Page 1 of 50

BAB I
MELAKUKAN KOMUNIKASI BISNIS



A. BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang
biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan

melibatkan dua orang atau lebih
Komunikasi
menggunakan cara-cara (melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal)


Komunikasi Bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal

Verbal == melalui tulisan dan lisan
Bentuk Dasar
Komunikasi
Non Verbal == bahasa tubuh, ekspresi


Komunikasi dalam bisnis dapat efektif tergantung pada keterampilan menyampaikan (melalui
tulisan dan berbicara) dan menerima (mendengar dan membaca) pesan-pesan bisnis.

B. BENTUK KOMUNIKASI VERBAL

Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis. Setiap orang
dalam suatu komunitas berkomunikasi secara verbal dalam menyampaikan pesan atau informasi.
Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk menyatakan ide. Gaya dalam
berlomunikasi disesuaikan dengan situasi, dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya bicara sangat
berpengaruh terhadap minat lawan komunikasi. Mengungkapkan pesan verbal diperlukan
keterampilan menggunakan kata-kata sederhana dan dapat dipahami oleh lawan komunikasi.
Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk komunikasi yang paling sering dilakukan.
Hal ini menjadikan orang lebih memilih berbicara daripada menulis dalam berkomunikasi. Dengan
komunikasi lisan orang dapat langsungmendapat umpan balik, sedangkan pada komunikasi tertulis
orang harus menyusun pesan, menulis , mengirim, dan menunggu tanggapan sebagai umpan balik.
Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan dengan cara lain
seperti dibawah ini :
1. Membuat dan mengirim surat klaim
2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain
3. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain
4. Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan
5. Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
6. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk
baru
7. Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)
8. Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan
Page 2 of 50

9. Mengadakan briefing dengan staf karyawan
10 Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah
11. Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji
12. Melakukan teleconference dengan pihak lain.
13. Melalui komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang
disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik.

C. BENTUK KOMUNIKASI NON VERBAL

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal. Sebelum manusia menggunakan kata-kata , manusia telah menggunakan gerakan-
gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Komunikasi non verbal dapat tercermin dari perilaku atau tingkah laku seperti dibawah ini :
1. Menggerakan gigi untuk menunjukan kemarahan
2. Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berfikir
3. Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untum menunjukkan kamar
sesuai dengan jenis kelaminnya
4. Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melam
5. Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati
dan penghormatan
6. Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain
7. Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.
8. Asbak diatas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok
9. Mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita
Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam
perasaan serta maksud yang dikandungnya.
Kebaikan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya. Dari bahasa tubuh atau isyarat yang
yang keluar dari seseorang kita dapat menangkap maksud yang paling dalam dari orang tersebut.
Jika dibandingkan dengan kata-kata lebih dapat diatur sehingga kita kadang-kadang merasa tertipu
dengan kata-kata.
Komunikasi nonverbal memiliki beberapa tujuan penting seperti contoh dibawah ini :
1. Menyediakan atau memberikan informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekspresikan emosi
4. Memberi sifat, melengkapi, mengembangkan komunikasi verbal
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
6. Mempermudah tugas-tugas khusus

D. PERANAN KOMUNIKASI BISNIS

Pengalaman komunikasi dapat membantu mengungkapkan kepribadian dan membangun
hubungan yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku. Komunikasi dilakukan untuk memahami
sikap dan prilaku manusia.
Dalam dunia bisnis sering kita amati kegiatan dilakukan yang membutuhkan interaksi
diantara orang-orang yang ada didalamnya seperti :
1. Bekerja sama menentukan tujuan yang ingin dicapai,
2. Menyusun rencana kerja,
3. Mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya.
4. Pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan
5. dengan berbagai pihak di luar organisasi.
Page 3 of 50

Komunikasi biasanya dilakukan tidah hanya secara individu namun juga dapat dilakukan
secara tean atau kelompok. Komunikasi yang dilakukan secara individu memerlukan keterampilan
tersendiri bagi individu yang bersangkutan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi individu dapat berjalan secara efektif
antarlain :
1. Terbuka (transparan), setiap pesan atau informasi harus disampaikan secara apa adanya
atau objektif sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Hindari usaha menutupnutupi pesan atau
informasi, hendaknya pesan atauinformasi disampaikan salam kondisi apapun walau terkadang
akibat yang ditimbulkannya dirasakan kurang baik.
2. Tidak arogan, dalam penyampaian pesan atau informasi sebaiknya sikap sombong dan
merasa bahwa dirinya adalah yang paling benar perlu dihindari.
3. Adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dengan informasi bisnis,
dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam memahami setiap perubahan yang terjadi di sekeliling
dan yang menyangkut perubahan terhadap informasi.
4. Kompeten, keahlian komunikasi memang menjadi hal dasar yang wajib dimiliki oleh
individu, terlebij jika menyampaikan informasi di depan khalayak ramai.
5. Antusias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah khasanah pengetahuan
dan keterampilan dalam berkomunikasi, juga selalu mencari hal-hal yang belum pernah dijumpai.
6. Penuh perhatian, selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap individu dituntut
pula memiliki keahlian dalam mendengar atau menyimak. Juga selalu concern terhadap apa yang ia
sampaikan.
7. Cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang perlu
dikemukakan selama komunikasi
8. Sabar dan penuh pengertian ; bahkan pada saat-saat menghadapi orang-orang yang
perangainya tidak terpuji sekalipun
9. Jujur, mempunyai integritas yang tinggi
10. Menguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi
11. Memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode memberikan dan
menerima pesan secara efektif.

Peran Komunikasi Non Verbal Dalam Dunia Bisnis


















Gambar 1.1.
Page 4 of 50

Dari gambar tersebut terlihat bahwasannya selain kemampuan verbal seseorang juga harus
memiliki kemampuan nonverbal dalam melakukan komunikasi. Ternyata kemampuan nonverbal
seseorang akan berdampak pada kredibilitas dan potensi seseorang. Seseorang akan dianggap
mampu dalam menyampaikan pesan dan informasi kepada khalayak jika ditunjang dengan
kemampuan diri yang memadai dalam menafsirkan pesan nonverbal.
Hal ini juga akan menjadi barometer seseorang dalam mengukur potensi dirinya, apakah ia
mampu untuk menyampakan pesan atau informasi secara baik dan benar, tidah hanya terlihat dari
isi materi pesan yang disampaikan tetapi juga teknik atua metode cara penyampaian pesan
tersebut.
Apabila hal ini dapat dilakukan maka ia akan termasuk dalam komunikator yang baik yang mampu
menyampaikan dan mengelola pesan atau informasi secara efektif, terlebih dalam menyampaikan
pesan bisnis.

E. PROSES KOMUNIKASI

Secara garis besar proses komunikasi terhat pada gambar dibawah ini.

























Gambar 1.2. Proses komunikasi

Komunikasi merupakan sumber kehidupan sebuah organisasi yang menjebatani informasi dari
dua arap antara pengirim dan penerima pesan. Proses komunikasi itu sendiri terdiri dari beberapa
tahap, yaitu :
1. Pengirim memiliki ide yang ingin disampaikan kepada pihak lain.
2. Pengirim mengubah idenya menjadi pesan. Pasa saat ide di ubah menjadi pesan yang akan
diterima oleh pihak lain, ia menentukan bentuk pesan (kata, ekspresi wajah, isyarat), panjang
Page 5 of 50

uraian pesan, susunan, nada, dan gaya, yang semua tergantungpada ide, penerima pesan , dan
suasana hati si pengirim pesan
3. Pengirim menyampaikan pesan. Untuk mengirim pesan kepada penerima perlu dipilih
saluran komunikasi (verbal atau nonverbal) dan media yang sesuai. Saluran dan media yang dipilih
tergantung pada pesan yang akan disampaikan, lokasi penerima, sifat pesan, dan formalitas.
4. Pihak penerima menerima pesan. Komunikasi terjadi apabila penerima mnerima pesan
terlenih dahulu. Jika pesan yang dikirim dalam bentuk surat, penerima telah membacanya dan
memahami pesan yang diterima. Apabila pesan yang diterima dalam bentuk presentasi lisan,
penerima harus dapat mendengar pembicara dan memperhatikan pesan yang disampaikan.
5. Penerima menafsirkan pesan. Penerima harus menyelaraskan pemikiran dengan pihak
penerima pesan, mnerima dan memahaminya, kemudian pesan yang diterima disimpan dalam
pikiran.
6. Penerima memberikan reaksi dan mengirim umpan balik. Umoan balik berupa respon
penerima, sebagai batas akhir rangkaian komunikasi. Umpan balik merupakan unsur utama dalam
proses komunikasi karena umpan balik memungkinkan pihak pengirim pesan untuk mengevaluasi
efektivitas pesan yang dikirim.


































Page 6 of 50



BAB II
PERENCANAAN
PESAN-PESAN BISNIS





A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena
itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis
yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan
komunikasi.
Proses komposisi bukan merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-
langkah dalam penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis,
melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.
Proses komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-tahapan :
1. Perencanaan, meliputi maksud dan tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan,
ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, saluran atau media yang akan digunakan
2. Organisasi dan Komposisi, mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam
bentuk draft yang berkaitan dengan komitment pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata,
kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima
pesan serta memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.
3. Revisi, proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat
pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah di
ekspresikan dengan benar.

B. TAHAPAN PERENCANAAN PESAN BISNIS

Komunikator yang baik menyadari bahwa tahapan dalam proses komposisi kadang-kadang terjadi
kesalahan komposisi. Karena itu dalam menyusun pesan tertulis perlu memperhatikan beberapa
tahapan sebagai berikut :
1. Penentuan Tujuan
Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan
pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad baik audiens dan menciptakan
kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa mengesampingkan tujuan tertentu yang hendak
dicapai.
Tujuan umum seyiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan
menjalin kerjasama dengan audiens. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu
organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
b. Keputusan untuk menanggapi audiens
c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi :
a. Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
Page 7 of 50

b. Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat
dipahami dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi bisnis.
c. Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang
lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat melakukan kerjasama
bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
2. Pertimbangan Pengiriman Pesan
Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan
yang meliputi hal-hal berikut :
a. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh
karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara
realistis.
b. Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan
penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan dapat
disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan
ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.
c. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat
diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik
dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.
d. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai
dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi didalamnya
dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.
3. Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah
memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Menyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman
mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka
ketahui. Untuk menjawab semua itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens
tersebut, hal itu dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut :
a. Mengembangkan profil audiens dengan cara :
Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang
jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah
kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya,
untuk audiens dalam jumlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan
gaya atau format penulisan yang formal.
Menentukan siapa audiensnya
Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang
paling dominan diantara mereka.
Mengetahui bagaimana reaksi audiens
Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari
audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi
sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan
diskusi karena akan kurang efektif.
Mengetahui pemahaman audiens
Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens,
seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang
terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus
dididik.
Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens
Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator
menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar
Page 8 of 50

audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat
tersampaikan dengan baik.
b. Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut:
Menemukan keinginan audiens
Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa
yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta.

o Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya
Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terlewatkan.
Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini
untuk mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh
komunikator.
Informasi yang diberikan harus akurat
Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat
dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi,
seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya.
Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens
Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan
perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah
disampaikan.
c. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang
rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk
mengubah perilaku mereka.
d. Penentuan Ide Pokok
Isi dari pesan bisnis tersurat pada :

Topik pokok subjek pesan yang lebih luas

Ide pokok pernyataan tentang suatu topik,menjelaskan tentang isi dan tujuan topik.

Metode identifikasi terhadap ide pokok :
Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan
pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan
mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik brainstorming yang sering
digunakan antara lain storytellers tour, random list, conclusions finding recommendation (CFR)
worksheet, journalistic approach, dan question and answer chain.

o Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Apabila kita menyampaikannya secara panjang lebar justru
akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. Ide
pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin
yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide-ide pokok yang disampaikan mudah dimengerti dan
diterima oleh audiens.

C. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written). Pilihan mendasar
Page 9 of 50

antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan
karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya dalam
memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan
adalah sederhana, tidak diperlukan catatan yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain
percakapan, antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja,
pertemuan kelompok, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi
penting lainnya. Agar komunikasi lisan dapat berjalan dengan baik dan menarik, perlu adanya
sarana pembantu yang dapat mendukungnya. Sarana pembantu tersebut biasanya berbentuk audio
visual seperti film, video clip, LCD Projector, dan tampilan slide show.
2. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan.
Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan
mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan
bersifat kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya pengiriman
serta harapan audiens.































Page 10 of 50

BAB III
KEAHLIAN KOMUNIKASI :
MENYIMAK






A. ARTI PENTING MENYIMAK

Tujuan menyimak (mendengarkan adlah untuk mengidentifikasikan sesuatu yang diinginkan oleh
seorang selama dan sesudah mengikuti suatu pesan atau informasi tertentu. Pada saat menetapkan
tujuan seseorang perlu mengetahui alasan melakukan penyimakan (mendengar). Secara umum,
orang menyimak atau mendengarkan sesuatu untuk memahami, mengingat, menganalisis, dan
mengevaluasi isi dari pesan atau informasi, dan meningkatkan hubungan empatik dengan orang
lain.
Menyimak (mendengarkan) adalah suatu orientasi penerima terhadap proses komunikasi,
karena komunikasi melibatkan sumber dan penerima, menyimak terdiri atas peranan yang
dimainkan si penerima dalam proses komunikasi.
Pada proses menyimak atau mendengarkan terdapat peruses memahami ide dalam suati informasi
yang disampaikan oleh seseorang baik secara lisan maupun non lisan. Pada waktu menyimak atau
mendengarkan untuk memahami konsep yang merupakan pokok informasi atau pesan harus
dipisahkan dari uraian tambahan.
Dalam dunia bisnis memandang menyimak sebagai sesuatu yang kritis bagi keberhasilan suatu
pekerjaan.
Faktor utama dalam komunikasi adalah kemampuan melihat gagasan dan sikap yang diungkapkan
dari sudut pandang orang lain.
Pesona dalam proses menyimak dapat membantu dalam melakukan umpan balik, bekerja
dalam kelompok, memberikan tanggapan keberatan dan aspek-aspek komunikasi bisnis lainnya.

B. SIFAT PROSES MENYIMAK

Menyimak adalah suatu aktivitas tunggal , tetapi para penyimak melakukan
berbagaimaktivitas yang berhubungan dan berkaitan dengan upaya mereka yang berfungsi sebagai
penerima dalam proses komunikasi.
Memahami proses menyimak membuat orang mengetahui alasan yang menyebabkan pesan
komunikasi lisan seringkali tidak lengkap diterima audiens. Menyimak merupakan rangkaian dari
beberapa aktivitas antar lain :
1. Memperhatikan, dalam aktivitas ini orang mendengarkan dan mencatat pesan.
Penerimaan pesan dapat terganggu oleh suara gaduh, pendengaran yang lemah, atau tingkat
perhatian yng rendah.
2. Menafsirkan, memahami pesan sesuai dengan penilaian, ide, harapan, dan pengalaman
pribadi. Kerangka referensi pembicara dapat berbeda dengan yang ada dalam pikiran audiens
sehingga perlu mengetahui maksud pembicaraan.
3. Mengingat, menyimpan pesan di dalam memori untuk referensi untuk waktu yang akan
datang. Selama menyimak, audiens harus mengingat pesan yang didengarnya dengan membuat
catatan di dalam ingatan tentang informasi yang disampaikan.
Page 11 of 50

4. Mengevaluasi, dengan kemampuan berpikir kritis, audiens akan menilai pernyataan yang
dilontarkan oleh pembicara, membedakan antara fakta dan opini, dan mengevaluasi bukti yang
dikemukakan.
5. Memberi tanggapan, pada komunikasi yang terjadi dalam kelompok, tanggapan awal
dapat berupa umpan balik secara verbal tetapi dapat saja bentuk tanggapan berupa hal lain, seperti
tepuk tangan, tertawa atau diam.
Terlihat bahwa perlu adanya perlakuan terhadap penyimak sebagai partisipan aktif dalam
proses komunikasi. Satu-satunya langkah yang membutuhkan sedikit usaha pada pihak penyimak
adalah mendengarkan. Karena mendengarkan merupakan suatu kegiatan penerimaan suara.
Mendengar pada dasarnya merupakan syarat penting untuk melakukan penyimakan.

C. SYARAT-SYARAT MENYIMAK YANG EFEKTIF

Pada saat melakukan proses penyimakan ada beberapa persyaratan yang harus diperhatikan
agar proses menyimak (mendengarkan) berjalan secara efektif antara lain:
1. Mempunyai atensi untuk mendengarkan
2. Mendengarkan dan memahami arti kata-kata yang diucapkan pembicara
3. Menguasai bahasa yang dipergunakan pembicara
4. Memahami arti kalimat-kalimat dan ungkapan yang dipergunakan pembicara
5. Menyaring inti dan memisahkannya dari bunga-bunga pembicaraan, membedakan fakta
dan opini pembicara
6. Memberikan reaksi terhadap pesan yang diberikan.

D. FAKTOR PENYEBAB PROSES MENYIMAK TIDAK EFEKTIF

Terkadang dalam melakukan proses menyimak (mendengarkan) sering terjadi hal-hal yang kita
simak menjadi tidak efektif, biasanya ini terjadi dikarenakan faktor-faktor berikut ini :
1. Lebih Banyak Berbicara Daripada Menyimak
Kita sering kali lebih suka mendengar suara kita sendiri dan merasa bahwa tak satupun yang
dikatakan orang lain semenarik dengan kita. Biasanya orang akan lebih dan ingin berbicara
daripada menyimak. Hal ini disebabkan dalam proses menyimak seseorang akan bersifat pasif yang
kadang kala akan menimbulkan kejenuhandan kebosanan.

2. Sindrom Hiburan
Pada dasarnya, setiap manusia memiliki kesukaan akan hiburan, setiap penyimak selalu
mengharapkan atau menuntut para pembicara menyampaikan informasi yang menarik dan bersifat
menghibur mereka. Tidak semua pembicara mampu menyampaikan informasi yang bersifat
menarik dan mengandung unsur hibuan, hal ini yang sering kali menyebabkan para audiens
menjadi jenuh. Untuk itu setiap penyimak perlu mengkondisikan kapan seorang pembicara harus
menyampaikan informasi yang bersifat menghibur, serta bagi pembicara hendaknya mampu
mangkombinasi materi yang disampaikan sedemikian rupa agar terlihat menarik dan disukai
audiens.
3. Mengutamakan Prasangka
Hal ini akan menimbulakan proses penyimakan yang kurang efektif karena kurangnya perhatian
dalam memahami pembicara serta adanya pemberian analisis dan evaluasi yang buruk terhadap
pesan yang disampaikan. Walaupun berprasangka merupakan sesuatu yang tidak salah namun
apabila tidak pada tempatnya tentu akan menimbulkan persepsi yang berbeda antara pembicara
dan audiens.
4. Menyimak Secara Tidak Kritis
Page 12 of 50

Terkadang dalam proses menyimak, paudiens dihadapkan pada kondisi dimana kurangnya
perhatian pada informasi yang disampaikan. Hal ini tentunya dapat menyebabkan materi yang
disampaikan idak sepenuhnya dapat dimengerti oleh audiens dengan baik. Ini akan berdampak
pada respon atau tanggapan yang akan diberikan oleh audiens. Oleh karena itu diperlukan proses
penalaran dan pengkritisan terhadap materi-materi yang disampaikan.
5. Terpengaruh Oleh Gangguan
Gangguan biasanya akan mengalihkan perhatian audiens ke hal-hal lain diluar materi yang
disampaikan. Biasanya gangguan tersebut dapat terjadi dari faktor dalam diri audiens sendiri atau
dari faktor lain yang ada disekelilingnya. Tidak betah berlama-lama ditempat pertemuan, sifat
tergesa-gesa, sakit kepala, merasa bosan, dan lain sebagainya merupkan contoh dari faktor yang
ada dalam diri audiens. Faktor yang muncul dari luar diri audiens biasanya menyangkut hal-hal
yang terjadi disekitar mungkin dapat saja disebabkan karena kondisi ruangan yang panas, pengeras
suara yang buruk, cuaca yang buruk yang menimbulkan kegelisahan, suara-suara bising d luar
gedung, dan sebagainya dapat saja menjadi gangguan tersendiri bagi audiens dalam memahami
informasi yang disampaikan.
6. Rasa Takut Terhadap Materi yang Sukar
Dalam proses menyimak biasanya audiens dihadapkan pada hal-hal yang sifatnya baru dan
terkesan sukar untuk dimengerti. Biasanya hal ini terjadi jika sebelumnya audiens tidak memiliki
pengetahuan terlebih dahulu terhadap materi tersebut. Pada saat dihadapkan pada kondisi seperti
itu biasanya audiens akan mencoba menghindar dengan alasan-alasan tertentu, walaupun dalam
kenyataannya ia harus tetap mengerti akan materi tersebut. Alasan utama menhindar dari materi
tersebut adalah ketakutan akan kegagalan yang akan diterimanya.
Oleh karena itu bagi setiap audiens haruslah menerapkan sikap sabar serta mencoba sekuat tenaga
dan termotivasi untuk mampu memahami materi yang sifatnya sukar dimengerti tersebut.



E. PETUNJUK PENYIMAKAN YANG EFEKTIF

Ada beberapa tips atau petunjuk yang dapat dijadikan sebagai bahan kajian agar proses
menyimak dapat berjalan dengan efektif antara lain:
1. Memberikan Perhatian yang Besar
Hendaknya pada saat melakukan proses penyimakan (mendengarkan) audiens mencoba mencoba
menyisihkan sebagian dari dirinya untuk mencoba memahami arti dari setiap pesan atau informasi
yang disampaikan. Pemahaman ini sangat penting untuk dilakukan karena berhasil atau tidaknya
seorang pembicara atau komunikator dalam menyampaikan sesuatu tergantung dari sejaumana
lawan komuniasi (audiens) memahaminya. Agar mampu menciptakan perhatian yang besar,
audiens harus dapat menghilangkan berbagai macam gangguan yang mungkin akan mengganggu
konsentrasi dalam memahami pesan atau informasi.
2. Memahami Sifat Komunikasi Non Verbal
Terkadang dalam penyampaiannya, seorang komunikator atau pembicara lebih sering
menggunakan komunikasi nonverbalnya agar audiens lebih cepat dalam memahami setiap pesan
atau informasi. Tidak semua audiens terntunya memiliki kemampuan dalam menafsirkan setiap
bentuk komunikasi nonverbal yang dilakukan oleh pembicara. Bagi pembicara hendaknya perlu
memperhatikan kaidah atau petunjuk dalam menggunakan komunikasi nonverbal, harus mampu
menempatkannya dalam kondisi yang sesuai, sehingga pesan yang disampaikan akan dimengerti
oleh seluruh audiens.
3. Memahami Simbol Verbal atau Pesan
Selaim memahami hal-hal yang bersifat nonverbal, inti dari proses menyimak adalah mengerti akan
pesan utama atau inti dari pesan yang dimaksud. Biasanya para pembicara akan menggunakan
Page 13 of 50

berbagai macam cara agar pesan yang ia sampaikan dapat mengena pada sasaran. Hal ini juga
menyangkut dari penyampaian materi pesan yang dibuat. Pesan yang disampaikan harusnya
disajikan dalam bentuk yang realistis dan tidak mengada-ada, dapat berupa data, hasil penelitian
maupun pesan dalam bentuk tertulis lainnya. Bagi para audiens diperlukan kemampuan analisa
untuk memahami pesan-pesan tersebut.

F. MENINGKATKAN KEMAMPUAN MENYIMAK

Kemampuan menyimak (mendengarkan) dapat ditingkatkan dengan mengembangkan
kebiasaan secara sadar yang membedakan antara pendengar yang efektif dan yang tidak.
Strategi yang dapat dilakukan setiap individu dalam meningkatkan kemampuan menyimak
(mendengarkan) dapat dilakukan melalui cara-cara seperti terlihat dibawah ini, antara lain :
1. Mengetahui kelebihan pembicara dalam subjek yang merupakan sesuatu yang belum
pernah diketahui oleh audiens.
2. Bersikap netral agar dapat mengurangi dampak emosional terdapad sesuatu yang
disampaikan, dan dapat menahan sikap menolak sampai seluruh pesan di dengar.
3. Mengatasi gangguan dengan menutup pintu atau jendela dan lebih mendekati pembicara.
4. Mendengar konsep dan pokok pikiran, serta mengetahui perbedaan antara ide, dan contoh,
bukti dan argumen.
5. Meninjau ulang pokok pembicaraan.
6. Tetap berpikir terbuka dengan mengajukan pertanyaan yang mengklarifikasikan
pemahaman.
7. Tidak menyela pembicaraan.
8. Memberikan umpan balik (feed back)
9. Mengevaluasi dan mengkritisi isi pembicaraan, bukan pembicaranya.
10. Membuat catatan tentang pokok pembicaraan.
Selain yang sudah disebutkan diatas, untuk meningkatkan kemampuan menyimak (mendengarkan)
secara efektif, tingkat penerimaan informasi diidentifikasikan dalam empat tahapan yang dapat
membantu pengukuran efektivitas menyimak. Dapat dilihat pada ilustrasi gambar dibawah ini.

G. UMPAN BALIK (FEED BACK)

Umpan balik (feed back) berhubungan erat dengan proses menyimak (mendengarkan).
Oengembangan pemahaman dan pengetahuan tentang cara kerja umpan balik dapat meningkatkan
kemampuan menyimak (mendengarkan).
Umpan balik terdiri dari semua pesan verbal dan nonverbal yang disampaikan baik secara sadar
atai tidak dalam merespon komunikasi dari pihak lain. Umpan balik seringkali diungkapkan secara
implisit.
Umpan balik dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu :
1. Umpan Balik Evaluatif
Respon yang diungkapkan pada saat orang memberikan penilaian atas sesuatu yang dibicarakan.
Pada saat seseorang meminta penilaian atas aktivitas yang dilakukan akan mengundang respon
yang bersifat evaluatif. Umpan balik ini cenderung membentuk perilaku yang bersifat tetap selama
perilaku tersebut bergerak sesuai dengan arah perilaku yang terdahulu.Umpan balik jenis ini juga
bersifat korektif yang berfungsi mencegah perilaku konikator atau pembicara yang tidak
diharapkan.
2. Umpan Balik Non-evaluatif
Bersifat tidak diungkapkan secara terbuka pada tindakan pembicara (komunikator), melainkan
diterapkan pada saat seseorang ingin mengetahui lebih banyak tentang perasaan orang lain untuk
merumuskan pendapatnya tentang suaru subjek tertentu. Pada saat menawarkan umpan balik ini
Page 14 of 50

seseorang tidak mengacu pada pendapat dan penilaian pribadi, melainkan hanya memberikan
penjelasan, bertanya, atau menunjukkan minat pada subjek yang sedang dikomunikasikan.
Meskipun tidak bersifat memberi penilaian,umpan balik ini sering diartikan sebagai sesuatu yang
positif, yaitu sikap lawan komunikasi semakin percaya pada waktu orang lain mencermati dan
menawarkan dukungan ketika dia berusaha mengatasi persoalan yang dihadapi. Umpan balik jenis
ini memberikan kesempatan kepada orang lain untuk mengatasi sendiri permasalahan yang
dihadapinya untuk mendapatkan solusi.
































Gambar 3.1. Skala Tingkat Penggunaan Energi
Menyimak

Keterangan gambar:
Gambar dibagian bawah sempit dan mengarah ke atas searah dengan tanda panah semakain lebar
menunjukkan bahwa menyimak (mendengar) sampai dengan tingkat mendengarkan untuk
mengetahui isi pesan diperlukan sedikit energi, dan semakin keatas semakin banyak diperlukan
energi. Energi terbesar diperlukan pada saat seseorang mendengarkan dengan aktif.



Page 15 of 50

Umpan balik ini meliputi tiga klasifikasi antara lain :
a. Penyelidikan, yaitu teknik nonevaluatif untuk memperoleh informasi dari pihak lain dan
menunjukkan kesedian untuk mendengarkan masalah yang dihadapi.
b. Pemahaman, pada saat berusaha memahami perkataan pihak lain, seseorang akan
mengulanghi perkatan yang didengarnay. Pengulangan menunjukkan perhatian kepada pihak lain
dan permasalahan yang dihadapi.
c. Dukungan, Biasanya diberikan dalam bentuk kata-kata empatik untuk membangkitkan
semangat dan harapan.










































Page 16 of 50

BAB IV

PENGORGANISASIAN
PESAN-PESAN
BISNIS







A. ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan,
terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan
tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan
akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens.
Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi
komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai
berikut :
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal
berikut ini :
1. Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan,
dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah
dalam memahami maksud dan isi pesan.
2. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud
pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.
3. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu
audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi
atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu
audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran
pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat
selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia
bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui
apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri
komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan
efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.


Page 17 of 50

B. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar
pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat
dilakukan dengan cara :
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang
harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang
menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.
Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan
menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline
juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan
efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara
ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :
a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi
umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens
untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus
melakukan dan memikirkannya.
b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam
mendukung ide-ide pokok.
c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan,
maka outline yang dibuat akan semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap
ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :
a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif ,
dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya
reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.
b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan
induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok.
Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan.
Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta
telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan
jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di
sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good
news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.

C. PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)

Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung
paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan
langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim,
permintaan kredit rutin.
Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:
1. Bagian Awal
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam
mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan
Page 18 of 50

tidak bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi
lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut.
2. Bagian Pertengahan
Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian pendahuluan, berisi
hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata
dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan
yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan
sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan
memberi nomor secara berurutan.
3. Bagian akhir
Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa
tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun
pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa
informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

D. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam
kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan
karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham.
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra
yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.
Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/
tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang
anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.
Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap
organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan , konsumen, klien
dan sebagainya. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif
atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. Pedoman dalam menulis surat ini bahwa
harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat
permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu : apa yang diketahui, mengapa hal
tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu.
Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam
maupun luar organisasi bisnis.
1. Permintaan dari dalam organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan
dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis
akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang
diinginkan.
Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, pimpinan dengan
karyawan, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya.
Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu estndar perencanaan langsung. Mulai
dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan penjelasan
yang lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu tindakan yang dikehendaki.
2. Permintaan dari luar organisasi
Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan,
pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang
harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk
baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk
berlangganan. Disamping itu , dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di
Page 19 of 50

suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan
tersebut, jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan
surat.

E. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF

Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern
perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan
good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).
Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu:
1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
2. membaca suatu pesan)
3. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
4. Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud
pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh
perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.
Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu
pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung
langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan
sebelumnya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan atau tulisan,
maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu
mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam bagian awal, penulisan pesan-pesan
positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas.
Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian penjelasan
rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir.
Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau
pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens.

F. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL

Para pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan menjaga
hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/ pegawai dan masyarakat pada
umumnya. Disamping itu, mereka juga mengirimkan pesan-pesan good will kepada karyawan, klien
dan masyarakat pada umumnya.
Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis :
1. Good News tentang pekerjaan
Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news)
menggunakan pendekatan langsung. Contoh good news berkaitan dengan masalah pekerjaan,
antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi, memperoleh bonus kerja,
tunjangan hari raya, kenaikan gaji dan pengakuan/ penghargaan prestasi kerja.
2. Good News Tentang Produk
Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem
beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free), pemberian kupon diskon harga
produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti
kalender tahun baru, produk aksesoris atau produk pelengkap).
3. Pesan-Pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan
bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai
pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan
Page 20 of 50

secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung
berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.
Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian selamat kepada orang lain, seperti
kenaikan pangkat atau jabatan, diangkat sebagai pimpinan suatu asosiasi organisasi bisnis dan
sejenisnya. Penyampaian ucapan selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan
maupun pemasok, seperti ucapan selamat ulang tahun, ucapan selamat atas penyelesaian studi,
ucapan selamat atas kesuksesan non bisnis, merupakan hal yang baik untuk menjaga hubungan
baik diantara mereka.

G. PENULISAN BAD NEWS

Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan
permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat
mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu
penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan
audiens.
Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak
menyenangkan ini :
1. Menciptakan Audience Centerred Tone
Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu memberikan kontribusi yang
cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan
yang khusus, yaitu :
a. Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan yang tegas
b. Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.
c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
2. Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan dua
pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan langsung (direct
plan).
a. Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang digunakan untuk
penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam
pendekatan ini terdapat empat bagian penting yaitu
Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta penyataan yang tanpa
beban bagi audiens.
Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum
menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiens
menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis.
Bad news, merupakan hal yang mungkin menyakitkan bagi audiens yang mendengarnya,
namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil dari
suatu kondisi.
Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap selanjutnya
adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih
menyenangkan. Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh
audiens.






Page 21 of 50





















Gambar 4.1. Pendekatan Organisasi Perencanaan
Tidak Langsung

b. Perencanaan Langsung
Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan
diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang
mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Pendekatan ini memiliki kelebihan
bahwa audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu
bad news.Pendekatan ini dapat diterapakan apabila :
Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju.
Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan
Pesan disampaikan secara empati.
















Gambar 4.2. Pendekatan Organisasi
Perencanaan Langsung
Page 22 of 50




H. PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk
mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk
menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau
pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.
Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi tertentu
diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain.
Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi namun dapat
pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti permintaan atau informasi yang
bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama.
Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung
mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan
tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.
Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara
lain :
1. Analisis Audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan suatu pesan
dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasi perbedaan individual, maka perlu
menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi
kebutuhan mereka. Cara yang paling mudah dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan
berpedoman pada teori kebutuhan dari Maslow yang menyatakan bahwasanya manusia memiliki
lima kebutuhan yang sifatnya berjenjang. Dimana tiap-tiap kebutuhan memiliki kualitas atau
tingkat kepentingan yang berbeda-beda, mulai dari kebutuhan yang paling dasar hingga kebutuhan
yang paling tinggi tingkatannya.
2. Mempertimbangkan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan
kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan
penghormatan. Memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda cara memberikan
persuasinya.
3. Memilih Pendekatan Organisasional
Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang dikehendaki
maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah menggunakan
pendekatan langsung atau tidak langsung.
Penggunaan pendekatan organisasional baik langsung maupun tidak langsung dalam
penyampaian pesan persuasif harus mampu meyakinkan audiens bahwasannya pesan tersebut
dapat dipertanggungjawabkan dan memiliki alasan.
Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu :
1. Menetapkan kredibilitas
Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana tingkat kepercayaan dan
reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Cara yang
digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen,
statistik, jaminan, dan hasil riset yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas
seseorang.
Cara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah menjadi seorang
pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang disampaikan, objektif dalam
penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens, kejujuran
Page 23 of 50

dapat menumbuhkan penghargaan audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens,
dan pengalaman latar belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu
mengidentifikasi audiens.

2. Membuat kerangka argumentasi audiens
Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional AIDA (Attention, Interest,
Desire dan Action).
a. Attention (Perhatian), meyakinkan audiens dibagian permulaan bahwa ada sesuatu yang
akan disampaikan. Memperkenalkan suatu masalah atau ide yang membuat audiens mau
mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan.
b. Interest (Minat), menjelaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan audiens.
Mengembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama secara rinci.
Menghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat
dinikmati oleh audiens.
c. Desire (Hasrat), mengubah keinginan audiens dengan menjelaskan bagaimana perubahan
yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens, dan berusaha untuk
mengimplementasikan ide atau gagasan.
d. Action (Tindakan), menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap audiens.
Perlu juga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang dilakukan,
serta menemukan cara agar tindakan tersebut mudah untuk dilakukan.
3. Memilih Daya Pemikat
Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan
daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens.
Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan yang
diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan menjual ide atau
gagasan tersebut.
a. Pemikat Emosional
Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi dengan suatu
argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepanjang pemikat emosional bersifat
kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang seperti
kebebasan, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan.
b. Pemikat Logika
Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti membuat aduan (claim)
dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang
ada. Adapun penggunaan pendekatan ini didasari atas berbagai alasan diantaranya :
Analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti fisik
pula.
Induksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan
umum.
Deduksi, Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang khusus.
c. Pertimbangan Etika
Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan
menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Hal yang paling penting dalam pendekatan ini
adalah menunjukkan perhatian yang jujur kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.






Page 24 of 50




BAB V

WAWANCARA DALAM
LINGKUNGAN BISNIS





A. WAWANCARA SUATU KETERAMPILAN MANAJEMEN

Dalam menjalankan setiap kegiatan bisnis, para pelaku yang ada di dalamnya tentunya akan
selaku berhadapan dengan lawan bisnisnya. Pada saat terjadi interaksi diantara mereka, sering kali
kita jumpai mereka melakukan semacam dialog, perundingan atau wawancara dalam memutuskan
suatu bisnis. Dalam organisasi teknik wawancara dapt dijumpai terutama pada kegiatan sumber
daya manusia, yang salah satu kegiatan didalamnya adalah melakukan wawancara kerja.
Tujuan dilakukannya wawancara adalah untuk mengumpulkan data atau informasi yang akan
sangat berguna bagi kegiatan perusahaan. Pada kegiatan pemasaran adanya bagian riset
memungkinkan untuk memperoleh indfirmasi mengenai konsumen, pasar produk yang sedang
booming, kepuasan pelanggan, kelangsungan produk dan sebagainya, yang kesemua itu dapat
dilakukan dengan melakukan wawancara dengan pihak terkait.
Dalam setiap kegiatan wawancara terdapat dua pihak yang terlibat didalamnya yaitu
pewawancara (interviewer) dan yang diwawancarai (interviewee). Pada komunikasi timbal balik
Interviewer mempunyai peranan yang lebih menentukan terhadap keberhasilan wawancara.
Pada perkembangan dunia bisnis saat ini, tidak mudah untuk menemukan orang yang ahli
dalam berbicara dan yang memiliki bakat atau kemampuan sebagai interviewer. Namun demikian
kini telah hadir sarana-sarana pelatihan yang nantinya siap mencetak tenaga-tenaga interviewer
yang handal didukung oleh para praktisi yang handal di bidangnya.
Tujuan bisnis dari kegiatan wawancara biasanya lebih bersifat formal, jika dibandingkan hanya
dengan sekedar bercakap-cakap saja. Bagi seorang interviewer bisnis, ia harus memiliki prosedur
tertentu dalam melakukan wawancara antara lain pembukaan (opening), inti wawancara (body),
dan penutup (closing). Wawancara bisnis merupakan keterampilan manajemen (management skill)
yang wajib dipelajari dan dilatih apabila seseorang ingin menjadi interviewer yang profesional.
Wawancara bisnis yang dilakukan dapat dibagi ke dalam beberapa sifat yang menyangkut
interaksi antara pewawancara dan yang diwawancarai, yaitu :
1. Direktif (perintah), dalam hal ini pewawancara menetapkan tujuan-tujuan situasi pada
awal interaksi. Sehingga pewawancara memegang kendali sepenuhnya tas kegiatan wawancara
tersebut. Hal-hal yang menyangkut isi dari materi wawancara sepenuhnya berada pada pihak
pewawancara, serta pewawancara berhak menentukan kapan wawancara tersebut mulai dan
berakhir dengan membuat suatu kesimpulan (resume) dari wawancara tersebut.
2. Non direktif (nonperintah), dalam hal ini pewawancara membiarkan orang yang
diwawancarai mengendalikan tujuan, langkah dan masalah pokok suatu wawancara.

B. JENIS WAWANCARA BISNIS

Wawancara yang dilakukan dalam kegiatan bisnis dapat diketegorikan menjadi beberapa jenis
wawancara, antara lain :
Page 25 of 50

1. Wawancara seleksi pelamar pekerjaan (personnel selection interview)
Wawancara ini biasanya dilakukan oleh bagian dari organisasi khususnya bagian sumber daya
manusia dalam hal mencari atau melakukan perekrutan karyawan. Dengan wawancara ini, pihak
terkait akan memperoleh gambaran mengenai kualitas dari calon pelamar pekerjaan yang nantinya
diharapkan dapat berguna bagi perusahaan.
2. Wawancara evaluasi kinerja karyawan (performance appraisal interview)
Wawancara ini dilakukan sebagai tindak lanjut dari proses penilaian atau evaluasi hasil yang
telah dikerjakan oleh karyawan. Wawancara ini biasanya dilakukan di tiap-tiap bagian dalam suatu
organisasi. Dengan wawancara seperti ini, organisasi dapat mengetahui seberapa besar kinerja
serta prospek dari karyawan yang bersangkutan.
3. Wawancara pemberian nasehat (coucelling interview)
Wawancara ini biasanya dilakukan untuk mencari solusi dari suatu permasalahan yang
dihadapi oleh seseorang dengan cara meminta bantuan kepada orang yang ahli di bidangnya
(councelor/psikiater).
4. Wawancara peringatan (correction interview)
Wawancara yang dilakukan dengan tujuan yang bersifat mengingatkan seseorang akan sesuatu
hal, biasanya wawancara ini terjadi diakibatkan adanya pelanggaran-pelanggaran terhadap
peraturan yang berlaku. Wawancara ini bertujan untuk membuat pihak-pihak yang diberi
peringatan dapat kembali menjalankan aktivitas sesuai dengan peraturan.
5. Wawancara untuk tujuan khusus (specific purpose interview)
Wawancara ini biasanya dilakukan pada peristiwa-peristiwa yang sifatnya khusus seperti
wawancara kenegaraan, perundingan-perundingan khusus serta pembahasan masalah-masalah
yang dianggap khusus.

C. PENGUMPULAN INFORMASI MELALUI WAWANCARA

Tujuan dari setiap wawancara adalah memperoleh data atau informasi yang dibutuhkan, yang
nantinya akan sangat berguna untuk pengambilan keputusan. Tujuan tersebut dapat tercapai
apabila wawancara yang dilakukan berpedoman pada tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Menentukan tujuan wawancara
Setiap kegiatan yang dilakukan sudah semestinya memiliki maksud dan tujuan, begitu pula halnya
dengan wawancara. Para pihak utama dalam proses wawanvara ini harus mampu menentukan
tujuan tersebut. Maksud dan tujuan wawancara di sesuaikan dengan kondisi atau keadaan yang
sedang dihadapi.
2. Membaca dan mengulas apa yang diketahui dan dipelajari mengenai suatu topik
Agar proses wawancara memiliki makna dan arti penting, maka perlu diperhatikan mengenai topik
atau bahasan yang akan dijadikan pokok pembahasan dalam wawancara tersebut. Wawancara yang
tidak berisikan suatu topik uang jelas hanya akan menjadi pembicaraan yang ngalor ngidul tidak
jelas maksud dan tujuannya.
3. Menyeleksi sumber yang tepat
Setelah kita menemukan bahan atau topik yang sesuai, langkah berikutnya adalah mencari sumber
atau referensi dari pokok bahasan tersebut. Untuk mendapatkan sumber yang tepat dirasakan
perlu menyeleksi beberapa alternatif sumber agar nantinya menghasilkan nilai wawancara yang
berbobot. Penyeleksian sumber ini dapat dilakukan dengan mencari atau menentukan sumber-
sumber yang dirasakan cocok sebagai bahan acuan dalam wawancara.
4. Membuat janji
Wawancara biasanya melibatkan dua pihak, masing-masing pihak harus dapat memahami pihak
yang lain dan menyadari pentingnya wawancara dilakukan bagi mereka. Oleh karena itu, perlu
adanya kesepakatan dalam penentuan kapan wawancara dilakukan, dimana tempat dilakukannya
serta waktu pelaksanaan wawancara. Hal ini penting agar nanti dalam pelaksanaannya tidak
Page 26 of 50

menimbulkan kekecewaan di salah satu pihak dikarenakan pihak yang lain tidak hadir pada saat
wawancara dilakuan.
5. Merencanakan bentuk pertanyaan
Untuk menggali informasi dari yang diwawancarai, biasanya pihak pewawancara harus sudah
menyiapkan pertanyaan sedemikian rupa agar tujuan ter sebut dapat tercapai. Bentuk pertanyaan
yang diajukan disesuaikan dengan apa yang hendak diketahui oleh pewawancara. Pertanyaan dapat
bersifat umum sampai dengan pertanyaan yang bersifat khusus.
6. Membuat kesan yang positif
Selama wawancara berlangsung pewawancara harus mampu menciptakan suasana yang
menyenangkan dan bersahabat. Perlu dihindari suasana yang sifatnya kaku, agar yang
diwawancarai tidak merasa jenuh dan bosan. Usahakan menghindari memberikan pertanyaan yang
bersifat mendikte yang diwawancarai, karena hanya kan membuat orang yang diwawancarai
terpojok dan akan menjawab seadanya saja. Berikan pertanyaan yang sifatnya menggali keterangan
dari yang diwawancarai, biarkan orang yang diwawancarai berekspresi dengan jawabann, juga
jangan pernah membatasi jawaban orang yang diwawancarai.
7. Merencanakan perekaman/ mencatat
Agar pewawancara memiliki gambaran tentang isi dari wawancara yang telah dilakukan, ada
baiknya dalam wawancara tersebit pewawancara mencatat hal-hal penting yang menjadi jawaban
orang yang diwawancara. Atau dapat juga dengan merekam hasil dari wawancara tersebut untuk
kemudian dilakukan proses penganalisaan hasilnya.
8. Menutup wawancara
Setelah dirasakan cukup memperoleh data-data atau informasi yang dibutuhkan, pewawancara
dapat segera menutup wawancara. Pada menutup wawancara tersebut jangan lupa mengucapkan
ucapan terimakasih kepada yang diwawancarai atas kehadirannya melakukan wawancara, juga
yang perlu diperhatikan adalah memberikan menyampaikan harapan yang mungkin diinginkan
oleh orang yang diswawncarai.
9. Melakukan evaluasi hasil wawancara
Tahap terakhir dari wawancara adalah mengevaluasi hasil wawancara, hal ini merupakan bahan
perimbangan untuk menindak lanjuti (follow up) hasil dari wawancara serta sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan.

D. TEKNIK MENGAJUKAN PERTANYAAN

Pertanyaan merupakan hal mendasar pada sebagian besar wawancara, apakah itu pada saat
memimpin survey, menyeleksi pegawai, melakukan penjualan, atau mengumpulkan informasi
untuk artikel surat kabar.
Kunci keterampilan komunikasi yang harus selaku dikembangkan adalah kemampuan
menggunakan pertanyaan-pertanyaan secara efektif. Bentuk pertanyaan dalam wawancara, antara
lain :
1. Pertanyaan terbuka (open questions)
Pertanyaan ini akan memberikan kebebasan yang lebih banyak kepada yng diwawancarai untuk
menjawab pertanyaan, dan ruang lingkup pertanyaan ini juga cukup luas. Orang yang
diwawancarai diberikan kesempatan untuk menjawab pertanyaan sesuai dengan persepsi dan
informasi yang mereka miliki. Contoh dari bentuk pertanyaan terbuka, yaitu :
a. Ceritakanlah hal-hal yang menyangkut diri Anda
b. Ceritakan apa yang Anda ketahui tentang perusahaan kami
c. Menurut Anda apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan dari diri Anda
d. Apakah menurut Anda perusahaan kami akan menerima Anda
e. Apa yang menyebabkan Anda keluar dari perusahaan Anda, dan sebagainya.
Page 27 of 50

Pertanyaan model ini akan memberikan keleluasaan bagi yang diwawancari dalam menjawab
setiap pertanyaan sesuai dengan keinginan dan pengetahuan yang
dimilikinya.
2. Pertanyaan tertutup (closed questions)
Pertanyaan ini membatasi jawaban yang diberikan orang yang diwawancari. Dengan pertanyaan
tertutup arah jawaban berada dalam kendali pewawancara. Biasanya bentuk pertanyaan seperti ini
digunakan untuk memperoleh informasi yang berdasarkan hasil questioner, angket ataupun
survey. Contih dari pertanyaan bentuk tertutup antara lain :
a. Agar tugas ini berjalan dengan baik, sebaiknya Anda memilih partner siapa? Rudi atau Anto?
b. Apakah jumlah penghasilan Anda dibawah 2 juta atau diatas 2 juta?
c. Setujuhkah anda jika para karyawan diberikan tambahan fasilitas, dan sebagainy?

3. Pertanyaan yang Mengarah (leading questions)
Pertanyaan semacam ini mengandung jawaban yang diarahkan pada suatu maksud atau tujuan
tertentu. Pertanyaan ini terutama digunakan untuk menjajaki persamaan pendapat antara
pewawancara dengan yang diwawancarai tentang sesuatu hal. Pertanyaan ini juga digunakan untuk
menguji konsistensi jawaban yang duberikan sebelumnya. Berikut ini contoh dari bentuk
pertanyaan tersebut :
a. Jadi Anda menginginkan atasan yang dapat memahami diri Anda?
b. Seperti kebanyakan orang kain, apakah Anda juga akan menghimbau pemerintah untuk
tidak korupsi ?
c. Dari berbagai pilihan tersebut Anda menilai pilihan yang pertama merupakan pilihan yang
terbaik buat Anda? dan sebagainya
4. Pertanyaan bermuatan (loaded questions)
Jawaban yang diinginkan pewawancara dengan pertanyaan bermuatan lebih menjurus
dibandingkan dengan pertanyaan mengarah. Pertanyaan ini biasanya bersifat keras dan sensitif.
Tujuan digunakannya pertanyaan ini untuk menguji daya tahan orang yang diwawancara
menghadapi berbagai macam tekanan mental. Wawancara dengan menggunakan pertanyaan model
ini lebih mirip interogasi. Contoh dari bentuk pertanyaan tersebut antara lain :
a. Apa saran Anda untuk memberantas praktek korupsi yang telah banyak dilakukan oleh para
pejabat kita
b. apakah anda tetap merasa kesulitan untuk menyesuiakan diri dengan kebiasaan sebagian
besar rekan sejawat Anda, dan sebagainya.
5. Pertanyaan lanjutan (mirror questions)
Pertanyaan lanjutan merupakan pertanyaan terhadap jawaban dari pertanyaan sebelumya.
Tujuannya adalah menggali lebih dalam informasi yang telah diberikan orang yang diwawancarai.
Contoh dari pertanyaan ini antara lain :
Pewawancara : Jadi anda Sudah merasa tidak berkenan bekerja di
perusahaan tempat anda bekerja ?
Yang diwawancarai : Sebenarnya saya tidak masalah bekerja di perusahaan
saya, hanya pada saat pergantian supervisor bulan lalu,
suasana keja menjadi tidak baik.
Pewawancara : Ada apa dengan Supervisor yang baru itu ?
Yang diwawancarai : Dia suka memberi perintah yang sulit untuk dimengerti.

E. KOMUNIKASI WAWANCARA KERJA

Wawancara dalam konteks wawanvara kerja merupakan salah satu cara yang sangat penting
bagi suatu perusahaan dalam menyaring jumlah pelamar yang ada. Kegiatan wawancara kerja ini
adalah bagian dari rangkaian kegiatan dalam perekrutan karyawan.
Page 28 of 50

Dalam suatu penarikan tenaga kerja wawancara digunakan untuk menilai capabilitycalon pelamar
dan merupakan bagian dari proses seleksi.


Gambar 5.1 Proses Seleksi Karyawan

Pada proses wawancara kerja ini bagi pihak yang diwawancarai harus mempersiapkan diri
sedemikian rupa terutama dalam hal kemampuan verbal dan nonverbal. Biasanya aspek yang akan
mendapatkan perhatian pada saat wawancara adalah aspek kepribadian (personality aspect), yang
meliputi :
1. Penampilan anda secara fisik 7. Tanggap dan kerja sama
2. Gerak-gerik dan sopan santun 8. Ekspresi wajah
3. Nada suara (tone voice) 9. Kemampuan berkomunikasi
4. Rasa percaya diri 10. Sikap terhadap pekerjaan
5. Inisiatif 11. Selera humor
6. Kebijaksanaan
Dengan memperhatikan berbagai karakter diatas, pewawancara akan mendapatkan gambaran
mengenai calon yang akan terpilih.
Wawancara tahap awal sering disebut juga dengan wawancara pendahuluan. Pada tahap ini,
wawancara yang dilakukan didasarkan pada lamaran atau resume yang dibuat pelamar. Hal ini
untuk memastikan kesesuaian antara kualifikasi yang dimiliki oleh pelamar dengan syarat yang
diajukan untuk mengisi suatu posisi jabatan.
Bagi seorang pelamar, pada saat wawancara berlangsung hendaknya memberikan keterangan
secara, jelas, singkat, padat dan tidak berbelit-belit. Jangan sesekali memberikan jawaban
pertanyaan diluar dari pertanyaan yang diajukan.
Setelah wawancara pendahuluan, maka dillanjutkan dengan wawancara tahap selanjutmya yaitu
wawancara seleksi. Dalam wawancara ini biasanya orang yang diwawancarai (calon pelamar) akan
ditanya bernagai hal mengenai latar belakang yang mencakup kualifikasi, pengalaman kerja,
pelatihan dan semangat kerja yang secara umum untuk mengetahui informasi mengenai calon
pelamar yang nantinya akan ditempatkan pada posisi tertentu.

F. PERSIAPAN WAWANCARA

Agar proses wawancara kerja berhasil ada beberap hal yang
harusdiperhatikan/dipersiapkan antara lain :
1. Datang tepat waktu
2. Bersikap yakin (Optimis)
3. Siapkan sertifikat, serta surat penghargaan
4. Berpakaian rapi dan sopan
5. Bersikap tenang
6. Ketuk pintu sebelum memasuki ruangan
7. Tersenyum
8. Tunggu sampai dipersilahkan duduk
9. Ingat nama pewawancara dengan benar
10. Tataplah pewawancara jika anda berbicara
11. Tunjukkan kemampuan diri
12. Perhatikan setiap pertanyaan yang diajukan
13. Berbicara dengan jelas
14. Atur nada suara dan intonasi
15. Tunjukkan minat dan kesungguhan
Page 29 of 50

16. Bersikap jujur dan terbuka
Selain melakukan hal-hal tersebut diatas, ada beberapa hal-hal lain yang perlu dihindaridalam
suatu wawancara yaitu :
1. Jangan datang terlambat
2. Terlihat kesal karena menunggu
3. Datang Tanpa Persiapan
4. Berpenampilan berlebihan (Norak)
5. Membawa tas belanja atau sejenisnya
6. Mengajak teman atau keluarga
7. Duduk sebelum dipersilahkan
8. Meletakkan tas di meja wawancara
9. Membungkuk atau menundukkan kepala
10. Bertopang dagu
11. Melipat tangan di dada
12. Merokok atau makan saat wawancara
13. Membuka percakapan
14. Memotong kalimat pewawancara
15. Melebih-lebihkan diri anda
16. Mendikte pewawancara/perusahaan
17. Jangan membual
18. Mengkritik diri sendiri
19. Mengkritik/menjelekkan atasan tempat bekerja
20. Memberikan informasi yang tidak relevan
21. Memberikan kesan ditawarkan perusahaan
22. Bertanya hal-hal yang tidak berguna (basa basi)
23. Emosional
24. Membuka rahasia perusahaan yang lama
25. Tidak sabar

G. CARA MENGENALI PEKERJAAN DAN PERUSAHAAN

Sebelum wawancara ada baiknya calon pelamar mencari informasi sebanyak-banyaknya mengenai
bidang pekerjaan yang dimaksud, hal ini agar nantinya pada saat wawancara berlangsung, calon
pelamar telah memiliki gambaran mengenai bidang pekerjaan tersebut. Informasi tersebut dapat di
peroleh dari berbagai sumber antara lain jurnal, atau media publikasi yang ada di perusahaan.
Dalam wawancara diperkenankan menanyakan tentang pekerjaan dan perusahaan kepada
pewawancara. Pertanyaan yang diajukan dapat berupa :
1. Tugas dan jawab pekerjaan
2. Kebijakan perusahaan dalam hal promosi
3. Kesempatan berkembang/peningkatan karir
4. Ketersediaan program pelatihan karyawan
5. Produk unggulan perusahaan
6. Pesaing perusahaan
7. Pangsa pasar produk yang dihasilkan

H. PERTANYAAN PENTING DALAM WAWANCARA

Pada proses wawancara akan terjadi interaksi antara pewawancara dengan yang diwawancarai,
pada saat itu tetntunya akan ada beberapa pertanyaan yang akan diajukan antara lain :
1. Pekerjaan yang Dilamar, bentuk-bentuk pertanyaan yang sering disampaikan seperti :
Page 30 of 50

a. Mengapa anda menginginkan bekerja di perusahaan tersebut ?
b. Apakah pengalaman kerja Anda telah relevan dengan posisi yang anda lamar saat ini ?
c. Mengapa Anda merasa tertarik dengan jabatan dan posisi tertentu yang anda lamar ?
d. Jika Anda masih bekerja, mengapa Anda memetuskan untuk beralih pekerjaan ?
e. Apa yang anda ketahui tentang perusahaan ini?
dan sebagainya.
2. Pendidikan dan Pelatihan
a. Mata kuliah apa yang paling Anda senangi, dan yang paling Anda tidak
senangi, mengapa?
b. Pembahasan apa saja yang paling menarik Anda dari mata kuliah ?
c. Apakah pendidikan dan pelatihan yang telah Anda peroleh dapat membantu
pengembangan karir Anda?
d. Apakan ada keinginan untuk melanjutkan studi anda?
dan sebagainya.
3. Latar Belakang Keluarga
a. Apa pekerjaan orang tua Anda?
b. Apakah Pendidikan terakhir orang tua Anda?
c. Bagaimana pandangan orang tua Anda terhadap pekerjaan yang Anda pilih?
dan sebagainya.
4. Kepribadian
a. Bagaimana Anda menjelaskan tentang diri anda?
b. Apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan Anda?
c. Bagaimana Anda menilai orang lain?
dan sebagainya.

5. Penilaian Pribadi
a. Menurut Anda, faktor-faktor apa sajakah yang mampu mengembangkan karir Anda?
b. Faktor apa saja yang Anda rasa menjadi penghambat karir Anda?
c. Apa yang paling mengesankan, menjengkelkan dan menyebalkan bagi diri Anda?
d. Pengalaman yang bagaimanakah yang menurut Anda mampu menyenangkan Anda?
dan sebagainya.
6. Tujuan Karir
a. Apa yang menjadi tujuan karir Anda?
b. Bagaimana Anda dapat mencapai tujuan karir Anda?
c. Posisi apakah kira-kira yang cocok dengan diri Anda?
d. Mengapa Anda merasa cocok dengan posisi tersebut?
dan sebagainya.
7. Hobi dan lain-lain
a. Apa yang Anda lakukan pada saat senggang?
b. Apakah Anda pernah atau sering terlibat dalam kegiata-kegiatan sosial di masyarakat ?
c. Jelaskan tetantang hobi Anda?
d. Jenis olahraga apa saja yang paling Anda gemari?
e. Apakah anda selalu mengikuti perkembangan berita akhir-akhir ini?
f. Buku, majalah, surat kabar serta bacaan apa yang paling Anda sukai ?
dan sebagainya.

I. ARUS PROSES WAWANCARA PEKERJAAN

Page 31 of 50

Proses wawancara kerja merupakan serangkaian kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari
kegiatan penarikan (rekruitmen) tenaga karja.Dimana wawancara berperan dalam menentukan
layak atau tidak seseorang untuk menduduuki suatu jabatan tertentu.
Secara umum arus proses wawancara kerja terbagi dalam beberapa tahap, dapat dijelaskan sebagai
berikut :
1. Pihak perusahaan dan pelamar harus dapat menilai tingkat kebutuhan atau kepentingan
yang ada. Bagi pelamar pentingnya wawancara ini sangat berguna bagi perkembangan karir dan
pekerjaan yang akan diterimanya. Sedang bagi perusahaan kegiatan ini dimaksudkan sebagai
sarana untuk memperoleh orang-orang yang sesuai dan cocok dengan bidang pekerjaan yang
ditawarkan.
2. Sebelum pelamar mengajukan lmaran perkejaan sebaiknya perlu dilakukan penyelidikan
terhadap bidang pekerjaan yang akan dilamar. Hal ini dimaksudkan agar bidang pekerjaan tersebut
sesuai dengan latar belakang pendidikan dan, kemampuan serta keahlian pelamar. penyelidikan
pekerjaan dapat dilakukan dengan menyeleksi setiap lowongan pekerjaan yang ditawarkan dan
dibandingkan dengan latar belakang pelamar.
3. Tahap selanjutnya adalah membuat lamaran, pada tahap ini dituntut kemahiran pelamar
dalam menyajikan sebuah surat lamaran. Tidak ada pedoman yang baku terhadap penulisan
lamaran ini, hanya yang perlu diperhatikan dalam pembuatanya haruslah dibuat semenarik
mungkin karena surat lamaran tersebut akan menjadi nilai jual bagi pelamar. Buatlah surat
lamaran yang simple, padat, jelas dan tidak berbelit-belit. Perlu juga melampirkan resume yang
berkualitas, yang menggambarkan capabity pelamar. Buatlah resume mulai dari yang paling umum
hingga yang paling khusus, masukkan pula seluruh kelebihan atau kekuatan dirii, termasuk di
dalamnya pendidikan,pengalaman kerja, pelatihan yang telah diikuti, penghargaan-penghargaan
yang diperoleh serta hal lain yang dapat bersifat menjual diri pelamar sehingga layak untuk
dipertimbangkan.
4. setelah lamaran dibuat dan dikirim, tugas dari perusahaan adalah menyaring atau
menyeleksi lamaran yang diterima. proses penyaringan ini meliputi seleksi administrasi terhadap
lamaran tersebut. Menyangkut didalamnya kesesuaian antara syarat dalam lowongan kerja dengan
berkas-berkas yang dilampirkan. Ini merupakan syarat minimal yang harus dipenuhi oleh pelamar
sebagai tahapan awal dalam melamar pekerjaan.
5. Setelah secara administrasi lmaran yang diajukan telah memenuhi syarat, tahp selanjutnya
adalah melakukan wawancara pendahuluan, yang bertujuan mengetahui profil pelamar secara fisik
serta mencari informasi mengenai minat pelamar, keahlian dan keterampilan pelamar serta hal lain
yang menyangkut diri pelamar.
6. apabila telah dinyatakan berhasil pada wawanvara pendahuluan pelamar akan memasuki
tahap selanjutnya yaitu wawancara lanjutan, Pada tahap ini pewawancara akan memberikan
pertanyan yang sifatnya lebih khusus seputar bidang pekerjaan yang akan akan ditawarkan. Hal-
hal yang sifatnya kompleks akan ditanyakan pada tahap ini.
7. setelah dirasakan memenuhi kualifikasi bidang pekerjaan yang dibutuhkan, maka pada
tahap selanjutnya akan dilakukan tindak lanjut (foloow up) terhadap hasil wawancara
pendahuluan dan lanjutan. Bentuk dari follow up tersebut biasanya diadakan seleksi lanjutan atau
tes penentuan yang bertujuan untuk menyaring dan menemukan sosok orang yang benar-benar
sesuai dengan bidang pekerjaan yang dimaksud, dapat berupa psikotes, tes kesehatan, wawancara
penentuan, atau penentuan akhir dari pihak manajemen perusahaan. Hal ini karena setiap bidang
pekerjaan yang ditawarkan mungkin hanya akan diberikan pad satu orang saja.
8. Setelah dinyatakan memenuhi standar atau kriteria yang yang ditetapkn dan layak
untukmenempati posisi jabatan tertentu, pihak perusahaan akan menentukan di bagian mana
pelamar yang telah berhasil tersebut akan ditempatkan, disesuaikan dengan posisi atau jabatan
yang dilamarnya.
Page 32 of 50

9. Pada tahap terakhir setelah menempati posisi jabatan yang sesuai, bagi karyawan baru
perlu adanya pengenalan terhadap seluk beluk perusahaan serta tugas dan tanggung jawab bidang
pekerjaannya dalam suatu orientasi kerja. tujuan dari orientasi ini agar karyawan yang
bersangkutan memiliki bekal yang cukup dalam menjalankan pekerjaannya.


















Gambar 5.2 Arus Proses Wawancara Pekerjaan



























Page 33 of 50

KOMUNIKASI MELALUI
PROPOSAL



A. PROPOSAL

Proposal adalah jenis laporan khusus yang didesain untuk menawarkan suatu produk, rencana atau
proyek kepada pihak lain di luar perusahaan. Proposal harus disusun dengan cermat dan menarik
untuk meyakinkan pihak lain agar tertarik melakukan suatu kerja sama yang berkaitan dengan
aktivitas bisnis.

B. FUNGSI DAN JENIS PROPOSAL

Proposal merupakan sarana komunikasi tertulis yang digunakan untuk mendapatkan usaha baru
atau memperbaharui dan meningkatkan hubungan bisnis yang telah berjalan. Suatu perusahaan
atau lembaga menerbitkan proposal untuk menawarkan jasa atau produk dengan mengacu pada
permintaan pengajuan proposal yang menyebutkan spesifikasi produk atau jasa yang diinginkan
oleh pihak pembeli. Permintaan pengajuan proposal menyebutkan semua persyaratan yang harus
dipenuhi dalam jangka waktu yang harus ditepati oleh pihak pemasok sehingga hubungan bisnis
kedua pihak dapat terwujud.
Proposal juga dapat berupa catatan transaksi antara pemasok dan perusahaan yang telah menjalin
hubungan bisnis dan kedua pihak telah menyetujui perjanjian untuk bekerja sama sebelum
proposal ditulis. Meskipun hubungan bisnis kedua pihak telah berjalan dengan baik, proposal
harus tetap dibuat dan diaujukan untuk bahan peninjauan dan pertimbangan tentang hubungan
bisnis antara perusahaan pemasok dan perusahaan penjual.
Proposal dapat diajukan berdasarkan permintaan pihal lain, dan dapat pula dibuat atas inisiatif
pihak perusahaan, organisasi, atau lembaga..
1. Proposal berdasarkan permintaan klien.
Proposal ini dibuat atas permintaan pihak klien atau konsumen yang memesan untuk dibuatkan
produk tertentu. Permintaan biasanya dinyatakan dalam bentuk request for proposal atau
permintan proposal.
Pada saat menerima permintan prosal ini, mnajemen hrus menyatakan minat terhadap pekerjaan
tersebut dan memikirkan kemungkinan untuk dapat memperoleh barang yang ditawarkan.
Perusahaan meninjau persyartan, menetapkan lingkungan pekerjaan, metode dan prosedur yang
digunakan, dan perkiraan waktu yang diperlukan, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, dan biaya
yang harus disediakan. kemudian semua dituliskan dalam proposal untuk merespons dengan
cermat dan perhitungan yang tepat pada setiap permintaan yang diajukan dalam permintaan
proposal. proposal disusun dimulai dengan pembukaan pada bab pertama yang menytakn tujuan
proposal, menetapkan lingkup pekerjaan, menyajikan latar belakang informasi, dan menerangkan
btasan-batasan yang mungkin diterapkan dlam kontrak. Badan proposal, yang merupakan bagian
pokok, menyebutkan rincian tentang upaya dan spesifikasi yang dipersiapkan untuk
mengantisipasi berbagai kemungkinan yang terjadi. sedangkan bagian uraian meliputi metode,
jadwal, fasilitas, perlengkpan, tenaga kerja, dan biaya yang akan digunakan dalam kontrak. Bagian
akhir biasnya berupa ringkasan pokok proposal dan meminta keputusan dari konsumen.
2. Proposal berdasarkan Inisiatif
Proposal ini dibuat berdasarkan inisiatif perusahaan yang bertujuan untuk mendapatkan
konsumen atau mencari biaya untuk pengembangan perusahaan. Proposal ditulis tidak
berdasarkan permintaan dari konsumen atau klien.proposal ini biasanya berisi penjelasan tentang
alasan yang memotivasi pihak penerima agar mengambil keputusan dan bertindak sesuai dengan
Page 34 of 50

tujuan proposal. Sebagai contoh, perguruan tinggi yang mencari dana untuk membiayai penelitian
atau riset ilmiah terhadap sesuatu hal, dan untuk meyakinkan perusahaan proposal harus
menunjukkan srgi manfaat hasil riset tersebut

C. KOMPONEN PROPOSAL

Proposal terdiri dari komponen-komponen antara lain : bagian pembukaan, teks proposal, dan
bagian tambahan.
1. Bagian Pembukaan
Bagian ini terdiri dari sampul, hlaman judul, daftar isi, dan daftar ilustrasi yang sama dengan yang
diterapakan pada laporan. Tetapi , pada bagian pembukaan lainnya terdapat beberapa perbedaan
sebagai berikut :
a. Salinan atau foto kopi permintaan proposal, sebagai pengganti surat kuasa, salinan atau
fotokopi ini yang berupa surat atau memo permintaan proposal untuk proyek tertentu digunakan
sebagai pengganti surat kuasa.
b. Surat pengantar, jika proposal dibuat berdasarkan permintaan klien atau pihak konsumen,
surat pengantar ditulis dengan menggunakan pola surat pemberitahuan, dan apabila proposal
dibuat atas dasar inisiatif perlu disertai surat pengantar yang bernada persuasif.
2. Teks Proposal
Teks proposal berfungsi membujuk konsumen atau klien agar mengikat kontrak dengan pihak
perusahaan atau lembaga yang mengajukan proposal, dan menyebutkan persyaratannya. Bagian ini
terdiri atas :
a. Pembukaan, ditulis dengan berorientasi pada audiens, pihak yng membaca proposal. Jika
proposal disusun berdasarkan permintaan klien, pembukaan harus mengacu pada permintaan
proposal, jika hal ini tidak dilakukan maka proposal harus menyebutkan faktor-faktor yang
merupakan alasan pengujian proposal.
b. Inti Proposal, bagian yang menguraikan tujuan pengajuan proposal yang mencakup
informasi antar lain : pendekatan yang diusulkan, rencana kerja, pernyataan kualifikasi, dan biaya.

3. Susunan Isi Proposal
Isi proposal yang disusun dengan baik terdiri dari tiga bagian yang panjangnya dapat disesuaikan
dengan tujua. Bagian tersebut antara lain :
a. Bagian depan, menunjukkan bahwa pihak yang mengajukan proposal memahami
kebutuhan konsumen, menyatakan maksud dan tujuan pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang dapat
diperoleh, mendorong minat untuk segera mengambil keputusan.
b. Bagian inti, diagram yang menunjukkan setiap tahapanpekerjaan, jadwal pelaksanaan
tahapan pekerjan, rincian keterangan hasil, prnyelesaian dan keuntungan.
c. Kesimpulan, pengalaman dan kapabilitas perusahan, prosedur untuk pemanfaatan
jasayang diberikan, kesimpulan yang mengarah pada penyerahan pekerjaan.

D. FORMAT PROPOSAL

Lembaga penyandang dana pada umumnya menyediakan formulir proposal yang disesuaikan
dengan permintaan. Perusahaan atau elembaga harus mengajukan permintaan secara resmi
dengan melampirkan rencana dan kebijaksanaan perusahaan. Jika perusahaan mengeluarkan
petunjuk khusus untuk format proposal, petunjuk tersebut harus ditepati dan semua formulir yang
diperlukan harus tersedia untuk melengkapi proposal.



Page 35 of 50

E. PENAMPILAN PROPOSAL

Proposal adalah sarana untuk mengemukakan potensi pembeli kepada perusahaan karena
penampilannya merupakan faktor yang harus diperhatikan. Penulisan proposal yang baik perlu
memperhatikan beberapa persyaratan sebagai berikut :
1. Menggunakan sampul dari kertas tebal yang berkualitas baik dengan nama dan logo
perusahaan dengan warna yang mencerminkan citra perusahaan.
2. Menggunakankertas berkualitas baik berwarna putih untuk penyajian uraian proposal
3. Uraian ditulis dengan jarak 4 sentimeter dari batas tepi kertas sebelah kiri, kanan atas dan
bawah
4. Diketik atau dicetak hanya pada satu sisi kertas dengan jarak dua spasi
5. Menghindari setiap kesalahan agar dapat dibaca dengan mudah dan tidak menimbulkan
arti ganda yang dapat meragukan pembaca.
6. Membuat anggaran yang tampak menarik karena halaman ini akan dibaca paling awal oleh
pengambil keputusan. Untuk itu, segala sesuatunya harus realistis.





























Gambar 6.1. Sampul Proposal





Page 36 of 50


























Gambar 6.2 Bentuk Isi Proposal
























Page 37 of 50

KOMUNIKASI MELALUI
LAPORAN




A. LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan merupakan
sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi pada pengambilan
keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.
Laporan bisnis juga dapat diartika sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral , tidak memihak,
memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang tau untuk kepentingan
bisnis tertentu.
Laporan bisnis juga merupakan pesan-pesan yang objektif, tersusun secara teratur yang digunakan
untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari saru institusi atau
lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Laporan fakta meliputi kejadian-kejadian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil, produk, masalah,
atau saran pemecahan. Laporan dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang
kompleks, menyelesaikan tugas-tugas teknik, atau merencanakan prosedur-prosedur, pemecahan
masalah, dan membuat kebijakan tentang perencanaan strategis.
Penulisan laporan bisnis biasanya digunakan untuk beberapa keperluan atau maksud tertentu,
antara lain:
1. Mengawasi dan mengendalikan operasional perusahaan.
2. Membantu mengimplementasikankebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah
ditetapkan perusahaan.
3. Memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi
perusahaan.
4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal
maupun eksternal perusahaan.
5. Memganalisis dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas
hal-hal tertentu.
Laporan bisnis yang dibuat baik secara periodik maupun secara spontanitas harus selalu
dikembangkan baik dari sisi penampilan maupun isi atau materi yang disajikan. Tujuan
pengembangan laporan untuk menjadikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami.
Materi laporan yang disampaikan harus sebatas yang perlu diketahui oleh pihak pembaca,
disampaikan secara tertulis dalam bentuk cetakan atau secara elektronis melalui bantuan
komputer.



Page 38 of 50






Gambar 7.1. Aliran Suatu Laporan Bisnis


B. KLASIFIKASI LAPORAN BISNIS

Ditinjau dari bermacam jenisnya laporan memiliki bentuk serta klasifikasi yang berbeda-beda.
Klasifikasi dari setiap laporan dapat dikelompokkan sebagai berikut :
1. Laporan individu dan laporan resmi
Laporan ini dibuat atas inisiatif seseorang dan oleh karenanya memerlukan rincian dan pendukung
yang lebih banyak daripada laporan resmi yang dibuat berdasarkan permintaan pihak lain. pada
waktu menyusun laporan individu, pembuat laporan lebih banyak menyampaikan latar belakang
pokok laporannya, dan menerangkan tujuan laporan.
2. Laporan rutin dan laporan khusus
Page 39 of 50

Laporan rutin atau laporan berkala diajukan berdasarkan aktivitas yang rutin dilakukan. Laporan
rutin biasanya telah dibuat dalam bentuk tetap dengan beberapa kolom kosong pada bagian-bagian
tertentu.
3. Laporan internal dan laporan eksternal
Laporan internal pada umumnya bersifat tidak seperti laporan eksternal yang dibuat kebih formal.

C. BAGAN LAPORAN BISNIS

Gambaran umum sebuah laporan bisnis terdiri dari beberapa bagian yaitu pendahuluan, teks,
dan penutup.
1. Pendahuluan
Dalam bagian ini terdapat beberaP hal yang perlu untukm diperhatikan dan merupakan bagian
yang akan ditulis.
a. Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan
b. Laayout atau rencana presentasi yang berisi apa yang akan dibahas dalam laporan bisnis.
c. Masalah yang biasanya diletakkan pada awal-awal pendajuluan sebelum maksud dan
tujuan.
d. Maksud penulisan laporan bisnis harus nampak dalam bagian pendahuluan, terdiri dari
tujuan , misi, strategi, atau sasaran.
e. Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk
sebuah laporan bisnis.
f. Metodologi menyangkut pada cara pengumpulan data atau informasi.
g. sumber-sumber primer atau sekunder yang meliputi antara lain publikasi, catatan
perusahaan, surat , memo, hasil wawancara karyawan, dan sebagainya.
h. Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti perlu juga dimasukkan, agar memperoleh
gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap pokok bahasan.
i. Definisi istilah perlu dicantumkan agar tidak terjadi salah penafsiran, manakala di
gunakan definisi atau istilah-istilah yang tidak umum ayau lazim.
j. Keterbatasan seperti dana, waktu, biaya, asisten peneliti, atau data yang tersedia.
k. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam suatu laporan
bisnis.
2. Teks
Bagian ini berisi inti dari laporan bisnis yang dibuat dan merupakan bagian yang terpanjang dalam
laporan tersebut. Pada bagian ini dibahas dan dikembangkan hal-hal yang penting secara rinci.
Disamping itu, bagaian ini akan membantu dalam mencapai tujuan atau maksud penulisan laporan
bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan
serta membuang hal-hal yang tidak diperlukan serta yang tidak relevan dengan maksud penulisan
laporan bisnis tersebut.
3. Penutup
Bagian ini berfungsi unruk merangkum laporan yang sudah dibuat secara menyeluruh, mengambil
kesimpulan, atau memberikan rekomendasi. Pengambilan kesimpulan akhir haruslah didasari oleh
isi dari laporan bisnis yang dibuat, tidak memasukan hal-hal yang ttidak dibahas pada bagian
sebelumnya. Biasanya pada bagian ini terdapat beberapa sub bagian antara lain :
a. Rangkuman, merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
b. Kesimpulan, berisim evaluasi fakta-fakta dan data-data yang dibahas, tanpa memasukkan
pendapat pribadi.
c. Rekomendasi. merupakan saran suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan
yang telah dibuat.
Page 40 of 50

d. Rencana tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan,
anggaran yang diperlukan, serta orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan bisnis
yang dilakukan.

D. LAPORAN INFORMASIONAL

Laporan informasional semata dimaksudkan untuk menyajikan informasi, tanpa upaya untuk
menganalisis dan menafsirkan arti data. Laporan informasional dapat diklasifikasikan sebagai
berikut :
1. Laporan pemantauan dan pengendalian
Aplikasi lporan dalam dunia bisnis pada umumnya adalah untuk memantau dan mengendalikan
operasi perusahaan. Laporan ini didasarkan pada data. Laporan ini terbagi dalam beberapa jenis
antara lain perencanaan, laporan operasi, laporan aktivitas perorangan.
2. Laporan penerapan kebijaksanaan dan prosedur
Laporan yang mencatat dan menerangkan kebijaksanaan dan prosedur perusahaan.
3. Laporan pelaksanaan peraturan pemerintah
Laporan ynag digunakan dalam menyikapi setiap peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
kepatuhan perusahaan pada peraturan pemerintah diatur dengan laporan kepatuhan.Laporan ini
merupakan laporan pemantauan atau pengawasan bagi pemerintah yang berfungsi dalam
hubungannya antara perusahaan dengan pemerintah.
Lembaga pemerintah mengeluarkan pedoman penulisan laporan ini, yang menekankan
transparansi, ketelitian, dan akurasi.
4. Laporan dokumentasi perkembangan
Kemajuan suatu perusahaan biasanya tercermin dari perkembangan yang dialami oleh perusahaan
tersebut, baik ditinjau dari segi laba atau keuntungan, prospek ke depan serta hasil yang lain.
Tingkat perkembangan yang dicapai tersebut haruslah di buatkan laporannya, yang dapat dijadikan
catatan untuk keperluan analisis perusahaan di masa yang akan datang.
Laporan bisnis yang paling penting adalah laporan yang dapat membantu manajer dalam
mengambil keputusan. Keputusan manajer pada umumnya bergantung pada laporan analisis dari
anggota staf bawahannya yang memberikan informasi, analisis dan rekomendasi.
Untuk menulis suatu laporan diperlukan perencanaan yang cermat. Sebelum mengawali laporan,
pembuat laporan perlu menerapkan serangkaian tahapan sebagai berikut :
1. Menetapkan permasalahan yang perlu diatasi
2. Mengembangkan pengungkapan tujuan
3. Menyiapkan rencana kerja
4. Menghimpun, menganalisis, mengintepretasikan data, menarik kesimpulan dan
mengembangkan rekomendasi
Meskipun demikian keempat tahapan tersebut tidak merupakan syarat mutlak untuk setiap
laporan. Penerapannya bergantung pada jenis laporan yang disusun. Untuk laporan yang
penyusunannya memerlukan riset, penyusun laporan perlu memperhatikan lima tahapan sebagai
berikut :

Tahap 1 Mengindentifikasikan pertanyaan yang tepat.
Memahami latar belakang
Mengembangkan pertanyaan sekunder
Ikhtisar pendekatan
Mengidentifikasikan kata kunci dan subjek
Tahap 2 Mencari dan mengakses informasi
Identifikasi dan akses sumber informasi sekunder terbaik
Meningkatkan teknik pencarian
Page 41 of 50

Mengidentifikasikan dan mengakses sumber-sumber informasi.

Tahap 3 Mengevaluasi dan menyelesaikan dokumen asli
Menguji kredibilitas, penyimpangan, kelengkapan, dan akurasi
Memperioritaskan penghapusan sumber yang dianggap lemah.
Mengisi kesenjangan denganriset tambahan.

Tahap 4 Proses Informasi
Membaca materi dan membuat catatan
Memberikan penilaian yang tepat

Tahap 5 Analisis dan Intepretasi data
Mencari pola yang sesuai
Mengujikebenaran atau menolak kesimpulan













PRESENTASI BISNIS






A. TUJUAN PRESENTASI BISNIS

Presentasi bisnis dapat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalm setiap kegiatan bisnis.
Seorang pembicara yang melakukan presentasi di hadapan audiens tentunya memiliki tujuan
tertentu yang ingin dicapai. Untuk melaksanakan hal tersebut diatas tentu dibutuhkan kesiapan
mental dan pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu yang digunakan serta
pemahaman yang baik terhadap audiens.
Setiap presentasi yang dilakukan memiliki tujuannya tersendiri, tergantung pada kondisi serta
maksud dilakukannya presentasi tersebut. Secara umum tujuan dari suatu presentasi bisnis antara
lain:
1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens
Pesan-pesan bisnis yng disampaikan haruslah menarik, sederhana ,mudah dipahami ,dan enak
didengar oleh audiens. Hal yang perlu dihindari adalah melakukan presentasi yang sifatnya
membosankan , monoton, tidak jelas dan penggunaan bahasa yang sulit dipahami.
2. Menghibur audiens
Page 42 of 50

Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk menghibur audiens.
Dalam art bahwa untuk mencapai tujuan presentasi bisnis, seseorang pembicara perlu menyelipkan
humor-humor yang segar yang mampu menghidupkan suasana. Namun demikian, suasana yang
sebenarnay perlu tetap dijaga agar tidak lepas kendali dan tujuan presentasi yang sebenarnya tidak
tercapai. Seorang pembicara yang ahli dan berpengalaman tentunya tahu kapan ia harus berlaku
serius dalam menyampaikan presentasinya, serta kapan ia harus menyisipkan humor-humor kecil
yang dapat membuat audiens lebih fresh dan tidak bosan.
3. Menyentuh emosi audiens
Selain muatan inti dari presentasi disampaikan, serta mampu menghibur para audiens, prensentasi
juga harus mampu menyentuh emosi dan perasaan audiens dalam memahami materi atau isi dari
presentasi. dibutuhkan suatu keahlian tersendiri dalam penyampaiannya. Biasanya pada saat
menyampaikan presentasi pembicara mengkombinasikan kemampuan ekspresi, intonasi suara,
sikap sehingga mampu membuat audiens terhanyut dalam pemahamannya.
4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu
Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakan secara eksplisit dan bukan
menggunakan bahasa basa-basi. artinya apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan
jelas tercakup dalam presentasi.

B. PERSIAPAN DASAR

Presentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena dengan
melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita sampaikan. Persiapan-
persiapan tersebut meliputi :
1. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.
Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah
presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pa kemampuan pembicara dalam
memahami setiap detail hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan
terhadap materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada audiens,
serta akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut.
2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi
oleh bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik,
maka audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara menggunakan
berbagai macam alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide serta
penggunaan audio visual.
3. Menganalisis siapa audiens.
Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang
menjadi audiens. Metode yang digunakan adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa,
dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang
siapa sebenarnya audiens yang dimaksud.
4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.
Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana ia
akan melakukan presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu
pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik
penyampaian presentasi.

C. TAHAP-TAHAP PRESENTASI LISAN DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Presentasi yang dilakukan secara lisan haruslah disampaikan secara sistematis. Hal ini untuk
mencegah agar apa yang telah dan akan disampaikan tidak keluar dari topik utama pembicaraan,
Page 43 of 50

setidaknya dalam melakukan presentasi lisan harus memperhatikan tahapan-tahapan sebagai
berikut :
1. Persiapan berbicara (presentasi) yang berisi penetapan tujua, analisis audiens,
perencanaan isi, panjang dan gaya bicara.
2. Pengembangan presentasi meliputi pembukaan, pokok-pokokpresentasi, penutup, tanya
jawab dan alat bantu visual.
3. Penyampaian presentasi atu pidato.



D. PRESENTASI LISAN YANG BAIK

Biasanya presentasi lisan yang dilakukan dengan baik ditunjang atau ditentukan oleh
kepiawaian seorang pembicara dalam menyampaikan presentasinya. Kepiawaian pembicara dalam
menyampaikan presentasinya terlihat pada kriteria yang dimilik oleh pembicara tersebut antara
lain :
1. Mempunyai wawasan, mengetahui dengan tepat kekurangan dan kelebihan yng ada pada
dirinya.
2. Dapat mengetahui dan mengenal audiens, berusaha memahami sifat pihak yang telah
memberikannya kesempatan untuk menyampaikan presentasi dan menunjukkan kepedulian
kepada mereka.
3. Mengetahui alasan sehingga mereka perlu berbicara dan berharap dapat memenuhi alasan
tersebut melalui presentasi yang disampaikan.
4. Senantiasa berlatih agar mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan
informasi di pihak audiens dan bersedia memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang
mungkin diajukan oleh audiens.
5. Menganggap penyajian suatu presentasi sebagai sebuah prestasi. Menyadari bahwa ia
harus berusaha keras untuk dapat menarik perhatian audiend terhadap materi yang sisampaikan,
mampu memahami sikap audiens yang tidak selalu konsisten.
6. Dapat menerima kritik atau analisis purna presentasi mengenai berbagai hal berkenaan
dengan presentasinya.
Sedangkan syarat untuk menjadi seorang pembicara yang handal meliputi :
1. Mengetahui dengan jelas tujuan presentasi
2. Menguasai subjek presentasi
3. Yakin bahwa subyek yang dipresentasikan bermanfaat bagi pendengarnya
4. Mengetahu latar belakang audiens
5. Menguasai bahasa pengantar yang juga dikuasai audiens
6. Jujur, sabar, ramah, dan penuh percaya diri
7. Mengusai teknik dasar berkomunikasi bisnis yang efektif

E. PRESENTASI INFORMATIF

Presentasi merupakan suatu cara penyampaian informasi yang dimiliki oleh seorang pembicara
kepada audiens. Biasanya informasi yang disampaikan memiliki muatan tersendiri. Secara umum
presentasi yang didalamnya terdapat penyampaian informasi memiliki implementasi antara lain:
1. Presentasi yang bertujuan memberikan keterangan
2. Presentasi deskriptif yang bertujuan menyampaikan uraian atau penjabaran
3. Presentasi yang bertujuan menyampaikan definisi.
Keberhasilan presentasi juga didukung oleh empat macam faktor lain yaitu :
1. Paralaguage
Page 44 of 50

Cara pembicara menyampaikan pesan, termasuk di dalamnya kecepatan berbicara, nada, volume
suara serta artikulasi kata.
2. Body language
Sering disebut juga dengan komunikasi non verbal, badan dan bagian badan tertentu dapat
dipergunakan sebagai alat pendukung efektifitas presentasi. Bagian badan yang dapat membantu
efektifitas presentasi terutama wajah, mata, tangan dan posisi badan selama presentasi.
3. Kondisi ruangan presentasi
Tata ruang dan kondisi ruangan presentasi dapat membantu atau menghambat efektifitas
presentasi. Ruangan yang luasnya sepadan dengan jumlah audiens dirasakan nyaman oleh
pembicara dan audiens.
4. Faktor-faktor lain
Termasuk dalam faktor lain yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi adalah penampilan
pembicara dan pakaian yang dikenakan.

F. MENGORGANISASIKAN PRESENTASI

Presentasi yang baik dapat disampaikan dengan mengikuti pola-pola tertentu, sehingga apa
yang akan disampaikan dapat dengan mudah dimengerti oleh orang yang mendengar atau
menyimak presentasi tersebut.
Ada beberapa pola yang dapat digunakan dalam mengorganisasikan suatu presentasi antara lain:
1. Pola Kronologis
Pola penyampaian presentasi yang berisi urutan-urutan tentang isi dari presentasi mulai dari
membahas tentang latar belakang, kondisi yang terjadi saat ini, kemudian dilanjutkan dengan inti
atau maksud presentasi tersebut.
2. Pola Spasial
Pola ini lebih praktis untuk ringkasan informasional, tetapi pola ini dapat diadaptasi untuk
membuat proposal persuasif. Bila hal pokok suatu presentasi berhubungan dengan promosi suatu
produk atau jasa, dengan menekankan struktur atau fungsi tiam item, maka menyajikan gagasan
spasial terbukti akan bermanfaat.
3. Pola Topikal
Pola yang berhubungan dengan topik, topik utama dibagi ke dalam dua halatau kategori utama.
Seringkali, hal ini melibatkan pembuatan daftar alasan yang membenarkan penerimaan proposal.
Makasud utama tidak memiliki hubungan yang logis selain hubungan dengan tujuan atau topik
utama. Pola ini dapat digunakan pada hampir setiap persoalan, tujuan atau khalayak, pola topikal
ini merupakan metode yang berguna untuk organisasi presentasi.
4. Pola Kausal
Cara lain untuk menyusun gagasan adalah membahas penyebab suatu masalah dan
mempertimbangkan akibat atau hasil berikutnya. Atau dapat membaliknya dengancara memeriksa
kondisi yang sudah diketahui (akibat) dan kemudian memberikan penjelasan mengenai penyebab-
penyebabnya.
5. Pola Pemecahan Masalah
Dalam pola ini membagi topik menjadi dua hal utama merupakan cara yang paling sederhana
dalam menggunakan pola ini. Hal yang pertama menunjukkan atau mendiagnosis masalah, dan
dalam hal kedua memberikan suatu cara.

G. MENGAKHIRI PRESENTASI

Setiap presentasi, apakah presentasi itu pendek atau panjang, memerlukan pendahuluan pesan dan
mengkaji pesan pada bagian akhir. Bagian akhir dari presentasi disebut juga dengan penutup
Page 45 of 50

biasanya berisi kesimpulan dan beberapa hal yang dijadikan rekomendasi untuk pelaksanaan suatu
kegiatan.
Kesimpulan sebagian besar merupakan ulasan. Terdapat beberapa komponen yang harus
dikumpulkan untuk memenuhi fungsi tersebut.
1. Meringkaskan hal-hal utama
Dalam penyampaian presentasi, seorang pembicara hendaknya harus mampu membuat isi atau
materi presentasi dibuat seringkas mungkin, dalam arti hanya pokok-pokok bahasan saja yang
disampaikan. Perlu dihindari penyampaiaan sesuatu yang menyimpang dari pokok bahasan utama
serta hal-hal yang hanya aakan membuang waktu saja.
2. Memusatkan tema dan tujuan anda
Saat penyampaian presentasi dilakukan, pembicara harus selalu fokus pada apa yang disampaikan,
jangan menyampaikan sesuatu diluar pokok materi yang telah disiapkan. Hal ini bertujuan agar
presentasi yang disampaikan akan memiliki arah pembicaraan yang sesuai dengan tema dan tujuan
presentasi.
3. Mengingatkan kembali para penyimak tentang desakan/urgensi perusahaan
Presentasi yang baik biasanya berisi hal-hal yang sangat ingin diketahui oleh para penyimak.
Penyimak tentu akan sangat antusias mengikuti presentasi karena terdapat maksud didalamnya
yaitu ingin mengetahui secara jelas isi dari presentasi, Oleh karena itu tugas dari seorang pembicar
adalah selalu menyampaikan hal yang menuntut keseriusan penyimak untuk mampu
menerapkannya, terlebih jika menyangkut tentang kebijakan perusahhaa.
4. Memberikan jalan tindakan yang jelas kepada para penyimak
Sampaikan pila solusi atau tindakan yang dapat dijadikan pedoman bagi para penyimak untuk
dapat menjalankan hal-hal atau misi yang terkandung dalam presentasi yang disampaikan.
5. Mempersilahkan pengajuan pertanyaan
Pada bagian-bagian tertentu, berikanlah kesempatan audiens atau penyimak untuk menyampaikan
sesuatu yang belum atau kurang jelad dengan cara mengajukan pertanyaan. Hal ini merupakan
feedback atau respons yang baik apabila dalam presentasi tersebut terjadi interaksi, sehingga hal-
hal yang belum atau kurang jelas tadi dapat ditemukan solusi atau jalan keluarnya.





RAPAT DALAM DUNIA BISNIS



A. RAPAT
Rapat memegang peranan penting dalam dunia bisnis modern. Pengambilan keputusan dan
aktivitas pelaku bisnis dikoordinasikan melalui rapat. Interaksi peserta rapat harus menuju pada
suatu keputusan yang menguntungkan berdasarkan perpaduan pemikiran kelompok. Rapat bisnis
mengembangkan rasa memiliki dan tanggung jawab bersama diantara para personel sebuah
perusahaan karena mereka berbagi ide dan informasi dalam pengambilan keputusan.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan,
sebaliknya rapat yang tidak efektif hanya menyia-nyiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat
diselenggarakan tanpa biaya. Selain merupakan pembiayaan yang sia-sia, rapat yang tidak efektif
tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan biaya.
Untuk mewujudkan rapat yang demikian diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang
pasti dan penyusunan agendayang rinci. Pada saat rapat berakhir setiap peserta mengetahui hasil
rapat seutuhnya.
Page 46 of 50

Rapat yang baik menghasilkan ide, keputusan dan reaksi langkah lanjut yang sempurna.
Perusahaan dan setiap orang yang terlibat di dalamnya mendapatkan hasil sesuai dengan yang
diinginkan. Ketika peserta rapat berkumpul terjadi interaksi pemikiran dan kepribadian di ruang
rapat. Ketika interaksi berakhir informasi, konsep dan pemikiran telah teruji dan bercampur
menjadi satu membentuk pemikiran baru yang terpadu.

B. DEFINISI RAPAT

Rapat dalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang
atau lebih, ciri rapat perperusahaan untuk komunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan,
pengambilan keputusan atau pemberian motivasi kepada elemen perusahaan.
Pimpinan mengadakan rapat dikarenakan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang
berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena
pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidk terdapat di dalam
pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.




C. PENYELENGGARAAN RAPAT

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk
keberhasilannya. Tahapan-tahapan tersebut antara lain :
1. Menetapkan perlu atau tidaknya rapat
Rapat adlah aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu. Sebelum undangan disampaikan, perlu
ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-satunya cara yang terbaik untuk mencapai rujuan.
Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan atas dasar perlu atau tidakinya interaksi kelompok
untuk membahas suatu subjek. Jika subjek yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara
tertulis dengan menggunakan memo, atau dengan suatu oercakapan mka rapat tidak perlu
diselenggarakan.
2. Menetapkan tujuan rapat
Rapat secara umum digolongkan sebagai rapat informasional atau rapat pengambilan keputusan.
Tujuan dari rapat informasional adalah untuk berbagai informasi dan mengkoordinasikan suatu
tindakan. rapat pengambilan keputusan biasanya berkenaan dengan persuasi, analisis dan
pemecahan masalah. Pada rapat ini peserta diberikan kesempatan untuk menyampaikan
pendapatnya dalam suatu perdebatan.
3. Memilih peserta rapat
Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah persrtatidak banyak. Rapat yang
ideal maksimal diikuti oleh tujuh orang perserta. Semakin banyak peserta rapat, maka semakin
banyak pula komentar atau pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
4. Menyusun agenda
Meskipun subjek rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan
rincian materi yang akan dibahas dan membagikannya kepada peserta beberapa hari sebelum
rapay dilaksanakan.

Page 47 of 50





















Gambar 9.1 Contoh Agenda Rapat
5. Memimpin rapat
Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektifitas pimpinan. Rapat dikatakan produktif
jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih secara cermat
Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggungjawab atas berlangsungnya rapat. Seorang
pimpinan rapat yasng bsik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga membatasi kesempatan
peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif sehingga kendali
atas rapat yang dipimpinnya.
Penyelenggaraan rapat biasanya didasarkan pada bermacam-macam alasan serta maksud dan
tujuan, diantaranya :
1. Untuk Menerima Laporan dari Peserta Rapat
Laporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan menggunakan
alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih nyata dan mudah diingat. Juga
membuka kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah selanjutnya.
2. Untuk Mencapai Keputusan Bersama
Rapt ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapat.
Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta melalui
persetujuan bersama.
3. Untuk Menganalisis dan Memecahkan Masalah
Pada saat permasalahan teridentifikasikan, diskusi kelompok menyumbangkan wawasan dan
pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. Rapat akan efektif jika terdapat keseimbangan
antara interaksi ide, pengalaman, informasi, dan wawasan.
4. Untuk mencapai Kesamaan Pemikiran, Program, atau Keputusan
Ide, program, dan keputusan beru merupakan komoditi yang dapat ditawarkan kepada pihak lain.
Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiens dalam rapat untuk menerimanya. Apabila
rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini membuktikan komoditi tersebut mempunyai daya
jual.
5. untuk Mencapai Tujuan Pelatihan.
Rapat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, perserta rapat dapat belajar dari
orang-orang yang telah mahir dalam menyampaikan informasi.

AGENDA
RENCANA RAPAT TAHUNAN
20 Maret 2007
Pukul 10.00 WIB
Ruang Rapat Eksekutif
1. Presensi
2. Persetujuan agenda
3. Persetujuan lama (waktu) rapat
4. Laporan pimpinan
5. Laporan manajer
a. Pengembangan pasar
b. Produk baru
c. Keuangan
6. Pekerjaan yang ditunda
7. Pengembangan tugas
8. Pengumuman
9. Penundaan
10. Tanya jawab

Page 48 of 50

6. Untuk Menyatukan Pandangan yang Berbeda
Perbedaan pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan
oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran dan ide merupakan sesuatu yang kreatif dan dinamis.
Rapat yang memberikan kesempatan peserta untuk mengutarakan pendapat mereka membantu
terciptanya kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan peluang untuk pengembangan
pandangan atau penilaian peserta.
7. Untuk Menyampaikan Informasi Kepada Audiens.
Informasi yang disampaikan dengan penyampaian yang baik dan dengan dibantu oleh sarana
penunjang akan menghasilkan informasi yang dapat mengundang penafsiran yang luas
dipresentasikan dalam rapat. Pembicara dapat menjawab setiap pertanyaan dan menghindarkan
Audiens dari salah penafsira.
8. Untuk Memastikan Bahwa Audiens Sependapat Dengan Informasi yang Disampaikan
Presentasi dalam suatu rapat atau pertemuan memungkinkan terjadinya kesalahan pemahaman
informasi dapat diperkecil atau dinetralisir. Dalam forom rapat seorang audiens dapat mengajukan
pertanyaan untukk mendapat jawaban yang tepat sehingga kesalahan pemahaman dapat dihindari.

D. KESALAHAN YANG PERLU DIHINDARI DALAM RAPAT

Agar rapat dpat berjalan dengan baik dan sesuai dengan maksud dan tujuan dari rapat itu
sendiri, ada beberapa hal yang perlu dihindari yang akan menjadi faktor kesalahan dalam rapat,
yaitu :
1. Monopoli oleh pimpinan rapat, perserta rapat tidak diberikan kesempatan untuk
menyampaikan pendapat yang mungkin saja pendapat mereka itu berisi hal-hal yang dapat
membantu perkembangan perusahaan. Adanya monopoli dari pimpinan rapat akan membatasi
kreativitas dari tiap peserta, dan mungkin saja dari sebagaian mereka akan kecewa dan tidak akan
memperhatikan materi rapat yang ada. Hal semacam ini sebaiknya dihindari agar suasana rapat
menjadi lebih mengarah pada tujuan yang sebenarnya.
2. Melawak, jika rapat hanya diisi dengan obrolan-obrolan yang tidak berguna seperti
melawak, tentunya tidak akan membawa dampak yang baik bagi pelaksanaan rapat itu sendiri.
Memang dalam penyampaian materi kadang kala perlu adanya ungkapan humor yang dapat
menghilangkan kejenuhan. Namun jika seluruh pembahasan rapat diisi dengan humor, tentunya
akan mengurangi arti dan makna dari rapat itu sendiri.
3. Lepas kendali, apabila terjadi perdebatan dalam rapat, hendaknya masing-masing orang
yang terlibat dalam rapat tersebut harus mampu menahan diri serta tidak lepas kendali dan
emosional. Suasana rspat yang ysng dipenuhi dengan situasi emosional dan tidak terkendali hanya
akan membuat kisruh rapat saja, sehingga tujuan rapat yang sebenarnya tidak tercapai.
4. Mengumpat, terkadang dalam memimpin rapat, seorang pemimpin menggunakan teknik
atau metode rapat yang mungkin kurang sesuai dengan apa yang diharapkan oleh peserta rapat.
Bagi perserta rapat hendaknya tidak langsung appriory atau mengumpat-umpat karena tidak
menyukainya. Peserta rapat hendaknya sabar dan tetap mengikuti rapat sampai selesai. Dalam hal
keputusan rapat telah ditetapkan, dan terkadang kurang sesuai dengan keinginan khalayak, maka
bagi peserta rapat dapat menerimanya secara lapang dada atau legowo karena keputusan
tersebut merupakan hasil akhir yang menjadi keputusan bersama.
5. Memberi keleluasaan terlalu longgar, hendaknya peserta rapat tidak diberikan keleluasaan
yang longgar karena hanya akan menyebabkan hujan pendapat yang tidak akan menimbulkan
suatu titik temu. Perlu adanya pembatasan terhadap keinginan para peserta yang ingin
menyampaikan pendapat, saran atau kritikan.
6. Menjawab pertanyaan dengan nada jengkel, memang bagi pemimpin rapat sering harus
menjawab pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta rapat. Apabila pertanyaan yang diajukan
tersebut mungkin kurang berkenan pada dirinya ada baiknya ia menahan diri dan menjawab
Page 49 of 50

dengan menggunakan kata-kata yang persuasif, tidak merasa jengkel, emosi apalagi sampai marah-
marah.
7. Tidak siap, matangnya persiapan sebelum, pada saat, dan sesudah rapat akan sangat
menunjang kelancaran rapat itu sendiri. Persiapan disini menyangkut, materi, alat bantu, undangan
bagi peserta, ruangan dan persiapan pemimpin rapat itu sendiri dalam menyampaikannya.
Kesemuanya itu harus diperhatikan agar rapat yang berlangsung dapat berjalan dengan lancar.
Di lain pihak seorang manajer juga harus memahami bahwa tidak semua karyawan menyukai
rapat. Ada beberapa sebab, mengapa karyawan enggan atau kurang interest mengikuti jalannya
rapat :
1. Rapat terlalu lama.
2. Agenda rapat terlalu padat.
3. Peserta rapat terlalu banyak.
4. Orang yang berkompeten tidak hadir.
5. Orang yang tidakdiperlukan hadir dan merusak suasana rapat.
6. Rapat diselenggarakan tanpa perencanaan yang baik.
7. Rapat diselenggarakan dengan alasan yang kurang tepat.
8. Pembahasan materi rapat terlalu panjang karena lemahnya kepemimpinan.
9. Waktu rapat bersamaan dengan rapat yang lain.
10. Rapat berakhir tanpa kesimpulan.
11. Peserta rapat hadir tanpa persiapan yang memadai

E. FUNGSI RAPAT DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Fungsi rapat adalah untuk mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer
menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan
individu dari berbagai penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi
berpengaruh pada setiap aspek perusahaan antara lain penjualan, pemasaran, manufaktur,
keuangan dan perencanaan.
Informasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan manajer sebagai dasar pengambilan
keputusan, pengembangan produk, pengembangan perusahaan, perubahan atau penyempurnaan
kebijakan. Untuk mengantisipasi arus masuk informasi yang demikian cepat, menuntut
diselenggarakannya rapat yang efektif. Rapat harus diselenggarakan dengan baik agar dapat
mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat dengan tepat.

F. DINAMIKA DAN SITUASI RAPAT

Rapat bisnis merupakan suatu aktivitas yang dinamis tapi rapuh. Dinamika rapat sangat ditentukan
oleh penyelenggaraan rapat, yakni orang yang mengundang rapat. Mereka mengendalikan peserta
rapat dan bertanggung jawab atas terciptanya suasana rapat yang kondusif. Untuk itu
penyelenggara rapat harus memiliki kapasitas kemampuan yang memadai dalam hal pengetahuan
tentang alasan diselenggarakannya rapat, seperta yang harus diundang, dan tempat
penyelenggaraan rapat yang memadai. Kekuatan dinamika rapat bermula dari kesiapan seluruh
peserta sebelum rapat dimulai.
Suasana rapat dapat bersifat positif, negatif atau netral. Dalam suasana yang netral, rapat
diselenggarakan dalam suasana yang kurang membangkitkan minat peserta untuk memberikan
masukan. Rapat yang diselenggarakan dalam suasana negatif hanya menghasilkan keputusan-
keputusan yang kurang signifikan. Sebaliknya rapat yang didukung oleh suasana yang positif
membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa rasa percaya bahwa pokok-pokok bahasan
dalam rapat dapat direalisasikan.
Suasana rapat dapat berubah menjadi negatif apabila terjadi hal-hal berikut berikut :
Page 50 of 50

1. Pimpinan rapat datang terlambat
2. Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik
3. Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar
4. Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu
5. Peserta rapat datang terlambat
6. Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon.
7. Peserta menunjukkan ketidaksiapan.