Penanganan

Surat Keluar
Menggunakan
Kartu Kendali
 Surat
• Approach. Alat komunikasi atau sarana untuk
menyampaikan pernyataan maupun informasi
secara tertulis dari pihak satu kepada pihak
yang lain (Ali, 2009).
• Komunikasi tulis mutlak diperlukan oleh
masyarakat modern untuk menunjang aktivitas
kehidupannya sehari-hari. Suatu organisasi
dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas
dari kegiatan surat-menyurat atau
korespondensi (Elita, 2013)
Pengurusan Surat-Surat
Suatu kegiatan yang terpenting dalam
Kantor kantor. Setiap kantor mengikuti suatu
system tertentu untuk mengawasi lalu
lintas surat masuk dan surat keluar.
Sistem pengurusan yang biasa dikenal
yaitu : (1) system tradisional atau
system buku agenda; (2) system pola
baru modern, disebut juga system
kartu kendali (Dewi, 2011)
 Surat Keluar
Surat keluar - Surat Keluar adalah
Surat Keluar adalah surat surat yang dikirim oleh suatu
yang dibuat dan dikeluarkan instansi/perusahaan atau
oleh organisasi dan dikirim antarbagian dalam instansi/-
ke pihak lain, baik perusahaan tersebut, ditujukan
perorangan maupun kepada instansi/perusahan, atau
bagian lain dalam
kelompok (Hakim, 2018).
instansi/perusahaan yang sama
(Nuraida, 2008).
Kartu Kendali
Kartu kendali dapat dipahami sebagai alat untuk melakukan penelusuran dan pengendalian
terhadap proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar atau surat dinas lainnya. Kartu kendali
merupakan istilah yang kerap digunakan untuk menyebutkan kearsipan cara baru. Kartu kendali
sendiri adalah lembaran isian berbentuk kartu yang bisa dipakai untuk mencatat berbagai hal, salah
satunya surat masuk dan surat keluar.

Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini
dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Ri
(ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan
di instansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.
 Kelebihan Kartu
Kendali
Kartu kendali memiliki sejumlah kelebihan antara
lain lebih efisien daripada buku agenda,
memudahkan dalam membedakan surat
berdasarkan sifatnya, mencegah pencatatan
berulang, memudahkan pengarsipan dan
pelacakan surat yang sedang diproses. Kartu
kendali sangat mempermudah untuk menemukan
informasi daripada buku agenda. Kartu kendali
memiliki susunan yang lebih sistematis berupa
kotak, sedangkan buku agenda susunannya
kronologis.
 Kolom Kartu Kendali
• Kepada
• Indeks • Perihal
• Tanggal
• Kode • Isi
surat
• Tanggal ringkasan
• No surat
• No urut • Lampiran
• Pengolah
• M/K • Dari
• Paraf
Penanganan Surat Keluar
Sistem Kartu Kendali
01 02 03

Penanganan Penanganan Penanganan

Surat Keluar Surat Keluar Surat Keluar
Penting Biasa Rahasia
Penanganan Surat Keluar Penting
Expanding

Pencatatan Pengiriman
Surat Surat

Penataan Arsip
Pengarah
Pengonsepan Surat
Brainstorming Planning
Surat
Penanganan Surat Keluar Biasa
Expanding

Unit
Kearsipan

Unit Tata
Unit Pengolah Usaha
Brainstorming Planning
Penanganan Surat Keluar Rahasia
• Surat dibuat sendiri oleh pimpinan, kemudian
dimasukkan dalam amplop tertutup, lalu
diteruskan oleh staff kantor ke pencatat surat.
• Surat rahasia langsung dicatat dalam lembar
pengantar surat rahasia rangkap 2. Lembar
pengantar surat rahasia 1 diserahkan pada
pengarah surat, dan lembar pengantar surat
rahasia 2 diserahkan pada unit pengolah.
• Surat dan lembar pengatar 1 diterima oleh
pengarah surat, kemudian dicatat ke dalam buku
ekspedisi ekstern untuk dikirim. Setelah surat
dikirim, lembar pengantar 1 disimpan oleh
pengarah surat (TU).
Thank You