting.
  Evaluatif (Evaluative). Seorang pendengar evaluative terus menerus
menganalisis dan membuat argument serta penolakan terhadap apa yang
dikatakan lawan bicara.

Untuk menjadi pendengar yang efektif ahli komunikasi menyarankan hal sebagai
berikut :

 Perhatikan dengan seksama apa yang dikatakan, bukan apa yang akan anda
katakana
 Biarkan orang lain menyelesaikan pembicaraannya sebelum anda
mengambil giliran berbicara
 Ulangi apa yang anda dengar untuk memberikan kesempatanpada lawan
bicara mengklarifikasi pesan yang disampaikan

PRIA DAN WANITA BERKOMUNIKASI DENGAN CARA YANG BERBEDA

a. Gaya Bahasa

Gaya bahasa adalah pola tipe berbicara seseorang. Hal ini termasuk beberapa fitur
seperti gaya langsung dan tidak langsung, berjeda atau tidak, pemilihan kata, penggunaan
elemen seperti candaan, kiasan, cerita, pertanyaan dan permintaan maaf.

b. Mengapa Gaya Bahasa Wanita dan Pria Berbeda

 Perspektif Darwin (Darwinian Perspektif) atau Evolusi Psikologis,
menambah perbedaan komunikasi atas jenis kelamin untuk aturan,
kebutuhan, dan konflik yang berhubungan dengan strategi reproduktif
yang digunakan pria dan wanita. Contoh : Pria lebih agresif daripada
wanita
 Teori Peran Sosial (Social Role Theori) berdasar pada pemikiran bahwa
wanita dan pria mempelajari gaya berbicara saat masa pertumbuhan.
Contoh : wanita focus kepada nilai hubungan, pria focus pada status dan
hierarki.
c. Perbedaan Generasi Dalam Komunikasi
 d. Meningkatkan Komunikasi Antara Pria dan Wanita serta Lintas Generasi
Ada dua faktor utama yang harus di perhatikan untuk meningkatkan
komunikasi antara pria dan wanita serta lintas generasi. Pertama, ini bukanlah
tentang stereotype yang melekat pada masing-masing member dan menekankan
bahwa selalu ada pengecualian dalam setiap peraturan. Kedua, Gaya bahasa akan
mempengaruhi persepsi mengenai kepercayaan diri, kompetensi dan wibawa.

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI PADA

PRODUKTIVITAS

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat berdampak pada

perilaku organisasi dalam berbagai cara. Kemampuan untuk berkomunikasi, berkolaborasi
dan bertukar pikiran dengan orang-orang, baik di dalam dan luar batas-batas organisasi nyata
dan virtual menjadi isu penting bagi faktor keberhasilan dalam tingkat individu, kelompok
dan organisasi.
 Manfaat yang bisa diperoleh pada tingkat individu diantaranya adalah peningkatan
kepuasan kerja dan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik. Pada tingkat organisasi,
perusahaan yang memiliki jejaring yang efektif dapat mengalahkan saingan mereka dengan
kelebihan meningkatnya akses ke pasar dan informasi pelanggan yang berharga, peningkatan
efektivitas pemasaran, biaya komunikasi berkurang, dan meningkatkan pasokan dan
kepuasan mitra strategis. Manfaat bagi pengusaha adalah berkurangnya perputaran karyawan
dan mengurangi biaya.

DAMPAK KOMUNIKASI DIGITAL MEMPENGARUHI PERILAKU ORGANISASI

Perkembangan kata-kata digital dalam surel dan media social, video di Youtube, suara
dalam bentuk music dan percakapan yang ditawarkan oleh Iphone, serta akses informasi yang
luas telah dikemas dengan nyaman dan siap menyampaikan isi pesan komunikasi.
Selanjutnya penyampaian konten digital telah direvolusi oleh teknologi, seperti internet,
satelit komunikasi dan wi-fi. Satukan semuanya maka kita akan memliki akses cepat secara
visual mengenai sejumlah informasi yang tidak pernah ada sebelumnya serta kesempatan
komunikasi di seputar dunia. Komunikasi digital pada akhirnya akan mempengaruhi perilaku
dan interaksi saat bekerja. Komunikasi digital yang akan dibahas dalam bab ini diantaranya
bagaimana perkembangan teleworker mempengaruhi perilaku organisasi dan cara
mengaturnya, manfaat dan kerugian dari email, serta dampak perkembangan social media
bagi perusahaan

TELEWORKING

Teleworking adalah melakukan pekerjaan yang pada umumnya dilakukan dikantor

menjadi dirumah atau lokasi lainnya dengan menggunakan perkembangan teknologi
komunikasi. Hal ini telah menyebabkan meningkatnya hubungan tradisional kerja dan tempat
dimana sekarang pekerja dapat bekerja dari beragam tempat dibanding selalu hanya berada di
satu tempat. Dikarenakan kemampuan teknologi computer yang meningkat, hubungan kerja
dan waktu juga telah meningkat. Pekerja di lokasi dan daerah waktu yang berbeda dapat
bekerja secara bersamaan serta anggota tim dapat mengerjakan proyek yang sama pada waktu
berbeda.

a. Keuntungan Teleworking :
 Meningkatkan produktivitas kerja
 Meningkatkan keatraktifan pekerja
  Mengurangi biaya operasional
 Meningkatkan kemampuan respon perusahaan saat kritis
 Kontribusi yang menumbuhkan inisiatif
b. Kerugian Teleworking :
 Sulit mendapatkan promosi di pekerjaan
 Isolasi rasa profesionalitas diantara pekerja
 Kebebasan dari teleworking dapat menciptakan ketidakseimbangan kehidupan
kerja
c. Tantangan Untuk Manajer Teleworkers :
 Gatekeeping : Menentukan siapa yang diizinkan untuk telecommute serta
alasannya karena tidak setiap orang atau pekerjaan dapat menerima manfaat
dari teleworking
 Monitoring : Hal ini penting untuk melacak pekerjaan - jadwal, volume,
kuantitas, kualitas - dari jauh.
 Social Integration : Hal ini penting untuk membuat pekerja jarak jauh merasa
menjadi bagian dari organisasi dan menjaga terhadap perasaan tidak dihargai
 Work-Life Boundary Management : Hal ini penting untuk menjaga potensial
benefit dari teleworking
 Work Group Culture : Kemampuan untuk berkomunikasi dan menanamkan
budaya meskipun kurangnya tatap muka kontak merupakan tantangan yang
harus dihadapi manajer teleworking

SURAT ELEKTRONIK (E-MAIL)

SOSIAL MEDIA DALAM DUNIA KERJA

Media Sosial adalah media yang menggunakan teknologi berbasis internet dan mobile
untuk menghasilkan dialog interaktif dengan sesama anggota jaringan. 5 motif yang
mempengaruhi partisipasi dalam jaringan social :

a. keanggotaan komunitas : manfaat milik kelompok

b. koneksi Persahabatan : efisien berinteraksi dengan teman-teman
c. nilai informasi : akses pengetahuan dan pengalaman orang lain
d. kepercayaan partisipasi : takut terlihat buruk untuk sejumlah besar orang
e. kekhawatiran partisipasi : privasi dan scammed

Media sosial memiliki keuntungan sebagai berikut :

a. Media sosial memungkinkan bisnis untuk berhubungan secara real time dan jarak
dengan banyak pemangku kepentingan.
b. Menghubungkan sumber pengetahuan diseluruh organisasi, kantor, dan zona
waktu.
c. Kemampuan untuk meredefinisikan batas-batas dan struktur organisasi
konvensional
d. Meningkatkan produktivitas
e. Koneksi dengan orang-orang di dalam dan di luar organisasi sangat memperluas
modal manusia dan sosial perusahaan.

Media Sosial juga memiliki beberapa poin yang harus diperhatikan perusahaan :

a. Produktivitas
b. Manajemen Waktu
c. Penggunaan gaya komunikasi yang tepat
d. Kerahasiaan
e. Kebebasan pribadi

Respon yang bisa dilakukan oleh perusahaan terkait dengan media social adalah
sebagai berikut :

a. Menetapkan kebijakan tidak ada privasi

b. Menjaga batasan antara personal dan pekerjaan
c. Memantau penggunaan internet