Komunikasi Bisnis Nama : Ayudia Fahrina

NIM : 042482649
Diskusi 2 Prodi : Manajemen
UPBJJ : Yogyakarta

Diskusi 2 ini, rekan-rekan mahasiswa diminta untuk membuat pesan bisnis yang
efektif melalui media cetak maupun media elektronik. Apa yang Apa harus
diperhatikan dalam menyusun pesan bisnis?
Jawab:
Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi. Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah
tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Selain itu, juga harus diuji apakah sesuai
dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Komunikator perlu melakukan analisis audiensi, dengan cara mengembangkan profil
audiensi dan menganalisa pemuasan konsumen, mengantisipasi rekasi audiensi,
memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiensi. Untuk
pemuasan audiensi, komunikator juga perlu mengetahui kebutuhan informasi audiensi.
Pemuasan dapat dilakukan dengan motivasional melalui pendekatan argumentasi, rasional
serta emosi audiensi. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiensi.

Dalam perencanaan pesan bisnis juga terdapat hambatan, yaitu audiensi cenderung tidak
mau berubah untuk hal baru. Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai
tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Secara umum, ada tiga tujuan
komunikasi bisnis yaitu :
a) Memberi informasi (informing)
b) Persuasi (persuading)
c) Kolaborasi (collaborating) dengan audiensi/komunikan

Dalam proses penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :

1) Perencanaan
Fase perencanaan berisi hal-hal cukup mendasar, seperti yang akan menerima pesan,
ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media
yang digunakan untuk menyampaikan pesan.
Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah
memikirkan tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di
hadapan audiensi/komunikan, maka hal pertama harus menentukan tujuan yang jelas
dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.
Tujuan yang jelas akan membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya
sebagai berikut :
 Keputusan untuk meneruskan pesan.
 Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah
pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?
 Keputusan untuk menenggapi audiensi.
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiensi, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti
pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah
harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa
mengetahui motif audiensi/komunikan, komunikator tidak dapat menanggapi
mereka dengan baik
 Keputusan untuk memutuskan isi
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan.
Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang
relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak
relevan harus dihilangkan jauh-jauh.
 Keputusan untuk menetapkan saluran atau media
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu
pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang
akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.
2) Komposisi
Berkaitan dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraf. Hal ini
menggunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan
dilaksanakan oleh si penerima/komunikan.
3) Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf. Seluruh maksud dan isi
pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan
sebelumnya atau tidak. Kata-kata tersebut harus telah diekspresikan dengan benar.

Komunikasi bisnis dibagi menjadi beberapa tipe, yaitu:

a. Komunikasi Verbal
Komunikasi yang menggunakan kata-kata atau secara lebih konseptual teoritis
melalui simbol-simbol bahasa. Kata-kata yang kita sampaikan dalam proses
komunikasi itu ada yang disampaikan secara lisan dan ada pula yang disampaikan
melalui tulisan.
 Komunikasi/Saluran lisan
Kelebihan: cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan,
audiensi/komunikan merasa nyaman, reaksi audiensi terbaca, dan ekonomis.
Kelemahan: tidak ada kesadaran bahwa sesungguhnya merupakan sarana
untuk tujuan bisnis, berbicara spontan tanpa persiapan seperti apa yang
dikatakan, tak berpikir soal tujuan komunikasi sehingga tidak merumuskan
pesan yang akan disampaikan dan menetapkan khalayak sasaran, demi
keuntungan sesaat kita memanipulasi pembicaraan, memualkan sikap yang
melecehkan orang lain dan tidak fokus.
Ada beberapa bentuk saluran/komunikasi lisan, yaitu percakapan, wawancara,
diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi
 Komunikasi/saluran tulisan
 Kelebihan: adanya peluang untuk mengontrol pesan, isi pesan yang
disampaikan dapat memuat informasi sangat kompleks yang butuh uraian
yang rinci, pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan, pesan dapat
disebarkan secara luas dan bisa dipergunakan jika kita tidak ingin interaksi
langsung dengan orang lain.
Bentuk komunikasi tertulis: surat,memo dan proposal.
b. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi ini mencakup bahasa tubuh (body language), intonasi suara, simbol
dan jarak antara komunikator dan komunikan. Menurut Jandt (1998:97)
komunikasi nonverbal adalah pesan yang disampaikan tanpa menggunakan kata-
kata. Jenis komunikasi nonverbal ada 9 jenis, yaitu:
 Proxemics (kedekatan): menunjukkan adanya ruang baku dan ruang personal
yang kita gunakan dalam berkomunikasi.
 Kinesics (kinesik): menunjukkan gerak-gerik (gesture),gerak tubuh (boy
movement), ekspresi wajah dan kontak mata.
 Chronemics (kronemik): berkaitan dengan cara menghargai waktu.
 Paralanguage (parabahasa): menunjuk pada unsur-unsur nonverbal suara
dalam percakapan verbal.
 Kebisuan: kebisuan mengkomunikasikan apatis, terpesona, bingung,
termenung, malu, tidak setuju dan lain-lain.
 Haptics: berkaitan dengan sentuhan dalam komunikasi
 Tampilan fisik dan busana: menunjukkan tampilan fisik dan busana yang
dikenakan.
 Olfatics: berkaitan dengan indra penciuman
 Oculesics: berkaitan dengan pesan yang ditunjukkan melalui mata

Dalam komunikasi nonverbal pasti ada perbedaan jarak yang terbangun, antara
lawan bicara dalam struktur organisasi. Menurut Edward T. Hall, ada 4 jenis
ruang interpersonal, yaitu:

 Jarak intim: mulai dari bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki, biasanya
digunakan dalam bercinta, melindungi atau menenangkan.
 Jarak personal: jarak yang menunjukkan perasaan masing-masing pihk yang
berkomunikasi dan menunjukkan keakraban dalam relationship, jarak antara
satu setengah kaki hingga empat kaki.
 Jarak sosial: pembicara berusaha tidak mengganggu dan menekan orang lain,
jarak antara empat kaki hingga 12 kaki.
 Jarak publik: berkisar antara 12 kaki sampai tak terhingga.

Komunikasi nonverbal memegang peranan penting dalam kegiatan komunikasi,

yaitu:
a) Menggantikan pesan lisan
b) Menyampaikan pesan-pesan yang tak enak disampaikan
c) Membentuk kesan yang mengarahkan komunikasi
 d) Memperjelas relasi
e) Mengatur interaksi
f) Memperkuat dan memodifikasi pesan-pesan verbal
c. Komunikasi Visual
Komunikasi visual itu merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan
menggunakan simbol-simbol visual. Komunikasi visual penting dalam
komunikasi bisnis karena penelitian menunjukkan 83% informasi yang diperlukan
manusia diperoleh secara visual. Bentuk komunikasi visual yang paling sering
digunakan, yaitu:
 Gambar
Digunakan dalam ilustrasi laporan, sehingga memperjelas isi pesan. Dari
gambar kaitkan dengan 3 cara pokok proses belajar, yaitu: enaktif
(pengalaman langsung, ikonik (pengalaman lewat gambar) dan simbolik
(pengalaman dengan tingkat abstraksi lebih tinggi)
 Grafik
Bentuknya berupa grafik garis, grafik lajur sampai grafik lingkaran. Fungsi
dari grafik adalah memfokuskan perhatian pada materi yang disajikan,
menarik perhatian, bisa memperlihatkan hubungan materi yang disampaikan
dengan waktu pencapaian, mempercepat pemahaman dan membantu
interprestasi data yang disajikan.
 Foto dan slide
Foto dan slide mampu menampilkan realitas yang lebih mendekati aslinya.
Foto dan slide ini digunakan dengan fungsi yang sama dengan gambar, alat
bantunya berupa slide projector yang akan menyorotkan gambar dalam slide
pada layar.
d. Analisis Khalayak
Perbedaan level komunikasi membedakan cara identifikasi khalayak. Tiga
kategorisasi yang biasa digunakan untuk mengidentifikasi khalayak yakni secara:
 Demografis: usia, jenis kelamin, status keluarga, tingkat pendidikan,
pekerjaan/jabatan, tingkat pendapatan, agama, ras, dan etnis
 Lokasi geografi: budaya dan tempat tinggal ( kota besar, kota madya, kota
kecil, desa atau kota, pantai, pegunungan)
 Psikografis: persepsi, disonansi kognitif, proses belajar, kebiasaan, motivasi
dan kebutuhan.
Identifikasi dengan pendekatan psikososial juga dapat kita lakukan. Proses
identifikasinya dimulai dengan mengenali komponen-komponen sosiopsikologis
manusia, yaitu:
a) Komponen afektif (berkaitan dengan kecenderungan menyukai/meminati
sesuatu
b) Komponen kognitif (berkaitan dengan pengetahuan)
c) Komponen kognatif ( berkaitan dengan tindakan manusia)
 Apapun jenis komunikasi bisnis yang akan kita langsungkan, salah satu prinsip
yang harus kita perhatikan adalah mempertimbangkan khalayak sasaran
komunikasi.

Teknik penyusunan pesan komunikasi bisnis menurut BMP EKMA4159, meliputi:

1. Organisasi Pesan/Sistematika Pesan
Penelitian membuktikan pesan yang diorganisasikan dengan baik lebih mudah
dimengerti dibandingkan dengan pesan yang tidak tersusun dengan baik. Selain
itu, pesan yang terorganisasi dengan baik lebih efektif dibanding pesan yang
tidak terorganisasi (Rahmat, 2005:295). Pada umumnya pesan yang
diorganisasikan dibagi menjadi 3 bagian besar, yaitu:
a) Pembuka/pendahuluan (introduction)
b) Isi (body)
c) Penutup/kesimpulan (conclusion)

Berikut merupakan sistem penyusunan pesan menurut 5 ahli:

Hollingsworth Ross Hovland Miller & Monroe
Dollard
Introduction Attention Attention Attention Drive Attention
Body Interest Need Comprehension Stimulus Need
Impression Plan Response Satisfaction
conviction Objection Visualization
Conclusion direction Reinforcement Acceptance Reward Action
Action

Menurut Rahmat (2005:295) ada enam macam organisasi pesan, yaitu:

1. Deduktif, yang menyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas dengan
pernyataan pendukung atau bukti
2. Induktif, yang dimulai dengan rincian-rincian dan data pendukung lalu
menarik kesimpulan
3. Kronologis, yang menyusun pesan dengan urutan waktu terjadinya satu
peristiwa
4. Logis, yang menyusun pesan dengan menggunakan hubungan sebab akibat,
sehingga kita bisa menjelaskan lebih dulu akibat baru sebab atau sebab dulu
baru akibat.
5. Spasial, yang menyusun pesan dengan urut-urutan berdasarkan tempat
6. Topikal, yang menggunakan topik tertentu mulai dari yang kurang penting
hingga yang terpenting dan sebaliknya

2. Imbauan pesan
Pesan yang kita sampaikan akan lebih berpengaruh apabila kita juga
memperhatikan imbauan pesan. Imbauan pesan berkenaan dengan upaya kita
mempengaruhi orang lain melalui pesan yang disampaikan yang menyentuh
motif yang menggerakkan atau mendorong perilaku penerima pesan (Rahmat,
 2005:298). Maksudnya adalah pesan yang kita sampaikan itu menyentuh aspek
psikologis tertentu khususnya motif dari penerima pesan. Sentuhan psikologis
tersebut lebih berdampak dalam mengubah opini, sikap dan perilaku komunikan.
Menurut Rahmat (2005: 298-301), ada beberapa jenis imbauan pesan, yaitu:
1) Imbauan rasional: kita meyakinkan orang lain denganpendekatan logis atau
penyajian bukti-bukti
2) Imbauan emosional: kita meyakinkan orang lain dengan pendekatan yang
menyentuh sisi emosi orang lain
3) Imbauan takut: meyakinkan orang lain dengan menunjukkan sisi-sisi
menyeramkan dari satu fakta untuk mendorong orang lain mengikuti apa
yang kita inginkan
4) Imbauan ganjaran: kita mengubah sikap, pendapat dan perilaku orang lain
dengan memberikan imbalan tertentu seperti pujian, penghargaan atau
hadiah
5) Imbauan motivasional: merupakan kegiatan komunikasi untuk mengubah
sikap, pendapat dan perilaku dengan menggunakan pesan-pesan yang
membangkitkan semangat lawan komunikasi kita.
Imbauan-imbauan tersebut di atas merupakan pendekatan dalam menyusun
pesan. Menurut Lesly, beberapa hal yang menjadi ciri pesan efektif adalah
a) Kesederhanaan: pesan yang baik adalah pesan yang disajikan dalam bahasan
sederhana
b) Jernih: pesan yang baik merupakan pesan yang dapat dipahami oleh semua
orang, bukan hanya yang berpendidikan tinggi saja.
c) Bobot: bukan ditentukan panjangnya pesan, tetapi ditentukan isi pesan yang
disampaikan.
d) Presisi: cermat menggunakan kata-kata.
e) Substansi: pesan yang disampaikan bermakna dan menarik
f) Bertujuan: pesan yang disampaikan dimaksud untuk mendukung tujuan
komunikasi.
g) Organisasi: pandai dalam menempatkan bagian pesan pada posisinya yang
tepat sehingga bisa menarik perhatian.
h) Keterkaitan: kejelasan, konsistensi dan kesatuan tampak sejak awal hingga
bagian akhir pesan.
i) Efektivitas: memilih kata-kata yang tepat dan berdampak sehingga mencapai
tujuan yang jelas
j) Kredibilitas: penyampai pesan adalah pihak yang dianggap memiliki
kredibilitas
k) Motivasi: penerima pesan terdorong untuk melakukan tindakan.

Sumber: BMP EKMA4159 (2.3-2.36), Materi inisiasi 2