MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS

CHAPTER 1 : MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

KELOMPOK 1 :

1. Realino Junior Barreta Mota (F0218122)

2. Keysha Radyana Kirana Dewi (F0223082)
3. Khairunisah (F0223083)
4. Kimberly Thiara Wisely Lhow (F0223084)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2024
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah proses pertukaran informasi antar individu melalui simbol, sinyal,
perilaku, atau tindakan. Komunikasi bisnis adalah bentuk komunikasi yang digunakan dalam dunia
bisnis untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi bisnis melibatkan pengiriman dan penerimaan
pesan menggunakan berbagai cara komunikasi seperti lisan, tulisan, dan sinyal nonverbal
Komunikasi antarpribadi adalah bentuk komunikasi antara dua orang atau lebih yang
cenderung santai, akrab, dan tidak kaku. Bentuk komunikasi ini sering terjadi dalam kehidupan
sehari-hari, seperti komunikasi keluarga, antarteman, atau antar karyawan.
Komunikasi lintas budaya terjadi antara individu dengan budaya yang berbeda akibat
perbedaan geografis. Komunikasi ini dapat terjadi antardaerah, antarwilayah, atau antarnegara.
Dalam komunikasi bisnis, seorang komunikator perlu memiliki kemampuan berkomunikasi
yang baik dan menggunakan berbagai alat atau media komunikasi untuk menyampaikan pesan bisnis
secara efektif. Mereka harus memahami cara menyusun kata-kata, menciptakan suasana yang
menarik, mengajak audiens berperan aktif, menggunakan humor, mengatur ruangan, dan memilih
media komunikasi yang tepat. Gerakan isyarat dan bahasa tubuh juga dapat digunakan untuk
memperkuat pesan bisnis.
Dalam kesimpulannya, komunikasi bisnis melibatkan pertukaran pesan antara individu dalam
konteks bisnis. Komunikator bisnis yang baik harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik
dan dapat menggunakan berbagai alat komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis mereka.

B. Bentuk Dasar Komunikasi

Komunikasi bisnis yang efektif bergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim
ataupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat
menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat
menggunakan pendengaran dan bacaan.
Dua bentuk dasar komunikasi yang sering digunakan di dalam dunia bisnis, yaitu
Komunikasi Verbal dan Komunikasi Non Verbal.
a) Komunikasi Verbal
Komunikasi Verbal adalah bentuk komunikasi yang banyak digunakan di dunia bisnis untuk
penyampaikan pesan kepada pihak lain, bisa melalui dua bentuk yaitu lisan (oral) atau tertulis
(written). Yang bertujuan untuk menyampaikan pesan bisnis dengan tegas dan jelas karena
bentuk komunikasi ini terstruktur dengan baik.
Contoh dari bentuk komunikasi ini, yaitu:
 Membuat dan mengirim surat ke perusahaan
 Membuat dan mengunggah informasi lowongan kerja
 Melakukan wawancara kepada calon pekerja atau pelamar di suatu perusahaan
 Melakukan negosiasi bisnis dengan orang lain
 Berdiskusi dengan rekan

Bentuk-bentuk komunikasi verbal:

 Berbicara dan Menulis
untuk mengirimkan pesan bisnis, pada umumnya orang lebih memilih berbicara
(speaking) daripada menulis (writing), karena lebih efisien dan cepat dalam
menyampaikan pesan. Dan pada prakteknya memberi pesan secara tertulis (writing)
lebih jarang digunakan, namun pesan yang sangat penting dan kompleks biasanya
disampaikan secara tertulis dalam bentuk surat bisnis, memo, dan laporan.
  Mendengar dan Membaca
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi dua arah. Untuk melakukan hal tersebut,
seseorang memerlukan keterampilan mendengarkan (listening) dan membaca (reading)
yang mumpuni. Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, keduanya
memerlukan pendekatan serupa, untuk dapat menyerap informasi dengan baik
seseorang harus dapat berkonsentrasi pada apa yang sedang dibaca atau didengar.
b) Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal
(nonverbal communications). Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan
kata-kata, mereka menggunakan gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat
untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal, yaitu :
 Mengangguk sebagai tanda setuju
 Simbol dilarang merokok sebagai tanda tidak boleh merokok di area tersebut
 Mengirim hadiah untuk rekan sebagai tanda memberi selamat untuk mereka yang
berhasil melakukan sesuatu
Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur,
sehingga membuat komunikasi nonverbal sulit dipelajari. Dalam dunia bisnis, seseorang bisa
saja mengekspresikan pesan-pesannya secara nonverbal (tidak secara tertulis atau lisan).
Namun, ekspresi secara nonverbal memiliki keterbatasan dalam mengomunikasikan suatu
pesan kepada pihak lain.
Menurut Thil dan Bovee dalam Excellence in Business Communications, komunikasi
nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu:
 Memberikan informasi.
 Mengatur alur suatu percakapan.
 Mengekspresikan emosi.
 Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.
 Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
 Mempermudah tugas-tugas khusus.
Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan kredibilitas dan
potensi kepemimpinan seseorang. Jika dapat belajar mengelola kesan yang dibuat dengan
bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara, dan penampilan, maka seseorang
akan dapat melakukan komunikasi dengan baik.

C. Proses Komunikasi
Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communication Today, 6e, proses komunikasi terdiri
atas enam tahap, yaitu :
1) Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
Sebelum mengirimkan pesan, pengirim pesan perlu menyiapkan ide atau gagasan yang akan
disampaikan kepada pihak lain atau audiens. Ide dapat berasal dari berbagai sumber yang sangat
beragam di sekitar kita. Dunia ini dipenuhi dengan berbagai informasi yang dapat dilihat, didengar,
dirasakan, dan diraba.
Ide-ide yang ada dalam pikiran kita kemudian disaring dan diorganisir ke dalam memori
dalam jaringan otak, menciptakan gambaran persepsi kita terhadap kenyataan. Setiap individu
memiliki peta mental yang unik karena cara pandang dan penyerapan pengalaman bersifat personal.
Dikarenakan sifat unik dari persepsi, ide yang ingin disampaikan seseorang mungkin berbeda
dengan pemikiran orang lain. Bahkan jika dua orang mengalami sesuatu yang sama, kesan mereka
bisa berbeda. Misalnya, dua orang yang mengikuti briefing dari pimpinan perusahaan mungkin
memiliki cerita yang berbeda karena masing-masing menyaring informasi dan hanya mengingat hal-
hal yang dianggap menarik atau penting.
Seorang komunikator yang efektif harus mampu menyaring hal-hal yang tidak relevan dan
fokus pada informasi yang penting dan relevan, suatu proses yang dikenal sebagai abstraksi dalam
dunia komunikasi.
2) Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
Dalam proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dipahami dengan sempurna.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, proses komunikasi dimulai dengan keberadaan ide dalam
pikiran, yang kemudian diubah menjadi pesan melalui kata-kata, ekspresi wajah, dan sejenisnya,
untuk kemudian disampaikan kepada orang lain.
Agar ide dapat diterima dan dipahami secara optimal, pengirim pesan perlu memperhatikan
beberapa faktor, seperti subjek (isi pesan), maksud atau tujuan, audiens, gaya personal, dan latar
belakang budaya. Sebagai contoh, orang Timur cenderung menggunakan bahasa taklangsung dan
bahasa penghalus dalam menyampaikan pesan. Contohnya, untuk menyatakan penolakan, seseorang
umumnya menggunakan kalimat-kalimat pembuka yang bersifat netral sebelum menyatakan sikap
penolakan.
3) Pengirim menyampaikan pesan
Setelah mengubah ide-ide menjadi pesan, langkah berikutnya adalah mentransfer atau
menyampaikan pesan melalui berbagai saluran kepada penerima pesan. Saluran komunikasi yang
digunakan dapat bervariasi dalam panjangnya, yang dapat memengaruhi efektivitas penyampaian
pesan.
Bila pesan-pesan yang panjang dan kompleks disampaikan secara lisan, ada kemungkinan
pesan tersebut mengalami distorsi atau bahkan bertentangan dengan pesan aslinya. Dalam
penyampaian pesan, berbagai media komunikasi, baik tertulis maupun lisan, dapat digunakan. Oleh
karena itu, penting untuk memperhatikan jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan.
4) Penerima menerima pesan
Komunikasi antara individu terwujud saat pengirim (komunikator) mengirimkan pesan dan
penerima (komunikan) menerima pesan tersebut. Contohnya, jika seseorang mengirim surat,
komunikasi efektif terjadi ketika penerima surat membaca dan memahami isinya.
Hal serupa terjadi saat seseorang menyampaikan pidato di hadapan umum; audiens, sebagai
penerima pesan, perlu mendengar dan memahami pesan-pesan yang disampaikan agar komunikasi
dapat terbentuk.
5) Penerima menafsirkan pesan
Setelah menerima pesan, langkah berikutnya adalah bagaimana penerima dapat
menginterpretasinya. Pesan dari pengirim harus jelas dan dapat dipahami oleh penerima, sehingga
untuk benar-benar menginterpretasinya, penerima harus memahami maksud yang dimaksud oleh
pengirim pesan.
6) Penerima memberi tanggapan dan ujian balik ke pengirim
Proses penafsiran pesan oleh penerima merupakan langkah krusial dalam mata rantai
komunikasi. Umpan balik, sebagai akhir dari rangkaian komunikasi, berfungsi sebagai respons dari
penerima pesan, memungkinkan pengirim untuk mengevaluasi sejauh mana pesan tersebut efektif.
Setelah menerima pesan, penerima memberikan tanggapan melalui berbagai cara, seperti ekspresi
wajah, senyuman, atau komentar singkat, yang menjadi sinyal bagi pengirim pesan.
Sebagai contoh, reaksi wajah seorang karyawan saat membaca surat dari pimpinannya dapat
menjadi indikasi umpan balik terhadap isi pesan. Umpan balik juga dapat mengidentifikasi faktor-
faktor penghambat komunikasi, seperti perbedaan latar belakang, penafsiran kata-kata, dan reaksi
emosional.
D. Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi
Faktor-faktor penghambat komunikasi, yaitu :
1) Masalah dalam mengembangkan pesan
Sumber masalah yang potensial dalam faktor ini yaitu dalam hal memformulasikan suatu
pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup munculnya keragu-raguan
tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya
pertentangan emosional atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan maka proses komunikasi akan
dimulai dengan sesuatu yang salah yang akan membawa kegagalan berkelanjutan atau terus menerus.
2) Masalah dalam menyampaikan pesan
Masalah paling jelas dalam faktor ini yaitu faktor fisik. Misalnya, terdapat sambungan kabel
yang kurang baik pada sound system-nya (antara tersambung dan tidak, sehingga muncul bunyi-
bunyi aneh), kualitas suara sound system yang kurang baik, lampu yang tiba-tiba padam, audiens
terhalang oleh pilar, salinan surat tak terbaca dan lain-lain.
Masalah lain yaitu bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang berlawanan
atau bermakna ganda. Bila dua buah pesan disampaikan sekaligus, akan muncul gangguan dalam
arus komunikasi.
3) Masalah dalam menerima pesan
Masalah yang muncul dalam faktor ini yaitu adanya persaingan antara penglihatan dengan
suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang dan kondisi lain yang dapat mengganggu
konsentrasi penerima. Contohnya, ketika sedang mewawancarai pelamar kerja, terdengar suara
tabuhan gamelan dari seberang bangunan yang kebetulan juga berdampingan dengan tempat
melakukan wawancara kerja. Dengan kondisi itu, akan merasa terganggu dalam melakukan
wawancara kerja.
Dalam beberapa kasus, gangguan arau masalah dapat muncul berkaitan dengan kesehatan si
penerima pesan. Contohnya, pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau
bahkan sakit kepala. Meskipun tidak menghambat jalur komunikasi secara keseluruhan, tetapi hal-
hal tersebut dapat mengurangi kesempurnaan penerimaan pesan. Gangguan yang paling umum
terjadi adalah kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi. Kadang-kadang pada saat
berkomunikasi, pikiran melayang memikirkan hal-hal lain di luar yang dibicarakan.
4) Masalah dalam menafsirkan pesan
Perbedaan latar belakan, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional dapat
menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan. Contohnya, dua
orang berasal dari daerah dengan latar belakang budaya dan dialek yang berbeda. Orang pertama
memiliki sifat bicara lembut atau halus, sedangkan yang lain memiliki sifat bicara yang cenderung
meninggi atau meledak-ledak. Kalau masing-masing tidak mampu memahami latar belakang budaya
pihak lain dengan baik, akan terjadi banyak kesalahpahaman di antara mereka yang diakibatkan oleh
kesalahan dalam menafsirkan pesan.
 Perbedaan latar belakang
Perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, kondisi ekonomi, latar
belakang budaya, tempramen, kesehatan, kecantikan, popularitas, atau agama dapat
mempersulit atau paling tidak menganggu proses komunikasi.
Secara umum, kemampuan untuk menyerap informasi bergantung pada pengalaman
masa lalu dan biasanya berlangsung lama. Oleh karena itu, bila belajar sesuatu yang baru,
seseorang cenderung untuk mencocokkannya dengan pola yang telah ada. Jika informasi baru
tidak cocok, terdapat kecenderungan untuk mengubah dan bukannya menata kembali pola
yang ada.
 Oleh karena itu, bila seseorang berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki
pengalaman dan harapan yang serupa, apa yang ia katakan otomatis cocok dengan kerangka
berpikir orang lain tersebut. Bila menghadapi orang-orang yang memiliki latar belakang yang
berbeda, apa yang ia katakan mungkin akan ditafsirkan dari sudut pandang yang berbeda.
 Perbedaan penafsiran kata
Masalah dalam memahami pesan sebenarnya terletak pada bahasa yang menggunakan
kata-kata sebagai symbol untuk menggambarkan suatu kenyataan. Karena latar belakang
yang berbeda, maka setiap orang akan memiliki pengertian atau pemahaman yang berbeda
pula terhadap kata yang sama. Contohnya, dengan menyebutkan kata “roti” tentu ditiap
pikiran orang akan memiliki gambarannya masing-masing. Entah itu roti bolu, roti cokelat,
roti gulung dsb. Barangkali orang lain juga akan memahami pengertian roti dari sisi yang
lain, misalnya berdasarkan rasanya atau dari merek roti itu sendiri.
 Perbedaan reaksi emosional
Seseorang mungkin bereaksi secara berbeda terhadap kata yang sama pada keadaan
yang berbeda. Suatu pesan yang jelas dan dapat diterima di suatu kondisi akan dapat
membingungkan dalam situasi yang berbeda. Hal ini bergantung pada hubungan emosional
antara penerima dan pengirim pesan.

E. Bagaimana Memperbaiki Komunikasi

Dalam melakukan suatu komunikasi, terkadang hasilnya tidak sesuai dengan apa yang kita
harapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang dilakukan tidak efektif karena tidak mencapai sasaran
dengan baik.
Beberapa persyaratan dalam berkomunikasi sehingga menghasilkan komunikasi yang efektif,
yaitu :
1) Persepsi
Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan
disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak. Bila prediksinya tepat, audiens akan
dapat membaca dan menerima tanggapannya dengan benar. Kemudian audiens sebagai
penerima pesan akan mengantisipasi bagaimana reaksi komunikator dalam menyusun umpan
balik, sembari tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaman dalam
komunikasi tersebut.
2) Ketepatan
Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar komunikasi yang
dilakukan mencapai sasaran, seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang
ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila hal itu diabaikan, yang muncul adalah kesalahan
komunikasi
3) Kredibilitas
Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki keyakinan dan optimism yang tinggi
bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian pula, komunikator harus
mempunyai keyakinan bahwa substansi atau inti pesan yang ingin disampaikan kepada pihak lain
benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Di samping itu, komunikator juga
harus memahami dengan baik apa maksud dan tujuan penyampaian suatu pesan tersebut.
4) Pengendalian
Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan
yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak,
mengubah pikiran atau lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan
audiens terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens
 bergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan
komunikasi
5) Keharmonisan/keserasian
Komunikator yang baik akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan
audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancer dan mencapai tujuannya. Seorang
komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada
audiens.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan dalam berkomunikasi dengan
memperhatikan tiga hal, yaitu :
 Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan maksud dan
tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. Katakan apa yang dikehendaki dengan menggunakan
bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, dan tidak bertele-tele. Jelaskan hal-hal yang penting
dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang butir-butir tersebut.
 Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
Melalui pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat membuat audiensnya lebih
mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Penyampaian pesan secara lisan (oral)
akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian pesan teratur, rapi, nyaman, sejuk dll.
 Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan
Cara dan waktu penyampaian harus direncanakan dengan baik guna memperoleh umpan balik yang
bermanfaat. Jika menginginkan umpan balik yang cepat dapat melalui tatap muka atau melalui
telepon. Akan tetapi, bila umpan balik yang cepat tidak terlalu dipentingkan, sarana tertulis (surat)
dapat menjadi alternatif lain.