RESUME

MENULIS PESAN BISNIS

MATA KULIAH : KOMUNIKASI BISNIS

Dosen Pengampu : Muh. Zeylo A, S.E., M.M

Disusun Oleh :
Revi Mariska C20122169

PROGRAM STUDI EKONOMI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS TADULAKO
TAHUN AJARAN 2022/2023
A. KONSEP DASAR PESAN BISNIS

a. Pengertian Pesan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pesan artinya perintah,
nasihat, permintaan, amanat yang disampaikan lewat orang lain; perkataan
(nasihat, wasiat) yang terakhir (dari orang yang akan meninggal dunia). Dalam
studi retoris dan komunikasi, pesan diartikan sebagai informasi yang
disampaikan dengan kata-kata (dalam ucapan atau tulisan), dan/atau tanda dan
simbol lainnya. Sebuah pesan (verbal atau non-verbal, atau keduanya) adalah isi
dari proses komunikasi. Pengirim menyampaikan pesan kepada penerima.
Dalam Pengantar Ilmu Komunikasi (2004), Hafied mendefinisikan pesan
seabagai serangkaian isyarat/simbol yang diciptakan oleh seseorang untuk
maksud tertentu dengan harapan bahwa penyampaian isyarat/simbol itu akan
berhasil dalam menimbulkan sesuatu.

Pesan dalam komunikasi harus disampaikan melalui cara dan media yang tepat,
bahasa yang di mengerti, kata-kata yang sederhana dan sesuai dengan maksud,
serta tujuan pesan itu akan disampaikan dan mudah dicerna oleh komunikan.

Menurut para Ahli:

 Menurut Onong Uchjana Effendy (1998)
Pesan adalah suatu komponen dalam proses komunikasi berupa paduan dari
pikiran dan perasaan seseorang dengan menggunakan lambang,
bahasa/lambang-lambang lainnya disampaikan kepada orang lain.
 Menurut Tasmara (1987)
Pesan adalah sesuatu yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan
melalui proses komunikasi.

Pesan sendiri dapat diamati dari berbagai perpektif, berikut teori pesan dalam
ilmu komunikasi yaitu:
 Teori semiotik, teori semiotik menjadi sangat penting karena memberikan
pemahaman terhadap pesan
 Teori Sosiokultural merupakan pendekatan terhadap peristiwa komunikasi
yang memerhatikan pemahaman tentang bagaimana suatu struktur sosial
masyarakat dibentuk melalui cara kita berkomunikasi atau berinteraksi antara
satu dengan yang lainnya.
 Teori Tradisi Sosio Psikologikal merupakan teori yang melihat pilihan setiap
individu dan strateginya tentang bagaimana cara agar maksud dari pesan
tersebut dapat dimengerti

1
  Teori Fenomenologikal adalah teori yang melihat dari sudut pandang tradisi
fenomenologi dimana pesan diteliti melalui cara manusia melakukan
interprestasi terhadapnya.

b. Pengertian Bisnis
Menurut para Ahli :
 Menurut Allan Afuah (2004) Bisnis adalah suatu kegiatan usaha individu 8
yang terorganisasi untuk menghasilkan dana menjual barang ataupun jasa
agar mendapatkan keuntungan dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat dan
ada di dalam industri.
 Menurut Griffin dan Ebert (2007: 4) bisnis adalah organisasi yang
menyediakan barang atau jasa untuk dijual dengan maksud agar
mendapatkan laba.
 Menurut Sukirno (2010: 20) Bisnis adalah kegiatan untuk memperoleh
keuntungan. Semua orang atau individu maupun kelompok melakukan
kegiatan bisnis pastinya untuk mencari keuntungan agar kebutuhan hidup
nya terpenuhi. Tidak ada orang yang melakukan bisnis untuk
mencari kerugian.

c. Pesan Bisnis
Pesan bisnis adalah suatu pesan atau surat yang digunakan oleh pengirim
(source) untuk menyampaikan informasi yang tertulis maupun tidak tertulis,
dalam penyelenggaraan kegiatan bisnis yang diterima oleh orang ataupun
organisasi (receiver). Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan,
pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak lainnya yang langsung
maupun tidak langsung berhubungan dengan organisasi kita. Pesan bisnis yang
efektif membutuhkan tiga langkah dalam proses menulis yaitu:
- Merencanakan pesan bisnis
- Menulis pesan bisnis
- Menyelesaikan pesan

B. PERENCANAAN PESAN BISNIS

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis.
Proses itu sendiri terdiri dari
a. Perencanaan tujuan audiens
b. Ide, saluran
c. Pengorganisasian ide
d. Membuat draf
e. Merangkai kata / kalimat/ paragraph

2
f. Dan merevisi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu
tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan
kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan
analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan
menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens,
memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens
apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui
kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional
dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan
emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada
hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.
Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat
kepentingan, formalitas, kompleksitas, kerahasian, emosi, biaya, dan harapan
audiens. Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan
menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan
ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar,
lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak
terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan
penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD,
dan slide. Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena
komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya
adalahsurat, memo, dan proposal. Setelah Memperoleh gambaran mengenai
berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal
langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang
mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan
baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan
tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-
pesan bisnis secara tertulis. Yang termasuk dalam perencanaan pesan bisnis
adalah:
1. Pemahaman Proses Komposisi
Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu;
merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga
melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses
penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
2. Perencanaan

3
 Beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya maksud
komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.
3. Pengorganisasian
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan
paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang
sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.
4. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan
disampaikan, gayapenulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat
pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai
perencanaan.
5. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda
harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi.
6. Mengapa tujuan harus jelas
Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses
pengambilan keputusan yang mencakup antara lain:
 keputusan untuk meneruskan pesan
 keputusan untuk menanggapi audiens
 keputusan untuk memusatkan isi pesan
7. Tujuan komuikasi bisnis.
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu: memberi informasi,
persuasi, dan melakukan kolaborasi
8. Cara menguji tujuan
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik
atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.
 apakah tujuan tersebut realistik
 apakah waktunya tepat
 apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
 apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan
9. Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
 Cara mengembangkan profil audiens.
Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang
susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami
kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal,
akantetapi akan menjadi sulit bila belum. dalam kasus ini komunikator
perku melakkukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

4
 - menentukan ukuran serta komposisi audiens
- siapa audiens
- reaksi audiens
- tingkat pemahaman audiens
- hubungan komunikator dengan audiens
 Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan
informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut
dengan lima tahap di bawah ini:
- cari apa yang diingikan oleh audiens
- antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
- berikan semua informasi yang diperlukan
- pastikan bahwa informasinya akurat
- tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens
a. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada
dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur
pesan – pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat
diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah
dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun
pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk
mencoba menggunakan pendekatan emosi.
10. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens delanjutnya adalah menentuka
cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada
satu tema pokok yaitu ide pokok. Sebelum menentukan ide pokok hal-hal
penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu:
b. Teknik Curah Pendapat
beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain:
- storyteller’s tour
- random list
- cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
- journalist approach
- quetion and answer approach
c. Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan
kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan
dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaika
selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan
diterima oleh audiens.

5
 11. Seleksi saluran dan media
Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran
yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.
d. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan
memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya
yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang
disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat
terbaca dari bahasa isyarat mereka.
e. Komunikasi Tertulis
Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai
keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan
mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan
kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi.

C. TUJUAN PENULISAN PESAN BISNIS

Tahap pertama dalam penulisan pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau
tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentu ingin menjaga nama baik di depan
khalayak, dan menghasilkan sesuatu yang baik untuk organisasinya. Sebelum
memutuskan untuk menyampaikan pesan bisnis kepada pihak lain. Anda harus
terlebih dahulu menjawab tiga pertanyaan penting: apakah tujuan realistis, apakah
waktunya tepat, dan apakah tujuan dapat diterima oleh organisasi. Rekan-rekan
saya Untuk dapat melakukan itu, Anda harus terlebih dahulu menetapkan tujuan
yang jelas dan terukur, sejalan dengan tujuan organisasi. Secara umum, ada tiga
tujuan pesan bisnis, yaitu:
a. Memberi informasi (informing)
Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada
pihak lain merupakan tujuan pertama dalam komunikasi bisnis. Misalnya
ketika perusahaan perusahaan membutuhkan calon pegawai, tentu akan
memasang iklan lowongan kerja melalui media massa. Dalam kegiatan
beriklan inilah proses pemberian informasi terjadi.
b. Melakukan persuasi (persuading)
Persuasi dilakukan kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat
dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan dalam negosiasi.
Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak
perlu memahami prinsip win-win solution. Artinya, kedua belah pihak yang
terlibat dalam negosiasi tersebut saling memperoleh manfaat tanpa merasa ada

6
 yang dikorbankan.
c. Melakukan kolaborasi (collaborating)
Melalui jalinan komunikasi bisnis yang ada, seseorang dapat dengan mudah
melakukan kerjasama bisni. Dengan adanya perkembangan teknologi
komunikasi, kolaborasi lintas negara dan benua pun semakin mudah untuk
dilakukan. (Badrianto, 2022).

D. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin
kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini
menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau
hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide
secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat
memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan
menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam
mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut:
d. Subjek dan tujuan harus jelas.
e. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
f. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
g. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama
dalam hal-hal berikut ini:
a. Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara
logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam
pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi
pesan.
b. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam
memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi
pesan tersebut.
c. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan
menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-
pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan
saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens
akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti

7
 alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan
mengerutkan dahi.
d. Mempermudah pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan
komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal
ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian
pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa
yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa
percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri
komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.

E. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

a. Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara
logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam
pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi
pesan.
b. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam
memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi
pesan tersebut.
c. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan
menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-
pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan
saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens
akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti
alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan
mengerutkan dahi.
d. Mempermudah pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan
komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal
ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian
pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa
yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa
percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri
komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.

8
F. PENGORGANISASIAN PESAN PESAN MELALUI OUTLINE
Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu
cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara:
a. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap
komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah,
tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta
yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka
outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan
adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara
bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu
untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien
dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu
mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami
pola pikir komunikator. Susunan suatu outline secra garis besar dapat
digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain:
- Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan
tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke
dalam dua hal yaitu: keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan
memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa
harus melakukan dan memikirkannya.
- Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna
dalam mendukung ide-ide pokok.
- Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang
dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.
b. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan
urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana
organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :
- Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan
pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal,
kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari
audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan
pendekatan ini.

- Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut

dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal,

9
 kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan
merespon negatif dan tidak menyenangkan.

Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri
audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap
selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan.
Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan
langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-
pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.

G. RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL
1. Permintaan Langsung (Direct Request)
Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian
langsung pada poin yang dituju. Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling
sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju.
Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan
langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin,
aduan atau klaim, permintaan kredit rutin. Isi dari sebuah surat Direct Request
harus terdiri dari 3 bagian antara lain:
 Bagian Awal
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi
tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat
yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele,
tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita
menjadi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat
permintaan tersebut.
 Bagian Pertengahan
Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada
bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud
permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat
menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan
menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang
pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita

10
 minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat
daftar dan memberi nomor secara berurutan.
 Bagian akhir
Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu
permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan
ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk
mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa
informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang
dapat dihubungi.

2. Permintaan Informasi Rutin

Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan
suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan
pangkat, audience pada umumnya akan kecewa. Pesan-pesan persuasi:
untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman, penjualan
produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Surat permintaan
rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam
kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan
bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham.
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan
positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.
Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat
berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.

 Permintaan dari dalam organisasi

Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun
beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk
tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat
waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang
diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan
karyawan, pimpinan dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor dan
sebagainya.
 Permintaan dari luar organisasi
Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan
para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan
bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi

11
untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru,
katalog buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis,
keinginan untuk berlangganan. Disamping itu, dapat juga memberikan
respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini
perlu diperhatikan tiga hal, yaitu: dimana kita membaca iklan tersebut,
jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap
untuk balasan surat.

12